Alíquota do imposto sobre vendas: seu endereço ou o do cliente?

Cobro a minha alíquota de imposto sobre vendas ou a alíquota local do cliente?

Cobre cada venda na alíquota que a regra de localização da venda (sourcing rule) do estado indicar, e não uma alíquota única em todas as faturas. Essa regra diz em qual endereço a venda é tributada. Cada estado escreve a sua; por isso, não existe uma resposta nacional. O estado de destino usa o endereço de entrega do cliente. O estado que localiza a venda no vendedor usa o local do vendedor. O registro para o imposto sobre vendas vale para um estado; ele não faz da alíquota do seu endereço a alíquota certa para todos os clientes.

O que torna um caso mais complexo:

• Mais de um estado. Cada estado localiza a venda pelas suas próprias regras.
• Camadas locais. Dentro de um mesmo estado, dois clientes podem dever alíquotas diferentes, porque cidades, condados e distritos acrescentam o próprio imposto.
• Software que já cobra uma única alíquota em muitas faturas. Alguns clientes pagaram a mais e outros a menos, e as declarações já entregues trazem valores errados. Na Califórnia, por exemplo, o imposto cobrado a mais em uma fatura não compensa o cobrado a menos em outra (veja abaixo). Cada fatura precisa ser conferida com as regras do seu próprio estado.

Reúna uma exportação de todas as faturas com o endereço de entrega, o imposto cobrado e a data; os estados em que você está registrado; as declarações entregues; e as configurações de imposto do seu software de faturamento ou de loja.

O que significam localização pela origem e pelo destino?

A localização pelo destino tributa a venda no local onde o cliente a recebe. A localização pela origem a tributa no local do vendedor. Alguns estados misturam as duas. Dos três estados mostrados, Nova York usa o destino. O imposto local sobre vendas do Texas é baseado na origem para o vendedor que tem estabelecimento no Texas, com imposto local de uso somado no endereço de entrega quando a alíquota dele é maior. O imposto distrital da Califórnia segue o endereço de entrega quando o vendedor exerce atividade empresarial ali.

O imposto de uso é o complemento do imposto sobre vendas: o comprador o deve sobre produtos armazenados ou usados pela primeira vez em um local onde a venda não foi tributada na alíquota desse local, e o vendedor obrigado a cobrá-lo o soma à fatura como o imposto sobre vendas (District Taxes).

O Streamlined Sales and Use Tax Agreement, que os estados-membros seguem, localiza a venda de produtos no local do vendedor se o comprador os recebe ali e, caso contrário, no local onde o comprador os recebe, incluindo as instruções de entrega que o vendedor conhece. Uma transportadora que guarda os produtos para o comprador não conta como o comprador que os recebe. Um estado-membro com impostos locais pode, sob certas condições, localizar uma venda feita dentro do estado no local onde o vendedor recebe o pedido (Streamlined Sales and Use Tax Agreement, seções 310, 310.1 e 311).

Nova York, Texas e Califórnia não são membros do acordo (Streamlined Sales Tax Governing Board). Os estados de fora escrevem suas próprias regras, incluindo regras de origem que este guia não mostra. Leia a orientação do departamento de receita do seu estado antes de presumir qualquer um dos métodos.

Como Nova York define a alíquota de uma venda entregue?

Nova York é um estado de destino: o ponto de entrega, ou o ponto em que o vendedor transfere a posse ao comprador, determina a alíquota (New York Tax Department). A alíquota combinada é a alíquota estadual de 4% mais qualquer alíquota local de uma cidade, condado ou distrito escolar. As vendas tributáveis no Metropolitan Commuter Transportation District, que é a cidade de Nova York e sete condados vizinhos, somam 0,375% (TB-ST-825).

• Produtos enviados recebem a alíquota do local de entrega; por isso, um envio para a casa do cliente usa a alíquota dessa casa.
• Produtos levados da loja recebem a alíquota da loja, mesmo que o comprador os use em outro condado (TB-ST-825).
• Serviços recebem a alíquota do local em que o serviço é prestado ou em que o bem que recebeu o serviço é entregue (TB-ST-825).
• Vendas entregues fora de Nova York são isentas do imposto de Nova York (New York Tax Department).

