CPA, enrolled agent o software: quién debe preparar sus impuestos

¿Debo preparar yo mismo mis impuestos o contratar a un CPA?

Usted puede preparar y presentar su propia declaración federal; ninguna ley exige un preparador de pago. El IRS enumera el software, Free File, los sitios de voluntarios, los formularios en papel y los profesionales de impuestos como formas de presentar. Quien la prepare, usted es legalmente responsable de lo que dice la declaración.

Hacerlo usted mismo es adecuado cuando cada cifra viene de un formulario que recibió (W-2, 1099-INT, 1098) y ninguna respuesta requiere criterio profesional. Un caso deja de ser sencillo cuando incluye:

• ingresos como trabajador independiente o contratista, con gastos personales y del negocio mezclados
• un retiro de una IRA heredada o de otra cuenta de jubilación
• la venta de una vivienda que alquiló alguna vez o que usó para un negocio
• ingresos en dos estados
• una mudanza a EE. UU. este año, o ingresos, cuentas o fondos fuera de EE. UU. (primer año como residente fiscal de EE. UU.; informe de cuentas en el extranjero)
• años anteriores sin presentar, o una carta del IRS que ya recibió

Reúna esto antes de decidir: sus dos últimas declaraciones, la transcripción de salarios e ingresos y el saldo de la cuenta de su cuenta en línea del IRS, y todos los formularios de impuestos que recibió este año.

¿Qué opciones gratuitas de presentación enumera el IRS?

El IRS ofrece tres vías gratuitas: el software guiado de Free File por debajo de un límite de ingresos, Free File Fillable Forms para cualquier nivel de ingresos y la preparación con voluntarios de VITA y TCE.

IRS Free File solo prepara la declaración del año en curso; los años vencidos requieren otra vía.

¿Qué no puede decidir por usted el software de impuestos?

El software de impuestos hace las operaciones con sus respuestas; no puede decidir los hechos que están detrás. Cada punto de abajo depende del criterio profesional, y una respuesta equivocada afecta toda la declaración.

Enrolled agent, CPA o abogado tributario: ¿cuál es la diferencia?

Cualquier persona con un Preparer Tax Identification Number (PTIN) del IRS puede preparar declaraciones a cambio de pago. La credencial define quién otorga la licencia al preparador y si puede representarlo ante el IRS.

Una credencial muestra quién puede representarlo, no si el preparador atiende con regularidad declaraciones como la suya. Pregunte qué formularios y situaciones prepara en cada temporada. Un CPA o un abogado también puede ofrecer servicios que van mucho más allá de las declaraciones de impuestos; algunos se especializan en impuestos y otros no.

¿Quién puede representarme en una auditoría, un aviso de cobro o una apelación?

Los CPA, los enrolled agents y los abogados pueden representarlo en cualquier asunto ante el IRS, incluidas las auditorías, los problemas de pago y cobro, y las apelaciones (Circular 230, 31 CFR 10.3; página de credenciales del IRS).

Un participante del Annual Filing Season Program solo puede representarlo durante el examen de una declaración que preparó y firmó, y solo ante agentes de ingresos, representantes de servicio al cliente, empleados similares del IRS y el Taxpayer Advocate Service. Según las instrucciones del Form 2848, ese preparador no puede comparecer ante oficiales de apelaciones ni oficiales de ingresos, no puede firmar por usted dispensas, acuerdos de cierre ni reclamaciones de reembolso, y no puede ampliar el plazo que tiene el IRS para determinar o cobrar el impuesto. Además, el preparador necesita un registro vigente del programa para el año en que firmó la declaración y para cada año en que lo represente. Un preparador que solo tiene un PTIN no puede representarlo en absoluto.

Según la sección 7525, el asesoramiento tributario de un CPA, de un enrolled agent o de otro profesional autorizado para ejercer ante el IRS puede tener la misma confidencialidad que el de un abogado, pero solo en un asunto tributario no penal ante el IRS o ante un tribunal federal, y nunca para la promoción escrita de refugios fiscales. Si una conversación está protegida, y cualquier duda sobre responsabilidad penal, corresponde a un abogado.

¿Cómo encuentro a un buen preparador de impuestos y verifico sus credenciales?

Busque en el directorio de preparadores federales del IRS y luego confirme la licencia de un CPA en la junta estatal de contabilidad o la situación de un abogado en el colegio de abogados del estado.

