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Buchhaltung für Mietobjekte: Tabelle, Software oder Buchhalter?

Der IRS erlaubt jedes Aufzeichnungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt und jede Zeile von Schedule E oder Form 8825 belegt. Für wenige Objekte kann deshalb eine Tabelle genügen. Buchhaltungssoftware, mit oder ohne Buchhalter, passt, wenn Darlehen, Kautionen, Anschaffungskosten der Objekte, mehrere Gesellschaften oder der Bericht eines Kreditgebers erfasst und mit den Kontoauszügen abgestimmt werden müssen.

Di Lu, CPA
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Steuerjahr 2026 · Zuletzt aktualisiert  · Aus dem englischen Ratgeber übersetzt

Für wen dieser Ratgeber gedacht ist

  • US-Vermieter, die Mieteinkünfte in Schedule E melden und ihre Aufzeichnungen selbst führen
  • Eigentümer mehrerer Mietobjekte oder von Mietobjekten in LLCs, die ein Buchhaltungssystem auswählen
  • Vermieter, deren Kreditgeber oder Ersteller der Steuererklärung Zahlen je Objekt verlangt

Hier nicht behandelt

  • Vergleich einzelner Buchhaltungsprogramme
  • Was ein Buchhalter monatlich kostet
  • Gewinn- und Verlustrechnung für einen Kreditgeber erstellen
  • Einrichtung des Kontenplans, Nachweise für Barzahlungen bei Reparaturen und Wiederaufbau mehrerer fehlender Buchhaltungsjahre
  • Regeln der Bundesstaaten zum Mietrecht für die Verwahrung von Kautionen

Was muss die Buchhaltung für ein Mietobjekt zeigen, egal in welchem System sie geführt wird?

Ihre Aufzeichnungen müssen jede Mieteinnahme und jeden Abzug in Ihrer US-Steuererklärung belegen; welches System Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Wer der Einkommensteuer unterliegt, muss dauerhafte Bücher oder Aufzeichnungen führen, die Bruttoeinkommen, Abzüge und Steuergutschriften belegen (26 CFR 1.6001-1). Nach Angaben des IRS dürfen Sie jedes System verwenden, das zum Betrieb passt und Einnahmen und Ausgaben klar zeigt; den Nachweis jedes einzelnen Eintrags müssen Sie erbringen (Publication 583; IRS: Führung von Aufzeichnungen). Publication 583 richtet sich an Unternehmen, und ob eine Vermietung ein Unternehmen ist, hängt vom Einzelfall ab. Die Anleitung zu Schedule E verlangt zusätzlich Aufzeichnungen, die jeden Posten des Formulars belegen.

Für die Bücher und für die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens müssen Sie dieselbe Gewinnermittlungsmethode verwenden (Publication 583). Prüfen Sie deshalb, ob jeder Bericht Ihrer Software die Methode nutzt, mit der Sie Ihre Steuererklärung einreichen. Die meisten Privatpersonen nutzen die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method): Miete zählt im Jahr des Zuflusses, Ausgaben zählen im Jahr der Zahlung (Publication 527).

Entscheiden Sie danach, was die Bücher liefern müssen, nicht nur nach der Zahl der Wohnungen. Brauchen Sie eine Bilanz, getrennte Bücher für jede LLC oder einen Bericht für einen Kreditgeber oder den Ersteller der Steuererklärung, sind Software und Buchhalter aus der Tabelle unten die richtige Wahl. Das zweite Beispiel zeigt das mit achtzehn Wohnungen in zwei LLCs.

EinrichtungPasst, wennReicht nicht mehr, wenn
TabelleEin Eigentümer, wenige Objekte, kein Bericht für Dritte, und Sie stimmen die Tabelle jeden Monat mit der Bank abDarlehen, Kautionen und Anschaffungskosten stehen in Blättern, die nicht mehr zusammenpassen, oder mehrere Gesellschaften teilen sich eine Datei
Vermieter-AppSie erfasst Darlehen, Kautionen, Anschaffungskosten der Objekte und Abschreibung sowie die Geldein- und -ausgängeSie erfasst nur Geldein- und -ausgänge. Darlehen, Kautionen und Anschaffungskosten (Basis) werden dann nirgends geführt, außer Sie legen eigene Aufzeichnungen an
BuchhaltungssoftwareSie brauchen eine Bilanz oder Berichte je Objekt oder je Gesellschaft, oder ein Kreditgeber oder der Ersteller der Steuererklärung verlangt sieNiemand stimmt sie jeden Monat ab, also Zeile für Zeile mit dem Kontoauszug
BuchhalterMehrere Objekte oder Gesellschaften, oder ein Kreditgeber oder der Ersteller der Steuererklärung braucht monatliche ZahlenDie Belege zu den Buchungen erreichen den Buchhalter nicht, oder niemand prüft die Zahlen zum Jahresende

Eine Vermietung ist nicht mehr einfach, wenn die Objekte in mehreren LLCs oder bei Miteigentümern liegen, ein Kreditgeber eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Bilanz verlangt, der Ersteller Ihrer Steuererklärung ständig nach Zahlen fragt, Sie das System wechseln, die Bücher im Rückstand sind oder die Zahlen nicht zur Bank passen. Die Abschnitte unten zeigen, wo jede Lösung an ihre Grenze stößt.

