Linhas de despesa do T2125: onde vai cada despesa da empresa

Primeiro T2125: em qual linha vai cada despesa?

O T2125 pede cada custo da empresa uma só vez, na linha da Parte 4 que leva o nome dele, e só a parte empresarial de um custo misto. Uma linha sem nada a informar fica em branco, e o guia da CRA não cita multa por isso. O Guide T4002 da CRA (Agência da Receita do Canadá) explica cada linha, e o formulário T2125 as lista na ordem da tabela abaixo.

O caso não é simples quando o seu primeiro ano inclui equipamento, veículo, escritório em casa ou um T4A; quando dinheiro pessoal e da empresa dividem a mesma conta; quando você vende mercadorias; ou quando você já entregou antes e agora suspeita que uma linha foi esquecida ou colocada no lugar errado (veja a seção sobre como alterar uma declaração entregue). Reúna extratos do banco e do cartão separados por categoria, recibos, o registro dos quilômetros rodados a trabalho se você dirige e os custos da sua casa se você trabalha nela.

As tarifas bancárias aparecem duas vezes: o formulário chama a 8710 de “Interest and bank charges” e o T4002 também as lista na 8871. Deduza cada tarifa uma só vez, em uma linha. Linhas como 8810 e 8811 entram no mesmo total na 9368; por isso, na dúvida entre elas, muda onde o valor aparece, não o total. Para saber se um presente, um curso ou uma mensalidade de clube é dedutível, veja despesas de empresa que a CRA aceita.

Estas são as linhas federais do T2125 mais recente publicado pela CRA; confira o formulário do ano em que você entrega.

Preciso usar todas as linhas de despesa e há multa por deixar algumas em branco?

Não. O formulário pede só a parte empresarial das despesas que você teve; por isso, uma linha sem nada a informar fica em branco. O T4002 não cita multa para uma linha sem uso.

O T4002 lista multas para outras situações (capítulo 1): deixar de informar rendimentos várias vezes, manter registros inadequados e fazer uma declaração falsa ou omissão com conhecimento ou por negligência grave. Essa última multa é a maior entre $100 ou 50% do imposto subdeclarado e de certos valores relacionados (Income Tax Act, seção 163). A CRA também pode negar uma despesa que você não consegue comprovar. Deixar de fora uma despesa real pode significar pagar mais imposto do que o necessário, e uma declaração entregue pode ser alterada (veja abaixo).

Em qual linha vão meu telefone, materiais e honorários?

A conta de telefone vai na 9220, os materiais na 8810 ou 8811 e os honorários na 8860 ou 8871, conforme o tipo de custo.

• Telefone: não deduza a tarifa básica mensal do telefone fixo de casa, mas as ligações de longa distância a trabalho feitas nele são dedutíveis. Uma linha separada usada só para ligações da empresa é dedutível pela tarifa básica. No celular, deduza o percentual do tempo de uso que você aplica para gerar renda da empresa (T4002). O aparelho é equipamento, não um custo da 9220.
• Materiais: a 8810 é para itens gerais pequenos não ligados a um espaço de trabalho; a 8811 é para itens consumidos para prestar seus serviços ou fornecer suas mercadorias, em geral ligados ao espaço de trabalho.
• Honorários: ajuda contábil, jurídica e de escrituração contábil vai na 8860, assim como a ajuda para preparar as declarações de imposto de renda e de GST/HST. Honorários para comprar um bem de capital são somados ao custo dele. Honorários de gestão e administração vão na 8871.
• Aluguel e viagens: o aluguel de um imóvel da empresa é a 8910, nunca o da sua casa. As viagens são a 9200; usar o seu próprio carro é a 9281.
• Subcontratados e ajudantes: a Parte 4 não tem uma linha com esse nome. A linha Subcontracts do formulário (8360) fica na Parte 3D, para ajuda externa com as mercadorias que você vende (T4002, capítulo 2; veja custo das mercadorias vendidas). Vale confirmar antes de entregar onde uma empresa de serviços informa esses pagamentos.

Por que só parte da minha dedução de refeições é permitida?

Você pode deduzir no máximo 50% do que gastou com comida, bebida e entretenimento, ou de um valor razoável, se for menor. Informe o valor limitado na 8523 (T4002).

Na maioria dos casos, o mesmo limite vale para refeições em viagem a trabalho, mesmo que a viagem fique na 9200. O T4002 lista casos em que o limite não se aplica, como uma empresa que serve refeições a clientes com regularidade, mediante pagamento, ou uma refeição que você cobra do cliente e mostra na fatura. Ele também prevê regras diferentes para caminhoneiros de longa distância elegíveis e para entregadores a pé ou de bicicleta. Mantenha as refeições em uma categoria própria da escrituração contábil, pelo custo total, para que o valor limitado seja calculado uma só vez.

O que vai na linha 9270 (outras despesas) e o que preciso listar nela?

