Da empresa individual para a corporação no Canadá: BN, GST/HST e banco

Da empresa individual para a corporação no Canadá: o que muda, e em que ordem?

Tudo o que leva o seu nome ou o seu número de empresa (BN) precisa ser transferido ou substituído, porque a corporação é outra pessoa jurídica. A CRA trata a constituição de uma corporação para um negócio existente como uma mudança de status legal: a corporação recebe um novo BN, as contas de GST/HST (RT) e de folha de pagamento (RP) do seu BN antigo não passam para ela, e você encerra o BN antigo e as contas dele (CRA: Mudança de status legal).

O caso não é simples quando bens de valor relevante são transferidos (uma opção fixa o valor tributário deles, e uma opção tardia traz multa ou pode ser recusada), quando você tem funcionários ou quando você é registrado no GST/HST (a corporação também deve ser registrada para a opção do GST44). A ordem importa: as contas da corporação precisam existir antes de o dinheiro dos clientes, as faturas e a folha de pagamento passarem a correr por ela.

Reúna primeiro: a data de transferência, uma lista dos bens com o custo e o valor de mercado, todas as contas, plataformas, empréstimos, aluguéis, licenças e contratos em seu nome, e os seus números BN, RT e RP com as últimas declarações entregues.

Etapa 1: em que data a corporação assume o negócio?

A data de transferência é o dia em que a corporação passa a tocar o negócio; tudo o que vem antes é seu, tudo o que vem a partir dela é da corporação. Registre-a em um contrato de transferência escrito que liste o que é transferido. Escolha uma data para a qual a conta bancária e as contas da CRA possam estar prontas, muitas vezes o primeiro dia de um mês. Quais vendas e contas ficam de cada lado da data está em A contabilidade depois de constituir uma empresa individual.

Etapa 2: a corporação mantém o meu número de empresa?

Não. A corporação recebe um novo BN com uma conta do imposto de renda de corporações (RC). Constituir a corporação no nível federal, ou em Alberta, na Colúmbia Britânica, em Manitoba, em Novo Brunswick, na Nova Escócia, em Ontário, na Ilha do Príncipe Eduardo ou em Saskatchewan, registra o novo BN automaticamente (CRA: Quando você precisa de um BN); nos demais casos, registre-o na CRA quando tiver os documentos da constituição. Depois, registre contas RT e RP no novo BN, se a corporação precisar delas (CRA: Mudança de status legal). Um negócio localizado fisicamente em Québec se registra e entrega o GST/HST à Revenu Québec (CRA: Registrar-se como residente). Corrigir uma conta aberta de forma errada está em Depois de constituir.

Etapa 3: a corporação precisa do próprio número de GST/HST?

Sim, se não for pequena fornecedora ou se optar por se registrar. O teste de $30.000 conta as vendas tributáveis da corporação e de seus associados (CRA: Quando se registrar; Excise Tax Act, seção 148), e quem controla uma corporação é associado dela (subseção 127(2)). A associação é testada no início de cada trimestre-calendário; por isso, a partir do primeiro trimestre completo da corporação, as suas vendas nos quatro trimestres anteriores contam para o total dela.

Se você é registrado no GST/HST, a opção que transfere o negócio sem GST/HST (etapa 5) exige que a corporação também seja registrada: ela não está disponível quando o vendedor é registrado e o comprador não (Excise Tax Act, parágrafo 167(1)(b)). Por isso, registre a corporação antes da data de transferência. O teste de registro está em Quando se registrar no GST/HST.

Um número de imposto provincial sobre vendas em seu nome também não passa para a corporação. A Colúmbia Britânica deve ser avisada quando um empresário individual se torna uma corporação, e um número de PST não é transferível (BC: PST Bulletin 001); nos demais lugares, pergunte à província ou à Revenu Québec se a corporação precisa do próprio número de PST, RST ou QST. Veja Cobrar GST/HST, PST e QST por província.

