Impuesto sobre las ventas: ¿tasa de su dirección o de entrega?

¿Cobro la tasa del impuesto sobre las ventas de mi estado o la tasa local del cliente?

Cobre cada venta a la tasa que resulta de la regla de ubicación de la venta de su estado, no una sola tasa en todas las facturas. Una regla de ubicación de la venta (sourcing rule) indica en qué dirección se grava una venta, y cada estado escribe la suya, así que no existe una respuesta nacional. Un estado basado en el destino usa la dirección de entrega del cliente. Un estado basado en el origen usa la ubicación del vendedor. Un registro del impuesto sobre las ventas cubre un solo estado; no convierte la tasa de su propia dirección en la tasa correcta para todos los clientes.

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• Más de un estado. Cada estado ubica la venta con sus propias reglas.
• Capas locales. Dentro de un mismo estado, dos clientes pueden deber tasas distintas porque las ciudades, los condados y los distritos suman su propio impuesto.
• Un software que ya cobra una sola tasa en muchas facturas. Algunos clientes pagaron de más y otros de menos, y las declaraciones ya presentadas tienen montos equivocados. En California, por ejemplo, el cobro de más en una factura no compensa el cobro de menos en otra (vea más abajo). Cada factura necesita una revisión con las reglas de su propio estado.

Reúna una exportación de cada factura con su dirección de entrega, el impuesto cobrado y la fecha; los estados donde está registrado; las declaraciones presentadas; y la configuración de impuestos de su software de facturación o de tienda.

¿Qué significan ubicación de la venta en el origen y en el destino?

La ubicación basada en el destino grava la venta en el lugar donde el cliente la recibe. La ubicación basada en el origen la grava en la ubicación del vendedor. Algunos estados combinan ambas. De los tres estados que se muestran, Nueva York está basado en el destino. El impuesto local sobre las ventas de Texas está basado en el origen para un vendedor con un lugar de negocios en Texas, y se suma el impuesto local sobre el uso en la dirección de entrega cuando su tasa es mayor. El impuesto de distrito de California sigue la dirección de entrega cuando el vendedor se dedica a un negocio allí.

El impuesto sobre el uso es el complemento del impuesto sobre las ventas: un comprador lo debe por mercancía que usa o almacena por primera vez en un lugar donde la venta no se gravó a la tasa de ese lugar, y un vendedor obligado a cobrarlo lo suma a la factura como el impuesto sobre las ventas (District Taxes).

El Streamlined Sales and Use Tax Agreement, que siguen los estados miembros, ubica la venta de mercancía en la ubicación del vendedor si el comprador la recibe allí, y de lo contrario donde el comprador la recibe, incluidas las instrucciones de entrega que conoce el vendedor. Una empresa de transporte que retiene la mercancía para el comprador no equivale a que el comprador la reciba. Un estado miembro con impuestos locales puede, bajo ciertas condiciones, ubicar una venta dentro del estado donde el vendedor recibe el pedido (Streamlined Sales and Use Tax Agreement, secciones 310, 310.1 y 311).

Nueva York, Texas y California no son miembros del acuerdo (Streamlined Sales Tax Governing Board). Los estados que no son miembros escriben sus propias reglas, incluidas reglas de origen que esta guía no muestra. Lea la guía del departamento de ingresos de su propio estado antes de suponer uno u otro método.

¿Cómo fija Nueva York la tasa de una venta entregada?

Nueva York está basado en el destino: el punto de entrega, o el punto donde el vendedor transfiere la posesión al comprador, determina la tasa (New York Tax Department). La tasa combinada es la tasa estatal de 4% más cualquier tasa local que imponga una ciudad, un condado o un distrito escolar. Las ventas gravadas en el Metropolitan Commuter Transportation District, que es la ciudad de Nueva York y siete condados cercanos, suman 0.375% (TB-ST-825).

• La mercancía enviada lleva la tasa del lugar donde se entrega, así que un envío al domicilio de un cliente usa la tasa de ese domicilio.
• La mercancía que se lleva en una tienda lleva la tasa de la tienda, aunque el comprador la use en otro condado (TB-ST-825).
• Los servicios llevan la tasa del lugar donde se presta el servicio, o donde se entrega el bien sobre el que se presta (TB-ST-825).
• Las ventas entregadas fuera de Nueva York están exentas del impuesto de Nueva York (New York Tax Department).