A linha 9270 reúne custos para gerar renda que não cabem em nenhuma outra linha e não são de capital. O T4002 diz que você deve listar essas despesas no formulário, e a linha se chama “Other expenses (specify)”.

O T4002 cita alguns exemplos: adaptações elegíveis de um prédio para pessoas com deficiência, pagamentos de arrendamento de bens usados na empresa e o custo de participar de até duas convenções relacionadas ao negócio por ano, com a parte de comida ou entretenimento limitada como acima. Uma perda final (terminal loss) em bem depreciável, quando não resta nenhum bem na classe, também é deduzida na 9270 (nota final do T2125). O arrendamento de um veículo de passeio não é custo da 9270: ele passa pelo Quadro C, entra no Quadro A e vai para a 9281. Equipamento não é custo da 9270: o T4002 diz que o custo de um computador, celular, fax ou equipamento parecido não pode ser deduzido.

A lista da Parte 4 não nomeia todos os custos: uma assinatura de software ou um site, por exemplo, não tem linha própria. Um custo que não cabe em nenhuma linha nomeada vai na 9270, com uma descrição.

Onde entram equipamento, meu carro e meu escritório em casa?

Equipamento, veículo e escritório em casa não são deduzidos como compras comuns. Cada um passa por um cálculo próprio antes de chegar ao formulário.

Para as classes da CCA e os valores do primeiro ano, veja dedução por custo de capital (CCA); para o percentual do escritório em casa, uso da casa para o negócio; para o carro, o diário do veículo.

A qual ano pertence uma despesa?

A maioria dos autônomos deve usar o regime de competência: a despesa pertence ao ano em que é incorrida, tenha sido paga ou não (T4002). O T4002 permite que agricultores, pescadores e agentes de comissão autônomos usem o regime de caixa, em que a despesa pertence ao ano em que é paga. A Parte 1 do formulário tem uma caixa de regime de caixa ou de competência (Cash or Accrual).

No regime de competência, um custo pago antecipadamente é deduzido no ano ou nos anos em que você recebe o benefício. No regime de caixa, você não pode deduzir um pagamento antecipado que se refira a um ano dois ou mais anos depois do ano em que pagou (T4002). Para uma venda faturada em um ano e paga no seguinte, veja vendas de dezembro pagas em janeiro.

Como ligo as categorias da minha escrituração contábil às linhas do T2125?

Dê a cada categoria de despesa uma linha do T2125 e ponha o número da linha no nome da categoria, para que os totais do fim do ano sejam uma soma e não uma reconstrução.

1. Dê às categorias o nome das linhas que você usa, como “Publicidade 8521”.
2. Mantenha refeições, custos do veículo, custos da casa e equipamentos em categorias próprias, porque cada um tem limite ou é calculado em um quadro à parte.
3. Estes itens não são despesas da Parte 4; por isso, mantenha-os fora das categorias de despesa: suas próprias retiradas (dinheiro que você tira da empresa; patrimônio, mostrado na Parte 9, não dedutível), o principal de empréstimos, gastos pessoais e o GST/HST que você recupera como crédito de imposto sobre insumos.
4. Concilie as categorias com os valores permitidos da Parte 4: aplique o limite de refeições, a parte empresarial dos custos mistos e o cálculo do veículo; use a CCA pedida, não o custo de compra do equipamento; reserve os custos da casa para a Parte 7 e a linha 9945. Esses valores permitidos somam o total de despesas na 9368.

O formulário diz para deixar o GST/HST fora das despesas quando um crédito de imposto sobre insumos foi pedido ou o imposto foi recolhido, e para incluí-lo quando você usa o Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST). O T4002 diz que as despesas dedutíveis incluem o GST/HST incorrido, menos qualquer crédito de imposto sobre insumos pedido (capítulo 3); portanto, se você não é inscrito e não pede crédito, mantenha o imposto em cada despesa. Sobre a parte da escrituração contábil, veja escrituração contábil para autônomos. Uma corporação usa códigos GIFI, não as linhas do T2125; veja um plano de contas para o GIFI.

Posso deduzir despesas da renda do meu T4A no T2125?

Sim, se o valor do T4A for renda de autônomo. Ele conta na renda bruta que você informa na Parte 3 do T2125 (linha 8000), e os custos para gerá-la vão nas linhas da Parte 4 acima, não importa quem pagou você. Sua renda líquida da linha 9946 vai então na linha correspondente da sua declaração (formulário). A página do informe T4A manda o valor da caixa 048 para a linha de renda de autônomo da sua declaração e as comissões da caixa 020 para a linha 13899. Se um determinado T4A é renda de autônomo e o que fazer quando ele difere das suas faturas está em o informe de honorários por serviços.

Sou sócio: quais linhas uso?

