यह किसके लिए है
- अमेरिका के मकान मालिक जो किराये की आय Schedule E पर दिखाते हैं और अपने रिकॉर्ड खुद रखते हैं
- कई किराये की संपत्तियों के स्वामी, या LLC में रखी किराये की संपत्तियों के स्वामी, जो बहीखाता व्यवस्था चुन रहे हैं
- वे मकान मालिक जिनसे ऋणदाता या कर तैयारकर्ता संपत्ति-स्तर के आँकड़े माँगता है
यहाँ शामिल नहीं
- नामी अकाउंटिंग प्रोग्रामों में से चुनना
- मासिक बहीखाता विशेषज्ञ का खर्च
- ऋणदाता के लिए लाभ-हानि विवरण बनाना
- खातों की सूची (chart of accounts) बनाना, नकद मरम्मत का सबूत, और कई साल की छूटी बहियाँ दोबारा बनाना
- सुरक्षा जमा रखने पर राज्यों के मकान मालिक-किरायेदार नियम
किराये की संपत्ति के बहीखाते में क्या दिखना चाहिए, चाहे व्यवस्था कोई भी हो?
आपके रिकॉर्ड से रिटर्न की किराये की हर आय और हर कटौती साबित होनी चाहिए, और व्यवस्था चुनना आपके हाथ में है। आयकर के दायरे में आने वाले हर व्यक्ति को ऐसी स्थायी बहियाँ या रिकॉर्ड रखने होते हैं जिनसे सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित हों (26 CFR 1.6001-1)। IRS के अनुसार आप अपने व्यवसाय के अनुकूल कोई भी व्यवस्था इस्तेमाल कर सकते हैं जो आय और खर्च साफ़ दिखाती हो, और हर प्रविष्टि साबित करने का बोझ आप पर है (Publication 583; IRS का रिकॉर्ड रखना)। Publication 583 व्यवसायों के लिए लिखी गई है, और किराया व्यवसाय है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर करता है; वहीं Schedule E के निर्देश अलग से ऐसे रिकॉर्ड माँगते हैं जो शेड्यूल की हर प्रविष्टि का समर्थन करें।
कर योग्य आय निकालने और बहियाँ रखने, दोनों के लिए आपको एक ही लेखा पद्धति इस्तेमाल करनी होती है (Publication 583), इसलिए जाँचें कि आपके सॉफ़्टवेयर की हर रिपोर्ट उसी पद्धति पर बनती है जिस पर आप रिटर्न फ़ाइल करते हैं। ज़्यादातर व्यक्ति नकद पद्धति (cash method) अपनाते हैं: किराया उसी साल की आय गिना जाता है जिसमें मिले, और खर्च उसी साल का जिसमें चुकाया जाए (Publication 527)।
केवल घरों की संख्या देखकर नहीं, बल्कि यह देखकर चुनें कि बहियों से क्या निकालना है: तुलन पत्र, हर LLC की अलग बहियाँ, या ऋणदाता या कर तैयारकर्ता के लिए रिपोर्ट चाहिए, तो नीचे की तालिका में सॉफ़्टवेयर और बहीखाता विशेषज्ञ वाली पंक्तियाँ सही हैं। दो LLC में अठारह घरों वाला दूसरा उदाहरण यही दिखाता है।
| व्यवस्था | कब ठीक बैठती है | कब काम करना बंद कर देती है |
|---|---|---|
| स्प्रेडशीट | एक स्वामी, कुछ संपत्तियाँ, कोई बाहरी रिपोर्ट नहीं माँगी गई, और आप हर महीने उसे बैंक से मिलाते हैं | ऋण, सुरक्षा जमा और संपत्ति की लागत अलग शीटों में हैं जो अब आपस में नहीं मिलतीं, या एक फ़ाइल में कई संस्थाएँ हैं |
| मकान मालिक का ऐप | आने-जाने वाले पैसे के साथ ऋण, सुरक्षा जमा, संपत्ति की लागत और मूल्यह्रास भी दर्ज करता है | केवल आने-जाने वाला पैसा दर्ज करता है, इसलिए ऋण, सुरक्षा जमा और लागत का आधार तब तक कहीं दर्ज नहीं रहते जब तक आप अलग रिकॉर्ड न जोड़ें |
| अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर | आपको तुलन पत्र या संपत्ति या संस्था के अनुसार रिपोर्ट चाहिए, या ऋणदाता या कर तैयारकर्ता उन्हें माँगता है | कोई हर महीने उसका मिलान नहीं करता, यानी हर लाइन को बैंक विवरण से नहीं मिलाता |
| बहीखाता विशेषज्ञ | कई संपत्तियाँ या संस्थाएँ हैं, या ऋणदाता या कर तैयारकर्ता को मासिक आँकड़े चाहिए | प्रविष्टियों के पीछे के दस्तावेज़ बहीखाता विशेषज्ञ तक नहीं पहुँचते, या वर्षांत के आँकड़ों की कोई समीक्षा नहीं करता |
किराये की व्यवस्था तब सरल नहीं रहती जब संपत्तियाँ कई LLC में या सह-स्वामियों के साथ हों, ऋणदाता लाभ-हानि विवरण या तुलन पत्र माँगे, आपका कर तैयारकर्ता बार-बार आँकड़े माँगे, आप व्यवस्था बदलने वाले हों, बहियाँ पिछड़ी हों, या आँकड़े बैंक से न मिलें। नीचे के खंड बताते हैं कि हर व्यवस्था कहाँ रुक जाती है।
पहले यह जुटाएँ: संपत्तियों की सूची; हर ऋण के विवरण; हर खरीद का क्लोज़िंग स्टेटमेंट; पट्टे (leases) और रखी गई सुरक्षा जमा की सूची; आख़िरी फ़ाइल किया रिटर्न; और किराये से जुड़े हर बैंक और कार्ड खाते के विवरण।
क्या मेरी किराये की संपत्तियों के लिए स्प्रेडशीट काफ़ी है?