¿Cómo trata Texas el impuesto local de un vendedor con lugar de negocios en Texas frente a uno que envía desde fuera?

Texas ubica el impuesto local en el lugar de negocios del vendedor o en la dirección de entrega, según dónde se recibe y se despacha el pedido. Texas cobra un impuesto estatal de 6.25% más un impuesto local con tope de 2%, así que lo máximo que un vendedor puede cobrar es 8.25% (Publication 94-105).

En general, el impuesto local sobre las ventas sigue el lugar de negocios del vendedor y el impuesto local sobre el uso sigue el lugar donde el cliente almacena o usa el artículo. El Comptroller define un lugar de negocios como una ubicación operada para vender artículos gravados donde el personal de ventas recibe tres o más pedidos en un año calendario de clientes que no son empleados, contratistas ni afiliados. Un sitio web, un servidor o un dominio no cuentan. Un almacén que solo despacha no cuenta, salvo que cumpla la prueba.

La tabla sigue la Publication 94-105, de abril de 2022. Por una orden judicial temporal acordada, el Comptroller no aplica, mientras dura una impugnación judicial, la disposición que trata los pedidos no recibidos por personal de ventas como recibidos fuera de un lugar de negocios. La publicación no dice si la orden sigue vigente, así que confirme con el Comptroller las cuatro filas del medio antes de apoyarse en ellas para pedidos que ningún vendedor atiende, como el pago en un sitio web.

Cuando una venta se ubica en un lugar de Texas, el vendedor también cobra el impuesto local sobre el uso si la ubicación de entrega tiene una tasa local mayor que ese lugar, pero solo un impuesto sobre el uso cuya tasa completa quepa bajo el tope de 2%; no puede cobrar una parte de uno para llenar el espacio. Los impuestos sobre el uso elegibles se aplican en este orden: ciudad, condado, distrito de propósito especial, autoridad de transporte. Un vendedor no puede cobrar un impuesto local sobre el uso de un tipo por el que ya cobra impuesto local sobre las ventas (Publication 94-105).

¿Qué cobra un vendedor remoto que envía a Texas y cuál es la tasa local única?

Un vendedor remoto cobra el impuesto estatal sobre el uso de Texas más el impuesto local sobre el uso del lugar adonde se envía o entrega el pedido, o puede elegir una tasa local fija única de 1.75% para el año fiscal de la página (Contralor de Texas: vendedores remotos). Un vendedor remoto es un vendedor de otro estado cuya única actividad en Texas es la solicitud remota, como un sitio web, el teléfono o un catálogo. La tasa fija ahorra la búsqueda de direcciones, pero puede ser mayor o menor que la tasa de la dirección de entrega.

Quién debe cobrar (un vendedor remoto con menos de $500,000 de ingresos en Texas en los doce meses anteriores no tiene que hacerlo), cuándo empieza el cobro, quién puede usar la tasa fija y cómo elegirla se explica en impuesto sobre las ventas de Texas para vendedores de otros estados.

¿Cómo trata California el impuesto de distrito cuando envío a un distrito?

California suma el impuesto de distrito sobre el uso en la dirección de entrega cuando el vendedor se dedica a un negocio en ese distrito. La tasa base estatal es 7.25%, y la mayoría de las zonas suman impuestos de distrito encima (información de tasas de la CDTFA).