1. Busque en el directorio del IRS. Incluye a abogados, CPA, enrolled agents, enrolled retirement plan agents y actuarios inscritos con un PTIN vigente, además de los participantes del Annual Filing Season Program (IRS). Un preparador que solo tiene un PTIN no aparecerá.
2. Verifique la licencia y las sanciones disciplinarias. El IRS remite a las juntas estatales de contabilidad para los CPA y a los colegios de abogados del estado para los abogados. Algunos estados también registran a otros preparadores de pago; Nueva York, por ejemplo, exige un registro anual, salvo que el preparador sea abogado, CPA, contador público o enrolled agent.
3. Confirme que el preparador firmará. Un preparador de pago debe firmar la declaración e incluir un PTIN en la copia que se presenta ante el IRS (IRS).
4. Pregunte quién responde las cartas después de presentar. Pregunte si el preparador puede representarlo si el IRS le escribe y si seguirá disponible después de la fecha límite de abril. Como usted firma la declaración, pregunte también si puede explicársela en un idioma que usted lea.

¿Qué señales de alerta deben hacerme rechazar a un preparador de impuestos?

El IRS advierte contra el preparador que no quiere firmar la declaración, que condiciona sus honorarios a su reembolso o que quiere que el reembolso se le pague a él (advertencia sobre preparadores fantasma; consejos sobre preparadores):

• el preparador no quiere firmar la declaración ni incluir un PTIN (un «ghost preparer» o preparador fantasma)
• los honorarios son un porcentaje de su reembolso, o el preparador promete un reembolso mayor que el que otros pueden obtener
• el reembolso se depositará en la cuenta del preparador en lugar de la suya
• solo acepta efectivo y no entrega recibo
• le piden que firme una declaración en blanco o una declaración que no ha revisado
• el preparador ofrece presentar con su último talón de pago antes de que llegue su W-2, lo cual viola las reglas de presentación electrónica del IRS
• el preparador agrega ingresos, créditos o deducciones que usted no reconoce, o no hace preguntas ni pide documentos

¿Quién responde ante el IRS por lo que firma un preparador?

Usted. Los contribuyentes son responsables de cada partida de su declaración aunque la prepare otra persona, así que revise toda la declaración antes de firmar. El preparador debe entregarle una copia (sección 6107), y puede enfrentar una multa aparte según la sección 6694 por una subdeclaración causada por una posición irrazonable; esa multa no elimina su impuesto. Si un preparador ya presentó una declaración incorrecta, consulte cuando un preparador presentó una declaración incorrecta.

¿Cuánto debe cobrar un preparador de impuestos y qué encarece una declaración?

El IRS no fija ningún precio por preparar una declaración. Los honorarios suelen seguir el trabajo, y el trabajo crece con lo que contiene la declaración:

• cada Schedule o formulario adicional, como el Schedule C de un negocio, el Schedule E de un alquiler o los K-1 de una sociedad
• cada declaración estatal después de la primera
• declaraciones de años anteriores o declaraciones enmendadas
• documentos faltantes que hay que reconstruir a partir de estados de cuenta bancarios
• una carta o un aviso del IRS que hay que responder
• cuentas en el extranjero, ingresos del extranjero o la declaración de un segundo país

Pida un alcance por escrito que enumere las declaraciones, los formularios y los años incluidos, y lo que se cobra aparte. Para la cotización de la declaración de un estadounidense en el extranjero, consulte cómo elegir un preparador de impuestos para estadounidenses en el extranjero.

¿Qué debo llevar y qué acceso al IRS pedirá un preparador?

Lleve sus dos últimas declaraciones, todos los formularios que recibió y los documentos que respaldan cada deducción. Un preparador también puede pedirle que firme el Form 8821 o el Form 2848 para ver sus registros del IRS o hablar en su nombre.

Qué llevar:

• las dos últimas declaraciones federales y estatales
• de su cuenta en línea del IRS: la transcripción de salarios e ingresos, la transcripción de la cuenta, los pagos realizados (incluidos los impuestos estimados) y cualquier aviso
• todos los W-2, 1099, 1098 y K-1 del año
• documentos de los gastos del negocio, las donaciones de caridad y otras deducciones
• el ingreso bruto ajustado del año pasado o el PIN de autoselección, que la presentación electrónica usa para verificar su identidad cuando usted presenta por su cuenta; un preparador le pide que firme el Form 8879 para autorizar la declaración presentada por vía electrónica

El Form 2848 solo puede nombrar a una persona autorizada para ejercer ante el IRS. Un preparador que no cumple las reglas de representación aún puede usar el Form 8821 para ver sus registros.

¿Es demasiado tarde para contratar a un preparador y qué cambia una prórroga?

Si la fecha límite de abril no ha pasado, una prórroga presentada antes de esa fecha le da hasta el 15 de octubre para presentar, así que aún hay tiempo para contratar a alguien. No amplía el plazo para pagar. Si la fecha límite ya pasó, presente lo antes posible; si debe impuestos, las multas que se explican abajo corren cada mes.

