Venmo, Cash App y Zelle para negocios: informe y registros

¿El dinero que me pagan por Venmo, Cash App o Zelle es gravable?

Sí, cuando es un pago por bienes o servicios. El IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) indica que todo ingreso es gravable, sin importar el monto, salvo que la ley tributaria diga lo contrario, aunque no llegue ningún Form 1099-K (IRS: preguntas frecuentes sobre el 1099-K). Eso incluye pagos en efectivo, en bienes o en activos digitales (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). La app es solo el medio por el que el dinero le llegó.

Su caso no es sencillo cuando el dinero del negocio y el personal comparten una app o cuenta desde hace un año o más sin un total claro, cuando los pagos están repartidos en varias apps, cuando un formulario no coincide con sus depósitos o cuando se presentó la declaración de un año anterior sin este ingreso. En esos casos, sus propios registros tienen que servir de prueba, y reconstruirlos puede requerir ayuda profesional; vea la última sección.

Reúna antes de empezar:

• Los estados de cuenta mensuales y anuales de cada app de todo el año.
• Los estados de cuenta bancarios que muestran los depósitos de las apps.
• Facturas, listas de trabajos o mensajes que muestren para qué fue cada pago.
• Cualquier Form 1099-K o 1099-NEC que haya recibido.
• Una lista de los pagos que no fueron ingreso, con el motivo de cada uno.

¿Venmo, Cash App o Zelle me enviarán un Form 1099-K por los pagos del negocio?

Tal vez. Que llegue o no un formulario depende de cómo pagó el cliente y de cuánto, no de si el dinero es gravable.

Un pagador o una app puede pedirle su número de identificación fiscal en un Form W-9. Si no lo tiene, puede tener que retener 24% de lo que le paga, y una app que retuvo debe enviar un Form 1099-K aunque esté por debajo de su umbral. El impuesto retenido de esta forma cuenta como pagado en su declaración (IRS: retención adicional; preguntas frecuentes del IRS).

¿Importa cuál app sea? No para lo que usted debe: el ingreso es el mismo. Para el formulario, la prueba se mide en cada plataforma, así que el mismo trabajo puede generar un formulario de una app y ninguno de otra (IRS). Las páginas del IRS sobre el 1099-K que se citan aquí describen la regla para las apps de pagos como grupo y no nombran ninguna app, por lo que esta página no dice qué informa cada una.

¿Zelle informa al IRS?

La guía y las instrucciones del IRS sobre el Form 1099-K que se citan aquí no nombran a Zelle, así que ninguna dice qué informa Zelle. Eso no cambia lo que usted debe: el dinero que le pagan por su trabajo es ingreso exista o no algún formulario. Lo que sí dice el IRS: una compañía de tarjetas de pago o una organización de liquidación de terceros (third party settlement organization, es decir, una app de pagos o un mercado en línea) presenta el Form 1099-K, y las cámaras de compensación automatizadas no califican como tal (IRS: instrucciones del Form 1099-K). Que una app o una transferencia bancaria quede de un lado o del otro de esa línea es una pregunta sobre ese pagador, no sobre su impuesto.

Por eso, que falte un formulario no dice nada sobre lo que usted debe. El manual de examen del IRS incluye entre lo que un examinador puede consultar las formas de pago que acepta un negocio, y nombra a Venmo, Cash App y Zelle. También señala que la actividad comercial en línea no declarada puede detectarse conciliando los pagos electrónicos con los depósitos bancarios (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). El manual orienta al personal del IRS y no es ley. Sí muestra que sus estados de cuenta y sus depósitos son la prueba, con o sin formulario.

¿Qué pagos de una cuenta mixta son ingreso?

Un pago es ingreso del negocio cuando paga sus bienes o servicios. Un regalo, o un amigo o familiar que le devuelve un gasto personal, por lo general no es ingreso (IRS: cómo entender su Form 1099-K).

Las filas sobre regalos y reembolsos siguen las preguntas frecuentes del IRS sobre situaciones comunes; las filas sobre transferencias, préstamos y regalos siguen el manual de examen del IRS.

