ITIN ou EIN : propriétaire étranger d'une société américaine

ITIN, EIN ou SSN : à qui appartient quel numéro?

L'EIN et l'ITIN sont deux numéros différents. L'EIN de la société identifie la société; votre ITIN vous identifie. Détenir une LLC ou une société américaine n'exige pas à lui seul un ITIN : il vous en faut un quand vous avez vous-même une déclaration américaine à produire ou devez fournir un numéro fiscal américain, le plus souvent pour le formulaire 1040-NR.

Un ITIN est destiné à une personne qui a un motif fiscal fédéral américain mais ne peut pas obtenir de numéro de sécurité sociale (SSN). Un SSN est réservé aux citoyens américains, aux résidents permanents et aux personnes autorisées à travailler aux États-Unis. Une personne a un SSN ou un ITIN, jamais les deux (IRS : ITIN; instructions du formulaire W-7).

L'EIN de la société ne remplace jamais votre propre numéro sur votre déclaration personnelle (IRS : instructions du formulaire SS-4; instructions du formulaire 1040-NR).

Votre cas n'est pas simple si votre premier formulaire 1040-NR est dû et que vous n'avez pas d'ITIN, si une société de personnes a retenu de l'impôt pour vous, si vous vendez un immeuble américain, si vous réclamez une exemption fondée sur une convention fiscale, si un formulaire W-7 antérieur a été rejeté ou si des années passées n'ont jamais été produites. Dans chacun de ces cas, l'ITIN est lié à une déclaration ou à une date limite.

À réunir avant de faire la demande :

• Un passeport valide, en original ou en copie certifiée par l'organisme qui l'a délivré.
• La déclaration qui exige le numéro, ou les documents d'une exception (convention de société de personnes, formulaire 8288-A, contrat de vente).
• Tout ITIN ou numéro de l'IRS antérieur, et son avis (CP565).
• Le numéro d'identification fiscale que votre pays d'origine vous a attribué.
• Votre visa américain et la date de votre entrée aux États-Unis, si vous y êtes allé.

Puis-je obtenir l'EIN de la société sans ITIN?

Oui. Si le responsable de la société n'a ni SSN ni ITIN et ne peut obtenir ni l'un ni l'autre, la ligne 7b du formulaire SS-4 accepte « foreign » ou N/A à la place (IRS : instructions du formulaire SS-4). Un ITIN exige un motif fiscal fédéral, habituellement une déclaration à produire; un propriétaire qui n'a encore rien à produire ne peut donc généralement pas en obtenir un (IRS : ITIN).

Si vous avez déjà un ITIN, inscrivez-le à la ligne 7b. En avoir un n'ouvre pas à lui seul la demande d'EIN en ligne : cette voie exige aussi une résidence légale, un établissement principal ou un bureau principal aux États-Unis. Voyez l'EIN sans SSN pour les voies ouvertes à une société dirigée depuis l'étranger, et constituer une LLC américaine comme non-résident pour les étapes à l'État.

Quand un propriétaire étranger a-t-il personnellement besoin d'un ITIN?

Habituellement quand vous avez vous-même une déclaration américaine à produire : le formulaire 1040-NR pour un revenu d'entreprise américain, pour réclamer l'impôt qu'une société de personnes ou un acheteur a retenu pour vous, ou après la vente d'un bien américain. La règle de l'IRS est un motif fiscal fédéral et l'absence de SSN : vous devez produire une déclaration américaine, vous en produisez une pour réclamer un remboursement ou déclarer un revenu, ou vous devez fournir un numéro américain pour une autre raison fiscale fédérale. Produire une déclaration vide pour obtenir un ITIN ne fonctionne pas : une déclaration dont toutes les inscriptions sont à zéro ne montre généralement aucun motif fiscal fédéral (IRS : ITIN).

Si on vous a déjà attribué un SSN, par exemple lors d'études ou d'un travail passés aux États-Unis, utilisez-le sur chaque déclaration américaine; l'IRS ne vous délivrera pas d'ITIN. Si vous obtenez un SSN après votre ITIN, cessez d'utiliser l'ITIN et écrivez à l'IRS pour qu'il transfère votre dossier au SSN (IRS : ITIN). Si vous détenez un visa américain valide pour travailler, demandez d'abord un SSN : vous ne pouvez produire le formulaire W-7 qu'avec la lettre de refus de la Social Security Administration (instructions du formulaire W-7). La question de savoir si le revenu d'entreprise est imposable aux États-Unis décide de la plupart de ce tableau : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain. La production de la déclaration elle-même est traitée dans la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.