स्प्रेडशीट तब काफ़ी हो सकती है जब वह हर संपत्ति की साल भर की आय और खर्च दिखाए, हर महीने बैंक से मिलती हो, और ऋण, सुरक्षा जमा और संपत्ति के अलग रिकॉर्ड उसका साथ दें। IRS किसी फ़ॉर्मेट को मना नहीं करता: काग़ज़ी बहियों की हर ज़रूरत इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड पर भी लागू होती है (IRS: कौन-से रिकॉर्ड रखने चाहिए; Publication 583)। उसी प्रकाशन के अनुसार एकल-प्रविष्टि प्रणाली (single-entry system), जो आय और खर्च का प्रवाह दर्ज करती है, छोटे व्यवसाय की शुरुआत में सरल और व्यावहारिक हो सकती है।
हर संपत्ति के लिए एक टैब वाली स्प्रेडशीट तब काम करना बंद कर देती है जब:
| संकेत | यह क्यों मायने रखता है |
|---|---|
| शीट का नकद योग अब बैंक बैलेंस से नहीं मिलता | Publication 583 के अनुसार चेकिंग खाते का हर महीने मिलान करें, ताकि विवरण, चेकबुक और बहियाँ तीनों मेल खाएँ |
| ऋण की किस्त एक ही खर्च के रूप में दर्ज है | मूलधन की कटौती नहीं मिलती; किराये के ऋण का ब्याज आमतौर पर कटौती योग्य है |
| किरायेदारों की सुरक्षा जमा किराये वाले कॉलम में दर्ज है | जो जमा आप लौटाने वाले हैं, वह आय नहीं है |
| कई LLC या स्वामी एक ही फ़ाइल साझा करते हैं | साझेदारी के रूप में कर वाली LLC अपने रिटर्न अपनी बहियों से फ़ाइल करती है, और एक फ़ाइल में कई संस्थाएँ मिलाने से धुँधला हो जाता है कि पैसा किसका है |
| कोई भी बंद हो चुके साल को बदल सकता है | Publication 583 कंप्यूटरीकृत प्रणाली के हिस्से के रूप में रखे गए रिकॉर्ड में अनधिकृत बदलाव रोकने वाले नियंत्रणों की सूची देती है |
| ऋणदाता या कर तैयारकर्ता तुलन पत्र माँगता है | आय और खर्च की शीट आय विवरण है; तुलन पत्र में संपत्तियाँ, देनदारियाँ और इक्विटी भी जुड़ती हैं |
Publication 583 स्प्रेडशीट का ज़िक्र नहीं करती, इसलिए यह तय नहीं करती कि उसकी कंप्यूटरीकृत प्रणाली की जाँचें किसी वर्कबुक पर कैसे लागू होती हैं। हर बंद साल की केवल-पढ़ने योग्य (read-only) प्रति एक सरल नियंत्रण है। किसी भी छोटे व्यवसाय में स्प्रेडशीट के लिए स्प्रेडशीट में बहीखाता देखें।
आय और खर्च के अलावा किराये की बहियों में और क्या चाहिए?
किराये की बहियाँ वह पैसा भी दर्ज करती हैं जो न आय है, न खर्च: ऋण का मूलधन, किरायेदारों की सुरक्षा जमा, हर संपत्ति और उसके सुधारों की लागत, और स्वामी का अपना पैसा। Schedule E में हर संपत्ति की केवल आय, खर्च और मूल्यह्रास आते हैं (Publication 527), इसलिए ये मदें उस पर इस रूप में नहीं दिखतीं, फिर भी जो आँकड़े दिखते हैं वे इन्हीं पर टिके होते हैं।
| मद | नियम | रिकॉर्ड में क्या होना चाहिए |
|---|---|---|
| ऋण की किस्तें | मूलधन की किस्तों की कटौती नहीं मिलती; बैंकों या दूसरी वित्तीय संस्थाओं को चुकाया गया मॉर्गेज ब्याज लाइन 12 पर जाता है, और लाइन 13 पर तब जाता है जब ऋणदाता वित्तीय संस्था न हो, Form 1098 न आया हो, या वह किसी दूसरे उधारकर्ता को मिला हो; ब्याज इस पर निर्भर करता है कि ऋण का पैसा किस काम में लगा; एस्क्रो के ज़रिए चुकाया संपत्ति कर तब गिना जाता है जब सर्विसर कर प्राधिकरण को भुगतान करता है, तब नहीं जब पैसा एस्क्रो में जाता है (Publication 527; Schedule E के निर्देश; 26 CFR 1.164-1(a); Publication 17, जो घर के करों को समझाती है) | ऋणदाता के विवरण से हर किस्त का ब्याज, मूलधन और एस्क्रो हिस्सा अलग-अलग; ऋण और एस्क्रो के बैलेंस; सर्विसर द्वारा चुकाया गया कर और बीमा; और हर ऋण की रकम किस काम में लगी |
| सुरक्षा जमा | जिसे लौटाने की योजना हो, वह मिलने पर आय नहीं है; जिस साल आप उसका कोई हिस्सा रख लेते हैं, उस साल वह आय है; आख़िरी महीने के किराये के रूप में इस्तेमाल हुई जमा अग्रिम किराया है और मिलने पर आय है (Publication 527) | किरायेदार के अनुसार रखी गई जमा की सूची, पट्टे की संबंधित शर्त के साथ |
| अग्रिम चुकाया गया किराया, और किरायेदार द्वारा आपकी ओर से चुकाए बिल | अग्रिम किराया मिलने पर आय है। किरायेदार द्वारा आपका खर्च चुकाना किराये की आय है, और यदि वह किराये का कटौती योग्य खर्च है तो उस खर्च की कटौती मिलती है (Publication 527) | आय और खर्च दोनों, भले ही बैंक में केवल शुद्ध किराया दिखे |
