Dividendos da corporação C ao proprietário: salário e 1099-DIV

Posso me pagar só com dividendos da minha corporação C de um único proprietário?

Uma corporação C pode declarar dividendos ao proprietário, e as Publication 542 e Publication 15 não fixam salário mínimo para o proprietário de uma corporação C. Já se o proprietário que trabalha em tempo integral pode receber só dividendos é menos claro: os regulamentos da folha de pagamento dizem que o nome dado ao pagamento por serviços não importa (26 CFR 31.3121(a)-1). A regra da remuneração razoável, que muita gente cita, foi escrita para corporações S.

Cinco pontos tornam o caso menos simples:

• Duas camadas de imposto. A corporação paga 21% de imposto federal sobre o lucro e não pode deduzir dividendos. Depois, o proprietário paga imposto sobre o dividendo.
• Pagamento por trabalho é salário, com qualquer nome. O diretor de uma corporação é, em geral, empregado (26 USC 3121(d)), e a Publication 15 diz que os diretores que trabalham na empresa são empregados, seja qual for o nome dos pagamentos. Os regulamentos só excluem o diretor que não presta serviços ou presta serviços mínimos e não recebe nem tem direito a receber pagamento (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Não está definido se o IRS pode tratar como salário os dividendos pagos a um proprietário que trabalha em tempo integral. Por isso, “só dividendos” é uma posição a revisar, não uma regra segura. Sobre a folha de pagamento, veja salário de fundadores em corporações financiadas por venture capital.
• Pela lei estadual, o conselho declara o dividendo; para o imposto, o que decide são os lucros e reservas. Uma transferência sem declaração ainda pode ser tributada como dividendo presumido (constructive dividend), e a parte que excede os lucros e reservas é devolução de capital.
• O caixa deixado na empresa tem impostos próprios: o imposto sobre lucros acumulados (accumulated earnings tax) e o imposto sobre personal holding company (empresa de participações pessoais).
• Dinheiro já retirado sem declaração, folha de pagamento ou Form 1099-DIV (informe de dividendos). Pode ser preciso reclassificar anos anteriores, o que depende da sua escrituração contábil e das suas declarações. Veja a seção sobre retiradas do proprietário abaixo.

Reúna antes de decidir ou entregar: declarações anteriores da corporação, balanço patrimonial e lucros acumulados, todas as transferências bancárias ao proprietário, deliberações ou atas do conselho, quanto o proprietário pagou pelas ações, empréstimos que o proprietário fez à corporação, notas de empréstimo, Forms W-2 e Forms 1099-DIV já emitidos.

Os dividendos de uma corporação C são tributados duas vezes?

Sim. A corporação paga imposto sobre o lucro primeiro, e o proprietário paga imposto de novo sobre o dividendo. As alíquotas abaixo são federais; o estado também pode tributar o lucro da corporação e o dividendo.

A alíquota do dividendo qualificado depende da renda tributável total do proprietário. Entre os dois valores de cada linha, a alíquota é 15% (ajustes do IRS pela inflação).

O chefe de família tem valores próprios no mesmo aviso, assim como o casado com declaração separada na alíquota máxima.

O dividendo só é qualificado se vier de uma corporação dos EUA (ou de uma corporação estrangeira que atenda aos requisitos) e se o proprietário tiver mantido as ações por tempo suficiente (instruções do Form 1099-DIV). Caso contrário, é tributado às alíquotas ordinárias.

Em geral, não há imposto de renda retido na fonte sobre dividendo pago a pessoa física dos EUA. Por isso, o proprietário pode precisar fazer pagamentos estimados trimestrais; esperar pelo Form 1099-DIV pode gerar multa por pagamento insuficiente (Form 1040-ES). Veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

Salário ou dividendos: quanto cada um custa à empresa e a mim?

O salário é dedutível pela corporação, mas tem imposto sobre a folha. O dividendo não tem imposto sobre a folha, mas não é dedutível. Nenhum dos dois custa menos em todos os casos.

O que custa menos depende do lucro, da outra renda do proprietário e dos impostos estaduais; só um cálculo com números reais resolve. Também é possível combinar os dois: um salário pelo trabalho realmente feito e dividendos sobre os lucros que passarem disso. O proprietário que controla a folha de pagamento responde pessoalmente pelo imposto retido que a corporação deixar de recolher, em até 100% do valor (Publication 15). Para montar a folha, veja como configurar a folha de pagamento.

