Venmo, Cash App et Zelle pour une entreprise : déclaration et registres

L'argent que je reçois par Venmo, Cash App ou Zelle est-il imposable?

Oui, lorsqu'il paie des biens ou des services. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) dit que tout revenu est imposable, quel qu'en soit le montant, sauf si la loi fiscale dit le contraire, même si aucun formulaire 1099-K n'arrive (IRS : FAQ sur le formulaire 1099-K). Cela comprend les paiements en argent, en biens ou en actifs numériques (IRS : que faire du formulaire 1099-K). L'application n'est que le moyen par lequel l'argent vous est parvenu.

Un cas n'est pas simple lorsque l'argent d'entreprise et l'argent personnel partagent une application ou un compte depuis un an ou plus sans total clair, que les paiements sont répartis sur plusieurs applications, qu'un formulaire ne correspond pas à vos dépôts ou qu'une année antérieure a été produite sans ce revenu. Dans ces cas, vos propres registres doivent faire la preuve, et les reconstituer peut exiger l'aide d'un professionnel; voir la dernière section.

À rassembler avant de commencer :

• Les relevés mensuels et annuels de chaque application pour toute l'année.
• Les relevés bancaires qui montrent les dépôts venant des applications.
• Les factures, listes de travaux ou messages qui montrent à quoi servait chaque paiement.
• Tout formulaire 1099-K ou 1099-NEC reçu.
• Une liste des paiements qui n'étaient pas un revenu, avec la raison de chacun.

Venmo, Cash App ou Zelle m'enverront-ils un formulaire 1099-K pour des paiements d'entreprise?

Peut-être. L'envoi d'un formulaire dépend de la façon dont le client a payé et du montant, non de la question de savoir si l'argent est imposable.

Un payeur ou une application peut vous demander votre numéro d'identification fiscale, sur un formulaire W-9. S'il n'en a pas, il peut devoir retenir 24 % de ce qu'il vous paie, et une application qui a retenu doit envoyer un formulaire 1099-K même sous son seuil. L'impôt ainsi retenu compte comme payé dans votre déclaration (IRS : retenue de réserve; FAQ de l'IRS).

L'application change-t-elle quelque chose? Pas pour ce que vous devez : le revenu est le même. Pour le formulaire, le seuil se mesure sur chaque plateforme, si bien que le même travail peut donner un formulaire d'une application et aucun d'une autre (IRS). Les pages de l'IRS sur le formulaire 1099-K citées ici décrivent la règle des applications de paiement comme groupe et ne nomment aucune application : cette page ne dit donc pas ce que déclare telle ou telle application.

Zelle déclare-t-il à l'IRS?

Les directives et les instructions de l'IRS sur le formulaire 1099-K citées ici ne nomment pas Zelle : aucune ne dit donc ce que Zelle déclare. Cela ne change pas ce que vous devez : l'argent qu'on vous verse pour votre travail est un revenu, qu'un formulaire existe ou non. Voici ce que l'IRS dit : une société de cartes de paiement ou une organisation de règlement tiers (une application de paiement ou une place de marché en ligne) produit le formulaire 1099-K, et les chambres de compensation automatisées n'en sont pas une (IRS : instructions du formulaire 1099-K). Savoir si une application ou un virement bancaire donné tombe d'un côté ou de l'autre de cette ligne est une question qui porte sur ce payeur, non sur votre impôt.

L'absence de formulaire ne dit donc rien sur ce que vous devez. Le manuel d'examen de l'IRS énumère, parmi les éléments qu'un examinateur peut consulter, les modes de paiement qu'une entreprise accepte, en nommant Venmo, Cash App et Zelle, et note que l'activité en ligne non déclarée peut être repérée en rapprochant les paiements électroniques des dépôts bancaires (IRS : Internal Revenue Manual 4.10.4). Le manuel guide le personnel de l'IRS et n'a pas force de loi. Il montre toutefois que vos relevés et vos dépôts sont la preuve, avec ou sans formulaire.

Quels paiements d'un compte mixte sont un revenu?

Un paiement est un revenu d'entreprise lorsqu'il paie vos biens ou vos services. Un cadeau, ou un ami ou un proche qui rembourse une dépense personnelle, n'est généralement pas un revenu (IRS : comprendre votre formulaire 1099-K).

Les lignes sur les cadeaux et les remboursements suivent la FAQ de l'IRS sur les situations courantes; les lignes sur les transferts, les prêts et les cadeaux suivent le manuel d'examen de l'IRS.

