Vérification de l'ARC : ce qui la déclenche (petite entreprise)

Comment l'ARC choisit-elle une petite entreprise ou une société pour une vérification?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) ne publie aucune liste des éléments qui déclenchent une vérification. Elle indique que ses systèmes d'évaluation des risques repèrent les déclarations à risque élevé de non-conformité, puis qu'un agent de l'ARC examine des renseignements de diverses sources pour décider si une vérification s'impose (ARC : vérifications des entreprises). L'évaluation tient compte de facteurs comme la fréquence des erreurs dans les déclarations de revenus, et l'ARC peut comparer un dossier à des dossiers semblables (ARC : ce que vous devriez savoir au sujet des vérifications). Les pages de l'ARC ne nomment que certains facteurs et n'en donnent pas le poids : toute « liste de déclencheurs » plus longue relève donc de la supposition.

L'ARC publie bel et bien les signes qui l'amènent à vérifier les revenus de façon indirecte dans une vérification d'entreprise. Ils figurent dans la section suivante. Un dossier est moins simple lorsque l'argent de l'entreprise et l'argent personnel passent par le même compte, que le propriétaire d'une société lui doit de l'argent d'un exercice à l'autre, que les revenus déclarés sont inférieurs à ceux d'entreprises semblables ou que l'ARC a déjà écrit. Une lettre qui demande des pièces à l'appui d'une seule demande est en général un examen, pas une vérification; le guide sur les lettres d'examen ou de vérification de l'ARC explique la différence.

À rassembler d'abord : tous les relevés bancaires et de cartes de crédit des années visées (entreprise et personnels), les registres de ventes rattachés aux dépôts, le registre des prêts à l'actionnaire s'il y a une société, et les déclarations produites rapprochées des livres.

Quels signes de revenus non déclarés l'ARC recherche-t-elle?

L'ARC indique qu'elle utilisera généralement une méthode de vérification indirecte du revenu lorsqu'un ou plusieurs de cinq signes sont présents (ARC : vérifications des entreprises). Ce sont les termes de l'ARC pour les cas où elle vérifie les revenus de façon indirecte pendant une vérification; l'ARC ne dit pas qu'ils déterminent le choix des dossiers. La vérification indirecte signifie que l'ARC teste les revenus déclarés par une autre méthode, et pas seulement à partir des livres.

La méthode indirecte la plus courante est la méthode de l'avoir net. L'ARC indique qu'il lui faut un portrait financier complet de l'unité familiale du propriétaire; lorsqu'elle utilise cette méthode, elle demandera donc les registres financiers personnels du conjoint du propriétaire de l'entreprise et de tout autre membre du ménage qui y contribue (ARC : vérifications des entreprises). Les plateformes en ligne qui déclarent leurs ventes à l'ARC sont traitées dans la déclaration des plateformes numériques à l'ARC.

Utiliser un seul compte bancaire pour les dépenses de l'entreprise et les dépenses personnelles augmente-t-il le risque?

Oui, dès qu'une vérification commence. L'ARC nomme l'utilisation interchangeable de comptes d'entreprise et de comptes personnels comme un signe qui mène à une vérification indirecte du revenu (ARC : vérifications des entreprises); elle ne dit pas que ce signe détermine le choix des dossiers. La Loi exige des registres dans une forme et avec des renseignements qui permettent d'établir l'impôt à payer (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 230(1)). Un compte mélangé transforme chaque ligne en question : dépense d'entreprise, retrait du propriétaire ou autre chose?