Le formulaire 5472 exige-t-il mon ITIN?

Non. Pour chaque actionnaire étranger de 25 %, le formulaire 5472 demande un numéro d'identification américain « s'il y en a un », et un numéro de référence n'est exigé que si aucun numéro américain n'est inscrit (IRS : instructions du formulaire 5472).

La société crée elle-même le numéro de référence, sans demande à l'IRS. Il doit contenir seulement des lettres et des chiffres, sans espaces ni caractères spéciaux, au plus 50 caractères, et le même numéro doit servir chaque année pour le même propriétaire. Une LLC à membre unique détenue par un étranger inscrit aussi le numéro d'identification fiscale étranger du propriétaire, s'il y en a un. L'obligation de produire elle-même est traitée dans la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.

Le propriétaire étranger d'une société a-t-il besoin d'un ITIN pour les dividendes?

Habituellement non. Une société américaine qui verse un dividende à un actionnaire étranger retient 30 %, ou un taux réduit prévu par une convention fiscale, sur le montant brut au moment du paiement (IRS : revenus FDAP; Publication 515). La société est l'agent de retenue et est responsable de l'impôt qu'elle omet de retenir; si elle ne retient pas et que vous ne payez pas, vous devez tous les deux l'impôt, avec les intérêts et les pénalités (Publication 515).

Pour réclamer un taux prévu par une convention fiscale, le formulaire W-8BEN exige généralement soit un ITIN à la ligne 5, soit le numéro fiscal que votre pays de résidence vous a attribué à la ligne 6a. Le numéro étranger suffit pour cette demande (instructions du formulaire W-8BEN). Si votre pays ne vous a attribué aucun numéro fiscal, la demande fondée sur la convention exige un ITIN, et vous pouvez en faire la demande sans déclaration : cochez les cases a et h du formulaire W-7, inscrivez l'exception à côté de la case h selon le format des instructions, par exemple « Exception 1d-Dividend Income », avec le pays de la convention et le numéro de l'article dans les espaces en dessous, et joignez une lettre signée de la société, sur son papier à en-tête, qui indique qu'un ITIN est exigé pour vous verser des distributions cette année (instructions du formulaire W-7). Un non-résident qui n'exerce pas d'activité commerciale aux États-Unis n'a généralement pas de formulaire 1040-NR à produire lorsque tout l'impôt dû a été retenu (instructions du formulaire 1040-NR).

Il vous faut un ITIN quand vous produisez une déclaration pour récupérer un impôt retenu en trop ou payer un impôt retenu en moins. Les façons de retirer de l'argent sont comparées dans vous payer comme propriétaire étranger.

Comment demander un ITIN avec le formulaire W-7?

Joignez le formulaire W-7 au début de votre première déclaration fédérale, ajoutez votre passeport ou une copie certifiée, et envoyez l'ensemble par la poste à l'IRS à Austin, par un agent d'acceptation aux États-Unis ou à l'étranger, ou à un Taxpayer Assistance Center de l'IRS aux États-Unis (IRS : comment demander). Faites la demande au plus tard à la date limite de la déclaration; pour un propriétaire sans salaire américain, le formulaire 1040-NR d'une année civile est dû 15 juin (instructions du formulaire 1040-NR). Pour une déclaration d'une année antérieure ou une exception, vous pouvez faire la demande en tout temps (IRS : ITIN).

