Venmo, Cash App, Zelle cho kinh doanh: khai thuế và hồ sơ

Tiền tôi nhận qua Venmo, Cash App hoặc Zelle có chịu thuế không?

Có, khi đó là tiền trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho biết mọi khoản thu nhập đều chịu thuế, bất kể số tiền, trừ khi luật thuế quy định khác, kể cả khi không có Form 1099-K (IRS: hỏi đáp về Form 1099-K). Điều này gồm cả khoản nhận bằng tiền mặt, tài sản hoặc tài sản số (IRS: cần làm gì với Form 1099-K). Ứng dụng chỉ là con đường để tiền đến tay bạn.

Trường hợp không còn đơn giản khi tiền kinh doanh và tiền cá nhân dùng chung một ứng dụng hoặc tài khoản từ một năm trở lên mà không có tổng sạch, các khoản thanh toán nằm rải rác trên nhiều ứng dụng, form không khớp với tiền gửi của bạn, hoặc một năm trước đã nộp tờ khai mà không có khoản thu nhập này. Khi đó chính hồ sơ của bạn phải làm bằng chứng, và dựng lại hồ sơ có thể cần chuyên gia hỗ trợ; xem phần cuối.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Sao kê hằng tháng và hằng năm của từng ứng dụng cho cả năm.
• Sao kê ngân hàng cho thấy các khoản tiền từ ứng dụng chuyển vào.
• Hóa đơn, danh sách công việc hoặc tin nhắn cho thấy từng khoản thanh toán là để làm gì.
• Mọi Form 1099-K hoặc 1099-NEC bạn đã nhận.
• Danh sách các khoản không phải thu nhập, kèm lý do cho từng khoản.

Venmo, Cash App hoặc Zelle có gửi cho tôi Form 1099-K cho các khoản thanh toán kinh doanh không?

Có thể. Có nhận được form hay không tùy vào cách khách hàng thanh toán và số tiền, không tùy vào việc khoản tiền đó có chịu thuế hay không.

Bên trả tiền hoặc ứng dụng có thể yêu cầu mã số thuế của bạn qua Form W-9. Nếu không có, họ có thể phải khấu trừ 24% số tiền trả cho bạn, và ứng dụng đã khấu trừ thì phải gửi Form 1099-K dù thấp hơn ngưỡng của mình. Thuế bị khấu trừ theo cách này được tính là đã nộp trên tờ khai của bạn (IRS: khấu trừ dự phòng; hỏi đáp của IRS).

Ứng dụng nào có quan trọng không? Không quan trọng với số thuế bạn nợ; thu nhập vẫn như nhau. Còn với form, ngưỡng được tính riêng trên từng nền tảng, nên cùng một công việc có thể khiến một ứng dụng gửi form còn ứng dụng khác thì không (IRS). Các trang về 1099-K của IRS được dẫn ở đây mô tả quy tắc cho ứng dụng thanh toán nói chung và không nêu tên ứng dụng nào, nên trang này không nói ứng dụng cụ thể nào báo cáo gì.

Zelle có báo cáo cho IRS không?

Hướng dẫn và chỉ dẫn của IRS về Form 1099-K được dẫn ở đây không nêu tên Zelle, nên không tài liệu nào cho biết Zelle báo cáo gì. Điều đó không thay đổi số thuế bạn nợ: tiền trả cho công việc của bạn là thu nhập dù có form hay không. Điều IRS nói là: công ty thẻ thanh toán hoặc tổ chức thanh toán bên thứ ba (ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại trực tuyến) nộp Form 1099-K, còn các hệ thống bù trừ tự động (automated clearing house) không được tính là loại đó (IRS: hướng dẫn khai Form 1099-K). Một ứng dụng hay một giao dịch chuyển khoản ngân hàng nằm ở phía nào của ranh giới đó là câu hỏi về bên trả tiền, không phải về thuế của bạn.

