Renda do negócio em conta pessoal: como registrar corretamente

Ainda preciso declarar a renda do negócio que caiu na minha conta pessoal?

Sim. A renda do negócio é declarada em qualquer conta que a receba. A renda bruta é toda renda, seja qual for a origem; o IRS diz que a renda do negócio pode incluir a venda de produtos ou serviços; e as instruções do Schedule C mandam declarar toda a renda do negócio, de todas as origens. A Publication 334 trata um pagamento como renda do negócio quando ele não teria sido feito sem o negócio.

A conta muda a escrituração, não o imposto. No regime de caixa (você conta a renda quando o dinheiro chega e os custos quando os paga), a renda conta quando você a recebe, inclusive quando é creditada na sua conta ou fica disponível para você sem restrição (Publication 334; 26 CFR 1.451-2). Um repasse que cai na sua conta corrente pessoal é recebido, no máximo, nesse dia, e não no dia em que você o move depois. Se a plataforma já tinha creditado o dinheiro em um saldo que você podia sacar sem restrição, ele pode contar antes; por isso, o corte do fim do ano é onde isso pesa. No regime de competência, a renda em geral conta no ano em que é ganha (Publication 334; veja regime de caixa ou de competência).

Registre cada venda uma só vez como renda do negócio e trate a conta pessoal como dinheiro seu; as etapas estão na próxima seção.

O seu caso deixa de ser simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• O negócio é uma LLC com dois ou mais membros, uma sociedade de pessoas ou uma corporação. A renda é da entidade, não sua.
• O dinheiro dos clientes passa por uma conta pessoal há um ano ou mais, ou você não consegue dizer quais depósitos são do negócio.
• Uma declaração já entregue pode estar com renda a menos.
• Os depósitos não batem com as vendas, os relatórios de repasse ou os Forms 1099.
• O IRS escreveu para você sobre uma renda que não confere com a declarada.
• Os clientes pagaram em uma conta que não é só sua (do cônjuge, de um parente, de um amigo ou uma conta conjunta).
• A conta pessoal fica fora dos EUA, ou os clientes pagam em outra moeda.

O que reunir: relatórios de vendas e de repasse de todas as plataformas, extratos de todas as contas que receberam dinheiro de clientes, Forms 1099-K e 1099-NEC, registros de qualquer imposto sobre vendas cobrado e as contas do negócio que você pagou com a conta pessoal.

Como registro um pagamento de cliente ou um repasse depositado na minha conta pessoal?

Registre a venda uma só vez como renda do negócio e trate a conta pessoal como dinheiro do proprietário: uma retirada quando o dinheiro do negócio cai nela e um aporte quando o dinheiro do proprietário paga uma conta do negócio. A retirada é dinheiro do negócio que você toma para si; o aporte é dinheiro seu colocado no negócio. Você não acrescenta a conta pessoal à escrituração: a conta de retiradas faz esse papel. Isso vale para um empresário individual ou uma LLC de um único membro tributada como parte da declaração do proprietário (IRS); os outros tipos de entidade estão mais abaixo.

1. Marque no extrato pessoal os depósitos de clientes. Deixe de fora salários, presentes, reembolsos e transferências.
2. Se uma fatura ou um lançamento do processador de pagamentos já registrou a venda, aplique o pagamento a esse saldo e não credite as vendas de novo. Caso contrário, registre a venda em uma conta de vendas pelo valor bruto, na data em que ela conta pelo seu método contábil (o dia do recebimento, no regime de caixa). Um repasse é menor que as vendas que estão por trás dele: o IRS diz que o valor bruto do pagamento não é reduzido por tarifas, créditos, reembolsos, frete ou descontos; por isso, registre esses itens à parte. O imposto sobre vendas que recai sobre os seus compradores e que você deve cobrar e recolher não faz parte da receita bruta; lance-o como valor devido ao estado (lançamentos do imposto sobre vendas). Se o seu estado impõe o imposto a você, como vendedor, as instruções do Schedule C incluem o valor cobrado na receita bruta e mandam deduzir o imposto; pergunte à autoridade tributária do estado qual regra se aplica.
3. Lance o valor correspondente em uma conta de retiradas do proprietário. A Publication 334 descreve a conta de retiradas como uma conta separada para a renda do negócio que você saca para despesas pessoais e familiares. O negócio nunca teve esse dinheiro em caixa; por isso, o lançamento o trata como recebido pelo negócio e retirado pelo proprietário.
4. Guarde o relatório de repasse e a linha do extrato. A Publication 583 diz que os registros podem identificar a origem das entradas, para que você separe as entradas do negócio das que não são dele, e a renda tributável da não tributável.

