لمن هذا الدليل
- المؤجّرون في الولايات المتحدة الذين يُبلغون عن إيجاراتهم في Schedule E ويمسكون سجلاتهم بأنفسهم
- ملّاك عدة عقارات مؤجَّرة، أو عقارات مملوكة عبر شركات LLC، ممن يختارون نظام مسك الدفاتر
- المؤجّرون الذين يطلب منهم المقرض أو معدّ الإقرارات أرقامًا لكل عقار على حدة
غير مشمول هنا
- المفاضلة بين برامج محاسبة بعينها
- تكلفة مسؤول مسك الدفاتر الشهري
- إعداد قائمة أرباح وخسائر للمقرض
- إعداد دليل الحسابات، وإثبات إصلاحات دُفعت نقدًا، وإعادة بناء دفاتر سنوات مفقودة
- قواعد الولايات بين المؤجّر والمستأجر بشأن الاحتفاظ بالودائع
ماذا يجب أن تُظهر دفاتر العقار المؤجَّر، أيًّا كان النظام الذي تُحفظ فيه؟
يجب أن تثبت سجلاتك كل بند من دخل الإيجار وكل خصم في إقرارك، والاختيار بين الأنظمة متروك لك. فعلى كل من يخضع لضريبة الدخل في الولايات المتحدة أن يحتفظ بدفاتر أو سجلات دائمة تكفي لإثبات إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات (26 CFR 1.6001-1). وتقول IRS إن لك أن تستخدم أي نظام يناسب نشاطك ويُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، وإن إثبات كل قيد يقع عليك (المنشور 583؛ حفظ السجلات لدى IRS). والمنشور 583 موجّه إلى الأنشطة التجارية، وكون الإيجار نشاطًا تجاريًا أم لا يتوقف على الوقائع؛ وتشترط تعليمات Schedule E بصورة مستقلة سجلات تدعم كل بند في الجدول.
يجب أن تستخدم الطريقة المحاسبية نفسها لحساب دخلك الخاضع للضريبة ولمسك دفاترك (المنشور 583)، فتأكد أن كل تقرير يُنتجه برنامجك يستخدم الطريقة التي تقدّم بها إقرارك. ويستخدم معظم الأفراد الأساس النقدي: يُحتسب الإيجار في سنة استلامه، وتُحتسب المصروفات في سنة دفعها (المنشور 527).
اختر النظام بحسب ما يجب أن تُنتجه الدفاتر، لا بعدد المنازل وحده: فإذا احتجت إلى ميزانية عمومية، أو دفاتر منفصلة لكل LLC، أو تقرير لمقرض أو معدّ إقرارات، فهذا يشير إلى صفّي البرنامج ومسؤول مسك الدفاتر في الجدول أدناه، كما يوضح المثال الثاني بثمانية عشر منزلًا في شركتي LLC.
| النظام | يناسب عندما | لا يعود كافيًا عندما |
|---|---|---|
| جدول بيانات | مالك واحد، وعدد قليل من العقارات، ولا تقرير مطلوبًا من جهة خارجية، وتطابقه مع البنك كل شهر | القروض والودائع وتكاليف الأصول موزعة على أوراق لم تعد متطابقة، أو تشترك عدة كيانات في ملف واحد |
| تطبيق للمؤجّرين | يسجّل القروض والودائع وتكلفة العقار والإهلاك، إضافة إلى الأموال الداخلة والخارجة | يسجّل الأموال الداخلة والخارجة فقط، فلا تُحفظ القروض والودائع والأساس الضريبي في أي مكان ما لم تضف سجلات منفصلة |
| برنامج المحاسبة | تحتاج إلى ميزانية عمومية، أو تقارير لكل عقار أو لكل كيان، أو يطلبها منك مقرض أو معدّ إقرارات | لا أحد يسوّي الحسابات كل شهر بمطابقة كل سطر مع الكشف المصرفي |
| مسؤول مسك الدفاتر | عدة عقارات أو كيانات، أو يحتاج مقرض أو معدّ إقرارات إلى أرقام شهرية | لا تصل المستندات التي تقوم عليها القيود إلى مسؤول مسك الدفاتر، أو لا يراجع أحد أرقام نهاية السنة |
لا يكون إعداد دفاتر الإيجار بسيطًا عندما تكون العقارات في عدة شركات LLC أو مع ملّاك مشاركين، أو يريد المقرض قائمة أرباح وخسائر أو ميزانية عمومية، أو يظل معدّ إقراراتك يطلب أرقامًا، أو توشك على تغيير النظام، أو تأخرت الدفاتر، أو لا تتطابق الأرقام مع البنك. وتبيّن الأقسام التالية أين يتوقف كل إعداد عن الكفاية.