Un pago por trabajo es ingreso, salvo que sus registros muestren que fue otra cosa, sin importar la etiqueta que muestre la app. Un amigo que le paga por un corte de pelo es un cliente; un amigo que le devuelve la mitad de una cena, por lo general no. Puede aplicar una deducción temporal por propinas calificadas, pero solo para las propinas informadas en una declaración informativa que le entregaron, y se reclama en el Schedule 1-A, no en el Schedule C (IRS: registro e informe de propinas; IRS: Publication 334). El IRS le pide que lleve el control de lo que le pagaron por bienes y por servicios, y que designe correctamente el dinero en la app (IRS: preguntas frecuentes sobre el 1099-K).

Si un Form 1099-K contó regalos o dinero de familiares como ventas, vea la guía sobre el 1099-K por pagos personales.

¿Cómo separo de ahora en adelante los pagos del negocio y los personales?

Envíe los pagos del negocio a un lugar y los personales a otro, y etiquete cada pago cuando llegue. El IRS aconseja anotar en las apps de pagos, cuando sea posible, que los pagos de amigos y familiares no son del negocio, y mantener separadas las transacciones del negocio y las personales para facilitar el cálculo del impuesto (IRS: cómo entender su Form 1099-K; IRS: situaciones comunes).

1. Abra una cuenta que use solo para el negocio y dirija a ella los pagos del negocio.
2. Use la opción de pago no comercial o personal de cada app para regalos, cuentas compartidas y reembolsos, y pida a quienes le envían dinero que hagan lo mismo. Cada app tiene su propia manera de decidir qué es un pago, así que lea cómo funciona la suya.
3. Dé a los clientes una sola forma de pagarle por su trabajo, aparte de la que usan los amigos y la familia.
4. Escriba el cliente, el trabajo o el número de factura en la nota de cada pago del negocio.
5. Pase los saldos de las apps a la cuenta del negocio con una frecuencia fija y conserve el registro de la transferencia.
6. Pásese su pago con una transferencia de la cuenta del negocio a su cuenta personal. No pague cuentas personales desde la cuenta del negocio (IRS: Publication 583).

Una cuenta aparte no cambia lo que es gravable. Hace que el total se pueda comprobar.

¿Qué registros debo conservar de cada pago?

Conserve lo suficiente para mostrar quién pagó, cuánto, cuándo, por qué y si fue ingreso. La Publication 583 indica que los registros deben identificar el origen de los ingresos, para que pueda separar los ingresos del negocio de los que no lo son, y el ingreso gravable del que no lo es. Salvo en unos pocos casos, la ley no exige un tipo de registro en particular, solo un sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos (IRS: Publication 583; IRS: registros).

Descargue ahora el historial completo de cada app, no a la hora de los impuestos. Conserve los registros mientras puedan hacer falta para demostrar ingresos o deducciones en una declaración; cuánto tiempo conservar los registros del negocio explica los plazos. Para un sistema sencillo de recibos y gastos, vea los registros del trabajador independiente.

¿Debo abrir una cuenta bancaria aparte para el negocio?

El IRS lo aconseja. La Publication 583 indica abrir una cuenta de cheques del negocio al iniciarlo, mantenerla separada de la cuenta de cheques personal y usarla solo para el negocio. También sugiere marcar cada depósito como ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo (IRS: Publication 583). La publicación lo plantea como un consejo, no como una regla para presentar la declaración.

Lo que dice el IRS sobre mezclar el dinero: las páginas del IRS que se citan aquí no lo prohíben, pero mezclarlo le obliga a justificar cada depósito. Cuando la contabilidad está incompleta, el manual de examen del IRS describe reconstruir los ingresos brutos con todos los depósitos de las cuentas del negocio y las personales, y luego quitar las transferencias entre cuentas, los préstamos, los regalos y otras partidas no gravables. Describe los depósitos no identificados como si tuvieran apariencia de ingreso (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). Los registros etiquetados son lo que mantiene los depósitos personales fuera de ese total.

Si el negocio es una LLC, una sociedad de personas o una corporación, vea cómo arreglar la mezcla de fondos del negocio y personales.

¿Cómo sumo los ingresos del negocio del año para el Schedule C?

