외화로 낸 경비: 장부에 적을 금액과 환율

외화로 낸 경비는 장부에 어떤 금액으로 적나요?

각 경비는 신고 통화(미국 신고서는 미국 달러, 캐나다 신고서는 캐나다 달러)로 환산해 적습니다. 결제한 날의 환율을 쓰고, 결제 전에 장부에 먼저 올렸다면 발생한 날의 환율을 씁니다. 환율 출처는 하나를 정해 기록으로 남기고 계속 같은 출처를 쓰세요. IRS는 외화 경비를 받거나 지급하거나 발생시킨 시점의 환율로 환산하라고 안내합니다. 캐나다 소득세법(Income Tax Act)은 해당 금액이 생긴 날의 환율을 쓰도록 정하고 있습니다.

물건 하나를 사면 금액이 세 가지 남습니다.

장부에는 환산 금액을 적습니다. 카드에 청구된 금액이 이보다 많거나 적으면 그 차이를 카드·환전 수수료 계정에 올려 계좌 잔액이 명세서와 맞게 하고, 두 서류를 모두 보관하세요. IRS와 CRA는 두 금액 중 어느 쪽이 우선하는지 정하지 않습니다. 두 기관이 정한 것은 해당 날짜의 환율을 기록으로 남기고 환산하라는 것뿐이므로, 이 방식은 규정이 아니라 장부 처리 방법입니다.

외화 지출이 여러 카드나 계좌를 거치거나, 영수증과 명세서가 맞지 않거나, 직원이 가져오는 영수증이 많거나, 두 나라에 모두 신고하는 사업체라면 간단한 경우가 아닙니다. 영수증, 카드·은행 명세서, 출장 날짜와 목적, 사용한 환율 출처 이름, 외국어 영수증마다 판매처·품목·금액을 적은 짧은 메모를 모아 두세요.

어느 날의 환율을 쓰나요? 구매일, 카드 승인일, 상환일 중 무엇인가요?

구매일, 즉 영수증에 적힌 날짜의 환율을 씁니다. 미국과 캐나다 규정 모두 환율을 경비를 낸 날 또는 경비가 발생한 날에 연결하며, 카드의 승인일은 언급하지 않습니다. 따라서 어떤 카드든 구매일을 기준으로 하세요.

공급업체 청구서를 나중에 낸다면 경우가 다릅니다. IRS는 해당 항목을 받거나 지급하거나 발생시킨 시점의 환율을 쓰라고 안내합니다("receive, pay, or accrue"). 미국 사업체가 경비를 낸 시점보다 먼저 장부에 올린다면, 규정은 경비가 "발생하거나 달리 반영된" 날("is accrued or otherwise taken into account")의 환율을 쓰도록 하며, 이 날이 항상 청구서 날짜는 아닙니다. 그 후 결제일까지 환율이 변해서 생긴 차이는 별도의 환차익 또는 환차손입니다(미국 장부의 외화 계좌와 USD 계좌의 환차익·환차손 참고). 경비를 낼 때 공제하는 미국 사업체는 결제일의 환율로 환산합니다. 캐나다 소득세법은 해당 금액이 생긴 날의 환율을 쓰도록 하는데, 아직 내지 않은 청구서에서 그 날이 청구서 날짜인지 결제일인지는 CRA 폴리오가 밝히지 않습니다. 한 가지 방식을 정해 문서로 남기고 매년 똑같이 적용하세요.

상환은 이미 발생한 경비에 대해 나중에 신고 통화로 돌려주는 지급입니다. 규정은 환율을 경비를 낸 날 또는 발생한 날에 연결하며, 나중에 상환한 날에는 연결하지 않습니다.

Bank of Canada가 그날 환율을 발표하지 않는 경우(주말이나 공휴일), 캐나다 소득세법(Income Tax Act)은 환율이 있는 가장 가까운 이전 날의 환율을 쓰도록 합니다. IRS에는 이에 해당하는 명문 규정이 없으므로, 미국 장부에서도 같은 방식을 정해 계속 적용하세요.

IRS와 CRA는 어떤 환율 출처를 인정하나요?

미국은 공시된 환율이면 일관되게 쓰는 한 인정합니다. 캐나다는 기본적으로 Bank of Canada 환율을 쓰고, 정해진 조건을 모두 충족할 때만 다른 출처를 인정합니다.