جهّز أولًا: قائمة بالعقارات؛ وكشوف كل قرض؛ وكشف إغلاق كل عملية شراء؛ وعقود الإيجار وقائمة بالودائع المحتجزة؛ وآخر إقرار قُدِّم؛ وكشوف كل حساب مصرفي وحساب بطاقة استُخدم في أي عقار مؤجَّر.
هل يكفي جدول بيانات لعقاراتي المؤجَّرة؟
قد يكفي جدول البيانات إذا أظهر دخل كل عقار ومصروفاته للسنة، وتطابق مع البنك كل شهر، ودعمته سجلات منفصلة للقروض والودائع والأصول. ولا تستبعد IRS أي صيغة: فكل متطلب على الدفاتر الورقية ينطبق أيضًا على السجلات الإلكترونية (IRS: ما نوع السجلات؛ المنشور 583). ويقول المنشور نفسه إن نظام القيد المفرد، الذي يسجّل تدفق الدخل والمصروفات، قد يكون بسيطًا وعمليًا عندما يبدأ نشاط صغير.
يتوقف جدول البيانات بعلامة تبويب لكل عقار عن الكفاية عندما:
| العلامة | لماذا يهم |
|---|---|
| لا يتفق إجمالي النقد في الجدول مع رصيد البنك | يقول المنشور 583 أن تسوّي الحساب الجاري كل شهر حتى يتفق الكشف المصرفي ودفتر الشيكات والدفاتر |
| تُسجَّل دفعة القرض كمصروف واحد | لا يمكن خصم أصل القرض؛ أما فوائد العقار المؤجَّر فيمكن خصمها عادةً |
| تظهر ودائع المستأجرين في عمود الإيجار | الوديعة التي تتوقع ردها ليست دخلًا |
| تشترك عدة شركات LLC أو عدة ملّاك في ملف واحد | تقدّم LLC المصنّفة كشراكة إقرارها الخاص من دفاترها الخاصة، وخلط الكيانات في ملف واحد يطمس لمن تعود الأموال |
| يستطيع أي شخص الكتابة فوق سنة مقفلة | يذكر المنشور 583 ضوابط ضد التغييرات غير المصرَّح بها في السجلات المحفوظة كجزء من النظام المحوسب |
| يطلب المقرض أو معدّ الإقرارات ميزانية عمومية | ورقة الدخل والمصروفات هي قائمة دخل؛ أما الميزانية العمومية فتضيف الأصول والالتزامات وحقوق الملكية |
لا يذكر المنشور 583 جداول البيانات، لذلك لا يحسم كيف تنطبق اختبارات النظام المحوسب فيه على ملف جدول بيانات. ومن الضوابط البسيطة نسخة للقراءة فقط من كل سنة مقفلة. وعن جداول البيانات في أي نشاط صغير، راجع مسك الدفاتر في جدول بيانات.
ماذا تحتاج دفاتر العقار المؤجَّر غير الدخل والمصروفات؟
تتتبع دفاتر العقار المؤجَّر أيضًا أموالًا ليست دخلًا ولا مصروفًا: أصل القرض، وودائع المستأجرين، وتكلفة كل عقار وتحسيناته، وأموال المالك نفسه. ولا يعرض Schedule E إلا الدخل والمصروفات والإهلاك لكل عقار (المنشور 527)، فلا تظهر هذه البنود فيه بصفتها هذه، لكن الأرقام التي تظهر فيه تعتمد عليها.
| البند | القاعدة | ما يجب أن تحتويه السجلات |
|---|---|---|
| دفعات القرض | لا يمكنك خصم دفعات أصل القرض؛ وتُدرج فوائد الرهن العقاري المدفوعة للبنوك أو المؤسسات المالية الأخرى في السطر 12، وفي السطر 13 عندما لا يكون المقرض مؤسسة مالية، أو لم يصل النموذج 1098، أو استلمه مقترض آخر؛ وتتبع الفوائد وجهة استخدام أموال القرض؛ وتُحتسب ضريبة العقار المدفوعة عبر حساب الضمان عندما تدفعها جهة خدمة القرض (servicer) إلى الجهة الضريبية، لا عندما تدخل الأموال حساب الضمان (المنشور 527؛ تعليمات Schedule E؛ 26 CFR 1.164-1(a)؛ المنشور 17، الذي يتناول ضرائب المنزل) | كل دفعة مقسّمة إلى فوائد وأصل وأي جزء لحساب الضمان من كشف المقرض؛ وأرصدة القرض وحساب الضمان؛ والضريبة والتأمين اللذان دفعتهما جهة خدمة القرض؛ وما استُخدمت فيه أموال كل قرض |