Vì vậy, không có form không cho bạn biết gì về số thuế bạn nợ. Sổ tay kiểm tra của IRS liệt kê các hình thức thanh toán mà doanh nghiệp nhận trong số những thứ kiểm tra viên có thể tra cứu, nêu tên Venmo, Cash App và Zelle, và lưu ý rằng hoạt động kinh doanh trực tuyến chưa khai có thể bị phát hiện bằng cách đối chiếu thanh toán điện tử với tiền gửi ngân hàng (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). Sổ tay này hướng dẫn nhân viên IRS và không phải là luật. Nó cho thấy sao kê và tiền gửi của bạn là bằng chứng, dù có form hay không.

Trong một tài khoản dùng lẫn, khoản nào là thu nhập?

Khoản nhận là thu nhập kinh doanh khi đó là tiền trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Quà tặng, hoặc bạn bè hay người thân hoàn lại một chi phí cá nhân, nhìn chung không phải thu nhập (IRS: tìm hiểu Form 1099-K của bạn).

Các dòng về quà tặng và khoản hoàn lại theo hỏi đáp về các tình huống thường gặp của IRS; các dòng về chuyển tiền, khoản vay và quà tặng theo sổ tay kiểm tra của IRS.

Khoản nhận cho công việc là thu nhập trừ khi hồ sơ của bạn cho thấy đó là thứ khác, bất kể ứng dụng hiển thị nhãn gì. Bạn bè trả tiền cắt tóc là khách hàng; bạn bè hoàn lại một nửa bữa tối nhìn chung thì không. Có thể có khoản khấu trừ tạm thời cho tiền boa đủ điều kiện, nhưng chỉ với tiền boa được ghi trên tờ khai thông tin gửi cho bạn; khoản này được khai trên Schedule 1-A, không phải Schedule C (IRS: ghi chép và khai báo tiền boa; IRS: Publication 334). IRS yêu cầu bạn theo dõi số tiền được trả cho hàng hóa và cho dịch vụ, và chỉ định đúng loại tiền trong ứng dụng (IRS: hỏi đáp về Form 1099-K).

Nếu Form 1099-K đã tính quà tặng hoặc tiền của gia đình là doanh thu, xem hướng dẫn về 1099-K cho khoản thanh toán cá nhân.

Từ nay làm sao tách thanh toán kinh doanh và cá nhân?

Hãy chuyển thanh toán kinh doanh về một nơi và thanh toán cá nhân về nơi khác, và gắn nhãn cho từng khoản ngay khi nhận. IRS khuyên ghi chú các khoản của bạn bè và gia đình là không kinh doanh trong ứng dụng thanh toán khi có thể, và giữ giao dịch kinh doanh tách khỏi giao dịch cá nhân để tính thuế dễ hơn (IRS: tìm hiểu Form 1099-K của bạn; IRS: các tình huống thường gặp).

1. Mở một tài khoản chỉ dùng cho doanh nghiệp, và hướng các khoản thanh toán kinh doanh về đó.
2. Dùng chế độ không kinh doanh hoặc cá nhân của từng ứng dụng cho quà tặng, chia hóa đơn và khoản hoàn lại, và nhờ người gửi làm tương tự. Mỗi ứng dụng có cách riêng để xác định một khoản là gì, nên hãy đọc cách ứng dụng của bạn hoạt động.
3. Cho khách hàng một cách duy nhất để trả tiền công việc, tách khỏi cách bạn bè và gia đình dùng.
4. Ghi tên khách hàng, công việc hoặc số hóa đơn vào ghi chú của mọi khoản thanh toán kinh doanh.
5. Chuyển số dư ứng dụng sang tài khoản kinh doanh theo lịch, và giữ chứng từ chuyển tiền.
6. Tự trả cho mình bằng cách chuyển từ tài khoản kinh doanh sang tài khoản cá nhân. Không trả hóa đơn cá nhân từ tài khoản kinh doanh (IRS: Publication 583).

Tài khoản riêng không làm thay đổi khoản nào chịu thuế. Nó giúp tổng số có thể chứng minh được.

Tôi nên giữ hồ sơ gì cho từng khoản thanh toán?

