הנהלת חשבונות לנכס להשכרה: גיליון אלקטרוני, תוכנה או איש מקצוע?

מה הספרים של נכס להשכרה צריכים להראות, בכל שיטה שבה מנהלים אותם?

הרישומים שלכם צריכים לבסס כל פריט של הכנסה משכירות וכל ניכוי בדוח, והבחירה בשיטה היא שלכם. מי שחייב במס הכנסה צריך לנהל ספרים או רישומים קבועים שמספיקים כדי לבסס הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). IRS קובע שאפשר להשתמש בכל שיטה שמתאימה לעסק ומראה בבירור הכנסות והוצאות, ושהנטל להוכיח כל רישום הוא עליכם (פרסום 583; שמירת רישומים ב-⁠IRS). פרסום 583 נכתב לעסקים, והשאלה אם השכרה היא עסק תלויה בעובדות; הוראות Schedule E דורשות בנפרד רישומים שתומכים בכל פריט בטופס.

חייבים להשתמש באותה שיטת חשבונאות לחישוב ההכנסה החייבת במס ולניהול הספרים (פרסום 583), ולכן בדקו שכל דוח שהתוכנה מפיקה משתמש בשיטה שבה אתם מגישים את הדוח. רוב היחידים משתמשים בשיטת מזומן: שכירות נחשבת בשנה שבה התקבלה והוצאות נחשבות בשנה שבה שולמו (פרסום 527).

בחרו לפי מה שהספרים צריכים להפיק, לא רק לפי מספר הבתים: מאזן, ספרים נפרדים לכל LLC או דוח למלווה או למכין הדוחות מובילים לשורות של תוכנה ושל איש מקצוע להנהלת חשבונות בטבלה שלמטה, כפי שמראה הדוגמה השנייה עם שמונה עשר בתים בשני LLC.

הקמת הנהלת חשבונות להשכרה אינה פשוטה כשהנכסים מוחזקים בכמה LLC או עם בעלים משותפים, כשמלווה רוצה דוח רווח והפסד או מאזן, כשמכין הדוחות כל הזמן מבקש מספרים, כשעומדים להחליף שיטה, כשהספרים מפגרים או כשהמספרים לא מתיישבים עם הבנק. הסעיפים הבאים מסבירים איפה כל שיטה מפסיקה לעבוד.

אספו קודם: רשימת הנכסים; דפי חשבון של כל הלוואה; דף הסגירה של כל רכישה; חוזי השכירות ורשימת הפיקדונות שמוחזקים; הדוח האחרון שהוגש; ודפי חשבון של כל חשבון בנק וכרטיס שנגע בהשכרה.

האם גיליון אלקטרוני מספיק לנכסים שלי להשכרה?

גיליון אלקטרוני יכול להספיק כשהוא מראה את ההכנסות וההוצאות של כל נכס לשנה, מתאים לבנק בכל חודש, ויש לו גיבוי ברישומים נפרדים להלוואות, לפיקדונות ולנכסים. IRS לא פוסל שום פורמט: כל דרישה לספרים על נייר חלה גם על רישומים אלקטרוניים (IRS: אילו רישומים צריך לשמור; פרסום 583). הפרסום קובע ששיטת רישום חד-צדדי, שרושמת את זרימת ההכנסות וההוצאות, יכולה להיות פשוטה ומעשית כשעסק קטן רק מתחיל.

גיליון אלקטרוני עם לשונית לכל נכס מפסיק לעבוד כאשר:

פרסום 583 לא מזכיר גיליונות אלקטרוניים, ולכן הוא לא קובע איך הבדיקות שלו למערכות ממוחשבות חלות על חוברת עבודה. עותק לקריאה בלבד של כל שנה סגורה הוא בקרה פשוטה. על גיליונות אלקטרוניים בכל עסק קטן ראו הנהלת חשבונות בגיליון אלקטרוני.

מה ספרים של נכס להשכרה צריכים להכיל מעבר להכנסות והוצאות?

ספרים של נכס להשכרה עוקבים גם אחרי כסף שאינו הכנסה או הוצאה: קרן ההלוואה, פיקדונות של שוכרים, עלות כל נכס והשיפורים בו, והכסף של הבעלים עצמו. Schedule E מפרט רק הכנסות, הוצאות ופחת לכל נכס (פרסום 527), ולכן הפריטים האלה לא מופיעים בו ככאלה, אבל המספרים שכן מופיעים תלויים בהם.

IRS גם קובע לשמור רישומים מדויקים של כל פריט שמשפיע על בסיס העלות (פרסום 551). לרישום רכישה ראו דף הסגירה של נכס להשכרה בספרים; לפיקדונות ראו פיקדונות ביטחון בספרים של נכס להשכרה.