| खरीद मूल्य और क्लोज़िंग लागत | कानूनी शुल्क, रिकॉर्डिंग, सर्वे, ट्रांसफ़र टैक्स और टाइटल बीमा जैसे शुल्क आधार (basis) का हिस्सा हैं, यानी संपत्ति में आपका निवेश, जिससे मूल्यह्रास और बिक्री पर लाभ तय होता है; ऋण लेने के शुल्क इसका हिस्सा नहीं हैं, और पॉइंट आमतौर पर ऋण की अवधि में बाँटकर काटे जाते हैं; पहले के निजी घर के लिए मूल्यह्रास उसके समायोजित आधार और उसके किराये की संपत्ति बनने की तारीख के उचित बाज़ार मूल्य में से कम वाले से शुरू होता है (Publication 527; Publication 551) | क्लोज़िंग स्टेटमेंट और ज़मीन व इमारत का बँटवारा; पहले के निजी घर के लिए, किराये की संपत्ति बनने की तारीख पर उसका मूल्य |
| सुधार | मरम्मत और सुधार को अलग रखें और सटीक रिकॉर्ड रखें, क्योंकि मूल्यह्रास लेने और संपत्ति बेचने के लिए आपको सुधारों की लागत चाहिए (Publication 527) | तारीख, लागत और विवरण, संपत्ति के अनुसार |
| मूल्यह्रास | हर संपत्ति के अनुसार लाइन 18 पर दिखाया जाता है; ज़मीन का मूल्यह्रास नहीं होता (Schedule E के निर्देश) | संपत्ति कब और कैसे ली गई, उसकी लागत, सुधार और लिया गया मूल्यह्रास (Publication 583) |
| स्वामी का पैसा | Publication 583 सुझाव देती है कि हर जमा का स्रोत दर्ज करें: व्यावसायिक आय, निजी पैसा या ऋण, ताकि व्यावसायिक और गैर-व्यावसायिक प्राप्तियाँ अलग रहें (Publication 583) | स्वामी का लगाया और निकाला पैसा, किराये और खर्च से अलग रखा हुआ |
IRS यह भी कहता है कि आधार को प्रभावित करने वाली हर मद का सटीक रिकॉर्ड रखें (Publication 551)। खरीद दर्ज करने के लिए बहियों में किराये का क्लोज़िंग स्टेटमेंट देखें; सुरक्षा जमा के लिए किराये की बहियों में सुरक्षा जमा देखें।
किराये की आय और खर्च दर्ज करने के लिए मुझे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर कब चाहिए?
अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर तब ठीक बैठता है जब बहियों को आय और खर्च की सूची के साथ तुलन पत्र भी चाहिए: ऋण, रखी गई जमा, मूल्यह्रास वाली संपत्तियाँ, एक से ज़्यादा संस्था, या रिपोर्ट चाहने वाला ऋणदाता या कर तैयारकर्ता। Publication 583 दोहरी-प्रविष्टि प्रणाली (double-entry system) को स्वतः संतुलित बताती है, जिसमें संपत्ति, देनदारी और निवल मूल्य के खाते स्थायी रूप से खुले रहते हैं, और कहती है कि उसमें जाँच और संतुलन के अंतर्निहित उपाय होते हैं (Publication 583)।
कोई भी कंप्यूटरीकृत प्रणाली ऐसे पढ़ने योग्य रिकॉर्ड बनाए जो रिटर्न का समर्थन करें। उसके रिकॉर्ड बहियों और रिटर्न से मेल खाने चाहिए, और आपको प्रणाली का विवरण रखना होगा, जिसमें खातों की सूची (chart of accounts) शामिल है (Publication 583)। कोई भी प्रोग्राम हर लेन-देन को एक संपत्ति से जोड़े, ऋण, जमा और स्थायी संपत्तियों को तुलन पत्र के खातों में रखे, और स्वामी का पैसा आय और खर्च से अलग रखे। दो और जाँचें करने लायक हैं; पहली वह है जो IRS परीक्षा में माँगता है, दूसरी एक नियंत्रण है, IRS की ज़रूरत नहीं:
- वह पूरी फ़ाइल एक्सपोर्ट करता है, और भुगतान बंद करने के बाद भी आप उसकी प्रति रख सकते हैं। IRS के अनुसार जहाँ बहियाँ सॉफ़्टवेयर में रखी जाती हैं, वहाँ ज़्यादातर मामलों में परीक्षक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल माँगेंगे, हालाँकि सीमित ऑडिट में उसकी ज़रूरत न पड़े, और स्प्रेडशीट में बदले गए रिकॉर्ड पर उसकी अखंडता की जाँचें ठीक से नहीं चलाई जा सकतीं (IRS FAQ)।
- वह फ़ाइल हो चुके साल को बंद कर सकता है, ताकि बंद साल में किसी को पता चले बिना बदलाव न हो सके।
कई संस्थाएँ हों तो हर एक के खाते, ऋण और स्वामी का पैसा अलग रखें; एक से ज़्यादा व्यवसाय वाले स्वामी को हर व्यवसाय की पूरी और अलग बहियाँ रखनी चाहिए (Publication 583)। देखें हर किराये की संपत्ति के लिए अलग LLC की बहियाँ। कोई आधिकारिक स्रोत प्रोग्रामों की रैंकिंग नहीं करता। उनमें से चुनने के लिए सामान्य अकाउंटिंग प्रोग्रामों में से चुनना देखें; किसी को रद्द करते समय क्या रखना है, इसके लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रद्द करते समय रखने योग्य रिकॉर्ड देखें। संपत्ति के अनुसार खाते बनाने के लिए किराये की संपत्ति के लिए खातों की सूची देखें।
मकान मालिकों के बहीखाता ऐप को क्या दर्ज करना चाहिए?
