Impuesto sobre las ventas: artesanías, arte por encargo y ferias

¿Tengo que cobrar impuesto sobre las ventas por artículos hechos a mano?

Por lo general, sí. Hacer algo a mano no es una exención en California, Texas, Minnesota ni Nueva York: cada estado grava la venta según el tipo de artículo y el lugar donde se vende, no según quién lo fabricó. California indica que quien vende artículos nuevos o artesanales necesita un permiso aunque venda solo de forma temporal. Texas indica que su exención por ventas ocasionales no alcanza a artistas ni artesanos que fabrican artículos para vender. Minnesota grava la mayoría de las artes y artesanías, como pinturas, cerámica y joyería, pero no la mayoría de la ropa. Nueva York clasifica las artesanías como artículos gravados e indica que quien vende artículos gravados en una feria de artesanías una sola vez al año igual debe registrarse. Nueva York exime del impuesto estatal la ropa y el calzado con precio inferior a $110 por artículo, pero el impuesto local sigue vigente salvo que el condado o la ciudad también lo exima (TB-ST-122).

Vender en un evento de otro estado suele exigir el permiso de ese estado, aunque sea por un solo fin de semana; vea la sección sobre permisos más abajo.

Su caso deja de ser sencillo si ya vendió en eventos sin permiso, si un estado le envió una carta, si vende en eventos de varios estados, si acepta encargos, si envía a compradores de otros estados, si vende en línea además de en persona, si vende por medio de una corporación, o si los informes de efectivo, tarjeta y marketplace de los eventos no coinciden. Si ya vendió sin permiso o un estado le escribió, lea primero la sección sobre ventas en ferias sin permiso, más abajo. Cada estado decide qué artículos están gravados y qué cuenta como presencia en su territorio. La ropa y los alimentos pueden seguir reglas aparte.

Reúna esto antes de decidir:

• Cada evento: fechas, dirección, ciudad y condado, y qué vendió.
• Las ventas de cada evento, divididas en ventas gravadas, exentas y de reventa (ventas a un comprador que revenderá el artículo y le entrega un certificado de reventa).
• Encargos: la factura, la dirección de entrega y cómo se entregó la pieza.
• Los pedidos en línea por estado de destino y los informes de marketplace que muestran el impuesto cobrado.
• Cualquier permiso, carta o aviso de un estado o de un organizador de eventos.

Esta página analiza cinco estados. Su estado de residencia y el estado de cada evento fijan sus propias reglas sobre artículos, permisos y plazos. Búsquelas en el sitio del departamento de ingresos del estado y regístrese donde va a vender antes de la primera venta.

¿Un puesto cuenta como presencia significativa en otro estado?

Sí en California y Texas, los estados que analiza esta página: cada uno trata un lugar de venta temporal como presencia en el estado, por breve que sea el evento. Texas cuenta un lugar temporal como un quiosco, un empleado o representante que vende o toma pedidos, y la entrega en vehículos propios o arrendados. California cuenta una oficina permanente o temporal, una sala de ventas u otro lugar físico de negocios, y un representante que toma pedidos.

California limita la obligación continua cuando la única presencia física del vendedor en el estado son actividades de convenciones y ferias comerciales, según las define la ley federal, que duran 15 días o menos en cualquier período de 12 meses y generan $100,000 o menos de ingreso neto en el año calendario anterior. Las ventas en la feria y los pedidos tomados allí siguen gravados, y las ventas que superan el umbral de California también cuentan (RTC 6203). Pregunte a la CDTFA si su feria califica.

Fuera de ese caso, tener presencia elimina la protección de un umbral de ventas (el monto de ventas a un estado a partir del cual un vendedor remoto debe cobrar el impuesto allí): la guía de los estados del Streamlined Sales Tax indica que un vendedor con presencia física debe registrarse sin importar el monto de sus ventas. Umbrales: umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado. Presencia y marketplaces: dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Necesito un permiso en otro estado por un fin de semana en una feria o convención?

Por lo general, sí, en el estado donde se realiza el evento. Un evento corto no crea por sí solo una excepción en California ni en Texas, pero algunos estados eximen a ciertos expositores de ferias comerciales; por eso conviene leer la página del estado del evento.

Tomar pedidos también cuenta. Texas y California alcanzan los pedidos tomados en un evento, aunque la mercancía se envíe después. Otros estados fijan sus propios formularios, límites por evento y plazos. Para un estado que no aparece aquí, busque en el sitio de su departamento de ingresos «special event» o «temporary vendor» y pregunte al organizador qué exige el estado a los vendedores.