| ودائع التأمين | ليست دخلًا عند استلامها إذا كنت تنوي ردها؛ وتصبح دخلًا في السنة التي تحتفظ فيها بأي جزء منها؛ والوديعة التي تُستخدم كإيجار للفترة الأخيرة تُعد إيجارًا مدفوعًا مقدمًا ودخلًا عند استلامها (المنشور 527) | قائمة بالودائع المحتجزة حسب المستأجر، مع بند عقد الإيجار الخاص بها |
| الإيجار المدفوع مقدمًا، والفواتير التي يدفعها المستأجر عنك | الإيجار المدفوع مقدمًا دخلٌ عند استلامه. وسداد المستأجر لمصروف يخصك يُعد دخل إيجار، ويكون المصروف قابلًا للخصم إذا كان مصروف إيجار قابلًا للخصم (المنشور 527) | الدخل والمصروف معًا، حتى لو أظهر البنك صافي الإيجار فقط |
| سعر الشراء وتكاليف الإغلاق | رسوم مثل الرسوم القانونية والتسجيل والمسح العقاري وضريبة نقل الملكية والتأمين على سند الملكية تدخل في الأساس الضريبي، وهو استثمارك في العقار ويحدد الإهلاك والربح عند البيع؛ أما رسوم الحصول على القرض فلا تدخل فيه، وتُخصم النقاط (points) عادةً على مدى مدة القرض؛ وفي حالة المنزل الذي كان سكنًا لك، يبدأ الإهلاك من الأقل بين أساسه المعدّل وقيمته السوقية العادلة في تاريخ تحوّله إلى عقار مؤجَّر (المنشور 527؛ المنشور 551) | كشف الإغلاق وتوزيع القيمة بين الأرض والمبنى؛ وللمنزل الذي كان سكنًا لك، قيمته في تاريخ تحوّله إلى عقار مؤجَّر |
| التحسينات | افصل الإصلاحات عن التحسينات واحتفظ بسجلات دقيقة، لأنك تحتاج إلى تكلفة التحسينات للإهلاك وعند البيع (المنشور 527) | التاريخ والتكلفة والوصف، لكل عقار |
| الإهلاك | يُبلَّغ عنه لكل عقار في السطر 18؛ والأرض غير قابلة للإهلاك (تعليمات Schedule E) | متى اقتُني الأصل وكيف، وتكلفته، وتحسيناته، والإهلاك المأخوذ (المنشور 583) |
| أموال المالك | يقترح المنشور 583 تسجيل مصدر كل إيداع: دخل نشاط أو أموال شخصية أو قرض، حتى تبقى المقبوضات التجارية وغير التجارية منفصلة (المنشور 583) | مساهمات المالك وسحوباته، منفصلة عن الإيجار والمصروفات |
وتقول IRS أيضًا أن تحتفظ بسجلات دقيقة لكل بند يؤثر في الأساس الضريبي (المنشور 551). ولتسجيل عملية شراء، راجع كشف إغلاق العقار المؤجَّر في الدفاتر؛ وللودائع، راجع ودائع التأمين في دفاتر الإيجار.
متى أحتاج إلى برنامج محاسبة لتتبع دخل الإيجار ومصروفاته؟
يناسب برنامج المحاسبة عندما تحتاج الدفاتر إلى ميزانية عمومية إضافة إلى قائمة الدخل والمصروفات: قروض، وودائع محتجزة، وأصول للإهلاك، وأكثر من كيان، أو مقرض أو معدّ إقرارات يطلب تقارير. ويصف المنشور 583 نظام القيد المزدوج بأنه ذاتي التوازن، تبقى فيه حسابات الأصول والالتزامات وصافي القيمة مفتوحة بصورة دائمة، وبأن فيه ضوابط وموازين مدمجة (المنشور 583).
يجب أن ينتج أي نظام محوسب سجلات مقروءة تدعم الإقرار. ويجب أن تتطابق سجلاته مع الدفاتر والإقرار، وعليك الاحتفاظ بوصف للنظام يشمل دليل الحسابات (المنشور 583). وينبغي لأي برنامج أن يربط كل معاملة بعقار واحد، وأن يحتفظ بالقروض والودائع والأصول الثابتة كحسابات في الميزانية العمومية، وأن يفصل أموال المالك عن الدخل والمصروفات. وهناك فحصان آخران يستحقان العناية؛ الأول يعكس ما تطلبه IRS في الفحوص، والثاني ضابط وليس شرطًا من IRS:
- يصدّر الملف كاملًا، ويمكنك الاحتفاظ بنسخة منه بعد التوقف عن الدفع. وتقول IRS إن فاحصيها سيطلبون ملف النسخ الاحتياطي لبرنامج المحاسبة في معظم الحالات التي تُمسك فيها الدفاتر ببرنامج، وإن كان التدقيق المحدود قد لا يحتاج إليه، وإن اختبارات سلامته لا يمكن إجراؤها كما ينبغي على سجلات حُوّلت إلى جداول بيانات (أسئلة IRS الشائعة).
