Nexus de imposto sobre vendas e de imposto de renda nos estados

O nexus de imposto sobre vendas cria nexus de imposto de renda?

Não automaticamente. Nexus é uma ligação com um estado forte o bastante para que ele possa exigir que uma empresa entregue declarações e pague impostos ali (Minnesota Revenue). Um estado avalia o nexus de imposto sobre vendas e o nexus de imposto de renda ou de franquia por regras separadas.

O nexus de imposto sobre vendas decorre de presença física ou de vendas suficientes para o estado, desde que a decisão Wayfair da Suprema Corte permitiu que os estados exijam a cobrança de vendedores remotos (Texas Comptroller). O nexus de imposto de renda e de franquia segue a regra própria de cada estado. A Public Law 86-272 pode impedir o imposto estadual sobre a renda líquida (um imposto sobre o lucro) de um vendedor cuja única atividade no estado é receber pedidos de mercadorias, mas mesmo assim o estado ainda pode exigir uma declaração ou cobrar um imposto mínimo ou um imposto sobre a receita bruta (um imposto sobre as vendas). Mapear onde cada teste se aplica é a primeira tarefa; os detalhes da entrega estão em imposto de renda de empresas em outros estados.

O seu caso não é simples se qualquer um destes pontos for verdadeiro:

• Você acabou de se registrar, ou está para se registrar, para o imposto sobre vendas em um estado e ninguém verificou se também é devida ali uma declaração de renda, de franquia ou de receita bruta.
• O estado enviou um questionário ou um aviso sobre nexus, ou um ano anterior pode exigir uma declaração.
• Você vende serviços ou itens digitais, não só mercadorias físicas.
• Um empregado, ou um prestador de serviços que não é um representante de vendas com vários clientes, trabalha no estado, ou mercadorias suas estão lá, inclusive em um centro de logística de marketplace.
• O estado cobra um imposto de franquia (imposto que alguns estados cobram pelo direito de operar uma empresa) ou um imposto sobre a receita bruta, e não só um imposto sobre a renda líquida, ou uma licença ou um registro ali dá início a um imposto ou a uma declaração próprios.
• Mais de um estado, ou mais de um ano, está em aberto.

Reúna as vendas por estado e por mês, onde as pessoas trabalharam e o que fizeram, onde as mercadorias ficaram guardadas, a data de cada registro ou licença e onde a entidade foi constituída e onde cada proprietário mora.

Como o nexus de imposto sobre vendas e o nexus de imposto de renda se diferenciam?

O nexus de imposto sobre vendas decide quem cobra o imposto dos clientes. O nexus de imposto de renda ou de franquia decide se a própria empresa entrega declaração e paga imposto. Eles se baseiam em leis diferentes, contam coisas diferentes e têm limites federais diferentes.

Para saber onde começa o teste de imposto sobre vendas de um estado, veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Quando um estado pode me obrigar a cobrar imposto sobre vendas, mas não tributar o meu lucro?

A Public Law 86-272 limita o imposto estadual sobre a renda líquida, e o imposto sobre vendas não é um imposto sobre a renda líquida. A lei define esse termo como qualquer imposto cobrado sobre a renda líquida ou medido por ela (15 U.S.C. 383).

Um estado não pode cobrar imposto sobre a renda líquida da renda do comércio entre estados quando as três condições a seguir são cumpridas (15 U.S.C. 381):

1. A única atividade empresarial no estado é solicitar pedidos de venda de bens móveis tangíveis (mercadorias).
2. Os pedidos são enviados para fora do estado para serem aprovados ou recusados.
3. Os pedidos aprovados são atendidos por envio ou entrega de fora do estado.

A lei não se aplica a uma corporação constituída no estado que cobra o imposto nem a uma pessoa física residente ou com domicílio ali (15 U.S.C. 381). Ela é avaliada um ano fiscal de cada vez: uma atividade não protegida em qualquer momento do ano elimina a proteção do ano inteiro, a menos que a atividade seja insignificante (de minimis); uma atividade feita com regularidade ou por política da empresa normalmente não é insignificante (declaração da Multistate Tax Commission, FTB Publication 1050).

