Flux bancaire et rapprochement : faut-il encore rapprocher?

Un flux bancaire est-il la même chose qu'un rapprochement?

Non. Un flux bancaire copie dans vos livres les lignes inscrites par la banque. Un rapprochement compare vos livres au relevé de la banque elle-même et explique chaque écart. L'IRS donne trois raisons de rapprocher un compte chèques : vérifier la somme d'argent qui s'y trouve, s'assurer que les livres montrent tous les frais bancaires et le bon solde, et corriger les erreurs du relevé, du chéquier et des livres (Publication 583). Un flux fournit des lignes; il ne les compare pas au relevé. Il ne fait donc aucune des trois choses à lui seul.

Le dossier n'est pas simple quand de l'argent circule hors de la banque (ventes en argent comptant, dépenses payées comptant), quand un processeur de paiement verse un montant net de ses frais, quand plusieurs comptes alimentent les mêmes livres, quand quelqu'un a modifié un mois après sa clôture, ou quand un rapprochement antérieur a été forcé à concorder par une écriture inexpliquée. Chacun de ces cas peut cacher un écart qu'un flux ne montre jamais.

À rassembler d'abord : les relevés mensuels de la banque elle-même (pas la copie du logiciel), le rapport de rapprochement de chaque mois et la liste des éléments marqués comme exclus ou supprimés.

Un compte relié a donc quand même besoin de son propre rapprochement mensuel. Si vos totaux ne concordent déjà pas, si un mois passé a été forcé à concorder, si le flux a un trou ou si la clôture de fin de mois prend une fin de semaine, vos livres pourraient demander plus qu'une vérification mensuelle; voyez « Votre situation est différente? » à la fin.

Faut-il rapprocher chaque mois si votre banque est reliée à votre logiciel de comptabilité?

Rapprochez chaque mois : la Publication 583 recommande de rapprocher chaque mois le compte chèques de l'entreprise et ne fait aucune exception pour un compte relié à un logiciel (Publication 583). C'est un conseil, pas une date limite précise. Ce que la loi exige, ce sont des livres qui montrent le revenu brut, les déductions et les crédits et qui appuient ce que la déclaration indique (Publication 583). Le rapprochement est le moyen, pour le propriétaire, de vérifier que ses livres y arrivent.

Un flux n'est qu'une façon parmi d'autres de saisir des transactions. L'IRS précise que les contribuables sont responsables de tenir les livres et registres qui appuient leurs déclarations (IRS : FAQ sur les registres comptables électroniques), et que les registres tenus dans un logiciel doivent permettre d'appuyer et de vérifier les écritures de la déclaration (Publication 583). Pour la durée de conservation des registres électroniques, voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Un rythme mensuel suit le cycle des relevés : l'écart porte alors sur les éléments d'un mois, pas d'une année entière.

Que peut rater ou mal faire un flux bancaire?

Un flux peut importer une ligne en double, en sauter, reprendre la date de la banque au lieu de la vôtre et ne jamais voir l'argent qui n'est pas passé par la banque. Les lignes bancaires manquantes ou en double apparaissent au rapprochement comme un écart entre les livres et le relevé. L'argent comptant qui n'a jamais touché la banque peut manquer des deux côtés et ne laisser aucun écart : il demande ses propres registres.

L'année à laquelle appartient un élément dépend de la méthode comptable; voyez méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Voyez un revenu compté deux fois dans vos livres, un flux bancaire qui a cessé d'importer et inscrire les ventes en argent comptant.

Que risque-t-il d'arriver si vous ne rapprochez jamais?

Trois choses : un bénéfice faux, des erreurs que vous ne voyez pas et des registres fragiles.

Un bénéfice faux. Tout doublon, trou ou frais manquant codé en revenu ou en dépense se retrouve dans l'état des résultats sur lequel la déclaration est construite. Un bénéfice trop élevé peut signifier de l'impôt sur un revenu qui n'a pas été gagné, si la déclaration suit les livres. Un bénéfice trop bas peut signifier un impôt insuffisant sur la déclaration du propriétaire (celle des associés ou des actionnaires d'une société de type S, pour ces entités) ou sur celle d'une société de type C. La pénalité de l'IRS liée à l'exactitude s'élève à 20 % de la partie de l'impôt insuffisant attribuable à la négligence ou au mépris des règles, ou à une sous-estimation importante de l'impôt sur le revenu. Le critère de la sous-estimation importante diffère pour les particuliers et pour les sociétés. L'IRS décrit la négligence comme l'absence de tentative raisonnable de respecter les lois fiscales (IRS : pénalité liée à l'exactitude). Savoir si des livres que personne n'a vérifiés relèvent de la négligence dépend des faits, et l'IRS peut supprimer ou réduire une pénalité lorsque vous avez agi de bonne foi et démontrez un motif raisonnable.

