임대 부동산 장부: 스프레드시트·소프트웨어·장부 담당자

임대 부동산 장부는 어떤 시스템을 쓰든 무엇을 보여 줘야 하나요?

기록은 신고서에 적은 모든 임대 소득과 공제 항목을 입증할 수 있어야 하며, 어떤 시스템을 쓸지는 본인이 정합니다. 소득세 납세 의무가 있는 사람은 총소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분한 영구 장부나 기록을 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1). IRS는 사업에 맞고 수입과 비용을 명확히 보여 주는 시스템이면 무엇이든 쓸 수 있으며, 각 기재 사항을 입증할 책임은 납세자에게 있다고 설명합니다(Publication 583; IRS 기록 관리). Publication 583은 사업자를 대상으로 쓰였고 임대가 사업에 해당하는지는 사실관계에 따라 달라집니다. 별도로 Schedule E 작성 안내는 명세서의 모든 항목을 뒷받침하는 기록을 요구합니다.

세금 신고서의 과세소득을 계산할 때와 장부를 작성할 때는 같은 회계 방식을 써야 합니다(Publication 583). 소프트웨어가 만드는 모든 보고서가 신고에 사용하는 방식을 따르는지 확인하세요. 대부분의 개인은 현금주의 방식을 씁니다. 임대료는 받은 해의 소득으로, 비용은 지출한 해의 비용으로 봅니다(Publication 527).

부동산 수만 보지 말고 장부가 만들어 내야 하는 결과를 기준으로 고르세요. 재무상태표, LLC별 장부, 대출 기관이나 세금 신고 담당자용 보고서가 필요하다면 아래 표의 소프트웨어와 장부 담당자 행에 해당합니다. LLC 두 곳에 주택 열여덟 채를 둔 두 번째 예시가 그런 경우입니다.

부동산이 여러 LLC나 공동 소유자에게 나뉘어 있거나, 대출 기관이 손익계산서나 재무상태표를 요구하거나, 세금 신고 담당자가 계속 수치를 요청하거나, 시스템을 바꾸려 하거나, 장부가 밀렸거나, 수치가 은행 내역과 맞지 않는다면 임대 장부 관리는 더 이상 단순하지 않습니다. 아래에서 방식별 한계를 설명합니다.

먼저 준비할 자료: 부동산 목록, 모든 대출의 명세서, 각 부동산의 매입 마감 명세서, 임대 계약서와 보관 중인 보증금 목록, 가장 최근에 제출한 신고서, 임대에 사용된 모든 은행·카드 계좌의 명세서.

임대 부동산 장부는 스프레드시트로 충분한가요?

부동산별 연간 수입과 비용을 보여 주고, 매달 은행 내역과 일치하며, 대출·보증금·자산 기록이 별도로 뒷받침된다면 스프레드시트로 충분할 수 있습니다. IRS는 형식을 제한하지 않습니다. 종이 장부에 적용되는 모든 요건이 전자 기록에도 똑같이 적용됩니다(IRS: 어떤 기록을 보관해야 하나요?; Publication 583). 이 자료는 수입과 비용의 흐름을 기록하는 단식 부기 방식이 사업 초기의 소규모 사업체에는 단순하고 실용적일 수 있다고 설명합니다.

부동산별로 탭을 나눈 스프레드시트가 한계에 부딪히는 경우는 다음과 같습니다.

Publication 583은 스프레드시트를 언급하지 않으므로, 전산 시스템 요건을 통합 문서에 어떻게 적용하는지는 정해져 있지 않습니다. 마감한 연도마다 읽기 전용 사본을 두면 간단한 통제 수단이 됩니다. 소규모 사업체의 스프레드시트 활용은 스프레드시트로 장부 관리하기를 참고하세요.

임대 장부에는 수입과 비용 외에 무엇이 필요한가요?

임대 장부에는 수입도 비용도 아닌 돈도 함께 기록해야 합니다. 대출 원금, 세입자 보증금, 각 부동산과 개량 비용의 원가, 소유주 본인의 자금이 그렇습니다. Schedule E에는 부동산별 수입, 비용, 감가상각만 나옵니다(Publication 527). 따라서 이 항목들은 그대로 나타나지 않지만, 거기에 나오는 수치는 이 항목들에 달려 있습니다.

IRS는 취득가액에 영향을 주는 모든 항목의 정확한 기록을 보관하라고도 설명합니다(Publication 551). 매입을 입력하는 방법은 임대 부동산 마감 명세서를 장부에 반영하기를, 보증금은 임대 장부의 보증금 처리를 참고하세요.

