Imposto sobre vendas de artesanato, obras sob encomenda e feiras

Preciso cobrar imposto sobre vendas de itens artesanais?

Em geral, sim. Ser artesanal não é isenção na Califórnia, no Texas, em Minnesota nem em Nova York: cada estado tributa a venda pelo tipo de item e pelo local da venda, não por quem o fez. A Califórnia diz que o vendedor de itens novos ou artesanais precisa de permissão mesmo vendendo só por um período. O Texas diz que a isenção para vendas ocasionais não alcança artistas e artesãos que fazem itens para vender. Minnesota tributa a maior parte das artes e do artesanato, incluindo pinturas, cerâmica e joias, mas não a maior parte das roupas. Nova York lista os itens de artesanato como tributáveis e diz que o vendedor de itens tributáveis em uma feira de artesanato por ano ainda precisa se registrar. Nova York isenta do imposto estadual as roupas e os calçados com preço abaixo de US$110 por item, mas o imposto local continua valendo, a menos que o condado ou a cidade também os isente (TB-ST-122).

Vender em um evento de outro estado costuma exigir a permissão desse estado, mesmo por um fim de semana; veja a seção sobre permissão mais abaixo.

O caso deixa de ser simples quando você já vendeu em eventos sem permissão, um estado lhe enviou uma carta, você vende em eventos de vários estados, faz obras sob encomenda, envia para compradores de outros estados, vende online além de presencialmente, vende por meio de uma corporação, ou os relatórios de dinheiro, cartão e marketplace de um evento não batem. Se você já vendeu sem permissão ou um estado lhe escreveu, leia primeiro a seção sobre vendas em feiras sem permissão, mais abaixo. Cada estado decide quais itens são tributáveis e o que conta como presença no estado. Roupas e alimentos podem seguir regras separadas.

Reúna antes de decidir:

• Cada evento: datas, endereço, cidade e condado, e o que você vendeu.
• Vendas por evento, divididas em vendas tributáveis, isentas e para revenda (vendas a um comprador que vai revender o item e lhe entrega um certificado de revenda).
• Obras sob encomenda: a fatura, o endereço de entrega e como a peça foi entregue.
• Pedidos online por estado de destino e relatórios de marketplace que mostrem o imposto cobrado.
• Qualquer permissão, carta ou aviso de um estado ou de um organizador de evento.

Esta página analisa cinco estados. O estado onde você mora e o estado de cada evento definem suas próprias regras de itens, permissões e prazos. Consulte-as no site do departamento de receita do estado e registre-se onde você vai vender antes da primeira venda.

Um estande conta como presença significativa em outro estado?

Sim, na Califórnia e no Texas, os estados analisados nesta página: cada um trata um ponto de venda temporário como presença no estado, por mais curto que seja o evento. O Texas conta um ponto temporário, como um quiosque, um empregado ou representante que vende ou recebe pedidos, e entregas em veículos que você tem ou aluga. A Califórnia conta um escritório permanente ou temporário, uma sala de vendas ou outro local físico de negócios, e um representante que recebe pedidos.

A Califórnia limita a obrigação contínua quando a única presença física do vendedor no estado é a atividade em convenções e feiras comerciais, como a lei tributária federal a define, com duração de 15 dias ou menos em qualquer período de 12 meses e com $100.000 ou menos de renda líquida dessa atividade no ano-calendário anterior. As vendas na feira e os pedidos recebidos lá continuam tributáveis, e as vendas acima do limite da Califórnia também contam (RTC 6203). Pergunte à CDTFA se a sua feira se enquadra.

Fora disso, a presença elimina a proteção de um limite de vendas (o valor de vendas para um estado acima do qual o vendedor remoto precisa cobrar o imposto ali): a orientação dos estados do Streamlined Sales Tax diz que o vendedor com presença física deve se registrar, seja qual for o valor das vendas. Limites: limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado. Presença e marketplaces: onde você precisa cobrar imposto sobre vendas.

Preciso de permissão em outro estado para um fim de semana em uma feira ou convenção?

Em geral, sim, no estado onde o evento acontece. Um evento curto não cria, por si só, uma exceção na Califórnia nem no Texas, mas alguns estados isentam certos expositores de feiras comerciais; por isso, leia a página do estado do evento.

Receber pedidos conta. O Texas e a Califórnia alcançam os pedidos recebidos em um evento, mesmo que os produtos sejam enviados depois. Os outros estados definem seus próprios formulários, limites de eventos e prazos. Para um estado que não está na lista, pesquise no site do departamento de receita dele por "special event" ou "temporary vendor" e pergunte ao organizador o que o estado exige dos vendedores.

