Como lançar reembolsos de clientes e fornecedores (não é renda)

Um reembolso no meu feed bancário é renda, e como o lanço como reembolso?

Um reembolso no seu feed bancário não é renda por si só. Um reembolso que você dá a um cliente reduz as suas vendas. Um reembolso que um fornecedor envia a você reduz a despesa ou a compra de onde ele veio. Nenhum dos dois é uma venda nova nem uma despesa nova (Publication 334; Publication 525). A exceção é o reembolso de um fornecedor por algo que você deduziu em um ano anterior: ele só é renda na medida em que aquela dedução reduziu o seu imposto, e esse caso é uma pergunta para o CPA (contador público habilitado).

Um feed bancário mostra só um depósito ou um pagamento, e a categoria sugerida costuma ser renda ou despesa. Em um feed, “crédito” significa dinheiro que entra, e por isso o reembolso de um fornecedor é marcado como renda. Em vez disso, associe a linha à fatura original. Um reembolso de fornecedor lançado como renda deixa a despesa original no lugar, então a renda e as despesas ficam as duas altas demais. Um reembolso de cliente lançado como despesa deixa as vendas altas demais. O lucro ainda pode parecer certo enquanto a receita bruta, as despesas e a comparação com o Form 1099-K (informe de pagamentos por cartão e plataformas) não estão.

Se você já lançou um reembolso como renda ou como despesa, mude essa linha no ano aberto: associe o depósito do fornecedor à fatura original como crédito de fornecedor (vendor credit), e o pagamento ao cliente à fatura original como nota de crédito. Se o ano está encerrado ou a declaração já foi entregue, não edite os lançamentos antigos; veja depósitos e despesas sem categoria.

O caso deixa de ser simples, e vale a revisão de um profissional, quando o reembolso atravessa a virada do ano, chega dentro de um repasse do processador de pagamentos, inclui imposto sobre vendas, ou deixa um Form 1099-K que não bate com a escrituração. Reúna a fatura original, a confirmação do reembolso ou do crédito, o relatório do processador e qualquer Form 1099-K.

Como lanço um reembolso que dou a um cliente, e onde ele aparece no Schedule C?

Emita uma nota de crédito ou um reembolso contra a fatura original, pelo valor total ou pela parte reembolsada. Uma nota de crédito é um aviso que reduz o que o cliente deve a você, ou mostra que você deve a ele, por uma devolução ou um desconto de preço. O pagamento do reembolso quita a nota de crédito, então o dinheiro que sai nunca é uma despesa. A Publication 334 trata os créditos concedidos por mercadoria devolvida, e outros abatimentos nas vendas, como deduções da receita bruta de vendas.

No Schedule C, informe os reembolsos como um número positivo na linha 2. Uma LLC de um único proprietário também entrega o Schedule C, a menos que tenha optado por ser tributada como corporação. A linha 2 abrange o reembolso em dinheiro ou em crédito por produtos devolvidos e o desconto de preço dado em vez disso (instruções do Schedule C). A receita bruta (linha 1) menos a linha 2 dá a receita líquida (linha 3). Um negócio de serviços segue o mesmo caminho: o lucro bruto dele é a receita líquida, que é a receita bruta menos reembolsos, descontos e outros abatimentos (Publication 334).

Uma corporação informa os reembolsos em dinheiro e em crédito na linha 1b do Form 1120 ou do Form 1120-S. Uma sociedade de pessoas tem uma linha 1b, “menos devoluções e abatimentos”, no Form 1065.

Se um produto devolvido volta para a prateleira, devolva-o ao estoque para que o custo das mercadorias vendidas também caia; reembolsar só o preço deixa o lucro baixo demais. Se você fica com uma taxa de reposição ao estoque (restocking fee), só o valor devolvido é reembolso. Isto é prática de escrituração.

Se a venda incluía imposto sobre vendas, divida o reembolso. Onde o imposto é cobrado do comprador e você o recolhe para o estado, só o preço reduz as vendas e a parte do imposto reduz o imposto sobre vendas a pagar (Publication 334). Onde o seu estado cobra o imposto de você, como vendedor, o imposto faz parte da sua receita bruta e as regras são outras; veja lançamentos contábeis do imposto sobre vendas. Se você pode recuperar imposto já enviado ao estado é questão da lei estadual: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Como lanço um reembolso que um fornecedor me envia?