1. Cochez la case du motif. Un propriétaire qui produit le formulaire 1040-NR coche la case b, « Nonresident alien filing a U.S. federal tax return ». Un propriétaire qui utilise une exception coche la case h et inscrit l'exception, par exemple « Exception 1a-Partnership Income » (instructions du formulaire W-7).
2. Remplissez les lignes 3 et 6. Avec la case b, la ligne 3 doit indiquer votre adresse personnelle complète hors des États-Unis, et non l'adresse américaine de la société. Inscrivez le numéro fiscal de votre pays d'origine à la ligne 6b. À la ligne 6d, décrivez la pièce d'identité et inscrivez votre date d'entrée aux États-Unis, ou « Never entered the United States ». Aux lignes 6e et 6f, indiquez tout ITIN ou numéro de l'IRS antérieur.
3. Préparez la déclaration. Laissez vide l'espace du SSN pour vous. L'IRS inscrit l'ITIN et fait suivre la déclaration. La déclaration se produit sur papier : une déclaration qui utilise un ITIN ne peut pas être transmise par voie électronique durant l'année civile où l'ITIN est attribué. Si plusieurs années n'ont pas été produites, joignez toutes ces déclarations à un seul formulaire W-7.
4. Ajoutez les pièces d'identité. Un passeport original valide, ou une copie certifiée par l'organisme qui l'a délivré, prouve à lui seul l'identité et le statut d'étranger. Sans passeport, envoyez au moins deux documents de la liste des instructions, dont au moins un avec votre photo. Une copie certifiée vient de l'organisme émetteur, avec son sceau officiel estampillé, ou d'une ambassade ou d'un consulat des États-Unis à l'étranger qui offre la certification. Une photocopie ordinaire ou notariée ne suffit pas, sauf dans des cas militaires limités.
5. Envoyez le tout par une seule voie.

L'IRS publie la liste des agents approuvés par pays sur sa page des agents d'acceptation.

Quelles exceptions du formulaire W-7 permettent à un propriétaire étranger de faire la demande sans déclaration?

La plupart des propriétaires d'une société d'exploitation ne peuvent pas utiliser une exception : si vous devez produire une déclaration fédérale, vous faites la demande avec cette déclaration, et vous n'êtes pas admissible à l'exception 1. Deux exceptions peuvent convenir à un propriétaire qui n'a aucune déclaration à produire : l'exception 1 pour un revenu passif avec retenue par un tiers ou avantages d'une convention fiscale, comme une participation dans une société de personnes qui investit aux États-Unis, et l'exception 4 pour la vente d'un immeuble américain avec retenue par l'acheteur. La retenue ou la déclaration de renseignements doit avoir lieu durant l'année d'imposition en cours, et la preuve est jointe au formulaire W-7 plutôt qu'à une déclaration (instructions du formulaire W-7).

Un membre d'une LLC d'exploitation qui exerce des activités aux États-Unis doit produire une déclaration; la voie sûre est donc le formulaire W-7 avec le formulaire 1040-NR. Les instructions de l'IRS ne sont pas cohérentes pour ce membre : elles interdisent l'exception 1 à toute personne tenue de produire, mais elles énumèrent l'annexe K-1 et le formulaire 8805 parmi les déclarations de renseignements de l'exception 1 et décrivent le document de l'exception 1(a) comme une convention montrant que vous êtes associé d'une société de personnes qui exerce des activités aux États-Unis. Si la société de personnes demande votre numéro américain avant la date d'échéance de votre première déclaration, comme l'IRS lui dit de le faire, l'exception 1(a) est la voie que décrivent les instructions; c'est l'IRS qui décide de l'accepter ou non (instructions du formulaire W-7; instructions des formulaires 8804 et 8805).

Combien de temps prend un ITIN, et que faire si de l'impôt est dû avant son arrivée?

Prévoyez 7 semaines pour la réponse de l'IRS, ou 9 à 11 semaines entre le 15 janvier et le 30 avril ou si vous faites la demande depuis l'étranger (IRS : comment demander). L'avis CP565 attribue l'ITIN; le CP566 demande des renseignements supplémentaires; le CP567 rejette la demande, qui doit alors être renvoyée.

Vous n'avez pas besoin d'un ITIN pour payer ou prolonger. Sur les bordereaux du formulaire 1040-ES (NR) et sur le formulaire 4868, écrivez « ITIN TO BE REQUESTED » là où le SSN ou l'ITIN est demandé, et ne joignez le formulaire W-7 à aucun des deux. Une prolongation reporte la date de production, non la date de paiement. L'ITIN lui-même n'est délivré qu'après la production de la déclaration avec le formulaire W-7 (IRS : ITIN; instructions du formulaire W-7).

Un ITIN expire-t-il?