Como o Texas trata o imposto local do vendedor com estabelecimento no Texas e do vendedor que envia de fora?

O Texas localiza o imposto local no estabelecimento do vendedor ou no endereço de entrega, conforme onde o pedido é recebido e atendido. O Texas cobra imposto estadual de 6,25% mais imposto local limitado a 2%; por isso, o máximo que o vendedor pode cobrar é 8,25% (Publication 94-105).

Em geral, o imposto local sobre vendas segue o estabelecimento do vendedor, e o imposto local de uso segue o local em que o cliente guarda ou usa o item. O Comptroller define estabelecimento como um local operado para vender itens tributáveis, onde o pessoal de vendas recebe três ou mais pedidos por ano-calendário de clientes que não sejam empregados, prestadores de serviços e afiliadas. Um site, servidor ou domínio não conta. Um armazém que só envia não conta, a menos que atenda ao critério.

A tabela segue a Publication 94-105, de abril de 2022. Por uma medida liminar acordada, o Comptroller não está aplicando, enquanto durar a contestação na Justiça, a disposição que trata os pedidos não recebidos pelo pessoal de vendas como recebidos fora de um estabelecimento. A publicação não diz se a medida liminar continua em vigor; por isso, confirme com o Comptroller as quatro linhas do meio antes de se apoiar nelas em pedidos que nenhum vendedor atende, como o checkout de um site.

Quando a venda é localizada em um local do Texas, o vendedor também cobra o imposto local de uso se o local de entrega tem alíquota local maior que esse local, mas somente um imposto de uso cuja alíquota inteira caiba no limite de 2%; ele não pode cobrar parte de um para preencher o espaço. Os impostos de uso elegíveis são aplicados nesta ordem: cidade, condado, distrito de finalidade especial, autoridade de transporte. O vendedor não pode cobrar um imposto local de uso de um tipo para o qual já cobra imposto local sobre vendas (Publication 94-105).

O que o vendedor remoto que envia para o Texas cobra, e qual é a alíquota local única?

O vendedor remoto cobra o imposto estadual de uso do Texas mais o imposto local de uso do local para onde o pedido é enviado ou entregue, ou pode optar por uma alíquota local única de 1,75% para o ano fiscal tratado nesta página (Texas Comptroller: vendedores remotos). Vendedor remoto é o vendedor de fora do estado cuja única atividade no Texas é a oferta à distância, como por site, telefone ou catálogo. A alíquota única poupa a busca do endereço, mas pode ser maior ou menor que a alíquota do local de entrega.

Quem deve cobrar (o vendedor remoto com menos de $500.000 de receita no Texas nos doze meses anteriores não precisa), quando a cobrança começa, quem pode usar a alíquota única e como optar por ela estão em imposto sobre vendas do Texas para vendedores de fora do estado.

Como a Califórnia trata o imposto distrital quando envio para um distrito?

A Califórnia acrescenta o imposto distrital de uso no endereço de entrega quando o vendedor exerce atividade empresarial nesse distrito. A alíquota-base estadual é 7,25%, e a maioria das áreas soma impostos distritais por cima (informações de alíquotas da CDTFA).