Retiradas e aportes movimentam apenas o patrimônio líquido (a participação do proprietário no negócio); por isso, nunca mudam o lucro. Alguns responsáveis contábeis, em vez disso, mantêm o dinheiro em uma conta de “valores devidos pelo proprietário” até ele chegar à conta da empresa; o lucro sai igual. Escolha um método e use-o em todos os meses. O imposto sobre vendas imposto ao comprador que você deve recolher vai para imposto sobre vendas a pagar, não para vendas. Para associar cada repasse às suas vendas, tarifas, reembolsos e reservas, veja conciliar vendas e repasses.

Como registro uma conta do negócio ou um pagamento de cartão feito com a minha conta pessoal?

Para um empresário individual ou uma LLC de um único membro tributada como parte da sua declaração, registre cada conta do negócio na categoria normal, como custo do negócio, e credite a conta de aporte do proprietário. A conta que pagou a despesa não decide se ela é dedutível. Um custo só é dedutível se for comum e necessário, e a Publication 583 lista as contas pagas, faturas, recibos e cheques compensados que o sustentam. As instruções do Schedule C excluem as despesas pessoais, de subsistência e familiares.

Uma conta que é só em parte do negócio, como um telefone, entra apenas na parte do negócio (despesas de uso misto). As contas pessoais pagas com a conta da empresa vão para a conta de retiradas do proprietário (despesas pessoais pagas pela conta da empresa).

Se o dinheiro paga um cartão de crédito da empresa, as compras já foram lançadas como custos quando foram feitas. O pagamento em si não é outra despesa: ele reduz o saldo do cartão, com o aporte do proprietário do outro lado (pagamentos de cartão na escrituração).

Uma sociedade de pessoas ou uma corporação é diferente. O proprietário que paga pessoalmente uma conta da entidade não dá automaticamente a dedução à entidade: as instruções do Schedule E deixam o sócio deduzir despesas da sociedade não reembolsadas apenas se o contrato de sociedade exigia que ele as pagasse; e uma conta da própria corporação paga por um proprietário pode ser lançada como empréstimo de acionista ou aporte de capital, enquanto os custos do trabalho do próprio proprietário seguem regras de reembolso. Veja despesas de uma LLC pagas pessoalmente pelo sócio e despesas de corporação S nunca reembolsadas.

Posso depositar na minha conta pessoal um cheque emitido em nome da minha empresa?

Se o banco aceita depende da política do próprio banco, não das regras tributárias de declaração da renda; por isso, pergunte ao banco antes de depositar.

Para o imposto, a conta não importa. No regime de caixa, um cheque é renda quando você o recebe: o recebimento de um cheque válido até o fim do ano fiscal é renda daquele ano, mesmo que você só possa depositá-lo no seguinte. Lance-o como venda e retirada do proprietário, como na tabela acima, e anote a origem do cheque no seu registro de depósito (Publication 583).

Um cheque pagável a uma sociedade de pessoas ou a uma corporação é renda dessa entidade. A escrituração e a declaração dela ainda precisam mostrá-lo, e o que o proprietário tem em mãos depois é a questão da seção sobre entidades abaixo. Se o banco recusar o depósito, ou se você preferir não misturar o dinheiro, abra uma conta empresarial e deposite nela.

Como passo o dinheiro para a conta da empresa sem contá-lo como renda duas vezes?