¿Cómo funciona el permiso de vendedor temporal: costo, ubicación y fecha de vencimiento?

Cada estado fija sus propias reglas: California emite un permiso temporal gratuito, Texas usa su permiso regular y Washington emite un certificado por cada evento. En California, el permiso de vendedor temporal es gratuito y cubre un lugar de venta por 90 días o menos (CDTFA).

• Regístrese en línea con una fecha de inicio y una de cierre para cada lugar, hasta 90 días antes de la fecha de inicio.
• Un permiso puede incluir varios lugares solo si funcionan dentro del mismo período de 90 días. No se puede agregar un lugar después.
• Quien ya tiene un permiso para un establecimiento permanente registra en cambio un subpermiso para cada lugar temporal (Publication 111).
• La declaración vence el último día del mes siguiente a aquel en que cierra el lugar. Si un lugar cierra en enero, la declaración vence a fines de febrero.

La CDTFA describe los permisos temporales como emitidos a personas físicas sin un establecimiento permanente; por eso una corporación o una sociedad de personas debe preguntar a la CDTFA qué registro le corresponde.

Texas funciona distinto. Su guía de ferias no describe un permiso temporal aparte: un vendedor de otro estado que opera allí de forma temporal necesita el permiso regular, que no tiene cargo por solicitud. Usted cobra el impuesto estatal de 6.25% más hasta 2% de impuesto local, a la tasa del lugar del evento, y el recibo debe mostrar el impuesto o indicar que está incluido. Las declaraciones vencen el día 20 del mes siguiente al período del informe, y quien tiene un permiso debe presentarla aunque no haya tenido ventas; una declaración tardía suma $50 aunque no haya impuesto adeudado, y el impuesto pagado tarde suma una multa de 5% (de 1 a 30 días) o de 10% (más de 30 días), además de intereses (Comptroller). Cuando termina en Texas y no planea más ventas allí, puede cerrar el permiso; hasta entonces, las declaraciones siguen venciendo (Publication 96-211).

¿Quién cobra el impuesto sobre las ventas: el organizador de la feria o yo?

Por lo general, usted, con su propio permiso. La tarea del organizador es verificar los permisos o, en algunos estados, cobrar el impuesto a los vendedores que no tienen uno.

• Texas: un promotor de eventos también es vendedor. El promotor debe cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas gravadas de los vendedores sin permiso activo, por eso pide un permiso a cada vendedor. En un mercado con caja central, el mercado cobra el impuesto y cada vendedor informa lo que el mercado vendió por él como ventas totales, no como ventas gravadas (Publication 96-211).
• California y Minnesota: el organizador debe verificar su registro antes de alquilarle un espacio, así que prepárese para mostrar su número de permiso (Publication 111; Fact Sheet 148).

El cargo por el espacio del puesto no está gravado en Texas (Publication 96-211) ni en Minnesota. Minnesota sí grava el alquiler de equipos, como los exhibidores de un puesto (Fact Sheet 148). La verificación del organizador no reemplaza su permiso ni su declaración. Prepárese para que le pidan su número de permiso y para dar el nombre y la dirección de su negocio y una descripción de lo que vende.

¿Una pieza personalizada o por encargo se grava como un producto o como un servicio?

Depende del estado, y los estados que analiza esta página gravan la pieza terminada. Texas incluye la producción de obras de arte entre la mano de obra que da como resultado un artículo gravado, y grava el cargo por fabricar un producto aunque el cliente aporte los materiales (Publication 96-259). La guía de California para artistas gráficos indica que los cargos por obras de arte por lo general están gravados cuando se entregan en forma tangible, salvo el arte preliminar prestado solo para revisión y aprobación, y que la mano de obra para crear arte terminado está gravada aunque el cliente aporte los materiales (Publication 37). Esa guía cubre obras de arte hechas con fines comerciales; por eso confirme con la CDTFA cómo se aplica a un encargo de arte plástico. Minnesota incluye pinturas, esculturas y caricaturas entre las artes y artesanías gravadas (Department of Revenue).

En los estados que analiza esta página, la pregunta es si el comprador recibe una pieza tangible. Allí una pieza tangible se grava como producto, y la mano de obra para hacerla forma parte del cargo gravado. California exceptúa el arte preliminar prestado solo para revisión y aprobación. Otros estados pueden tratar el trabajo personalizado como un servicio no gravado, así que lea la regla del estado de entrega antes de cotizar un precio.