- يمكنه إقفال سنة قُدِّم إقرارها حتى لا تتغير دون أن يلاحظ أحد.
عند وجود عدة كيانات، احتفظ بحسابات كل كيان وقروضه وأموال مالكه منفصلة؛ وعلى من يملك أكثر من نشاط أن يمسك مجموعة دفاتر كاملة ومستقلة لكل نشاط (المنشور 583). راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر. ولا يوجد مصدر رسمي يصنّف البرامج. وللمفاضلة بينها، راجع المفاضلة بين برامج المحاسبة العامة؛ وعمّا يجب حفظه عند إلغاء أحدها، راجع السجلات التي يجب حفظها عند إلغاء برنامج المحاسبة. ولإعداد الحسابات لكل عقار، راجع دليل الحسابات للعقار المؤجَّر.
ما الذي ينبغي أن يتتبعه تطبيق مسك الدفاتر للمؤجّرين؟
لا يكون تطبيق المؤجّرين مجموعة دفاتر كاملة للإيجار إلا إذا سجّل أكثر من الأموال الداخلة والخارجة. ولا يسمّي أي مصدر من IRS تطبيقًا بعينه ولا يصنّفه، لذلك اختبر أي برنامج للإيجار بحسب ما يجب أن تحتويه السجلات:
| اسأل عن التطبيق | السبب |
|---|---|
| هل يقسّم كل دفعة قرض إلى فوائد وأصل وأي جزء لحساب الضمان، ويحتفظ برصيد القرض؟ | أصل القرض غير قابل للخصم، وفوائد العقار المؤجَّر قابلة للخصم عادةً، وتُحتسب ضريبة حساب الضمان عندما تدفعها جهة خدمة القرض |
| هل يحتفظ بالودائع منفصلة عن الإيجار؟ | الوديعة التي تتوقع ردها ليست دخلًا |
| هل يحتفظ بتكلفة كل عقار وتحسيناته وإهلاكه؟ | الإهلاك مبلغ في السطر 18 لكل عقار |
| هل يستطيع إعداد تقرير بالإيجار والمصروفات لكل عقار؟ | يضم Schedule E عمودًا لكل عقار |
| هل تستطيع تسجيل أموال المالك منفصلة عن الدخل، وتسجيل فاتورة يسددها المستأجر من مبلغ الإيجار كدخل ومصروف معًا؟ | أموال المالك ليست إيجارًا، وكلا طرفي دفعة المستأجر يُحتسبان في Schedule E |
التطبيق الذي يسجّل الأموال الداخلة والخارجة فقط يترك رصيد القرض والودائع المحتجزة وتكلفة العقار والإهلاك لتُحفظ في مكان آخر: في ورقة للقروض وقائمة للودائع وقائمة للأصول. وسجل الإهلاك سجل يعتمد عليه الإقرار؛ فإن فُقد، راجع إعادة بناء جدول إهلاك مفقود. ومجانيًا كان التطبيق أم مدفوعًا، اختبره بالطريقة نفسها، وقارن سطور البنك التي يصنّفها لك مع كل كشف.
ماذا يفعل مسؤول مسك الدفاتر كل شهر لمالك عقار مؤجَّر، وماذا يبقى عليّ؟
يستطيع مسؤول مسك الدفاتر أداء العمل الشهري لمسك الدفاتر، لكن واجب الاحتفاظ بسجلات كافية، وعبء إثبات الإقرار، يبقيان على دافع الضرائب. وتقول IRS إن دافعي الضرائب مسؤولون عن الاحتفاظ بدفاتر وسجلات كافية تدعم إقراراتهم (أسئلة IRS الشائعة؛ 26 CFR 1.6001-1). ويمسك مسؤول مسك الدفاتر الدفاتر ويسوّيها؛ أما الإقرار وأي اختيار ضريبي فيُقرَّران مع معدّ إقراراتك.
من يمسك دفاتر مالك العقار المؤجَّر، أنت أو مسؤول مسك الدفاتر، يؤدي هذه المهام الشهرية:
| المهمة الشهرية | ما الذي تقدّمه |
|---|---|
| تسجيل الإيجار المستلم حسب المستأجر والعقار، وربطه بالإيداعات | عقود الإيجار، وتغييرات الإيجار، وإيصالات أي إيجار نقدي |
| تصنيف كل مصروف على عقاره | الفواتير والإيصالات مع ذكر العقار |
| تقسيم كل دفعة قرض إلى فوائد وأصل وأي جزء لحساب الضمان؛ وتحديث الأرصدة | كشوف المقرض، مع مدفوعات الضريبة والتأمين التي دفعتها جهة خدمة القرض |
| تتبع الودائع المحتجزة والمردودة | تواريخ الانتقال إلى العقار والخروج منه، وما احتُجز من الوديعة ولماذا |
| تسوية كل حساب مصرفي وحساب بطاقة | الكشوف وإمكانية الدخول إلى الحسابات |
| تحديد التحسينات لإدراجها في قائمة الأصول، وإعداد قائمة أرباح وخسائر لكل عقار | فواتير تصف العمل، ومراجعة الأرقام |
يُظهر سطر البنك من دُفع له، لا ما اشتُري ولا أي عقار خدمه، وإثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم (المنشور 583). ولهذا تبقى المستندات والتفسيرات عندك. وكلما زادت العقارات والكيانات والحسابات والمعاملات الشهرية زاد ما يجب تسجيله وتسويته، وتضيف السنوات السابقة عملًا لاستكمال الدفاتر.