Posso simplesmente retirar dinheiro como retirada do proprietário?

Não. A retirada do proprietário é a forma como uma LLC ou um empresário individual tira o lucro; se o seu negócio é uma LLC, veja como se pagar. A corporação C não tem retirada. O dinheiro é da corporação, então cada transferência ao proprietário precisa ser algo que as regras fiscais reconheçam:

• Salário por serviços, pela folha de pagamento.
• Um dividendo, declarado pelo conselho e pago com os lucros e reservas. Sem declaração, a transferência ainda pode ser um dividendo presumido (veja abaixo).
• Uma devolução de capital, quando a distribuição excede os lucros e reservas.
• Um empréstimo com nota, juros e pagamentos. Veja empréstimos da sua própria corporação.
• O pagamento de um empréstimo que o proprietário fez à corporação, quando o adiantamento foi um empréstimo documentado e não um aporte de capital. O principal devolvido não é uma distribuição sobre as ações (26 USC 301(a)); os juros são renda do proprietário.
• Um reembolso de despesas da empresa que o proprietário pagou. Veja despesas do proprietário pagas pela corporação C.
• Aluguel, juros ou preço por algo que o proprietário fornece, em valor justo.

Uma transferência que não se encaixa em nenhuma dessas pode ser tratada como dividendo presumido (constructive dividend): uma distribuição ao acionista, tributada como dividendo até o limite dos lucros e reservas. A Publication 542 lista exemplos de distribuições presumidas: empréstimos abaixo do mercado, dívida do acionista cancelada, bens vendidos ao acionista por menos do que valem, aluguel fora do razoável e salário fora do razoável.

Classifique cada transferência pelos extratos bancários e pelo que de fato aconteceu, e documente com data e valor. Uma deliberação ou nota de empréstimo escrita agora leva a data de hoje, não uma data anterior. Transferências de anos anteriores que não se encaixam em nenhuma categoria devem ser revisadas com um profissional antes de preparar os Forms 1099-DIV e a declaração.

Como cada uma é lançada na escrituração. O salário vai para a despesa de folha de pagamento. O dividendo declarado não é despesa: reduz os lucros acumulados e nunca aparece na demonstração do resultado. A devolução de capital tributária reduz o custo-base (basis) das ações do proprietário; confirme à parte o lançamento no patrimônio líquido da corporação, pois os lucros e reservas e os lucros acumulados contábeis podem diferir. O empréstimo ao proprietário vai para uma conta a receber de empréstimo de acionista, com nota. O reembolso vai para a despesa que ele cobriu. A transferência que você não consegue classificar fica numa conta transitória até ser resolvida, nunca em despesas. Veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.

O que torna um pagamento um dividendo: o conselho ou os lucros e reservas?

Os dois importam, por motivos diferentes. A lei estadual decide quem pode declarar um dividendo e com quais fundos. A lei fiscal federal decide se o pagamento é dividendo olhando os lucros e reservas (earnings and profits, E&P).

• O conselho. Em Delaware, por exemplo, os administradores podem declarar e pagar dividendos (Del. Code tit. 8, seção 170). A Publication 542 e o Topic 404 não exigem ata para um dividendo. Mesmo assim, uma deliberação por escrito com a data, o valor total, o valor por ação e a data de pagamento separa o dividendo declarado de uma transferência sem explicação.
• Lucros e reservas. Dividendo é qualquer distribuição de bens feita com os E&P do ano corrente da corporação ou com os E&P acumulados, e cada distribuição é tratada como saída primeiro dos E&P acumulados mais recentes (26 USC 316(a)). Os E&P do ano corrente são medidos no fim do ano sem reduzi-los pelas distribuições daquele ano. Assim, se excederem as distribuições do ano, todas elas são dividendos (Publication 542).

Em termos simples, E&P é o lucro que a corporação obteve para fins fiscais, depois do próprio imposto, e que ainda não foi distribuído. Uma corporação nova ou com prejuízo pode ter pouco ou nenhum. E&P é uma medida fiscal, não os lucros acumulados contábeis. A planilha das instruções do Form 5452 parte da renda tributável e a ajusta.

