CPA, enrolled agent ou software: quem deve fazer seu imposto dos EUA

Devo fazer meu imposto de renda dos EUA sozinho ou contratar um CPA?

Você pode preparar e entregar sua própria declaração federal dos EUA; nenhuma lei exige um preparador pago. O IRS lista software, Free File, postos de voluntários, formulários em papel e profissionais de impostos como formas de entregar a declaração. Seja quem for que a prepare, você é legalmente responsável pelo que ela diz.

Fazer sozinho funciona quando todos os números vêm de informes que você recebeu (W-2, 1099-INT, 1098) e nenhuma resposta exige julgamento. O caso deixa de ser simples quando inclui:

• renda de autônomo ou de prestador de serviços, com custos pessoais e do negócio misturados
• um saque de um IRA herdado ou de outra conta de aposentadoria
• a venda de uma casa que você já alugou ou usou no negócio
• renda em dois estados
• uma mudança para os EUA neste ano, ou renda, contas ou dinheiro fora dos EUA (primeiro ano como residente fiscal dos EUA; declaração de contas no exterior)
• anos anteriores sem declaração entregue, ou uma carta do IRS já recebida

Reúna antes de decidir: suas duas últimas declarações, a transcrição de salários e rendimentos (wage and income transcript) e o saldo da conta na sua conta online do IRS, e todos os informes fiscais que você recebeu neste ano.

Quais opções gratuitas de entrega o IRS oferece?

O IRS oferece três caminhos gratuitos: o software guiado do Free File, abaixo de um limite de renda; o Free File Fillable Forms, para qualquer renda; e a preparação por voluntários, pelos programas VITA e TCE.

O IRS Free File cuida apenas da declaração do ano atual; para anos em atraso, é preciso outro caminho.

O que o software de impostos não decide por você?

O software de impostos faz as contas com as suas respostas, mas não decide os fatos por trás delas. Cada item abaixo depende de julgamento, e uma resposta errada se espalha por toda a declaração.

Enrolled agent, CPA ou advogado tributarista: qual é a diferença?

Qualquer pessoa com um PTIN (número de identificação de preparador do IRS) pode preparar declarações mediante pagamento. A credencial define quem licencia o preparador e se ele pode representar você perante o IRS.

Uma credencial mostra quem pode representar você, não se o preparador lida com frequência com declarações como a sua. Pergunte quais formulários e situações ele prepara a cada temporada. Um CPA ou advogado também pode oferecer serviços muito além das declarações de impostos; alguns se especializam em impostos, outros não.

Quem pode me representar em uma auditoria, uma notificação de cobrança ou um recurso?

CPAs, enrolled agents e advogados podem representar você em qualquer assunto do IRS, incluindo auditorias, questões de pagamento e cobrança, e recursos (Circular 230, 31 CFR 10.3; página de credenciais do IRS).

Um participante do Annual Filing Season Program só pode representar você durante a análise (examination) de uma declaração que ele mesmo preparou e assinou, e apenas perante agentes da receita (revenue agents), atendentes do serviço ao cliente, funcionários semelhantes do IRS e o Taxpayer Advocate Service. Segundo as instruções do Form 2848, esse preparador não pode comparecer perante os oficiais de recursos (appeals officers) nem os oficiais de cobrança (revenue officers), não pode assinar em seu nome renúncias, acordos de encerramento nem pedidos de restituição, e não pode ampliar o prazo que o IRS tem para lançar ou cobrar o imposto. O preparador também precisa ter um registro válido no programa para o ano em que assinou a declaração e para cada ano em que representar você. Um preparador que tem apenas o PTIN não pode representar você de forma alguma.

Segundo a seção 7525, a orientação tributária de um CPA, de um enrolled agent ou de outro profissional autorizado a atuar perante o IRS pode ter a mesma confidencialidade da orientação de um advogado, mas somente em um assunto tributário não criminal perante o IRS ou em um tribunal federal, e nunca na divulgação escrita de abrigos fiscais (tax shelters). Saber se uma conversa é protegida, e qualquer questão de risco criminal, é assunto para um advogado.

Como encontro um bom preparador de declarações e confiro suas credenciais?

Pesquise no diretório de preparadores de declarações federais do IRS e depois confirme a licença do CPA no conselho estadual de contabilidade, ou a situação do advogado na ordem dos advogados do estado.