Segundo a declaração da Multistate Tax Commission, uma loja virtual que só lista mercadorias, recebe o pagamento e envia de fora do estado continua protegida, e texto ou fotos estáticos não são uma atividade no estado. Cookies que coletam dados de busca para planejar o estoque ou escolher novos produtos eliminam a proteção; cookies só do carrinho de compras, não. Essa declaração descreve como os estados que a apoiam aplicam a lei, e o Congresso não atualizou a lei para as vendas online (declaração da Multistate Tax Commission). Confira a posição do estado de destino.

O que a Public Law 86-272 não protege?

A Public Law 86-272 não protege serviços, itens alugados ou licenciados, mercadorias mantidas no estado, trabalho no estado além de receber pedidos nem qualquer imposto que não seja um imposto sobre a renda líquida.

A Califórnia ilustra a última linha: um vendedor protegido está isento de impostos baseados na renda líquida, mas ainda pode estar fazendo negócios ali e ser obrigado a entregar declaração e pagar os valores aplicáveis (California FTB). No exemplo do órgão, um vendedor protegido pela internet, com vendas mas sem bens nem folha de pagamento na Califórnia, deve entregar uma declaração e pagar o imposto mínimo ($800), mas não está sujeito ao imposto de franquia sobre a sua renda (California FTB). Para impostos sobre a receita bruta, como o de Washington, veja impostos sobre a receita bruta em outros estados.

Posso dever imposto de renda em um estado onde não cobro imposto sobre vendas?

Sim. Os dois impostos incidem sobre coisas diferentes, então pode existir a obrigação de imposto de renda sem a de imposto sobre vendas.

• Estoque em um depósito de marketplace. Um marketplace pode cobrar o imposto sobre vendas das suas vendas, e mesmo assim as mercadorias guardadas para você no centro de logística dele encerram a proteção da Public Law 86-272 naquele estado (tabela acima).
• Serviços. Minnesota afirma que qualquer serviço recebido ali pode ser tributado, mesmo prestado remotamente, e cria nexus (Minnesota Revenue).
• Um estado sem imposto sobre vendas. Montana não tem um imposto geral sobre vendas, então não há nada a cobrar (Montana DOR). Mesmo assim, em geral qualquer atividade feita ali que não seja solicitar vendas de mercadorias tangíveis cria nexus e a obrigação de entregar declaração (Montana DOR). Veja nexus de imposto sobre vendas em Montana.

Registrado para o imposto sobre vendas em outro estado: a licença ou o registro da LLC cria nexus de imposto de renda?

Registrar-se para fazer negócios não encerra, por si só, a proteção da Public Law 86-272, mas alguns estados ligam um imposto ou uma declaração a um registro ou a uma licença, então teste cada um.

• Proteção federal. Apenas registrar-se ou habilitar-se para fazer negócios em um estado, sem mais nada, não faz perder a proteção da Public Law 86-272; buscar um benefício adicional da lei estadual por meio de uma atividade não protegida, como proteger um nome empresarial, faz perder (declaração da Multistate Tax Commission, FTB Publication 1050). A declaração trata do registro para fazer negócios; ela não menciona licenças de imposto sobre vendas.
• Califórnia. Toda corporação, C ou S, constituída, registrada ou que faz negócios ali deve pagar o imposto mínimo de franquia de $800; uma corporação recém-constituída ou habilitada em geral é dispensada no primeiro ano fiscal (California FTB: corporações C, corporações S). Uma LLC deve o imposto anual de $800 se for organizada ou fizer negócios ali, e entrega o Form 568 se estiver registrada ou fizer negócios ali, mesmo sem atividade na Califórnia. Uma LLC tributada como corporação segue as regras das corporações (California FTB: LLC, instruções do Form 568). Veja imposto mínimo da Califórnia e taxa da LLC.
• Texas. Presume-se que uma entidade tributável estrangeira com uma licença de imposto de uso do Texas tem nexus de imposto de franquia. A entidade que afasta a presunção ainda tem nexus a partir da data mais antiga entre a sua presença física e o primeiro dia do período contábil federal em que a sua receita bruta no Texas atinge o limite do imposto de franquia. A Public Law 86-272 não se aplica ao imposto de franquia do Texas (Texas Register: Rule 3.586). Veja imposto de franquia do Texas.

