Plan comptable d'une startup : marge brute, R&D, burn rate

Quel plan comptable une startup devrait-elle mettre en place?

Le plan comptable d'une startup est la liste des comptes du grand livre où chaque opération est enregistrée. Bâtissez-le à rebours, à partir des états que lisent les investisseurs, puis vérifiez que la déclaration de revenus peut être remplie à partir de lui. Aucune règle fiscale ne fixe la liste : la loi n'exige généralement aucun type précis de registres, et une entreprise peut utiliser tout système qui montre clairement ses revenus et ses dépenses (Publication 583). La structure ci-dessous est un plan pour les rapports aux investisseurs, pas une règle.

Partez de cette ossature et n'ajoutez un compte que si quelqu'un le lit. La numérotation est une convention : laissez des écarts pour pouvoir insérer des comptes plus tard.

L'amortissement des immobilisations corporelles et incorporelles reste dans les charges d'exploitation, dans des comptes distincts : dans le coût des produits ou dans la fonction qui utilise l'actif (le guide de la Securities and Exchange Commission (SEC) déduit l'amortissement du bénéfice brut). Le calcul du burn rate les réajoute.

Votre situation n'est pas simple lorsque :

• les livres reposent encore sur le plan par défaut du logiciel de comptabilité;
• un seul compte Salaires regroupe tous les employés, ou un seul compte Entrepreneurs regroupe les développeurs et le spécialiste de la tenue de livres;
• des ingénieurs ou des entrepreneurs travaillent à l'extérieur des États-Unis;
• des clients paient d'avance, ou des SAFE et des billets ont été émis;
• un tour de financement ou une réunion du conseil approche et les mois passés doivent être reclassés.

À rassembler : le plan comptable actuel exporté, la paie par personne avec le rôle de chacune, la liste des fournisseurs avec ce que fait chacun, le tableau de capitalisation avec les documents signés des SAFE ou des billets, et les rapports que les investisseurs ont demandés.

Reclasser des mois déjà verrouillés, décider comment répartir le temps d'un fondateur et rattacher les mêmes lignes à la déclaration de revenus demandent du jugement. C'est là qu'une startup dont un tour de financement ou une réunion du conseil approche fait habituellement appel à un professionnel; voyez la dernière section.

Quelles lignes de l'état des résultats les investisseurs lisent-ils?

Les investisseurs lisent l'état des résultats de haut en bas : les produits, le coût des produits, la marge brute, puis les charges d'exploitation par fonction. Le guide des états financiers de la SEC décrit un ordre habituel : produits nets, coût des ventes, bénéfice brut, puis charges d'exploitation, tout en précisant que les lignes peuvent être présentées dans divers ordres. La règle de la SEC sur l'état des résultats des sociétés ouvertes présente le coût des services à part des frais de vente, généraux et administratifs (17 CFR 210.5-03). Cette règle ne prévoit pas de poste pour la R&D, et la norme du Financial Accounting Standards Board (FASB), l'organisme américain de normalisation comptable, exige de présenter le total des charges de R&D (Statement No. 2). Répartir les charges d'exploitation en R&D, en ventes et marketing et en FGA est la convention courante des startups, pas une exigence de ces sources.

Le moment où les produits sont constatés est traité dans la constatation des produits d'une startup.

Que met-on dans le coût des produits, et que garde-t-on dans les charges d'exploitation?

Le coût des produits (appelé coût des marchandises vendues, ou COGS, dans de nombreux plans par défaut) contient les coûts pour fournir ce que les clients paient; tout le reste est une charge d'exploitation. C'est la vue des investisseurs, pas le coût des marchandises vendues du formulaire 1125-A utilisé pour la déclaration de revenus (voyez la section sur la déclaration). Un coût placé dans la mauvaise section change la marge brute sans changer la perte. Pour une entreprise de logiciels, les placements habituels sont les suivants :

Une politique d'une page, appliquée chaque mois et accompagnée d'un avis au conseil lorsqu'elle change, garde les résultats comparables. Les GPU, les API de modèles et le calcul infonuagique demandent leur propre répartition : voyez les coûts de calcul infonuagique dans les livres.

Comment répartir les charges d'exploitation entre la R&D, les ventes et marketing et les FGA?

Les charges d'exploitation se répartissent selon l'objet du travail : la R&D bâtit ou améliore le produit, les ventes et le marketing gagnent des clients, et les FGA font tourner l'entreprise. Chaque employé, chaque entrepreneur et chaque fournisseur va dans une seule fonction, ou est réparti selon une règle énoncée.