Un propietario único declara los ingresos brutos (todo lo que los clientes le pagaron, menos los reembolsos que devolvió, antes de las comisiones de las apps) en la línea 1 del Schedule C, la parte de la declaración de impuestos para los ingresos y gastos del negocio. La cifra abarca todas las fuentes, incluidos los montos que aparecen en los Forms 1099 y el dinero que llegó sin ningún formulario (IRS: instrucciones del Schedule C; IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Arme el total en este orden:

1. Exporte todos los pagos de todas las apps del año fiscal. Con el método de efectivo, que usan la mayoría de los propietarios únicos, un pago cuenta en el año en que se acreditó al saldo de su app o se puso a su disposición sin restricciones, aunque usted lo pase al banco más tarde. Con un método de acumulación, el ingreso por lo general cuenta cuando se gana (IRS: Publication 334). Si una parte del saldo quedó retenida al cierre del año, entregue a su preparador los términos y los informes de la app.
2. Quite los pagos que no fueron ingreso, con la tabla de arriba, y los reembolsos que devolvió a clientes.
3. Sume los ingresos del negocio que no pasaron por una app: efectivo, cheques, tarjetas y otras apps.
4. El resultado son los ingresos brutos, antes de las comisiones de las apps. Anótelos en la línea 1 y deduzca las comisiones como un gasto; no reduzca la línea 1 con ellas.
5. Compárelo con las fuentes de abajo y anote cualquier diferencia.

Para armar un total cuando no existe ningún formulario, vea cómo declarar ingresos sin formulario de impuestos. Para las ventas y comisiones de PayPal, vea PayPal en la contabilidad.

¿Las comisiones de la app son deducibles?

Las comisiones de los pagos del negocio por lo general son deducibles como gasto del negocio; las de los pagos personales no. La casilla 1a del Form 1099-K es una cifra bruta que no se reduce por comisiones, créditos ni reembolsos. El IRS indica que esos montos no son ingreso y que pueden restarse del monto bruto al declarar (IRS: preguntas frecuentes sobre el 1099-K; IRS: qué hacer con el Form 1099-K). En el Schedule C, deje los ingresos brutos completos en la línea 1 y tome las comisiones como un gasto; no haga las dos cosas. Tome los montos de las comisiones del estado de cuenta de la app y deduzca solo las comisiones de los pagos del negocio.

¿Debo pagar impuesto por trabajo independiente e impuestos estimados sobre este dinero?

Por lo general sí, si es propietario único. El impuesto por trabajo independiente es el impuesto del Seguro Social y de Medicare sobre la ganancia de su propio negocio. Por lo general se aplica cuando los ingresos netos del trabajo independiente son de $400 o más. Los ingresos netos son 92.35% de la ganancia neta, que son los ingresos brutos menos los gastos ordinarios y necesarios del negocio. La tasa es 15.3% de los ingresos netos, pero la parte del Seguro Social se detiene en un límite anual que se comparte con los sueldos, y el Impuesto Adicional de Medicare (Additional Medicare Tax) puede aplicar con ingresos más altos. El Schedule SE lo calcula (IRS: Topic no. 554; IRS: impuesto por trabajo independiente). Una LLC de un solo miembro que se ignora para el impuesto sobre la renta cuenta como propietario único para este fin (IRS: LLC de un solo miembro).

Las personas, incluidos los propietarios únicos, por lo general deben hacer pagos estimados si esperan deber $1,000 o más al presentar la declaración (IRS: impuestos estimados). Ningún formulario ni umbral de una app cambia ninguna de las dos obligaciones. Para las fechas y cuánto pagar, vea los pagos trimestrales de impuestos estimados.

¿Qué hago si la cuenta lleva meses o años mezclada?

Deje de mezclar el dinero desde ahora y luego reconstruya a partir de los estados de cuenta, un mes a la vez, empezando por el más antiguo, y clasifique cada pago como ingreso del negocio, personal o transferencia con la tabla de arriba. El IRS indica conservar los registros mientras hagan falta para demostrar ingresos o deducciones en una declaración, y que un pago en un Form 1099-K no es necesariamente gravable, por lo que unos buenos registros son lo que respalda lo que usted declara (IRS: registros; IRS: qué hacer con el Form 1099-K).

1. Sume cada año y luego compárelo con la declaración presentada para ese año y con cualquier 1099-K o 1099-NEC.
2. Si los ingresos reales de un año son mayores que los que informó la declaración, puede haberse omitido ingreso. Por lo general, el IRS puede determinar más impuesto hasta 3 años después de presentada la declaración, hasta 6 años si el ingreso omitido supera 25% del ingreso bruto indicado en la declaración, y sin límite de tiempo si no se presentó declaración o si la declaración era fraudulenta (26 U.S.C. 6501). Vea cómo enmendar declaraciones pasadas por ingresos omitidos.