Pour un entrepreneur individuel ou un associé, les paiements personnels sont des retraits du propriétaire, pas des dépenses. Pour une société, les frais personnels qu'elle paie peuvent devenir un avantage imposable pour le propriétaire (paragraphe 15(1)) ou un prêt que le propriétaire lui doit; voir les avantages accordés aux actionnaires relevés lors d'une vérification. Si les comptes sont déjà mélangés, dressez sur une copie de travail la liste de chaque paiement personnel avec sa pièce justificative, et gardez les relevés tels que la banque les a émis. Pour une société, une écriture de prêt à l'actionnaire exige la preuve d'une véritable obligation de rembourser; sans cette preuve, le paiement peut plutôt être un avantage imposable, et une simple écriture comptable ne tranche pas entre les deux (Folio de l'ARC sur les prêts aux actionnaires, paragraphes 1.13–1.14). Voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires. Les frais d'entreprise que vous avez payés personnellement s'inscrivent dans l'autre sens; voir les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Si le tri des registres révèle un revenu ou un impôt manquant dans une déclaration déjà produite, renseignez-vous sur la divulgation volontaire avant de produire une correction : avant tout contact avec l'ARC, après un contact. L'acceptation d'une divulgation dépend du moment et d'autres conditions.

Que signifie « livres sujets aux erreurs », et à quoi ressemblent des livres en ordre?

L'ARC indique que les livres et registres peuvent être sujets aux erreurs lorsqu'une seule personne fait la plupart de la comptabilité, ou lorsque les principales fonctions de l'entreprise sont assumées par une seule personne ou par un petit groupe de personnes liées (ARC : vérifications des entreprises). Si vous tenez vous-même vos livres et que personne ne les révise, voir tenir vos livres ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres. L'ARC ne définit pas les « livres en ordre ». La première ligne du tableau ci-dessous est une exigence légale et la deuxième est la directive de l'ARC à ce sujet; les autres sont des mesures pratiques qui aident à répondre aux signes ci-dessus.

Le tableau des signes ci-dessus mentionne aussi des ventes rattachées aux dépôts et une deuxième personne qui révise.

Si les registres sont inadéquats, le ministre peut exiger qu'une personne tienne les registres et les livres qu'il précise (paragraphe 230(3)).

Un gros prêt à l'actionnaire ou de gros bénéfices non répartis font-ils signaler une société?

La liste des signes de l'ARC ne comprend ni les bénéfices non répartis ni le solde d'un prêt à l'actionnaire, et ses pages sur les vérifications d'entreprises, le choix des dossiers et les vérifications de la TPS/TVH ne nomment ni l'un ni l'autre comme déclencheur. Les bénéfices non répartis sont les profits qu'une société a gardés.

Un prêt à l'actionnaire compte pour une autre raison : si une vérification porte sur les livres de la société, le solde détermine si une règle fiscale s'applique. Un actionnaire, ou une personne liée à un actionnaire, qui reçoit un prêt de la société ou qui s'endette envers elle doit généralement inclure la somme dans son revenu de cette année-là (paragraphe 15(2)). La règle ne s'applique pas à un emprunteur qui est une société résidant au Canada, ni à une société de personnes composée uniquement de telles sociétés. La somme n'est pas incluse si elle est remboursée dans le délai prévu (un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti) et que le remboursement ne fait pas partie d'une série de prêts ou d'autres opérations et remboursements (paragraphe 15(2.6)). D'autres exceptions figurent aux paragraphes 15(2.2) à 15(2.5).

Un solde qui a grossi d'un exercice à l'autre exige un registre daté qui montre ce qui a été pris, ce qui a été remboursé et comment. Voir le compte de prêt à l'actionnaire pour le registre et les prêts à l'actionnaire pour la règle.

Les déclarations de TPS/TVH peuvent-elles être choisies séparément pour une vérification?

Oui. L'ARC indique que les déclarations de TPS/TVH sont choisies pour une vérification ou un examen selon l'évaluation des risques et selon une sélection aléatoire des dossiers, et que ces vérifications portent sur les erreurs et les omissions de production (ARC : vérification et examen de la TPS/TVH). La même page indique que les demandes de remboursement sont examinées avant le paiement et que certaines font l'objet d'un examen plus poussé. Cette page de l'ARC porte la date du 22 juin 2017.

Avec une sélection aléatoire, une déclaration de TPS/TVH peut être choisie sans aucun signal de risque; elle doit donc concorder avec les mêmes registres de ventes et d'achats que la déclaration de revenus. Pour une lettre sur la TPS/TVH, voir les examens et vérifications de la TPS/TVH.