• Vendedor localizado em um distrito. O imposto distrital sobre vendas se aplica às suas vendas, exceto para produtos enviados, conforme o contrato de venda, para um local fora do distrito para uso ali (Publication 44, local da venda).
• Envio para outro distrito. O envio em geral não está sujeito ao imposto distrital sobre vendas do próprio vendedor. O vendedor deve cobrar o imposto de uso do distrito de destino se exerce atividade empresarial nesse distrito (vendas entre distritos).
• Atividade empresarial no distrito. O vendedor acima do limite da Califórnia para vendedores remotos exerce atividade empresarial em todo distrito que cobra imposto distrital. O vendedor com escritório, armazém, estoque ou representante em um distrito exerce atividade empresarial ali. O limite e o que conta para ele estão em imposto sobre vendas da Califórnia para vendedores de fora do estado (impostos distritais).
• Estoque na Califórnia. Se o estoque é a única presença do vendedor de fora do estado na Califórnia, ele é tratado como varejista da Califórnia e a venda é localizada no local de onde os produtos são enviados. Se esse local fica em um distrito, o imposto distrital sobre vendas pode se aplicar (local da venda).
• Qual alíquota. Use a alíquota do local de entrega dos produtos, e não uma alíquota única para todas as vendas na Califórnia. A CDTFA não aceita uma alíquota única ou média, e uma alíquota acima da real gera reembolso de imposto em excesso (impostos distritais).
• Declaração do comprador. O vendedor não precisa cobrar o imposto de uso de um distrito sobre produtos entregues no endereço residencial ou comercial principal do comprador fora desse distrito se aceitar, de boa-fé, uma declaração assinada que atenda à Regulation 1823.4 (vendas entre distritos).
• Vendedor sem atividade empresarial no distrito. O vendedor ainda informa e paga o imposto na alíquota estadual. O comprador em geral informa e paga o imposto distrital de uso da Califórnia. O vendedor pode cobrá-lo como cortesia se discriminar o imposto na fatura e o informar (impostos distritais; vendas entre distritos).

Como encontro a alíquota exata de um endereço?

Pesquise o endereço completo na ferramenta do próprio estado, e não apenas o CEP (ZIP code). Use o endereço que a regra do estado indica: o endereço de entrega em uma venda de destino, o estabelecimento ou o local de atendimento em uma venda de origem no Texas (uma consulta só pelo endereço de entrega não dá a alíquota certa do Texas para todos os pedidos). A ferramenta de cada estado devolve a alíquota e a jurisdição de um endereço.

As alíquotas mudam em datas de vigência publicadas; por isso, uma alíquota certa no trimestre passado pode não estar certa agora (CDTFA).

Como faço meu software de faturamento cobrar a alíquota do endereço de entrega?

Abra as configurações de imposto do software e veja de onde vem a fonte da alíquota. Como a plataforma define a alíquota é uma configuração própria dela; por isso, use as páginas de ajuda para os passos. Ela deve seguir a regra de localização da venda de cada estado, que pode usar o endereço de entrega, o local em que o pedido foi recebido ou atendido, ou uma alíquota única escolhida pelo vendedor. Quatro pontos a conferir:

• Nas vendas de destino, ele usa o endereço de entrega do cliente, e não o seu endereço nem o endereço de cobrança do cliente. Nas vendas de origem ou mistas, como a de um vendedor do Texas com estabelecimento, ele usa o local do vendedor que o estado indica, mais qualquer imposto de uso de destino.
• Ele usa o endereço completo, e não apenas o CEP.
• Ele não volta ao seu próprio endereço quando o campo de entrega está em branco.
• Nenhum cadastro de cliente tem alíquota ou isenção fixa que se sobreponha à alíquota do endereço, a menos que esteja ali de propósito.

Teste com endereços de exemplo em cada estado para o qual você vende, incluindo um pedido enviado para um endereço diferente do de cobrança. Compare o resultado com a consulta do estado (ou com a alíquota única, se um vendedor remoto do Texas optou por ela) e guarde, em cada fatura, a jurisdição e a alíquota usadas.

Quais vendas meu registro cobre: posso cobrar onde não estou registrado?

O registro permite cobrar o imposto sobre vendas localizadas no estado que o emitiu. Ele não define o imposto de um cliente em outro estado e não diz se você precisa se registrar lá. Um Certificate of Authority de Nova York dá o direito de cobrar o imposto de Nova York (TB-ST-360). Como Nova York isenta as vendas entregues fora do estado (New York Tax Department), o imposto de Nova York em geral não se aplica a produtos entregues a um cliente em outro estado. O local em que o comprador toma posse faz parte do critério.

Se esse vendedor deve cobrar no estado do cliente é outra questão. O vendedor remoto é, em geral, o vendedor sem presença física em um estado que vende para entrega nele, e precisa se registrar quando suas vendas para esse estado chegam ao limite. O vendedor também pode se registrar antes, por escolha (Streamlined Sales Tax Governing Board). Quais estados se aplicam ao seu caso está em quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e na lista de limites por estado.