• R&D : personnel d'ingénierie, de produit, de design et de données; leurs entrepreneurs; environnements de développement et de préproduction.
• Ventes et marketing : personnel des ventes et du marketing, commissions (certaines peuvent être capitalisées et étalées selon les règles de constatation des produits; voyez la constatation des produits d'une startup), publicité, événements, outils de vente.
• FGA : finances, juridique, ressources humaines, administration de la direction, assurance, loyer, logiciels utilisés par toute l'entreprise.

Deux façons d'intégrer la répartition aux livres :

• Des comptes par fonction. Un ensemble de comptes de rémunération, d'entrepreneurs et de logiciels sous chaque fonction, comme « salaires de R&D » et « salaires des FGA ». Cela fonctionne dans n'importe quel logiciel et résiste à l'exportation vers un chiffrier, au prix d'un plus grand nombre de comptes.
• Des comptes par type, plus une étiquette de service. Moins de comptes, mais chaque facture et chaque ligne de paie doit porter une étiquette, et une étiquette oubliée laisse un coût non attribué ou dans la mauvaise fonction.

Dans les deux cas, la paie doit enregistrer chaque personne dans la bonne fonction; mettez donc cette correspondance en place d'abord. Les coûts communs, comme le loyer, peuvent rester dans les FGA ou être répartis selon le nombre d'employés, selon une règle écrite. La rémunération à base d'actions est habituellement présentée dans la fonction de la personne qui l'a gagnée, dans un compte distinct, pour que le burn rate puisse la réajouter.

Qu'est-ce qui compte comme de la R&D dans les livres, et en quoi le crédit pour la recherche diffère-t-il?

La R&D dans les livres suit la définition de la norme comptable. La déduction fiscale et le crédit pour la recherche utilisent chacun un critère différent; un même coût peut donc satisfaire l'un et échouer à l'autre.

Le développement de logiciels peut aussi être capitalisé selon une autre directive comptable, que votre comptable ou votre auditeur applique. Si vous en capitalisez, gardez un compte de logiciels capitalisés distinct des charges de R&D; le moment où capitaliser n'est pas traité ici.

L'article 174A vise la recherche faite au pays et payée dans le cadre d'une entreprise ou d'un commerce, et le crédit exige généralement qu'une entreprise soit exploitée. Pour la recherche faite à l'interne seulement, le crédit considère ce critère comme satisfait lorsque l'objet principal de la dépense est d'utiliser les résultats dans une future entreprise exploitée activement du contribuable (26 U.S.C. 41(b)(4)). Gardez les coûts internes d'avant le lancement distincts de la recherche confiée à des entrepreneurs, que cette règle ne vise pas.

Trois conséquences pour le plan comptable. La ligne de R&D des livres est une liste de départ de personnes et de fournisseurs, pas la base de coûts du crédit. La recherche faite hors des États-Unis appartient à ses propres comptes, parce que la règle de déduction diffère. Et le formulaire 6765 demande les dépenses de recherche par composante d'entreprise, comme un produit, un procédé ou un logiciel; une étiquette de produit ou de projet sur les coûts de R&D permet donc aux livres de répondre plus tard. La déduction est traitée dans la déduction des coûts de développement de logiciels aux États-Unis et le formulaire dans le crédit pour la recherche imputé sur les charges sociales.

Comment répartir la rémunération des fondateurs et des ingénieurs entre les fonctions?

Répartissez la rémunération de chaque personne selon la part de son temps consacrée à chaque fonction, notez la part et la période visée, et gardez derrière elle un registre du temps tenu au moment du travail. Le crédit répartit généralement les salaires selon le temps admissible, mais une règle annuelle de « presque la totalité » peut changer le résultat (26 CFR 1.41-2(d)). Un même registre du temps peut appuyer les deux vues; le crédit exige tout de même le salaire complet de chaque personne et les registres de ses services.