Bank of Canada 환율은 참고용이며 영업일마다 한 번 발표됩니다. 환율, 출처, 날짜를 장부 항목마다 함께 저장하세요.

매일 환율 대신 월평균이나 연평균 환율을 써도 되나요?

경비는 하나하나 그날의 환율로 환산합니다. 평균 환율은 좁은 예외에만 쓸 수 있습니다.

• 미국: 기본 원칙은 결제한 날의 환율입니다. IRS는 연평균 환율표를 게시하고 "공시된 환율이면 일관되게 사용하는 한" 인정한다고 안내합니다. 다만 경비마다 연평균 환율을 써도 되는지는 IRS 안내 페이지에 나와 있지 않습니다. 매일 환율을 쓰면 이 문제를 피할 수 있습니다. 한 규정은 일부 외화 채무·채권의 환차익·환차손에 한해 분기 이하 기간의 환율 관행을 허용합니다. 현장에서 바로 결제한 경비를 환산하는 데는 해당하지 않습니다. 미국 장부의 외화 계좌를 참고하세요.
• 캐나다: CRA 폴리오에 따르면 일부 소득 항목에는 평균 환율을 인정할 수 있지만, 환율 변동이 큰 경우에는 일반적으로 인정하지 않습니다.
• GST/HST: 외화로 표시된 GST/HST 금액에는 월평균 환율을 포함한 별도 규칙이 있습니다. Memorandum 3-6을 참고하세요.

세금 내역이 없는 해외 영수증은 증빙으로 충분한가요?

소득세 공제를 받기 위해 영수증에 세금 항목이 꼭 있어야 하는 것은 아닙니다. 두 기관이 요구하는 것은 무엇을, 언제, 어디서, 얼마에 샀는지입니다.

• 미국: Publication 463은 영수증에 금액, 날짜, 장소, 경비의 본질적인 성격이 나와 있으면 일반적으로 충분한 증빙으로 봅니다. 출장 기록에는 출장 날짜와 업무 목적도 필요하며, 추정한 금액은 공제되지 않습니다. Publication 583은 계좌 명세서, 신용카드 전표, 청구서를 증빙 서류로 듭니다.
• 캐나다: CRA에 따르면 영수증에는 날짜, 판매자와 구매자의 이름과 주소, 상세한 설명이 있어야 합니다. 판매자의 사업자 번호는 판매자가 GST/HST 등록자일 때만 필요하며(금액 기준이 있습니다), 캐나다 밖의 판매자 중에는 미등록자가 많아 표시할 번호가 없습니다. 영수증이 없으면 경비 장부에 세부 내용을 직접 적으세요.

각 장부 항목에 외화 금액, 통화, 환율, 환율 출처를 추가하세요. 영수증, 명세서, 환율 기록은 함께 보관합니다. 보관 기간은 일반적으로 캐나다 6년, 미국 3년이며, 경우에 따라 더 길어집니다. 영수증 규정 전체는 IRS 영수증 가이드와 CRA 영수증 가이드를 참고하세요.

해외 구매에서 GST/HST나 판매세 공제를 받을 수 있나요?

실제로 납부했거나 납부 의무가 생긴 GST/HST만 해당합니다. 캐나다 밖의 판매자는 GST/HST를 청구하지 않는 경우가 많지만, 수입 시 낸 세금이나 해외에서 산 서비스·소프트웨어에 대해 자체 신고한 세금이 있는지 확인하세요. 해외의 VAT나 판매세는 GST/HST가 아닙니다. 해외 판매자가 간소화 등록 제도에 따라 GST/HST를 청구했다면, 등록자는 이를 공제로 청구할 수 없습니다.

• 캐나다: 매입세액공제(ITC)는 납부 의무가 생겼거나 납부한 GST/HST에서 생기며, 신고서를 제출하기 전에 증빙 서류를 갖춰야 합니다. CRA는 납부할 GST/HST가 없으면 공제를 청구할 수 없다고 밝힙니다. 비거주 공급자가 간소화 제도에 따라 등록자에게서 거둔 세금은 공제와 환급이 금지됩니다(제211.17조). CRA는 그 공급자에게 본인의 등록 증명을 제공하라고 안내하며, 이미 청구된 세금은 공급자로부터 환불이나 크레딧을 받는 방법으로 돌려받습니다.
• 미국: Publication 334는 사업용 구매에서 낸 판매세를 별도 공제가 아니라 구매한 물건의 원가에 포함되는 것으로 봅니다. 이는 미국 판매세에 관한 설명이며 해외 VAT는 다루지 않습니다. 해외 국가가 외국 사업체에 환급해 주는 VAT가 있다면 출장의 실제 비용이 달라질 수 있으니 장부를 마감하기 전에 확인하세요.

