कनाडा में कंपनी कैसे बनाएँ: चरण-दर-चरण, संघीय या प्रांतीय

आप कनाडा में व्यवसाय की कंपनी कैसे बनाते हैं?

आप किसी रजिस्ट्री में, संघीय या प्रांतीय, आर्टिकल्स फ़ाइल करके कंपनी बनाते हैं, और फिर उससे बनी कंपनी को संगठित करते हैं। संघीय रास्ते में फ़ाइलिंग के पाँच चरण हैं: कंपनी का नाम तय करना, आर्टिकल्स तैयार करना, पंजीकृत कार्यालय और पहले निदेशक बताना, महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों की जानकारी देना, और फिर ऑनलाइन फ़ाइल करके $200 भरना (Corporations Canada; शुल्क)। इसके बाद तीन और चरण हैं: कंपनी को संगठित करना, उसे अपने प्रांत में और CRA के पास पंजीकृत करना, और पहले साल की फ़ाइलिंग समय पर रखना।

एक प्रांत से चलने वाला एक-स्वामी का व्यवसाय आम तौर पर सरल होता है। कुछ मामलों में ज़्यादा सावधानी चाहिए: जब कोई संस्थापक कनाडा के बाहर रहता हो (संघीय निदेशक-निवास नियम), जब दो या ज़्यादा संस्थापक हों (शेयर का बँटवारा और हस्तांतरण की सीमाएँ), जब मौजूदा व्यवसाय या उसकी संपत्ति कंपनी में जानी हो, या जब कंपनी एक से ज़्यादा प्रांतों में काम करेगी।

शुरू करने से पहले ये चीज़ें जुटा लें: प्रस्तावित नाम या नंबर वाला नाम लेने का फ़ैसला, वह प्रांत जहाँ व्यवसाय चलेगा, हर निदेशक का नाम, पता और वह कनाडा का निवासी (resident Canadian) है या नहीं (यानी कनाडा में रहने वाला नागरिक या स्थायी निवासी), पंजीकृत कार्यालय का ऐसा पता जहाँ डाक भरोसे से मिलती हो, किसे कौन से शेयर मिलेंगे और वे कितना भुगतान करेंगे, आप जो वित्त वर्ष-अंत रखना चाहते हैं, और हर उस व्यक्ति की जन्म-तिथि, नागरिकता, कर निवास और घर का पता जिसके पास 25% या उससे ज़्यादा मत या शेयर-मूल्य है, या जिसका वास्तविक नियंत्रण है।

शुरू करने से पहले: क्या कंपनी बनानी चाहिए, और कौन बना सकता है?

कंपनी बनाना फ़ायदे का है या नहीं, यह आपकी आय और योजनाओं पर निर्भर करता है; देखें एकल स्वामित्व या कंपनी। संघीय कानून के तहत एक या अधिक व्यक्ति या कंपनियाँ कंपनी बना सकती हैं; व्यक्ति की उम्र कम से कम 18 साल होनी चाहिए, उसे अक्षम घोषित न किया गया हो और वह दिवालिया न हो (CBCA, धारा 5)।

धारा 5 में कंपनी बनाने वालों के लिए नागरिकता या निवास की कोई शर्त नहीं है। निवास का नियम निदेशकों पर लागू होता है (चरण 4); नए आने वाले लोग और कनाडा के बाहर रहने वाले लोग नए आने वाले या अनिवासी के रूप में कंपनी बनाना पढ़ें।

चरण 1: संघीय कंपनी बनाएँ या प्रांतीय?

संघीय कंपनी को शब्दों वाला ऐसा नाम मिलता है जिसे पूरे कनाडा में इस्तेमाल किया जा सकता है, लेकिन उसे हर उस प्रांत या territory में पंजीकरण कराना होता है जहाँ वह व्यवसाय करती है, अपने गृह प्रांत में भी। प्रांतीय कंपनी अपने प्रांत में पंजीकृत होती है और जिस दूसरे प्रांत में फैलती है वहाँ पंजीकरण कराती है (Corporations Canada; BC का उदाहरण)।

संघीय या प्रांतीय होने से कंपनी की आयकर दर तय नहीं होती। किसी प्रांत में "व्यवसाय करना" किसे कहते हैं, और पूरी तुलना, संघीय या प्रांतीय निगमन में है।

चरण 2: नाम वाली या नंबर वाली कंपनी, और क्या NUANS रिपोर्ट चाहिए?