E se eu pagar mais do que os lucros e reservas?

A parte acima dos E&P não é dividendo. É devolução de capital: reduz o custo-base (basis) das ações do proprietário, e o que passar de zero é tributado como ganho de capital (26 USC 301(c); Topic 404).

A corporação informa esse valor na caixa 3 do Form 1099-DIV e anexa o Form 5452 à declaração de imposto de renda do ano do pagamento. A corporação com exercício fiscal diferente do ano-calendário anexa o formulário à declaração com vencimento no primeiro exercício fiscal encerrado depois do ano-calendário do pagamento (Publication 542; Form 5452). O proprietário precisa de registros do que pagou pelas ações para saber onde o custo-base chega a zero.

O que entregar e enviar por um dividendo: Form 1099-DIV, registros e atas?

A corporação envia ao proprietário um Form 1099-DIV e entrega uma cópia ao IRS para cada acionista que receber $10 ou mais em dividendos e outras distribuições em um ano-calendário (instruções do Form 1099-DIV).

• O vencimento que cai em fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil: para pagamentos de 2026, 1º de fevereiro e 1º de março de 2027.
• Quem entrega 10 ou mais declarações informativas em um ano, somando todos os tipos e os Forms W-2, deve entregá-las eletronicamente, salvo dispensa do IRS por dificuldade; as declarações em papel vão com o Form 1096 (Publication 1099; IRS e-file para formulários trabalhistas).
• A caixa 1a mostra o total de dividendos ordinários, a caixa 1b a parte qualificada e a caixa 3 qualquer distribuição que não seja dividendo.
• Se a corporação não consegue saber, até a data de entrega, se parte de um pagamento é dividendo, as instruções exigem informar o pagamento inteiro como dividendo.
• Um Form 1099-DIV atrasado, ausente ou incorreto pode custar $340 pela cópia do IRS e o mesmo valor pela cópia do proprietário; valores menores se aplicam quando a correção é feita mais cedo (ajustes do IRS pela inflação).
• A corporação não deduz o dividendo na declaração de imposto de renda (Publication 542).

Guarde a deliberação do conselho, o cálculo dos E&P, o registro bancário de cada pagamento, o registro do custo-base das ações e cópias das declarações e dos Forms 1099-DIV entregues. A Publication 542 diz que cópias das declarações entregues ajudam a calcular os E&P.

E se o lucro se acumula dentro da empresa: imposto sobre lucros acumulados e imposto sobre personal holding company?

Dois impostos visam a corporação que retém o lucro em vez de distribuí-lo. Pagar dividendos no ano reduz a base de cálculo dos dois (26 USC 535; 26 USC 545). Um dividendo pago até o 15º dia do quarto mês após o fim do ano também conta para o imposto sobre lucros acumulados. Para o imposto sobre personal holding company, só conta se for escolhido na declaração, e apenas até 20% dos dividendos pagos durante o ano (26 USC 563).

O dividendo por consentimento (consent dividend) também conta sem que o dinheiro saia da corporação: o proprietário assina o Form 972 e o envia à corporação até a data de vencimento da declaração, e a corporação anexa o Form 973 e o Form 972 à declaração. O proprietário é tributado como se o dividendo tivesse sido pago, e a corporação deve acreditar, com razão, que um desses impostos se aplica (26 USC 565).

Imposto sobre lucros acumulados. O imposto é de 20% da renda tributável acumulada (26 USC 531). Aplica-se à corporação constituída ou usada para evitar o imposto de renda dos acionistas deixando os lucros se acumularem (26 USC 532). Lucros mantidos além das necessidades razoáveis do negócio são tratados como tendo essa finalidade, a menos que a corporação prove o contrário (26 USC 533).

A Publication 542 dá os pontos de referência:

• Um acúmulo de $250.000 ou menos está, em geral, dentro das necessidades razoáveis da maioria dos negócios.
• O ponto de referência é $150.000 para contabilidade, ciência atuarial, arquitetura, consultoria, engenharia, saúde, direito e artes cênicas.
• O crédito mínimo previsto em lei é esse valor menos os lucros e reservas acumulados da corporação no fim do ano anterior (26 USC 535(c)(2)). Assim, a corporação com grandes acúmulos passados não tem crédito mínimo e precisa demonstrar necessidades razoáveis.
• As necessidades razoáveis incluem planos específicos, definidos e viáveis para o dinheiro.
• Sinais de falta de motivo comercial incluem a ausência de distribuições regulares e retiradas de acionistas classificadas como empréstimos pessoais.