मकान मालिक का ऐप किराये की पूरी बहियाँ तभी है जब वह आने-जाने वाले पैसे से ज़्यादा दर्ज करे। कोई IRS स्रोत किसी ऐप का नाम या रैंक नहीं देता, इसलिए किसी भी किराये के सॉफ़्टवेयर को इस कसौटी पर परखें कि रिकॉर्ड में क्या होना चाहिए:
| ऐप से पूछें | क्यों |
|---|---|
| क्या वह हर ऋण-किस्त को ब्याज, मूलधन और एस्क्रो में बाँटता है, और ऋण का बैलेंस रखता है? | मूलधन की कटौती नहीं मिलती, किराये के ऋण का ब्याज आमतौर पर कटौती योग्य है, और एस्क्रो का कर तब गिना जाता है जब सर्विसर उसे चुकाता है |
| क्या वह जमा को किराये से अलग रखता है? | जो जमा आप लौटाने वाले हैं, वह आय नहीं है |
| क्या वह हर संपत्ति की लागत, सुधार और मूल्यह्रास रखता है? | मूल्यह्रास हर संपत्ति की लाइन 18 की रकम है |
| क्या वह संपत्ति के अनुसार किराया और खर्च रिपोर्ट कर सकता है? | Schedule E में हर संपत्ति का एक कॉलम होता है |
| क्या आप स्वामी का पैसा आय से अलग दर्ज कर सकते हैं, और किरायेदार के चुकाए बिल को आय और खर्च दोनों के रूप में? | स्वामी का पैसा किराया नहीं है, और किरायेदार के भुगतान के दोनों पक्ष Schedule E पर गिने जाते हैं |
जो ऐप केवल आने-जाने वाला पैसा दर्ज करता है, वह ऋण का बैलेंस, रखी गई जमा, संपत्ति की लागत और मूल्यह्रास कहीं और रखने के लिए छोड़ देता है, यानी ऋण की शीट, जमा की सूची और संपत्ति की सूची में। मूल्यह्रास का इतिहास वह रिकॉर्ड है जिस पर रिटर्न टिका है; वह खो गया हो तो छूटी मूल्यह्रास तालिका दोबारा बनाना देखें। मुफ़्त हो या सशुल्क, ऐप को उसी तरह परखें, और जो बैंक लाइनें वह आपके लिए छाँटता है उन्हें हर विवरण से मिलाएँ।
किराये के स्वामी के लिए बहीखाता विशेषज्ञ हर महीने क्या करता है, और मेरे पास क्या रहता है?