Como funciona a permissão de vendedor temporário: custo, local e prazo?

Cada estado define suas próprias regras: a Califórnia emite uma permissão temporária gratuita, o Texas usa a permissão comum e Washington emite um certificado para cada evento. Na Califórnia, a permissão de vendedor temporário é gratuita e cobre um local de venda por 90 dias ou menos (CDTFA).

• Registre-se online com uma data de início e de término para cada local, com até 90 dias de antecedência da data de início.
• Uma permissão pode listar vários locais somente se eles funcionarem no mesmo período de 90 dias. Não é possível acrescentar um local depois.
• O vendedor que já tem permissão para um estabelecimento permanente registra, em vez disso, uma subpermissão para cada local temporário (Publication 111).
• A declaração vence no último dia do mês seguinte àquele em que o local fecha. Um local que fecha em janeiro tem a declaração vencendo no fim de fevereiro.

A CDTFA descreve as permissões temporárias como emitidas para pessoas físicas sem estabelecimento permanente; por isso, uma corporação ou sociedade de pessoas deve perguntar à CDTFA qual registro se aplica.

No Texas é diferente. O guia do Texas sobre feiras não descreve uma permissão temporária separada: o vendedor de fora que opera ali temporariamente precisa da permissão comum, que não tem taxa de solicitação. Você cobra 6,25% de imposto estadual mais até 2% de imposto local, na alíquota do local do evento, e o recibo deve mostrar o imposto ou informar que ele está incluído. As declarações vencem no dia 20 do mês seguinte ao período de apuração, e quem tem a permissão entrega a declaração mesmo sem vendas; a declaração atrasada acrescenta $50 mesmo sem imposto devido, e o imposto pago com atraso acrescenta uma multa de 5% (1 a 30 dias) ou 10% (mais de 30 dias), além de juros (Comptroller). Quando você terminar no Texas e não planejar mais vendas lá, pode encerrar a permissão; até então, as declarações continuam vencendo (Publication 96-211).

O organizador da feira cobra o imposto sobre vendas ou eu?

Em geral, é você, com a sua própria permissão. O papel do organizador é conferir as permissões ou, em alguns estados, cobrar o imposto dos vendedores que não têm uma.

• Texas: o promotor de um evento também é vendedor. Ele deve cobrar e repassar o imposto das vendas tributáveis de vendedores sem permissão ativa, por isso pede a permissão a cada vendedor. Em um mercado com caixa central, o mercado cobra o imposto e cada vendedor informa o que o mercado vendeu em seu nome como vendas totais, não como vendas tributáveis (Publication 96-211).
• Califórnia e Minnesota: o organizador deve verificar o seu registro antes de alugar o espaço para você; por isso, espere precisar mostrar o número da sua permissão (Publication 111; Fact Sheet 148).

As taxas de aluguel de espaço de estande não são tributadas no Texas (Publication 96-211) nem em Minnesota. Minnesota tributa o aluguel de equipamentos, como expositores de estande (Fact Sheet 148). A conferência do organizador não substitui a sua permissão nem a sua declaração. Espere que peçam o número da sua permissão, o nome e o endereço da sua empresa e uma descrição do que você vende.

Uma peça personalizada ou sob encomenda é tributada como produto ou como serviço?

Depende do estado, e os estados analisados nesta página tributam a peça pronta. O Texas lista a produção de obras de arte entre os trabalhos que resultam em um item tributável e tributa a cobrança pela fabricação de um produto mesmo quando o cliente fornece os materiais (Publication 96-259). O guia da Califórnia para artistas gráficos diz que as cobranças por obras de arte em geral são tributáveis quando entregues em forma tangível, exceto a arte preliminar cedida só para revisão e aprovação, e que o trabalho de criar a arte final é tributável mesmo quando o cliente fornece os materiais (Publication 37). Esse guia trata de arte feita para fins comerciais; por isso, confirme com a CDTFA como ele se aplica a uma encomenda de belas-artes. Minnesota lista pinturas, esculturas e caricaturas entre as artes e o artesanato tributáveis (Department of Revenue).

Nos estados analisados nesta página, a pergunta é se o comprador recebe uma peça tangível. Uma peça tangível é tributada ali como produto, e o trabalho de fazê-la faz parte da cobrança tributável. A Califórnia exclui a arte preliminar cedida só para revisão e aprovação. Outros estados podem tratar o trabalho personalizado como serviço não tributável; por isso, leia a regra do estado de entrega antes de informar um preço.