Oui. Un ITIN qui n'a pas servi sur au moins une déclaration fiscale fédérale américaine pendant 3 années d'imposition consécutives expire le 31 décembre de la troisième année (instructions du formulaire W-7). Un ITIN attribué avant 2013 et jamais renouvelé a aussi expiré, peu importe le nombre de fois où vous l'avez utilisé. Renouvelez-le en envoyant un formulaire W-7 de renouvellement avec votre prochaine déclaration, l'ancien numéro étant inscrit à la ligne 6f.

Un ITIN qui n'apparaît que sur des déclarations de renseignements produites par d'autres, comme le formulaire 1042-S d'un payeur, n'a pas besoin d'être renouvelé tant que vous ne produisez pas de nouveau une déclaration. Produire avec un ITIN expiré peut retarder la déclaration.

Un ITIN me permet-il de travailler aux États-Unis ou d'ouvrir un compte bancaire?

Non. Un ITIN sert uniquement aux fins de l'impôt fédéral : il n'autorise pas à travailler, ne change pas le statut d'immigration, ne donne droit à aucune prestation de sécurité sociale (Social Security) et ne sert pas de pièce d'identité en dehors du système fiscal fédéral (IRS : ITIN). Qu'une banque l'accepte ou non relève de sa propre règle; voyez adresse commerciale et compte bancaire aux États-Unis.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les chiffres sont en dollars américains.

Fondatrice en Inde avec une LLC à membre unique

Sa LLC a un employé américain qui sert des clients américains, et ses 150 000 $ de revenus sont liés à une activité commerciale aux États-Unis. Elle doit produire le formulaire 1040-NR. Elle joint le formulaire W-7 (case b) et une copie certifiée de son passeport à la déclaration papier, qu'elle envoie par un agent d'acceptation à l'étranger. La LLC continue d'utiliser son propre EIN pour son formulaire 5472. Avant l'arrivée de l'ITIN, elle paie ses acomptes sur le formulaire 1040-ES (NR) marqué « ITIN TO BE REQUESTED ».

Fondateur en Allemagne avec une société de type C du Delaware

Il détient 100 % d'une société qui produit le formulaire 1120 et ne lui verse rien, et il n'a aucun autre revenu américain. Il n'a aucune déclaration américaine à produire; il n'a donc pas besoin d'ITIN. Si la société produit le formulaire 5472 pour une opération avec lui, comme un prêt, le formulaire indique un numéro de référence que la société a attribué. Si la société lui verse plus tard un dividende de 50 000 $, elle retient 30 % (15 000 $), sauf s'il réclame un taux réduit prévu par une convention fiscale sur le formulaire W-8BEN, avec son numéro fiscal allemand à la ligne 6a.

Associée au Brésil avec une retenue de société de personnes

Elle détient la moitié d'une LLC à deux membres imposée comme une société de personnes qui exerce des activités aux États-Unis. La LLC retient 8 000 $ pour elle en vertu de l'article 1446 et les déclare sur le formulaire 8805. Pour réclamer ce crédit, elle produit le formulaire 1040-NR avec le formulaire W-7 joint et le formulaire 8805 à la fin. Comme elle doit produire une déclaration, elle fait la demande avec celle-ci, la voie sûre, plutôt que selon l'exception 1. Tout remboursement de cette retenue peut prendre jusqu'à 6 mois.

Votre situation est différente?

• Vous vivez au Canada : voyez le guide de l'ITIN pour les Canadiens pour les remboursements fondés sur la convention fiscale, les locations américaines et les agents au Canada.
• La société n'a pas encore d'EIN : suivez l'EIN sans SSN.
• Votre premier formulaire 1040-NR est dû et vous n'avez pas d'ITIN, même si une convention fiscale exempte les bénéfices : la déclaration et le formulaire W-7 vont ensemble, sur papier; voyez la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Une société de personnes a retenu de l'impôt pour vous sur un K-1 ou un formulaire 8805 : voyez la retenue sur les associés étrangers et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière pour produire la demande.
• Vous vendez un bien américain : voyez les propriétaires non-résidents et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière avant la clôture.
• Votre W-7 a été rejeté (CP567) ou des années passées n'ont jamais été produites : voyez production omise par un propriétaire étranger et pénalités et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous ne savez pas si le revenu d'entreprise est imposable aux États-Unis : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.
• Un payeur vous demande un W-9 ou un W-8BEN : voyez le formulaire fiscal qu'une LLC détenue par un étranger remet aux payeurs.