מתי אני צריך תוכנת הנהלת חשבונות כדי לעקוב אחרי הכנסות והוצאות משכירות?

תוכנת הנהלת חשבונות מתאימה כשהספרים צריכים מאזן ולא רק רשימת הכנסות והוצאות: הלוואות, פיקדונות שמוחזקים, נכסים לפחת, יותר מישות אחת, או מלווה או מכין דוחות שרוצים דוחות. פרסום 583 מתאר שיטת רישום כפול כמאזנת את עצמה, עם חשבונות נכסים, התחייבויות והון שנשארים פתוחים לצמיתות, ואומר שיש בה בקרות ואיזונים מובנים (פרסום 583).

כל מערכת ממוחשבת צריכה להפיק רישומים קריאים שתומכים בדוח. הרישומים שלה צריכים להתאים לספרים ולדוח, ואתם חייבים לשמור תיאור של המערכת, כולל מפתח חשבונות (chart of accounts) (פרסום 583). כל תוכנה צריכה לשייך כל תנועה לנכס אחד, להחזיק הלוואות, פיקדונות ונכסים קבועים כחשבונות מאזן, ולהפריד את הכסף של הבעלים מהכנסות והוצאות. כדאי לבדוק עוד שני דברים; הראשון משקף מה ש-⁠IRS מבקש בבדיקות, והשני בקרה ולא דרישה של IRS:

• היא מייצאת את הקובץ המלא, ואפשר לשמור עותק גם אחרי שמפסיקים לשלם. IRS אומר שבודקים יבקשו את קובץ הגיבוי של תוכנת החשבונאות ברוב המקרים שבהם הספרים מנוהלים בתוכנה, אף שבדיקה מצומצמת עשויה שלא לדרוש אותו, ושאי אפשר להריץ כראוי את בדיקות השלמות שלו על רישומים שהומרו לגיליונות אלקטרוניים (שאלות נפוצות של IRS).
• היא יכולה לסגור שנה שהוגשה, כך שאי אפשר לשנות אותה בלי שיבחינו.

כשיש כמה ישויות, שמרו את החשבונות, ההלוואות והכסף של הבעלים של כל אחת בנפרד; בעלים של יותר מעסק אחד צריך לנהל ערכת ספרים מלאה ונפרדת לכל עסק (פרסום 583). ראו ספרים של LLC לכל נכס להשכרה. אין מקור רשמי שמדרג תוכנות. לבחירה ביניהן ראו בחירה בין תוכנות הנהלת חשבונות כלליות; ולמה לשמור כשמבטלים תוכנה ראו רישומים לשמור כשמבטלים תוכנת הנהלת חשבונות. להקמת חשבונות לפי נכס ראו מפתח חשבונות לנכס להשכרה.

מה אפליקציה להנהלת חשבונות למשכירים צריכה לעקוב אחריו?

אפליקציה למשכירים היא ערכת ספרים מלאה להשכרה רק אם היא רושמת יותר מכסף נכנס וכסף יוצא. אף מקור של IRS לא מציין אפליקציה בשמה או מדרג אותה, ולכן בדקו כל תוכנה להשכרה מול מה שהרישומים צריכים להכיל:

אפליקציה שרושמת רק כסף נכנס ויוצא משאירה את יתרת ההלוואה, הפיקדונות שמוחזקים, עלות הנכס והפחת למקום אחר: גיליון הלוואות, רשימת פיקדונות ורשימת נכסים. היסטוריית הפחת היא רישום שהדוח תלוי בו; אם היא אבדה, ראו שחזור לוח פחת חסר. בחינם או בתשלום, בדקו כל אפליקציה באותו אופן, והשוו את שורות הבנק שהיא מסווגת בשבילכם לכל דף חשבון.

מה איש מקצוע להנהלת חשבונות עושה בכל חודש עבור בעל נכס להשכרה, ומה נשאר אצלי?

איש מקצוע להנהלת חשבונות יכול לבצע את העבודה החודשית של ניהול הספרים, אבל החובה לנהל רישומים מספיקים והנטל להוכיח את הדוח נשארים אצל משלם המסים. IRS אומר שמשלמי מסים אחראים לנהל ספרים ורישומים מספיקים שתומכים בדוחות שלהם (שאלות נפוצות של IRS; ⁦26 CFR 1.6001-1⁩). איש המקצוע מנהל ומתאים את הספרים; את הדוח ואת כל בחירה לצורכי מס מחליטים יחד עם מכין הדוחות.

