Freelancer no Canadá pago em dólares dos EUA: livros e T2125

Declaro a renda em dólares americanos no T2125 em dólares canadenses, e a qual taxa?

Sim. O T2125 é o formulário da CRA para renda de autônomo e é em dólares canadenses. Um cliente dos EUA não envia nenhum informe canadense, mas a renda de uma fonte fora do Canadá também conta (Income Tax Act, seção 3). Um valor em outra moeda é convertido pela taxa de câmbio do dia em que surgiu (Income Tax Act, seção 261(2)). A lei define essa taxa como a que o Bank of Canada cota para o dia, ou para o dia anterior mais próximo quando não há cotação; outra taxa só vale se a CRA a aceitar (seção 261(1); Folio S5-F4-C1).

A renda de autônomo deve ser informada pelo regime de competência: a renda conta no período em que é auferida, qualquer que seja a data do pagamento. Só agricultores, pescadores e agentes autônomos de comissão podem escolher o regime de caixa (Guide T4002). Para serviços, a lei trata um valor como a receber no dia em que você emite a fatura, ou no dia em que teria emitido sem atraso indevido, o que ocorrer primeiro (Income Tax Act, seção 12(1)(b)). Por isso o freelancer converte cada fatura pela taxa desse dia, e segurar uma fatura sem bom motivo não passa a renda para um ano posterior. O valor de vendas do T2125 é a soma desses valores em dólares canadenses.

Médias e outras fontes de taxa são exceções restritas. A CRA pode aceitar uma média para certos itens de renda, mas em geral não quando as taxas oscilam muito, e outra fonte só se todas as condições do folio forem atendidas. A taxa diária do Bank of Canada para a data de cada fatura evita as duas dúvidas. Regras de taxa de câmbio e repasses de marketplace trata das exceções.

O freelancer que emite fatura de um trabalho concluído e recebe em poucos dias tem um caso simples. O caso deixa de ser simples quando:

• suas vendas totais, incluindo as de clientes dos EUA, estão perto de $30.000 ou acima e você não tem conta de GST/HST;
• clientes pagam adiantado antes de o trabalho ser feito;
• uma plataforma paga em uma moeda diferente da faturada;
• anos anteriores nunca foram declarados;
• o dinheiro pessoal e o dos clientes ficam na mesma conta.

Reúna todas as faturas, os extratos do banco e da plataforma por trás de cada pagamento, a taxa que você usou em cada data, os recibos das despesas pagas em dólares americanos e, se estiver perto desse limite, uma lista das vendas por trimestre-calendário.

Como organizo as faturas para que cada pagamento em USD mostre a data da fatura, a data do pagamento e o valor em CAD?

Emita a fatura na moeda combinada, aqui dólares americanos, e mantenha uma linha por fatura com três datas e o valor canadense em cada uma. A fatura em si pode continuar em dólares americanos; o valor em dólares canadenses pertence aos livros. A CRA diz que os registros de renda devem mostrar a data, o valor e a origem, sustentados por documentos originais, como faturas de venda e comprovantes de depósito bancário (Guide T4002).

O boletim arquivado da CRA põe na renda o ganho ou a perda cambial das contas do negócio e aceita métodos diferentes para o momento em que é medido, como quando uma conta é liquidada ou quando os dólares americanos mantidos em uma conta em moeda estrangeira são convertidos (IT-95R, parágrafos 7 a 9). Acompanhe cada diferença em linha própria, separada das vendas, para que nenhuma se perca. Sobre quando e como ela é lançada e tributada, veja ganho ou perda cambial em conta em dólares americanos.

Cada linha do registro precisa de:

• cliente, número e data da fatura;
• valor em dólares americanos, taxa do Bank of Canada daquela data e valor em dólares canadenses;
• data do pagamento, dólares americanos recebidos, taxa e valor em dólares canadenses;
• tarifas descontadas e o valor líquido que chegou ao banco.

Preciso de uma conta bancária em dólares americanos, e ter uma muda o que declaro?

Não. As regras de conversão valem em qualquer moeda em que o dinheiro esteja, e nada nelas exige uma conta em dólares americanos. A renda é declarada em dólares canadenses de qualquer forma (seção 261(2)), e um empresário individual não pode optar por declarar em dólares americanos (seção 261(3)).