Zuerst zusammenstellen: eine Liste der Objekte; die Auszüge zu jedem Darlehen; die Abrechnung zu jedem Kauf (Closing Statement); die Mietverträge und eine Liste der verwahrten Kautionen; die zuletzt eingereichte Steuererklärung; und die Auszüge zu jedem Bank- und Kartenkonto, das mit einer Vermietung zu tun hatte.

Reicht eine Tabelle für meine Mietobjekte?

Eine Tabelle kann genügen, wenn sie Einnahmen und Ausgaben jedes Objekts für das Jahr zeigt, jeden Monat mit der Bank übereinstimmt und durch getrennte Aufzeichnungen zu Darlehen, Kautionen und Vermögenswerten ergänzt wird. Der IRS schließt kein Format aus: Jede Anforderung an Bücher auf Papier gilt auch für elektronische Aufzeichnungen (IRS: Welche Unterlagen sollte ich aufbewahren?; Publication 583). Laut dieser Publikation kann ein einfaches Buchführungssystem (Single-Entry), das den Fluss von Einnahmen und Ausgaben erfasst, für ein kleines Unternehmen am Anfang einfach und praktisch sein.

Eine Tabelle mit einem Blatt je Objekt reicht nicht mehr, wenn:

AnzeichenWarum das wichtig ist
Die Barsumme der Tabelle stimmt nicht mehr mit dem Kontostand der Bank übereinPublication 583 verlangt, das Girokonto jeden Monat abzustimmen, damit Kontoauszug, Scheckbuch und Bücher übereinstimmen
Eine Darlehensrate wird als eine Ausgabe erfasstDie Tilgung ist nicht abziehbar; Zinsen für ein Mietobjekt sind in der Regel abziehbar
Mieterkautionen stehen in der Spalte für MieteEine Kaution, die Sie voraussichtlich zurückzahlen, ist kein Einkommen
Mehrere LLCs oder Eigentümer teilen sich eine DateiEine LLC, die als Personengesellschaft besteuert wird, reicht ihre eigene Erklärung auf Grundlage ihrer eigenen Bücher ein; wer mehrere Gesellschaften in einer Datei mischt, verwischt, wessen Geld welches ist
Jeder kann ein abgeschlossenes Jahr überschreibenPublication 583 nennt Kontrollen gegen unbefugte Änderungen an aufbewahrten Aufzeichnungen als Teil eines computergestützten Systems
Ein Kreditgeber oder der Ersteller der Steuererklärung verlangt eine BilanzEin Blatt mit Einnahmen und Ausgaben ist eine Gewinn- und Verlustrechnung; eine Bilanz enthält zusätzlich Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital

Publication 583 erwähnt Tabellenkalkulationen nicht und regelt deshalb nicht, wie ihre Prüfkriterien für computergestützte Systeme auf eine Arbeitsmappe anzuwenden sind. Eine schreibgeschützte Kopie jedes abgeschlossenen Jahres ist eine einfache Kontrolle. Zu Tabellen in jedem kleinen Unternehmen lesen Sie Buchhaltung in einer Tabelle.

Was muss die Buchhaltung für ein Mietobjekt außer Einnahmen und Ausgaben enthalten?

Die Bücher eines Vermieters erfassen auch Geld, das weder Einnahme noch Ausgabe ist: Darlehenstilgung, Mieterkautionen, die Anschaffungskosten jedes Objekts samt Verbesserungen und das eigene Geld des Eigentümers. Schedule E weist nur Einnahmen, Ausgaben und Abschreibung je Objekt aus (Publication 527). Diese Posten erscheinen dort also nicht als solche, doch die Zahlen, die dort stehen, hängen von ihnen ab.

