Taxe de vente : taux de votre adresse ou de celle du client?

Dois-je appliquer mon propre taux de taxe de vente ou le taux local du client?

Appliquez à chaque vente le taux que donne la règle de localisation de son État, et non un seul taux sur toutes les factures. Une règle de localisation (sourcing) indique à quelle adresse une vente est taxée, et chaque État écrit la sienne; il n'existe donc pas de réponse nationale. Un État de destination retient l'adresse de livraison du client. Un État qui localise la vente chez le vendeur retient l'emplacement du vendeur. Une inscription à la taxe de vente vaut pour un seul État; elle ne fait pas du taux de votre propre adresse le bon taux pour tous les clients.

Ce qui rend un dossier complexe :

• Plus d'un État. Chaque État applique ses propres règles de localisation.
• Couches locales. Dans un même État, deux clients peuvent devoir des taux différents, car les villes, les comtés et les districts ajoutent leur propre taxe.
• Un logiciel qui applique déjà un seul taux à de nombreuses factures. Certains clients ont payé trop et d'autres pas assez, et les déclarations déjà produites contiennent des montants erronés. En Californie, entre autres, la taxe perçue en trop sur une facture ne compense pas la taxe perçue en moins sur une autre (voir ci-dessous). Chaque facture doit être vérifiée selon les règles de son propre État.

Rassemblez un export de toutes les factures avec leur adresse de livraison, la taxe facturée et la date; les États où vous êtes inscrit; les déclarations produites; et les paramètres de taxe de votre logiciel de facturation ou de boutique.

Que signifient la localisation fondée sur l'origine et celle fondée sur la destination?

La localisation fondée sur la destination taxe une vente à l'endroit où le client la reçoit. La localisation fondée sur l'origine la taxe à l'emplacement du vendeur. Certains États combinent les deux. Des trois États présentés, New York est fondé sur la destination. La taxe de vente locale du Texas est fondée sur l'origine pour un vendeur qui a un lieu d'affaires au Texas, avec une taxe d'utilisation locale ajoutée à l'adresse de livraison quand son taux est plus élevé. La taxe de district de la Californie suit l'adresse de livraison lorsque le vendeur y exerce une activité commerciale.

La taxe d'utilisation complète la taxe de vente : l'acheteur la doit sur des biens d'abord entreposés ou utilisés à un endroit où la vente n'a pas été taxée au taux de cet endroit, et le vendeur tenu de la percevoir l'ajoute à la facture comme la taxe de vente (taxes de district).

Le Streamlined Sales and Use Tax Agreement, que suivent ses États membres, localise la vente de biens à l'emplacement du vendeur si l'acheteur les y reçoit, et sinon à l'endroit où l'acheteur les reçoit, y compris selon les instructions de livraison que connaît le vendeur. Un transporteur qui garde les biens pour l'acheteur n'est pas l'acheteur qui les reçoit. Un État membre doté de taxes locales peut, à certaines conditions, localiser une vente effectuée dans l'État à l'endroit où le vendeur reçoit la commande (Streamlined Sales and Use Tax Agreement, articles 310, 310.1 et 311).

New York, le Texas et la Californie ne sont pas membres de l'accord (Streamlined Sales Tax Governing Board). Les États qui n'en font pas partie écrivent leurs propres règles, y compris des règles d'origine que ce guide ne présente pas. Lisez les directives du ministère du Revenu de votre État avant de supposer l'une ou l'autre méthode.

Comment New York fixe-t-il le taux d'une vente livrée?

New York est un État de destination : le lieu de livraison, ou le lieu où le vendeur transfère la possession à l'acheteur, détermine le taux (ministère des Impôts de New York). Le taux combiné est le taux de l'État de 4 % plus tout taux local imposé par une ville, un comté ou un district scolaire. Les ventes taxables dans le Metropolitan Commuter Transportation District, soit la ville de New York et sept comtés voisins, ajoutent 0,375 % (TB-ST-825).

• Les biens expédiés prennent le taux du lieu de livraison; une expédition au domicile d'un client utilise donc le taux de ce domicile.
• Les biens pris en magasin prennent le taux du magasin, même si l'acheteur les utilise dans un autre comté (TB-ST-825).
• Les services prennent le taux du lieu où le service est fourni, ou du lieu où le bien visé par le service est livré (TB-ST-825).
• Les ventes livrées hors de New York sont exonérées de la taxe de New York (ministère des Impôts de New York).

