יתרות פתיחה כשהנהלת החשבונות מתחילה באיחור

האם חייבים לרשום כל מה שקרה לפני שהנהלת החשבונות התחילה?

לעיתים קרובות לא, לגבי שנה שהסתיימה והדוח שלה הוגש: הספרים יכולים להתחיל ממאזן הסגירה של אותה שנה, כל עוד הדוח שהוגש הוא בסיס אמין. כן, לכל שנה שהדוח שלה עדיין לא הוגש, כי דוח מדווח הכנסות והוצאות על כל שנת המס. IRS קובע שבכפוף למעט חריגים, החוק אינו דורש סוג מסוים של רישומים, אבל הרישומים חייבים לתמוך במה שהדוח מדווח.

המקרה אינו פשוט, וכדאי להסדיר אותו עם מכין דוחות לפני שמזינים משהו, כשדוח הוגש או שמועד ההגשה שלו הגיע לשנה שהספרים שלכם אינם מכסים, כשלשנה קודמת אין דוח שהוגש, כשיתרות הפתיחה לא יתאימו לדוח האחרון שהוגש, כשציוד מעולם לא הופחת, או כשכסף עסקי ואישי היו באותו חשבון. קודם כול אספו:

• דפי חשבון לכל חשבון בנק, כרטיס אשראי והלוואה, אחד לכל חודש אחורה עד היום הראשון של שנת המס.
• היתרה בכל חשבון ביום שלפני תאריך ההתחלה.
• רשימת ציוד עם תאריכי רכישה ועלויות.
• הדוח האחרון שהוגש.
• רישום של כסף שהבעלים הכניסו או משכו.

שמרו את המסמכים שמאחורי השנים הקודמות. IRS קובע ששומרים רישומים כל עוד הם עשויים להידרש כדי להוכיח הכנסה או ניכויים בדוח, ויתרת פתיחה אינה מחליפה אותם: כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

איזה תאריך התחלה לבחור, ולמה שנת המס חשובה?

תאריך ההתחלה הרגיל הוא היום הראשון של שנת מס: 1 בינואר לעסק עם שנה קלנדרית. שנת מס היא התקופה השנתית שעסק משתמש בה כדי לנהל רישומים ולדווח על הכנסות והוצאות.

• הספרים תואמים את הדוח. חשבונות הכנסה והוצאה נסגרים בסוף כל שנת מס, וחשבונות נכסים, התחייבויות והון נשארים לשנה הבאה. התחלה ביום הראשון של השנה גורמת לדוח רווח והפסד הראשון לכסות בדיוק את מה שהדוח מכסה.
• קל יותר לתמוך בהון. פתיחה ביום אחר מכניסה להון הפתיחה את הרווח שנצבר עד כה השנה, נתון שאף דוח שהוגש אינו כולל.
• עסק חדש מתחיל ביומו הראשון, רק עם מה שהבעלים הכניסו. ישות שלא התקיימה שנה שלמה מגישה דוח לתקופה הקצרה יותר שבה התקיימה. עסק עם שנת כספים מתחיל ביום הראשון של שנת הכספים שלו.

עסק שמעולם לא הגיש בוחר את שנת המס ואת שיטת החשבונאות שלו עם הדוח הראשון, אלא אם חובה עליו להשתמש בשנת מס מסוימת, ואחרי הדוח הזה שינוי השיטה דורש בדרך כלל אישור IRS. לכל אחת מהבחירות יש כללים משלה: שיטת מזומן או שיטת צבירה בעסק קטן, שנת כספים או שנה קלנדרית.

מה נכנס ליתרת פתיחה?

יתרת פתיחה היא היתרה של כל נכס, חוב וחשבון בעלים בתאריך ההתחלה. נכסים פחות חובות משאירים הון.

כסף שהתקבל על עבודה שעוד לא בוצעה יכול להיות התחייבות בספרים, ובכל זאת נחשב בדרך כלל להכנסה כשהוא מתקבל אלא אם חלה דחייה בשיטת צבירה: תשלומים מראש ופיקדונות של לקוחות.

