Bénéfice à l'état des résultats, mais pas d'argent en banque

Pourquoi mon état des résultats montre-t-il un bénéfice alors que mon compte bancaire est vide?

L'état des résultats mesure le bénéfice : les revenus moins les coûts d'une période, comptés quand ils sont gagnés et engagés dans une comptabilité d'exercice, et quand ils sont reçus et payés dans une comptabilité de caisse. Un compte bancaire mesure l'argent. Le guide des états financiers de la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis dit que les flux de trésorerie sont liés au bénéfice net, mais ne lui sont pas équivalents. Plusieurs événements ordinaires font bouger l'argent et le bénéfice de montants différents; les deux s'éloignent donc l'un de l'autre.

Dans l'ordre où les propriétaires les rencontrent généralement :

1. Des clients ont été facturés et n'ont pas payé.
2. De l'argent est allé dans des stocks qui ne sont pas vendus.
3. De l'argent est allé dans de l'équipement que les livres étalent sur sa durée de vie. S'il a été inscrit en dépense, il n'y a pas d'écart.
4. Le capital d'un prêt a été remboursé. Seuls les intérêts sont un coût.
5. Le propriétaire a pris des retraits ou des distributions, qui ne sont pas un coût.
6. Des paiements d'impôt sont sortis. Pour la plupart des propriétaires, ils comptent comme des retraits.

Les propriétaires d'entreprises individuelles, de sociétés de personnes et de sociétés de type S sont imposés sur le bénéfice, qu'il soit arrivé à la banque ou non; l'écart peut donc prendre la forme d'une facture d'impôt sans argent pour la payer.

Vérifiez d'abord quelle méthode les livres utilisent. Les factures de clients et de fournisseurs impayées ne creusent un écart que dans une comptabilité d'exercice.

Un état des résultats qui montre un bénéfice est souvent complet pour ce qu'il mesure, c'est-à-dire le bénéfice, pas l'argent. Retracez l'écart avant de modifier la moindre écriture. Un cas n'est pas simple quand l'écart se répète pendant plusieurs mois, que la facture d'impôt dépasse l'argent qui reste, ou que le retraçage ci-dessous laisse une différence qu'aucun élément n'explique.

Rassemblez l'état des résultats et le bilan de la période, l'état des flux de trésorerie ou les relevés bancaires, une liste des factures de clients impayées classées par ancienneté, les relevés de prêts et une liste des retraits ou des distributions du propriétaire.

Qu'est-ce que l'état des résultats omet?

L'état des résultats omet tous les mouvements d'argent qui ne sont ni un revenu ni un coût compté dans la période. Le tableau présente les plus courants et l'endroit où chacun apparaît à la place.

Les charges sociales retenues sont gardées pour le gouvernement; elles ne sont pas du bénéfice. Une personne responsable de les verser qui ne le fait pas volontairement peut être tenue personnellement responsable de la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) (IRS).

Les règles de l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) derrière ces traitements :

• Une entreprise qui fabrique ou achète des marchandises à vendre établit le coût des marchandises vendues à partir des stocks au début et à la fin de l'année; les marchandises encore en rayon ne sont donc pas encore un coût (Publication 334).
• En règle de départ, un bien censé durer plus d'un an ne peut pas être déduit en entier à son acquisition; son coût est étalé sur plusieurs années (Publication 334).
• L'argent emprunté par un prêt véritable n'est pas un revenu, et les intérêts sur une dette d'entreprise peuvent généralement être déduits (Publication 334).
• Un entrepreneur individuel ne peut pas déduire les retraits personnels qu'il fait de l'entreprise (Publication 334).

Les règles fiscales peuvent permettre de déduire l'équipement beaucoup plus vite que les livres. Pour un bien admissible acquis après le 19 janvier 2025 et mis en service, l'amortissement bonifié couvre le coût complet, sauf si l'entreprise y renonce pour cette catégorie de biens, et une entreprise peut aussi choisir la déduction prévue à l'article 179 (des limites s'appliquent). Dans les deux cas, la déduction commence à la mise en service de l'équipement, pas à son achat, et le bénéfice imposable peut différer du bénéfice de l'état des résultats cette année-là (Publication 946). Consultez passer en charges ou capitaliser les petits achats pour savoir comment ce choix se fait.

Quel rapport montre où l'argent est allé : l'état des flux de trésorerie ou le bilan?