מי שמנהל את הספרים של בעל נכס להשכרה, אתם או איש מקצוע להנהלת חשבונות, מבצע את המשימות החודשיות האלה:

שורה בבנק מראה למי שילמו, לא מה נקנה ולא לאיזה נכס זה שירת, וגם הוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי (פרסום 583). לכן המסמכים וההסברים נשארים אצלכם. ככל שיש יותר נכסים, ישויות, חשבונות ותנועות חודשיות, יש יותר מה לרשום ולהתאים, ושנים שמאחרות מוסיפות עבודת השלמה.

לעלות ראו כמה עולה איש מקצוע להנהלת חשבונות בחודש. לשיקול של עשייה עצמית ראו לנהל את הספרים בעצמכם או לשכור איש מקצוע. לבדיקת העבודה של איש מקצוע ראו בדיקת העבודה של איש מקצוע להנהלת חשבונות. אם כל נכס או LLC צריכים חשבון בנק משלהם, ראו חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה.

איך מתאימים כל שיטה ל-⁠Schedule E, עמודה לכל נכס?

שמרו כל שורת הכנסה והוצאה לפי נכס, כי ל-⁠Schedule E יש עמודה לכל נכס להשכרה. חלק I מפרט את הכתובת והסוג של כל נכס, את ימי ההשכרה בשווי שוק הוגן ואת ימי השימוש האישי, ואחר כך שכירות, הוצאות ופחת בעמודות A, B ו-⁠C. כשיש יותר משלושה נכסים, מצרפים כמה Schedule E שצריך ומעבירים את הסכומים המשולבים לטופס אחד (הוראות Schedule E).

הישות קובעת את הטופס. LLC מקומי עם חבר אחד אינו בדרך כלל ישות נפרדת לצורכי מס הכנסה, ולכן ההשכרה שלו נרשמת ב-⁠Schedule E של הבעלים (הוראות Schedule E). LLC מקומי עם שני חברים או יותר מסווג בדרך כלל כשותפות, אלא אם בחר להיות ממוסה כחברה (IRS: LLC); IRS מקבל כל אחד משני הטיפולים ל-⁠LLC שבבעלות בני זוג בלבד כרכוש משותף (Revenue Procedure 2002-69). שותפות מדווחת בדרך כלל על נדל״ן להשכרה בטופס 8825, שגם הוא משתמש בעמודה לכל נכס, ארבעה בעמוד (הוראות טופס 8825). שינוי בחברים משנה את הטופס: LLC עם חבר אחד שמצטרף אליו חבר שני הוא שותפות מאותו רגע, ושותפות שנותר בה חבר אחד הופכת לישות שאינה מוכרת לצורכי מס (⁦26 CFR 301.7701-3(f)⁩). בכל מקרה הספרים מדווחים לפי נכס. ראו ספרים של LLC לכל נכס להשכרה, LLC של בני זוג ומשפחה ונכס להשכרה בבעלות משותפת: Schedule E או דוח שותפות.

אם חברת ניהול נכסים גובה את השכירות עבורכם, הדוח החודשי שלה מציג מספרים נטו; ראו הפיכת דוח הבעלים ל-⁠Schedule E.

איך עוברים מגיליון אלקטרוני לתוכנת הנהלת חשבונות בלי לאבד היסטוריה?

בחרו תאריך התחלה נקי, הטעינו יתרות פתיחה לכל חשבון בנק, הלוואה, פיקדון ונכס, ושמרו את הגיליון הסגור עם רישומי השנה. היום הראשון של שנת מס הוא הנקי ביותר, כי כל דוח מגיע ממערכת אחת. מעבר באמצע שנה אומר שה-⁠Schedule E של שנה אחת נשען על שתי ערכות רישומים; ראו מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע שנה.

1. סגרו את השנה הישנה. התאימו כל חשבון בנק וכרטיס לדף החשבון שלו בתאריך המעבר.
2. שמרו את הגיליון. שמרו עותק לקריאה בלבד עם רישומי אותה שנה. זה הרישום המקורי לתקופה הישנה והוא תומך בדוח.
3. אספו יתרות פתיחה ממסמכים, לא מהזיכרון. השתמשו בהתאמת הבנק האחרונה למזומן, כולל המחאות שלא נפרעו והפקדות בדרך; בדף של כל כרטיס ומלווה לחובות; ברשימת הפיקדונות לפיקדונות שמוחזקים; ובדפי הסגירה ובלוח הפחת האחרון לעלות כל נכס ולפחת שנצבר עד כה. הון הוא נכסים פחות כל ההתחייבויות (פרסום 583). בררו כל הפרש במקום לרשום אותו להון. בשותפות, העבירו את הון הסגירה של כל שותף בנפרד ושמרו את רישומי הון לפי בסיס מס של מכין הדוחות (הוראות טופס 1065).
4. הזינו יתרות, לא תנועות ישנות. העבירו פירוט רק היכן שדוח צריך אותו. השאירו המחאות והפקדות שלא נפרעו כפריטי התאמה, כדי שכשייפרעו בהמשך הן לא ייצרו הכנסה או הוצאה חדשות.
5. שמרו על אותה שיטת חשבונאות. מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה משנה את שיטת החשבונאות שלכם ובדרך כלל דורש אישור של IRS (פרסום 538).
6. בדקו את החודש הראשון. יתרות ההלוואות צריכות להתאים לדפי המלווה, והמזומן צריך להיות שווה ליתרת הבנק אחרי התחשבות בהמחאות ובהפקדות שלא נפרעו.