Imposto sobre personal holding company. O imposto é de 20% da renda não distribuída de personal holding company (26 USC 541). A corporação é uma personal holding company quando pelo menos 60% da sua renda bruta ordinária ajustada é renda de personal holding company e, em qualquer momento da segunda metade do ano, mais de 50% das ações, em valor, pertencem a cinco pessoas físicas ou menos (26 USC 542). A corporação cujo único acionista é uma pessoa física sempre atende ao teste de propriedade. A personal holding company anexa o Schedule PH à sua declaração de imposto de renda (instruções do Schedule PH).

A renda de personal holding company inclui dividendos, juros, a maioria dos royalties, anuidades e certos aluguéis. Inclui também honorários de contrato que indica o proprietário como a pessoa que deve prestar os serviços, ou que permite ao cliente escolher quem presta, quando o proprietário detém 25% ou mais das ações (26 USC 543). O imposto sobre lucros acumulados não se aplica à personal holding company (26 USC 532(b)).

Meu estado limita dividendos?

Sim. A lei de cada estado sobre corporações limita quando um dividendo é legal, separadamente das regras fiscais. Leia a lei do estado em que a corporação foi constituída.

Delaware é um exemplo:

• Os administradores podem declarar dividendos com o excedente (surplus). Se não houver, podem usar o lucro líquido do ano do dividendo, do ano anterior, ou dos dois (seção 170(a)).
• Os administradores que paguem um dividendo ilegal de forma deliberada ou negligente respondem solidariamente perante a corporação e, se ela for dissolvida ou insolvente, perante seus credores, dentro de 6 anos do pagamento. O administrador que discordar e fizer constar na ata pode ser isento de responsabilidade (seção 174).

Se o proprietário é o único administrador, essa exposição é pessoal. O acionista que recebe um dividendo ilegal sabendo disso pode ser cobrado pelos administradores que o pagaram (seção 174(c)). Quem recebe dinheiro enquanto a corporação deve imposto federal pode ser cobrado pelo IRS como beneficiário da transferência (transferee), em geral dentro de um ano após o fim do prazo de lançamento da corporação (26 USC 6901).

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos e incluem o imposto de renda federal da corporação e, quando indicado, o imposto de Social Security e Medicare; o seguro-desemprego, o imposto estadual e o imposto de renda do proprietário ficam de fora.

Todo o lucro pago como dividendo

Uma corporação C de um único proprietário lucra US$100.000 depois de todos os custos e não pagou nada ao proprietário pelo trabalho dele. Ela deve 21% de imposto federal, US$21.000. O conselho declara um dividendo de US$79.000. A corporação não pode deduzi-lo e, com lucros e reservas de pelo menos US$79.000, envia ao proprietário um Form 1099-DIV de US$79.000. O proprietário informa o dividendo e paga imposto sobre ele pela alíquota de dividendos que corresponde à sua renda tributável. Como o proprietário trabalha na empresa, parte do pagamento pode ser tratada como salário, o que acrescenta imposto sobre a folha. Se parte do lucro tivesse sido salário razoável por trabalho feito, essa parte seria dedutível, mas teria imposto sobre a folha.

Transferências chamadas de retiradas

Um proprietário transfere US$120.000 da conta da corporação para uma conta pessoal ao longo do ano. Não há decisão do conselho, folha de pagamento nem nota de empréstimo. As transferências podem ser tratadas como distribuições e, até o limite dos lucros e reservas, como dividendos. Antes do vencimento dos Forms 1099-DIV, a escrituração precisa classificar cada transferência como salário, dividendo, empréstimo documentado, reembolso ou devolução de capital, com um Form 1099-DIV para o que for dividendo.