PostenDie RegelWas die Aufzeichnungen enthalten müssen
DarlehensratenTilgungen sind nicht abziehbar. Hypothekenzinsen an Banken und andere Finanzinstitute gehören in Zeile 12, in Zeile 13, wenn der Kreditgeber kein Finanzinstitut ist, keine Form 1098 eingegangen ist oder ein anderer Kreditnehmer sie erhalten hat. Zinsen richten sich danach, wofür das Geld des Darlehens verwendet wurde. Grundsteuer, die über ein Escrow-Konto (Konto des Kreditgebers für Steuern und Versicherung) gezahlt wird, zählt, wenn der Verwalter des Kontos sie an die Steuerbehörde zahlt, nicht schon, wenn das Geld auf das Escrow-Konto fließt (Publication 527; Anleitung zu Schedule E; 26 CFR 1.164-1(a); Publication 17, die die Steuern auf ein Wohnhaus behandelt)Jede Rate laut Kontoauszug des Kreditgebers aufgeteilt in Zinsen, Tilgung und etwaigen Escrow-Anteil; die Darlehens- und Escrow-Salden; die vom Verwalter gezahlten Steuern und Versicherungen; und wofür der Erlös jedes Darlehens verwendet wurde
MieterkautionenBei Erhalt kein Einkommen, wenn Sie sie zurückzahlen wollen; Einkommen in dem Jahr, in dem Sie einen Teil behalten; eine Kaution, die als letzte Miete verwendet wird, ist im Voraus gezahlte Miete und bei Erhalt Einkommen (Publication 527)Eine Liste der verwahrten Kautionen je Mieter mit der Klausel aus dem Mietvertrag
Im Voraus gezahlte Miete und Rechnungen, die ein Mieter für Sie bezahltIm Voraus gezahlte Miete ist bei Erhalt Einkommen. Zahlt ein Mieter eine Ihrer Ausgaben, ist das Mieteinkommen, und die Ausgabe ist abziehbar, wenn sie eine abziehbare Vermietungsausgabe ist (Publication 527)Sowohl die Einnahme als auch die Ausgabe, auch wenn die Bank nur die Nettomiete zeigt
Kaufpreis und Nebenkosten des KaufsGebühren wie Rechtskosten, Eintragung, Vermessung, Grunderwerbsteuer (Transfer Tax) und Titelversicherung gehören zur Basis, also zu Ihrer Investition in das Objekt; sie bestimmt die Abschreibung und den Gewinn beim Verkauf. Kosten für die Beschaffung des Darlehens gehören nicht dazu, und Points (Vorauszinsen) werden in der Regel über die Laufzeit des Darlehens abgezogen. Bei einem früheren Wohnhaus beginnt die Abschreibung mit dem niedrigeren Wert aus angepasster Basis und Marktwert am Tag, an dem es zur Mietwohnung wurde (Publication 527; Publication 551)Die Abrechnung zum Kauf und die Aufteilung auf Grundstück und Gebäude; bei einem früheren Wohnhaus sein Wert am Tag, an dem es zur Mietwohnung wurde
VerbesserungenTrennen Sie Reparaturen von Verbesserungen und führen Sie genaue Aufzeichnungen, denn Sie brauchen die Kosten der Verbesserungen für die Abschreibung und für den Verkauf (Publication 527)Datum, Kosten und Beschreibung, je Objekt
AbschreibungWird je Objekt in Zeile 18 gemeldet; Grund und Boden ist nicht abschreibbar (Anleitung zu Schedule E)Wann und wie der Vermögenswert erworben wurde, Kosten, Verbesserungen und bereits genutzte Abschreibung (Publication 583)
Geld des EigentümersPublication 583 empfiehlt, die Herkunft jeder Einzahlung als Geschäftseinnahme, privates Geld oder Darlehen festzuhalten, damit betriebliche und nicht betriebliche Eingänge getrennt bleiben (Publication 583)Einlagen und Entnahmen des Eigentümers, getrennt von Miete und Ausgaben

Der IRS verlangt außerdem genaue Aufzeichnungen zu jedem Posten, der die Basis beeinflusst (Publication 551). Wie Sie einen Kauf erfassen, lesen Sie unter Abrechnung zum Kauf eines Mietobjekts in den Büchern; zu Kautionen unter Mieterkautionen in der Buchhaltung für Mietobjekte.

Wann brauche ich Buchhaltungssoftware, um Mieteinnahmen und Ausgaben zu erfassen?

Buchhaltungssoftware passt, wenn die Bücher neben einer Liste von Einnahmen und Ausgaben auch eine Bilanz brauchen: Darlehen, verwahrte Kautionen, abzuschreibende Vermögenswerte, mehr als eine Gesellschaft oder ein Kreditgeber oder Ersteller der Steuererklärung, der Berichte verlangt. Publication 583 beschreibt ein doppeltes Buchführungssystem (Double-Entry) als selbstausgleichend, mit Konten für Vermögen, Verbindlichkeiten und Reinvermögen, die dauerhaft geführt werden, und sagt, dass es eingebaute Kontrollen und Gegenprüfungen hat (Publication 583).