Un paiement pour du travail est un revenu, sauf si vos registres montrent qu'il s'agissait d'autre chose, quelle que soit l'étiquette que l'application affiche. Un ami qui vous paie une coupe de cheveux est un client; un ami qui rembourse la moitié d'un souper ne l'est généralement pas. Une déduction temporaire pour pourboires admissibles peut s'appliquer, mais seulement aux pourboires déclarés sur une déclaration de renseignements qui vous a été remise; elle se demande sur l'annexe 1-A, non sur l'annexe C (IRS : tenue des registres et déclaration des pourboires; IRS : Publication 334). L'IRS vous demande de suivre ce qui vous a été payé pour des biens et pour des services, et de désigner correctement l'argent dans l'application (IRS : FAQ sur le formulaire 1099-K).

Si un formulaire 1099-K a compté des cadeaux ou de l'argent de la famille comme des ventes, voir le guide sur le formulaire 1099-K pour les paiements personnels.

Comment séparer à l'avenir les paiements d'entreprise et les paiements personnels?

Dirigez les paiements d'entreprise vers un endroit et les paiements personnels vers un autre, et désignez chaque paiement dès qu'il arrive. L'IRS conseille d'indiquer les paiements d'amis et de proches comme non commerciaux dans les applications de paiement lorsque c'est possible, et de séparer les opérations d'entreprise et personnelles pour faciliter le calcul de l'impôt (IRS : comprendre votre formulaire 1099-K; IRS : situations courantes).

1. Ouvrez un compte réservé à l'entreprise et dirigez-y vos paiements d'entreprise.
2. Utilisez le réglage non commercial ou personnel de chaque application pour les cadeaux, les factures partagées et les remboursements, et demandez aux expéditeurs d'en faire autant. Chaque application a sa façon de décider de la nature d'un paiement : lisez comment fonctionne la vôtre.
3. Donnez aux clients une seule façon de vous payer pour le travail, distincte de celle qu'utilisent les amis et la famille.
4. Inscrivez le client, le travail ou le numéro de facture dans la note de chaque paiement d'entreprise.
5. Transférez les soldes des applications vers le compte de l'entreprise selon un calendrier, et gardez le registre du transfert.
6. Payez-vous par virement du compte de l'entreprise vers votre compte personnel. Ne payez aucune facture personnelle avec le compte de l'entreprise (IRS : Publication 583).

Un compte distinct ne change pas ce qui est imposable. Il rend le total vérifiable.

Quels registres garder pour chaque paiement?

Gardez assez de renseignements pour montrer qui a payé, combien, quand, pour quoi et si c'était un revenu. La Publication 583 dit que les registres doivent indiquer la source des recettes, afin de séparer les recettes d'entreprise des autres et le revenu imposable du revenu non imposable. Sauf dans quelques cas, la loi n'exige pas un type de registre précis, seulement un système qui montre clairement les revenus et les dépenses (IRS : Publication 583; IRS : tenue des registres).

Téléchargez dès maintenant l'historique complet de chaque application, pas au moment des impôts. Gardez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent servir à prouver un revenu ou des déductions dans une déclaration; durée de conservation des registres d'entreprise donne les délais. Pour un système simple de reçus et de dépenses, voir tenue des registres pour les travailleurs autonomes.

Dois-je ouvrir un compte d'entreprise distinct?

L'IRS le conseille. La Publication 583 dit d'ouvrir un compte chèques d'entreprise au démarrage de l'entreprise, de le garder distinct du compte chèques personnel et de l'utiliser seulement pour l'entreprise. Elle suggère aussi de marquer chaque dépôt comme revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (IRS : Publication 583). La publication présente cela comme un conseil, non comme une règle de production.

Ce que l'IRS dit du mélange : les pages de l'IRS citées ici ne l'interdisent pas, mais le mélange vous oblige à prouver chaque dépôt. Lorsque les livres sont incomplets, le manuel d'examen de l'IRS décrit la reconstitution des recettes brutes à partir de tous les dépôts dans les comptes d'entreprise et personnels, puis le retrait des transferts entre comptes, des prêts, des cadeaux et des autres éléments non imposables. Il décrit les dépôts non identifiés comme ayant l'apparence d'un revenu (IRS : Internal Revenue Manual 4.10.4). Des registres bien étiquetés empêchent les dépôts personnels d'entrer dans ce total.

Si l'entreprise est une LLC, une société de personnes ou une société, voir corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels.

Comment additionner les recettes de l'année pour l'annexe C?