बहीखाता विशेषज्ञ बहियाँ रखने का मासिक काम कर सकता है, लेकिन पर्याप्त रिकॉर्ड रखने की ज़िम्मेदारी और रिटर्न साबित करने का बोझ करदाता पर ही रहता है। IRS के अनुसार करदाता अपने रिटर्न के समर्थन में पर्याप्त बहियाँ और रिकॉर्ड रखने के लिए ज़िम्मेदार हैं (IRS FAQ; 26 CFR 1.6001-1)। बहीखाता विशेषज्ञ बहियाँ रखता है और उनका मिलान करता है; रिटर्न और कोई भी कर संबंधी चुनाव आप अपने कर तैयारकर्ता के साथ तय करते हैं।
किराये के स्वामी की बहियाँ कोई भी रखे, आप या बहीखाता विशेषज्ञ, ये मासिक काम होते हैं:
| मासिक काम | आप क्या देते हैं |
|---|---|
| किरायेदार और संपत्ति के अनुसार मिला किराया दर्ज करना, और उसे जमा से मिलाना | पट्टे, किराये में बदलाव, और नकद किराये की रसीदें |
| हर खर्च को उसकी संपत्ति के खाते में दर्ज करना | चालान और रसीदें, जिनमें संपत्ति का नाम हो |
| हर ऋण-किस्त को ब्याज, मूलधन और एस्क्रो में बाँटना; बैलेंस अपडेट करना | ऋणदाता के विवरण, और सर्विसर के कर और बीमा भुगतान |
| रखी गई और लौटाई गई जमा का हिसाब रखना | आने और जाने की तारीखें, और क्या रखा गया और क्यों |
| हर बैंक और कार्ड खाते का मिलान करना | विवरण और खाते तक पहुँच |
| सुधारों को संपत्ति की सूची के लिए चिह्नित करना, और संपत्ति के अनुसार लाभ-हानि विवरण बनाना | काम बताने वाले चालान, और आँकड़ों की समीक्षा |
बैंक लाइन बताती है कि भुगतान किसे हुआ, यह नहीं कि क्या खरीदा गया या वह किस संपत्ति के लिए था, और अकेला भुगतान का सबूत कटौती साबित नहीं करता (Publication 583)। इसीलिए दस्तावेज़ और स्पष्टीकरण आपके पास रहते हैं। संपत्तियाँ, संस्थाएँ, खाते और मासिक लेन-देन जितने ज़्यादा होंगे, दर्ज और मिलान करने को उतना ज़्यादा होगा, और पिछड़े सालों का बकाया काम अलग से जुड़ता है।
खर्च जानने के लिए मासिक बहीखाता विशेषज्ञ का खर्च देखें। खुद करने का हिसाब देखने के लिए खुद करें या किसी को रखें देखें। बहीखाता विशेषज्ञ का काम परखने के लिए बहीखाता विशेषज्ञ के काम की जाँच देखें। क्या हर संपत्ति या LLC को अपना बैंक खाता चाहिए, यह हर किराये की संपत्ति के लिए अलग बैंक खाता में है।
किसी भी व्यवस्था को Schedule E से कैसे मिलाऊँ, हर संपत्ति के लिए एक कॉलम?
आय और खर्च की हर पंक्ति संपत्ति के अनुसार रखें, क्योंकि Schedule E में हर किराये की संपत्ति का एक कॉलम होता है। Part I में हर संपत्ति का पता और प्रकार, उचित किराया मूल्य पर किराये पर दिए गए दिन और निजी इस्तेमाल के दिन आते हैं, फिर कॉलम A, B और C में किराया, खर्च और मूल्यह्रास। तीन से ज़्यादा संपत्तियों पर आप जितने चाहिए उतने Schedule E लगाते हैं और कुल योग एक पर दिखाते हैं (Schedule E के निर्देश)।
| Schedule E | बहियाँ हर संपत्ति के लिए क्या देती हैं |
|---|---|
| लाइन 1a से 2 | पता, प्रकार, उचित किराया मूल्य पर किराये पर दिए गए दिन, और निजी इस्तेमाल के दिन |
| लाइन 3, मिला किराया | किराये की बही, जिसमें अग्रिम किराया और किरायेदार के चुकाए बिल भी शामिल हैं |
| लाइन 5 से 19, खर्च | संपत्ति के अनुसार हर खर्च की श्रेणी |
| लाइन 12 और 13, मॉर्गेज ब्याज | केवल ब्याज, ऋणदाता के अनुसार, हर ऋणदाता के वर्षांत विवरण से मिलाया हुआ; जब ऋणदाता वित्तीय संस्था न हो तो लाइन 13 |
| लाइन 18, मूल्यह्रास | उस संपत्ति के लिए संपत्ति की सूची का आँकड़ा |
| लाइन A, Forms 1099 | सेवाओं के लिए भुगतान पाने वाले कामगारों की सूची, रकम के साथ |
संस्था तय करती है कि कौन-सा फ़ॉर्म लगेगा। एकल-सदस्य घरेलू LLC आमतौर पर आयकर के लिए अलग संस्था नहीं होती, इसलिए उसका किराया स्वामी के Schedule E पर जाता है (Schedule E के निर्देश)। दो या अधिक सदस्यों वाली घरेलू LLC आमतौर पर साझेदारी मानी जाती है, जब तक वह कंपनी के रूप में कर का चुनाव न करे (IRS: LLC); जो LLC केवल पति-पत्नी के समुदाय संपत्ति के रूप में स्वामित्व में हो, उसके लिए IRS दोनों में से कोई भी व्यवहार स्वीकार करता है (Revenue Procedure 2002-69)। साझेदारी आमतौर पर किराये की अचल संपत्ति Form 8825 पर दिखाती है, जिसमें भी हर संपत्ति का एक कॉलम होता है, एक पृष्ठ पर चार (Form 8825 के निर्देश)। सदस्य बदलने पर फ़ॉर्म बदल जाता है: एक-सदस्य LLC में दूसरा सदस्य जुड़ने पर वह उसी समय से साझेदारी बन जाती है, और केवल एक सदस्य रह जाने पर साझेदारी उपेक्षित हो जाती है (26 CFR 301.7701-3(f))। दोनों में बहियाँ संपत्ति के अनुसार रिपोर्ट करती हैं। देखें हर किराये की संपत्ति के लिए अलग LLC की बहियाँ, जीवनसाथी और पारिवारिक LLC और सह-स्वामित्व वाले किराये: Schedule E या साझेदारी रिटर्न।
यदि संपत्ति प्रबंधक आपका किराया वसूलता है, तो प्रबंधक का मासिक विवरण शुद्ध आँकड़े दिखाता है; देखें स्वामी के विवरण को Schedule E के आँकड़ों में बदलना।
इतिहास खोए बिना स्प्रेडशीट से अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर कैसे जाऊँ?