Registrar a própria entidade é uma questão separada; veja registrar-se em outro estado.

Os estados usam limites em dólares para o nexus de imposto de renda como fazem para o imposto sobre vendas?

Alguns usam e outros não, e o número do imposto de renda muitas vezes difere do número do imposto sobre vendas dentro de um mesmo estado.

Os limites de atividade empresarial da Califórnia são valores em dólares, corrigidos todo ano, para vendas, bens e folha de pagamento, ou qualquer um deles acima de 25% do total. Use os valores do ano fiscal em questão da tabela do FTB; se esse ano ainda não foi divulgado, não reutilize o valor de um ano anterior (California FTB).

O Texas usa $500.000 para os dois impostos, mas um teste olha os doze meses-calendário anteriores e o outro um período contábil federal, então não leve uma contagem do imposto sobre vendas para uma decisão sobre imposto de renda.

A Multistate Tax Commission recomenda um padrão modelo: há nexus se os bens no estado passam de $50.000, a folha de pagamento passa de $50.000, as vendas passam de $500.000, ou qualquer um dos três passa de 25% do total. É uma recomendação, não a lei de todos os estados, então ficar abaixo dela não é um safe harbor, e os valores dela são corrigidos pela inflação (declaração da Multistate Tax Commission). O limite de imposto sobre vendas de cada estado está em limites de imposto sobre vendas por estado.

O que devo mapear depois de me registrar para o imposto sobre vendas em um novo estado?

Monte uma grade por estado e por mês, começando pelas primeiras vendas a clientes ali, pelo trabalho feito ou recebido ali, pelos bens ou pelo registro. Inclua a atividade remota de antes de qualquer presença física ou licença.

Depois, para cada estado:

1. Leia a página de nexus de imposto de renda e de franquia desse estado para ver se há um limite em dólares, uma regra sobre serviços e um questionário.
2. Marque quais impostos se aplicam à empresa: renda líquida, franquia, receita bruta.
3. Marque cada ano como em aberto ou sem declaração entregue e anote qualquer aviso recebido.

O relatório de vendas por estado que alimenta essa grade é montado em como acompanhar as vendas por estado para o nexus.

Como descubro a minha situação quando não tenho certeza?

Comece pela página de nexus do próprio estado; alguns estados também decidem o caso por um questionário de atividades.

• Minnesota. Uma corporação C, uma corporação S ou uma sociedade de pessoas preenche o Form C101 se vende produtos ou tem atividade empresarial em Minnesota, ou o Form C102 se vende ou presta serviços a clientes de Minnesota. O estado analisa o formulário e decide sobre o nexus (Minnesota Revenue). O programa de divulgação voluntária do estado oferece uma retrospectiva limitada e possível alívio de multas, aceita pedidos anônimos e exclui a empresa que já está sob análise ou que o departamento já contatou (Minnesota Revenue).
• Montana. Uma entidade que ainda tem dúvidas depois de ler as regras de Montana pode enviar o Nexus Questionnaire (Form NEXUS); um auditor de nexus o analisa e o departamento dá uma decisão (Montana DOR).