임대 수입과 비용을 추적하려면 언제 회계 소프트웨어가 필요한가요?

장부에 수입·비용 목록뿐 아니라 재무상태표도 필요하면 회계 소프트웨어가 적합합니다. 대출, 보관 중인 보증금, 감가상각할 자산이 있거나, 사업체가 둘 이상이거나, 대출 기관이나 세금 신고 담당자가 보고서를 원하는 경우입니다. Publication 583은 복식부기를 자산, 부채, 순자산 계정을 계속 열어 두는 자기 균형 방식으로 설명하고, 견제와 균형 장치가 내장되어 있다고 말합니다(Publication 583).

전산 시스템은 읽을 수 있는 기록을 만들어 신고서를 뒷받침해야 합니다. 시스템 기록은 장부 및 신고서와 대사가 되어야 하고, 계정과목표를 포함한 시스템 설명서를 보관해야 합니다(Publication 583). 어떤 프로그램이든 거래마다 부동산 한 곳을 지정할 수 있어야 하고, 대출·보증금·고정자산을 재무상태표 계정으로 관리해야 하며, 소유주 자금을 수입·비용과 분리해야 합니다. 두 가지를 더 확인해 볼 만합니다. 첫째는 IRS가 세무조사에서 요구하는 내용을 반영한 것이고, 둘째는 IRS 요건이 아닌 통제 수단입니다.

• 전체 파일을 내보낼 수 있고, 사용료 납부를 멈춘 뒤에도 사본을 보관할 수 있어야 합니다. IRS는 장부를 소프트웨어로 관리하는 대부분의 경우 조사관이 회계 소프트웨어의 백업 파일을 요청하며, 범위가 좁은 조사에서는 필요 없을 수도 있다고 설명합니다. 또 스프레드시트로 변환한 기록은 무결성 테스트를 제대로 수행할 수 없다고 합니다(IRS FAQ).
• 신고를 마친 연도를 마감하여 눈에 띄지 않게 수정되는 일을 막을 수 있어야 합니다.

사업체가 여럿이면 사업체마다 계정, 대출, 소유주 자금을 따로 관리하세요. 사업체를 둘 이상 소유한 사람은 각각 완전히 별도의 장부를 두어야 합니다(Publication 583). 부동산별 LLC의 장부를 참고하세요. 프로그램 순위를 매기는 공식 자료는 없습니다. 프로그램을 비교하려면 일반 회계 프로그램 비교를, 해지할 때 보관할 기록은 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요. 부동산별 계정 설정은 임대 부동산 계정과목표를 보세요.

임대인용 장부 앱은 무엇을 추적해야 하나요?

임대인용 앱이 완전한 임대 장부가 되려면 돈의 입출금 외에도 더 많은 것을 기록해야 합니다. 특정 앱을 지명하거나 순위를 매기는 IRS 자료는 없으므로, 어떤 임대 소프트웨어든 기록에 있어야 할 내용에 맞춰 확인해 보세요.

입출금만 기록하는 앱은 대출 잔액, 보관 중인 보증금, 부동산 원가, 감가상각을 다른 곳에, 즉 대출 시트, 보증금 목록, 자산 목록에 따로 관리해야 합니다. 감가상각 내역은 신고서가 의존하는 기록입니다. 이 기록이 없다면 누락된 감가상각 명세 복구하기를 참고하세요. 무료든 유료든 앱은 같은 방식으로 테스트하고, 앱이 자동으로 분류한 은행 내역은 명세서와 대조해 확인하세요.

임대 소유주를 위해 장부 담당자는 매달 무슨 일을 하고, 제가 맡을 일은 무엇인가요?

장부 담당자가 매달 장부 관리 작업을 맡을 수 있지만, 충분한 기록을 보관할 의무와 신고서를 입증할 책임은 납세자에게 남습니다. IRS는 납세자가 신고서를 뒷받침할 충분한 장부와 기록을 유지할 책임이 있다고 설명합니다(IRS FAQ; 26 CFR 1.6001-1). 장부 담당자는 장부를 기록하고 대사합니다. 신고서와 세금 관련 선택은 세금 신고 담당자와 함께 결정합니다.

임대 소유주의 장부를 직접 관리하든 장부 담당자가 하든, 매달 해야 할 일은 다음과 같습니다.