Si debe cobrar por un encargo entregado en un estado depende de las reglas de envío que aparecen más abajo. Entregar la pieza usted mismo cambia eso: Texas considera que la entrega en vehículos propios o arrendados es dedicarse a un negocio allí (Publication 94-108). Cuando el vendedor no cobra, el comprador puede deber el impuesto sobre el uso (el mismo impuesto, que debe el comprador cuando el vendedor no lo cobró): un comprador de Texas debe el impuesto sobre el uso por artículos gravados comprados a un vendedor que no cobra el impuesto de Texas.

¿Qué pasa con las piezas que envío a compradores de otros estados y con las ventas por marketplace?

Los envíos dependen de los umbrales y de cuánto dura la presencia del evento; las ventas por marketplace dependen de quién cobra. Un vendedor sin presencia en un estado por lo general cobra allí solo después de superar el umbral de nexo económico de ese estado, y cada estado fija el suyo. La presencia puede durar más que el evento: Washington cuenta la presencia física del año calendario actual o del inmediatamente anterior (RCW 82.04.067), así que pregunte a cada estado de evento cuánto dura su obligación. Vea umbrales de nexo económico del impuesto sobre las ventas por estado, Texas y California.

Dos trampas afectan a los vendedores de eventos:

• Un umbral protege solo las ventas remotas. Un puesto en el estado es presencia, así que las ventas en línea por debajo del umbral no cancelan la obligación de tener permiso por el evento.
• Un marketplace cobra solo en sus propios pedidos. California indica que un vendedor en un marketplace cuyas ventas minoristas son todas facilitadas por un facilitador de marketplace registrado (el sitio que administra el pago y cobra el impuesto) por lo general no necesita registrarse, pero las ventas directas que ningún marketplace facilita pueden requerir un permiso (CDTFA). Las ventas en su propio puesto son ventas directas. Texas también libera al vendedor de un marketplace de cobrar solo en las ventas que el proveedor del marketplace certificó que cobra (Comptroller).

¿Cuándo dejan de ser ocasionales mis ventas?

En los estados de la tabla, las reglas de venta ocasional están escritas para quien se deshace de artículos personales, y las filas de California y Texas indican que rara vez o nunca alcanzan a quien fabrica productos para vender.

¿Qué debo registrar en cada evento?

El impuesto sobre las ventas que usted cobra no es su ingreso; se lo debe al estado. Regístrelo como un pasivo, aparte de las ventas, en cada evento. Si los precios de su puesto incluyen el impuesto, aparte primero las ventas exentas y luego divida los cobros gravados a cada tasa entre 1 más esa tasa para obtener las ventas; el resto es impuesto.

Trate cada evento como un conjunto de cifras aparte, porque el permiso, el lugar y la tasa del impuesto dependen del evento. De cada uno, registre:

• El nombre del evento, las fechas, la dirección y la ciudad y el condado o distrito. Las tasas varían según el lugar, así que use la herramienta de consulta de tasas del estado para el recinto.
• El número de permiso o subpermiso y la información escrita del vendedor que entregó al organizador (en California, el formulario CDTFA-410-D).
• Las ventas brutas, divididas en ventas gravadas, exentas y de reventa, con el impuesto cobrado y la tasa usada.
• Los pedidos tomados para entrega posterior, con el estado de entrega.
• Los informes del lector de tarjetas y de la aplicación de pagos del evento, conciliados con el conteo de efectivo.
• California: si el recinto es un recinto ferial designado por el estado. Esas ventas van en su propia línea de la declaración; no se debe impuesto adicional (CDTFA).

Conserve las facturas de los encargos con la dirección y el método de entrega, y los informes del marketplace que muestran el impuesto cobrado por estado. Un vendedor de marketplace de California que está registrado igual informa las ventas totales y puede deducir las facilitadas (CDTFA). Texas exige conservar los registros del impuesto sobre las ventas y el uso por al menos 4 años (Comptroller).

El impuesto que usted cobra pertenece al estado. En Texas se mantiene en fideicomiso, y un propietario, ejecutivo o gerente que controla el pago y deja de pagarlo a propósito es personalmente responsable (Tax Code 111.016). California hace lo mismo cuando un negocio cierra con impuesto sin pagar (RTC 6829).

Ya vendí en ferias sin permiso: ¿qué hago ahora?