הון הוא תוצאה ולא נתון קלט. כשהוא יוצא גדול או שלילי באופן לא צפוי, צריך הסבר: חשבון חסר או מספר שגוי, או, בנתון שלילי, הפסדים או משיכות שבאמת עלו על מה שהוכנס. חשבון Opening Balance Equity.

איך רושמים את העסקאות מהחודשים שלפני שהנהלת החשבונות התחילה?

הזינו אותן מדפי החשבון, חודש אחר חודש, החל מהיום הראשון של שנת המס. יתרת פתיחה שתאריכה הוא היום שבו הוקמו הספרים אינה מחליפה את החודשים האלה; דוח רווח והפסד שנבנה מהספרים האלה היה משמיט את ההכנסות וההוצאות שלהם, וכך גם דוח שהוכן ממנו.

1. קבעו את יתרות הפתיחה ביום הראשון של שנת המס, או ביום שבו העסק התחיל אם הוא מאוחר יותר.
2. הזינו כל חודש קודם מדפי החשבון של הבנק ושל כרטיס האשראי, עם מקור אחד לכל חודש.
3. בצעו התאמה לחודש לפני שמתחילים את הבא. פרסום 583 קובע לבצע התאמה בחשבון העו״ש בכל חודש, כך שדף החשבון, פנקס השיקים והספרים יהיו תואמים.
4. מיינו את ההפקדות לפי שיטת החשבונאות. בשיטת מזומן, תשלומי לקוחות הם הכנסה כשהם מתקבלים. בשיטת צבירה, תשלום על חשבונית שכבר נרשמה מנקה את החייבים ואינו הכנסה פעם נוספת. כסף שהבעלים הכניס, הלוואות והעברות בין חשבונות אינם מכירות: אילו הפקדות אינן הכנסה.
5. שמרו את החשבונית או הקבלה שמאחורי כל עלות. הוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי: קבלות שאבדו.

אם כסף עסקי ואישי היו באותו חשבון באותם חודשים, מיינו אותו לפני ההזנה: תיקון ערבוב בין כספי העסק לכספים אישיים.

איך מעריכים ציוד ונכסים אחרים שהיו בבעלותי לפני שהספרים התחילו?

השתמשו בעלות עבור מה שהעסק קנה. בסיס עלות (basis) הוא הסכום שעליו מחשבים פחת. לגבי משהו שבעל עסק יחידני, או הבעלים של LLC עם בעלים יחיד שממוסה כעסק יחידני, מעביר משימוש אישי, בסיס הפחת הוא הנמוך מבין שווי השוק לבין העלות המותאמת שלו ביום ששימושו השתנה. לאחר מכן הציגו את הפחת שכבר ננקט או שהיה מותר לנקוט.

מועד השינוי הוא היום שבו השימוש העסקי התחיל, לא היום שבו הספרים התחילו. מחשב נייד שמשמש בעסק מאז השנה שעברה שינה את שימושו בשנה שעברה, ולכן שוויו באותו יום קובע את הבסיס, וייתכן שפחת של השנה שעברה כבר היה מותר. פריט שבעלים מכניס לשותפות שומר בדרך כלל את בסיס העלות המותאם של הבעלים (⁦26 U.S.C. § 723⁩). פריט שמוכנס לחברה בחילופין מזכה תמורת מניות (סעיף 351, שדורש שליטה מיד אחרי ההעברה) שומר בדרך כלל גם הוא, אבל אם שווי הפריטים יחד נמוך מבסיס העלות של הבעלים בהם, בסיס העלות של החברה מוגבל לשווי השוק. הבעלים והחברה יכולים במקום זאת להסכים בכתב להפחית את בסיס העלות של הבעלים במניות, עם הצהרה שמוגשת בדוח המקורי שהוגש במועד לשנת ההעברה; אי אפשר לבטל את הבחירה (⁦26 U.S.C. § 362(e)(2)⁩, ⁦26 CFR 1.362-4⁩, פרסום 542). LLC שממוסה כחברה פועל לפי הכלל הזה של חברות גם עם בעלים אחד. איזה כלל חל הוא החלטה של מכין הדוחות: הכנסת נכסים אישיים ל-⁠LLC שלכם.