Para o vendedor de software, se o produto é tributável e qual local conta em uma assinatura com usuários em vários lugares estão em imposto sobre vendas de SaaS e software.

Tributei as faturas na alíquota do meu endereço: como corrijo o imposto cobrado a mais?

O imposto cobrado acima da alíquota correta em geral é devolvido aos clientes que o pagaram, e o vendedor então recupera do estado o que repassou. A Califórnia diz diretamente que o vendedor não pode ficar com o imposto em excesso. O crédito de Nova York cobre o imposto cobrado e depois devolvido aos clientes, e os documentos de restituição do Texas incluem a prova de que os clientes foram reembolsados. Se o vendedor precisa reembolsar os clientes em determinado estado depende das regras desse estado.

1. Separe as faturas. Agrupe-as por estado de entrega e jurisdição, começando por um relatório de vendas por estado de entrega na sua escrituração contábil (como acompanhar vendas por estado para o nexus). Compare a alíquota cobrada com a alíquota correta de cada endereço na data da fatura.
2. Mantenha separado o que foi cobrado a mais e a menos. Não presuma que um compensa o outro; trate cada fatura isoladamente até que a regra do estado diga outra coisa. A Califórnia compensa o reembolso em excesso que o vendedor não devolve apenas contra o imposto devido na mesma transação (Regulation 1700).
3. Devolva o excesso aos clientes que o pagaram. Na Califórnia, o reembolso em excesso inclui o imposto calculado em alíquota maior que a prevista em lei. O excesso ainda não pago ao estado deve voltar aos clientes ou ser pago ao estado; do contrário, a CDTFA emite um lançamento contra o vendedor. Recibos, cheques cancelados ou livros que mostrem um crédito são prova de devolução (Regulation 1700; impostos distritais; CDTFA-5033).
4. Recupere do estado o que você repassou. O caminho muda conforme o estado (tabela abaixo). Na Califórnia, os clientes não podem pedir ao estado o imposto cobrado a mais; o vendedor entra com o pedido e devolve o dinheiro a eles (CDTFA-1149-A).
5. Corrija a fonte da alíquota antes de a próxima fatura sair e teste-a com endereços de cada estado.

O imposto repassado por engano foi para jurisdições locais específicas; por isso, o pedido precisa da jurisdição certa de cada fatura. A conciliação desses pedidos com as declarações já entregues está em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

E se cobrei de menos: quem deve a diferença?

Varia conforme o estado. Em Nova York, no Texas e, no caso do imposto distrital, na Califórnia, o vendedor obrigado a cobrar continua responsável pelo imposto que deveria ter cobrado. O dever do próprio cliente e qualquer alívio dependem do estado.

• Nova York. Salvo o que a seção 1137 do Tax Law dispuser em contrário, a pessoa obrigada a cobrar é pessoalmente responsável pelo imposto devido, cobrado ou que deveria ter sido cobrado. A mesma seção dá ao vendedor, contra o cliente que não paga o imposto, os mesmos direitos que teria se o imposto fizesse parte do preço (Tax Law, seção 1133). O cliente que não pagou o vendedor deve o imposto diretamente ao Tax Department (seção 1133(b)). O vendedor sem presença física que se registrou por causa das regras de Nova York para vendedores remotos e, de boa-fé, cobrou e repassou o imposto em uma alíquota local incorreta deve o imposto local adicional, mas não multa nem juros sobre ele, pelas vendas dos seus quatro primeiros períodos trimestrais depois de ser obrigado a se registrar (Laws of 2019, capítulo 39, Parte J, seção 3; TSB-M-19(4)S).
• Texas. O vendedor é responsável por cobrar e pagar o valor correto; se não o fizer, pode dever imposto adicional mais multas e juros (FAQ sobre cobrança). O cliente também deve pagar diretamente qualquer imposto local que o vendedor não cobrou (Publication 94-105); isso não elimina o dever do vendedor.
• Califórnia. O vendedor que exerce atividade empresarial em um distrito deve cobrar o imposto de uso dele e, se cobrou menos que a alíquota real, continua responsável por todo o imposto distrital devido, e não só pelo valor cobrado (impostos distritais). Quando o vendedor não exerce atividade empresarial ali, o comprador em geral informa e paga o imposto (vendas entre distritos).