Mantenha a renda no período que o seu método contábil exige e registre a passagem como aporte do proprietário, nunca como venda. Isso vale para um empresário individual ou uma LLC de um único membro que lançou o recebimento como retirada; se você o lançou como “valores devidos pelo proprietário”, a passagem baixa esse saldo. Em uma sociedade de pessoas ou corporação, o dinheiro devolvido contra um saldo devido também baixa esse saldo (veja a seção sobre entidades abaixo). Os mesmos dólares aparecem duas vezes nos dados do banco: uma vez como o pagamento do cliente na conta pessoal e outra como um depósito de “transferência” na conta da empresa. Só o primeiro é renda.

O manual de auditoria do IRS funciona do mesmo modo, visto do outro lado. Quando o IRS estima a renda pelos depósitos bancários, ele conta os depósitos nas contas da empresa e pessoais que o contribuinte controla e depois remove as transferências entre contas, que, segundo o IRS, não são receitas adicionais.

No software de contabilidade, classifique uma linha do feed bancário com o texto “transferência da conta pessoal” como aporte do proprietário (ou como baixa do saldo de valores devidos pelo proprietário, se você usa esse método), e uma passagem da conta da empresa para a pessoal como retirada do proprietário. Classificada como vendas, a transferência conta a renda duas vezes (renda contada duas vezes).

Você pode mover parte do dinheiro, ou movê-lo meses depois. As vendas continuam registradas por inteiro no período que o seu método exige, seja o que for que você mover depois. No regime de caixa, um repasse que chega a você em 30 de dezembro é renda daquele ano mesmo que você o mova em janeiro, e um saldo irrestrito do processador em dezembro pode contar ainda antes (Publication 334). No regime de competência, a venda pode já estar registrada, e o pagamento a liquida.

O meu Form 1099-K bate com o que a escrituração mostra?

Não linha por linha. O Form 1099-K mostra os pagamentos brutos, inclusive o imposto sobre vendas que você cobrou e o frete; a sua escrituração mostra as vendas sem o imposto sobre vendas imposto ao comprador que você deve recolher, menos os reembolsos, com as tarifas como despesas. O IRS diz que a caixa 1a não é ajustada por tarifas, créditos, reembolsos, frete, equivalentes de dinheiro ou descontos. Ela informa os pagamentos recebidos pelo beneficiário nomeado nela. Se um pagador ou uma plataforma não tinha um número de identificação fiscal válido seu, pode ter retido imposto adicional (backup withholding), mostrado na caixa 4; esse é imposto já pago por você, não uma tarifa nem uma redução de vendas.

Um formulário pode estar faltando, duplicado, com o nome ou o número errado, ou incluir presentes e devoluções de amigos. A renda é declarada chegue ou não um formulário (IRS). Veja o limite do 1099-K, um formulário errado ou corrigido e pagamentos pessoais no formulário. Um mesmo pagamento também pode aparecer em um Form 1099-NEC; a renda continua sendo contada uma só vez (a mesma renda em dois formulários fiscais). A ponte passo a passo entre os depósitos e o formulário está em conciliar vendas e repasses.

E se o negócio for uma LLC, uma sociedade de pessoas ou uma corporação?

A renda pertence ao contribuinte que o negócio é, não à conta em que cai, e isso define o que significa o proprietário ter esse dinheiro. O Topic 407 explica como cada tipo entrega a declaração (IRS).

Uma LLC de um único membro pertencente a uma corporação ou a uma sociedade de pessoas é declarada, em vez disso, na declaração desse proprietário (IRS). Uma LLC pertencente integralmente a cônjuges em comunhão de bens, segundo a lei estadual, pode ser tratada como parte da declaração deles ou como sociedade de pessoas, e uma mudança posterior de posição é tratada como conversão da entidade; se pertencer a cônjuges em outro regime, ela entrega a declaração como sociedade de pessoas (IRS). Cônjuges que são donos de um negócio sem personalidade jurídica fora de uma LLC, ambos participam de forma material e entregam declaração conjunta podem optar por ser um qualified joint venture (empreendimento conjunto qualificado) e cada um entregar um Schedule C em vez do Form 1065 (instruções do Schedule C).