1. Imputez entièrement à leur fonction les personnes qui n'en ont qu'une, et gardez une liste du rôle et des dates de chacune. Pour les rôles mixtes, comme les fondateurs qui programment et qui vendent aussi, fixez un pourcentage mensuel et notez comment : registres de tickets ou de projets, ou court journal tenu au fil du travail.
2. Gardez les salaires distincts des charges sociales et des avantages de l'employeur. Le FASB compte les salaires et les autres coûts connexes des personnes qui font de la R&D; les livres peuvent donc ajouter à une fonction les charges sociales et les avantages de l'employeur. Le crédit compte les salaires tels que définis à l'article 3401(a) (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Des comptes distincts préservent les deux vues.
3. Répartissez les entrepreneurs selon ce que fait chacun. Un développeur va dans la R&D et un spécialiste de la tenue de livres dans les FGA. Gardez chaque entente signée et sa date : le crédit ne compte qu'une partie de la recherche à contrat, et seulement selon une entente conclue avant le début de la recherche (26 CFR 1.41-2(e)). Les entrepreneurs établis hors des États-Unis ont leurs propres comptes, ou un sous-compte par pays, et l'entente devrait préciser où le travail est fait; voyez le développement de logiciels fait à l'étranger.
4. Gardez les dirigeants traçables par personne. La rémunération des dirigeants est déclarée à part des autres salaires à la ligne 12 du formulaire 1120, avec le formulaire 1125-E au-dessus d'un seuil de recettes (instructions du formulaire 1120, instructions du formulaire 1125-E); donnez donc à la rémunération de chaque fondateur son propre compte. Voyez le salaire d'un fondateur dans une société financée par capital de risque.

Les fondateurs d'une société de personnes sont payés par des paiements garantis ou des retraits, pas par la paie, parce que les associés ne sont pas des employés (IRS : sociétés de personnes); le formulaire 1065 déclare les paiements garantis à la ligne 10, à part des salaires à la ligne 9 (instructions). Voyez les paiements garantis et les retraits des associés.

Quels comptes de bilan une startup devrait-elle ouvrir dès le premier jour?

Ouvrez ceux-ci dès le premier jour : l'encaisse par compte, les comptes clients et les charges payées d'avance, les comptes fournisseurs et les charges à payer, les produits reportés, les SAFE et les billets, et les capitaux propres. Contrairement aux comptes de produits et de charges, qui sont fermés chaque année, ils restent ouverts en permanence (Publication 583). Un ensemble de départ :

Qu'un SAFE soit comptabilisé comme un passif ou comme des capitaux propres dépend de ses conditions selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis (US GAAP); c'est un jugement que posent les comptables de la société et qu'un auditeur, s'il y en a un, examine. La conversion est traitée dans l'enregistrement d'un tour de financement à prix fixé, et les capitaux propres d'une LLC dans les comptes de capitaux propres d'une LLC. Le burn rate net se reconstitue à partir des flux de trésorerie, au moyen des comptes hors trésorerie, de produits reportés, de charges payées d'avance, de fournisseurs et de financement ci-dessus.

Combien de comptes suffisent?

Un critère courant pour ouvrir un compte : quelqu'un d'extérieur à la tenue de livres le lit par son nom, comme une ligne pour les investisseurs, une ligne pour le conseil, une ligne de la déclaration ou un registre dont le crédit pour la recherche a besoin. Si fusionner deux comptes ne change aucune des réponses dont quelqu'un a besoin, fusionnez-les.

Comment les lignes de l'état des résultats se rattachent-elles à la déclaration de revenus?

La déclaration demande les coûts par type, pas par fonction. Les lignes de déduction du formulaire 1120 comprennent la rémunération des dirigeants, les salaires, les loyers, les taxes et permis, les intérêts, l'amortissement, les programmes d'avantages sociaux et les autres déductions énumérées par type (instructions); aucune n'est de la R&D, des ventes ou des FGA. Le plan comptable a donc besoin des deux vues : la fonction pour les investisseurs et le type pour la déclaration. Gardez une table d'une page qui relie chaque compte à sa ligne de la déclaration. Les numéros de ligne ci-dessous suivent les formulaires de 2025; vérifiez le formulaire de l'année en cours avant de vous y fier.

Le formulaire 1125-A est construit autour des stocks, des achats et de la main-d'œuvre de production, et s'applique lorsque l'entité déclare une déduction pour le coût des marchandises vendues (formulaire). Savoir si le coût des produits d'une entreprise de logiciels ou de services y a sa place est une question de faits; voyez le coût des marchandises vendues d'une entreprise de services et des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise. Une société de type S produit le formulaire 1120-S, dont les numéros de ligne sont différents.

Quels changements au plan comptable sont sûrs en cours d'année, et quand l'historique doit-il être reclassé?