• Vendedor ubicado en un distrito. El impuesto de distrito sobre las ventas se aplica a sus ventas, salvo la mercancía enviada, conforme al contrato de venta, a un lugar fuera del distrito para usarse allí (Publication 44, Place of Sale).
• Envío a otro distrito. El envío por lo general no está sujeto al impuesto de distrito sobre las ventas del propio vendedor. El vendedor debe cobrar el impuesto de distrito sobre el uso del distrito de destino si se dedica a un negocio en ese distrito (Sales Across District Lines).
• Dedicarse a un negocio. Un vendedor que supera el umbral de vendedor remoto de California se dedica a un negocio en todos los distritos que imponen un impuesto de distrito. Un vendedor con una oficina, un almacén, existencias de mercancía o un representante en un distrito se dedica a un negocio allí. El umbral y lo que cuenta para él están en impuesto sobre las ventas de California para vendedores de otros estados (District Taxes).
• Existencias en California. Si las existencias son la única presencia en California de un vendedor de otro estado, se lo trata como minorista de California y la venta se ubica donde se despacha la mercancía. Si ese lugar está en un distrito, puede aplicarse el impuesto de distrito sobre las ventas (Place of Sale).
• Qué tasa. Use la tasa del lugar donde se entrega la mercancía, no una sola tasa para todas las ventas de California. La CDTFA no acepta una tasa única ni promedio, y una tasa superior a la real genera un reembolso de impuesto en exceso (District Taxes).
• Declaración del comprador. Un vendedor no tiene que cobrar el impuesto de distrito sobre el uso de la mercancía entregada en el domicilio o negocio principal del comprador fuera de ese distrito si acepta de buena fe una declaración firmada que cumpla la Regulation 1823.4 (Sales Across District Lines).
• Vendedor que no se dedica a un negocio en ese distrito. El vendedor igual informa y paga el impuesto a la tasa estatal. El comprador por lo general informa y paga el impuesto de distrito sobre el uso de California. El vendedor puede cobrarlo como cortesía si lo indica por separado en la factura y lo informa (District Taxes; Sales Across District Lines).

¿Cómo encuentro la tasa exacta de una dirección?

Busque la dirección completa de la calle en la herramienta del propio estado, no un código postal. Use la dirección que nombra la regla del estado: la dirección de entrega en una venta basada en el destino, el lugar de negocios o el lugar de despacho en una venta de origen de Texas (una búsqueda solo por dirección de entrega no da la tasa correcta de Texas en todos los pedidos). La herramienta de cada estado devuelve la tasa y la jurisdicción de una dirección.

Las tasas cambian en fechas de vigencia publicadas, así que una tasa que era correcta el trimestre pasado puede no serlo ahora (CDTFA).

¿Cómo hago que mi software de facturación cobre la tasa de la dirección de entrega?

Abra la configuración de impuestos del software y busque de dónde toma el origen de la tasa. La forma en que una plataforma fija la tasa es una configuración propia, así que use sus páginas de ayuda para los pasos. Debe seguir la regla de ubicación de la venta de cada estado, que puede usar la dirección de entrega, el lugar donde se recibió o despachó el pedido, o una tasa fija que el vendedor eligió. Cuatro puntos que revisar:

• En las ventas basadas en el destino, usa la dirección de entrega del cliente, no su propia dirección ni la dirección de facturación del cliente. En las ventas basadas en el origen o mixtas, como las de un vendedor de Texas con un lugar de negocios, usa la ubicación del vendedor que nombra el estado, más cualquier impuesto de destino sobre el uso.
• Usa la dirección completa de la calle, no solo un código postal.
• No recurre a su propia dirección cuando el campo de la dirección de entrega está en blanco.
• Ningún registro de cliente tiene una tasa fija ni una exención que anule la tasa de la dirección, salvo que esté ahí a propósito.

Pruébelo con direcciones de muestra en cada estado donde vende, incluido un pedido enviado a una dirección distinta de la de facturación. Compare el resultado con la consulta del estado (o con la tasa fija, si un vendedor remoto de Texas la eligió), y conserve la jurisdicción y la tasa usadas en cada factura.

¿Qué ventas cubre mi registro? ¿Cobro en lugares donde no estoy registrado?

Un registro le permite cobrar el impuesto sobre las ventas ubicadas en el estado que lo emitió. No fija el impuesto de un cliente de otro estado ni dice si debe registrarse allí. Un Certificate of Authority de Nueva York da el derecho de cobrar el impuesto de Nueva York (TB-ST-360). Como Nueva York exime las ventas entregadas fuera del estado (New York Tax Department), el impuesto de Nueva York por lo general no se aplica a la mercancía entregada a un cliente de otro estado. Dónde toma posesión el comprador es parte de la prueba.