1. Pesquise no diretório do IRS. Ele lista advogados, CPAs, enrolled agents, enrolled retirement plan agents e enrolled actuaries com PTIN válido, além de participantes do Annual Filing Season Program (IRS). Um preparador que tem apenas o PTIN não aparece.
2. Confira a licença e as sanções disciplinares. O IRS indica os conselhos estaduais de contabilidade para CPAs e as ordens estaduais de advogados para advogados. Alguns estados também registram outros preparadores pagos; Nova York, por exemplo, exige registro anual, a menos que o preparador seja advogado, CPA, contador público (public accountant) ou enrolled agent.
3. Confirme que o preparador vai assinar. Um preparador pago deve assinar a declaração e informar o PTIN na cópia entregue ao IRS (IRS).
4. Pergunte quem responde às cartas depois da entrega. Pergunte se o preparador pode representar você caso o IRS escreva e se ele fica disponível depois do prazo de abril. Como é você quem assina a declaração, pergunte também se ele consegue explicá-la em um idioma que você lê.

Quais sinais de alerta devem me fazer evitar um preparador de declarações?

O IRS alerta contra o preparador que se recusa a assinar a declaração, cobra honorários vinculados à sua restituição ou quer que a restituição seja paga a ele (alerta sobre preparadores fantasma; dicas sobre preparadores):

• o preparador não assina a declaração nem informa o PTIN (um “preparador fantasma”, ou ghost preparer)
• os honorários são uma porcentagem da sua restituição, ou o preparador promete uma restituição maior do que os outros conseguem
• a restituição deve ser depositada na conta do preparador, e não na sua
• só aceita dinheiro em espécie, sem recibo
• pedem que você assine uma declaração em branco ou que você não revisou
• o preparador se oferece para entregar a declaração com base no seu último demonstrativo de pagamento antes de o W-2 chegar, o que viola as regras de e-file do IRS
• o preparador inclui rendimentos, créditos ou deduções que você não reconhece, ou não faz perguntas e não pede documentos

Quem responde perante o IRS pelo que o preparador assina?

Você. Os contribuintes são responsáveis por cada item da sua declaração, mesmo quando outra pessoa a prepara, então revise a declaração inteira antes de assinar. O preparador deve entregar uma cópia a você (seção 6107) e pode receber uma multa separada, com base na seção 6694, por um valor declarado a menor causado por uma posição sem fundamento razoável; essa multa não elimina o seu imposto. Se um preparador já entregou uma declaração errada, veja quando um preparador entregou uma declaração errada.

Quanto um preparador de declarações deve cobrar e o que encarece uma declaração?

O IRS não define preço para a preparação de declarações. Os honorários geralmente acompanham o trabalho, e o trabalho cresce com o que a declaração contém:

• cada Schedule ou formulário extra, como o Schedule C para um negócio, o Schedule E para um aluguel ou os K-1s de sociedades de pessoas
• cada declaração estadual além da primeira
• declarações de anos anteriores ou retificadoras
• documentos que faltam e precisam ser reconstruídos a partir de extratos bancários
• uma carta ou um aviso do IRS para responder
• contas no exterior, rendimentos do exterior ou a declaração de um segundo país

Peça um escopo por escrito que liste as declarações, os formulários e os anos incluídos e o que é cobrado à parte. Para o orçamento da declaração de um americano no exterior, veja como escolher um preparador de declarações para americanos no exterior.

O que levar e que acesso ao IRS o preparador vai pedir?

Leve suas duas últimas declarações, todos os informes que você recebeu e os registros por trás de qualquer dedução. O preparador também pode pedir que você assine o Form 8821 ou o Form 2848 para ver seus registros no IRS ou falar em seu nome.

O que levar:

• as duas últimas declarações federais e estaduais
• da sua conta online do IRS: a transcrição de salários e rendimentos, a transcrição da conta (account transcript), os pagamentos feitos (incluindo o imposto estimado) e os avisos
• todos os W-2, 1099, 1098 e K-1 do ano
• os registros de custos do negócio, doações a instituições de caridade e outras deduções
• a renda bruta ajustada do ano passado ou o PIN de autosseleção (self-select PIN), que o e-file usa para confirmar sua identidade quando você mesmo entrega; o preparador pede que você assine o Form 8879 para autorizar a declaração enviada por e-file

O Form 2848 só pode indicar uma pessoa habilitada a atuar perante o IRS. Um preparador que não atende às regras de representação ainda pode usar o Form 8821 para ver seus registros.

É tarde demais para contratar um preparador, e o que uma prorrogação muda?

Se o prazo de abril ainda não passou, uma prorrogação pedida até essa data dá a você até 15 de outubro para entregar a declaração, então ainda há tempo para contratar alguém. Ela não prorroga o prazo de pagamento. Se o prazo já passou, entregue a declaração o quanto antes; se você deve imposto, as multas abaixo correm a cada mês.