L'entrepreneur individuel déclare ses recettes brutes (tout ce que les clients lui ont payé, moins les remboursements renvoyés, avant les frais d'application) à la ligne 1 de l'annexe C, la partie de la déclaration de revenus qui sert aux revenus et aux dépenses d'entreprise. Le chiffre couvre toutes les sources, y compris les montants figurant sur des formulaires 1099 et l'argent arrivé sans formulaire (IRS : instructions de l'annexe C; IRS : que faire du formulaire 1099-K). Établissez le total dans cet ordre :

1. Exportez chaque paiement de chaque application pour l'année d'imposition. Selon la méthode de caisse, que la plupart des entrepreneurs individuels utilisent, un paiement compte dans l'année où il a été crédité au solde de votre application ou mis à votre disposition sans restriction, même si vous le transférez à la banque plus tard. Selon une méthode d'exercice, le revenu compte généralement lorsqu'il est gagné (IRS : Publication 334). Si une partie d'un solde était retenue à la fin de l'année, remettez à votre préparateur les conditions et les rapports de l'application.
2. Retirez les paiements qui n'étaient pas un revenu, à l'aide du tableau ci-dessus, et les remboursements renvoyés aux clients.
3. Ajoutez les recettes d'entreprise qui ne sont pas passées par une application : argent comptant, chèques, cartes et autres applications.
4. Le résultat correspond aux recettes brutes, avant les frais d'application. Inscrivez-le à la ligne 1 et déduisez les frais comme dépense; ne réduisez pas la ligne 1 de ces frais.
5. Comparez-le aux sources ci-dessous et notez tout écart.

Pour établir un total quand aucun formulaire n'existe, voir déclarer un revenu sans formulaire fiscal. Pour les ventes et les frais PayPal, voir PayPal dans les livres.

Les frais de l'application sont-ils déductibles?

Les frais sur les paiements d'entreprise sont généralement déductibles comme dépense d'entreprise; les frais sur les paiements personnels ne le sont pas. La case 1a du formulaire 1099-K est un montant brut que ne réduisent ni les frais, ni les crédits, ni les remboursements. L'IRS dit que ces montants ne sont pas un revenu et peuvent être soustraits du montant brut au moment de la déclaration (IRS : FAQ sur le formulaire 1099-K; IRS : que faire du formulaire 1099-K). Sur l'annexe C, gardez les recettes brutes entières à la ligne 1 et prenez les frais comme dépense, pas les deux. Prenez les montants des frais dans le relevé de l'application et ne déduisez que les frais sur les paiements d'entreprise.

Dois-je l'impôt sur le travail autonome et l'impôt estimatif sur cet argent?

Généralement oui, pour un entrepreneur individuel. L'impôt sur le travail autonome est la cotisation de sécurité sociale et Medicare sur votre propre profit d'entreprise. Il s'applique généralement lorsque le revenu net du travail autonome est de 400 $ ou plus. Le revenu net correspond à 92,35 % du profit net, soit les recettes brutes moins les dépenses d'entreprise ordinaires et nécessaires. Le taux est de 15,3 % du revenu net, mais la partie de la sécurité sociale s'arrête à une limite annuelle partagée avec le salaire, et la cotisation Medicare additionnelle peut s'appliquer à un revenu plus élevé. L'annexe SE le calcule (IRS : Topic no. 554; IRS : impôt sur le travail autonome). Une LLC à membre unique ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu compte comme un entrepreneur individuel à cette fin (IRS : LLC à membre unique).

Les particuliers, y compris les entrepreneurs individuels, doivent généralement faire des paiements estimatifs s'ils s'attendent à devoir 1 000 $ ou plus au moment de produire la déclaration (IRS : impôt estimatif). Aucun formulaire et aucun seuil d'application ne change l'un ou l'autre. Pour les dates et les montants à payer, voir paiements trimestriels d'impôt estimatif.

Que faire si le compte est mélangé depuis des mois ou des années?

Arrêtez le mélange dès maintenant, puis reconstituez à partir des relevés, un mois à la fois, en commençant par le plus ancien, en classant chaque paiement comme revenu d'entreprise, personnel ou transfert à l'aide du tableau ci-dessus. L'IRS dit de garder les registres aussi longtemps qu'ils servent à prouver un revenu ou des déductions dans une déclaration, et qu'un paiement figurant sur un formulaire 1099-K n'est pas forcément imposable : de bons registres appuient donc ce que vous déclarez (IRS : tenue des registres; IRS : que faire du formulaire 1099-K).

1. Additionnez chaque année, puis comparez le total à la déclaration produite pour cette année et à tout formulaire 1099-K ou 1099-NEC.
2. Si les vraies recettes d'une année sont supérieures à celles de la déclaration, du revenu a peut-être été omis. L'IRS peut généralement établir un impôt supplémentaire jusqu'à 3 ans après la production de la déclaration, 6 ans si le revenu omis dépasse 25 % du revenu brut indiqué dans la déclaration, et sans limite de temps si aucune déclaration n'a été produite ou si elle était frauduleuse (26 U.S.C. 6501). Voir modifier les déclarations passées pour un revenu omis.