नंबर वाला नाम रजिस्ट्री देती है और उसके लिए नाम की खोज नहीं करनी पड़ती; शब्दों वाले नाम को मंज़ूरी चाहिए। संघीय नंबर वाला नाम "12345678 Canada Inc." जैसा दिखता है, और कंपनी किसी अलग व्यावसायिक नाम से भी काम कर सकती है (Corporations Canada)।

एक बार मंज़ूर हुआ संघीय शब्दों वाला नाम आपको पूरे कनाडा में उसे इस्तेमाल करने का कानूनी हक देता है। ट्रेड नाम, चालान और बाद में बदलाव के लिए देखें नाम वाली या नंबर वाली कंपनी।

चरण 3: निगमन के आर्टिकल्स में क्या होता है?

आर्टिकल्स कंपनी का ढाँचा तय करते हैं: उसके शेयर की श्रेणियाँ, निदेशकों की संख्या, शेयर के हस्तांतरण पर कोई सीमा, और व्यवसाय क्या कर सकता है इस पर कोई सीमा। संघीय स्तर पर आप बुनियादी या अपनी मर्ज़ी के आर्टिकल्स चुनते हैं (Corporations Canada)।

ज़्यादातर छोटी कंपनियों के आर्टिकल्स शेयर हस्तांतरण पर रोक लगाते हैं, और तब हर शेयर प्रमाणपत्र में उस रोक का ज़िक्र होना चाहिए (अगले कदम)। आर्टिकल्स में तय निदेशकों की संख्या बाद में बदलनी हो तो आर्टिकल्स में संशोधन करना पड़ता है (निदेशक)। दो संस्थापक हों, या जीवनसाथी या बच्चे शेयरधारक हों, तो पहले श्रेणियाँ तय कर लें: देखें कंपनी बनाते समय शेयर की श्रेणियाँ।

चरण 4: पंजीकृत कार्यालय और पहले निदेशक

संघीय कंपनी का पंजीकृत कार्यालय हमेशा उसी प्रांत में होना चाहिए जिसका नाम उसके आर्टिकल्स में है (CBCA, धारा 19)। कंपनी के रिकॉर्ड वहीं रखे जाते हैं, कानूनी दस्तावेज़ वहीं तामील होते हैं, और वहाँ भेजी गई कोई भी चीज़ कानूनन मिली हुई मानी जाती है, इसलिए ऐसा पता चुनें जहाँ कोई भरोसे से डाक लेता हो (Corporations Canada)। वार्षिक रिटर्न की याद दिलाने वाले पत्र वहीं, या फ़ाइल पर दर्ज किसी दूसरे पते पर, भेजे जाते हैं, जब तक आप ईमेल रिमाइंडर न लें (अगले कदम)।

हर कंपनी में कम से कम एक निदेशक होना ज़रूरी है। निदेशक व्यक्ति ही होना चाहिए, उसकी उम्र कम से कम 18 साल हो, उसे अक्षम घोषित न किया गया हो और वह दिवालिया न हो; एक ही व्यक्ति अकेला निदेशक, अधिकारी और शेयरधारक हो सकता है (निदेशक)। संघीय स्तर पर कम से कम 25% निदेशक आम तौर पर कनाडा के निवासी (resident Canadian) होने चाहिए; चार से कम निदेशक हों तो कम से कम एक होना चाहिए। कनाडा का निवासी आम तौर पर वह कनाडाई नागरिक या स्थायी निवासी है जो सामान्यतः कनाडा में रहता है, इसलिए केवल वर्क या स्टडी परमिट पर यहाँ रहना काफ़ी नहीं है (CBCA, धारा 2)। फ़ाइलिंग में हर निदेशक का नाम, पता और कनाडा के निवासी होने की स्थिति पूछी जाती है।