Jedes computergestützte System muss lesbare Aufzeichnungen erzeugen, die die Steuererklärung belegen. Seine Aufzeichnungen müssen mit den Büchern und der Steuererklärung abgestimmt sein, und Sie müssen eine Beschreibung des Systems einschließlich des Kontenplans aufbewahren (Publication 583). Jedes Programm sollte jede Buchung einem Objekt zuordnen, Darlehen, Kautionen und Anlagevermögen als Bilanzkonten führen und das Geld des Eigentümers von Einnahmen und Ausgaben trennen. Zwei weitere Prüfungen lohnen sich. Die erste entspricht dem, was der IRS bei Prüfungen verlangt; die zweite ist eine Kontrolle, keine Vorgabe des IRS:

  • Das Programm exportiert die vollständige Datei, und Sie können eine Kopie behalten, auch wenn Sie nicht mehr dafür zahlen. Der IRS sagt, dass Prüfer in den meisten Fällen, in denen die Bücher in einer Software geführt werden, die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware anfordern, auch wenn eine eng begrenzte Prüfung sie nicht braucht, und dass seine Integritätstests bei in Tabellen umgewandelten Aufzeichnungen nicht angemessen durchgeführt werden können (IRS: häufig gestellte Fragen).
  • Es kann ein eingereichtes Jahr abschließen, sodass das Jahr nicht unbemerkt geändert werden kann.

Bei mehreren Gesellschaften halten Sie Konten, Darlehen und Geld des Eigentümers jeder Gesellschaft getrennt; wer mehr als ein Unternehmen besitzt, sollte für jedes vollständige, eigene Bücher führen (Publication 583). Siehe Bücher für eine LLC je Mietobjekt. Keine offizielle Quelle reiht Programme in eine Rangfolge. Für die Auswahl lesen Sie Vergleich allgemeiner Buchhaltungsprogramme; was Sie beim Kündigen aufbewahren sollten, steht unter Unterlagen, die Sie beim Kündigen von Buchhaltungssoftware behalten sollten. Zur Einrichtung der Konten je Objekt lesen Sie Kontenplan für Mietobjekte.

Was sollte eine Buchhaltungs-App für Vermieter erfassen?

Eine Vermieter-App ersetzt vollständige Bücher für Mietobjekte nur, wenn sie mehr erfasst als Geldeingänge und Geldausgänge. Keine IRS-Quelle nennt oder bewertet eine App. Prüfen Sie deshalb jede Software für Vermieter daran, was die Aufzeichnungen enthalten müssen:

Fragen an die AppWarum
Teilt sie jede Darlehensrate in Zinsen, Tilgung und etwaigen Escrow-Anteil auf und führt sie den Darlehenssaldo?Tilgungen sind nicht abziehbar, Zinsen für ein Mietobjekt in der Regel schon, und über Escrow gezahlte Steuern zählen, wenn der Verwalter sie zahlt
Hält sie Kautionen getrennt von der Miete?Eine Kaution, die Sie voraussichtlich zurückzahlen, ist kein Einkommen
Speichert sie Anschaffungskosten, Verbesserungen und Abschreibung jedes Objekts?Die Abschreibung ist ein Betrag in Zeile 18 je Objekt
Kann sie Miete und Ausgaben je Objekt auswerten?Schedule E hat für jedes Objekt eine Spalte
Können Sie Geld des Eigentümers getrennt von Einnahmen erfassen und eine vom Mieter aus der Miete bezahlte Rechnung sowohl als Einnahme als auch als Ausgabe?Geld des Eigentümers ist keine Miete, und beide Seiten einer Zahlung des Mieters zählen in Schedule E

Eine App, die nur Geldeingänge und -ausgänge erfasst, überlässt Darlehenssaldo, verwahrte Kautionen, Anschaffungskosten und Abschreibung anderen Aufzeichnungen: einem Darlehensblatt, einer Kautionsliste und einer Liste der Vermögenswerte. Der Verlauf der Abschreibung ist ein Nachweis, von dem die Steuererklärung abhängt. Fehlt er, lesen Sie fehlenden Abschreibungsplan wiederherstellen. Prüfen Sie eine App, ob kostenlos oder kostenpflichtig, auf dieselbe Weise und vergleichen Sie die Bankzeilen, die sie für Sie zuordnet, mit jedem Kontoauszug.

Was erledigt ein Buchhalter jeden Monat für einen Vermieter, und was bleibt bei mir?