Hãy giữ đủ để cho thấy ai trả, bao nhiêu, khi nào, trả cho việc gì, và đó có phải thu nhập không. Publication 583 nói hồ sơ nên xác định nguồn của các khoản thu, để bạn tách được khoản thu kinh doanh với không kinh doanh và thu nhập chịu thuế với không chịu thuế. Trừ một vài trường hợp, luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể, chỉ cần một hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí (IRS: Publication 583; IRS: lưu giữ hồ sơ).

Hãy tải toàn bộ lịch sử của từng ứng dụng ngay bây giờ, đừng đợi đến mùa thuế. Hãy giữ hồ sơ chừng nào còn có thể cần để chứng minh thu nhập hoặc khoản khấu trừ trên tờ khai; giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu nêu các thời hạn. Về một hệ thống đơn giản cho biên lai và chi phí, xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Tôi có nên mở tài khoản kinh doanh riêng không?

IRS khuyên làm vậy. Publication 583 nói hãy mở tài khoản séc kinh doanh khi bắt đầu kinh doanh, giữ tách khỏi tài khoản séc cá nhân, và chỉ dùng cho kinh doanh. Tài liệu này cũng gợi ý đánh dấu từng khoản gửi vào là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (IRS: Publication 583). Ấn phẩm viết đây là lời khuyên, không phải quy định khi nộp tờ khai.

IRS nói gì về việc dùng lẫn: các trang của IRS được dẫn ở đây không cấm, nhưng dùng lẫn buộc bạn phải chứng minh từng khoản tiền gửi. Khi sổ sách không đầy đủ, sổ tay kiểm tra của IRS mô tả cách dựng lại tổng doanh thu từ mọi khoản gửi vào các tài khoản kinh doanh và cá nhân, rồi loại bỏ chuyển khoản giữa các tài khoản, khoản vay, quà tặng và các khoản không chịu thuế khác. Sổ tay mô tả các khoản gửi không xác định được là có dáng vẻ của thu nhập (IRS: Internal Revenue Manual 4.10.4). Hồ sơ có gắn nhãn là thứ giúp loại các khoản gửi cá nhân khỏi tổng đó.

Nếu doanh nghiệp là LLC, hợp danh hoặc công ty, xem sửa lại việc tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị lẫn.

Tôi cộng tổng doanh thu kinh doanh của năm cho Schedule C thế nào?

Chủ doanh nghiệp một chủ khai tổng doanh thu (mọi khoản khách hàng đã trả cho bạn, trừ khoản hoàn tiền đã gửi lại, trước phí ứng dụng) ở line 1 của Schedule C, phần của tờ khai thuế dành cho thu nhập và chi phí kinh doanh. Con số này gồm mọi nguồn, kể cả số tiền ghi trên các Form 1099 và tiền đến mà không có form (IRS: hướng dẫn khai Schedule C; IRS: cần làm gì với Form 1099-K). Hãy lập tổng theo thứ tự sau:

1. Xuất mọi khoản thanh toán từ mọi ứng dụng cho năm thuế. Với phương pháp tiền mặt, mà đa số chủ doanh nghiệp một chủ dùng, một khoản được tính vào năm nó được ghi có vào số dư ứng dụng của bạn hoặc được cung cấp cho bạn mà không bị hạn chế, dù sau đó bạn mới chuyển về ngân hàng. Với phương pháp dồn tích, thu nhập nhìn chung được tính khi phát sinh (IRS: Publication 334). Nếu một phần số dư bị giữ lại cuối năm, hãy đưa cho người chuẩn bị thuế điều khoản và báo cáo của ứng dụng.
2. Loại bỏ các khoản không phải thu nhập, dùng bảng ở trên, và các khoản hoàn tiền bạn đã gửi lại cho khách hàng.
3. Cộng thêm các khoản thu kinh doanh không đi qua ứng dụng: tiền mặt, séc, thẻ và các ứng dụng khác.
4. Kết quả là tổng doanh thu, trước phí ứng dụng. Hãy nhập vào line 1 và khấu trừ phí như một khoản chi phí; đừng trừ phí khỏi line 1.
5. So sánh với các nguồn dưới đây và ghi lại mọi chênh lệch.

Về cách lập tổng khi không có form nào, xem khai thu nhập khi không có form thuế. Về doanh thu và phí PayPal, xem PayPal trong sổ sách.