Etapa 4: a minha conta bancária e as plataformas de pagamento passam para a corporação?

Não. Abra uma conta bancária em nome da corporação e passe os processadores de cartão, os links de pagamento e as plataformas on-line para o nome e o BN da corporação antes da data de transferência. Depois que a corporação assume o negócio, as vendas dela são, em geral, renda dela, onde quer que o dinheiro caia; por isso, um depósito na sua conta pessoal precisa ser rastreado até a contabilidade e a declaração de GST/HST dela. As plataformas informam os vendedores à CRA pelo nome e pelo número fiscal: um SIN para uma pessoa física, um número de registro de negócio para uma entidade (CRA: Informações que as plataformas compartilham). Uma conta deixada em seu nome informa as vendas da corporação como suas. Para corrigir o dinheiro que já se misturou, veja Renda da corporação em uma conta pessoal.

Etapa 5: transferir bens de uma empresa individual para uma corporação: quais, e por qual valor?

Cada item transferido é uma venda sua para a corporação; por isso, liste todos no contrato de transferência escrito. Como você controla a corporação, você tem relação de dependência (non-arm's-length) com ela (Income Tax Act, seção 251); assim, uma transferência abaixo do valor de mercado é tratada, para você, como uma venda pelo valor de mercado (seção 69). Transferir um veículo “de graça” não evita o imposto e, se você deve imposto desse ano ou de anos anteriores, a corporação também passa a responder por ele, até o valor pelo qual não pagou (seção 160).

A alternativa é uma opção da seção 85: você recebe uma contraprestação que inclui ações, e você e a corporação elegem em conjunto um valor acordado para cada bem elegível, que passa a ser o seu valor recebido e o custo da corporação (Income Tax Act, subseção 85(1)). A opção vai no Form T2057, devida até o prazo mais antigo de entrega da declaração de imposto de renda de qualquer das partes para o ano da transferência (subseção 85(6)). Para o imposto de renda de Québec, você e a corporação também entregam o Form TP-518-V à Revenu Québec até o que ocorrer depois: o prazo mais antigo relevante de entrega da declaração de imposto de renda e o último dia do segundo mês após o fim do ano fiscal da parte posterior; entregar com atraso gera multa.

Os limites do valor acordado, a entrega com atraso e as contas a receber estão em Transferir um negócio para uma corporação.

O GST/HST é uma questão à parte. Quando a corporação adquire todos ou praticamente todos os bens (em geral, 90% ou mais) necessários para tocar o negócio (CRA: Memorandum 14-4), você e a corporação podem fazer em conjunto a opção no Form GST44, de modo que nenhum GST/HST seja devido sobre a maior parte da transferência. A corporação registrada o entrega até a data de vencimento da primeira declaração de GST/HST que abrange o imposto que, de outro modo, surgiria na transferência. Os serviços que você ainda prestar, os aluguéis e as licenças continuam tributáveis (Excise Tax Act, subseção 167(1.1)). Bens isolados transferidos sem o restante do negócio não se qualificam. Em Québec, a opção é entregue à Revenu Québec em formulário próprio, indicado em Transferir um negócio para uma corporação.

Etapa 6: contratos, faturas e clientes: o que muda depois da data?

A partir da data de transferência, as faturas e os contratos saem em nome da corporação e, se ela for registrada, com o próprio número de GST/HST; uma corporação federal deve usar o nome legal em contratos e faturas (Corporations Canada: Como dar nome a uma corporação). O cliente que pede um crédito de imposto sobre insumos em uma compra de $100 ou mais precisa do número de registro do fornecedor na fatura (CRA: requisitos de informação do ITC). Nunca ponha o seu antigo número RT nas faturas da corporação; para corrigir faturas já enviadas, veja Depois de constituir.

