O que leva a CRA a auditar uma pequena empresa no Canadá

Como a CRA escolhe uma pequena empresa ou corporação para auditoria?

A CRA não publica uma lista dos fatores que levam à auditoria. Ela informa que seus sistemas de avaliação de risco identificam declarações com alto risco de descumprimento, e que um agente da CRA examina informações de várias fontes para decidir se vale auditar (CRA: auditorias de empresas). A avaliação considera, por exemplo, a frequência de erros nas declarações, e a CRA pode comparar um contribuinte com outros parecidos (CRA: o que você deve saber sobre auditorias). As páginas da CRA citam só alguns fatores e não dão pesos, então qualquer “lista de gatilhos” mais longa é palpite.

A CRA publica, sim, os sinais que a levam a verificar a renda de forma indireta numa auditoria de empresa. Eles estão na próxima seção. O caso deixa de ser simples quando o dinheiro da empresa e o pessoal passam pela mesma conta, o proprietário de uma corporação fica devendo a ela de um fim de exercício para outro, a renda declarada está abaixo da de negócios parecidos ou a CRA já escreveu. Uma carta que pede comprovação de um único item geralmente é uma revisão, não uma auditoria; o guia sobre cartas de revisão ou auditoria da CRA explica a diferença.

Reúna primeiro: todos os extratos de banco e de cartão dos anos em questão (da empresa e pessoais), os registros de vendas ligados aos depósitos, o livro do empréstimo de acionista se houver corporação, e as declarações entregues conciliadas com a escrituração.

Que sinais de renda não declarada a CRA procura?

A CRA diz que, em geral, usa um método indireto de verificação da renda quando há indícios de um ou mais de cinco sinais (CRA: auditorias de empresas). São palavras da própria CRA sobre quando ela confere a renda de forma indireta numa auditoria; a CRA não diz que esses sinais decidem quais arquivos são escolhidos. Verificação indireta quer dizer que a CRA testa a renda declarada por outro método, e não apenas pelos livros.

O método indireto mais comum é o do patrimônio líquido. A CRA diz que precisa de um retrato financeiro completo da unidade familiar do proprietário; por isso, quando usa esse método, pede os registros financeiros pessoais do cônjuge do proprietário e de qualquer outro membro da casa que contribua (CRA: auditorias de empresas). As plataformas on-line que informam vendas à CRA estão em relatórios da CRA sobre plataformas digitais.

Usar uma só conta bancária para gastos da empresa e pessoais aumenta o risco?

Sim, depois que a auditoria começa. A CRA cita contas da empresa e pessoais usadas sem distinção como um sinal que leva à verificação indireta da renda (CRA: auditorias de empresas); ela não diz que esse sinal decide quais arquivos são escolhidos. A lei exige registros em forma e com informações que permitam determinar o imposto a pagar (Income Tax Act, subseção 230(1)). Uma conta misturada transforma cada linha numa pergunta: despesa do negócio, retirada do proprietário ou outra coisa?

Para um empresário individual ou sócio, os pagamentos pessoais são retiradas do proprietário e não despesas. Para uma corporação, os custos pessoais que ela paga podem virar um benefício tributável para o proprietário (subseção 15(1)) ou um empréstimo que o proprietário deve a ela; veja benefícios de acionistas encontrados numa auditoria. Se as contas já estão misturadas, liste cada pagamento pessoal numa cópia de trabalho, com o comprovante, e guarde os extratos exatamente como o banco os emitiu. Numa corporação, o lançamento de um empréstimo de acionista precisa de prova de uma obrigação real de devolver; sem ela, o pagamento pode ser um benefício tributável, e o lançamento contábil sozinho não decide qual dos dois é (folio da CRA sobre empréstimos de acionistas, parágrafos 1.13–1.14). Veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários. Os custos do negócio pagos do seu bolso são registrados no sentido contrário; veja despesas do negócio pagas por você.

Se, ao organizar os registros, você perceber que falta renda ou imposto numa declaração já entregue, leia sobre a divulgação voluntária antes de entregar uma correção: antes de qualquer contato da CRA, depois do contato. Se uma divulgação será aceita depende do momento e de outras condições.

O que significa dizer que os livros estão sujeitos a erros, e como é uma contabilidade em ordem?

A CRA diz que os livros e registros podem estar sujeitos a erros quando uma única pessoa faz a maior parte da contabilidade, ou quando as principais funções do negócio ficam com uma pessoa ou com um pequeno grupo de pessoas relacionadas (CRA: auditorias de empresas). Se você mesmo faz a escrituração e ninguém a revisa, veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil. A CRA não define “contabilidade em ordem”. A primeira linha da tabela abaixo é uma exigência legal e a segunda é a orientação da CRA sobre ela; as demais são medidas práticas que ajudam contra os sinais acima.