Ein Buchhalter kann die monatliche Arbeit der Buchführung übernehmen. Die Pflicht, ausreichende Aufzeichnungen zu führen, und die Beweislast für die Steuererklärung bleiben beim Steuerpflichtigen. Nach Angaben des IRS sind Steuerpflichtige dafür verantwortlich, genügend Bücher und Aufzeichnungen zu führen, die ihre Steuererklärungen belegen (IRS: häufig gestellte Fragen; 26 CFR 1.6001-1). Ein Buchhalter führt und stimmt die Bücher ab; die Steuererklärung und jede steuerliche Wahl entscheiden Sie mit dem Ersteller Ihrer Steuererklärung.

Wer die Bücher eines Vermieters führt, Sie selbst oder ein Buchhalter, hat jeden Monat diese Aufgaben:

Monatliche AufgabeWas Sie liefern
Erhaltene Miete je Mieter und Objekt erfassen und mit den Einzahlungen abgleichenMietverträge, Mietänderungen, Quittungen über Barmieten
Jede Ausgabe dem passenden Objekt zuordnenRechnungen und Belege mit Angabe des Objekts
Jede Darlehensrate in Zinsen, Tilgung und etwaigen Escrow-Anteil aufteilen; Salden aktualisierenAuszüge der Kreditgeber mit den Zahlungen des Verwalters für Steuern und Versicherung
Verwahrte und zurückgezahlte Kautionen verfolgenEin- und Auszugsdaten und was einbehalten wurde und warum
Jedes Bank- und Kartenkonto abstimmenKontoauszüge und Zugang zu den Konten
Verbesserungen für die Liste der Vermögenswerte kennzeichnen und eine Gewinn- und Verlustrechnung je Objekt erstellenRechnungen, die die Arbeiten beschreiben, und eine Durchsicht der Zahlen

Eine Bankzeile zeigt, wer bezahlt wurde, nicht aber, was gekauft wurde oder welchem Objekt es diente. Allein der Zahlungsnachweis begründet auch keinen Abzug (Publication 583). Deshalb bleiben die Belege und die Erklärungen bei Ihnen. Je mehr Objekte, Gesellschaften, Konten und monatliche Buchungen, desto mehr ist zu erfassen und abzustimmen; zurückliegende Jahre bedeuten zusätzliche Aufholarbeit.

Zu den Kosten lesen Sie was ein Buchhalter monatlich kostet. Wenn Sie abwägen, ob Sie selbst buchen sollten, lesen Sie selbst buchen oder einen Buchhalter beauftragen. Zur Kontrolle eines Buchhalters lesen Sie die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen. Ob jedes Objekt oder jede LLC ein eigenes Bankkonto braucht, steht unter ein eigenes Bankkonto für jede Mietwohnung.

Wie bringe ich jedes System dazu, zu Schedule E zu passen, mit einer Spalte je Objekt?

Führen Sie jede Einnahme- und Ausgabenzeile je Objekt, denn Schedule E hat für jede Vermietung eine Spalte. Part I führt Adresse und Art jedes Objekts auf, dazu die Tage mit Vermietung zum ortsüblichen Mietwert und die Tage mit privater Nutzung, danach Mieten, Ausgaben und Abschreibung in den Spalten A, B und C. Bei mehr als drei Objekten reichen Sie so viele Schedules E ein, wie Sie brauchen, und übertragen die Gesamtsummen auf eines (Anleitung zu Schedule E).

Schedule EWas die Bücher je Objekt liefern
Zeilen 1a bis 2Adresse, Art, Tage mit Vermietung zum ortsüblichen Mietwert und Tage mit privater Nutzung
Zeile 3, erhaltene MietenDas Mietbuch, einschließlich im Voraus gezahlter Miete und von Mietern bezahlter Rechnungen
Zeilen 5 bis 19, AusgabenJede Ausgabenkategorie, je Objekt
Zeilen 12 und 13, HypothekenzinsenNur Zinsen, je Kreditgeber, abgestimmt mit dem Jahresauszug jedes Kreditgebers; Zeile 13, wenn der Kreditgeber kein Finanzinstitut ist
Zeile 18, AbschreibungDer Wert aus der Liste der Vermögenswerte für dieses Objekt
Zeile A, Forms 1099Eine Liste der für Leistungen bezahlten Personen mit Beträgen