L'état des flux de trésorerie montre où l'argent est allé. Le bilan donne la même réponse quand on compare deux bilans, un à chaque extrémité de la période.

Le guide de la SEC décrit l'état des flux de trésorerie comme un rapport des entrées et des sorties d'argent en trois parties :

• Exploitation : part du bénéfice net et l'ajuste pour les éléments sans mouvement d'argent, comme l'amortissement.
• Investissement : achats ou ventes d'actifs à long terme, comme de l'équipement.
• Financement : emprunts et remboursements de prêts.

Un bilan est toujours équilibré; quand l'argent baisse, les autres comptes bougent donc du même montant net dans l'autre sens : un actif monte, ou une dette ou les capitaux propres du propriétaire baissent. Ce mouvement est l'explication.

Ces rapports ne sont aussi fiables que le rapprochement bancaire mensuel qui les sous-tend. La Publication 583 conseille de rapprocher chaque mois le compte-chèques.

Comment retracer le bénéfice jusqu'à la variation de l'argent, étape par étape?

Partez du bénéfice, puis ajustez-le pour chaque compte du bilan qui a bougé. Le résultat doit égaler la variation de l'argent total dans les comptes bancaires de l'entreprise, une fois chacun rapproché; les virements entre eux s'annulent. Utilisez l'état des résultats de la période et les bilans au début et à la fin, sur la même base comptable.

La règle générale : un actif qui augmente prend de l'argent, et une dette qui augmente en fournit.

1. Partez du bénéfice net de l'état des résultats.
2. Ajoutez l'amortissement et tout autre coût qui n'a pas utilisé d'argent. Soustrayez les gains comptables sur les ventes d'actifs et ajoutez les pertes comptables.
3. Soustrayez la hausse des factures de clients impayées, ou ajoutez une baisse. Passez cette étape dans une comptabilité de caisse.
4. Soustrayez la hausse des stocks, ou ajoutez une baisse.
5. Ajoutez la hausse des factures de fournisseurs impayées, ou soustrayez une baisse. Passez cette étape dans une comptabilité de caisse.
6. Ajoutez la hausse des soldes de cartes de crédit, des dépôts de clients et de la taxe de vente ou des charges sociales perçues mais non encore versées, ou soustrayez une baisse. Soustrayez la hausse des coûts payés d'avance.
7. Soustrayez l'équipement et les autres actifs à long terme achetés, et ajoutez l'argent reçu de la vente de tout actif.
8. Soustrayez le capital de prêt remboursé et ajoutez l'argent de prêt reçu.
9. Soustrayez les retraits ou les distributions du propriétaire et ajoutez l'argent que le propriétaire a mis. L'impôt sur le revenu qu'un entrepreneur individuel, un associé ou un actionnaire de société de type S paie du compte de l'entreprise est un retrait.
10. Société de type C seulement : soustrayez l'impôt sur le revenu payé, net de tout coût d'impôt déjà présenté dans l'état des résultats.
11. Comparez le résultat avec la variation de l'argent total des livres.

Une différence qui reste une fois tous les comptes qui ont bougé inclus indique des écritures manquantes, en double ou dans le mauvais compte, ce qui peut changer le bénéfice ou non. Consultez la section ci-dessous sur un bénéfice lui-même erroné.

Pourquoi dois-je de l'impôt sur un bénéfice que je ne vois pas à la banque?

L'impôt sur le revenu suit le revenu imposable, pas l'argent qui reste. Laisser le bénéfice dans une entreprise individuelle, une société de personnes ou une société de type S n'évite pas l'impôt sur celui-ci. Les retraits suivent leurs propres règles : une distribution d'une société de personnes ou d'une société de type S supérieure au coût de base du propriétaire est imposée comme un gain, et le dividende d'une société de type C est imposable pour l'actionnaire (article 731, article 1368, article 301). La personne imposée dépend du type d'entreprise.

Une LLC suit la ligne qui correspond à son mode d'imposition. Par défaut, une LLC à un seul propriétaire est une entité ignorée, distincte de son propriétaire (la ligne de l'entreprise individuelle, pour un propriétaire particulier), et une LLC de deux propriétaires ou plus est une société de personnes; l'une ou l'autre peut choisir d'être imposée comme une société (IRS : société à responsabilité limitée).