Uma conta em dólares americanos permite receber e pagar nessa moeda sem converter a cada vez. O custo é a escrituração: o saldo muda de valor em dólares canadenses conforme as taxas se movem, e cada conversão ou pagamento em dólares americanos gera uma diferença cambial. Para lançamentos entre suas próprias contas e o spread do banco, veja transferências entre contas em CAD e USD. Misturar dinheiro pessoal e de clientes em uma só conta é o que torna o registro difícil de comprovar; fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil trata de saber se uma conta empresarial separada é obrigatória.

O Form T1135 é uma declaração separada de bens estrangeiros. Uma conta em dólares americanos mantida em um banco canadense não conta para ele: só contam os recursos situados, depositados ou mantidos fora do Canadá, em qualquer moeda (seção 233.3(1)). Uma conta em um banco dos EUA pode contar para o custo total de bens estrangeiros específicos de $100.000 em qualquer momento do ano; as perguntas sobre o T1135 da CRA usam uma conta em banco dos EUA no próprio exemplo. Bens usados ou mantidos exclusivamente em uma atividade empresarial ativa ficam de fora, e se uma conta específica se qualifica depende de como ela é usada. Veja quais bens contam no Form T1135.

Como registro as tarifas do banco, da plataforma e da conversão?

Registre a venda pelo valor total da fatura e depois registre cada tarifa como despesa própria. Lançar só o depósito líquido subestima as vendas: o T2125 começa com as vendas brutas, e as comissões ou tarifas vêm antes das despesas (Guide T4002).

1. Vendas: o valor da fatura, convertido pela taxa da data da fatura.
2. Tarifa da plataforma ou do processador de pagamentos: despesa do negócio, convertida pela taxa do dia em que foi cobrada. A CRA permite uma despesa corrente razoável feita para gerar renda do negócio (despesas do T2125).
3. Tarifa bancária ou de transferência listada à parte: a linha do T2125 para juros e tarifas bancárias, linha 8710.
4. Spread de conversão: a diferença entre o valor do Bank of Canada dos seus dólares americanos e os dólares canadenses que o banco creditou. Acompanhe em linha própria; o guia de transferências trata de como ele é tratado.

As partes devem somar o depósito: o valor da fatura, mais ou menos a diferença cambial entre a data da fatura e a data do pagamento, menos a tarifa da plataforma, menos a tarifa do banco, menos o spread. Uma diferença que nenhum desses itens explica indica um registro que falta. Para saber em qual linha do T2125 cada despesa entra, veja linhas de despesas do autônomo.

Como registro as despesas que pago em dólares americanos?

Converta cada despesa pela taxa do Bank of Canada do dia em que ela surgiu, guarde o recibo em dólares americanos e declare o valor em dólares canadenses na linha desse tipo de despesa. A mesma regra da seção 261 que converte a renda converte as despesas.

Se você pagou com um cartão em dólares canadenses, o extrato mostra os dólares canadenses cobrados. O folio não diz se esse valor pode substituir a taxa do Bank of Canada para o imposto de renda, então guarde o extrato e a taxa que você usou para o dia, e consulte um profissional antes de se apoiar no valor do extrato. Despesas pagas em moeda estrangeira trata da escolha entre o recibo e o extrato, e faturas de fornecedores estrangeiros trata do GST/HST sobre serviços comprados de fora do Canadá.

A renda em dólares americanos de clientes dos EUA conta para o limite de registro do GST/HST?

Sim. O limite de pequeno fornecedor (small supplier) é de $30.000, e a CRA conta a receita de fornecimentos tributáveis, inclusive os com alíquota zero (zero-rated, fornecimentos tributáveis sobre os quais não se cobra GST/HST), e os de suas empresas associadas, como uma corporação que você controla (CRA: quando se registrar, RC4022). Um serviço prestado a um não residente em geral tem alíquota zero, pela regra geral ou, para serviços de assessoria, consultoria e profissionais, por uma disposição separada, com exclusões em ambas (CRA: exportações de serviços). De qualquer forma, a receita continua contando.

O teste não é anual. Ele é atingido ao exceder o limite em um único trimestre-calendário ou nos últimos quatro trimestres-calendário consecutivos, então conferir na época do imposto pode ser tarde demais. No primeiro caso você deixa de ser pequeno fornecedor na venda que ultrapassa o limite; no segundo, a data é o fim do mês seguinte ao trimestre em que você ultrapassa o limite. Conte cada valor quando ele vence, ou quando é pago, se isso ocorrer primeiro, convertido em dólares canadenses; o GST/HST tem suas próprias regras de conversão, então o número pode ser diferente do seu no T2125.