Die Gesellschaftsform bestimmt das Formular. Eine inländische LLC mit einem Mitglied ist für die Einkommensteuer in der Regel keine eigene Einheit; ihre Vermietung gehört deshalb in Schedule E des Eigentümers (Anleitung zu Schedule E). Eine inländische LLC mit zwei oder mehr Mitgliedern gilt in der Regel als Personengesellschaft, wenn sie nicht die Behandlung als Kapitalgesellschaft wählt (IRS: LLC). Bei einer LLC, die nur Ehepartnern als Gütergemeinschaft (Community Property) gehört, akzeptiert der IRS beide Behandlungen (Revenue Procedure 2002-69). Eine Personengesellschaft meldet Einkünfte aus Vermietung von Immobilien in der Regel in Form 8825, die ebenfalls eine Spalte je Objekt nutzt, vier je Seite (Anleitung zu Form 8825). Ein Wechsel bei den Mitgliedern ändert das Formular: Eine LLC mit einem Mitglied, die ein zweites aufnimmt, ist ab dann eine Personengesellschaft, und eine Personengesellschaft, die auf ein Mitglied schrumpft, wird zu einer steuerlich nicht eigenständigen Einheit (Disregarded Entity) (26 CFR 301.7701-3(f)). In jedem Fall melden die Bücher je Objekt. Lesen Sie Bücher für eine LLC je Mietobjekt, LLCs von Ehepartnern und Familien und gemeinsam gehaltene Mietobjekte: Schedule E oder Erklärung der Personengesellschaft.

Wenn ein Hausverwalter Ihre Miete einzieht, zeigt seine Monatsabrechnung Nettobeträge; lesen Sie Abrechnung des Hausverwalters in Zahlen für Schedule E umsetzen.

Wie wechsle ich von einer Tabelle zu Buchhaltungssoftware, ohne den bisherigen Verlauf zu verlieren?

Wählen Sie ein klares Startdatum, laden Sie Eröffnungssalden für jedes Bankkonto, jedes Darlehen, jede Kaution und jeden Vermögenswert und bewahren Sie die abgeschlossene Tabelle bei den Unterlagen des Jahres auf. Am saubersten ist der erste Tag eines Steuerjahres, weil dann jede Steuererklärung aus einem System stammt. Bei einem Wechsel mitten im Jahr stützt sich Schedule E eines Jahres auf zwei Aufzeichnungssätze; lesen Sie Buchhaltungssoftware mitten im Jahr wechseln.

  1. Das alte Jahr abschließen. Stimmen Sie zum Stichtag des Wechsels jedes Bank- und Kartenkonto mit dem Kontoauszug ab.
  2. Die Tabelle sichern. Bewahren Sie eine schreibgeschützte Kopie bei den Unterlagen dieses Jahres auf. Sie ist der Originalnachweis für den alten Zeitraum und belegt die Steuererklärung.
  3. Eröffnungssalden aus Dokumenten holen, nicht aus der Erinnerung. Nutzen Sie die Bankabstimmung zum Schluss für das Bargeld, einschließlich noch nicht eingelöster Schecks und unterwegs befindlicher Einzahlungen; jeden Karten- und Darlehensauszug für die Schulden; die Kautionsliste für verwahrte Kautionen; und die Abrechnungen zum Kauf sowie den letzten Abschreibungsplan für Anschaffungskosten und bisherige Abschreibung jedes Objekts. Das Eigenkapital ist das Vermögen abzüglich aller Verbindlichkeiten (Publication 583). Klären Sie jeden Unterschied, statt ihn auf das Eigenkapital zu buchen. Bei einer Personengesellschaft führen Sie das Schlusskapital jedes Gesellschafters getrennt weiter und behalten die steuerlichen Kapitalaufzeichnungen des Erstellers der Steuererklärung (Anleitung zu Form 1065).
  4. Salden eintragen, nicht alte Buchungen. Übernehmen Sie Einzelheiten nur, wo ein Bericht sie braucht. Führen Sie nicht eingelöste Schecks und Einzahlungen als Abstimmungsposten weiter, damit ihre spätere Einlösung kein neues Einkommen und keine neue Ausgabe erzeugt.
  5. Dieselbe Gewinnermittlungsmethode beibehalten. Der Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode ändert Ihre Gewinnermittlungsmethode und braucht in der Regel die Genehmigung des IRS (Publication 538).
  6. Den ersten Monat prüfen. Die Darlehenssalden sollten den Auszügen der Kreditgeber entsprechen, und das Bargeld sollte dem Kontostand der Bank entsprechen, nach Abzug nicht eingelöster Schecks und Einzahlungen.

Zur Technik der Eröffnungssalden lesen Sie Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhalters.

Wie lange bewahre ich Unterlagen zu Mietobjekten auf, und genügen elektronische Kopien?