은행 내역에는 누구에게 지급했는지만 나오고 무엇을 샀는지, 어느 부동산에 쓴 돈인지는 나오지 않습니다. 또 지급 증빙만으로는 공제가 성립하지 않습니다(Publication 583). 그래서 서류와 설명은 본인이 맡아야 합니다. 부동산, 사업체, 계좌, 월 거래가 많을수록 기록하고 대사할 내용이 늘고, 밀린 연도가 있으면 따라잡는 작업이 더해집니다.

비용은 월 장부 담당자 비용을 참고하세요. 직접 할지 맡길지는 직접 할지 고용할지를 보세요. 장부 담당자의 작업을 점검하려면 장부 담당자의 작업 확인하기를 참고하세요. 부동산이나 LLC마다 별도 은행 계좌가 필요한지는 임대 부동산별 별도 은행 계좌에서 다룹니다.

어떤 시스템을 쓰든 Schedule E의 부동산별 열에 맞추려면 어떻게 하나요?

Schedule E에는 임대 부동산마다 열이 있으므로 모든 수입과 비용 행을 부동산별로 관리하세요. Part I에는 부동산별 주소와 유형, 공정 임대 일수와 개인 사용 일수, 그리고 A, B, C 열의 임대료, 비용, 감가상각을 적습니다. 부동산이 세 곳을 넘으면 필요한 만큼 Schedule E를 추가로 첨부하고, 합계를 한 장에 모아 적습니다(Schedule E 작성 안내).

어떤 신고서를 쓰는지는 사업체 유형이 결정합니다. 미국 내에서 설립한 단일 구성원 LLC는 일반적으로 소득세상 별도 사업체가 아니므로(별도 과세 대상이 아닌 사업체), 임대 소득은 소유주의 Schedule E에 적습니다(Schedule E 작성 안내). 구성원이 둘 이상인 미국 내 LLC는 법인으로 과세받겠다고 선택하지 않는 한 일반적으로 파트너십으로 분류됩니다(IRS: LLC). 부부만 공동재산으로 소유한 LLC는 IRS가 어느 쪽 처리든 인정합니다(Revenue Procedure 2002-69). 파트너십은 일반적으로 임대 부동산 소득을 Form 8825에 신고하며, 이 양식도 부동산마다 열이 있어 한 쪽에 네 곳씩 적습니다(Form 8825 작성 안내). 구성원이 바뀌면 신고서도 바뀝니다. 구성원이 한 명이던 LLC에 두 번째 구성원이 들어오면 그 시점부터 파트너십이 되고, 구성원이 한 명으로 줄어든 파트너십은 별도 과세 대상이 아닌 사업체가 됩니다(26 CFR 301.7701-3(f)). 어느 경우든 장부는 부동산별로 보고해야 합니다. 부동산별 LLC의 장부, 배우자·가족 LLC, 공동 소유 임대: Schedule E인지 파트너십 신고서인지를 참고하세요.

부동산 관리 회사가 임대료를 받는다면 관리 회사의 월별 명세서에는 순액이 표시됩니다. 소유주 명세서를 Schedule E 수치로 바꾸기를 참고하세요.

스프레드시트에서 회계 소프트웨어로 옮길 때 기록을 잃지 않으려면 어떻게 하나요?

깔끔한 시작일을 정하고, 모든 은행 계좌, 대출, 보증금, 자산의 기초 잔액을 입력하며, 마감한 스프레드시트는 해당 연도 기록과 함께 보관하세요. 과세연도 첫날이 가장 깔끔합니다. 신고서마다 한 시스템에서 나오기 때문입니다. 연중에 바꾸면 한 해의 Schedule E가 기록 두 벌에 걸치게 됩니다. 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 참고하세요.