निदेशक बनने में निजी जोखिम है। अगर कंपनी पेरोल कटौतियाँ और GST/HST जमा करने में चूकती है, तो निदेशक कंपनी के साथ ज़िम्मेदार होते हैं, जब तक कि उन्होंने चूक रोकने के लिए वैसी सावधानी न बरती हो जैसी कोई समझदार व्यक्ति बरतता; निदेशक पद छोड़ने के बाद दो साल तक CRA उसके पीछे जा सकती है (Income Tax Act, धारा 227.1; Excise Tax Act, धारा 323)। संघीय कानून के तहत वे कर्मचारियों को छह महीने तक की बकाया मज़दूरी के लिए भी ज़िम्मेदार होते हैं (CBCA, धारा 119)। सिर्फ़ निवास का नियम पूरा करने के लिए नाम में डाले गए दोस्त पर भी यही जोखिम आता है।

पंजीकृत कार्यालय का पता और निदेशकों के नाम व पते सार्वजनिक होते हैं, चाहे पता घर का ही क्यों न हो। निदेशक घर के पते की जगह सेवा के लिए कोई पता दे सकता है (अगले कदम)। प्रांत निदेशकों के अपने नियम तय करते हैं: Ontario ने निवासी-निदेशक की शर्त हटा दी है (Ontario सूचना), BC रजिस्ट्री के अनुसार उसके कानून में निदेशक के निवास की कोई शर्त नहीं है (BC रजिस्ट्री), और Alberta ने अपना नियम हटा दिया है पर Alberta में रहने वाला agent for service ज़रूरी रखा है (Alberta Business Corporations Act, धारा 20.1 और 105)। बाकी प्रांतों और बिना निवास वाले संस्थापकों के लिए देखें नए आने वाले या अनिवासी के रूप में कंपनी बनाना।

चरण 5: महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्ति, फिर ऑनलाइन फ़ाइल करें और शुल्क भरें

जमा करने से पहले संघीय कंपनी अपने महत्वपूर्ण नियंत्रण वाले व्यक्तियों (individuals with significant control) की जानकारी देती है: जो कोई मतदान वाले शेयरों के, या उचित बाज़ार मूल्य के हिसाब से शेयरों के, 25% या उससे ज़्यादा का स्वामी है, उसे नियंत्रित करता है या उसका निर्देशन करता है, या शेयर न होने पर भी जिसका वास्तविक नियंत्रण है (Corporations Canada)। हर व्यक्ति के लिए रजिस्टर में पूरा कानूनी नाम, जन्म-तिथि, नागरिकता, कर निवास का देश, घर का पता, सेवा का पता (अगर वे घर का पता सार्वजनिक नहीं करना चाहते), वह तारीख जब वे ऐसे व्यक्ति बने और वे कंपनी को कैसे नियंत्रित करते हैं, दर्ज होता है। Corporations Canada हर व्यक्ति का नाम, घर का पता या दिया गया सेवा का पता, तारीखें और नियंत्रण का प्रकार प्रकाशित करती है (सार्वजनिक प्रकटीकरण)।

फिर Corporations Canada के Online Filing Centre से फ़ाइल करें और $200 भरें। ऑनलाइन निगमन की प्रक्रिया एक कार्यदिवस में पूरी होती है; तेज़ विकल्प ज़्यादा महँगा है (शुल्क)। आपको निगमन प्रमाणपत्र मिलता है, और CRA अपने आप कंपनी को बिज़नेस नंबर और कंपनी आयकर खाता दे देती है (CRA)।

कंपनी को अपना महत्वपूर्ण नियंत्रण का रजिस्टर रखना होगा, उसे साल में कम से कम एक बार और किसी बदलाव का पता चलने के 15 दिन के भीतर अपडेट करना होगा, और बदलाव Corporations Canada को 15 दिन के भीतर फ़ाइल करने होंगे (Corporations Canada)। खुद फ़ाइल करना या वकील के ज़रिए फ़ाइल करना, इनकी तुलना खुद कंपनी बनाएँ या वकील लें में है।