Para saber quais clientes dos EUA se qualificam e que provas guardar, veja como cobrar GST/HST de clientes dos EUA. Para a data de vigência, o prazo usual de 29 dias para pedir o registro, o registro tardio e o registro voluntário abaixo do limite, veja quando se registrar no GST/HST.

Que registros guardo de cada pagamento de cliente, e por quanto tempo?

Guarde os documentos que ligam a fatura, o pagamento e a taxa por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: registros comerciais). Se você entrega a declaração com atraso, esse prazo conta a partir da data de entrega (CRA: onde guardar os registros).

Para cada pagamento, guarde:

• o contrato ou as condições por escrito e a fatura;
• o extrato do banco ou da plataforma com o valor bruto, as tarifas e o depósito líquido;
• o extrato da conversão, se o dinheiro foi convertido;
• uma cópia salva da taxa do Bank of Canada de cada data usada;
• para uma venda com alíquota zero, o que mostre que o cliente está fora do Canadá;
• o recibo original em dólares americanos de cada despesa.

Os registros devem ser mantidos no seu local de trabalho ou na sua residência no Canadá. Registros guardados fora do Canadá e acessados online a partir do Canadá não são tratados como mantidos no Canadá, e guardar registros eletrônicos fora do Canadá exige a permissão da CRA, então uma ferramenta online hospedada no exterior não basta por si só. Veja por quanto tempo guardar os registros da empresa e o que entregar ao contador como empresário individual.

Quanto imposto reservo, e devo parcelas?

Reserve uma parte de cada pagamento, com base em uma estimativa do seu lucro líquido; nenhum percentual fixo serve para todos. O imposto incide sobre o lucro líquido, que é a renda menos as despesas, convertido em dólares canadenses, às alíquotas federais e provinciais, mais o CPP fora de Quebec. Os trabalhadores de Quebec, inclusive os autônomos, são cobertos pelo QPP (Guide T4002, capítulo 3).

O seu registro de pagamentos já mostra o lucro líquido acumulado no ano. Passar uma parte de cada pagamento para uma conta separada em dólares canadenses, definida a partir de uma estimativa do imposto sobre esse lucro, forma uma reserva de trabalho. O guia de impostos trata das alíquotas do CPP e de como a renda de autônomo é tributada.

As parcelas (instalments) de imposto de renda se aplicam quando o imposto líquido devido passa de $3.000 ($1.800 do imposto federal líquido devido para residentes de Quebec; a Revenu Québec tem regras próprias de parcelas) no ano atual e em um dos dois anos anteriores (CRA: parcelas). Um freelancer no primeiro grande ano de renda em dólares americanos pode não dever nenhuma parcela naquele ano e depois enfrentar o saldo inteiro em 30 de abril do ano seguinte. A declaração vence em 15 de junho, mas o saldo continua vencendo em 30 de abril (Guide T4002).

• Datas de vencimento: 15 de março, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de dezembro.
• Valor: a CRA envia lembretes às pessoas que provavelmente terão de pagar, mas o limite decide se você deve, não se um lembrete chega. Você pode pagar os valores dos lembretes (com base na sua última declaração lançada), calcular a partir da declaração do ano passado ou estimar o ano atual (opções).
• Custo de pagar a menos: a CRA cobra juros sobre parcelas pagas com atraso ou insuficientes. Só há multa se os juros sobre as parcelas passarem de $1.000 (juros e multa).

Quando um freelancer pago principalmente em USD deixa de caber em uma empresa individual?

Nenhum nível de renda torna a constituição de corporação uma obrigação; os sinais são práticos. Constituir uma corporação leva o trabalho para uma declaração separada: uma corporação residente no Canadá entrega a sua própria T2 todo ano fiscal, mesmo que não haja imposto a pagar (CRA: guia da T2). As faturas, a conta bancária, os livros e o formulário de situação fiscal que um cliente dos EUA mantém em arquivo passam então para o nome da corporação. Uma corporação que atenda às condições também pode optar por declarar em dólares americanos no Form T1296, até 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal; veja como receber de clientes dos EUA por meio de uma corporação canadense.