캐나다 밖에서 산 서비스나 소프트웨어에 대해 GST/HST를 자체 신고해야 하는지(CRA), 그리고 그 세금을 공제받을 수 있는지는 등록 여부와 구매 품목의 사용 방식에 따라 달라집니다. 해외 공급업체 청구서를 참고하세요.

직원이 외화로 쓴 출장 영수증은 어떻게 상환하나요?

영수증마다 그날의 환율로 환산하고, 합계를 신고 통화로 지급하며, 직원의 기록을 보관합니다. IRS와 CRA 모두 상환 청구에 쓸 환율을 따로 정하지 않습니다. 사업체의 경비에는 위의 환산 규정이 적용됩니다.

1. 직원이 영수증마다 날짜, 장소, 업무 목적, 외화 금액과 통화를 적고 영수증을 첨부합니다.
2. 고용주가 정해 둔 환율 출처에서 영수증 날짜의 환율을 찾아 줄마다 환산하고, 환율과 출처를 보고서에 적습니다.
3. 고용주가 합계를 지급하고, 직원은 쓰지 않은 선지급금을 돌려줍니다.
4. 고용주가 보고서, 영수증, 환율 기록을 보관합니다.

직원에게 문서화한 환율로 상환할지, 카드에 청구된 금액으로 상환할지 서면으로 정하고, 모든 직원에게 같은 기준을 적용하세요. 아래 판단 기준은 직원이 실제로 쓴 경비를 바탕으로 하므로 보고서에 카드 명세서를 함께 보관하세요. 환전소에서 현금을 바꾼 경우에는 환전 영수증을 보관하세요.

본인이나 소유주가 해외 출장비를 쓴 경우 어떻게 돌려받나요?

환산 방법은 같고, 소유주에게 돌려주는 방법은 사업체 형태에 따라 다릅니다.

업무일과 개인 일정이 섞인 출장은 먼저 둘로 나눕니다. 개인 일정이 포함된 출장을 참고하세요.

해외 출장은 일당(per diem)이 다른가요?

방법은 같고, 적용하는 요율표가 다릅니다.

• 미국: Publication 463에 따르면 해외 지역의 일당 요율은 미국 국무부가 정합니다. 본인의 공제에서 표준 식비 공제액은 식비와 부대 비용만 포함합니다. 표준 숙박비 금액은 없으므로 해외 숙박비는 실제 비용을 그날의 환율로 환산합니다. 표준 식비 공제액에는 통상적인 50% 식비 한도가 적용됩니다.
• 미국, 고용주의 일당: 다른 조건과 함께, 일당이 연방 요율과 형식이 비슷하고 그 요율을 넘지 않으며 직원이 날짜, 장소, 목적을 증명할 때만 충분한 경비 보고로 인정됩니다. 법인 주식의 10%를 초과해 가진 소유주는 고용주의 특수관계자이므로 IRS에 경비를 직접 증명할 수 있어야 합니다.
• 캐나다: CRA는 수당이 직원이 합리적으로 부담할 것으로 예상되는 금액을 보전하는지, 그리고 그 근거를 제시할 수 있는지를 봅니다. CRA의 출장비 안내 페이지에는 해외 일당 요율이 없으므로, 실제 영수증대로 상환하거나 수당의 근거를 설명할 수 있도록 준비하세요. 식비는 일반적으로 50%까지 공제할 수 있습니다(소득세법).

외화 잔액이나 다른 통화 계좌에서 경비가 나갔다면 어떻게 하나요?

결제한 날(청구서를 먼저 장부에 올렸다면 발생한 날)의 환율로 환산한 금액을 경비로 기록하고, 차이는 결제한 계좌에서 정리합니다.