शुरुआत की एक साफ़ तारीख चुनें, हर बैंक खाते, ऋण, जमा और संपत्ति के शुरुआती बैलेंस भरें, और बंद स्प्रेडशीट को उस साल के रिकॉर्ड के साथ रखें। कर वर्ष का पहला दिन सबसे साफ़ रहता है, क्योंकि तब हर रिटर्न एक ही प्रणाली से बनता है। साल के बीच में बदलने पर एक साल का Schedule E दो अलग रिकॉर्ड से बनता है; देखें साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना।
- पुराना साल बंद करें। बदलाव की तारीख पर हर बैंक और कार्ड खाते का उसके विवरण से मिलान करें।
- स्प्रेडशीट सुरक्षित रखें। उसकी केवल-पढ़ने योग्य (read-only) प्रति उस साल के रिकॉर्ड के साथ रखें। वह पुरानी अवधि का मूल रिकॉर्ड है और रिटर्न का समर्थन करती है।
- शुरुआती बैलेंस याददाश्त से नहीं, दस्तावेज़ों से लें। नकद के लिए अंतिम बैंक मिलान लें, जिसमें बकाया चेक और रास्ते में जमा रकम शामिल हों; कर्ज़ के लिए हर कार्ड और ऋणदाता का विवरण; रखी गई जमा के लिए जमा की सूची; और हर संपत्ति की लागत और अब तक के मूल्यह्रास के लिए क्लोज़िंग स्टेटमेंट और आख़िरी मूल्यह्रास तालिका। इक्विटी का अर्थ है संपत्तियाँ घटा सभी देनदारियाँ (Publication 583)। कोई अंतर हो तो उसे इक्विटी में डालने के बजाय उसकी जाँच करें। साझेदारी के लिए हर साझेदार की अंतिम पूँजी अलग रखें और कर तैयारकर्ता के कर-आधार पूँजी के रिकॉर्ड सँभालकर रखें (Form 1065 के निर्देश)।
- शुरुआती बैलेंस दर्ज करें, पुराने लेन-देन नहीं। ब्योरा तभी लाएँ जब किसी रिपोर्ट को उसकी ज़रूरत हो। जो चेक और जमा अभी क्लियर नहीं हुए, उन्हें मिलान की मदों के रूप में आगे ले जाएँ, ताकि उनके बाद में क्लियर होने से नई आय या नया खर्च न बने।
- वही लेखा पद्धति रखें। नकद से उपार्जन (accrual) पर जाने से आपकी लेखा पद्धति बदलती है और इसके लिए आमतौर पर IRS की मंज़ूरी चाहिए (Publication 538)।
- पहला महीना जाँचें। ऋण के बैलेंस ऋणदाता के विवरण से मिलने चाहिए, और बकाया चेक और जमा का हिसाब लगाने के बाद नकद बैंक बैलेंस के बराबर होना चाहिए।
शुरुआती बैलेंस की प्रक्रिया के लिए लेखाकार बदलने के बाद शुरुआती बैलेंस देखें।
किराये के रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ, और क्या इलेक्ट्रॉनिक प्रतियाँ काफ़ी हैं?
रिटर्न की किसी मद के पीछे के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि समाप्त न हो जाए, जो आमतौर पर फ़ाइल करने की तारीख और रिटर्न की नियत तारीख में से बाद वाली से 3 वर्ष होती है, क्योंकि जल्दी फ़ाइल किया रिटर्न नियत तारीख को फ़ाइल हुआ गिना जाता है (IRS; Topic 305)। साझेदारी, जिसमें साझेदारी के रूप में कर वाली बहु-सदस्य LLC भी शामिल है, आमतौर पर अपने रिकॉर्ड हर साझेदार के रिटर्न और अपने रिटर्न, दोनों की नियत तारीख और फ़ाइल करने की तारीख में से बाद वाली से 3 वर्ष तक रखती है (Form 1065 के निर्देश)।
किराये की संपत्ति की खरीद, सुधार और मूल्यह्रास के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस साल की परिसीमा अवधि समाप्त न हो जाए जिसमें आप संपत्ति का कर योग्य निपटान करते हैं, जैसे बिक्री। गैर-कर योग्य विनिमय के बाद पुरानी संपत्ति के रिकॉर्ड भी तब तक रखें जब तक उस साल की अवधि समाप्त न हो जाए जिसमें आप नई संपत्ति का निपटान करते हैं। बाकी अवधियाँ, जिनमें 6 वर्ष भी शामिल है जब बिना बताई आय दिखाई गई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो, व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में हैं। फ़ाइल किए रिटर्न की प्रतियाँ भी रखें। ऋणदाता और बीमाकर्ता IRS से ज़्यादा समय तक रिकॉर्ड माँग सकते हैं (Publication 583)।
इलेक्ट्रॉनिक प्रतियाँ तभी काफ़ी हैं जब भंडारण प्रणाली वही IRS जाँचें पूरी करे जो काग़ज़ी बहियाँ करती हैं, जिनमें माँगने पर पढ़ने योग्य रिकॉर्ड देना शामिल है। आप काग़ज़ी मूल प्रतियाँ तभी नष्ट कर सकते हैं जब प्रणाली की जाँच हो चुकी हो और प्रक्रियाएँ यह पक्का करें कि वह नियमों का पालन करती रहेगी (Publication 583)। रसीदों के लिए काग़ज़ की जगह स्कैन की रसीदें और किराये की संपत्ति के रिकॉर्ड और रसीदें देखें।
वर्षांत पर कर तैयारकर्ता को मुझे क्या देना चाहिए?