Des erreurs et de la fraude que vous ne voyez pas. Un rapprochement équilibré ne prouve pas que chaque paiement était autorisé. Un retrait non autorisé, une erreur de la banque ou des frais inattendus peuvent entrer dans les livres par le flux au montant du relevé et ne laisser aucun écart. Lisez chaque paiement du relevé pour vérifier qu'il est autorisé et appuyé, et signalez sans délai tout élément suspect à la banque. Le délai pour signaler certaines de ces situations est limité; voyez la section sur les transactions non autorisées plus bas.

Des registres fragiles si l'IRS les demande. Dans ses examens de petites entreprises et de travailleurs autonomes qui tiennent leurs livres dans un logiciel, l'IRS dit qu'il demande tôt, dans la plupart des cas, le fichier de sauvegarde du logiciel, et probablement dans une vérification de grande portée; une vérification limitée à un seul élément pourrait ne pas l'inclure. Il utilise le logiciel pour juger de la fiabilité des registres. Si un contribuable refuse de fournir ses registres, l'IRS dit qu'il peut les exiger par assignation, reconstituer le revenu par une méthode indirecte ou refuser des éléments faute de justification (IRS : FAQ sur les registres comptables électroniques). Le rapprochement est le moyen de vérifier vos livres contre les relevés avant que quelqu'un d'autre le fasse. Pour la vérification elle-même, voyez une vérification de l'IRS auprès d'une petite entreprise.

Comment rapprocher un mois, étape par étape?

Faites concorder les livres avec le relevé de la banque pour le mois et expliquez chaque écart. Corrigez les écritures manquantes ou erronées; indiquez dans le rapprochement les vrais décalages dans le temps, sans les saisir de nouveau. Les étapes 3, 4 et 6 à 8 suivent les étapes de l'IRS dans la Publication 583, appliquées à un logiciel de comptabilité.

1. Obtenez le relevé que la banque a émis pour le mois. Servez-vous de son solde final, pas d'un chiffre du flux.
2. Vérifiez le solde de départ. Le solde de départ du rapprochement (les éléments déjà réglés) doit égaler le solde final du relevé du mois précédent. Sinon, un mois déjà rapproché a été modifié; voyez un solde de départ de rapprochement erroné.
3. Comparez les dépôts du relevé avec ceux des livres et notez chaque écart de montant.
4. Comparez chaque paiement encaissé, par numéro de chèque et par montant, avec les livres. Pour chaque écriture sans correspondance sur le relevé, vérifiez qu'elle est réelle et qu'elle n'a pas encore été encaissée; elle est alors en suspens, comme un chèque pas encore encaissé. Un doublon ou une autre erreur n'est pas un simple décalage dans le temps : corrigez-le.
5. Lisez la liste des éléments marqués comme exclus. Chacun doit correspondre à une écriture déjà dans les livres.
6. Préparez le rapprochement : le solde final du relevé, plus les dépôts qui n'y figurent pas encore, moins les paiements en suspens.
7. Saisissez ce qui manque aux livres, comme les frais de service bancaires, et corrigez ce qui a été mal inscrit.
8. Confirmez que le solde ajusté du relevé égale le solde ajusté des livres. Sinon, reprenez les étapes précédentes. Ne forcez pas la concordance avec une écriture inexpliquée : elle ne fait que cacher l'écart.
9. Conservez le rapport de rapprochement avec le relevé.

Faites-le pour chaque compte qui alimente les livres, y compris les cartes; voyez les paiements de carte dans les livres. Pour le reste de la clôture et pour un écart qui persiste, voyez la liste de contrôle de clôture de fin de mois.

Un rapprochement équilibré signifie-t-il que les catégories sont bonnes?

Non. Un rapprochement prouve l'argent, pas la nature de chaque écriture. Une écriture dans la mauvaise catégorie déplace le même argent; le compte s'équilibre donc quand même.

L'IRS suggère de noter la source de chaque dépôt (revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt) afin de séparer les recettes d'entreprise des autres et le revenu imposable du revenu non imposable. Dans son exemple, une dépense personnelle payée avec le compte de l'entreprise serait inscrite, mais ne pourrait pas être déduite (Publication 583).

Dans une société, une facture personnelle payée avec le compte de la société est habituellement inscrite comme un prêt à l'actionnaire ou une distribution, et non comme une dépense; voyez les prêts aux actionnaires au bilan.

