Venmo, Cash App e Zelle para negócios: declaração e registros

O dinheiro que recebo no Venmo, Cash App ou Zelle é tributável?

Sim, quando paga bens ou serviços. O IRS diz que toda renda é tributável, seja qual for o valor, a menos que a lei diga que não é, mesmo que nenhum Form 1099-K chegue (IRS: perguntas frequentes sobre o 1099-K). Isso inclui pagamentos em dinheiro, bens ou ativos digitais (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). O aplicativo é só o caminho pelo qual o dinheiro chegou até você.

O caso deixa de ser simples quando o dinheiro do negócio e o pessoal dividem um aplicativo ou uma conta há um ano ou mais, sem um total limpo, quando os pagamentos estão espalhados por vários aplicativos, quando um formulário não bate com os seus depósitos ou quando um ano anterior foi entregue sem essa renda. Nesses casos, os seus próprios registros precisam servir de prova, e reconstruí-los pode exigir ajuda profissional; veja a última seção.

Reúna antes de começar:

• Os extratos mensais e anuais de cada aplicativo, do ano inteiro.
• Os extratos bancários que mostram os depósitos vindos dos aplicativos.
• Faturas, listas de serviços ou mensagens que mostrem para que serviu cada pagamento.
• Qualquer Form 1099-K ou 1099-NEC que você recebeu.
• Uma lista dos pagamentos que não foram renda, com o motivo de cada um.

O Venmo, o Cash App ou o Zelle vai me enviar um 1099-K pelos pagamentos do negócio?

Talvez. Receber ou não um formulário depende de como o cliente pagou e de quanto, e não de o dinheiro ser tributável ou não.

Um pagador ou aplicativo pode pedir o seu número de identificação fiscal, em um Form W-9. Se ele não tiver o número, pode ter de reter 24% do que paga a você, e um aplicativo que reteve precisa enviar um Form 1099-K mesmo abaixo do limite dele. O imposto retido assim conta como pago na sua declaração (IRS: retenção adicional; perguntas frequentes do IRS).

O aplicativo faz diferença? Não para o que você deve; a renda é a mesma de qualquer forma. Para o formulário, o teste é medido em cada plataforma, então o mesmo trabalho pode gerar um formulário de um aplicativo e nenhum de outro (IRS). As páginas do IRS sobre o 1099-K citadas aqui descrevem a regra dos aplicativos de pagamento como um grupo e não citam nenhum aplicativo, então esta página não diz o que cada aplicativo informa.

O Zelle informa ao IRS?

A orientação e as instruções do IRS sobre o Form 1099-K citadas aqui não mencionam o Zelle, então nenhuma delas diz o que o Zelle informa. Isso não muda o que você deve: o dinheiro pago a você por trabalho é renda, exista ou não algum formulário. O que o IRS diz: uma empresa de cartão de pagamento ou uma organização terceira de liquidação (um aplicativo de pagamento ou marketplace online) entrega o Form 1099-K, e as câmaras de compensação automatizada não se enquadram como uma delas (IRS: instruções do Form 1099-K). Se um determinado aplicativo ou transferência bancária fica de um lado ou do outro dessa linha é uma questão sobre o pagador, e não sobre o seu imposto.

Portanto, a falta de um formulário não diz nada sobre o que você deve. O manual de auditoria do IRS lista as formas de pagamento que uma empresa aceita entre as coisas que um auditor pode consultar, cita o Venmo, o Cash App e o Zelle, e observa que a atividade empresarial online não declarada pode ser encontrada conciliando os pagamentos eletrônicos com os depósitos bancários (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). O manual orienta a equipe do IRS e não é lei. Mas mostra que os seus extratos e depósitos são a prova, com ou sem formulário.

Quais pagamentos de uma conta mista são renda?

Um pagamento é renda do negócio quando paga os seus bens ou serviços. Um presente, ou um amigo ou parente que reembolsa um gasto pessoal, em geral não é renda (IRS: entendendo o seu Form 1099-K).

As linhas sobre presentes e reembolsos seguem as perguntas frequentes do IRS sobre situações comuns; as linhas sobre transferências, empréstimos e presentes seguem o manual de auditoria do IRS.