وللتكلفة، راجع تكلفة مسؤول مسك الدفاتر الشهري. وللمقارنة بين أن تمسك دفاترك بنفسك أو تستعين بمن يمسكها، راجع مسك دفاترك بنفسك أو الاستعانة بمسؤول مسك دفاتر. ولمراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر، راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر. وهل يحتاج كل عقار أو LLC إلى حساب مصرفي مستقل؟ تجد الجواب في حساب مصرفي مستقل لكل عقار مؤجَّر.
كيف أجعل أي نظام يطابق Schedule E، بعمود لكل عقار؟
احتفظ بكل سطر دخل ومصروف حسب العقار، لأن Schedule E فيه عمود لكل عقار مؤجَّر. يسرد الجزء I عنوان كل عقار ونوعه وأيام التأجير بسعر الإيجار العادل وأيام الاستخدام الشخصي، ثم الإيجارات والمصروفات والإهلاك في الأعمدة A وB وC. وإذا زادت العقارات على ثلاثة، فأرفق ما تحتاج من نسخ Schedule E وضع الإجماليات المجمّعة في واحدة منها (تعليمات Schedule E).
| Schedule E | ما تعطيه الدفاتر لكل عقار |
|---|---|
| السطران 1a إلى 2 | العنوان، والنوع، وأيام التأجير بسعر الإيجار العادل، وأيام الاستخدام الشخصي |
| السطر 3، الإيجارات المستلمة | دفتر الإيجارات، شاملًا الإيجار المدفوع مقدمًا والفواتير التي دفعها المستأجر |
| السطور 5 إلى 19، المصروفات | كل فئة مصروف، حسب العقار |
| السطران 12 و13، فوائد الرهن العقاري | الفوائد فقط، حسب المقرض، ومطابقة لكشف نهاية السنة لدى كل مقرض؛ والسطر 13 عندما لا يكون المقرض مؤسسة مالية |
| السطر 18، الإهلاك | رقم قائمة الأصول لذلك العقار |
| السطر A، النماذج 1099 | قائمة بالعاملين الذين دُفع لهم مقابل خدمات، مع المبالغ |
يحدد الكيان النموذج. فالـ LLC الأمريكية بعضو واحد ليست عادةً كيانًا منفصلًا لأغراض ضريبة الدخل (كيان مُهمَل ضريبيًا، Disregarded Entity)، لذلك يُدرج إيجارها في Schedule E الخاص بمالكها (تعليمات Schedule E). أما الـ LLC الأمريكية بعضوين أو أكثر فتُصنَّف عادةً كشراكة ما لم تختر معاملتها كشركة (IRS: LLC)؛ وتقبل IRS أيًّا من المعاملتين للـ LLC التي يملكها زوجان فقط كملكية مجتمعية (Revenue Procedure 2002-69). وتُبلغ الشراكة عادةً عن العقارات المؤجَّرة في النموذج 8825، وهو أيضًا يستخدم عمودًا لكل عقار، بأربعة عقارات في الصفحة (تعليمات النموذج 8825). وتغيير الأعضاء يقلب النموذج: فالـ LLC بعضو واحد التي ينضم إليها عضو ثانٍ تصبح شراكة من ذلك الحين، والشراكة التي يتبقى فيها عضو واحد تصبح كيانًا مُهمَلًا (26 CFR 301.7701-3(f)). وفي الحالتين تُبلغ الدفاتر حسب العقار. راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر وشركات LLC للزوجين والعائلة والعقار المؤجَّر المشترك: Schedule E أم إقرار شراكة.
إذا كان مدير العقار يحصّل إيجارك، فإن كشف المدير الشهري يعرض أرقامًا صافية؛ راجع تحويل كشف المالك إلى أرقام Schedule E.
كيف أنتقل من جدول بيانات إلى برنامج محاسبة دون أن أفقد السجل التاريخي؟
اختر تاريخ بدء نظيفًا، وأدخل الأرصدة الافتتاحية لكل حساب مصرفي وقرض ووديعة وأصل، واحتفظ بجدول البيانات المقفل مع سجلات تلك السنة. وأنظف تاريخ هو أول يوم من السنة الضريبية، لأن كل إقرار يصدر حينئذ من نظام واحد. أما الانتقال في منتصف السنة فيعني أن Schedule E لسنة واحدة يعتمد على مجموعتين من السجلات؛ راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.