Caixa retido por anos em uma corporação de consultoria

Uma corporação de consultoria de um único proprietário tem US$400.000 de lucros acumulados, em sua maioria em caixa, depois de anos de lucro, sem planos de expansão e sem dividendos. Consultoria é uma área em que US$150.000 é o ponto de referência, então o acúmulo está bem acima dele. O IRS pode testar se ele excede as necessidades razoáveis do negócio e, se a corporação não conseguir mostrar um motivo comercial, lançar o imposto de 20% sobre a renda tributável acumulada do ano, com juros desde a data de vencimento original. Se os honorários vêm de contratos que indicam o proprietário, a corporação pode ser, em vez disso, uma personal holding company, tributada por essas regras e não pelo imposto sobre lucros acumulados.

Salário ou dividendo sobre o mesmo lucro

O lucro antes de qualquer pagamento ao proprietário é de US$100.000; o imposto de renda do próprio proprietário fica de fora porque depende de outras rendas. Com tudo pago como dividendo, o imposto da corporação é de US$21.000 e US$79.000 chegam ao proprietário. Com tudo pago como salário, o salário é de cerca de US$92.900, então a corporação também paga 7,65% de imposto de Social Security e Medicare sobre ele, e esse imposto soma cerca de US$14.200 (metade retida do proprietário); não há imposto de renda da corporação, e cerca de US$85.800 chegam ao proprietário. Presume-se que o salário seja razoável, dedutível e inferior ao teto salarial do Social Security. O imposto de renda do proprietário então difere: alíquotas ordinárias sobre o salário, alíquotas de dividendos mais o eventual imposto sobre renda líquida de investimentos sobre o dividendo. Só um cálculo com números reais mostra qual custa menos.

E no seu caso?

• Você retira dinheiro há anos sem declaração, folha de pagamento ou Form 1099-DIV, ou os lucros acumulados continuam crescendo: como as transferências passadas são tratadas, que combinação de pagamentos serve daqui para a frente e se uma opção pelo regime S ou um plano de saída faz sentido dependem da sua escrituração e das declarações anteriores. Procure ajuda com impostos de corporação ou escrituração contábil para organizar as transferências passadas primeiro.
• O seu balanço patrimonial mostra um grande empréstimo a um acionista: veja empréstimos a acionistas no balanço patrimonial.
• Seus livros e a declaração do ano passado mostram lucros acumulados diferentes: veja lucros acumulados que não batem com a declaração do ano anterior.
• As declarações da corporação estão atrasadas ou a escrituração está defasada: veja como regularizar declarações empresariais não entregues e como atualizar a escrituração atrasada.
• Você quer um único nível de imposto: a opção pelo regime S muda as camadas de imposto e as regras de salário. A corporação entrega o Form 2553 com o consentimento de todos os acionistas, em geral até 15 de março do ano em que a opção passa a valer, no caso de corporação com ano-calendário. Veja como mudar uma corporação C para corporação S.
• Você ainda está escolhendo a estrutura: veja LLC ou corporação C e como as corporações C são tributadas.
• Investidores financiam a empresa: veja salário de fundadores em corporações financiadas por venture capital.
• A empresa paga seus custos pessoais ou lhe empresta dinheiro: veja despesas do proprietário pagas pela corporação C e empréstimos da sua própria corporação.
• Você quer tirar o dinheiro da empresa de vez, ou planeja vendê-la ou encerrá-la: veja como vender sua empresa e como dissolver uma corporação de Delaware.
• O proprietário não é cidadão nem residente dos EUA: a corporação deve, em geral, reter o imposto sobre toda a distribuição à alíquota do capítulo 3 do Code, 30%, salvo se um tratado tributário prever alíquota menor, exceto sobre a parte que ela estimar razoavelmente não sair dos lucros e reservas, e informa no Form 1042-S, não no Form 1099-DIV. A pessoa física pede a alíquota do tratado com o Form W-8BEN, e a corporação responde pessoalmente pelo imposto que deveria ter retido (Publication 515). A corporação com 25% ou mais de propriedade estrangeira também entrega o Form 5472 se tiver transações reportáveis com partes relacionadas, sujeito a exceções (instruções do Form 5472). Veja como se pagar sendo proprietário estrangeiro, declarações de corporação C de propriedade estrangeira, retenção não feita sobre pagamentos ao exterior e ajuda com impostos de corporação.