• 같은 통화 잔액에서 결제한 경우(유로 잔액에서 유로 청구서를 결제): 경비는 청구서 금액에 그날의 환율을 적용한 금액입니다. 잔액 자체의 환차익·환차손은 별도 항목이며, IRS는 미국의 환차익·환차손 규정(section 988)에 따라 이를 인식해야 할 수 있다고 안내합니다. 미국 장부의 외화 계좌와 USD 계좌의 환차익·환차손을 참고하세요.
• 다른 통화 계좌에서 결제한 경우(달러 계좌에서 유로 청구서를 결제): 은행이 자체 환율로 환전했습니다. 계좌에서 빠져나간 금액은 인출된 금액 그대로입니다. 경비는 문서화한 환율로 계산한 청구서 금액으로 기록하고, 차이는 은행·환전 수수료 계정에 올려 계좌가 명세서와 맞게 하세요.
• 개인 계좌에서 결제한 경우: 개인 자금으로 낸 사업 경비를 참고하세요.

고객이 통화가 다른 계좌로 입금한 경우는 경비가 아니라 수입입니다. 장부의 다중 통화 잔액을 참고하세요.

예시

아래 환율은 계산을 쉽게 하려고 정한 가상의 숫자이며 실제 시세가 아닙니다.

시카고의 LLC가 베를린 호텔 요금을 결제한 경우

LLC가 5월 12일에 사업용 카드로 호텔 청구서 €300를 결제했습니다. 환율 출처에는 그날 유로당 1.10 미국 달러로 나와 있고, 카드 명세서에는 US$335가 올라왔습니다.

장부에 적는 방법 중 하나는 US$330을 출장비로, 차액 US$5를 카드·환전 수수료 계정에 올려 카드 계정이 명세서와 맞게 하는 것입니다. 명세서만으로는 이 차액이 카드사 환율 때문인지 수수료인지 알 수 없으며, IRS와 CRA 모두 명세서와 환율 중 어느 쪽이 우선하는지 정하지 않습니다. 파일에는 청구서, 명세서, 환율 기록을 함께 둡니다.

토론토 법인의 직원이 런던 출장에서 돌아온 경우

직원이 £1,200어치 영수증을 가져왔습니다. 영수증마다 그 날짜의 Bank of Canada 환율로 환산하고, 직원은 영수증 사본과 경비 보고서를 법인에 제출합니다.

법인은 C$2,210을 상환하고 보고서, 영수증, 환율 기록을 보관합니다.

온타리오 주 개인사업자가 미국 업체에서 소프트웨어를 산 경우

청구서 금액은 US$800이고 장부에 올린 날 결제했습니다. 업체가 GST/HST를 청구하지 않았으므로 공급자가 청구한 세금은 공제할 것이 없습니다. 환율 1.40을 적용하면 경비는 C$1,120이며, 자체 신고할 세금이 있다면 이는 별도입니다. 개인사업자가 GST/HST를 자체 신고해야 하는지, 관련 공제를 받을 수 있는지는 등록 여부와 사용 방식에 따라 달라집니다. 해외 공급업체 청구서를 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 외화 지출이 여러 카드나 계좌를 거치거나, 과거 항목이 서로 다른 금액으로 기록된 경우(일부는 카드 청구액, 일부는 환산액): 신고서를 준비하거나 상환하기 전에 장부에 환율 방식을 하나로 통일해야 합니다. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 상환이나 연말 청구에 명세서와 맞지 않는 외화 영수증이 수십 장인 경우: 청구를 지급하기 전에 환산하고 명세서와 대조하세요. 장부 관리 도움을 받을 수 있습니다.
• 두 나라에서 사업을 하는데 장부와 신고서가 맞지 않는 경우: 캐나다 회사와 미국 회사의 장부, 캐나다인이 소유한 미국 LLC의 장부, 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 장부가 몇 달씩 밀린 경우: 캐나다 또는 미국의 밀린 장부 정리 가이드와 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 사업체가 주로 다른 나라의 통화로 장부를 관리하는 경우(해외 지점이나 사무소, 또는 기능 통화 보고를 선택한 캐나다 법인): IRS는 이런 단위 중 일부가 그 통화로 과세소득을 계산하도록 허용합니다. 해외 사업체의 재무상태표를 참고하세요. 캐나다 법인은 미국 달러, 유로, 파운드, 엔, 호주 달러로 보고하도록 선택할 수 있으며, 사업을 시작하는 해의 첫날부터 60일 안에 제출해야 합니다(소득세법 제261조 제3항). 이 경우 이 페이지의 캐나다 달러 환산은 적용되지 않습니다. 법인 신고서의 환차익을 참고하세요.
• 영수증을 분실했거나 발급받지 못한 경우: 분실한 영수증 또는 캐나다의 영수증 없는 경비를 참고하세요.