- أقفل السنة القديمة. سوِّ كل حساب مصرفي وحساب بطاقة مع كشفه في تاريخ الانتقال.
- احفظ جدول البيانات. احتفظ بنسخة للقراءة فقط مع سجلات تلك السنة. فهي السجل الأصلي للفترة القديمة وتدعم الإقرار.
- اجمع الأرصدة الافتتاحية من المستندات، لا من الذاكرة. استخدم تسوية البنك الختامية للنقد، شاملةً الشيكات التي لم تُصرف بعد والإيداعات في الطريق؛ وكشف كل بطاقة وكل مقرض للديون؛ وقائمة الودائع للودائع المحتجزة؛ وكشوف الإغلاق وآخر جدول إهلاك لتكلفة كل عقار وإهلاكه حتى الآن. وحقوق الملكية هي الأصول ناقص كل الالتزامات (المنشور 583). ابحث في أي فرق بدل ترحيله إلى حقوق الملكية. وفي الشراكة، انقل رصيد رأس مال كل شريك الختامي على حدة، واحتفظ بسجلات رأس المال على الأساس الضريبي التي يحتفظ بها معدّ الإقرارات (تعليمات النموذج 1065).
- أدخل الأرصدة لا المعاملات القديمة. انقل التفاصيل فقط حيث يحتاج إليها تقرير. وأبقِ الشيكات والإيداعات التي لم تُصرف بعد كبنود تسوية، حتى لا ينشئ صرفها لاحقًا دخلًا أو مصروفًا جديدًا.
- أبقِ الطريقة المحاسبية نفسها. الانتقال من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي يغيّر طريقتك المحاسبية ويحتاج عادةً إلى موافقة IRS (المنشور 538).
- افحص الشهر الأول. يجب أن تتطابق أرصدة القروض مع كشوف المقرضين، ويجب أن يساوي النقد رصيد البنك بعد احتساب الشيكات والإيداعات التي لم تُصرف بعد.
وعن آليات الأرصدة الافتتاحية، راجع الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
ما المدة التي أحتفظ فيها بسجلات الإيجار، وهل تكفي النسخ الإلكترونية؟
احتفظ بالسجلات التي يقوم عليها بند في الإقرار إلى أن تنقضي مدة التقادم لذلك الإقرار، وهي عادةً 3 سنوات بعد الأحدث من تاريخ التقديم وتاريخ استحقاق الإقرار، لأن الإقرار المقدَّم مبكرًا يُعد مقدَّمًا في تاريخ استحقاقه (IRS؛ الموضوع 305). وتحتفظ الشراكة، ومنها LLC متعددة الأعضاء المصنّفة كشراكة، بسجلاتها عادةً 3 سنوات من الأحدث بين تاريخ الاستحقاق وتاريخ تقديم إقرار كل شريك، إضافة إلى إقرارها هي (تعليمات النموذج 1065).
تبقى سجلات الشراء والتحسينات والإهلاك للعقار المؤجَّر إلى أن تنقضي المدة لسنة التصرف في العقار بتصرف خاضع للضريبة، كالبيع. وبعد المبادلة غير الخاضعة للضريبة، احتفظ بسجلات العقار القديم أيضًا إلى أن تنقضي المدة لسنة تصرفك في العقار الجديد. أما المدد الأخرى، ومنها 6 سنوات عندما يزيد الدخل غير المُبلَّغ عنه على 25% من إجمالي الدخل المعروض، فهي في مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال. واحتفظ بنسخ الإقرارات المقدَّمة أيضًا. وقد يطلب المقرضون والمؤمّنون الاحتفاظ بالسجلات مدة أطول مما تطلبه IRS (المنشور 583).
لا تكفي النسخ الإلكترونية إلا إذا استوفى نظام التخزين اختبارات IRS نفسها المطبقة على الدفاتر الورقية، ومنها إنتاج سجلات مقروءة عند الطلب. ولا يجوز لك إتلاف الأصول الورقية إلا بعد اختبار النظام ووجود إجراءات تضمن استمراره في الامتثال (المنشور 583). وعن الإيصالات، راجع الإيصالات الممسوحة بدل الورقية وسجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته.
ماذا أسلّم معدّ إقراراتي في نهاية السنة؟
سلّم معدّ إقراراتك الدفاتر والمستندات التي تقوم عليها، لا نسخة مطبوعة فقط. ويحتاج Schedule E والسجلات التي وراءه (التعليمات) إلى:
- عنوان كل عقار ونوعه وأيام التأجير بسعر الإيجار العادل وأيام الاستخدام الشخصي.