למנגנון של יתרות פתיחה ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.

כמה זמן שומרים רישומים של נכס להשכרה, והאם עותקים אלקטרוניים מספיקים?

שמרו את הרישומים שמאחורי פריט בדוח עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת, בדרך כלל 3 שנים אחרי המאוחר מבין מועד ההגשה ומועד הדוח, כי דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד הדוח (IRS; נושא 305). שותפות, כולל LLC עם כמה חברים הממוסה כשותפות, שומרת בדרך כלל את הרישומים שלה 3 שנים מהמאוחר מבין מועד הדוח ומועד ההגשה של דוח כל שותף וגם של הדוח שלה (הוראות טופס 1065).

רישומי רכישה, שיפורים ופחת של נכס להשכרה נשמרים עד שהתקופה מסתיימת לשנה שבה אתם מוכרים את הנכס באירוע חייב במס, כמו מכירה. אחרי החלפה שאינה חייבת במס, שמרו גם את רישומי הנכס הישן, עד שהתקופה מסתיימת לשנה שבה אתם מוכרים את הנכס החדש. שאר התקופות, כולל 6 שנים כשהכנסה שלא דווחה עולה על ⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו שדווחה, מפורטות בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים. שמרו גם עותקים של דוחות שהוגשו. מלווים וחברות ביטוח עשויים לדרוש רישומים לתקופה ארוכה מזו של IRS (פרסום 583).

עותקים אלקטרוניים מספיקים רק אם מערכת האחסון עומדת באותן בדיקות של IRS כמו ספרים על נייר, כולל הפקת רישומים קריאים לפי בקשה. מותר להשמיד מקורות על נייר רק אחרי שהמערכת נבדקה ונהלים מבטיחים שהיא ממשיכה לעמוד בדרישות (פרסום 583). לקבלות ראו קבלות סרוקות במקום נייר ורישומים וקבלות של נכס להשכרה.

מה מוסרים למכין הדוחות בסוף השנה?

תנו למכין הדוחות את הספרים ואת המסמכים שהם נשענים עליהם, לא רק הדפסה. Schedule E והרישומים שמאחוריו (הוראות) צריכים:

• הכתובת והסוג של כל נכס, הימים שהושכר בשווי שוק הוגן וימי השימוש האישי.
• דוח רווח והפסד לפי נכס לשנה, מותאם לדפי הבנק.
• הדף השנתי של כל מלווה או טופס 1098, לריבית ששולמה.
• חשבונות של מס רכוש וביטוח.
• דף הסגירה של כל נכס שנקנה או נמכר, וחשבוניות של כל שיפור.
• רשימת הנכסים: עלות, חלוקה בין קרקע לבניין, תאריך שבו הנכס היה מוכן להשכרה, פחת שנוכה וטפסי 4562 קודמים; בבית שהיה בית מגורים, שוויו כשהפך לנכס להשכרה.
• פיקדונות שמוחזקים בסוף השנה, לפי שוכר.
• שמות וכתובות של עובדים שקיבלו תשלום על שירותים וכמה קיבל כל אחד; ראו טפסי 1099 למשכירים.
• הדוח השנתי של חברת ניהול הנכסים, אם יש, ודוחות תשלומים של פלטפורמות.
• אם אתם עשויים להסתמך על ה-⁠safe harbor להשכרה לצורך ניכוי ההכנסה העסקית המזכה, שתלוי בשעות של שירותי השכרה: רישומי הכנסות והוצאות נפרדים לכל מיזם נדל״ן להשכרה, ויומנים שנרשמו בזמן אמת של השעות, השירותים, התאריכים ומי ביצע את העבודה. יש לצרף הצהרה לדוח המקורי שהוגש במועד (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• הדוח של השנה שעברה.