Après chaque rapprochement, lisez les dépôts par source et l'état des résultats ligne par ligne. Voyez un état des résultats qui semble faux, les dépenses non classées avant la saison des impôts et les dépenses personnelles payées avec le compte de l'entreprise.

Faut-il rapprocher les dépôts de ventes avec les ventes?

La Publication 583 n'en fait pas une étape, mais c'est une deuxième vérification utile. Le rapprochement bancaire montre que les dépôts sont dans les livres. Il ne montre pas que les dépôts égalent les ventes.

Les dépôts et les ventes diffèrent pour des raisons ordinaires : frais, remboursements, taxe de vente perçue, décalage dans le temps et ventes en argent comptant. Pour les faire concorder, voyez rapprocher les ventes et les versements et, pour un solde qui ne se règle jamais, le solde des fonds non déposés.

Avez-vous encore besoin de reçus si le flux bancaire montre le paiement?

Oui. La preuve de paiement ne suffit pas à elle seule à établir une déduction. L'IRS dit de conserver d'autres documents, comme des factures et des bordereaux de carte de crédit, pour démontrer que vous avez engagé la dépense (Publication 583). Une ligne bancaire montre qui a été payé, combien et quand, mais pas ce qui a été acheté ni pourquoi.

Un relevé bancaire très lisible peut prouver le paiement à la place d'un chèque payé lorsqu'il montre les détails exigés (Publication 583); conservez donc les relevés, pas seulement le flux. Les frais de voyage, de cadeaux et de véhicule suivent des règles plus strictes. Pour ce qu'un reçu doit montrer, voyez les exigences de l'IRS pour les reçus; pour un système simple, la tenue des registres du travailleur autonome; pour des reçus déjà perdus, les reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.

De combien de temps disposez-vous pour signaler une transaction non autorisée sur un compte d'entreprise?

Commencez par le délai prévu dans la convention de compte de la banque. Le délai de 60 jours que l'on cite souvent pour les comptes bancaires vient de la Regulation E, qui vise les comptes de consommation, et non les comptes d'entreprise.

La Regulation E (le règlement fédéral américain sur les transferts électroniques de fonds) s'applique à un compte établi principalement à des fins personnelles, familiales ou domestiques (12 CFR 1005.2) et aux transferts électroniques de fonds (12 CFR 1005.3). Pour un compte visé, une erreur comprend un transfert électronique de fonds non autorisé, et les obligations d'enquête de la banque s'appliquent à un avis qu'elle reçoit au plus tard 60 jours après l'envoi du relevé qui montre l'erreur pour la première fois (12 CFR 1005.11).

Un compte ouvert pour l'entreprise échappe généralement à cette règle. Lisez la convention de compte pour connaître le délai d'avis et la façon de signaler, et signalez l'élément le jour où vous le voyez. Le droit des États ajoute ses propres limites pour les chèques. La version de l'Ohio du Uniform Commercial Code, par exemple, exige qu'un client examine ses relevés avec une diligence raisonnable et avise la banque d'une signature falsifiée ou d'un chèque altéré, et rejette toute réclamation non découverte et signalée au plus tard 1 an après la mise à disposition du relevé ou des pièces (Ohio Revised Code 1304.35). C'est une date butoir ultime, pas un délai d'attente sûr : une réclamation peut être rejetée plus tôt lorsque le retard coûte de l'argent à la banque, notamment pour des opérations répétées du même fraudeur. Les autres États et les autres conventions de compte diffèrent. Les cartes ont leurs propres règles de contestation; cette section traite des comptes bancaires. Le délai de la Regulation E commence quand la banque envoie le relevé, pas quand vous l'ouvrez. La règle regarde l'objet pour lequel un compte a été établi : si vous exploitez l'entreprise avec un compte ouvert comme compte personnel, demandez à la banque comment elle le classe.

Pourquoi la clôture de fin de mois prend-elle toute la fin de semaine, et comment la raccourcir?

Faites le travail par petits morceaux durant le mois, pour que le rapprochement soit la dernière vérification, et non le premier coup d'œil. Une clôture prend une fin de semaine quand on examine d'un coup un mois de lignes, que d'anciens écarts restent ouverts et que personne n'est responsable de la date.