- قائمة أرباح وخسائر لكل عقار للسنة، مطابقة للكشوف المصرفية.
- كشف نهاية السنة لدى كل مقرض أو النموذج 1098، للفوائد المدفوعة.
- فواتير ضريبة العقار والتأمين.
- كشف الإغلاق لأي عقار اشتُري أو بيع، وفواتير أي تحسين.
- قائمة الأصول: التكلفة، وتوزيع الأرض والمبنى، وتاريخ الجاهزية للتأجير، والإهلاك المأخوذ، والنماذج 4562 السابقة؛ وللمنزل الذي كان سكنًا لك، قيمته عند تحوله إلى عقار مؤجَّر.
- الودائع المحتجزة في نهاية السنة، حسب المستأجر.
- أسماء العاملين الذين دُفع لهم مقابل خدمات وعناوينهم وما دُفع لكل منهم؛ راجع النماذج 1099 للمؤجّرين.
- كشف سنوي من أي مدير عقار، وتقارير دفعات المنصات.
- إذا كان يحق لك الاعتماد على الملاذ الآمن للإيجار في خصم دخل الأعمال المؤهل، وهو يعتمد على ساعات خدمات الإيجار: سجلات دخل ومصروفات منفصلة لكل منشأة عقارات مؤجَّرة، وسجلات تُدوَّن وقت حدوثها للساعات والخدمات والتواريخ ومن أدى العمل. ويجب إرفاق بيان بالإقرار الأصلي المقدَّم في موعده (Revenue Procedure 2019-38؛ IRS).
- إقرار العام الماضي.
وللخطوات في الدفاتر عند نهاية السنة، راجع قائمة إقفال نهاية السنة.
مثال
هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.
ثلاث شقق، ومالك واحد، وجدول بيانات
لدى مالك ثلاث شقق (condos) إجمالي إيجارها الشهري 5,400 دولار، ولكل منها قرض، ولا يطلب مقرض أي تقارير. وفي ملف الجدول علامة تبويب لكل عقار فيها الإيجار والمصروفات على صفوف Schedule E، وورقة للقروض تقسّم كل دفعة إلى فوائد وأصل وأي جزء لحساب الضمان من كشف المقرض، وقائمة ودائع، وعلامة تبويب للأصول فيها التكلفة وحصة الأرض والإهلاك. وتُطابَق الإجماليات كل شهر مع الكشوف المصرفية. أما وديعة مستأجر قدرها 1,800 دولار، تُرد عند نهاية عقد الإيجار، فتدخل في قائمة الودائع لا في الإيجار. وفي نهاية السنة تملأ علامات التبويب الثلاث الأعمدة A وB وC من Schedule E واحد.
ثمانية عشر منزلًا في شركتي LLC وطلب من مقرض
لدى مالك ثمانية عشر منزلًا في شركتي LLC، وإجمالي إيجارها الشهري 40,000 دولار، ومقرض يطلب قائمة أرباح وخسائر. ولم يعد ممكنًا مطابقة جدول البيانات مع أرصدة البنوك، ولا مع قروض الكيانين وودائعهما. فينتقل المالك إلى برنامج محاسبة بمجموعة دفاتر لكل LLC، وكل معاملة موسومة بعقار، ومسؤول مسك دفاتر شهري يسوّي كل حساب. وتصدر قائمة الأرباح والخسائر للمقرض من الدفاتر. وهل يستخدم الإقرار Schedule E أم النموذج 8825 فيعتمد على عدد أعضاء كل LLC وعلى أي اختيار ضريبي؛ وفي الحالتين تكون الأرقام حسب العقار.
الانتقال في 1 يناير
ينتقل مالك من جدول بيانات إلى برنامج في 1 يناير. ففي 31 ديسمبر تُسوّى كل الحسابات المصرفية ويُحفظ جدول البيانات للقراءة فقط مع سجلات تلك السنة. وتأتي الأرصدة الافتتاحية من تسوية البنك الختامية مع شيكاتها وإيداعاتها التي لم تُصرف بعد، وكشف نهاية السنة لكل قرض، وقائمة الودائع، وعلامة تبويب الأصول مع آخر جدول إهلاك. وحقوق الملكية الافتتاحية هي الأصول ناقص الالتزامات، ويُبحث في أي فرق ولا يُرحَّل إلى حقوق الملكية. وتغطي أول قائمة أرباح وخسائر لكل عقار شهر يناير وحده، ويبقى جدول البيانات القديم محفوظًا للسنة القديمة.