Si ese vendedor debe cobrar en el estado del cliente es una pregunta aparte. Un vendedor remoto es, por lo general, un vendedor sin presencia física en un estado que vende para entregar allí, y debe registrarse una vez que sus ventas a ese estado alcanzan el umbral. Un vendedor también puede registrarse antes por decisión propia (Streamlined Sales Tax Governing Board). Qué estados le corresponden está en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y en la lista de umbrales por estado.

Para un vendedor de software, si el producto está gravado y qué ubicación cuenta para una suscripción con usuarios en varios lugares se explica en impuesto sobre las ventas de SaaS y software.

Gravé las facturas con la tasa de mi propia dirección: ¿cómo corrijo el impuesto cobrado de más?

El impuesto cobrado por encima de la tasa correcta por lo general se devuelve a los clientes que lo pagaron, y luego el vendedor recupera del estado lo que remitió. California dice directamente que un vendedor no puede quedarse con el impuesto en exceso. El crédito de Nueva York cubre el impuesto cobrado y luego devuelto a los clientes, y los documentos de reembolso de Texas incluyen la prueba de que se reembolsó a los clientes. Si un vendedor debe reembolsar a los clientes en un estado determinado depende de las reglas de ese estado.

1. Ordene las facturas. Agrúpelas por estado de entrega y jurisdicción, a partir de un informe por estado de entrega en sus libros (cómo llevar las ventas por estado). Compare la tasa cobrada con la tasa correcta de cada dirección en la fecha de la factura.
2. Mantenga separado el exceso y el faltante. No suponga que uno cancela al otro; trate cada factura por separado hasta que la regla del estado indique otra cosa. California compensa el reembolso en exceso que el vendedor no devuelve solo contra el impuesto adeudado en la misma transacción (Regulation 1700).
3. Devuelva el cobro de más a los clientes que lo pagaron. En California, el reembolso en exceso incluye el impuesto calculado a una tasa mayor que la que impone la ley. El exceso que aún no se pagó al estado debe devolverse a los clientes o pagarse al estado, o la CDTFA emite una determinación contra el vendedor por ese monto. Los recibos, los cheques cancelados o los libros que muestran un crédito son prueba de un reembolso (Regulation 1700; District Taxes; CDTFA-5033).
4. Recupere del estado lo que remitió. El camino varía según el estado (tabla más abajo). En California los clientes no pueden reclamar al estado el impuesto cobrado de más; el vendedor presenta la reclamación y les devuelve el dinero (CDTFA-1149-A).
5. Corrija el origen de la tasa antes de que salga la próxima factura y pruébelo con direcciones de cada estado.

El impuesto remitido por error fue a jurisdicciones locales específicas, así que la reclamación necesita la jurisdicción correcta de cada factura. Cómo hacer coincidir esas reclamaciones con las declaraciones ya presentadas está en cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Y si cobré muy poco: quién debe la diferencia?

Varía según el estado. En Nueva York, en Texas y, para el impuesto de distrito, en California, el vendedor obligado a cobrar sigue siendo responsable del impuesto que debió cobrar. La obligación propia del cliente, y cualquier alivio, dependen del estado.

• Nueva York. Salvo lo que disponga de otro modo la sección 1137 del Tax Law, la persona obligada a cobrar es personalmente responsable del impuesto impuesto, cobrado o que debió cobrarse. La misma sección da al vendedor los mismos derechos contra un cliente que no paga el impuesto que si fuera parte del precio (Tax Law, sección 1133). Un cliente que no pagó al vendedor debe el impuesto directamente al Tax Department (sección 1133(b)). Un vendedor sin presencia física que se registró por las reglas de vendedor remoto de Nueva York y que cobró y remitió de buena fe el impuesto a una tasa local incorrecta debe el impuesto local adicional, pero no multa ni intereses sobre él, por las ventas de sus primeros cuatro períodos trimestrales después de que debió registrarse (Laws of 2019, chapter 39, Part J, section 3; TSB-M-19(4)S).
• Texas. El vendedor es responsable de cobrar y pagar el monto correcto; si no lo hace, puede deber impuesto adicional más multas e intereses (preguntas frecuentes sobre el cobro). El cliente también debe pagar directamente cualquier impuesto local que el vendedor no cobró (Publication 94-105); eso no elimina la obligación del vendedor.
• California. Un vendedor que se dedica a un negocio en un distrito debe cobrar su impuesto sobre el uso, y si cobró menos que la tasa real, sigue siendo responsable de todo el impuesto de distrito adeudado, no solo del monto cobrado (District Taxes). Cuando el vendedor no se dedica a un negocio allí, el comprador por lo general lo informa y lo paga (Sales Across District Lines).