चरण 6: कंपनी को संगठित करें: उपनियम, पहले प्रस्ताव, शेयर और कार्यवृत्त पुस्तिका

प्रमाणपत्र से कंपनी बन जाती है, लेकिन जब तक भुगतान लेकर शेयर जारी नहीं होते, कंपनी का कोई स्वामी नहीं होता। निदेशक पहली बैठक में, या सभी निदेशकों के दस्तख़त वाले लिखित प्रस्तावों से, कंपनी को संगठित करते हैं (अगले कदम; निदेशक)।

1. उपनियम बनाएँ, जिनमें वित्त वर्ष-अंत, बैंकिंग व्यवस्था और बैठकों के नियम तय हो सकते हैं। शेयरधारक अपनी अगली बैठक में उनकी पुष्टि करते हैं।
2. शेयर प्रमाणपत्रों और कंपनी के रिकॉर्ड के फ़ॉर्म अपनाएँ।
3. शेयर जारी करने का प्रस्ताव पास करें और उसे कार्यवृत्त पुस्तिका में दर्ज करें।
4. पूरा भुगतान लें, फिर शेयर जारी करें। शेयर तब तक जारी नहीं हो सकता जब तक उसका पूरा भुगतान पैसे, संपत्ति या बीते काम की सेवाओं में न हो गया हो, और शेयरधारक का, या उससे arm's length पर न रहने वाले किसी का, वादा-पत्र (promissory note) संपत्ति नहीं गिना जाता (CBCA, धारा 25)।
5. हर शेयरधारक को प्रमाणपत्र दें जिसमें कंपनी का नाम, धारक, और शेयरों की संख्या व श्रेणी हो।
6. अधिकारी नियुक्त करें, बैंकिंग की व्यवस्था करें और महत्वपूर्ण नियंत्रण का रजिस्टर शुरू करें।
7. निगमन के 18 महीने के भीतर पहली शेयरधारक बैठक करें, या उसकी जगह हर मतदान वाले शेयरधारक से लिखित प्रस्ताव पर दस्तख़त करवाएँ, ताकि निदेशक चुने जाएँ और उपनियमों की पुष्टि हो (CBCA, धारा 133; धारा 142)।

एक आम गलती यह है कि आर्टिकल्स फ़ाइल करके रुक जाया जाता है। कोई व्यक्ति शेयरधारक तब बनता है जब शेयर उसके नाम पर जारी होते हैं, इसलिए तब तक कंपनी के पास लाभांश देने के लिए कोई शेयरधारक नहीं होता। देखें नई कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका और, अगर आप ऑनलाइन फ़ाइल कर चुके हैं, ऑनलाइन निगमन के बाद।

चरण 7: अपने प्रांत में पंजीकरण कराएँ और CRA खाते खोलें

संघीय कंपनी हर उस प्रांत या territory में पंजीकरण कराती है जहाँ वह व्यवसाय करती है। Ontario, Nova Scotia और Newfoundland and Labrador का पंजीकरण शायद संघीय फ़ाइलिंग से ही हो चुका हो (प्रांत से पुष्टि कर लें); Alberta, British Columbia, Manitoba, Saskatchewan और क्यूबेक का पंजीकरण Corporations Canada की साझेदार सेवा से शुरू होता है (Corporations Canada)।

CRA की तरफ़, संघीय निगमन और Alberta, British Columbia, Manitoba, New Brunswick, Nova Scotia, Ontario, Saskatchewan या Prince Edward Island में निगमन से बिज़नेस नंबर और कंपनी आयकर खाता अपने आप मिल जाता है। बाकी जगह, क्यूबेक सहित, दोनों के लिए CRA में पंजीकरण कराना होता है (CRA)।

क्यूबेक में आम तौर पर GST/HST का प्रशासन Revenu Québec करता है, और वहाँ के नियोक्ता को स्रोत पर कटौती के लिए Revenu Québec में भी पंजीकरण कराना पड़ सकता है (CRA GST/HST; CRA पेरोल)। हर खाता कैसे जोड़ें और गलत बने खाते को कैसे सुधारें, यह कंपनी बनाने के बाद में है; GST/HST का समय GST/HST के लिए पंजीकरण कब करें में है।

चरण 8: पहले साल का कैलेंडर कैसा दिखता है?