هل يختلف وضعك؟
- تجاوزت علامة تبويب لكل عقار: عدة شركات LLC، أو مقرض يطلب قائمة أرباح وخسائر أو ميزانية عمومية، أو معدّ إقرارات يظل يطلب أرقامًا، أو انتقال وشيك بين الأنظمة. وما يجب أن يتتبعه الإعداد، ومن يمسكه كل شهر، وكيف ينتقل السجل التاريخي، كل ذلك يتوقف على كياناتك وقروضك وبرنامجك. وهنا يأتي دور مساعدة مسك الدفاتر؛ وراجع أيضًا قائمة أرباح وخسائر للمقرض.
- دفاتر إيجارك متأخرة، أو ينقص منها سنوات: راجع استكمال دفاتر العقار المؤجَّر المتأخرة؛ وإعادة بناء عدة سنوات هي ما يأتي فيه دور مساعدة مسك الدفاتر.
- العقارات في شركات LLC أو مع ملّاك مشاركين: راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر والعقار المؤجَّر داخل LLC.
- تنتقل في منتصف سنة: راجع تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة، ثم مساعدة مسك الدفاتر لنقل السجل التاريخي.
- تقيم خارج الولايات المتحدة، أو العقار المؤجَّر خارجها: راجع عقارات مؤجَّرة في الولايات المتحدة يملكها مقيمون في الخارج وتأجير منزل في الخارج؛ والدفاتر بين بلدين هي ما يأتي فيه دور مساعدة مسك الدفاتر.
- تدفع لك منصة أو مدير عقار: راجع دفعات المنصات، إجمالية أم صافية وكشف المالك من مدير العقار.
- الإيصالات أو سجل الإهلاك مفقودة: راجع سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته والإهلاك الفائت على عقار مؤجَّر.
الأرقام في هذه الصفحة
| الرقم | القيمة | المصدر |
|---|---|---|
| المدة العامة للاحتفاظ بالسجلات المؤيدة لضريبة الدخل عادةً بعد التقديم أو موعد الإقرار، أيهما أبعد؛ وتنطبق مدد أطول في حالات محددة. وتُحفظ سجلات أساس الممتلكات حتى نهاية مدة التقادم لسنة التصرف الخاضع للضريبة؛ ولا مدة تقادم للإقرارات غير المقدَّمة أو الاحتيالية. | 3 سنوات | IRS: المنشور 583، مدة الاحتفاظ بالسجلات والجدول 3 تم التحقق |
| مدة الاحتفاظ عندما يتجاوز الدخل المغفل الحد ينطبق عندما يزيد الدخل الذي كان عليك الإبلاغ عنه ولم تُبلغ عنه على 25% من إجمالي الدخل المبيّن في الإقرار؛ ويُحتسب من تاريخ التقديم | 6 سنوات | IRS: ما المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بالسجلات؟ تم التحقق |
| الدخل غير المصرَّح به الذي يمدّد مدة الاحتفاظ بالسجلات لدى IRS إلى 6 سنوات احتفظ بالسجلات 6 سنوات إذا زاد الدخل غير المصرَّح به على هذه النسبة من إجمالي الدخل المذكور في الإقرار | 25% | IRS: ما المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بالسجلات؟ تم التحقق |
المصادر الأساسية
- 26 CFR 1.6001-1، السجلات
- IRS: المنشور 583، بدء نشاط تجاري والاحتفاظ بالسجلات
- IRS: حفظ السجلات
- IRS: ما نوع السجلات التي يجب أن أحتفظ بها؟
- IRS: الموضوع رقم 305، حفظ السجلات
- IRS: ما المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بالسجلات؟
- IRS: استخدام سجلات برامج المحاسبة الإلكترونية، أسئلة شائعة
- IRS: المنشور 527، العقار السكني المؤجَّر
- IRS: تعليمات Schedule E (النموذج 1040)
- IRS: تعليمات النموذج 8825 وSchedule A
- IRS: الشركة ذات المسؤولية المحدودة (LLC)
- IRS: Revenue Procedure 2002-69، الكيانات التي يملكها الزوجان كملكية مجتمعية
- IRS: تعليمات النموذج 1065
- 26 CFR 301.7701-3، تصنيف بعض الكيانات التجارية
- 26 CFR 1.164-1، خصم الضرائب
- IRS: المنشور 17، ضريبة الدخل الفيدرالية الخاصة بك (الضرائب المودعة في حساب ضمان)
- IRS: Revenue Procedure 2019-38، الملاذ الآمن للعقارات المؤجَّرة
- IRS: خصم دخل الأعمال المؤهل
- IRS: المنشور 538، الفترات المحاسبية والطرق المحاسبية
- IRS: المنشور 551، الأساس الضريبي للأصول
عن هذا الدليل
مترجم من الدليل الإنجليزي · اقرأ النص الأصلي بالإنجليزية
تشرح هذه الصفحة القواعد العامة للسنة الضريبية المعروضة. وليست مشورة لحالتك.
التغييرات على الأصل الإنجليزي
- : نُشر لأول مرة.