Se anos anteriores podem estar sem declaração entregue, esclareça os fatos de todos os anos em aberto e confira se você pode usar a divulgação voluntária antes de enviar um questionário que identifique a empresa. Outros estados podem usar outros processos; consulte o departamento de receita do próprio estado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Mercadorias enviadas da Flórida para Minnesota

Uma loja da Flórida envia US$400.000 em mercadorias por ano para Minnesota. Ela não tem equipe, estoque nem escritório em Minnesota, recebe só pedidos pela internet, envia todos os pedidos para a Flórida para aprovação ou recusa e atende os pedidos aceitos com envio a partir da Flórida. Essas vendas estão acima do limite de Minnesota para vendedores remotos, então o imposto sobre vendas de Minnesota se aplica se forem vendas no varejo. A Public Law 86-272 pode impedir um imposto de Minnesota sobre a renda líquida, porque a única atividade em Minnesota é solicitar pedidos de mercadorias enviadas de fora. Se a loja também responde com regularidade a chats de clientes sobre o uso dos produtos, ou usa cookies para planejar o estoque, a declaração da Multistate Tax Commission trata isso como uma atividade não protegida no estado do cliente, e a proteção pode ser perdida em todo aquele ano fiscal.

Serviços cobrados do Oregon para Minnesota

Uma corporação S de consultoria do Oregon cobra US$200.000 de clientes de Minnesota a partir de um home office no Oregon. Minnesota afirma que um serviço recebido ali cria nexus, e a Public Law 86-272 cobre mercadorias, não serviços. A corporação S precisa verificar se Minnesota exige uma declaração dela, e o questionário de serviços de Minnesota (Form C102) é o meio de pedir uma decisão. Se o imposto sobre vendas de Minnesota se aplica ao trabalho é outra questão; o teste do imposto de renda não espera por ela.

Um empregado em casa na Califórnia

Um vendedor tem um empregado que recebe pedidos e faz reparos em garantia de uma casa na Califórnia. A Califórnia lista reparos e trabalho no estado além de receber pedidos como atividades não protegidas e trata empregados que vendem e fazem serviços de garantia de casa como fazendo negócios ali, mesmo dentro dos seus limites em dólares. Tanto o imposto sobre vendas da Califórnia quanto uma declaração de imposto de renda da Califórnia podem precisar de revisão para o período em que o empregado trabalhou ali.

E no seu caso?

• Você se registrou, ou está para se registrar, para o imposto sobre vendas em um novo estado e não sabe se também é devida ali uma declaração de renda, de franquia ou de receita bruta, neste ano ou antes: uma atividade não protegida que seja mais que insignificante elimina a proteção só para mercadorias no ano fiscal inteiro, e um estado pode ligar uma declaração a um registro ou a uma licença. Preencha a grade acima e veja a ajuda com impostos de corporação para testar cada estado e cada ano em aberto.
• Um estado enviou a você um questionário ou um aviso sobre nexus: veja a ajuda com impostos de corporação antes de responder.
• Uma declaração estadual de renda ou de franquia nunca foi entregue em um ano anterior: veja como regularizar declarações de empresa não entregues. Pergunte sobre o programa de divulgação voluntária do estado antes que o estado entre em contato com você; o de Minnesota exclui a empresa que ele já contatou ou está analisando.
• A sua escrituração contábil ainda não mostra vendas, equipe e estoque por estado e por mês: veja como acompanhar as vendas por estado para o nexus e peça ajuda com escrituração contábil.
• O imposto sobre vendas não foi cobrado onde era devido: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você tem uma licença de imposto de uso do Texas ou uma entidade lá, ou o estado cobra um imposto sobre a receita bruta: veja imposto de franquia do Texas ou impostos sobre a receita bruta em outros estados.
• Um empregado trabalha em outro estado: veja empregados em outro estado.
• Você é empresário individual, proprietário de uma LLC, ou uma sociedade de pessoas ou corporação S com proprietários em estados diferentes: a Public Law 86-272 cobre qualquer pessoa, não só corporações (15 U.S.C. 381), mas as regras de cada estado decidem quais declarações da entidade e dos proprietários são devidas. Veja imposto de renda de empresas em outros estados.
• Você é um vendedor canadense que envia mercadorias para os EUA: a lei federal cobre apenas o comércio entre estados, então não protege você, a menos que um estado escolha aplicá-la ao comércio com outros países (declaração da Multistate Tax Commission). Veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas; para estoque em um depósito nos EUA, veja vendedores canadenses com estoque nos EUA.