ציוד שנמחק במלואו, למשל לפי סעיף 179, עדיין שייך לרשימה: הוא כבר החזיר את בסיס העלות שלו, ולכן הוא מוצג בעלות עם פחת נצבר שווה לעלות.

אם דוח קודם דילג על פחת, העלות עדיין מופחתת במה שהיה מותר. פחת שהיה מותר בשנה קודמת אי אפשר להשלים בדוח של השנה הנוכחית; דוח מתוקן או שינוי שיטת חשבונאות מתקנים זאת, ומה מהם חל תלוי בעובדות (פרסום 946): שחזור לוח פחת חסר.

מהי פקודת היומן עבור פחת נצבר או הפחתה נצברת כיתרת פתיחה?

פחת נצבר נכנס כיתרת זיכוי לצד עלות הציוד, בתוך פקודת הפתיחה האחת שכוללת גם את יתרת הבנק, את החובות ואת ההון. הוא אינו הוצאה של השנה הנוכחית: הפחת של שנים קודמות שייך לשנים האלה.

• חייבו כל נכס: יתרת הבנק, ציוד בעלות, מלאי בעלות.
• זכו את הפחת הנצבר ואת כל חוב. זכו את ההון בהפרש, או חייבו אותו אם ההפרש הוא גירעון.
• סך החיובים שווה לסך הזיכויים, כפי שרישום כפול דורש.

הפחתה נצברת פועלת באותו אופן בנכסים בלתי מוחשיים כמו עלויות הקמה: חייבו את הנכס בעלותו המלאה וזכו הפחתה נצברת על החלק שכבר נוכה. בציוד המונח הוא פחת. הדוגמה מראה את פקודת הפחת במספרים.

איך מטפלים בכסף שהבעלים הכניסו או משכו לפני ההתחלה?

כסף שבעלים מכניס או מושך בתור בעלים אינו הכנסה ואינו הוצאה. משיכות של בעל עסק יחידני הן משיכות בעלים גם כשהבעלים עובד בעסק. תשלום של חברה לבעלים שעובד בה עובר בדרך כלל דרך השכר. תשלומי שירות לשותף כפופים לכללי שותפות; תשלומים מובטחים הם תשלומים שנקבעו בלי קשר לרווחי השותפות (⁦26 U.S.C. § 707(c)⁩). לשנים קודמות זה כבר נכלל בהון הפתיחה. בחודשי השנה הנוכחית שאתם מזינים מדפי חשבון, רשמו כל העברה כהפקדת בעלים או כמשיכת בעלים.

אם כסף שבעלים הכניס היה הלוואה או הון משנה את הספרים ואת הדוח. אם אין מסמכים שמראים מה זה היה, הסדירו זאת עם מכין דוחות לפני פקודת הפתיחה: הפקדת בעלים או הלוואה ל-⁠LLC שלכם, הלוואות לבעלי מניות במאזן וחשבונות הון של שותפים.

אם הגשתי דוחות בעבר, איך יתרות הפתיחה מתיישבות עם הדוח האחרון?

השוו סכומים למאזן (Schedule L) בדוח האחרון שהוגש, אם יש בו כזה. בדוח של בעל עסק יחידני אין.

ההוראות לטפסים 1065, ⁦1120-S⁩ ו-1120 קובעות כולן שהמאזנים ב-⁠Schedule L צריכים להתאים לספרים ולרישומים. אם הדוח הקודם הוכן בלי ספרים, ייתכן ש-⁠Schedule L שלו נשען על הערכות שדפי החשבון אינם תומכים בהן.