Associe o depósito à fatura original com um crédito de fornecedor e mantenha-o fora das vendas e de outras rendas. O crédito de fornecedor é o lançamento que liga o reembolso, ou a nota de crédito do fornecedor, à fatura. O reembolso reduz a mesma conta de despesa para a qual a fatura foi lançada. Para mercadorias compradas para revenda, devoluções e abatimentos saem do total de compras (Publication 334). Quando o reembolso e a despesa caem no mesmo ano, o reembolso reduz a dedução e não é informado como renda (Publication 525).

Se o fornecedor fica com uma taxa de reposição ao estoque ou de cancelamento, só o que ele devolve reduz a fatura; a taxa continua sendo despesa. Se um reembolso chega a menos, depois de tarifas de transferência ou de uma mudança no câmbio, lance o reembolso contra a fatura e a diferença como tarifa bancária ou diferença cambial, não como renda. Isto é prática de escrituração.

Peça ao fornecedor uma nota de crédito ou uma confirmação de reembolso que indique a fatura e o valor.

Pagamos uma fatura de fornecedor duas vezes e ele reembolsou uma: o que eu lanço?

Veja como o segundo pagamento foi lançado e depois mantenha a despesa da fatura em um único valor e o reembolso fora da renda. A prova de pagamento, sozinha, não comprova uma dedução; a fatura mostra o custo que de fato ocorreu (Publication 583). Um segundo pagamento da mesma fatura não tem uma segunda fatura por trás.

1. Localize os dois pagamentos e a fatura única.
2. Peça ao fornecedor uma confirmação de reembolso ou de crédito que indique a fatura.
3. Se o segundo pagamento foi lançado como despesa, lance o reembolso como crédito contra essa despesa com o fornecedor. Se ele está registrado como um valor que o fornecedor deve a você, associe o reembolso a esse saldo; o lucro não muda. Nunca o lance como depósito em renda.
4. Se o fornecedor dá um crédito para a próxima fatura em vez de dinheiro, lance um crédito de fornecedor e aplique-o, para que o próximo pagamento seja menor.

Se o reembolso ainda estiver pendente no fim do ano, mantenha-o como um valor que o fornecedor deve a você. Se a duplicidade foi deduzida em uma declaração entregue e o reembolso chega em um ano posterior, vale o caso da dedução de um ano anterior, na próxima seção, que é uma pergunta para o CPA.

O reembolso chega em um ano depois da despesa: ele é renda então?

O reembolso de um fornecedor por uma despesa de um ano anterior só é renda na medida em que aquela dedução reduziu o seu imposto. Um empresário individual informa no Schedule C a recuperação de um item deduzido em um ano anterior, exceto a parte da dedução anterior que não reduziu o imposto. Se você exclui uma parte, a declaração precisa trazer um cálculo mostrando como (Publication 334; 26 USC 111). A recuperação conta no ano em que você a recebe, e um aumento em um prejuízo ou crédito levado adiante que veio da dedução conta como redução de imposto (Publication 525; 26 USC 111(c)). Um reembolso que reduz um custo que gerou um crédito fiscal pode, em vez disso, obrigar a devolver o crédito (26 USC 111(b)); isso é uma pergunta para o CPA.

Uma sociedade de pessoas informa a recuperação como outra renda (prejuízo) no Schedule K, linha 11, código J (seção 111); uma corporação S faz o mesmo no Schedule K, linha 10, código J (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S). Nas outras rendas de uma corporação C, linha 10 do Form 1120, constam as recuperações de créditos incobráveis deduzidos em anos anteriores; onde vai o reembolso de outra dedução é uma pergunta para o CPA, assim como o teste do benefício fiscal para os proprietários e o reembolso de equipamento ou de outro bem depreciado, que a regra de recuperação não cobre (Publication 334).

O lado do cliente é diferente. A Publication 525 diz que as suas regras de devolução de valores, inclusive a regra especial para devoluções grandes, não se aplicam a devoluções e abatimentos (Publication 525). Essa exclusão acompanha a lei do direito reclamado (claim of right), que deixa de fora deduções ligadas a vendas de estoque ou de bens mantidos para venda (26 USC 1341(b)(2)). O reembolso de honorários de serviços de um ano anterior pode exigir uma análise separada do direito reclamado. Como o reembolso da venda de um ano anterior aparece na declaração é uma pergunta para o CPA.