1. 이전 연도를 마감합니다. 전환일 기준으로 모든 은행·카드 계좌를 명세서와 대사합니다.
2. 스프레드시트를 저장합니다. 해당 연도 기록과 함께 읽기 전용 사본을 보관하세요. 이전 기간의 원본 기록이며 신고서를 뒷받침합니다.
3. 기초 잔액은 기억이 아니라 서류로 확인합니다. 현금은 미결제 수표와 입금 중인 금액을 포함한 마감 시점 은행 대사 자료, 부채는 카드·대출 기관 명세서, 보관 중인 보증금은 보증금 목록, 부동산별 원가와 누적 감가상각은 마감 명세서와 마지막 감가상각 명세서를 사용하세요. 자본은 자산에서 모든 부채를 뺀 금액입니다(Publication 583). 차이가 있으면 자본에 그냥 반영하지 말고 원인을 조사하세요. 파트너십이라면 각 파트너의 마감 자본을 따로 이월하고 세금 신고 담당자가 관리하는 세무 기준 자본 기록을 보관하세요(Form 1065 작성 안내).
4. 과거 거래가 아니라 잔액을 입력합니다. 보고서에 필요한 경우에만 세부 내역을 가져오세요. 미결제 수표와 입금은 대사 항목으로 이월해, 나중에 처리될 때 새 수입이나 비용이 생기지 않게 하세요.
5. 같은 회계 방식을 유지합니다. 현금주의에서 발생주의로 바꾸면 회계 방식이 바뀌는 것이며, 일반적으로 IRS의 승인이 필요합니다(Publication 538).
6. 첫 달을 확인합니다. 대출 잔액은 대출 기관 명세서와 일치해야 하고, 현금은 미결제 수표와 입금을 감안한 은행 잔액과 같아야 합니다.

기초 잔액 처리 방법은 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.

임대 기록은 얼마나 오래 보관해야 하고, 전자 사본으로 충분한가요?

신고서 항목의 근거 기록은 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 일반적으로 신고일과 신고 기한 중 늦은 날부터 3년이며, 기한 전에 제출한 신고서는 기한에 제출한 것으로 봅니다(IRS; Topic 305). LLC를 포함해 파트너십으로 과세되는 사업체는 보통 자체 신고서와 각 파트너의 신고서 중 기한과 제출일이 늦은 날부터 3년 동안 기록을 보관합니다(Form 1065 작성 안내).

임대 부동산의 매입, 개량, 감가상각 기록은 그 부동산을 매각 같은 과세 대상 처분을 한 해의 제척기간이 끝날 때까지 보관합니다. 비과세 교환을 했다면 이전 부동산의 기록도 새 부동산을 처분한 해의 제척기간이 끝날 때까지 함께 보관하세요. 신고서에 표시된 총소득의 25% 넘게 소득을 신고하지 않았을 때 적용되는 기간(6년) 등 다른 기간은 사업 기록 보관 기간에서 확인하세요. 제출한 신고서 사본도 보관하세요. 대출 기관이나 보험사는 IRS보다 더 오래 기록을 요구할 수 있습니다(Publication 583).

전자 사본은 저장 시스템이 종이 장부와 같은 IRS 기준을 충족할 때만 충분합니다. 요청 시 읽을 수 있는 기록을 만들어 낼 수 있어야 한다는 요건도 포함됩니다. 종이 원본은 시스템을 테스트하고 계속 요건을 충족하도록 하는 절차를 갖춘 뒤에만 폐기할 수 있습니다(Publication 583). 영수증은 종이 대신 스캔한 영수증과 임대 부동산 기록과 영수증을 참고하세요.

연말에 세금 신고 담당자에게 무엇을 줘야 하나요?

출력본만이 아니라 장부와 그 근거 서류를 함께 전달하세요. Schedule E와 그 뒷받침 기록(작성 안내)에 필요한 자료는 다음과 같습니다.

• 부동산별 주소, 유형, 공정 임대료 기준으로 임대한 일수, 개인 사용 일수.
• 은행 명세서와 대조한 연간 부동산별 손익계산서.
• 납부한 이자를 확인할 수 있는 대출 기관의 연말 명세서 또는 Form 1098.
• 재산세와 보험료 청구서.
• 매입하거나 매각한 부동산의 마감 명세서와 개량 공사 청구서.
• 자산 목록: 취득 원가, 토지와 건물 가격 배분, 임대 가능 상태가 된 날짜, 공제한 감가상각, 이전 연도의 Form 4562. 예전에 살던 집이라면 임대로 전환한 때의 가치.
• 연말 현재 세입자별 보관 중인 보증금.
• 용역 대가를 지급한 사람의 이름과 주소, 각자에게 지급한 금액. 임대인을 위한 Form 1099를 참고하세요.
• 부동산 관리 회사의 연간 명세서와 플랫폼 정산 보고서.
• 적격 사업소득 공제(QBI)를 위한 임대 세이프하버(safe harbor)를 적용받을 수 있다면, 임대 서비스 시간이 핵심이므로 임대 부동산 사업 단위별로 수입과 비용 기록을 따로 두고, 그때그때 작성한 시간, 서비스, 날짜, 작업자 기록이 필요합니다. 진술서는 기한 내에 제출한 원 신고서에 첨부해야 합니다(Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• 작년 신고서.

