Como constituir uma corporação em Ontário: etapas, custos e relatório anual

Como constituo uma corporação em Ontário, passo a passo?

Você entrega o estatuto (Articles of Incorporation) pela Business Corporations Act de Ontário no Ontario Business Registry, on-line com uma conta do ServiceOntario ou por meio de um intermediário, e paga $300 (aviso de Ontário). Em ordem:

1. Escolha um nome numerado ou um nome em palavras. O nome em palavras exige um relatório de pesquisa de nome Nuans com viés de Ontário.
2. Defina a sede registrada, os administradores, os incorporadores (as pessoas que assinam o estatuto) e a estrutura de ações.
3. Reúna os dados administrativos: um e-mail oficial da corporação e um código NAICS (o código padrão de setor de atividade) para a atividade principal.
4. Preencha o estatuto no registro, salve o PDF e faça todos os incorporadores o assinarem. Assinaturas eletrônicas são permitidas.
5. Entregue e pague com cartão de crédito ou débito. O certificado, o estatuto e a chave da empresa chegam por e-mail.
6. Organize a corporação: regimento interno, primeiras resoluções, ações emitidas, registros.
7. Abra as contas da CRA de que o negócio precisa, como GST/HST e folha de pagamento (depois de constituir); o número de empresa e a conta do imposto de renda de corporações vêm automaticamente.
8. Entregue o initial return em até 60 dias e, depois, o relatório anual e o T2 todo ano.

A entrega é um formulário; o que torna um caso não simples são as decisões por trás dele. Dois ou mais acionistas, familiares como acionistas, uma empresa individual em operação que vai entrar na corporação, um fundador que mora fora do Canadá, uma profissão regulamentada ou clientes em outras províncias podem mudar a estrutura de ações, o resultado tributário ou onde mais é preciso se registrar. Reúna antes de começar: o nome ou a escolha de usar um nome numerado, o nome e o endereço de cada administrador e acionista, a estrutura de ações, o endereço da sede registrada e o fim do exercício que você pretende usar, que define as datas do T2 e do relatório anual (veja primeiro ano fiscal da corporação).

O que preciso ter antes de fazer a entrega no Ontario Business Registry?

Você precisa de uma decisão sobre o nome, uma sede registrada física em Ontário, os dados dos administradores e dos incorporadores, uma estrutura de ações e o pagamento. O aviso de Ontário lista cada item:

Os relatórios Nuans são vendidos por empresas privadas de pesquisa, não pelo Ministério. O Ministério não verifica se um nome em palavras é parecido demais com outro; um nome que gere confusão pode levar a uma audiência ou a um processo. Sobre a escolha em si, veja corporação com nome em palavras ou numerada.

O registro oferece um texto pronto para uma classe de ações ordinárias, em número ilimitado, com restrições de transferência de empresa fechada. Dois proprietários ou acionistas da família podem precisar de mais do que isso: veja classes de ações ao constituir.

Os administradores de uma corporação de Ontário precisam morar no Canadá?

Não. Ontário eliminou a regra de que uma parte dos administradores seja de canadenses residentes, embora o estatuto ainda pergunte se cada um é (aviso de Ontário). O conselho precisa de pelo menos uma pessoa física, e cada administrador deve ter pelo menos 18 anos.

O administrador assume um risco pessoal. Se a corporação não recolher as retenções da folha de pagamento ou o GST/HST e a CRA não conseguir cobrar dela, os administradores em exercício na época podem ser cobrados pelo valor, com juros e multas, a menos que tenham tido o cuidado razoável de evitar a falha. A CRA precisa agir em até 2 anos depois de o administrador deixar o cargo (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323). Os administradores também respondem perante os empregados por até seis meses de salários e 12 meses de férias (aviso de Ontário). Mais em declarações de corporação não entregues.

A sede registrada continua precisando ser um endereço físico em Ontário; por isso, um fundador que mora no exterior precisa de um. Veja constituir uma corporação no Canadá morando no exterior. A constituição federal tem regras próprias para administradores: veja constituição federal ou provincial.

Como faço a entrega, e posso constituir a corporação em Ontário por conta própria?

Sim, o proprietário pode fazer a entrega diretamente; a entrega on-line ao Ministério é processada na hora, e a enviada por correio leva 15 dias úteis. A taxa do governo é a mesma nos dois casos (taxas de Ontário).