Ajouter des comptes est sûr en tout temps; déplacer un coût d'une section à une autre ne l'est pas, parce que cela change une comparaison.

Quand l'historique doit être reclassé :

1. Rédigez la nouvelle politique avec sa date d'entrée en vigueur.
2. Gardez une liste qui relie chaque ancien compte au nouveau.
3. Retraitez chaque mois qui figurera à côté des nouveaux mois dans un dossier du conseil ou une salle de données virtuelle, en vous servant des registres propres à chaque mois, pour que le changement ne soit pas lu comme une variation des résultats. N'appliquez pas rétroactivement une répartition du temps établie plus tard.
4. Pour les mois déjà verrouillés, ou utilisés dans une déclaration produite ou des états publiés, refaites le classement dans le rapport à partir de la liste de correspondance au lieu de modifier les opérations. Voyez la date de clôture après la production des déclarations.

Un déplacement entre des lignes qui ne change pas le moment où un revenu est inclus ou une déduction est prise n'est pas, en soi, un changement de méthode comptable fiscale; un passage comme celui de la méthode de caisse à la méthode d'exercice l'est, et exige généralement l'approbation de l'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis (Publication 538). Voyez le passage de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Le coût des produits détermine la marge brute

Une startup de logiciel-service (SaaS) en phase d'amorçage a des produits mensuels de 50 000 $. L'hébergement coûte 8 000 $, les frais de paiement 1 500 $ et la rémunération du soutien 4 500 $. Ces 14 000 $ vont dans le coût des produits; la marge brute est donc de 72 %. Si le plan par défaut inscrit les mêmes trois coûts dans les FGA, le coût des produits est de 0 $ et l'état des résultats affiche 100 %; les investisseurs reconstituent alors les 72 % à partir des factures.

Le temps d'un ingénieur réparti

Deux ingénieurs sont payés 15 000 $ par mois chacun. Chacun consacre 80 % de son temps au nouveau produit et 20 % à des correctifs pour des clients du produit en ligne. Selon la politique écrite de la startup, la R&D affiche 24 000 $ et le coût des produits 6 000 $. Un registre du temps tenu au moment du travail appuie la répartition dans les livres. La répartition des livres ne fixe pas les salaires admissibles au crédit : ses propres critères, y compris la règle annuelle de « presque la totalité », peuvent donner un résultat différent.

Un seul compte Entrepreneurs

Un seul compte Entrepreneurs contient 12 000 $ par mois : un développeur établi aux États-Unis à 9 000 $ et un spécialiste de la tenue de livres à 3 000 $. La répartition déplace 9 000 $ vers la R&D et 3 000 $ vers les FGA. Pour le crédit, au plus 65 % des 9 000 $ du développeur, soit 5 850 $, peuvent compter, et seulement si le développeur est établi aux États-Unis, que la recherche est admissible et que l'entente a été conclue avant le début du travail.

Votre situation est différente?

• Un tour de financement ou une réunion du conseil approche dans quelques mois et l'état des résultats ne peut pas montrer la marge brute ni la R&D par fonction, ou vos livres reposent sur un plan par défaut et les mois passés doivent être reclassés : les comptes à garder, la façon de retraiter l'historique et le rattachement des lignes à la déclaration dépendent de vos registres; voyez l'aide comptable pour startups.
• Votre LLC imposée comme une société de personnes devient une société de type C, souvent avant un tour d'amorçage : les comptes de capitaux propres et la colonne de la déclaration du tableau ci-dessus changent à compter de la date de conversion; voyez le passage d'une startup à une société du Delaware.
• Vous avez besoin du dossier du conseil et de la clôture mensuelle : voyez les états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil.
• Les GPU, les API de modèles ou l'hébergement infonuagique font grimper vos coûts : voyez les coûts de calcul infonuagique dans les livres.
• Des clients paient d'avance des forfaits annuels : voyez les produits reportés des abonnements SaaS.
• Vos livres sont en retard ou tenus dans un chiffrier : voyez le ménage dans vos livres avant une collecte de fonds et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous choisissez un logiciel ou planifiez la première année après un tour de financement : voyez le logiciel de comptabilité d'une startup avant le financement et la tenue de livres d'une startup financée par capital de risque.
• Vous voulez le crédit pour la recherche imputé sur les charges sociales, ou des développeurs travaillent hors des États-Unis : voyez le crédit pour la recherche imputé sur les charges sociales et le développement de logiciels fait à l'étranger.