Você pode pedir a prorrogação de três formas: entregar o Form 4868, usar o IRS Free File (sem limite de renda para prorrogações) ou pagar online e marcar o pagamento como pagamento de prorrogação. Estime seu imposto e pague o que puder até o prazo. Segundo as instruções do Form 4868:

• os juros correm sobre o imposto não pago desde a data de vencimento normal até o pagamento
• a multa por atraso no pagamento costuma ser de 0,5% do imposto não pago por mês, até 25%
• a multa por atraso no pagamento não é cobrada no período da prorrogação se pelo menos 90% do imposto final foi pago até o prazo de abril, por retenção na fonte, pagamentos estimados ou um pagamento feito junto com a prorrogação, e o restante for pago com a declaração entregue dentro do prazo prorrogado; os juros continuam correndo
• se você entregar depois da data prorrogada, a multa por atraso na entrega costuma ser de 5% do imposto devido por mês, até 25%; no mês em que as duas multas se aplicam, a multa por atraso na entrega é reduzida pela multa por atraso no pagamento, e uma declaração com mais de 60 dias de atraso deve pelo menos uma multa mínima definida a cada ano, ou o saldo a pagar, se for menor (seção 6651)

Um cidadão ou residente dos EUA que mora fora do país na data de vencimento ganha dois meses extras automaticamente; veja como escolher um preparador de declarações para americanos no exterior.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um casal com salários, uma casa nova e um bebê

Um casal tem US$150.000 em salários, paga juros de financiamento imobiliário informados no Form 1098 e tem um recém-nascido para o crédito tributário por filho (child tax credit). Todos os números vêm de informes que eles receberam, então preparar a declaração sozinhos com um software é um dos caminhos que o IRS lista. Com essa renda, eles estão acima do limite do Free File guiado, então usariam um software pago ou o Free File Fillable Forms, que tem cálculos limitados e não inclui declaração estadual. Um negócio em casa ou uma mudança para outro estado no meio do ano mudaria a resposta.

Um prestador de serviços com um IRA herdado

Um prestador de serviços recebe US$60.000 no Form 1099-NEC, com despesas que misturam uso pessoal e do negócio, e saca US$120.000 de um IRA herdado. Quais custos são do negócio, o imposto de autônomo (self-employment tax), uma possível multa por imposto estimado e as regras de saque da conta herdada dependem de fatos, não de campos do formulário. São perguntas para levar a um preparador habilitado, e o prestador de serviços reuniria os extratos do IRA, o 1099-NEC, os registros de despesas e os pagamentos estimados que fez.

Três anos sem declaração entregue e uma notificação de cobrança

Uma pessoa não entrega a declaração há três anos e recebe uma notificação de cobrança que mostra US$40.000 devidos. O Free File não prepara anos anteriores; como se atualizar está explicado em como colocar declarações atrasadas em dia. Entre os tipos de preparador da tabela acima, um CPA, enrolled agent ou advogado pode representar a pessoa em uma cobrança ou em um recurso, com o Form 2848; um preparador que tem apenas um registro do Annual Filing Season Program não pode.

E no seu caso?

• Vários anos de declarações não foram entregues: veja como colocar declarações atrasadas em dia e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Um preparador entregou uma declaração errada, ficou com a sua restituição ou não devolve seus documentos: veja quando um preparador entregou uma declaração errada.
• O IRS enviou uma carta propondo mais imposto (CP2000): veja como responder a um aviso de renda não declarada do IRS e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você herdou uma conta de aposentadoria: as regras de saque da Publication 590-B definem o imposto; obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você vendeu uma casa que já alugou: veja a exclusão na venda da residência e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você teve renda em dois estados: veja trabalho remoto e imposto de renda estadual e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você é autônomo ou prestador de serviços: veja pagamentos trimestrais de imposto estimado e obtenha ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Você se mudou para os EUA neste ano ou tem contas no exterior: veja primeiro ano como residente fiscal dos EUA e declaração de contas no exterior.
• Você mora no exterior sendo americano: veja como escolher um preparador de declarações para americanos no exterior.
• Você entrega declaração nos EUA e no Canadá: veja como encontrar um contador para questões entre os EUA e o Canadá e quando você precisa de um contador para questões entre os EUA e o Canadá.
• Você tem muitos investimentos em fundos com K-1s em vários estados: veja como escolher um CPA para muitos investimentos em fundos.
• Você precisa de um contador para uma empresa: veja como escolher um contador para uma startup, como trocar de contador ou fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.