Une société de personnes ne paie pas d'impôt sur le revenu elle-même; ses associés sont imposés sur leur part du revenu, qu'il soit distribué ou non. Les actionnaires d'une société de type S déclarent leur part du revenu de la société dans leur propre déclaration, qu'il soit distribué ou non.

L'impôt est aussi dû durant l'année par des paiements estimatifs, pas seulement à la production de la déclaration (IRS : impôt estimatif). Qui doit payer, et combien, est expliqué dans les paiements trimestriels d'impôt estimatif et, pour les propriétaires de société de type S, dans les paiements d'impôt estimatif d'une société de type S.

Le bénéfice dépensé en stocks, en capital de prêt ou en retraits du propriétaire fait généralement toujours partie du revenu imposable; l'argent pour l'impôt peut donc devoir venir d'ailleurs. L'équipement peut changer le chiffre d'impôt, car la déclaration peut le déduire plus vite que les livres.

Les livres de caisse et d'exercice changent-ils l'écart?

Oui. Une comptabilité de caisse supprime l'écart dû aux factures impayées de clients et de fournisseurs; les stocks, l'équipement, le capital des prêts et les retraits du propriétaire le creusent toujours. Selon la méthode de caisse, le revenu compte généralement quand il est reçu et les dépenses quand elles sont payées; selon la méthode d'exercice, quand ils sont gagnés et engagés (Publication 538).

Une petite entreprise peut suivre ses propres livres pour les stocks dans la déclaration (Publication 538). Quand les livres passent en dépense le stock à son paiement, le stock en rayon réduit le bénéfice à l'achat et aucun écart de stocks n'apparaît; dès que les livres portent le stock à l'actif, le coût attend la vente. Consultez stocks ou fournitures pour les petits vendeurs. Une comptabilité de caisse garde entièrement les factures impayées hors de l'état des résultats; une liste distincte de ceux qui doivent de l'argent à l'entreprise peut donc en être la seule trace. Pour savoir quelle méthode une entreprise peut utiliser et comment choisir, consultez méthode de caisse ou d'exercice pour une petite entreprise.

Quand le bénéfice lui-même est-il erroné?

Une différence qu'aucun élément de calendrier n'explique signifie que les registres ou le retraçage doivent être vérifiés; cela ne montre pas à soi seul que le bénéfice est erroné. Un retraçage peut aussi s'équilibrer alors que le bénéfice est erroné, par exemple quand l'argent d'un prêt est inscrit comme des ventes. Vérifiez les écritures derrière les deux. Causes courantes :

• Des coûts manquent dans les livres. Des factures, des charges de carte ou des chèques n'ont jamais été saisis, ou restent non classés.
• Des ventes n'ont jamais été inscrites. L'argent encaissé puis dépensé ou gardé sans être déposé manque à l'état des résultats. Consultez les registres de ventes d'une entreprise en argent comptant.
• De l'argent qui n'est pas un revenu inscrit comme un revenu. Le produit d'un prêt, les dépôts du propriétaire et les virements entre les comptes de l'entreprise ne sont pas un revenu (Publication 334).
• L'argent personnel et celui de l'entreprise sont mêlés. La Publication 583 demande d'utiliser le compte d'entreprise uniquement à des fins d'affaires.
• Les comptes ne sont pas rapprochés. Les livres et la banque ne concordent pas. Le changement éventuel du bénéfice dépend des écritures en cause.

Pourquoi un état des résultats semble erroné traite les vérifications en détail. Si un bénéfice erroné figure déjà dans une déclaration produite ou un dossier de prêt, faites-le examiner par un professionnel avant de rien modifier; l'aide en tenue de livres couvre l'examen des livres qui le sous-tendent.

Que faire chaque mois pour que l'écart ne soit pas une surprise?

Rapprochez le compte bancaire, lisez trois rapports ensemble et mettez de côté l'impôt à mesure que le bénéfice arrive.

1. Rapprochez le compte bancaire de l'entreprise chaque mois, comme le conseille la Publication 583.
2. Lisez côte à côte l'état des résultats, le bilan et l'état des flux de trésorerie. Retracez tout mois où le bénéfice et l'argent ont bougé en sens opposés, en suivant les étapes ci-dessus.
3. Passez en revue les factures de clients et de fournisseurs impayées. C'est l'écart habituel d'une comptabilité d'exercice.
4. Inscrivez les paiements de prêt en capital et en intérêts, et les retraits du propriétaire comme des retraits ou des distributions, pas comme des coûts. Consultez inscrire un prêt d'entreprise et inscrire les retraits du propriétaire.
5. Révisez l'estimation d'impôt avant chaque paiement estimatif, si vous en faites. Les guides sur l'impôt estimatif indiqués plus haut montrent comment.