Que demandera d'abord un vérificateur, et les registres de qui sont visés?

L'ARC indique que le vérificateur demandera normalement vos registres électroniques avant de vous rencontrer (ARC : vérifications des entreprises). Les vérificateurs ne peuvent pas recevoir de fichiers par courriel; les documents passent par un service en ligne sécurisé, par la poste ou dans un bureau de l'ARC.

Les registres visés dépassent l'entreprise (conseil fiscal de l'ARC; ARC : vérifications des entreprises) :

L'ARC peut aussi regrouper des entités liées en une entité économique et vérifier plus d'un de ses membres. Si le vérificateur propose des modifications, la lettre de proposition accorde 30 jours pour accepter ou contester (RC4188).

Quels registres dois-je conserver, sous quelle forme et pendant combien de temps?

Conservez la plupart des registres et des livres de comptes, avec les pièces justificatives, pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (paragraphe 230(4); ARC : conserver des registres).

Les registres des biens à long terme, des actions et d'autres antécédents qui influent sur une vente ou une liquidation ultérieure peuvent devoir être conservés indéfiniment (ARC : conserver des registres). D'autres délais s'appliquent lorsqu'une entreprise ou une société cesse ses activités ou qu'une opposition ou un appel est déposé; voir combien de temps conserver les registres d'entreprise. Les copies numérisées et l'infonuagique sont traitées dans les reçus numérisés pour l'ARC. Ce qu'un reçu doit indiquer figure dans les exigences de l'ARC sur les reçus. Jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation est une limite distincte; voir jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation.

Des livres en ordre peuvent-ils garantir l'absence de vérification?

Non. L'ARC choisit les dossiers selon l'évaluation des risques, peut les comparer à des dossiers semblables et, pour la TPS/TVH, choisit aussi au hasard. Elle peut également tenir compte de renseignements tirés d'autres vérifications ou enquêtes (RC4188; ARC : vérification et examen de la TPS/TVH). La sélection aléatoire ne dépend pas de vos livres, et les renseignements d'autres vérifications viennent de l'extérieur de ceux-ci.

Des livres en ordre changent le déroulement d'une vérification. L'évaluation des risques de l'ARC porte sur la probabilité ou la fréquence des erreurs dans les déclarations; des déclarations exactes aident donc sur ce facteur, mais l'ARC ne dit pas quel poids elle lui donne. Des registres bien rapprochés permettent aussi de répondre aux questions de la vérification avec des documents, bien que l'ARC décide de ce qu'elle accepte. Une vérification ne signifie pas que la déclaration était erronée : l'ARC indique qu'elle se termine soit sans modification, soit par une nouvelle cotisation avec impôt additionnel, soit par une nouvelle cotisation avec remboursement (RC4188).

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars canadiens.

Des épiceries payées avec le compte de l'entreprise

Un entrepreneur individuel du secteur de la construction a des revenus de 90 000 $ CA. Pendant toute l'année, les épiceries et le loyer du domicile du propriétaire sortent du compte de l'entreprise, pour environ 24 000 $ CA au total. Des comptes utilisés de façon interchangeable constituent un signe cité par l'ARC. Une réponse courante comporte deux volets : ouvrir un compte personnel distinct pour la suite, et inscrire la part personnelle des 24 000 $ CA déjà payés comme retraits du propriétaire, pas comme dépenses. Les frais d'entreprise restent des dépenses d'entreprise. Un registre daté des retraits permet au propriétaire de montrer la nature de chaque paiement.

Un propriétaire qui doit de l'argent à sa société

Une société dont l'exercice se termine en décembre prête 45 000 $ CA à son actionnaire, un particulier, en mars de l'année 1. Une entente écrite démontre une véritable obligation de rembourser, et aucune autre exception relative aux prêts ne s'applique.