कर तैयारकर्ता को बहियाँ और उनके पीछे के दस्तावेज़ दें, केवल प्रिंटआउट नहीं। Schedule E और उसके पीछे के रिकॉर्ड (निर्देश) के लिए ये चाहिए:
- हर संपत्ति का पता, प्रकार, उचित किराया मूल्य पर किराये पर दिए गए दिन, और निजी इस्तेमाल के दिन।
- साल भर का संपत्ति के अनुसार लाभ-हानि विवरण, बैंक विवरण से मिलाया हुआ।
- चुकाए गए ब्याज के लिए हर ऋणदाता का वर्षांत विवरण या Form 1098।
- संपत्ति कर और बीमा के बिल।
- खरीदी या बेची गई हर संपत्ति का क्लोज़िंग स्टेटमेंट, और हर सुधार के चालान।
- संपत्ति की सूची: लागत, ज़मीन और इमारत का बँटवारा, किराये के लिए तैयार होने की तारीख, लिया गया मूल्यह्रास, और पिछले Forms 4562; पहले के निजी घर के लिए, किराये की संपत्ति बनने पर उसका मूल्य।
- वर्षांत पर रखी गई जमा, किरायेदार के अनुसार।
- सेवाओं के लिए भुगतान पाने वाले कामगारों के नाम और पते और हर एक को कितना चुकाया गया; देखें मकान मालिकों के लिए Forms 1099।
- किसी भी संपत्ति प्रबंधक का वार्षिक विवरण, और प्लेटफ़ॉर्म की भुगतान रिपोर्टें।
- यदि आप योग्य व्यावसायिक आय की कटौती के लिए किराये के सुरक्षित दायरे (safe harbor) पर भरोसा कर सकते हैं, जो किराये की सेवाओं के घंटों पर टिका है: हर किराये की अचल संपत्ति उद्यम के अलग आय और खर्च रिकॉर्ड, और घंटों, सेवाओं, तारीखों और काम करने वाले की उसी समय बनाई गई लॉग। एक विवरण समय पर फ़ाइल किए मूल रिटर्न के साथ लगाना होगा (Revenue Procedure 2019-38; IRS)।
- पिछले साल का रिटर्न।
बहियों में वर्षांत के कदमों के लिए वर्षांत समापन चेकलिस्ट देखें।
उदाहरण
ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।
तीन कॉन्डो, एक स्वामी, एक स्प्रेडशीट
एक स्वामी के तीन कॉन्डो हैं जिनका कुल मासिक किराया $5,400 है, हर एक पर एक ऋण है, और कोई ऋणदाता रिपोर्ट नहीं माँग रहा। वर्कबुक में हर संपत्ति का एक टैब है जिसमें किराया और खर्च Schedule E की पंक्तियों में हैं, एक ऋण की शीट जो ऋणदाता के विवरण से हर किस्त को ब्याज, मूलधन और एस्क्रो में बाँटती है, जमा की सूची, और एक संपत्ति टैब जिसमें लागत, ज़मीन का हिस्सा और मूल्यह्रास है। हर महीने कुल योग बैंक विवरण से मिलाए जाते हैं। किसी किरायेदार की $1,800 की जमा, जो पट्टे के अंत में लौटानी है, जमा की सूची में जाती है, किराये में नहीं। वर्षांत पर तीनों टैब एक Schedule E के कॉलम A, B और C भरते हैं।
दो LLC में अठारह घर और ऋणदाता का अनुरोध
एक स्वामी के दो LLC में अठारह घर हैं, कुल मासिक किराया $40,000 है, और एक ऋणदाता लाभ-हानि विवरण माँग रहा है। स्प्रेडशीट को अब बैंक बैलेंस से, या दो संस्थाओं के ऋण और जमा से नहीं मिलाया जा सकता। स्वामी अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर जाता है, जिसमें हर LLC की अलग बहियाँ हैं, हर लेन-देन किसी संपत्ति से जुड़ा है, और एक मासिक बहीखाता विशेषज्ञ हर खाते का मिलान करता है। ऋणदाता का लाभ-हानि विवरण बहियों से बनता है। रिटर्न में Schedule E लगेगा या Form 8825, यह इस पर निर्भर करता है कि हर LLC में कितने सदस्य हैं और कोई कर संबंधी चुनाव हुआ है या नहीं; दोनों में आँकड़े संपत्ति के अनुसार होते हैं।
1 जनवरी को बदलाव
एक स्वामी 1 जनवरी को स्प्रेडशीट से सॉफ़्टवेयर पर जाता है। 31 दिसंबर को हर बैंक खाते का मिलान हो जाता है और स्प्रेडशीट उस साल के रिकॉर्ड के साथ केवल-पढ़ने योग्य रूप में सुरक्षित कर दी जाती है। शुरुआती बैलेंस अंतिम बैंक मिलान से आते हैं, जिसमें बकाया चेक और जमा शामिल हैं, साथ में हर ऋणदाता का वर्षांत ऋण विवरण, जमा की सूची, और आख़िरी मूल्यह्रास तालिका वाला संपत्ति टैब। शुरुआती इक्विटी संपत्तियाँ घटा देनदारियाँ है, और कोई अंतर हो तो उसे इक्विटी में डालने के बजाय उसकी जाँच होती है। संपत्ति के अनुसार पहला लाभ-हानि विवरण केवल जनवरी को कवर करता है, और पुरानी स्प्रेडशीट पुराने साल के लिए फ़ाइल में रहती है।
आपके मामले में अलग?