El caso requiere criterio profesional cuando abarca más de un año, no tiene un total claro, un formulario no coincide con los depósitos y no puede explicar la diferencia, o ya llegó un aviso del IRS sobre ingresos no declarados. Para la limpieza completa, vea cómo arreglar la mezcla de fondos del negocio y personales y ingresos del negocio en una cuenta personal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una estilista a quien pagan en dos apps

Una estilista de Georgia recibe US$18,000 en el año por medio de dos apps de pagos, propinas incluidas, y su hermana le envía US$1,200 como su parte del alquiler de una casa que comparten. Los US$18,000 son ingreso del negocio, llegue o no un formulario. Los US$1,200 devuelven un gasto compartido, por lo que por lo general se dejan fuera del ingreso; ella conserva los mensajes sobre el alquiler y el historial de la app que lo muestran. Si las apps cobraron US$300 en comisiones por los pagos del negocio, eso es un gasto del negocio; los ingresos brutos siguen siendo US$18,000, y las comisiones no se restan de la línea 1.

Un técnico de reparaciones al que pagan por Zelle

Un técnico de reparaciones de Ohio, sin sueldos ni otros ingresos por trabajo independiente, recibe US$25,000 de sus clientes por Zelle, y supongamos que no llega ningún Form 1099-K. Los US$25,000 siguen siendo ingresos brutos en el Schedule C. Con US$5,000 de costos, su ganancia neta es de US$20,000. El impuesto por trabajo independiente se aplica a esa ganancia neta, unos US$2,800 antes del impuesto sobre la renta. Solo eso ya supera el umbral de impuestos estimados, a menos que una retención o unos créditos lo cubran, así que revisa si debe hacer pagos estimados. Su historial de Zelle y sus depósitos bancarios son su único registro, por lo que los suma mes por mes.

Una freelancer con 150 pagos

Una freelancer recibe US$30,000 en una sola app, en 150 pagos. Suponga que los clientes pagaron con el saldo de la app o con un banco vinculado, no con tarjeta, y que la app no retuvo impuesto adicional. La prueba federal para un formulario de una app exige más de 200 transacciones, así que 150 pagos están por debajo de esa cantidad y la regla federal no exige un formulario de esa app. Aun así, la app puede enviar uno, un estado puede fijar un límite más bajo y otro pagador podría enviar uno. Ella declara los US$30,000, menos sus costos. Sin un formulario con el cual comparar, su propio total, armado con los estados de cuenta y cotejado con sus depósitos, es la prueba.

¿Su caso es distinto?

• El dinero del negocio y el personal llevan un año o más mezclados, sin un total claro: cuáles fueron los ingresos reales del año, cómo separar el dinero personal y si en declaraciones pasadas se omitió ingreso, todo depende de registros que hay que reconstruir. Pida ayuda con la contabilidad para reconstruir el total del año y ayuda con impuestos personales para las declaraciones; cómo arreglar la mezcla de fondos del negocio y personales explica los pasos.
• Declaraciones anteriores pueden haber omitido este ingreso, o llegó un aviso del IRS: vea cómo enmendar declaraciones pasadas por ingresos omitidos y la guía del aviso de ingresos no declarados, y pida ayuda con impuestos personales antes de responder o presentar.
• Un Form 1099-K contó regalos o dinero de familiares, es incorrecto o abarca ventas de otra persona: vea el 1099-K por pagos personales, formularios incorrectos o corregidos y ventas de otra persona en su formulario.
• El negocio es una corporación, o una LLC que tributa como sociedad de personas o como corporación, y los pagos llegan a un perfil personal: el ingreso va en la declaración de la entidad, no en el Schedule C, y puede que haya que corregir un formulario a su nombre (IRS). Vea ingresos del negocio en una cuenta personal y pida ayuda con impuestos corporativos.
• Los pagos son alquiler de un inquilino, no pago por su trabajo: el ingreso de alquiler se declara de otra forma que el ingreso del Schedule C. Vea impuestos de una propiedad de alquiler y pida ayuda con impuestos personales.
• Vende productos en línea: vea el impuesto sobre la renta para vendedores en línea.