Se você precisa cobrar o imposto sobre uma obra entregue em um estado depende das regras de envio mais abaixo. Entregar a peça pessoalmente muda isso: o Texas considera a entrega em veículos que você tem ou aluga como exercício de atividade empresarial no estado (Publication 94-108). Quando o vendedor não cobra, o comprador pode dever o imposto de uso (o mesmo imposto, devido pelo comprador quando o vendedor não o cobrou): o comprador do Texas deve imposto de uso sobre itens tributáveis comprados de um vendedor que não cobra o imposto do Texas.

E as peças que envio para compradores de outros estados e as vendas em marketplaces?

Os envios dependem de limites e de quanto tempo dura a presença do evento; as vendas em marketplaces dependem de quem cobra. O vendedor sem presença em um estado geralmente só cobra ali depois de passar o limite de nexus econômico desse estado, e cada estado define o seu. A presença pode durar mais que o evento: Washington conta a presença física no ano-calendário atual ou no imediatamente anterior (RCW 82.04.067); por isso, pergunte a cada estado de evento por quanto tempo a obrigação dura. Veja limites de nexus econômico do imposto sobre vendas por estado, Texas e Califórnia.

Duas armadilhas pegam os vendedores de eventos:

• Um limite protege apenas as vendas remotas. Um estande no estado é presença; por isso, vendas online abaixo do limite não eliminam a obrigação de ter permissão para o evento.
• Um marketplace cobra apenas nos próprios pedidos. A Califórnia diz que o vendedor de marketplace cujas vendas no varejo são todas facilitadas por um operador de marketplace registrado (o site que cuida do pagamento e cobra o imposto) em geral não precisa se registrar, mas vendas diretas que nenhum marketplace facilita podem exigir uma permissão (CDTFA). Vendas no seu próprio estande são vendas diretas. O Texas também só dispensa o vendedor de marketplace de cobrar nas vendas que o provedor de marketplace certificou que cobra (Comptroller).

Quando a venda deixa de ser ocasional?

Nos estados abaixo, as regras de venda ocasional foram escritas para quem se desfaz de itens pessoais, e as linhas da Califórnia e do Texas dizem que raramente ou nunca alcançam quem faz produtos para vender.

O que devo registrar em cada evento?

O imposto sobre vendas que você cobra não é receita sua; ele é devido ao estado. Registre-o como passivo, separado das vendas, para cada evento. Se os preços do seu estande já incluem o imposto, separe primeiro as vendas isentas e depois divida os valores tributáveis recebidos em cada alíquota por 1 mais essa alíquota para obter as vendas; o restante é imposto.

Trate cada evento como um conjunto próprio de números, porque a permissão, o local e a alíquota seguem o evento. Para cada um, registre:

• O nome do evento, as datas, o endereço e a cidade e o condado ou distrito. As alíquotas variam por local; por isso, use a consulta de alíquotas do estado para o local do evento.
• O número da permissão ou da subpermissão e as informações do vendedor, por escrito, que você deu ao organizador (na Califórnia, o formulário CDTFA-410-D).
• As vendas brutas, divididas em vendas tributáveis, isentas e para revenda, com o imposto cobrado e a alíquota usada.
• Os pedidos recebidos para entrega posterior, com o estado de entrega.
• Os relatórios da maquininha de cartão e do aplicativo de pagamento do evento, conferidos com a contagem do dinheiro.
• Califórnia: se o local é uma feira estadual designada (state-designated fairground). Essas vendas vão em uma linha própria da declaração; não há imposto adicional (CDTFA).

Guarde as faturas das obras sob encomenda com o endereço e o método de entrega, e os relatórios de marketplace que mostrem o imposto cobrado por estado. O vendedor de marketplace da Califórnia que está registrado ainda informa as vendas totais e pode deduzir as facilitadas (CDTFA). O Texas exige que os registros de imposto sobre vendas e de uso sejam guardados por pelo menos 4 anos (Comptroller).

O imposto que você cobra pertence ao estado. No Texas, ele é mantido em trust, e o proprietário, diretor ou gerente que controla o repasse e deixa de fazê-lo de propósito é pessoalmente responsável (Tax Code 111.016). A Califórnia faz o mesmo quando uma empresa fecha com imposto não pago (RTC 6829).

Já vendi em feiras sem permissão: e agora?