Bewahren Sie die Unterlagen zu einem Posten der Steuererklärung auf, bis die Verjährungsfrist für diese Steuererklärung abläuft, in der Regel 3 Jahre nach dem späteren Zeitpunkt aus Einreichungsdatum und Fälligkeitstermin der Steuererklärung, denn eine früh eingereichte Steuererklärung gilt als zum Fälligkeitstermin eingereicht (IRS; Topic 305). Eine Personengesellschaft, einschließlich einer LLC mit mehreren Mitgliedern, die als solche besteuert wird, bewahrt ihre Unterlagen in der Regel 3 Jahre ab dem späteren Zeitpunkt aus Fälligkeitstermin und Einreichungsdatum der Steuererklärung jedes Gesellschafters sowie ihrer eigenen auf (Anleitung zu Form 1065).

Unterlagen zu Kauf, Verbesserungen und Abschreibung eines Mietobjekts bleiben erhalten, bis die Frist für das Jahr abläuft, in dem Sie das Objekt in einer steuerpflichtigen Veräußerung wie einem Verkauf abgeben. Nach einem nicht steuerpflichtigen Tausch bewahren Sie auch die Unterlagen des alten Objekts auf, bis die Frist für das Jahr abläuft, in dem Sie das neue Objekt abgeben. Die anderen Fristen, darunter 6 Jahre, wenn nicht gemeldete Einkünfte mehr als 25 % des ausgewiesenen Bruttoeinkommens ausmachen, finden Sie unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Bewahren Sie auch Kopien eingereichter Steuererklärungen auf. Kreditgeber und Versicherer können längere Aufbewahrung verlangen als der IRS (Publication 583).

Elektronische Kopien genügen nur, wenn das Speichersystem dieselben IRS-Prüfkriterien erfüllt wie Bücher auf Papier, einschließlich der Möglichkeit, auf Anforderung lesbare Aufzeichnungen zu erzeugen. Die Papieroriginale dürfen Sie erst vernichten, wenn das System getestet wurde und Verfahren sicherstellen, dass es die Anforderungen weiter erfüllt (Publication 583). Zu Belegen lesen Sie gescannte Belege statt Papier und Unterlagen und Belege für Mietobjekte.

Was gebe ich zum Jahresende dem Ersteller meiner Steuererklärung?

Geben Sie dem Ersteller Ihrer Steuererklärung die Bücher und die Dokumente, auf denen sie beruhen, nicht nur einen Ausdruck. Für Schedule E und die Aufzeichnungen dahinter (Anleitung) braucht er:

  • Adresse, Art, Tage mit Vermietung zum ortsüblichen Mietwert und Tage mit privater Nutzung jedes Objekts.
  • Eine Gewinn- und Verlustrechnung je Objekt für das Jahr, abgestimmt mit den Kontoauszügen.
  • Den Jahresauszug oder die Form 1098 jedes Kreditgebers für die gezahlten Zinsen.
  • Rechnungen für Grundsteuer und Versicherung.
  • Die Abrechnung zu jedem gekauften oder verkauften Objekt und die Rechnungen zu jeder Verbesserung.
  • Die Liste der Vermögenswerte: Kosten, Aufteilung auf Grundstück und Gebäude, Datum der Vermietbarkeit, bisherige Abschreibung und frühere Forms 4562; bei einem früheren Wohnhaus sein Wert, als es zur Mietwohnung wurde.
  • Die zum Jahresende verwahrten Kautionen, je Mieter.
  • Namen und Adressen der für Leistungen bezahlten Personen und was jede erhalten hat; lesen Sie Forms 1099 für Vermieter.
  • Die Jahresabrechnung eines Hausverwalters und die Auszahlungsberichte von Plattformen.
  • Wenn Sie sich auf den Safe Harbor für Vermietungen beim Abzug für qualifizierte Geschäftseinkünfte (Qualified Business Income Deduction) stützen dürfen, der von den Stunden der Vermietungsleistungen abhängt: getrennte Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen für jedes Immobilienvermietungsunternehmen und zeitnah geführte Nachweise über Stunden, Leistungen, Daten und wer die Arbeit ausgeführt hat. Einer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen Steuererklärung muss eine Erklärung beigefügt werden (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
  • Die Steuererklärung des Vorjahres.

Zu den Schritten zum Jahresende in den Büchern lesen Sie die Checkliste für den Jahresabschluss.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; Beträge in US-Dollar.