Le cas exige un jugement professionnel lorsqu'il s'étend sur plus d'une année, que vous n'avez aucun total clair, qu'un formulaire ne correspond pas aux dépôts et que vous ne pouvez pas expliquer l'écart, ou qu'un avis de l'IRS sur un revenu non déclaré est arrivé. Pour le nettoyage complet, voir corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels et revenu d'entreprise dans un compte personnel.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une coiffeuse payée par deux applications

Une coiffeuse de la Géorgie est payée 18 000 $ US dans l'année par deux applications de paiement, pourboires compris, et sa sœur lui envoie 1 200 $ US pour sa part du loyer d'une maison qu'elles partagent. Les 18 000 $ US sont un revenu d'entreprise, qu'un formulaire arrive ou non. Les 1 200 $ US remboursent une dépense partagée : ils sont donc généralement exclus du revenu, et elle garde les messages sur le loyer et l'historique de l'application qui le montrent. Si les applications ont facturé 300 $ US de frais sur les paiements d'entreprise, c'est une dépense d'entreprise; les recettes brutes restent à 18 000 $ US, et les frais ne se retranchent pas de la ligne 1.

Un homme à tout faire payé par Zelle

Un homme à tout faire de l'Ohio, sans salaire ni autre revenu de travail autonome, est payé 25 000 $ US par des clients par Zelle, et supposons qu'aucun formulaire 1099-K n'arrive. Les 25 000 $ US sont quand même des recettes brutes à l'annexe C. Avec 5 000 $ US de frais, son profit net est de 20 000 $ US. L'impôt sur le travail autonome s'applique à ce net, soit environ 2 800 $ US avant l'impôt sur le revenu. Cela dépasse à lui seul le seuil de l'impôt estimatif, sauf si des retenues ou des crédits le couvrent : il vérifie donc s'il doit faire des paiements estimatifs. Son historique Zelle et ses dépôts bancaires sont son seul registre, et il les additionne mois par mois.

Une pigiste avec 150 paiements

Une pigiste reçoit 30 000 $ US sur une application en 150 paiements. Supposons que les clients ont payé par solde de l'application ou par compte bancaire lié, non par carte, et que l'application n'a retenu aucun impôt de réserve. Le critère fédéral pour un formulaire d'application exige plus de 200 transactions : 150 paiements sont sous ce nombre, et la règle fédérale des applications n'exige pas de formulaire de cette application. L'application peut quand même en envoyer un, un État peut fixer une limite plus basse, et un autre payeur pourrait en envoyer un. Elle déclare les 30 000 $ US, moins ses frais. Sans formulaire pour vérifier, son propre total, établi à partir des relevés et rapproché de ses dépôts, est la preuve.

Votre situation est différente?

• Les paiements d'entreprise et personnels sont mélangés depuis un an ou plus, sans total clair : les vraies recettes de l'année, la façon de séparer l'argent personnel et la question de savoir si des déclarations passées ont omis du revenu dépendent tous de registres à reconstituer. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer le total de l'année et de l'aide en impôt des particuliers pour les déclarations; corriger le mélange des fonds d'entreprise et personnels explique les étapes.
• Des déclarations antérieures ont peut-être omis ce revenu, ou un avis de l'IRS est arrivé : voir modifier les déclarations passées pour un revenu omis et le guide sur l'avis de l'IRS pour revenu non déclaré, et obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de répondre ou de produire.
• Un formulaire 1099-K a compté des cadeaux ou de l'argent de la famille, est erroné ou couvre les ventes de quelqu'un d'autre : voir formulaire 1099-K pour des paiements personnels, formulaires erronés ou corrigés et les ventes de quelqu'un d'autre sur votre formulaire.
• L'entreprise est une société, ou une LLC imposée comme société de personnes ou comme société, et les paiements arrivent dans un profil personnel : le revenu appartient à la déclaration de l'entité, non à l'annexe C, et un formulaire à votre nom peut devoir être corrigé (IRS). Voir revenu d'entreprise dans un compte personnel et obtenez de l'aide en impôt des sociétés.
• Les paiements sont le loyer d'un locataire, non la rémunération de votre travail : le revenu de location se déclare autrement que le revenu de l'annexe C. Voir impôts sur un immeuble locatif et obtenez de l'aide en impôt des particuliers.
• Vous vendez des produits en ligne : voir impôt sur le revenu pour les vendeurs en ligne.