- एक संपत्ति-एक टैब वाली व्यवस्था अब छोटी पड़ गई है: कई LLC हैं, ऋणदाता लाभ-हानि विवरण या तुलन पत्र माँग रहा है, कर तैयारकर्ता बार-बार आँकड़े माँगता है, या व्यवस्था बदलने वाली है। व्यवस्था को क्या दर्ज करना चाहिए, हर महीने उसे कौन रखे, और इतिहास कैसे आगे जाए, यह आपकी संस्थाओं, ऋणों और सॉफ़्टवेयर पर निर्भर करता है। यहीं बहीखाता सहायता काम आती है; ऋणदाता के लिए लाभ-हानि विवरण भी देखें।
- आपकी किराये की बहियाँ पिछड़ी हैं, या कई साल गायब हैं: देखें किराये की संपत्ति की बहियाँ पकड़ना; कई साल दोबारा बनाने में बहीखाता सहायता काम आती है।
- संपत्तियाँ LLC में या सह-स्वामियों के साथ हैं: देखें हर किराये की संपत्ति के लिए अलग LLC की बहियाँ और LLC में किराये की संपत्ति।
- आप साल के बीच में बदलाव कर रहे हैं: देखें साल के बीच में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बदलना, फिर इतिहास आगे ले जाने के लिए बहीखाता सहायता।
- आप अमेरिका के बाहर रहते हैं, या किराये की संपत्ति अमेरिका के बाहर है: देखें विदेश से रखी अमेरिकी किराये की संपत्ति और विदेश में घर किराये पर देना; दो देशों में बहियाँ रखने में बहीखाता सहायता काम आती है।
- कोई प्लेटफ़ॉर्म या संपत्ति प्रबंधक आपको भुगतान करता है: देखें प्लेटफ़ॉर्म के भुगतान, सकल या शुद्ध और प्रबंधक का स्वामी विवरण।
- रसीदें या मूल्यह्रास का इतिहास गायब है: देखें किराये की संपत्ति के रिकॉर्ड और रसीदें और किराये की संपत्ति पर छूटा मूल्यह्रास।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| आयकर के सहायक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने की तिथि या रिटर्न की देय तिथि, इनमें से जो बाद में हो, उसके बाद; कुछ तय मामलों में लंबी अवधि लागू होती है। संपत्ति के आधार के रिकॉर्ड उस वर्ष की परिसीमा अवधि तक रखें जिसमें संपत्ति का कर योग्य निपटान हुआ; फ़ाइल न किए गए और धोखाधड़ी वाले रिटर्न पर कोई परिसीमा अवधि नहीं है। | 3 वर्ष | IRS: Publication 583, How Long To Keep Records और Table 3 जाँचा गया |
| छूटी हुई आय सीमा से ज़्यादा होने पर रिकॉर्ड रखने की अवधि तब लागू होता है जब जो आय आपको रिपोर्ट करनी थी पर नहीं की, वह रिटर्न में दिखाई गई सकल आय के 25% से अधिक हो; फ़ाइल करने की तारीख से गिना जाता है | 6 वर्ष | IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें? जाँचा गया |
| छूटी हुई आय, जो IRS रिकॉर्ड रखने की अवधि को 6 साल तक बढ़ाती है रिटर्न में दिखाई गई सकल आय के इस हिस्से से ज़्यादा आय न दिखाई गई हो, तो रिकॉर्ड 6 साल रखें | 25% | IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें? जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- 26 CFR 1.6001-1, रिकॉर्ड
- IRS: Publication 583, व्यवसाय शुरू करना और रिकॉर्ड रखना
- IRS: रिकॉर्ड रखना
- IRS: कौन-से रिकॉर्ड रखने चाहिए?
- IRS: Topic no. 305, रिकॉर्ड रखना
- IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखें?
- IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के रिकॉर्ड, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
- IRS: Publication 527, आवासीय किराये की संपत्ति
- IRS: Schedule E (Form 1040) के निर्देश
- IRS: Form 8825 और Schedule A के निर्देश
- IRS: सीमित देयता कंपनी (LLC)
- IRS: Revenue Procedure 2002-69, समुदाय संपत्ति के रूप में पति-पत्नी के स्वामित्व वाली संस्थाएँ
- IRS: Form 1065 के निर्देश
- 26 CFR 301.7701-3, कुछ व्यावसायिक संस्थाओं का वर्गीकरण
- 26 CFR 1.164-1, करों की कटौती
- IRS: Publication 17, आपका संघीय आयकर (एस्क्रो में रखे गए कर)
- IRS: Revenue Procedure 2019-38, किराये की अचल संपत्ति के लिए सुरक्षित दायरा (safe harbor)
- IRS: योग्य व्यावसायिक आय की कटौती
- IRS: Publication 538, लेखा अवधि और पद्धतियाँ
- IRS: Publication 551, संपत्तियों का आधार (basis)
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।