O imposto não pago sobre vendas tributáveis em eventos geralmente continua devido, e o Texas diz que o vendedor que opera sem permissão pode receber multa. Estes fatos decidem como as vendas passadas em eventos são tratadas:

1. Cada evento, com suas datas, vendas, estado e condado.
2. Se o organizador cobrou imposto sobre as suas vendas, algo que o promotor do Texas deve fazer em relação ao vendedor sem permissão.
3. Se algum estado já entrou em contato com você.

Os programas de divulgação de alguns estados só aceitam o vendedor que o estado ainda não contatou; por isso, o que você fizer primeiro pode mudar o que você deve. Os requisitos, os períodos retroativos e a ordem das etapas estão em como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado. As vendas feitas em um estande na Califórnia estão sujeitas ao imposto sobre vendas da Califórnia, que o programa de divulgação de imposto de uso para vendedores de fora do estado da Califórnia exclui (CDTFA).

Um estado e poucos eventos podem ser resolvidos a partir da sua lista. Vários estados, eventos sem registros ou uma carta já recebida costumam exigir um profissional, porque a ordem das etapas pode decidir se um programa de divulgação ainda está aberto.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos.

Cerâmica em uma feira de três dias em Austin

Um ceramista do Oregon vende US$8.000 em cerâmica em uma feira de artesanato de três dias em Austin. O Oregon não tem imposto sobre vendas, mas isso não decide esta venda. O estande é um ponto temporário no Texas; por isso, o ceramista precisa de uma permissão do Texas, que não tem taxa de solicitação, e cobra na alíquota do local do evento, aqui presumida em 8,25%: US$8.000 × 8,25% = US$660. O ceramista entrega a declaração do Texas do período e encerra a permissão depois da última venda no Texas.

Uma obra sob encomenda entregue no Texas

Um pintor do Colorado aceita uma encomenda de US$2.400 de um comprador no Texas. O Texas lista a produção de obras de arte como trabalho tributável; por isso, a venda é tributável: cerca de US$198, a uma alíquota presumida de 8,25%. Se o pintor enviar a peça, não tiver presença no Texas e estiver abaixo do safe harbor (porto seguro) do Texas para vendedores remotos, em geral ele não cobra, e o comprador geralmente deve os US$198 como imposto de uso. Se o pintor entregar a peça em um veículo pessoal ou vender em uma feira do Texas, o Texas o trata como exercendo atividade empresarial; por isso, ele precisa de uma permissão e cobra o imposto.

Uma feira de quatro dias na Califórnia

Um joalheiro da Flórida, cujas vendas para a Califórnia ficam abaixo dos limites do estado, vende US$6.000 em quatro dias em uma feira na Califórnia. A Califórnia exige permissão para artesanato vendido, mesmo que brevemente. O joalheiro registra uma permissão de vendedor temporário gratuita, com as datas de início e de término da feira, e cobra na alíquota local: a alíquota-base de 7,25% resulta em US$435, mais qualquer imposto distrital. Se a feira terminar em março, a declaração vence até 30 de abril.

E no seu caso?

• Você vendeu em eventos sem permissão, enviou para muitos estados ou recebeu uma carta de um estado: cada estado define suas próprias regras de permissão, declaração e período retroativo, e um programa de divulgação pode se fechar depois que o estado faz contato. Quais estados você deve, quais permissões obter, como declarar as vendas passadas em eventos e como acompanhar o imposto em cada evento daqui para a frente dependem dos seus registros. Comece por como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado; os registros por evento e por estado fazem parte do trabalho de escrituração contábil.
• Você vende em eventos de vários estados todo ano, ou as vendas de evento, de cartão e de marketplace não batem entre si: alíquotas, permissões e declarações seguem cada evento; por isso, os registros também precisam seguir. Veja escrituração contábil para registros de eventos e de imposto sobre vendas.
• Você vende por meio de uma corporação ou LLC: uma permissão em um estado pode trazer também dúvidas sobre o imposto de renda ou de franquia desse estado. Veja nexus do imposto sobre vendas versus nexus do imposto de renda e, para o Texas, imposto sobre vendas do Texas para vendedores de fora do estado e franchise tax do Texas.
• Você mora fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você envia do seu próprio checkout ou de uma loja em marketplace: veja onde você precisa cobrar imposto sobre vendas e escrituração contábil para lojas em marketplaces.
• Você precisa do lado do imposto de renda das suas vendas: um estado também pode alcançar a renda de um vendedor de fora do estado. Veja imposto de renda de vendedores online.
• Você precisa do custo do que produz: veja custo das mercadorias vendidas em produtos artesanais e, para insumos sem imposto para revenda, certificados de revenda.