Puede obtener la prórroga de tres maneras: presentar el Form 4868, usar IRS Free File (sin límite de ingresos para las prórrogas) o pagar en línea y marcar el pago como pago de prórroga. Estime su impuesto y pague lo que pueda a más tardar en la fecha límite. Según las instrucciones del Form 4868:

• los intereses corren sobre el impuesto no pagado desde la fecha de vencimiento original hasta que se pague
• la multa por pago tardío suele ser de 0.5% del impuesto no pagado por mes, hasta un máximo de 25%
• la multa por pago tardío no se cobra por el período de la prórroga si se pagó al menos 90% del impuesto final a más tardar en la fecha límite de abril, mediante retenciones, pagos estimados o un pago con la prórroga, y el resto se paga con la declaración presentada a tiempo dentro de la prórroga; los intereses siguen corriendo
• si presenta después de la fecha prorrogada, la multa por presentación tardía suele ser de 5% del impuesto adeudado por mes, hasta un máximo de 25%; en un mes en que se aplican ambas multas, la multa por presentación tardía se reduce por la de pago tardío, y una declaración con más de 60 días de retraso debe como mínimo una multa mínima que se fija cada año, o el saldo a pagar si es menor (sección 6651)

Un ciudadano o residente de EE. UU. que vive fuera del país en la fecha de vencimiento obtiene dos meses adicionales de forma automática; consulte cómo elegir un preparador de impuestos para estadounidenses en el extranjero.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Una pareja con salarios, una vivienda nueva y un bebé

Una pareja casada gana $150,000 en salarios, paga intereses hipotecarios que aparecen en el Form 1098 y tiene un recién nacido para el crédito tributario por hijos. Cada cifra viene de un formulario que recibieron, así que preparar la declaración ellos mismos con software es una de las vías que enumera el IRS. Con este ingreso superan el límite del software guiado de Free File, por lo que usarían software de pago o Free File Fillable Forms, que tiene cálculos limitados y no incluye declaración estatal. Un negocio en casa o una mudanza a otro estado durante el año cambiaría la respuesta.

Un contratista con una IRA heredada

Un contratista recibe $60,000 en el Form 1099-NEC, con gastos que mezclan uso personal y de negocio, y retira $120,000 de una IRA heredada. Qué gastos son del negocio, el impuesto por trabajo independiente, una posible multa por impuestos estimados y las reglas de retiro de la cuenta heredada dependen de los hechos, no de las casillas del formulario. Son preguntas para un preparador con credenciales, y el contratista reuniría los estados de cuenta de la IRA, el 1099-NEC, los documentos de gastos y los pagos estimados que haya hecho.

Tres años sin presentar y un aviso de cobro

Una persona no ha presentado su declaración durante tres años y recibe un aviso de cobro que indica US$40,000 adeudados. Free File no puede preparar años anteriores; cómo ponerse al día se explica en cómo regularizar declaraciones sin presentar. De los tipos de preparador de la tabla anterior, un CPA, un enrolled agent o un abogado puede representar a la persona en un cobro o una apelación mediante el Form 2848; un preparador que solo tiene el registro del Annual Filing Season Program no puede.

¿Su caso es distinto?

• Tiene años de declaraciones sin presentar: consulte cómo regularizar declaraciones sin presentar y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Un preparador presentó una declaración incorrecta, se quedó con su reembolso o no le devuelve sus documentos: consulte cuando un preparador presentó una declaración incorrecta.
• El IRS le envió una carta que propone más impuestos (CP2000): consulte cómo responder a un aviso del IRS por ingresos no declarados y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Heredó una cuenta de jubilación: las reglas de retiro de la Publication 590-B deciden el impuesto; obtenga ayuda con impuestos personales.
• Vendió una vivienda que alguna vez alquiló: consulte la exclusión por la venta de una vivienda y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Tuvo ingresos en dos estados: consulte trabajo remoto e impuesto estatal sobre la renta y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Es trabajador independiente o contratista: consulte pagos trimestrales de impuestos estimados y obtenga ayuda con impuestos personales.
• Se mudó a EE. UU. este año o tiene cuentas en el extranjero: consulte primer año como residente fiscal de EE. UU. y informe de cuentas en el extranjero.
• Vive en el extranjero como estadounidense: consulte cómo elegir un preparador de impuestos para estadounidenses en el extranjero.
• Presenta declaraciones en EE. UU. y en Canadá: consulte cómo encontrar a un contador transfronterizo y cuándo necesita un contador transfronterizo.
• Tiene muchas inversiones en fondos con K-1 en varios estados: consulte cómo elegir un CPA para muchas inversiones en fondos.
• Necesita un contador para una empresa: consulte cómo elegir un contador para una startup, cómo cambiar de contador o llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.