Em um negócio que não seja empresa individual, as pessoas por trás dele também podem dever o imposto. Em Nova York, as pessoas obrigadas a cobrar incluem sócios e membros de LLC, além de diretores, administradores, gerentes e empregados que têm o dever de agir pela empresa (Tax Law, seção 1131). O estado em geral tem três anos depois que uma declaração é entregue, e a qualquer momento se nenhuma declaração foi entregue para lançar mais imposto (Tax Law, seção 1147). As regras do Texas e da Califórnia, e seus prazos, estão em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Outros estados são diferentes, e um valor cobrado a menos em faturas passadas levanta outras dúvidas: o cliente pode ser cobrado agora e quais períodos estão expostos. Isso está em faturas enviadas sem imposto sobre vendas e em como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos. As alíquotas são suposições redondas, não as alíquotas atuais.

Uma loja de Nova York envia para dois endereços

Uma loja online registrada em Nova York envia US$1.500 em produtos para um cliente em Buffalo e US$1.500 para um cliente em Manhattan. Nova York usa o local de entrega; por isso, cada fatura leva a alíquota combinada do seu próprio endereço: a alíquota estadual, a alíquota local do lugar e a alíquota do distrito de transporte, onde se aplica. Suponha que a consulta devolva 8,75% para Buffalo e 8,875% para Manhattan. O imposto é US$131,25 e US$133,13. Cobrar as duas na alíquota de um único endereço está errado em pelo menos uma fatura.

Um vendedor do Oregon envia para o Texas

Um vendedor do Oregon com permissão do Texas e sem presença no Texas tem US$600.000 em vendas no Texas nos doze meses anteriores, acima do safe harbor (porto seguro) de US$500.000 do Texas. Em um pedido tributável de US$2.000 enviado para um endereço do Texas com alíquota local de 1,5%, ele cobra US$125 de imposto estadual mais US$30 de imposto local, US$155 no total. Se tivesse optado pela alíquota local única de 1,75%, cobraria US$125 mais US$35, US$160 no total.

Software tributado na alíquota do endereço de origem

Um vendedor de software tributou 300 faturas, US$90.000 no total, a 8%, a alíquota do seu próprio endereço. Suponha que o produto seja tributável em todos os estados envolvidos. Uma conferência por endereço de entrega encontra:

Os US$720 são devolvidos aos 120 clientes e recuperados pelo caminho de cada estado. Os US$240 podem recair sobre o vendedor, dependendo do estado. A Califórnia, por exemplo, compensa o imposto em excesso que não é reembolsado apenas contra o imposto devido na mesma transação; por isso, os US$720 não anulariam os US$240 ali. Cada estado é conferido por conta própria, fatura por fatura.

E no seu caso?

• Seu software tributou uma série de faturas na alíquota do seu próprio endereço, em mais de um estado, e alguns clientes pagaram a mais e outros a menos: cada fatura precisa de uma conferência por estado para decidir o que reembolsar ou cobrar de novo, como corrigir as declarações já entregues e como consertar a fonte da alíquota. Conte com ajuda de escrituração contábil para a revisão e as correções das faturas.
• Você nunca cobrou em um estado em que deveria ter cobrado: veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Faturas saíram com imposto errado ou sem imposto e você quer saber o que cobrar agora: veja faturas enviadas sem imposto sobre vendas.
• O imposto sobre vendas a pagar não bate mais com a declaração: veja imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração.
• Você não sabe em quais estados deve cobrar: comece por quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e pelos limites por estado.
• Você envia para o Texas a partir de outro estado: veja imposto sobre vendas do Texas para vendedores de fora do estado.
• Você vende do Canadá ou de outro país para estados dos EUA: veja imposto sobre vendas dos EUA para vendedores sediados fora dos EUA.
• Você entrega declarações em vários estados, ou um marketplace cobra o imposto de alguns dos seus pedidos: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.
• A plataforma da sua loja define as alíquotas: veja em quais estados ativar o imposto em uma loja online.
• Você vende software ou assinaturas: veja imposto sobre vendas de SaaS e software.