• Passez le flux en revue chaque semaine. Acceptez, classez et remettez en question les lignes pendant que vous vous en souvenez encore. L'IRS recommande d'inscrire les dépenses au moment où elles surviennent et d'identifier la source des recettes inscrites, généralement chaque jour (Publication 583).
• Rapprochez dès que le relevé est fermé. Un compte à la fois, en commençant par le mois le plus ancien, car chaque mois part du précédent.
• Lisez ce que vos règles ont fait. Les règles qui classent les fournisseurs récurrents font gagner du temps; une fois par mois, parcourez leurs résultats pour repérer les lignes mal codées.
• Nommez un responsable et une date de clôture. Verrouillez le mois une fois qu'il concorde; voyez la date de clôture après la production des déclarations.
• Tenez une courte liste d'éléments ouverts. Un élément que vous ne pouvez pas expliquer après deux essais va sur la liste, et non dans une écriture faite seulement pour forcer la concordance.

Si les livres ont plusieurs mois de retard, une routine plus rapide ne les corrigera pas; voyez rattraper des livres en retard.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Un propriétaire de boutique n'ouvre jamais le relevé

Le propriétaire d'une boutique de détail accepte les correspondances suggérées et n'ouvre jamais le relevé. Les livres de décembre montrent 18 400 $ US dans le compte chèques. Le relevé bancaire se termine à 15 950 $ US, et rien n'est en suspens. L'écart de 2 450 $ US vient d'un dépôt de 1 500 $ US importé deux fois et de 950 $ US de frais du processeur encore dans la liste de vérification. Le dépôt en double a été codé en ventes : le bénéfice de décembre est donc surévalué de 2 450 $ US, soit 1 500 $ US de revenu qui n'a jamais existé et 950 $ US de dépenses manquantes. En supprimant le second dépôt et en saisissant les frais, les deux soldes passent à 15 950 $ US.

Le flux d'un consultant s'arrête pendant trois mois

Le flux d'un consultant se déconnecte pendant trois mois du printemps. Les paiements des clients ont été saisis à partir des factures, mais 9 000 $ US de dépenses payées avec le compte n'arrivent jamais dans les livres. Le bénéfice est surévalué de 9 000 $ US et l'argent des livres dépasse de 9 000 $ US celui du relevé. Le rapprochement suivant fait ressortir le trou. Chaque dépense ajoutée à partir des relevés a encore besoin de sa facture ou de son reçu.

Un virement personnel codé comme des ventes

Un propriétaire transfère 5 000 $ US d'un compte personnel vers le compte de l'entreprise, et le virement est accepté comme des ventes. Le rapprochement balance au cent près, parce que l'argent est dans le compte. Le revenu est surévalué de 5 000 $ US tant que personne ne lit le dépôt par source pour l'inscrire comme un apport du propriétaire ou un prêt. Si les livres de l'an dernier ont inscrit ce virement comme des ventes, vérifiez si la déclaration produite l'incluait; si c'est le cas, elle devra peut-être être corrigée. Voyez apport du propriétaire ou prêt à votre LLC.

Votre situation est différente?

• Les totaux ne concordent pas, ou un mois passé a été forcé à concorder par une écriture inexpliquée : les livres devront peut-être être reconstruits à partir des relevés bancaires, et quelqu'un doit être responsable de la clôture mensuelle, avant que la prochaine déclaration n'utilise ces chiffres. Voyez reconstruire des livres à partir des relevés bancaires et de l'aide en tenue de livres pour la reconstruction et la routine mensuelle.
• La clôture de fin de mois prend une fin de semaine, ou personne n'en est responsable : la liste de contrôle de clôture de fin de mois énumère les étapes; si personne n'est responsable de la routine, voyez de l'aide en tenue de livres pour une clôture mensuelle.
• Le flux a un trou : voyez un flux bancaire qui a cessé d'importer. Savoir si les mois manqués exigent une reconstruction à partir des relevés est une question pour l'aide en tenue de livres pour les mois manqués.
• Les livres ont plusieurs mois de retard : voyez rattraper des livres en retard.
• Une déclaration est due et les livres ne sont pas rapprochés : voyez la liste de contrôle de nettoyage de la tenue de livres.
• Une déclaration a été produite à partir de livres qui se révèlent erronés : elle devra peut-être être corrigée. Pour une personne qui produit l'annexe C, voyez modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise. Pour une société de personnes ou une société de type S dont les K-1 ont été remis, voyez corriger une déclaration d'entreprise déjà produite.
• L'IRS a demandé vos livres : voyez une vérification de l'IRS auprès d'une petite entreprise et un avis de l'IRS à votre entreprise.
• Les finances personnelles et celles de l'entreprise partagent un compte : voyez corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.
• Quelqu'un d'autre tient les livres : voyez vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres.
• Une transaction non autorisée a touché un compte d'entreprise : signalez-la à la banque le jour où vous la voyez et lisez la convention de compte pour connaître son délai; voyez la section sur le délai plus haut.