A tabela de sinais acima também lista vendas ligadas aos depósitos e um segundo revisor.

Se os registros forem inadequados, o Minister (a autoridade fiscal) pode exigir que a pessoa mantenha os registros e livros que ele especificar (subseção 230(3)).

Um grande empréstimo de acionista ou lucros acumulados elevados fazem uma corporação ser apontada?

A lista de sinais da CRA não inclui lucros acumulados nem o saldo de um empréstimo de acionista, e as páginas dela sobre auditorias de empresas, seleção para auditoria e auditorias de GST/HST não citam nenhum dos dois como fator. Lucros acumulados são o lucro que a corporação manteve.

O empréstimo de acionista importa por outro motivo: se uma auditoria chegar aos livros da corporação, o saldo decide se uma regra tributária se aplica. Em geral, o acionista, ou uma pessoa ligada a ele, que recebe um empréstimo da corporação ou fica em dívida com ela deve incluir esse valor na renda daquele ano (subseção 15(2)). A regra não alcança quem toma o empréstimo se for uma corporação residente no Canadá, ou uma sociedade formada apenas por essas corporações. O valor não é incluído se for devolvido em um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito, e se a devolução não fizer parte de uma série de empréstimos ou de outras operações e devoluções (subseção 15(2.6)). Outras exceções estão nas subseções 15(2.2) a 15(2.5).

Um saldo que cresceu ao longo de vários exercícios precisa de um livro com datas mostrando o que foi retirado, o que foi devolvido e como. Veja conta de empréstimo de acionista para o livro e empréstimos de acionistas para a regra.

As declarações de GST/HST podem ser escolhidas para auditoria separadamente?

Sim. A CRA diz que as declarações de GST/HST são escolhidas para auditoria ou exame tanto por avaliação de risco quanto por seleção aleatória, e que essas auditorias se concentram em erros e omissões na entrega (CRA: auditoria e exame de GST/HST). A mesma página diz que os pedidos de restituição são revisados antes do pagamento e que alguns são examinados com mais profundidade. Essa página da CRA mostra a data de 22 de junho de 2017.

A seleção aleatória significa que uma declaração de GST/HST pode ser escolhida sem nenhum sinal de risco; por isso, a declaração de GST/HST precisa bater com os mesmos registros de vendas e de compras da declaração de imposto de renda. Para uma carta sobre GST/HST, veja revisões e auditorias de GST/HST.

O que o auditor pede primeiro, e os registros de quem entram no escopo?

A CRA diz que o auditor normalmente pede seus registros eletrônicos antes de se reunir com você (CRA: auditorias de empresas). Os auditores não podem receber arquivos por e-mail; os documentos são enviados por um serviço on-line seguro, pelo correio ou entregues num escritório da CRA.

Os registros no escopo vão além do negócio (dica fiscal da CRA; CRA: auditorias de empresas):

A CRA também pode agrupar entidades relacionadas como uma entidade econômica e auditar mais de uma delas. Se o auditor propuser mudanças, a carta de proposta dá 30 dias para você concordar ou discordar (RC4188).

Que registros devo guardar, em que formato e por quanto tempo?

Guarde a maioria dos registros e livros contábeis, com os comprovantes que os sustentam, por seis anos contados do fim do último ano fiscal a que se referem (subseção 230(4); CRA: como guardar registros).

Registros de bens de longo prazo e de ações, e outros históricos que afetem uma venda ou um encerramento posterior, podem precisar ser guardados por prazo indeterminado (CRA: como guardar registros). Outros prazos valem quando um negócio ou uma corporação fecha ou quando se apresenta uma contestação ou um recurso; veja por quanto tempo guardar os registros do negócio. Cópias digitalizadas e armazenamento na nuvem estão em recibos digitalizados para a CRA. O que um recibo deve mostrar está em exigências da CRA para recibos. Até quantos anos atrás a CRA pode emitir novo lançamento é outro limite; veja até quando a CRA pode emitir novo lançamento.

Uma contabilidade em ordem garante que não haverá auditoria?

Não. A CRA escolhe os arquivos por avaliação de risco, pode compará-los com outros parecidos e, no GST/HST, também sorteia. Ela pode ainda considerar informações de outras auditorias ou investigações (RC4188; CRA: auditoria e exame de GST/HST). A seleção aleatória não depende dos seus livros, e as informações de outras auditorias vêm de fora deles.