• Fin de l'année 1 : les livres montrent 45 000 $ CA à recevoir de l'actionnaire.
• Fin de l'année 2 : le solde est toujours de 45 000 $ CA. Le délai de remboursement du montant de l'année 1 s'est terminé le 31 décembre de l'année 2.
• Après l'année 2 : s'il n'a pas été remboursé dans ce délai, les 45 000 $ CA peuvent être inclus dans le revenu du propriétaire pour l'année 1. Un remboursement qui fait partie d'une série de prêts et de remboursements ne compte pas. Le registre des prêts et les dates de remboursement sont la première chose à vérifier.
• S'il est inclus : un remboursement ultérieur est déductible dans l'année où il est fait, sauf s'il fait partie d'une telle série (alinéa 20(1)j)).

Sans véritable obligation de rembourser, le même paiement peut plutôt être un avantage accordé à un actionnaire, inclus dans le revenu de l'année 1 en vertu du paragraphe 15(1); une simple écriture au compte de prêt ne crée pas le délai de remboursement.

Un commerce qui déclare moins que des commerces semblables

Un petit commerce déclare des ventes de 150 000 $ CA, 148 000 $ CA et 152 000 $ CA sur trois ans, et chaque année un revenu inférieur à celui de commerces semblables de son secteur. C'est un signe cité par l'ARC. Le commerce conserve ses rapports de caisse quotidiens et rapproche les ventes brutes des dépôts, de l'argent encore en caisse, des dépenses en argent comptant documentées, des frais de carte et des écarts de calendrier. Les ventes restent inscrites même quand les sommes n'ont pas été déposées. Il garde aussi les factures de fournisseurs et le bail, de sorte qu'une marge plus faible que celle de commerces semblables a une explication documentée.

Votre situation est différente?

• L'ARC a déjà écrit : suivez les étapes du guide sur les lettres d'examen ou de vérification de l'ARC. Si les registres à l'origine de la lettre ne concordent pas, ou s'ils révèlent un revenu absent d'une déclaration antérieure, obtenez de l'aide en tenue de livres avant de répondre.
• L'argent de l'entreprise et l'argent personnel sont mélangés, le solde d'un prêt à l'actionnaire a grossi, ou une seule personne tient tous les livres sans révision : les registres doivent être triés avant la prochaine production, et le tri peut révéler des erreurs dans des années antérieures. Voir le compte de prêt à l'actionnaire, tenir vos livres ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres et l'aide en tenue de livres.
• Vos revenus semblent faibles pour votre secteur, ou vos dépenses sont payées en partie avec de l'argent extérieur à l'entreprise (épargne venue de l'étranger, cadeaux de la famille, vente d'un bien immobilier) : vérifiez que les ventes concordent avec les dépôts et que vous avez des documents sur l'autre argent avant que l'ARC ne le demande; un écart est difficile à expliquer avec un simple total. Voir l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ou vos déclarations accusent des mois ou des années de retard : voir rattraper des livres en retard, ou reconstituer les livres à partir des relevés bancaires si vous n'avez que des relevés. Si les registres sont à ce point en retard, voir l'aide en tenue de livres. Pour une société qui n'a pas produit ses déclarations, voir rattraper les déclarations de société non produites.
• L'ARC a jugé certaines dépenses personnelles : voir les avantages accordés aux actionnaires relevés lors d'une vérification.
• Vous avez reçu une lettre sur la TPS/TVH ou la paie : voir les examens et vérifications de la TPS/TVH ou les vérifications de la paie.
• Votre entreprise ou votre société est au Québec ou en Alberta : l'ARC administre toujours l'impôt fédéral sur le revenu, mais pas l'impôt provincial des sociétés du Québec ni de l'Alberta (ARC : impôt provincial des sociétés); une vérification provinciale suit donc le processus de cette province. Au Québec, l'ARC n'administre pas l'impôt provincial sur le revenu des particuliers (ARC : impôt provincial et territorial des particuliers), et Revenu Québec administre la TPS/TVH d'une entreprise située physiquement au Québec (ARC : s'inscrire à un numéro d'entreprise). Cette page traite de l'ARC.