La liste de contrôle de la clôture mensuelle les met en ordre.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les chiffres sont en dollars américains, et rien d'autre ne change durant la période.

Une agence de marketing : bénéfice en hausse, argent en baisse

Durant un mois, l'état des résultats de l'agence (comptabilité d'exercice) montre 30 000 $ de bénéfice. Les factures émises mais impayées ont augmenté de 35 000 $, et 15 000 $ de capital de prêt ont été payés.

Variation de l'argent = 30 000 − 35 000 − 15 000 = −20 000 $. Le solde bancaire a baissé de 20 000 $ dans un mois où l'état des résultats était bénéficiaire. Le bénéfice n'est pas erroné : les 35 000 $ figurent au bilan dans les comptes clients, et le capital a réduit le solde du prêt.

Un entrepreneur en construction : retraits, camion et prêt

Pour l'année, l'état des résultats d'un entrepreneur individuel en construction montre 120 000 $ de bénéfice. Le propriétaire a retiré 70 000 $, payé 40 000 $ comptant pour un nouveau camion et remboursé 15 000 $ de capital de prêt. Le camion est inscrit comme un actif; son amortissement est omis pour garder des chiffres ronds.

Variation de l'argent = 120 000 − 70 000 − 40 000 − 15 000 = −5 000 $.

L'argent a baissé de 5 000 $, mais l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail autonome suivent le bénéfice de la déclaration, pas la baisse de l'argent. Ce bénéfice de déclaration peut différer de 120 000 $ : la déclaration peut déduire le camion, une fois en service, beaucoup plus vite que les livres ne l'étalent, ce qui réduit l'impôt, mais pas le fait que le propriétaire a retiré et dépensé l'argent d'abord. À moins d'avoir mis l'impôt de côté, l'argent pour la facture peut ne pas être à la banque.

Un détaillant : le bénéfice qui dort sur les tablettes

L'état des résultats d'un détaillant montre 50 000 $ de bénéfice pour l'année, mais 45 000 $ sont allés dans de nouveaux stocks qui ne sont pas vendus.

Variation de l'argent = 50 000 − 45 000 = +5 000 $.

Les stocks sont un actif du bilan jusqu'à leur vente; supposons que la déclaration, comme les livres, les garde à l'actif. La facture d'impôt suit le bénéfice, pas les 5 000 $ d'argent en plus; l'argent pour la payer peut donc devoir venir d'ailleurs.

Votre situation est différente?

• La facture d'impôt dépasse l'argent qui reste : la cause peut être des écritures manquantes ou erronées, pas un décalage de calendrier. L'aide en tenue de livres peut examiner les écritures qui la sous-tendent.
• Le bénéfice et l'argent ne concordent pas depuis plusieurs mois, ou les comptes clients, les prêts, les retraits et les achats n'expliquent pas l'écart : mettez en place un pont mensuel de l'argent avec l'aide en tenue de livres.
• Vos livres ont des mois de retard : le retraçage n'est aussi fiable que les livres qui le sous-tendent; mettez-les d'abord à jour. Consultez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une partie de l'écart est un prêt : consultez inscrire un prêt d'entreprise.
• Une partie de l'écart vient de retraits du propriétaire : consultez inscrire les retraits du propriétaire, inscrire les distributions d'une société de type S, paiements garantis et retraits d'associés ou dividendes versés au propriétaire d'une société de type C.
• Le propriétaire a pris de l'argent d'une société sous forme de prêt : consultez emprunter à votre propre société.
• Une partie de l'écart est un achat : consultez passer en charges ou capitaliser les petits achats.
• Vous avez peut-être manqué des paiements d'impôt estimatif : consultez les paiements trimestriels d'impôt estimatif ou les paiements d'impôt estimatif d'une société de type S, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les chiffres qui les sous-tendent sont incertains.
• Votre bénéfice lui-même semble erroné : consultez un état des résultats qui semble erroné.
• Vous êtes une startup qui compare la consommation nette de trésorerie au solde bancaire : consultez taux de consommation de trésorerie et autonomie financière à partir de vos livres.
• Un prêteur se fie à votre état des résultats : consultez états financiers pour un prêt bancaire.