रजिस्ट्री और CRA, दोनों हर साल फ़ाइलिंग की उम्मीद रखती हैं, और कंपनी का बहीखाता पहले दिन से इन्हें सहारा देने लायक होना चाहिए (अगले कदम; CRA T2 गाइड)।

Corporations Canada ऐसी कंपनी को भंग कर सकती है जो वार्षिक रिटर्न फ़ाइल करना बंद कर दे; देखें कंपनी का वार्षिक रिटर्न। पहला कर वर्ष बारह महीने से छोटा हो सकता है, पर निगमन के 53 सप्ताह से आगे नहीं जा सकता (Income Tax Act, धारा 249.1); देखें आपका पहला कंपनी कर वर्ष। पहले दिन से कंपनी का पैसा उसके अपने बैंक खाते से चलाएँ और शेयर का भुगतान दर्ज करें; नई CCPC का बहीखाता बताता है कैसे।

Ontario, British Columbia, Alberta और क्यूबेक में चरण कैसे अलग हैं?

चरणों का ढाँचा हर प्रांत में वही रहता है; नाम की जाँच, फ़ाइल करने की जगह और सालाना फ़ाइलिंग बदलती हैं।

उदाहरण

सिर्फ़ समझाने के लिए; रकम कनाडाई डॉलर में हैं।

Ottawa की सलाहकार, नंबर वाली संघीय कंपनी

एक सलाहकार ऑनलाइन बुनियादी आर्टिकल्स फ़ाइल करती है और नंबर वाला नाम लेती है, और संघीय शुल्क $200 भरती है। वह अकेली निदेशक है और कनाडा की निवासी (resident Canadian) है, और पंजीकृत कार्यालय व सेवा के पते के रूप में व्यावसायिक पता इस्तेमाल करती है, क्योंकि दोनों सार्वजनिक होते हैं। Ontario का पंजीकरण संघीय फ़ाइलिंग से भर जाता है; वह Ontario से उसकी पुष्टि कर लेती है। प्रमाणपत्र आने के बाद निदेशकों का प्रस्ताव उसे C$100 में 100 साधारण शेयर जारी करता है, जो उसके निजी खाते से कंपनी के नए खाते में जमा होते हैं और कार्यवृत्त पुस्तिका में दर्ज होते हैं। वह महत्वपूर्ण नियंत्रण के रजिस्टर में खुद को उसी सेवा के पते के साथ दर्ज करती है, इसलिए उसका घर का पता प्रकाशित नहीं होता। पहला वार्षिक रिटर्न पहली वर्षगाँठ के 60 दिन के भीतर देय है, और पहला T2 उपनियमों में तय वर्ष-अंत के छह महीने के भीतर।

Edmonton की बेकरी, नाम वाली Alberta कंपनी

मालिक चाहते हैं कि प्रमाणपत्र पर बेकरी का नाम हो, इसलिए वे Alberta NUANS रिपोर्ट मँगवाते हैं और 90 दिन के भीतर registry agent के ज़रिए फ़ाइल करते हैं: आर्टिकल्स, पते की सूचना, निदेशकों की सूचना, agent for service की सूचना और रिपोर्ट। वे सरकारी शुल्क के ऊपर agent का सेवा शुल्क भी देते हैं, और बिज़नेस नंबर ईमेल से आ जाता है। बिक्री करीब C$8,000 प्रति तिमाही से शुरू होकर बढ़ती है, और वे चार तिमाहियों का चलता कुल हिसाब रखते हैं। अगर यह कुल छोटे आपूर्तिकर्ता की सीमा पार कर जाए जबकि कोई एक भी तिमाही पार न करे, तो उस तिमाही के बाद के महीने के अंत में कंपनी छोटी आपूर्तिकर्ता नहीं रहती और उसके बाद की पहली बिक्री से GST/HST के लिए पंजीकृत होनी चाहिए; वह अपनी मर्ज़ी से पहले भी पंजीकरण करा सकती है। हर साल वे T2 फ़ाइल करते हैं और जाँचते हैं कि कंपनी को Alberta रिटर्न भी फ़ाइल करना है या वह Alberta की फ़ाइलिंग छूट की हर शर्त पूरी करती है।