Comment le Texas traite-t-il la taxe locale d'un vendeur qui a un lieu d'affaires au Texas et celle d'un vendeur qui expédie de l'extérieur?

Le Texas localise la taxe locale au lieu d'affaires du vendeur ou à l'adresse de livraison, selon l'endroit où la commande est reçue et exécutée. Le Texas perçoit une taxe d'État de 6,25 % plus une taxe locale plafonnée à 2 %; le maximum qu'un vendeur peut percevoir est donc de 8,25 % (Publication 94-105).

En règle générale, la taxe de vente locale suit le lieu d'affaires du vendeur, et la taxe d'utilisation locale suit l'endroit où le client entrepose ou utilise l'article. Le Comptroller du Texas (l'agence fiscale de l'État) définit un lieu d'affaires comme un emplacement exploité pour vendre des articles taxables, où le personnel de vente reçoit trois commandes ou plus par année civile de clients autres que des employés, des entrepreneurs et des sociétés affiliées. Un site Web, un serveur ou un nom de domaine n'en est pas un. Un entrepôt qui ne fait qu'expédier n'en est pas un, sauf s'il satisfait au critère.

Le tableau suit la Publication 94-105, datée d'avril 2022. En vertu d'une injonction temporaire convenue, le Comptroller n'applique pas, pendant qu'une contestation judiciaire est en cours, la disposition qui traite les commandes non reçues par le personnel de vente comme reçues hors d'un lieu d'affaires. La publication ne dit pas si l'injonction est toujours en vigueur; confirmez donc les quatre lignes du milieu auprès du Comptroller avant de vous y fier pour les commandes qu'aucun vendeur ne traite, comme un paiement sur un site Web.

Quand une vente est localisée à un emplacement du Texas, le vendeur perçoit aussi la taxe d'utilisation locale si l'adresse de livraison a un taux local plus élevé que cet emplacement, mais seulement une taxe d'utilisation dont le taux complet entre sous le plafond de 2 %; il ne peut pas en percevoir une partie pour combler l'écart. Les taxes d'utilisation admissibles s'appliquent dans cet ordre : ville, comté, district à vocation spéciale, administration de transport en commun. Un vendeur ne peut pas percevoir une taxe d'utilisation locale d'un type pour lequel il perçoit déjà la taxe de vente locale (Publication 94-105).

Que perçoit un vendeur à distance qui expédie au Texas, et quel est le taux local unique?

Un vendeur à distance perçoit la taxe d'utilisation de l'État du Texas plus la taxe d'utilisation locale du lieu d'expédition ou de livraison de la commande, ou il peut choisir un taux local unique de 1,75 % pour l'année d'imposition visée par cette page (Comptroller du Texas : vendeurs à distance). Un vendeur à distance est un vendeur de l'extérieur de l'État dont la seule activité au Texas est la sollicitation à distance, par exemple par un site Web, par téléphone ou par catalogue. Le taux unique évite la recherche d'adresse, mais il peut être plus élevé ou plus bas que le taux de l'adresse de livraison.

Qui doit percevoir (un vendeur à distance dont les revenus au Texas sont inférieurs à 500 000 $ au cours des douze mois précédents n'y est pas tenu), à quel moment la perception commence, qui peut utiliser le taux unique et comment le choisir : voir taxe de vente du Texas pour les vendeurs de l'extérieur de l'État.

Comment la Californie traite-t-elle la taxe de district quand j'expédie dans un district?

La Californie ajoute la taxe d'utilisation de district à l'adresse de livraison lorsque le vendeur exerce une activité commerciale dans ce district. Le taux de base de l'ensemble de l'État est de 7,25 %, et la plupart des régions ajoutent des taxes de district par-dessus (taux de la CDTFA, l'agence fiscale de la Californie).