Estas regras de tempo seguem o regime de caixa, em que a renda conta quando é recebida e as despesas quando são pagas. No regime de competência, a renda conta no ano em que é ganha e as despesas no ano em que ocorrem (Publication 538). No regime de competência, um reembolso ou um desconto de preço em uma venda posterior geralmente vale para o imposto quando é pago, ou quando a venda posterior é reconhecida, e uma exceção para itens recorrentes pode mudar o ano (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Um reembolso perto do fim do ano é uma pergunta para o CPA. Veja regime de caixa ou de competência e faturas pagas no ano fiscal seguinte.

Como faço um reembolso parcial de uma fatura, ou dou uma nota de crédito ou um crédito em loja?

Lance um reembolso parcial do mesmo jeito que um total, só pela parte reembolsada. Crie uma nota de crédito desse valor contra a fatura; o pagamento do reembolso a quita. Um desconto de preço dado em vez de um reembolso também vai na linha 2 do Schedule C (instruções do Schedule C).

Na sua escrituração, uma nota de crédito reduz as vendas quando você a emite, e a Publication 334 trata créditos por mercadoria devolvida e outros abatimentos nas vendas como deduções da receita bruta de vendas (Publication 334). Um crédito em loja que só pode ser usado em compras futuras é diferente para fins de imposto: na escrituração no regime de competência, ele geralmente vale junto com a venda posterior (26 CFR 1.461-4(g)(3)), então peça que os créditos de fim de ano sejam conferidos com o seu método. Até o cliente usá-lo, ele é um valor que você deve a ele. Quando o cliente o gasta, lance a nova venda por inteiro e aplique o crédito como parte do pagamento, para que nenhum dinheiro seja lançado duas vezes. Como o saldo do crédito é lançado é prática comum de escrituração, não uma regra do IRS.

Por que o meu Form 1099-K não bate com a minha escrituração depois dos reembolsos?

Porque a caixa 1a é bruta por definição. Ela conta cada transação pelo valor total no dia em que ocorreu, sem ajuste para créditos, descontos, taxas, valores reembolsados, frete ou quaisquer outros valores (instruções do Form 1099-K). O IRS diz que um pagamento no formulário não é necessariamente renda tributável e orienta os beneficiários a conferir os próprios registros para esses itens (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Uma venda de dezembro reembolsada em janeiro continua, portanto, inteira no formulário de dezembro.

Para ligar o formulário à sua escrituração, comece pela caixa 1a e subtraia os valores reembolsados e os créditos. Para um empresário individual, são os valores da linha 2 do Schedule C. O resto da ponte, incluindo descontos, imposto sobre vendas, taxas e recebimentos que o formulário não mostra, está em como conciliar vendas e repasses. Se o próprio formulário está errado, ou traz o nome ou o número de identificação fiscal errado, veja um formulário fiscal de plataforma errado ou corrigido.

E se o reembolso vem descontado dentro de um repasse do processador ou volta como chargeback?

Um repasse pode chegar líquido de reembolsos e taxas, de modo que o feed bancário mostra um único depósito menor e nenhuma linha de reembolso. Lance as vendas brutas, os reembolsos e as taxas a partir do relatório do processador, para que o depósito feche com o valor líquido. Lançar o depósito líquido como vendas e ainda lançar o reembolso à parte conta o reembolso duas vezes.

Um chargeback (contestação de cobrança) é o emissor do cartão do cliente pegando o dinheiro de volta por meio do processador. É um processo das bandeiras de cartão, e as instruções do Form 1099-K não dizem nada sobre ele. Como a caixa 1a é apurada sem considerar valores reembolsados ou quaisquer outros valores, um chargeback provavelmente continua dentro do total do formulário. Como se lança uma contestação perdida depende do motivo da perda. Como conciliar vendas e repasses trata do método, e um chargeback grande, repetido ou de fim de ano é uma pergunta para o CPA.