장부에서의 연말 절차는 연말 마감 체크리스트를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명용이며 금액은 미국 달러입니다.

콘도 세 채, 소유주 한 명, 스프레드시트

소유주 한 명이 콘도 세 채를 보유하고 있고 월 임대료는 합계 $5,400입니다. 대출은 한 채에 하나씩 있으며 보고서를 요구하는 대출 기관은 없습니다. 통합 문서에는 부동산별 탭에 Schedule E 행에 맞춰 임대료와 비용을 적고, 대출 기관 명세서에 따라 상환액을 이자, 원금, 에스크로로 나눈 대출 시트, 보증금 목록, 취득 원가·토지 비율·감가상각을 담은 자산 탭이 있습니다. 매달 합계를 은행 명세서와 대조합니다. 임대 종료 때 돌려줄 세입자의 $1,800 보증금은 임대료가 아니라 보증금 목록에 올립니다. 연말에는 세 탭이 Schedule E 한 장의 A, B, C 열을 채웁니다.

LLC 두 곳에 주택 열여덟 채, 대출 기관의 요청

소유주가 LLC 두 곳에 주택 열여덟 채를 보유하고 있고, 월 임대료는 합계 $40,000이며, 대출 기관이 손익계산서를 요청했습니다. 스프레드시트로는 더 이상 은행 잔액, 두 사업체의 대출과 보증금을 맞출 수 없습니다. 소유주는 LLC마다 장부를 따로 두고 모든 거래에 부동산을 지정하는 회계 소프트웨어로 옮기고, 계좌를 대사해 줄 월 장부 담당자를 둡니다. 대출 기관에 낼 손익계산서는 장부에서 나옵니다. 신고서에 Schedule E를 쓸지 Form 8825를 쓸지는 LLC별 구성원 수와 세금 관련 선택에 달려 있지만, 어느 경우든 수치는 부동산별입니다.

1월 1일 전환

소유주가 1월 1일에 스프레드시트에서 소프트웨어로 옮깁니다. 12월 31일에 모든 은행 계좌를 대사하고, 스프레드시트는 해당 연도 기록과 함께 읽기 전용으로 저장합니다. 기초 잔액은 미결제 수표와 입금이 포함된 마감 시점 은행 대사 자료, 대출 기관별 연말 대출 명세서, 보증금 목록, 마지막 감가상각 명세서가 있는 자산 탭에서 가져옵니다. 기초 자본은 자산에서 부채를 뺀 금액이며, 차이가 있으면 자본에 반영하지 않고 원인을 조사합니다. 부동산별 첫 손익계산서는 1월 한 달만 다루고, 이전 스프레드시트는 이전 연도 자료로 보관합니다.

상황이 다르다면?

• 부동산별로 탭 하나로는 부족해진 경우: LLC가 여러 곳이거나, 대출 기관이 손익계산서나 재무상태표를 요구하거나, 세금 신고 담당자가 계속 수치를 요청하거나, 곧 시스템을 바꿀 때입니다. 무엇을 추적해야 하는지, 매달 누가 관리하는지, 기록을 어떻게 이어 가는지는 사업체, 대출, 소프트웨어에 따라 달라집니다. 이럴 때 장부 관리 서비스가 도움이 됩니다. 대출 기관 제출용 손익계산서도 참고하세요.
• 임대 장부가 밀렸거나 몇 해가 비어 있는 경우: 밀린 임대 부동산 장부 정리하기를 참고하세요. 여러 해를 복구해야 한다면 장부 관리 서비스가 도움이 됩니다.
• 부동산이 LLC나 공동 소유자 명의인 경우: 부동산별 LLC의 장부와 LLC로 보유하는 임대 부동산을 참고하세요.
• 연중에 전환하는 경우: 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 본 다음, 기록을 이어 가는 방법은 장부 관리 서비스에 문의하세요.
• 미국 밖에 거주하거나 임대 부동산이 미국 밖에 있는 경우: 해외에서 소유한 미국 임대 부동산과 해외 주택 임대를 참고하세요. 두 나라에 걸친 장부는 장부 관리 서비스가 도움이 됩니다.
• 플랫폼이나 부동산 관리 회사에서 대금을 받는 경우: 플랫폼 정산금, 총액인지 순액인지와 관리 회사의 소유주 명세서를 참고하세요.
• 영수증이나 감가상각 내역이 없는 경우: 임대 부동산 기록과 영수증과 임대 부동산에서 놓친 감가상각을 참고하세요.