Phí của ứng dụng có được khấu trừ không?

Phí trên các khoản thanh toán kinh doanh nhìn chung được khấu trừ như chi phí kinh doanh; phí trên khoản thanh toán cá nhân thì không. Box 1a của Form 1099-K là số gộp, không bị giảm bởi phí, khoản ghi có hay hoàn tiền. IRS nói các khoản đó không phải thu nhập và có thể trừ khỏi số gộp khi bạn khai (IRS: hỏi đáp về Form 1099-K; IRS: cần làm gì với Form 1099-K). Trên Schedule C, hãy giữ nguyên tổng doanh thu ở line 1 và khai phí như một khoản chi phí, không làm cả hai. Lấy số phí từ sao kê của ứng dụng và chỉ khấu trừ phí của các khoản thanh toán kinh doanh.

Tôi có phải nộp thuế tự kinh doanh và thuế nộp tạm tính cho số tiền này không?

Thường là có, với chủ doanh nghiệp một chủ. Thuế tự kinh doanh là thuế An sinh Xã hội và Medicare trên lợi nhuận kinh doanh của chính bạn. Thuế này nhìn chung áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh là $400 trở lên. Thu nhập ròng là 92,35% lợi nhuận ròng, tức tổng doanh thu trừ chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Thuế suất là 15,3% thu nhập ròng, nhưng phần thuế An sinh Xã hội dừng ở mức trần hằng năm tính chung với tiền lương, và thuế Medicare bổ sung có thể áp dụng khi thu nhập cao hơn. Schedule SE tính khoản này (IRS: Topic no. 554; IRS: thuế tự kinh doanh). LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế thu nhập được coi như chủ doanh nghiệp một chủ cho mục đích này (IRS: LLC một thành viên).

Cá nhân, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, nhìn chung phải nộp thuế nộp tạm tính nếu dự kiến nợ $1.000 trở lên khi nộp tờ khai (IRS: thuế nộp tạm tính). Không form nào, và không ngưỡng nào của ứng dụng, làm thay đổi cả hai khoản thuế này. Về ngày nộp và số tiền cần nộp, xem thuế nộp tạm tính hằng quý.

Nếu tài khoản đã dùng lẫn nhiều tháng hoặc nhiều năm thì sao?

Hãy dừng việc dùng lẫn ngay bây giờ, rồi dựng lại từ sao kê từng tháng một, bắt đầu từ tháng cũ nhất, xếp từng khoản vào thu nhập kinh doanh, cá nhân hoặc chuyển khoản theo bảng ở trên. IRS nói hãy giữ hồ sơ chừng nào còn cần để chứng minh thu nhập hoặc khoản khấu trừ trên tờ khai, và một khoản thanh toán trên Form 1099-K không nhất thiết chịu thuế, nên hồ sơ tốt là thứ chứng minh những gì bạn khai (IRS: lưu giữ hồ sơ; IRS: cần làm gì với Form 1099-K).

1. Cộng tổng từng năm, rồi so với tờ khai đã nộp cho năm đó và với mọi Form 1099-K hoặc 1099-NEC.
2. Nếu doanh thu thực của một năm cao hơn số đã khai, thu nhập có thể đã bị bỏ sót. IRS nhìn chung có thể ấn định thêm thuế trong vòng 3 năm sau khi tờ khai được nộp, 6 năm nếu thu nhập bị bỏ sót vượt 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai, và không giới hạn thời gian nếu không nộp tờ khai hoặc tờ khai gian lận (26 U.S.C. 6501). Xem điều chỉnh tờ khai cũ vì bỏ sót thu nhập.