Os relatórios de repasse variam conforme o processador. Para uma plataforma específica, veja os guias sobre repasses de processadores de pagamento, repasses de lojas online, depósitos de ponto de venda e relatórios de liquidação de marketplaces.

Que documentos eu guardo de um reembolso?

Guarde os documentos que sustentam cada lançamento. A Publication 583 lista notas de venda, contas pagas, faturas, recibos, comprovantes de depósito e cheques compensados como documentos de apoio da escrituração e da declaração (Publication 583).

Por quanto tempo guardar está em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um reembolso parcial em um pedido online

Uma loja online vende um pedido de US$1.500 e depois reembolsa US$300 por um item danificado. Ela emite uma nota de crédito de US$300 contra a venda e paga o reembolso. A venda líquida do pedido é de US$1.200, e o pagamento de US$300 não é despesa. O Form 1099-K do processador ainda conta os US$1.500 inteiros, então a escrituração fica US$300 abaixo da caixa 1a para esse pedido. O reembolso explica a diferença.

Uma fatura de fornecedor paga duas vezes

Um prestador de serviços paga duas vezes em março uma fatura de fornecedor de US$2.000 e lança os dois pagamentos como despesa. O fornecedor reembolsa US$2.000 em abril. Aplicado à mesma despesa com o fornecedor, o ano mostra US$2.000 de despesa e nenhuma renda extra. Se tivesse sido lançado como renda, a escrituração mostraria US$4.000 de despesa e US$2.000 de renda que nunca existiu.

A assinatura de um ano anterior reembolsada

Uma assinatura de software de US$500 foi deduzida no ano passado, no regime de caixa. Em fevereiro deste ano, o fornecedor a reembolsa. O reembolso não é descontado das despesas deste ano; é uma recuperação da dedução do ano passado. Se aquela dedução reduziu o imposto do ano passado, os US$500 são renda este ano. Se ela reduziu o imposto só em parte, só essa parte é renda; se não reduziu o imposto, nada é renda. Uma dedução que apenas aumentou um prejuízo levado adiante ainda conta como redução de imposto. A declaração do ano passado e os registros de prejuízo levado adiante decidem qual caso é o seu, então um CPA faz o cálculo.

E no seu caso?

• Os reembolsos estão dentro de repasses de processadores e os depósitos nunca fecham com as vendas: comece por como conciliar vendas e repasses e depois leve os relatórios dos processadores para a ajuda com a escrituração contábil.
• O seu Form 1099-K está muito acima da escrituração e os reembolsos não explicam: veja como conciliar vendas e repasses, ou um formulário fiscal de plataforma errado ou corrigido se o próprio formulário parece errado; se a diferença continuar, leve-a para a ajuda com a escrituração contábil.
• Um reembolso atravessa dois anos fiscais ou desfaz uma dedução que você tomou antes: veja regime de caixa ou de competência e leve a declaração anterior e as planilhas de prejuízo levado adiante para a ajuda com a escrituração contábil.
• Uma declaração entregue contou um reembolso como renda, ou deixou um de fora: veja como retificar uma declaração por erros de despesas do negócio, para um empresário individual, ou como corrigir uma declaração de empresa já entregue, para uma sociedade de pessoas ou corporação S, e leve a declaração e a escrituração para a ajuda com a escrituração contábil para corrigir as duas juntas.
• O imposto sobre vendas já foi recolhido sobre vendas reembolsadas, ou um fornecedor o cobrou por engano: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas, imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração e certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas; se a escrituração nunca refletiu os reembolsos, leve as declarações para a ajuda com a escrituração contábil.
• Você reembolsou um depósito ou um adiantamento (retainer) antes de o trabalho ser feito, ou pagou um reembolso de uma conta pessoal ou app: como um depósito é lançado depende de ele ter sido contado como renda quando chegou, e um reembolso pago de uma conta pessoal também precisa mostrar que o proprietário o financiou; veja faturas pagas no ano fiscal seguinte e leve os registros para a ajuda com a escrituração contábil.
• Outros itens do feed bancário parecem renda e não são: veja feeds bancários não são conciliação e depósitos e despesas sem categoria, e a ajuda com a escrituração contábil se meses desses itens precisam de revisão.
• Meses de reembolsos nunca foram lançados: veja como atualizar uma escrituração atrasada e a ajuda com a escrituração contábil.