En un negocio que no es una empresa individual, las personas detrás de él también pueden deber el impuesto. En Nueva York, las personas obligadas a cobrar incluyen a los socios y a los miembros de una LLC, y a los ejecutivos, directores, gerentes y empleados que tienen el deber de actuar por el negocio (Tax Law, sección 1131). El estado por lo general tiene tres años después de presentada una declaración, y en cualquier momento si no se presentó declaración para determinar más impuesto (Tax Law, sección 1147). Las reglas de Texas y California, y sus plazos, están en cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Otros estados son distintos, y un faltante en facturas pasadas plantea más preguntas: si ahora se puede cobrar al cliente y qué períodos están expuestos. Eso se explica en facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas y en cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses. Las tasas son supuestos redondos, no tasas vigentes.

Una tienda de Nueva York envía a dos direcciones

Una tienda en línea registrada en Nueva York envía $1,500 de mercancía a un cliente de Buffalo y $1,500 a un cliente de Manhattan. Nueva York usa el lugar de entrega, así que cada factura lleva la tasa combinada de su propia dirección: la tasa estatal, la tasa local de ese lugar y la tasa del distrito de transporte donde corresponda. Supongamos que la búsqueda da 8.75% para Buffalo y 8.875% para Manhattan. El impuesto es $131.25 y $133.13. Cobrar ambas a la tasa de una sola dirección es un error en al menos una factura.

Un vendedor de Oregon envía a Texas

Un vendedor de Oregon con un permiso de Texas y sin presencia en Texas tiene $600,000 de ventas en Texas en los doce meses anteriores, por encima del puerto seguro de $500,000 de Texas. En un pedido gravado de $2,000 enviado a una dirección de Texas con una tasa local de 1.5%, cobra $125 de impuesto estatal más $30 de impuesto local, $155 en total. Si hubiera elegido la tasa local única de 1.75%, cobra $125 más $35, $160 en total.

Un software que gravó con la tasa del domicilio

Un vendedor de software gravó 300 facturas, $90,000 en total, al 8%, la tasa de su propia dirección. Suponga que el producto está gravado en todos los estados involucrados. Una revisión por dirección de entrega encuentra:

Los $720 se reembolsan a los 120 clientes y se recuperan por el camino de cada estado. Los $240 pueden recaer en el vendedor, según el estado. California, por ejemplo, compensa el impuesto en exceso que no se reembolsa solo contra el impuesto adeudado en la misma transacción, así que allí los $720 no cancelarían los $240. Cada estado se revisa por separado, factura por factura.

¿Su caso es distinto?

• Su software gravó una serie de facturas con la tasa de su propia dirección, en más de un estado, y algunos clientes pagaron de más mientras otros pagaron de menos: cada factura necesita una revisión por estado para decidir qué reembolsar o volver a cobrar, cómo corregir las declaraciones ya presentadas y cómo arreglar el origen de la tasa. Obtenga ayuda de contabilidad para revisar y corregir las facturas.
• Nunca cobró en un estado donde debió hacerlo: vea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Salieron facturas con el impuesto equivocado o sin impuesto y quiere saber qué cobrar ahora: vea facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.
• El impuesto sobre las ventas por pagar ya no coincide con la declaración: vea impuesto sobre las ventas por pagar que no coincide con la declaración.
• No sabe en qué estados debe cobrar: empiece por cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y los umbrales por estado.
• Usted envía a Texas desde otro estado: vea impuesto sobre las ventas de Texas para vendedores de otros estados.
• Usted vende desde Canadá u otro país a estados de EE. UU.: vea impuesto sobre las ventas de EE. UU. para vendedores con sede fuera del país.
• Presenta declaraciones en varios estados, o un marketplace cobra impuesto en algunos de sus pedidos: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• La plataforma de su tienda fija las tasas: vea en qué estados activar el cobro en una tienda en línea.
• Usted vende software o suscripciones: vea impuesto sobre las ventas de SaaS y software.