כשיתרות הפתיחה שונות מ-⁠Schedule L שהוגש, כפיית התאמה, או השארת הפער בחשבון הון כללי, מסתירה את ההפרש. רישום ההפרש וסיבתו שומר אותו גלוי. הפרש שמעיד על טעות בדוח שהוגש הוא החלטה של מכין הדוחות: עודפים שאינם תואמים לדוח של השנה שעברה. לספרים שמועברים מרואה חשבון ישן או מתוכנה ישנה, השתמשו ביתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

מה הוצאתי לפני יום הפתיחה, ואיך מטפלים בעלויות הקמה?

הוצאה לפני שהעסק התחיל היא בדרך כלל עלות הקמה: חלק מנוכה בשנה הראשונה והשאר מפוזר על פני 180 חודשים. היום שבו הספרים שלכם התחילו אינו היום שבו העסק התחיל, ותאריך ההתחלה של העסק הוא מה שכללי המס משתמשים בו. הוצאות תפעול אחרי שהעסק התחיל אבל לפני שהספרים התחילו שייכות לשנה שבה שיטת החשבונאות משייכת אותן, גם אם אתם רושמים אותן רק עכשיו. ציוד, מלאי והוצאות הון אחרות כפופים לכללים משלהם.

עלויות הקמה הן מה שמוציאים לפני שפעילות העסק מתחילה בפועל. הן נחשבות אם היו ניתנות לניכוי בעסק שכבר פועל; ריבית, מסים ועלויות מחקר כפופים לכללים משלהם (⁦26 U.S.C. § 195(c)⁩). לחברה או לשותפות יש כלל מקביל לעלויות התאגדות. ציוד שונה: את עלותו מחזירים בדרך כלל באמצעות פחת.

בספרים, החלק מעלויות ההקמה שעדיין לא נוכה הוא נכס נפרד ביתרת הפתיחה. סעיף 195 אינו קובע מבחן למועד תחילת העסק, מלבד שעסק שנרכש מתחיל כשרוכשים אותו. אם התאריך הזה לא ברור, או שהעלויות גדולות, הסדירו זאת לפני פקודות הפתיחה. הסכומים והבחירה: עלויות הקמה ל-⁠LLC או לבעל עסק יחידני. עלויות ששולמו באופן אישי: עלויות הקמה ששולמו באופן אישי לפני ה-⁠LLC.

איך בודקים שיתרות הפתיחה נכונות?

יתרות הפתיחה נכונות כשהספרים החדשים תואמים את דפי החשבון, את רשימת הנכסים ואת הדוח האחרון שהוגש, או כשכל הפרש נרשם ומוסבר.

התאמה ראשונה שלא מתחילה מהיתרה הנכונה: יתרת הפתיחה של ההתאמה שגויה. שגרת סגירה שוטפת: רשימת הבדיקות לסגירת חודש.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מפתחת עצמאית מתחילה ספרים ביולי

מפתחת התחילה לעבוד כעצמאית ב-⁠1 בפברואר וקיבלה מלקוחות ⁦$40,000⁩ עד סוף יוני, עם ⁦$4,000⁩ של עלויות תוכנה ומנויים. היא מתחילה ספרים ביולי. ה-⁠Schedule C שלה מכסה את כל השנה, ולכן היא קובעת את תאריך ההתחלה ל-⁠1 בפברואר עם יתרת פתיחה אפס, ואז מזינה את פברואר עד יוני מדפי חשבון הבנק שלה. פתיחת הספרים ב-⁠1 ביולי עם יתרת בנק הייתה משאירה את חמשת החודשים האלה מחוץ לדוח הרווח וההפסד, ו-⁠Schedule C שנבנה מהספרים היה משמיט את ⁦$40,000⁩. אילו עבדה כעצמאית שנים והדוח של השנה שעברה הוגש, היא הייתה קובעת את יתרות הפתיחה ב-⁠31 בדצמבר של השנה שעברה מדפי החשבון ומרשימת הנכסים, ומזינה את ינואר עד יוני מדפי חשבון הבנק.