Um pagamento por trabalho é renda, a menos que os seus registros mostrem que era outra coisa, seja qual for o rótulo que o aplicativo mostra. Um amigo que paga por um corte de cabelo é cliente; um amigo que reembolsa metade de um jantar, em geral, não é. Pode caber uma dedução temporária para gorjetas qualificadas, mas só para gorjetas informadas em uma declaração informativa que você recebeu; ela é pedida no Schedule 1-A, e não no Schedule C (IRS: registro e declaração de gorjetas; IRS: Publication 334). O IRS pede que você acompanhe o que recebeu por bens e o que recebeu por serviços e que classifique o dinheiro corretamente no aplicativo (IRS: perguntas frequentes sobre o 1099-K).

Se um Form 1099-K contou presentes ou dinheiro de familiares como vendas, veja o guia sobre o 1099-K de pagamentos pessoais.

Como separo os pagamentos do negócio e os pessoais daqui para a frente?

Mande os pagamentos do negócio para um lugar e os pessoais para outro, e classifique cada pagamento ao recebê-lo. O IRS aconselha marcar nos aplicativos de pagamento, quando possível, os pagamentos de amigos e familiares como não empresariais e manter separadas as transações do negócio e as pessoais, para facilitar o cálculo do imposto (IRS: entendendo o seu Form 1099-K; IRS: situações comuns).

1. Abra uma conta usada só para o negócio e direcione para ela os pagamentos do negócio.
2. Use a configuração não empresarial ou pessoal de cada aplicativo para presentes, contas divididas e reembolsos, e peça aos remetentes que façam o mesmo. Cada aplicativo tem o seu jeito de decidir o que é um pagamento, então leia como o seu funciona.
3. Dê aos clientes uma forma de pagar o seu trabalho, separada da que amigos e familiares usam.
4. Coloque o cliente, o serviço ou o número da fatura na nota de cada pagamento do negócio.
5. Transfira os saldos dos aplicativos para a conta do negócio em datas fixas e guarde o registro da transferência.
6. Pague a si mesmo por transferência da conta do negócio para a sua conta pessoal. Não pague contas pessoais com a conta do negócio (IRS: Publication 583).

Uma conta separada não muda o que é tributável. Ela torna o total comprovável.

Quais registros devo guardar de cada pagamento?

Guarde o bastante para mostrar quem pagou, quanto, quando, por quê e se era renda. A Publication 583 diz que os registros devem identificar a origem dos recebimentos, para que você consiga separar o que é do negócio do que não é e a renda tributável da não tributável. Salvo em poucos casos, a lei não exige um tipo específico de registro, só um sistema que mostre com clareza as receitas e as despesas (IRS: Publication 583; IRS: guarda de registros).

Baixe agora o histórico completo de cada aplicativo, e não só na hora do imposto. Guarde os registros pelo tempo em que puderem ser necessários para comprovar renda ou deduções em uma declaração; por quanto tempo guardar os registros da empresa traz os prazos. Para um sistema simples de recibos e despesas, veja guarda de registros para autônomos.

Devo abrir uma conta bancária separada para o negócio?

O IRS aconselha que sim. A Publication 583 diz para abrir uma conta corrente empresarial ao começar um negócio, mantê-la separada da conta corrente pessoal e usá-la só para o negócio. Sugere também marcar cada depósito como renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo (IRS: Publication 583). A publicação redige isso como conselho, e não como regra de entrega de declaração.

O que o IRS diz sobre misturar: as páginas do IRS citadas aqui não proíbem, mas misturar obriga você a provar cada depósito. Quando a escrituração está incompleta, o manual de auditoria do IRS descreve a reconstrução da receita bruta a partir de todos os depósitos nas contas do negócio e pessoais, tirando depois as transferências entre contas, empréstimos, presentes e outros itens não tributáveis. Ele descreve os depósitos não identificados como tendo aparência de renda (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). São os registros identificados que mantêm os depósitos pessoais fora desse total.

Se o negócio é uma LLC, uma sociedade de pessoas ou uma corporação, veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Como somo a receita do ano do negócio para o Schedule C?