El impuesto sin pagar sobre las ventas gravadas de eventos por lo general se sigue debiendo, y Texas indica que un vendedor que opera sin permiso puede recibir una multa. Estos datos determinan cómo se manejan las ventas pasadas de eventos:

1. Cada evento, con sus fechas, ventas, estado y condado.
2. Si el organizador cobró impuesto sobre sus ventas, algo que un promotor de Texas debe hacer por un vendedor sin permiso.
3. Si un estado ya se comunicó con usted.

Los programas de divulgación de algunos estados están abiertos solo a un vendedor que el estado aún no ha contactado, así que lo que haga primero puede cambiar lo que debe. Los requisitos, los períodos retroactivos y el orden de los pasos están en cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado. Las ventas hechas en un puesto de California están sujetas al impuesto sobre las ventas de California, que el programa de divulgación de California para el impuesto sobre el uso de vendedores de otros estados excluye (CDTFA).

Un estado y unos pocos eventos se pueden resolver con su propia lista. Varios estados, eventos sin registros o una carta ya recibida suelen requerir a un profesional, porque el orden de los pasos puede decidir si un programa de divulgación sigue abierto.

Ejemplo

Las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Cerámica en una feria de tres días en Austin

Una ceramista de Oregon vende $8,000 en cerámica en una feria de artesanías de tres días en Austin. Oregon no tiene impuesto sobre las ventas, pero eso no decide esta venta. El puesto es un lugar temporal en Texas, así que la ceramista necesita un permiso de Texas, que no tiene cargo por solicitud, y cobra a la tasa del recinto, que aquí se supone de 8.25%: $8,000 × 8.25% = $660. La ceramista presenta la declaración de Texas del período y cierra el permiso después de la última venta en Texas.

Un encargo entregado en Texas

Un pintor de Colorado acepta un encargo de $2,400 de un comprador en Texas. Texas incluye la producción de obras de arte entre la mano de obra gravada, así que la venta está gravada: unos $198 a una tasa supuesta de 8.25%. Si el pintor envía la pieza, no tiene presencia en Texas y está por debajo del puerto seguro de Texas para vendedores remotos, por lo general no cobra, y el comprador por lo general debe los $198 como impuesto sobre el uso. Si el pintor entrega la pieza en un vehículo personal o vende en una feria de Texas, Texas lo considera dedicado a un negocio allí, así que necesita un permiso y cobra.

Una feria de cuatro días en California

Un joyero de Florida, cuyas ventas a California se mantienen por debajo de los umbrales, vende $6,000 durante cuatro días en una feria de California. California exige un permiso por las artesanías vendidas aunque sea brevemente. El joyero registra un permiso de vendedor temporal gratuito con las fechas de inicio y cierre de la feria y cobra a la tasa local: la tasa base de 7.25% da $435, más cualquier impuesto de distrito. Si la feria cierra en marzo, la declaración vence el 30 de abril.

¿Su caso es distinto?

• Usted vendió en eventos sin permiso, envió a muchos estados o llegó una carta de un estado: cada estado fija sus propias reglas de permiso, declaración y período retroactivo, y un programa de divulgación puede cerrarse una vez que el estado hizo contacto. Los estados que debe, los permisos que debe obtener, cómo informar las ventas pasadas de eventos y cómo llevar el impuesto de cada evento de ahora en adelante dependen de sus registros. Empiece por cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado; los registros por evento y por estado son trabajo de contabilidad.
• Usted vende en eventos de varios estados cada año, o las ventas de eventos, tarjeta y marketplace no coinciden entre sí: las tasas, los permisos y las declaraciones dependen de cada evento, así que los registros también deben hacerlo. Vea contabilidad para registros de eventos y del impuesto sobre las ventas.
• Usted vende por medio de una corporación o una LLC: un permiso en un estado también puede traer preguntas sobre el impuesto sobre la renta o de franquicia de ese estado. Vea nexo del impuesto sobre las ventas frente a nexo del impuesto sobre la renta y, para Texas, impuesto sobre las ventas de Texas para vendedores de otros estados y impuesto de franquicia de Texas.
• Usted reside fuera de EE. UU.: vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas.
• Usted envía desde su propia tienda en línea o desde una tienda en un marketplace: vea dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas y contabilidad para tiendas en marketplaces.
• Usted necesita la parte del impuesto sobre la renta de sus ventas: un estado también puede alcanzar el ingreso de un vendedor de otro estado. Vea impuesto sobre la renta para vendedores en línea.
• Usted necesita calcular el costo de lo que fabrica: vea costo de los bienes vendidos de productos hechos a mano y, para comprar insumos sin impuesto para revender, certificados de reventa.