LLC עם שני חברים פותח ספרים ב-⁠1 בינואר

שני שותפים שווים מתחילים ספרים ב-⁠1 בינואר, עם הפקדות שוות ומשיכות שוות. דפי החשבון מראים ⁦$12,000⁩ בבנק ו-⁦$5,000⁩ חוב בהלוואה. רשימת הנכסים מראה ציוד שנקנה ב-⁦$8,000⁩ עם פחת של ⁦$3,000⁩ עד היום. ההון הוא מה שנשאר: ⁦$12,000⁩ + ⁦$8,000⁩ − ⁦$3,000⁩ − ⁦$5,000⁩ = ⁦$12,000⁩, ⁦$6,000⁩ לכל אחד. אילו ההפקדות או המשיכות שלהם היו שונות, חשבון ההון של כל אחד היה עוקב אחרי ההפקדות, חלק הרווח והמשיכות שלו.

הציוד נטו, ⁦$5,000⁩, וסך ההון, ⁦$12,000⁩, מושווים אחר כך ל-⁠Schedule L האחרון שהוגש ולהון הסיום של השותפים ב-⁠Schedules ⁦K-1⁩ שלהם. אם לא נדרש Schedule L, אין מה להשוות, ודפי החשבון ורשימת הנכסים הם הראיה.

מחשב נייד עובר לעסק של בעלת עסק יחידני

בעלת עסק יחידני קנתה מחשב נייד ב-⁦$1,800⁩ לשימוש אישי. כשהיא מתחילה להשתמש בו בעסק שוויו ⁦$900⁩. בסיס הפחת שלו הוא הנמוך מבין השניים, ⁦$900⁩. פקודת הפתיחה היא חיוב ציוד וזיכוי הון בעלים, שניהם ⁦$900⁩. את ⁦$900⁩ האחרים אי אפשר להפחית, ומכירה מאוחרת תשתמש בכללי בסיס שונים לרווח ולהפסד (פרסום 551).

המצב שלכם שונה?

• הגיע מועד ההגשה של דוח לשנה שהספרים לא מכסים, או שדוח שהוגש אולי אינו אמין: איזה תאריך התחלה להשתמש בו, אילו חודשים קודמים לשחזר ואיך להכניס את היתרות שלפני הספרים הן שאלות של שיקול דעת שתלויות בעובדות. ראו השלמת הנהלת חשבונות שמפגרת ועזרה בהנהלת חשבונות.
• דוחות לשנים קודמות לא הוגשו מעולם: ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.
• יתרות הפתיחה אינן מתיישבות עם דוח שהוגש, או שסכום גדול שלא מוסבר יושב בחשבון הון: ראו עודפים שאינם תואמים לדוח של השנה שעברה, חשבון Opening Balance Equity ועזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם דוחות של רואה חשבון קודם או קובץ קודם: השתמשו ביתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• קניתם בכספכם סחורה למכירה לפני הפתיחה: ראו מלאי שכבר היה בבעלותכם בתחילת הדרך.
• פחת לא נתבע מעולם או שרשימת הנכסים אבדה: ראו שחזור לוח פחת חסר ועזרה בהנהלת חשבונות.
• הון השותפים לא נוהל מעולם: ראו שחזור חשבונות הון של שותפים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק הוא נכס להשכרה: ראו השלמת הנהלת חשבונות של נכס להשכרה.
• אתם בעלים של החברה האמריקאית מחוץ לארה״ב: ראו הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה.
• שילמתם לעובדים או גביתם מס מכירה באותם חודשים: ראו פיגור במסי שכר והשלמת מס מכירה שלא נגבה.
• אתם לא בטוחים אם לנקות, להשלים או להתחיל קובץ חדש: ראו ניקוי או התחלה מחדש.
• העסק בקנדה: ראו ספרים אחרי התאגדות של עסק יחידני וספרים קנדיים שמפגרים.