Vancouver में दो संस्थापक, BC की कंपनी

दो संस्थापक Name Request जमा करते हैं, करीब दो हफ़्ते मंज़ूरी का इंतज़ार करते हैं, और 56 दिन की आरक्षण अवधि के भीतर कंपनी बनाते हैं। दोनों निगमन के समझौते पर दस्तख़त करके 50 साधारण शेयर लेते हैं, और उनके आर्टिकल्स शेयर हस्तांतरण पर रोक लगाते हैं, ताकि निदेशकों की मंज़ूरी के बिना शेयर बेचे न जा सकें। पंजीकृत कार्यालय और रिकॉर्ड कार्यालय उनके किराये के स्टूडियो में हैं, पोस्ट ऑफ़िस बॉक्स पर नहीं। 10 मार्च को निगमित हुई कंपनी अगले साल 10 मार्च से 10 मई के बीच अपनी पहली वार्षिक रिपोर्ट फ़ाइल करती है, और उसके बाद हर साल।

आपके मामले में अलग है?

• कोई संस्थापक कनाडा के बाहर रहता है या उसके पास स्थायी निवास नहीं है: निदेशक और कार्यालय के नियम रास्ता बदल देते हैं, और कनाडा के बाहर से नियंत्रण होने पर कंपनी CCPC नहीं रह सकती, जो लघु व्यवसाय दर के लिए ज़रूरी दर्जा है; देखें कनाडा के बाहर से कनाडा में कंपनी बनाना, नए आने वाले या अनिवासी के रूप में कंपनी बनाना, नई कंपनी के लिए CCPC दर्जा और, मुख्य भूमि चीन के संस्थापकों के लिए, चीन में रहने वाले संस्थापक के लिए कनाडाई कंपनी, फिर कंपनी स्थापना में सहायता लें।
• कोई संस्थापक अमेरिकी नागरिक या ग्रीन कार्ड धारक है: कनाडाई कंपनी का स्वामित्व पहले साल से अमेरिकी फ़ाइलिंग ला सकता है; देखें कनाडाई कंपनियों के अमेरिकी स्वामी और सीमा-पार कर में सहायता।
• दो या ज़्यादा संस्थापक, या परिवार के सदस्य शेयरधारक हैं: फ़ाइल करने से पहले श्रेणियाँ, शेयर का भुगतान और हस्तांतरण की सीमाएँ तय कर लें; देखें कंपनी बनाते समय शेयर की श्रेणियाँ और कंपनी स्थापना में सहायता।
• कोई मौजूदा एकल स्वामित्व या साझेदारी कंपनी में जाएगी: इस हस्तांतरण के अपने कर और GST/HST चरण हैं, और संपत्ति कंपनी में डालना कर योग्य बिक्री हो सकती है, जब तक आप और कंपनी उस साल के आपके दोनों रिटर्न की देय तारीखों में से जो पहले हो उससे पहले संयुक्त धारा 85 चुनाव (Form T2057) फ़ाइल न करें (Income Tax Act, धारा 85); देखें एकल स्वामी से कंपनी की चेकलिस्ट, व्यवसाय को कंपनी में ले जाना और कंपनी स्थापना में सहायता।
• आपको पक्का नहीं कि कंपनी फ़ायदेमंद होगी: शुरू करें एकल स्वामित्व या कंपनी से।
• व्यवसाय एक से ज़्यादा प्रांतों में चलेगा: देखें संघीय या प्रांतीय निगमन।
• आप कंपनी बना चुके हैं, पर शेयर, उपनियम या रजिस्टर कभी बने ही नहीं: देखें ऑनलाइन निगमन के बाद और कंपनी स्थापना में सहायता।
• कंपनी चल रही है और उसका बहीखाता, पहला T2 या वार्षिक रिटर्न पीछे चल रहा है: देखें आपका पहला कंपनी कर वर्ष और नई CCPC का बहीखाता, फिर बहीखाते में सहायता या कंपनी कर में सहायता लें।
• आप चुनने से पहले पूरी लागत जानना चाहते हैं: देखें कनाडा में कंपनी बनाने की लागत।