• Vendeur situé dans un district. La taxe de vente de district s'applique à ses ventes, sauf pour les biens expédiés, en vertu du contrat de vente, à un emplacement hors du district pour y être utilisés (Publication 44, lieu de la vente).
• Expédition vers un autre district. L'expédition n'est généralement pas soumise à la taxe de vente du district du vendeur. Le vendeur doit percevoir la taxe d'utilisation du district de destination s'il y exerce une activité commerciale (ventes entre districts).
• Activité commerciale. Le vendeur qui dépasse le seuil de la Californie pour les vendeurs à distance exerce une activité commerciale dans chaque district qui impose une taxe de district. Le vendeur qui a un bureau, un entrepôt, des stocks de biens ou un représentant dans un district y exerce une activité commerciale. Le seuil et ce qui y compte sont expliqués dans taxe de vente de la Californie pour les vendeurs de l'extérieur de l'État (taxes de district).
• Stocks en Californie. Si des stocks sont la seule présence en Californie d'un vendeur de l'extérieur de l'État, il est traité comme un détaillant de la Californie et la vente est localisée à l'endroit d'où les biens sont expédiés. Si cet endroit est dans un district, la taxe de vente de district peut s'appliquer (lieu de la vente).
• Quel taux. Utilisez le taux du lieu de livraison des biens, et non un seul taux pour toutes les ventes en Californie. La CDTFA n'accepte ni un taux unique ni un taux moyen, et un taux supérieur au taux réel crée un remboursement de taxe excédentaire (taxes de district).
• Déclaration de l'acheteur. Un vendeur n'a pas à percevoir la taxe d'utilisation d'un district sur des biens livrés à l'adresse de la résidence principale ou de l'entreprise principale d'un acheteur située hors de ce district s'il accepte de bonne foi une déclaration signée conforme à la Regulation 1823.4 (ventes entre districts).
• Vendeur sans activité commerciale dans ce district. Le vendeur déclare et paie quand même la taxe au taux de l'ensemble de l'État. L'acheteur déclare et paie généralement la taxe d'utilisation de district de la Californie. Le vendeur peut la percevoir par courtoisie s'il l'indique séparément sur la facture et la déclare (taxes de district; ventes entre districts).

Comment trouver le taux exact d'une adresse?

Cherchez l'adresse complète dans l'outil de l'État, et non un code postal (ZIP). Utilisez l'adresse que nomme la règle de l'État : l'adresse de livraison pour une vente de destination, le lieu d'affaires ou le lieu d'exécution pour une vente d'origine du Texas (une recherche par adresse de livraison seule ne donne pas le bon taux du Texas pour chaque commande). L'outil de chaque État donne le taux et la juridiction d'une adresse.

Les taux changent à des dates d'entrée en vigueur publiées; un taux exact le trimestre dernier peut donc ne plus l'être (CDTFA).

Comment faire appliquer à mon logiciel de facturation le taux de l'adresse de livraison?

Ouvrez les paramètres de taxe du logiciel et repérez d'où vient la source de son taux. La façon dont une plateforme fixe le taux est un réglage qui lui est propre; consultez donc ses pages d'aide pour les étapes. Le logiciel doit suivre la règle de localisation de chaque État, qui peut retenir l'adresse de livraison, le lieu où la commande a été reçue ou exécutée, ou un taux unique choisi par le vendeur. Quatre points à vérifier :

• Pour les ventes de destination, il utilise l'adresse de livraison du client, et non votre adresse ni l'adresse de facturation du client. Pour les ventes d'origine ou mixtes, comme celles d'un vendeur du Texas qui a un lieu d'affaires, il utilise l'emplacement du vendeur que nomme l'État, plus toute taxe d'utilisation de destination.
• Il utilise l'adresse complète, et non seulement un code postal (ZIP).
• Il ne revient pas à votre propre adresse quand le champ de l'adresse de livraison est vide.
• Aucune fiche client ne porte un taux ou une exemption fixe qui remplace le taux de l'adresse, sauf si c'est voulu.

Testez-le avec des adresses types dans chaque État où vous vendez, y compris une commande expédiée à une adresse différente de l'adresse de facturation. Comparez le résultat avec l'outil de recherche de l'État (ou avec le taux unique, si un vendeur à distance du Texas l'a choisi), et conservez sur chaque facture la juridiction et le taux utilisés.

Quelles ventes mon inscription couvre-t-elle : dois-je percevoir la taxe là où je ne suis pas inscrit?

Une inscription vous permet de percevoir la taxe sur les ventes localisées dans l'État qui l'a délivrée. Elle ne fixe pas la taxe d'un client d'un autre État et ne dit pas si vous devez vous y inscrire. Un Certificate of Authority de New York (certificat d'autorisation) donne le droit de percevoir la taxe de New York (TB-ST-360). Comme New York exonère les ventes livrées hors de l'État (ministère des Impôts de New York), la taxe de New York ne s'applique généralement pas aux biens livrés à un client d'un autre État. L'endroit où l'acheteur prend possession fait partie du critère.