O estatuto passa a valer na data em que o Ministério recebe uma entrega completa, ou em uma data posterior que você pedir, de até 30 dias à frente (aviso de Ontário). Essa data posterior permite alinhar o início a uma transferência planejada ou ao fim do mês. O que cada caminho deixa por fazer está em constituir sozinho ou com advogado.

Quanto custa constituir uma corporação em Ontário?

O governo cobra $300 para constituir a corporação e nada pelo initial return e pelo relatório anual (taxas de Ontário). O resto depende das suas escolhas.

O prazo de validade do registro está na página de serviços do registro. O custo anual de manter uma corporação (contabilidade, o T2) é comparado em quanto custa constituir uma corporação no Canadá.

O que você recebe de volta, e o que é a chave da empresa?

Por e-mail, você recebe o certificado de constituição, o estatuto registrado, o recibo de pagamento e a chave da empresa (aviso de Ontário). O certificado mostra o nome da corporação, o Ontario Corporation Number e a data de início da vigência. O Ontario Corporation Number nunca muda.

A chave da empresa (company key) é um código de nove dígitos exclusivo da corporação. Na constituição, ela é enviada só ao e-mail oficial da corporação, e toda entrega seguinte ao registro a exige (Ontario Business Registry). Mantenha-a em sigilo; compartilhe-a só com um intermediário de confiança que faça as entregas por você. Uma chave perdida pode ser pedida ao Ministério sem custo; ela é enviada por e-mail ou, se não houver e-mail cadastrado, pelo correio à sede registrada.

Uma corporação de Ontário recebe automaticamente um número de empresa da CRA?

Sim. Constituir uma corporação em Ontário atribui automaticamente um número de empresa e uma conta de programa do imposto de renda de corporações (RC) (CRA). As outras contas da CRA, como GST/HST e folha de pagamento, são abertas quando a corporação precisa delas. Quais e quando está em depois de constituir.

Que registros a corporação precisa manter desde o primeiro dia?

A corporação guarda na sede registrada o estatuto assinado, o relatório Nuans, os consentimentos dos primeiros administradores e eventuais consentimentos de nome (aviso de Ontário). O Ministério pode pedi-los. Ela também deve manter, desde o início, um registro das pessoas físicas com controle significativo.

Uma pessoa física com controle significativo possui, controla ou dirige 25% ou mais das ações com direito a voto ou do valor justo de mercado de todas as ações, sozinha ou em conjunto com outras, ou tem influência direta ou indireta sobre a corporação (Ontário). Pessoas relacionadas (cônjuge, filhos, outros parentes que moram na mesma casa) que juntas chegam a essa participação contam, cada uma, como pessoa com controle significativo.

O registro não é entregue a nenhum órgão. Ele é atualizado pelo menos uma vez por ano e em até 15 dias depois de a corporação saber de uma mudança, e é fornecido às autoridades policiais, fiscais e reguladoras quando pedido.

O regimento interno, as primeiras resoluções, a emissão de ações e os demais registros pertencem ao livro de atas. Monte a contabilidade na mesma semana: veja a contabilidade de uma nova CCPC.

Quando vence o relatório anual de Ontário, e o que mais se entrega depois de constituir?

Uma corporação de Ontário entrega o initial return em até 60 dias, um notice of change em até 15 dias de qualquer mudança e um relatório anual em até seis meses após o fim do ano fiscal, tudo no registro com a chave da empresa e sem taxa do governo (aviso do initial return; aviso do relatório anual).

Um diretor, um administrador ou uma pessoa física autorizada pelos administradores verifica cada declaração. O relatório anual vai ao registro, não à CRA, que não aceita mais relatórios anuais de Ontário (serviços do registro). Declarações atrasadas ou não entregues, e suas multas, estão em relatórios anuais da corporação.

Como se entrega o imposto de corporações de Ontário?

O imposto de renda de corporações de Ontário vai na mesma declaração federal T2 que a corporação entrega à CRA; os anexos de Ontário fazem parte dessa declaração única (Ontário). A CRA faz o lançamento e cobra os pagamentos. O Schedule 500 é uma planilha de apoio que não é entregue (CRA).