Se a sociedade entrega uma declaração informativa de sociedade de pessoas, você não lista as despesas dela de novo: informe o valor de renda do seu informe T5013 no valor 5A da Parte 5. Se ela não precisa entregar uma, preencha primeiro as seções de renda e de renda líquida antes dos ajustes do formulário para a sociedade e depois use a sua parte no 5A. Custos que você mesmo pagou e que a sociedade não reembolsou vão na Parte 6 e na 9943, incluindo um veículo pessoal usado em negócios da sociedade. Eles não podem ser deduzidos em outro lugar do formulário, e os limites descritos acima, como os de refeições e veículos, continuam valendo (formulário; T4002, capítulo 2 e capítulo 3). Veja a primeira declaração de uma sociedade de pessoas geral.

Esqueci despesas em uma declaração que já entreguei: posso corrigir?

Você pode pedir à CRA que altere uma declaração entregue para deduzir uma despesa, depois de receber o aviso de lançamento (notice of assessment), na sua conta da CRA, em “Change my return”, ou pelo correio com o Form T1-ADJ (CRA).

Uma restituição não pode ser paga para um pedido feito mais de 10 anos-calendário depois do fim do ano fiscal. Um pedido por correio precisa de documentos que comprovem o valor inteiro, e o pedido de um ano anterior vai separado da declaração do ano corrente. Espere a resposta a um pedido antes de enviar outro. Algumas declarações não podem ser alteradas online; a página da CRA diz quais.

Que comprovantes guardo para cada linha?

Guarde um recibo ou outro comprovante de cada custo, além de extratos bancários e cheques compensados (CRA: registros da empresa). Sobre o que um recibo deve mostrar, veja exigências da CRA para recibos. Guarde os registros por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; para uma declaração entregue com atraso, seis anos a partir do dia da entrega (Income Tax Act, seção 230). Uma contestação, um recurso ou uma exigência da CRA pode exigir mais tempo; veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

• Qualquer linha, sem recibo: anote no diário de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor, a data e para que foi o gasto. Veja despesas da empresa sem recibo.
• Veículo motorizado (9281): recibos, além de registros dos quilômetros rodados a trabalho e no total.
• Celular (9220): recibos, além de como você calculou o percentual de uso na empresa.
• Equipamento (9936): a fatura de compra, porque a CCA parte do custo.
• Outras despesas (9270): a descrição que você lista no formulário.

O que entregar a um contador está em o que entregar ao seu contador como empresário individual.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e estão em dólares canadenses.

Um consultor que usa cinco linhas

Um consultor gasta C$800 em publicidade (8521), C$600 em seguro de responsabilidade civil (8690), C$500 em honorários de escrituração contábil (8860) e C$1.200 em um plano de celular usado metade para a empresa (C$600 na 9220). As refeições com clientes custam C$400; com o limite de 50%, C$200 vão na 8523. O total de despesas na 9368 é C$2.700, e todas as outras linhas ficam em branco.

Uma vendedora online que pulou categorias

Uma vendedora online de artesanato usa cinco linhas de despesa e deixa o resto em branco, e o T4002 não cita multa por isso. Depois que o aviso de lançamento chega, ela descobre C$900 de publicidade que deixou de fora. Ela pede à CRA que altere a declaração e soma C$900 na 8521. Qualquer restituição depende dos números de imposto dela e de o pedido estar dentro do prazo.

Um laptop e uma caixa de papel

Um laptop de C$2.000 é equipamento. Ele não vai na 8810; é listado na Área B e a depreciação fiscal dele é pedida na 9936, em um valor de até o máximo que as regras da CCA dão para aquele ano. Uma caixa de papel de impressora de C$40 é um item pequeno de escritório e vai na 8810.

E no seu caso?

• Seu primeiro ano inclui equipamento, carro, escritório em casa e um T4A, ou você já entregou antes e suspeita de linhas esquecidas ou erradas: a linha de cada custo, o que é bem de capital e se anos anteriores devem ser alterados dependem dos seus registros e das regras do seu ano. Veja ajuda com imposto de renda de pessoa física e, se a escrituração contábil não está organizada por linha, ajuda com escrituração contábil.
• Você vende mercadorias ou mantém estoque: veja custo das mercadorias vendidas no T2125.
• Você é inscrito no GST/HST ou usa o Quick Method: veja Quick Method na contabilidade e na renda da empresa e GST/HST cobrado como renda.
• Sua empresa é uma corporação: use um plano de contas para o GIFI; uma corporação não tem T2125.
• Você recebe em dólares americanos, ou é cidadão dos EUA com um negócio no Canadá: veja um freelancer pago em USD e Schedule C a partir da contabilidade de um negócio canadense.
• Você mora em Quebec: quem é residente de Quebec deve conferir também o demonstrativo de negócio próprio da Revenu Québec, que esta página não aborda.
• Faltam vários anos de declarações ou de contabilidade: veja como regularizar declarações não entregues e como reconstruir a contabilidade a partir de extratos bancários e procure ajuda com escrituração contábil.
• A CRA pediu seus recibos ou registros do carro: veja despesas da empresa sem recibo e o diário do veículo e depois procure ajuda com imposto de renda de pessoa física.