Trường hợp cần đến phán đoán chuyên môn khi nó kéo dài hơn một năm, bạn không có tổng sạch, form không khớp với tiền gửi và bạn không giải thích được khoản chênh, hoặc đã nhận thông báo của IRS về thu nhập chưa khai. Để dọn dẹp đầy đủ, xem sửa lại việc tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị lẫn và thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một thợ làm tóc được trả qua hai ứng dụng

Một thợ làm tóc ở Georgia được trả US$18.000 trong năm qua hai ứng dụng thanh toán, đã gồm tiền boa, và chị gái gửi US$1.200 là phần tiền thuê nhà của căn nhà hai chị em ở chung. US$18.000 là thu nhập kinh doanh dù có form hay không. US$1.200 là hoàn lại một chi phí chung, nên nhìn chung không tính vào thu nhập; cô giữ các tin nhắn về tiền thuê nhà và lịch sử ứng dụng để chứng minh. Nếu các ứng dụng thu US$300 phí trên các khoản thanh toán kinh doanh, đó là chi phí kinh doanh; tổng doanh thu vẫn là US$18.000, và phí không bị trừ khỏi line 1.

Một thợ sửa nhà được trả qua Zelle

Một thợ sửa nhà ở Ohio, không có tiền lương hay thu nhập tự kinh doanh nào khác, được khách hàng trả US$25.000 qua Zelle, và giả sử không có Form 1099-K nào được gửi. US$25.000 vẫn là tổng doanh thu trên Schedule C. Với US$5.000 chi phí, lợi nhuận ròng của anh là US$20.000. Thuế tự kinh doanh áp dụng trên số ròng này, khoảng US$2.800 trước thuế thu nhập. Chỉ riêng số đó đã vượt ngưỡng phải nộp thuế nộp tạm tính, trừ khi khoản khấu trừ hoặc tín thuế bù được, nên anh kiểm tra xem mình có phải nộp thuế nộp tạm tính không. Lịch sử Zelle và tiền gửi ngân hàng là hồ sơ duy nhất của anh, nên anh cộng từng tháng.

Một freelancer có 150 khoản thanh toán

Một freelancer nhận US$30.000 trên một ứng dụng qua 150 khoản thanh toán. Giả sử khách hàng trả bằng số dư ứng dụng hoặc ngân hàng liên kết, không bằng thẻ, và ứng dụng không khấu trừ dự phòng. Tiêu chuẩn liên bang để một ứng dụng gửi form cần hơn 200 giao dịch, nên 150 khoản thấp hơn con số đó và quy tắc liên bang về ứng dụng không buộc ứng dụng này gửi form. Ứng dụng vẫn có thể gửi, tiểu bang có thể đặt ngưỡng thấp hơn, và một bên trả khác có thể gửi. Cô khai US$30.000, trừ chi phí. Khi không có form để đối chiếu, tổng do chính cô lập từ sao kê và khớp với tiền gửi là bằng chứng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thanh toán kinh doanh và cá nhân đã lẫn vào nhau một năm trở lên, không có tổng sạch: doanh thu thực của năm là bao nhiêu, tách tiền cá nhân thế nào, và các tờ khai cũ có bỏ sót thu nhập không đều phụ thuộc vào hồ sơ cần dựng lại. Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ dựng lại tổng của năm và hỗ trợ thuế cá nhân cho các tờ khai; sửa lại việc tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị lẫn giải thích các bước.
• Các tờ khai cũ có thể đã bỏ sót thu nhập này, hoặc bạn đã nhận thông báo của IRS: xem điều chỉnh tờ khai cũ vì bỏ sót thu nhập và hướng dẫn về thông báo underreporter, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi trả lời hoặc nộp tờ khai.
• Form 1099-K đã tính quà tặng hoặc tiền của gia đình, bị sai, hoặc bao gồm doanh thu của người khác: xem 1099-K cho khoản thanh toán cá nhân, form sai hoặc form đã sửa và doanh thu của người khác trên form của bạn.
• Doanh nghiệp là công ty, hoặc LLC chịu thuế như hợp danh hay công ty, và các khoản thanh toán vào hồ sơ cá nhân: thu nhập thuộc về tờ khai của pháp nhân, không phải Schedule C, và form đứng tên bạn có thể cần sửa (IRS). Xem thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân và nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Các khoản thanh toán là tiền thuê nhà từ người thuê, không phải tiền trả cho công việc của bạn: thu nhập cho thuê được khai khác với thu nhập Schedule C. Xem thuế bất động sản cho thuê và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân.
• Bạn bán sản phẩm trực tuyến: xem thuế thu nhập cho người bán trực tuyến.