O que uma contabilidade em ordem muda é o rumo de uma auditoria. A avaliação de risco da CRA considera a probabilidade ou a frequência de erros nas declarações; declarações corretas ajudam nesse fator, mas a CRA não diz que peso ele tem. Registros conciliados também permitem responder às perguntas da auditoria com documentos, embora a CRA decida o que aceita. Uma auditoria não significa que a declaração estava errada: a CRA diz que ela termina sem ajuste, com um novo lançamento de mais imposto ou com um novo lançamento com restituição (RC4188).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Compras de mercado pagas pela conta da empresa

Um empresário individual do ramo de obras tem receita de C$90.000. O ano todo, as compras de mercado e o aluguel da casa dele saem da conta da empresa, cerca de C$24.000 no total. Contas usadas sem distinção são um sinal listado. Uma solução comum tem duas partes: abrir uma conta pessoal separada daqui para a frente e registrar a parte pessoal dos C$24.000 já pagos como retiradas do proprietário, e não como despesas. Os custos do negócio continuam sendo despesas do negócio. Um registro de retiradas com datas permite ao proprietário mostrar qual pagamento era qual.

Um proprietário que deve à corporação

Uma corporação com exercício encerrado em dezembro empresta C$45.000 a um acionista pessoa física em março do Ano 1. Um contrato por escrito mostra uma obrigação real de devolver, e nenhuma outra exceção para empréstimos se aplica.

• Fim do Ano 1: a escrituração mostra C$45.000 a receber do acionista.
• Fim do Ano 2: o saldo continua em C$45.000. O prazo de devolução do valor do Ano 1 terminou em 31 de dezembro do Ano 2.
• Depois do Ano 2: se o valor não foi devolvido nesse prazo, os C$45.000 podem ser incluídos na renda do proprietário do Ano 1. Uma devolução que faça parte de uma série de empréstimos e devoluções não conta. O livro do empréstimo e as datas de devolução são a primeira coisa a conferir.
• Se for incluído: uma devolução posterior é dedutível no ano em que é feita, a menos que faça parte dessa série (parágrafo 20(1)(j)).

Sem uma obrigação real de devolver, o mesmo pagamento pode ser, em vez disso, um benefício de acionista incluído na renda do Ano 1 pela subseção 15(1); um lançamento na conta de empréstimo, sozinho, não cria o prazo de devolução.

Uma loja que declara menos do que lojas parecidas

Uma pequena loja declara vendas de C$150.000, C$148.000 e C$152.000 em três anos e, em cada um, uma renda abaixo da de lojas parecidas do setor. Esse é um sinal listado. A loja guarda os relatórios diários do caixa e concilia a venda bruta com os depósitos, o dinheiro ainda em mãos, os gastos em dinheiro documentados, as taxas de cartão e as diferenças de data. As vendas continuam registradas mesmo quando o dinheiro não foi depositado. A loja também guarda as faturas de fornecedores e o contrato de aluguel, de modo que uma margem menor do que a de lojas parecidas tem um motivo documentado.

E no seu caso?

• A CRA já escreveu para você: siga as etapas do guia sobre cartas de revisão ou auditoria da CRA. Se os registros por trás da carta não batem, ou mostram renda faltando numa declaração anterior, procure ajuda com a escrituração contábil antes de responder.
• O dinheiro da empresa e o pessoal estão misturados, o saldo de um empréstimo de acionista cresceu ou uma só pessoa faz toda a escrituração sem revisão: os registros precisam ser organizados antes da próxima entrega, e a organização pode revelar erros de anos anteriores. Veja conta de empréstimo de acionista, fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil e ajuda com a escrituração contábil.
• Sua renda parece baixa para o seu setor, ou parte dos seus gastos é paga com dinheiro de fora do negócio (economias do exterior, presentes da família, venda de um imóvel): confira se as vendas batem com os depósitos e se existem documentos sobre o outro dinheiro antes de a CRA perguntar; uma lacuna é difícil de explicar só com um total. Veja ajuda com a escrituração contábil.
• A escrituração ou as declarações estão meses ou anos atrasadas: veja como pôr em dia uma escrituração atrasada, ou como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários se você só tem extratos. Se os registros estão tão atrasados, veja ajuda com a escrituração contábil. Uma corporação com declarações não entregues: veja como pôr em dia declarações de corporação não entregues.
• A CRA considerou algumas despesas como pessoais: veja benefícios de acionistas encontrados numa auditoria.
• Você recebeu uma carta sobre GST/HST ou sobre a folha de pagamento: veja revisões e auditorias de GST/HST ou auditorias da folha de pagamento.
• Seu negócio ou sua corporação fica em Quebec ou em Alberta: a CRA continua administrando o imposto de renda federal, mas não administra o imposto provincial de corporações de Quebec nem de Alberta (CRA: imposto provincial de corporações); por isso, uma auditoria provincial segue o processo dessa província. Em Quebec, a CRA não administra o imposto provincial de renda de pessoas físicas (CRA: imposto provincial e territorial de pessoas físicas), e a Revenu Québec administra o GST/HST de um negócio localizado fisicamente lá (CRA: como obter um número de empresa). Esta página trata da CRA.