Drei Eigentumswohnungen, ein Eigentümer, eine Tabelle

Ein Eigentümer hat drei Eigentumswohnungen mit zusammen $5.400 Monatsmiete, auf jeder ein Darlehen, und kein Kreditgeber verlangt Berichte. Die Arbeitsmappe hat ein Blatt je Objekt mit Miete und Ausgaben in den Zeilen von Schedule E, ein Darlehensblatt, das jede Rate laut Kontoauszug des Kreditgebers in Zinsen, Tilgung und etwaigen Escrow-Anteil aufteilt, eine Kautionsliste und ein Blatt für Vermögenswerte mit Kosten, Grundstücksanteil und Abschreibung. Jeden Monat werden die Summen mit den Kontoauszügen abgestimmt. Die $1.800 Kaution eines Mieters, die am Ende des Mietvertrags zurückgezahlt wird, kommt auf die Kautionsliste, nicht in die Miete. Zum Jahresende füllen die drei Blätter die Spalten A, B und C einer Schedule E.

Achtzehn Wohnungen in zwei LLCs und die Anfrage eines Kreditgebers

Ein Eigentümer hat achtzehn Wohnungen in zwei LLCs mit zusammen $40.000 Monatsmiete, und ein Kreditgeber verlangt eine Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Tabelle lässt sich nicht mehr mit den Kontoständen der Bank oder mit den Darlehen und Kautionen von zwei Gesellschaften abstimmen. Der Eigentümer wechselt zu Buchhaltungssoftware mit eigenen Büchern für jede LLC, jede Buchung einem Objekt zugeordnet, und einem Buchhalter, der jeden Monat jedes Konto abstimmt. Die Gewinn- und Verlustrechnung für den Kreditgeber stammt aus den Büchern. Ob die Steuererklärung Schedule E oder Form 8825 nutzt, hängt davon ab, wie viele Mitglieder jede LLC hat und ob eine steuerliche Wahl vorliegt; in jedem Fall liegen die Zahlen je Objekt vor.

Ein Wechsel am 1. Januar

Ein Eigentümer wechselt am 1. Januar von einer Tabelle zu Software. Am 31. Dezember ist jedes Bankkonto abgestimmt, und die Tabelle wird mit den Unterlagen des Jahres schreibgeschützt gesichert. Die Eröffnungssalden stammen aus der Bankabstimmung zum Schluss mit nicht eingelösten Schecks und Einzahlungen, dem Jahresauszug jedes Darlehens, der Kautionsliste und dem Blatt für Vermögenswerte mit dem letzten Abschreibungsplan. Das Eröffnungs-Eigenkapital ist Vermögen abzüglich Verbindlichkeiten, und jede Lücke wird geklärt, nicht auf das Eigenkapital gebucht. Die erste Gewinn- und Verlustrechnung je Objekt umfasst allein den Januar, und die alte Tabelle bleibt für das alte Jahr bei den Unterlagen.

Buchhaltung

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Wenn Sie mehrere Immobilien oder LLCs haben, ein Kreditgeber Abschlüsse verlangt oder Ihre Buchhaltung im Rückstand ist, richten wir Ihre Vermietungsbuchhaltung ein, führen sie und geben Ihrem Ersteller der Steuererklärung saubere Zahlen. Günstig und auf kleine Vermieter zugeschnitten: Im ersten Gespräch klären wir Ihre Situation und den Umfang.

  • Ihr aktueller Tabellen- oder Software-Export, mit Darlehens- und Kontoauszügen für jede Immobilie.
  • Kaufabschlussabrechnungen (Closing Statements), Eigentumsangaben zu jeder Immobilie und die Steuererklärung des Vorjahres.

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Werte auf dieser Seite

KennzahlWertQuelle
Allgemeine Aufbewahrungsfrist für Belege zur Einkommensteuer
In der Regel ab der Einreichung oder der Abgabefrist, je nachdem, was später ist; in bestimmten Fällen gelten längere Fristen. Belege zur Basis von Vermögen werden bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das Jahr der steuerpflichtigen Veräußerung aufbewahrt; für nicht eingereichte und betrügerische Erklärungen gibt es keine Verjährungsfrist.
3 JahreIRS: Publication 583, How Long To Keep Records und Table 3
Geprüft
Aufbewahrung, wenn ausgelassene Einkünfte den Schwellenwert übersteigen
Gilt, wenn Einkünfte, die Sie hätten melden müssen, aber nicht gemeldet haben, mehr als 25 % der in der Erklärung ausgewiesenen Bruttoeinkünfte betragen; gerechnet ab dem Einreichungsdatum
6 JahreIRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?
Geprüft
Nicht angegebene Einkünfte, die die Aufbewahrungsfrist des IRS auf 6 Jahre verlängern
Unterlagen 6 Jahre aufbewahren, wenn die nicht gemeldeten Einkünfte mehr als diesen Anteil der in der Erklärung angegebenen Bruttoeinkünfte ausmachen
25 %IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?
Geprüft

Primärquellen

Über diesen Ratgeber

Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen

Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.

Änderungen am englischen Original

  • : Erstmals veröffentlicht.
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