לשלבי סוף השנה בספרים ראו את רשימת הבדיקה לסגירת סוף שנה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שלוש דירות קונדו, בעלים אחד, גיליון אלקטרוני

לבעלים יש שלוש דירות קונדו עם ⁦$5,400⁩ שכירות חודשית בסך הכול, הלוואה אחת על כל דירה, ואף מלווה לא מבקש דוחות. בחוברת העבודה יש לשונית לכל נכס עם שכירות והוצאות בשורות של Schedule E, גיליון הלוואות שמפצל כל תשלום לריבית, קרן וחלק לחשבון נאמנות לפי דף המלווה, רשימת פיקדונות, ולשונית נכסים עם עלות, חלק הקרקע ופחת. בכל חודש הסכומים מותאמים לדפי הבנק. פיקדון של שוכר בסך ⁦$1,800⁩, שיוחזר בסוף החוזה, נרשם ברשימת הפיקדונות ולא בשכירות. בסוף השנה שלוש הלשוניות ממלאות את עמודות A, B ו-⁠C של Schedule E אחד.

שמונה עשר בתים בשני LLC ובקשה של מלווה

לבעלים יש שמונה עשר בתים בשני LLC, ⁦$40,000⁩ שכירות חודשית בסך הכול, ומלווה שמבקש דוח רווח והפסד. כבר אי אפשר להתאים גיליון אלקטרוני ליתרות הבנק, או להלוואות ולפיקדונות של שתי ישויות. הבעלים עובר לתוכנת הנהלת חשבונות עם ערכת ספרים לכל LLC, כל תנועה משויכת לנכס, ואיש מקצוע להנהלת חשבונות שמתאים כל חשבון מדי חודש. דוח הרווח וההפסד של המלווה מופק מהספרים. אם הדוח יוגש ב-⁠Schedule E או בטופס 8825 תלוי במספר החברים בכל LLC ובבחירה לצורכי מס; בכל מקרה המספרים הם לפי נכס.

מעבר ב-⁠1 בינואר

בעלים עובר מגיליון אלקטרוני לתוכנה ב-⁠1 בינואר. ב-⁠31 בדצמבר כל חשבונות הבנק מותאמים והגיליון נשמר לקריאה בלבד עם רישומי אותה שנה. יתרות הפתיחה באות מהתאמת הבנק האחרונה עם ההמחאות וההפקדות שלא נפרעו, מדף ההלוואה השנתי של כל מלווה, מרשימת הפיקדונות ומלשונית הנכסים עם לוח הפחת האחרון. ההון בפתיחה הוא נכסים פחות התחייבויות, וכל פער נבדק ולא נרשם להון. דוח הרווח וההפסד הראשון לפי נכס מכסה את ינואר בלבד, והגיליון הישן נשאר בתיק לשנה הישנה.

המצב שלכם שונה?

• עברתם את הלשונית אחת לכל נכס: כמה LLC, מלווה שמבקש דוח רווח והפסד או מאזן, מכין דוחות שכל הזמן מבקש מספרים, או מעבר קרוב בין מערכות. מה ההקמה צריכה לעקוב אחריו, מי מנהל אותה בכל חודש ואיך ההיסטוריה עוברת תלוי בישויות, בהלוואות ובתוכנה שלכם. זה המקום שבו עזרה בהנהלת חשבונות מתאימה; ראו גם דוח רווח והפסד למלווה.
• הספרים שלכם מפגרים, או שחסרות שנים: ראו השלמת הנהלת חשבונות של נכס להשכרה; שחזור של כמה שנים הוא המקום שבו עזרה בהנהלת חשבונות מתאימה.
• הנכסים מוחזקים ב-⁠LLC או עם בעלים משותפים: ראו ספרים של LLC לכל נכס להשכרה ונכס להשכרה ב-⁠LLC.
• אתם עוברים בין מערכות באמצע שנה: ראו מעבר בין תוכנות הנהלת חשבונות באמצע שנה, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות להעברת ההיסטוריה.
• אתם גרים מחוץ לארה״ב, או שהנכס להשכרה נמצא מחוץ לארה״ב: ראו נכסים להשכרה בארה״ב בבעלות מי שגר בחו״ל והשכרת בית בחו״ל; ספרים בין שתי מדינות הם המקום שבו עזרה בהנהלת חשבונות מתאימה.
• פלטפורמה או חברת ניהול נכסים משלמת לכם: ראו תשלומי פלטפורמה, ברוטו או נטו ודוח הבעלים של חברת ניהול הנכסים.
• חסרות קבלות או היסטוריית הפחת: ראו רישומים וקבלות של נכס להשכרה ופחת שלא נוכה בנכס להשכרה.