Uma sociedade de pessoas informa a receita bruta na linha 1a do Form 1065, e uma corporação S na linha 1a do Form 1120-S, seja qual for a conta que recebeu o dinheiro.

Sócios: a escrituração deve mostrar o dinheiro de clientes que ficou com um sócio como devido por ele à sociedade ou como distribuição a esse sócio. Uma distribuição é uma retirada na conta de capital desse sócio (a sua participação acumulada no negócio) no Schedule K-1 (instruções do Form 1065); por isso, a escolha muda o K-1. Combine com os outros sócios e com o seu preparador qual tratamento se aplica antes de a declaração ser preparada (contas de capital dos sócios).

Proprietários de corporação S que trabalham no negócio: o IRS cita casos judiciais em que pagamentos chamados de distribuições ou de empréstimos a um acionista-diretor foram tratados como salários. Nenhuma página do IRS resolve como um caso específico termina; isso depende dos fatos e da documentação. Veja corporação S pagando despesas pessoais e tomar empréstimo da própria corporação.

Saber se misturar o dinheiro enfraquece a proteção de responsabilidade de uma LLC é uma questão de lei estadual, não uma regra tributária. Consulte um advogado.

Como mantenho o dinheiro do negócio em uma conta usada só para o negócio?

Faça da conta empresarial o único lugar em que o dinheiro dos clientes cai e registre a origem de cada depósito. Se você precisa ter uma conta separada e o que misturar o dinheiro faz com a proteção de responsabilidade de uma LLC estão no guia da conta bancária empresarial. A Publication 583 diz que abrir uma conta corrente empresarial é uma das primeiras coisas a fazer. Mantenha-a separada da conta pessoal, deposite nela todas as entradas diárias, use-a só para o negócio e anote se cada depósito é renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo.

1. Abra a conta empresarial. O que o banco pede, inclusive um EIN, está no guia da conta bancária empresarial.
2. Troque a conta de repasse em todos os processadores de pagamento, marketplaces e aplicativos de pagamento, e coloque a conta empresarial nas suas faturas. Se o negócio mudou de estrutura, de nome ou de número, avise o processador de cartões imediatamente, para que o Form 1099-K corresponda à nova entidade (IRS).
3. Passe numa única transferência todo o dinheiro de clientes que ainda estiver na conta pessoal e lance-o como acima.
4. Pague a si mesmo por transferência da conta da empresa. O empresário individual ou a LLC de um único membro registra uma retirada (como registrar as retiradas do proprietário). O pagamento a um sócio é uma distribuição ou outro tratamento no nível do sócio; o proprietário de uma corporação recebe salário, uma distribuição ou um empréstimo genuíno, decidido antes de lançar (veja a seção sobre entidades acima). O dinheiro que você coloca é um aporte ou um empréstimo (aporte ou empréstimo do proprietário).
5. Concilie todo mês: extrato, escrituração e relatórios de repasse. A Publication 583 diz para conciliar a conta corrente a cada mês.

Depósitos que ninguém consegue identificar são difíceis de defender. Ao descrever o seu método de depósitos bancários, o manual do IRS diz que depósitos bancários não identificados têm, por natureza, a aparência de renda.

E se anos anteriores deixaram essa renda de fora da declaração?

Se uma declaração entregue deixou renda do negócio de fora, o regulamento manda corrigi-la. O contribuinte que descobre que um item pertencia à renda bruta de um ano anterior deve, dentro do prazo de prescrição, entregar uma declaração retificadora e pagar o imposto adicional devido.