A alíquota menor vale para a renda de atividade empresarial de uma corporação privada sob controle canadense (CCPC) até o limite de negócios (business limit), de $500.000 por ano, dividido entre as corporações associadas. Ao contrário do limite federal, o de Ontário não é reduzido por renda passiva de investimentos acima de $50.000; assim, uma corporação pode perder parte da alíquota federal e manter a de Ontário (Ontário). Um ano fiscal que inclui 1º de julho de 2026 usa cada alíquota para a sua parte dos dias; uma corporação constituída depois de 30 de junho de 2026 usa apenas 2,2%. Dois tipos de renda não são renda de atividade empresarial e pagam alíquotas federais mais altas do que a tabela mostra (Income Tax Act, seção 125; seção 123.4): a renda de investimentos de uma CCPC, inclusive o aluguel recebido com cinco ou menos empregados em tempo integral (veja imóvel de aluguel em uma corporação), e a renda de um prestador de serviços cuja corporação funciona como empregado de um só cliente (um negócio de serviços pessoais). Se uma nova corporação é uma CCPC está em status de CCPC para uma nova corporação; a primeira declaração e um primeiro ano curto estão em primeiro ano fiscal da corporação.

E se a corporação faz negócios fora de Ontário?

Uma corporação de Ontário que faz negócios em outra província pode ter de se registrar nela também; cada província define a própria regra. O registro não decide onde a renda é tributada: a renda tributável é dividida entre as províncias em que a corporação tem um estabelecimento permanente, um local fixo de negócios, como um escritório ou uma filial (Income Tax Regulations, seções 400 e 402). Os dois temas estão em atuar em mais de uma província e constituição federal ou provincial.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares canadenses.

Uma consultora constitui uma corporação com nome numerado on-line

Uma consultora de Toronto faz a entrega on-line por conta própria com um nome numerado, então não precisa de relatório Nuans. Ela paga C$300 e recebe o certificado, o estatuto e a chave da empresa por e-mail no mesmo dia. A corporação dela já tem um número de empresa e uma conta RC; ela mesma abre uma conta de GST/HST. Ela entrega o initial return, listando-se como administradora e presidente, em até 60 dias.

Dois fundadores escolhem um nome em palavras

Dois fundadores compram um relatório Nuans com viés de Ontário datado de 1º de março. O Ministério precisa receber o estatuto até 30 de maio, ou eles precisarão de um novo relatório. Eles pagam C$300 e cada um subscreve 100 ações ordinárias. Cada um tem metade das ações, então os dois entram no registro de pessoas físicas com controle significativo, mantido na sede registrada da corporação em Ottawa.

Um fim de exercício em 31 de dezembro

O ano fiscal de uma corporação termina em 31 de dezembro. Ela entrega o relatório anual de Ontário no registro até 30 de junho. O T2, que traz o imposto de Ontário, também vence em 30 de junho; o saldo do imposto vence antes: em 31 de março, se for uma CCPC que pediu a dedução para pequenas empresas e cuja renda tributável do ano anterior ficou dentro do limite de negócios, e no fim de fevereiro nos demais casos (Income Tax Act, seção 248(1), “balance-due day”).

E no seu caso?

• Você vai transferir para a corporação uma empresa individual em operação, ou ainda está decidindo se constitui uma corporação: veja empresa individual ou corporação e a lista de passos da empresa individual para a corporação, e conte com a ajuda para abrir sua empresa antes de fazer a entrega.
• Dois ou mais proprietários, ou cônjuge ou filhos como acionistas: o estatuto pode precisar de mais de uma classe de ações; defina-as com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você está montando uma holding acima de um negócio existente: veja como montar uma holding e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Um fundador ou administrador mora fora do Canadá: veja constituir uma corporação no Canadá morando no exterior e constituir uma corporação como recém-chegado ou não residente; planeje a estrutura com a ajuda para abrir sua empresa antes de fazer a entrega.
• Você é médico, dentista, advogado ou outro profissional regulamentado: seu órgão regulador define as próprias condições; veja corporações profissionais e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você trabalha em outras províncias ou está avaliando a constituição federal: veja atuar em mais de uma província e constituição federal ou provincial; conte com a ajuda com impostos de corporações para a divisão provincial no T2.
• Você só precisa registrar o nome de uma empresa individual: veja registrar um negócio em Ontário.
• Relatórios anuais ou T2 não foram entregues: veja relatórios anuais da corporação e conte com a ajuda com impostos de corporações.
• Você quer a contabilidade e o primeiro T2 certos desde o primeiro dia: veja a contabilidade de uma nova CCPC e a ajuda com contabilidade.