Sinais de que vale a pena fazer a pergunta:

• os livros precisam de mais do que uma planilha;
• a renda em dólares americanos passou do limite do GST/HST e continua crescendo;
• as parcelas de imposto já começaram;
• um cliente dos EUA pede para contratar com uma empresa.

Cada resposta tem custos e contrapartidas dos dois lados da fronteira. Veja constituir uma corporação para contratar com clientes dos EUA e, para os livros depois disso, livros depois de constituir uma empresa individual em corporação.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. As taxas são em dólares canadenses por dólar americano (C$ e US$), e os valores estão arredondados.

Um desenvolvedor que fatura US$6.000 por mês

Um desenvolvedor de Edmonton fatura US$6.000 por mês a um cliente dos EUA. A 1,35, cada fatura é de C$8.100 e o ano soma C$97.200. Se as faturas começam em janeiro, sem outras vendas e cada uma vencendo na emissão, três somam C$24.300 no primeiro trimestre-calendário, abaixo do limite de um único trimestre. Seis somam C$48.600 no fim do segundo trimestre, acima do limite dos quatro trimestres, então ele deixa de ser pequeno fornecedor no fim de julho. Os serviços em geral têm alíquota zero, então nenhum GST/HST é cobrado, mas eles contam. O registro no GST/HST é a primeira questão, muito antes do T2125.

Uma designer e as três datas

Uma designer de Toronto fatura US$2.000 em 1º de março, quando a taxa é 1,34, então as vendas são C$2.680. O cliente paga em 20 de março a 1,35, quando os US$2.000 valem C$2.700, C$20 a mais do que o registrado. Ela mantém os dólares americanos e converte em 10 de abril a 1,38, recebendo C$2.760, mais C$60. O valor de vendas do T2125 continua C$2.680. Os C$80 no total são uma diferença cambial, não vendas extras, e não são ignorados: o guia de câmbio trata de quando ela é medida e de como é tributada.

Um editor perto do limite

Um editor de Vancouver ganha US$20.000 por ano de três clientes dos EUA e C$5.000 de clientes locais. A 1,35, os clientes dos EUA somam C$27.000, então as vendas totais são C$32.000. A maior parte tem alíquota zero, mas tudo conta para o limite, e o total está acima dele. O primeiro passo é achar o trimestre em que o total passou do limite; veja quando se registrar no GST/HST.

E no seu caso?

• Suas vendas estão perto de $30.000 ou acima, ou você ainda não tem conta de GST/HST: a data de registro pode já ter passado. Veja quando se registrar no GST/HST e procure ajuda com escrituração contábil.
• Os pagamentos em dólares americanos já não cabem em uma planilha, ou o dinheiro pessoal e o dos clientes ficam na mesma conta: o registro pode ser refeito a partir dos extratos. Veja como refazer os livros a partir dos extratos bancários e procure ajuda com escrituração contábil.
• Anos anteriores de renda em dólares americanos nunca foram declarados, ou a CRA escreveu a você: veja como reconstruir a renda passada em dólares americanos e procure ajuda com escrituração contábil.
• Um cliente paga adiantamentos ou retainers antes de o trabalho ser feito: a data em que a renda é auferida pode ser diferente da data em que o dinheiro chega. Veja pagamentos antecipados de clientes e receita não auferida.
• Uma plataforma paga você e fica com uma parte: veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplace.
• Um cliente dos EUA pede o Form W-8BEN ou W-9, retém imposto ou enviou um Form 1099: veja o guia do freelancer canadense para clientes dos EUA.
• A empresa dos EUA define seus horários, fornece suas ferramentas ou paga você pela folha de pagamento: você pode nem ser autônomo. Veja prestador de serviços ou empregado no Canadá.
• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card: os EUA também podem exigir uma declaração sobre essa renda. Veja americanos que vivem no Canadá.
• Você está pensando em constituir uma corporação: veja constituir uma corporação para contratar com clientes dos EUA e como receber de clientes dos EUA por meio de uma corporação canadense e procure ajuda para abrir uma empresa.
• Você mora em Quebec: a Revenu Québec tem regras próprias de imposto de renda e de QST e em geral administra o GST/HST lá, e você paga o QPP no lugar do CPP. Esta página não trata desses temas.