Os contratos assinados em seu nome continuam seus até o cliente assinar um novo ou concordar com uma cessão; por isso, leia as condições de cada contrato. Envie aos clientes e fornecedores o nome legal, o BN, o endereço e os dados de pagamento da corporação, com a data em que passam a negociar com ela, e guarde uma cópia. Os clientes que entregam um T4A ou T5018 identificam um destinatário empresarial pelo número de empresa (CRA: Como preencher o informe T4A); por isso, passe a eles os dados da corporação e peça que os informes dos rendimentos dela tragam o nome da corporação, e não o seu.

Etapa 7: meus empregados precisam de uma nova conta de folha de pagamento?

Sim. A corporação, como novo empregador, precisa da própria conta RP, registrada antes do vencimento do primeiro recolhimento dela: em geral, o dia 15 do mês seguinte ao primeiro pagamento com deduções (CRA: Conta de folha de pagamento). A conta antiga deve fazer um recolhimento final em até 7 dias corridos da mudança de status legal (CRA: Quando recolher). Antes de encerrá-la, recolha todos os descontos na fonte, entregue as declarações informativas finais e dê aos empregados os informes deles, com vencimento 30 dias depois de o negócio antigo parar, a menos que o saldo antigo passe para a conta da corporação (CRA: Quando entregar; CRA: Encerrar suas contas). Se o saldo antigo passa para a corporação, e as regras do empregador sucessor para o CPP e o EI, estão em A contabilidade depois de constituir uma empresa individual.

Etapa 8: licenças, seguros, aluguéis e o meu nome comercial passam automaticamente?

Não. Cada um está em nome de um titular, sob condições próprias. Confira cada um com quem o emitiu ou com a outra parte:

• Nome comercial: um nome que você registrou pessoalmente está registrado em seu nome. Uma corporação federal que opera sob um nome diferente do nome legal registra esse nome em cada província ou território onde opera (Corporations Canada); uma corporação provincial segue as regras da sua província.
• Licenças, autorizações e contas de seguro contra acidentes de trabalho (workers' compensation): pergunte a cada emissor se a corporação precisa da própria.
• Seguro: faça a corporação constar como segurada antes da data de transferência.
• Aluguéis e empréstimos: só passam se o locador, o arrendador ou o credor concordar.
• Veículos: transfira o registro pelas regras da sua província, junto com o seguro e qualquer empréstimo.

Etapa 9: como encerro a empresa individual: T2125 final e contas antigas?

O período fiscal do seu negócio termina quando ele para; por isso, pode ter menos de 12 meses (CRA: T4002, capítulo 1). Com o fim de ano usual em 31 de dezembro, o T2125 final cobre de 1º de janeiro até o dia anterior à data de transferência e vai com a sua declaração pessoal desse ano (CRA: Como preencher o Form T2125). O primeiro ano fiscal da corporação e o primeiro T2 estão em Primeiro ano fiscal da corporação.

Encerre a conta antiga de GST/HST depois que os bens forem transferidos: os bens do negócio que você ainda tiver quando o registro termina são tratados como vendidos, com o imposto calculado sobre eles (CRA: Encerrar sua conta de GST/HST). O encerramento vem primeiro e cria até dois períodos finais, cada um com uma declaração a entregar um mês depois do fim dele; o segundo só é necessário se houver imposto a recolher. A página da CRA sobre encerramento não trata de um negócio que passa para uma corporação; por isso, confirme a data de cancelamento com a CRA; os detalhes estão em Encerrar uma conta de GST/HST. Depois, encerre o BN antigo; a CRA diz que alguns formulários podem ser necessários antes (CRA: Encerrar suas contas). Se outro negócio ou conta seu ainda funciona sob o BN antigo, pergunte à CRA quais contas encerrar. Os valores ainda devidos nas contas antigas continuam sendo seus. Como administrador da corporação, você também pode responder pessoalmente pelo GST/HST e pelas retenções da folha de pagamento que ela deixar de recolher; a CRA precisa agir em até 2 anos depois de você deixar de ser administrador pela última vez (Excise Tax Act, seção 323; Income Tax Act, seção 227.1).