O empresário individual declara a receita bruta (tudo o que os clientes pagaram a você, menos os reembolsos que devolveu, antes das taxas do aplicativo) na linha 1 do Schedule C, a parte da declaração de imposto de renda para receitas e despesas do negócio. O valor abrange todas as origens, inclusive os valores que aparecem nos Forms 1099 e o dinheiro que veio sem formulário (IRS: instruções do Schedule C; IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Monte o total nesta ordem:

1. Exporte todos os pagamentos de todos os aplicativos do ano fiscal. No regime de caixa, que a maioria dos empresários individuais usa, um pagamento conta no ano em que foi creditado no saldo do seu aplicativo ou ficou à sua disposição sem restrição, mesmo que você o transfira para o banco depois. No regime de competência, a renda em geral conta quando é ganha (IRS: Publication 334). Se parte de um saldo ficou retida no fim do ano, entregue ao seu preparador os termos e os relatórios do aplicativo.
2. Retire os pagamentos que não foram renda, usando a tabela acima, e os reembolsos que você devolveu a clientes.
3. Some as receitas do negócio que não passaram por um aplicativo: dinheiro, cheques, cartões e outros aplicativos.
4. O resultado é a receita bruta, antes das taxas do aplicativo. Lance-o na linha 1 e deduza as taxas como despesa; não reduza a linha 1 por elas.
5. Compare-o com as fontes abaixo e anote qualquer diferença.

Para montar um total quando não existe nenhum formulário, veja como declarar renda sem formulário de imposto. Para as vendas e taxas do PayPal, veja o PayPal na escrituração.

As taxas do aplicativo são dedutíveis?

As taxas sobre pagamentos do negócio são, em geral, dedutíveis como despesa do negócio; as taxas sobre pagamentos pessoais, não. A caixa 1a do Form 1099-K é um valor bruto, que não é reduzido por taxas, créditos ou reembolsos. O IRS diz que esses valores não são renda e podem ser subtraídos do valor bruto ao declarar (IRS: perguntas frequentes sobre o 1099-K; IRS: o que fazer com o Form 1099-K). No Schedule C, mantenha a receita bruta inteira na linha 1 e lance as taxas como despesa, e não as duas coisas. Tire os valores das taxas do extrato do aplicativo e deduza só as taxas sobre pagamentos do negócio.

Devo imposto de autônomo e imposto estimado sobre esse dinheiro?

Em geral sim, para um empresário individual. O imposto de autônomo (self-employment tax) é o imposto de Social Security e Medicare sobre o lucro do seu próprio negócio. Em geral se aplica quando os rendimentos líquidos do trabalho autônomo são de $400 ou mais. Os rendimentos líquidos correspondem a 92,35% do lucro líquido, que é a receita bruta menos as despesas comuns e necessárias do negócio. A alíquota é de 15,3% dos rendimentos líquidos, mas a parte do Social Security para em um limite anual compartilhado com os salários, e o Additional Medicare Tax (imposto adicional do Medicare) pode se aplicar a rendas mais altas. O Schedule SE faz esse cálculo (IRS: Topic no. 554; IRS: imposto de autônomo). Uma LLC de um único membro desconsiderada para o imposto de renda conta como empresário individual para esse fim (IRS: LLCs de um único membro).

Pessoas físicas, inclusive empresários individuais, em geral precisam fazer pagamentos estimados se esperam dever $1.000 ou mais ao entregar a declaração (IRS: imposto estimado). Nenhum formulário e nenhum limite de aplicativo muda uma coisa ou outra. Para as datas e quanto pagar, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

E se a conta está misturada há meses ou anos?

Pare de misturar agora e depois reconstrua a partir dos extratos, mês a mês, do mais antigo para o mais recente, classificando cada pagamento como renda do negócio, pessoal ou transferência, com a tabela acima. O IRS diz para guardar os registros pelo tempo necessário para comprovar renda ou deduções em uma declaração, e que um pagamento em um Form 1099-K não é necessariamente tributável, então bons registros é que sustentam o que você declara (IRS: guarda de registros; IRS: o que fazer com o Form 1099-K).

1. Some cada ano e compare com a declaração entregue para aquele ano e com qualquer 1099-K ou 1099-NEC.
2. Se a receita real de um ano é maior que a declarada, pode ter ficado renda de fora. O IRS em geral pode lançar mais imposto até 3 anos depois da entrega da declaração, até 6 anos se a renda omitida for maior que 25% da renda bruta informada na declaração, e sem limite de tempo se nenhuma declaração foi entregue ou se a declaração foi fraudulenta (26 U.S.C. 6501). Veja como retificar declarações passadas por renda omitida.