O IRS geralmente tem 3 anos depois da entrega da declaração para lançar mais imposto (26 U.S.C. 6501). Esse prazo passa a 6 anos quando a renda deixada de fora é maior que 25% da renda bruta da declaração (para um negócio, a receita antes do custo das vendas) ou quando mais de $5.000 dela está ligada a um ativo financeiro estrangeiro. Não há limite se nenhuma declaração foi entregue ou se a declaração foi fraudulenta. Até que ano retificar, e as multas e os juros, estão em retificar por renda deixada de fora em declarações passadas. O valor a declarar vem dos extratos da conta pessoal e dos relatórios de repasse, mês a mês.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Repasse da loja online paga o cartão da empresa

A loja online de uma empresária individual tem US$2.150 de vendas no período. O processador retém US$150 em tarifas e paga US$2.000 na conta corrente pessoal dela. Ela usa o dinheiro para pagar o cartão de crédito da empresa, que já traz as compras do negócio lançadas como custos.

• Repasse: vendas US$2.150, tarifas de processamento US$150, retirada do proprietário US$2.000.
• Pagamento do cartão com a conta corrente pessoal: saldo do cartão reduzido em US$2.000, aporte do proprietário de US$2.000.

A renda é registrada uma só vez, em US$2.150. A retirada e o aporte se anulam, e nada mais é lançado como renda ou despesa.

Cheque de cliente depositado na conta corrente pessoal

Um empresário individual deposita na conta corrente pessoal um cheque de US$5.000 de um cliente. Continuam sendo US$5.000 de renda do negócio no Schedule C; só a conta é diferente. Ele lança vendas de US$5.000 e uma retirada do proprietário de US$5.000. No regime de caixa, se o cheque chegou em 28 de dezembro e ele o depositou em 3 de janeiro, a renda é do ano anterior. Mais tarde ele passa US$5.000 para uma nova conta empresarial: sobe a conta bancária da empresa e sobe o aporte do proprietário. Não é renda de novo.

LLC de dois membros, vendas pagas a um sócio

Uma LLC de dois membros tributada como sociedade de pessoas tem US$30.000 de vendas pagas, ao longo do ano, na conta pessoal de um dos sócios. É renda da sociedade na linha 1a do Form 1065, não só desse sócio. Uma forma de lançar é US$30.000 de vendas e US$30.000 devidos por esse sócio até que ele os devolva; tratar o valor como distribuição, em vez disso, muda a conta de capital desse sócio. De qualquer modo, a escrituração precisa mostrar a venda antes de a declaração da sociedade ser preparada. Cada sócio declara a parte da renda da sociedade que consta no K-1, não o dinheiro que por acaso ficou com ele.

E no seu caso?

• O dinheiro dos clientes passa por uma conta pessoal há um ano ou mais, foi para uma conta que não é só sua, ou os depósitos não batem com as vendas: reconstruir a renda mês a mês e lançar as transferências entre contas exige julgamento, e isso decide se as declarações anteriores estão com valores a menos. Veja como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal e como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários e depois conte com a ajuda de escrituração contábil.
• A sua LLC tem mais de um membro, ou você é dono de uma corporação S ou C: saber se o dinheiro nas mãos do proprietário é dívida, distribuição ou remuneração muda a escrituração e a declaração. Veja contas de capital dos sócios e tomar empréstimo da própria corporação e depois conte com a ajuda de escrituração contábil antes de a declaração ser preparada.
• Declarações anteriores podem ter deixado essa renda de fora: veja retificar por renda deixada de fora em declarações passadas e a ajuda de escrituração contábil para reconstruir a renda mês a mês.
• O IRS enviou uma carta sobre uma renda que não confere com a sua declaração: veja como responder a uma carta do IRS sobre renda não declarada e conte com a ajuda de escrituração contábil para reconstruir a renda de que trata a carta.
• A conta fica fora dos EUA, ou os clientes pagam do exterior: contas estrangeiras podem ter declarações próprias. Veja declaração de contas no exterior e depois conte com a ajuda de escrituração contábil.
• Os seus repasses ou o Form 1099-K não batem com a sua escrituração: veja conciliar vendas e repasses.
• Você ainda não tem uma conta empresarial: veja o guia da conta bancária empresarial.
• Contas pessoais saíram da conta da empresa: veja despesas pessoais pagas pela conta da empresa.