O que guardar nos arquivos dos dois lados

Guarde os registros da empresa individual por seis anos a partir do fim do ano fiscal em que ela terminou (CRA: Por quanto tempo guardar seus registros). Os dois arquivos têm uma cópia do contrato de transferência e da lista de bens.

Veja Por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

A corporação de uma consultora de Ontário assume o negócio em 1º de julho

Ela constitui a corporação em junho com um novo BN, registra a corporação no HST a partir de 1º de julho e abre a conta bancária dela. Em 1º de julho, ela envia por e-mail aos clientes o nome, o BN e os dados bancários da corporação; toda fatura daí em diante mostra a corporação e o número de HST dela. O único bem dela, um notebook, é transferido pelo valor de mercado (o GST/HST dessa venda fica de fora aqui). O T2125 final dela cobre de 1º de janeiro a 30 de junho. Depois, ela encerra a conta antiga de HST, entrega a declaração final no prazo e encerra o BN antigo.

Um empreiteiro transfere o negócio com quatro veículos de trabalho

O negócio inteiro é transferido, inclusive quatro caminhonetes de trabalho que valem C$120.000 no total. Suponha que sejam toda a classe de depreciação fiscal (CCA), que tenham custado mais de C$120.000 e que tenham um custo fiscal restante de C$70.000. Os dois lados são registrados no GST/HST, então assinam o GST44 e nenhum GST/HST é cobrado na transferência. Sem uma opção, a diferença de C$50.000 poderia ser recapturada como renda. Uma opção do T2057 com valor acordado de C$70.000, em troca de ações, adia esse valor se as condições forem atendidas. Os empréstimos das caminhonetes só passam com o consentimento do credor, e um empréstimo que a corporação assume conta como pagamento que não é em ações, o que pode elevar o valor acordado.

Uma vendedora on-line deixa o processador em seu nome

A corporação dela assume o negócio em 1º de abril, mas ela mantém o processador de pagamentos em seu próprio nome e SIN até 30 de junho, e C$45.000 de vendas caem ali. Essas são vendas da corporação: entram na contabilidade e na declaração de GST/HST dela, e ela deve o dinheiro à corporação até transferi-lo. O relatório da plataforma ainda mostrará as vendas no SIN dela; por isso, ela mantém a conciliação.

E no seu caso?

• Veículos, equipamentos, estoque ou fundo de comércio que vale a pena transferir pela seção 85: os valores acordados e o prazo do T2057 estão em Transferir um negócio para uma corporação; conte com a ajuda para abrir sua empresa antes de assinar a transferência.
• Você é registrado no GST/HST e a corporação também será: as condições e o momento do GST44 decidem se o imposto se aplica à transferência; conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você tem empregados: duas contas de folha de pagamento, um recolhimento final e os informes se sobrepõem no ano da transferência; veja A contabilidade depois de constituir uma empresa individual e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Vendas já caíram na sua conta pessoal ou em uma plataforma com o seu SIN, ou você fez faturas com o número antigo de GST/HST: elas precisam ser rastreadas até a contabilidade e a declaração de GST/HST da corporação; veja Renda da corporação em uma conta pessoal e Depois de constituir, e conte com a ajuda com contabilidade.
• Você costumava fazer retiradas do proprietário: o dinheiro que você tira da corporação é salário, dividendo, empréstimo de acionista ou devolução do que ela deve a você; veja Pagar a si mesmo no primeiro ano e Empréstimos de acionista.
• Você precisa da data de corte da contabilidade e dos lançamentos de abertura: veja A contabilidade depois de constituir uma empresa individual.
• Você ainda está decidindo se constitui uma corporação: veja Empresa individual ou corporação?.
• Você quer deduzir as taxas de constituição: veja Custos de constituição.
• Imóveis de aluguel também estão sendo transferidos: veja Transferir imóveis de aluguel para uma corporação.
• Você quer desfazer a mudança depois: veja Voltar a ser empresário individual.