O caso exige julgamento profissional quando abrange mais de um ano, quando você não tem um total limpo, quando um formulário não bate com os depósitos e você não sabe explicar a diferença, ou quando chegou uma carta do IRS sobre renda não declarada. Para a limpeza completa, veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal e renda do negócio em conta pessoal.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma cabeleireira paga por dois aplicativos

Uma cabeleireira na Geórgia recebe US$18.000 no ano por dois aplicativos de pagamento, gorjetas incluídas, e a irmã dela envia US$1.200 como a parte dela do aluguel de uma casa que dividem. Os US$18.000 são renda do negócio, chegue ou não um formulário. Os US$1.200 reembolsam um custo compartilhado, então em geral ficam fora da renda; ela guarda as mensagens do aluguel e o histórico do aplicativo que mostram isso. Se os aplicativos cobraram US$300 de taxas sobre os pagamentos do negócio, isso é despesa do negócio; a receita bruta continua em US$18.000, e as taxas não são tiradas da linha 1.

Um faz-tudo pago por Zelle

Um faz-tudo em Ohio, sem salário nem outra renda de trabalho autônomo, recebe US$25.000 de clientes pelo Zelle, e suponha que nenhum Form 1099-K chegue. Os US$25.000 continuam sendo receita bruta no Schedule C. Com US$5.000 de custos, o lucro líquido dele é de US$20.000. O imposto de autônomo se aplica a esse valor líquido, cerca de US$2.800, antes do imposto de renda. Só isso já passa do gatilho do imposto estimado, a menos que retenções ou créditos o cubram, então ele verifica se precisa fazer pagamentos estimados. O histórico do Zelle e os depósitos bancários são o único registro dele, então ele os soma mês a mês.

Uma freelancer com 150 pagamentos

Uma freelancer recebe US$30.000 em um aplicativo, em 150 pagamentos. Suponha que os clientes pagaram pelo saldo do aplicativo ou por um banco vinculado, e não por cartão, e que o aplicativo não reteve imposto adicional. O teste federal para um formulário do aplicativo exige mais de 200 transações, então 150 pagamentos ficam abaixo da contagem, e a regra federal dos aplicativos não exige um formulário desse aplicativo. O aplicativo pode enviar um mesmo assim, um estado pode fixar um limite menor, e outro pagador pode enviar um. Ela declara os US$30.000, menos os custos dela. Sem formulário para conferir, o próprio total dela, montado a partir dos extratos e conciliado com os depósitos, é a prova.

E no seu caso?

• O dinheiro do negócio e o pessoal andam juntos há um ano ou mais, sem um total limpo: qual foi a receita real do ano, como separar o dinheiro pessoal e se declarações passadas omitiram renda dependem de registros que precisam ser reconstruídos. Procure ajuda com escrituração contábil para reconstruir o total do ano e ajuda com impostos de pessoa física para as declarações; como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal explica as etapas.
• Declarações anteriores podem ter deixado essa renda de fora, ou chegou uma carta do IRS: veja como retificar declarações passadas por renda omitida e o guia sobre a carta de divergência do IRS, e procure ajuda com impostos de pessoa física antes de responder ou entregar qualquer coisa.
• Um Form 1099-K contou presentes ou dinheiro de familiares, está errado ou abrange vendas de outra pessoa: veja 1099-K de pagamentos pessoais, formulários errados ou corrigidos e vendas de outra pessoa no seu formulário.
• O negócio é uma corporação, ou uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou corporação, e os pagamentos caem em um perfil pessoal: a renda pertence à declaração da pessoa jurídica, e não ao Schedule C, e um formulário em seu nome pode precisar de correção (IRS). Veja renda do negócio em conta pessoal e procure ajuda com impostos de corporações.
• Os pagamentos são aluguel de um inquilino, e não pagamento pelo seu trabalho: os rendimentos de aluguel são declarados de forma diferente da renda do Schedule C. Veja impostos de imóveis alugados e procure ajuda com impostos de pessoa física.
• Você vende produtos online: veja imposto de renda para vendedores online.