Savoir si ce vendeur doit percevoir la taxe dans l'État du client est une question distincte. Un vendeur à distance est généralement un vendeur sans présence physique dans un État qui y vend pour livraison, et il doit s'y inscrire dès que ses ventes dans cet État atteignent le seuil. Un vendeur peut aussi s'inscrire plus tôt par choix (Streamlined Sales Tax Governing Board). Les États qui vous visent sont expliqués dans quand vous devez percevoir la taxe de vente et la liste des seuils par État.

Pour un vendeur de logiciels, la question de savoir si le produit est taxable et quel emplacement compte pour un abonnement dont les utilisateurs sont à plusieurs endroits est traitée dans taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.

J'ai taxé les factures au taux de ma propre adresse : comment corriger la taxe perçue en trop?

La taxe perçue au-delà du bon taux est généralement remise aux clients qui l'ont payée, puis le vendeur récupère auprès de l'État ce qu'il a versé. La Californie dit directement qu'un vendeur ne peut pas garder la taxe excédentaire. Le crédit de New York couvre la taxe perçue puis remboursée aux clients, et les documents de remboursement du Texas comprennent la preuve que les clients ont été remboursés. Savoir si un vendeur doit rembourser ses clients dans un État donné dépend des règles de cet État.

1. Triez les factures. Regroupez-les par État de livraison et par juridiction, à partir d'un rapport par État de livraison dans vos livres (suivre les ventes par État). Comparez le taux facturé avec le bon taux de chaque adresse à la date de la facture.
2. Gardez le trop-perçu et le manque à percevoir séparés. Ne supposez pas que l'un annule l'autre; traitez chaque facture à part jusqu'à ce que la règle de l'État dise le contraire. La Californie compense le remboursement excédentaire non remboursé par le vendeur uniquement avec la taxe due sur la même opération (Regulation 1700).
3. Remboursez le trop-perçu aux clients qui l'ont payé. En Californie, le remboursement excédentaire comprend la taxe calculée à un taux supérieur à celui que prévoit la loi. L'excédent non encore versé à l'État doit être remis aux clients ou versé à l'État, faute de quoi la CDTFA émet contre le vendeur une détermination pour ce montant. Les reçus, les chèques encaissés ou les livres montrant un crédit prouvent un remboursement (Regulation 1700; taxes de district; CDTFA-5033).
4. Récupérez auprès de l'État ce que vous avez versé. La marche à suivre diffère selon l'État (tableau ci-dessous). En Californie, les clients ne peuvent pas réclamer à l'État la taxe perçue en trop; le vendeur dépose la demande et leur rend l'argent (CDTFA-1149-A).
5. Corrigez la source du taux avant l'envoi de la prochaine facture, et testez-la sur des adresses de chaque État.

La taxe versée par erreur est allée à des juridictions locales précises; la demande exige donc la bonne juridiction pour chaque facture. Le rapprochement de ces demandes avec les déclarations déjà produites est expliqué dans produire les déclarations de taxe de vente.

Et si j'ai perçu trop peu : qui doit la différence?

Cela varie selon l'État. À New York, au Texas, et pour la taxe de district en Californie, le vendeur tenu de percevoir reste responsable de la taxe qu'il aurait dû percevoir. L'obligation du client lui-même, et tout allègement, dépendent de l'État.

• New York. Sauf disposition contraire de l'article 1137 de la Loi fiscale, la personne tenue de percevoir est personnellement responsable de la taxe imposée, perçue ou qu'elle devait percevoir. Le même article donne au vendeur, à l'égard d'un client qui ne paie pas la taxe, les mêmes droits que si elle faisait partie du prix (Loi fiscale, article 1133). Un client qui n'a pas payé le vendeur doit la taxe directement au Tax Department (article 1133(b)). Un vendeur sans présence physique qui s'est inscrit en raison des règles de New York sur les vendeurs à distance et qui a, de bonne foi, perçu et versé la taxe à un taux local erroné doit la taxe locale additionnelle, mais ni pénalité ni intérêts sur celle-ci, pour les ventes de ses quatre premières périodes trimestrielles suivant l'obligation de s'inscrire (Lois de 2019, chapitre 39, partie J, article 3; TSB-M-19(4)S).
• Texas. Le vendeur est responsable de percevoir et de payer le bon montant; s'il ne le fait pas, il peut devoir de la taxe additionnelle, plus des pénalités et des intérêts (questions fréquentes sur la perception). Le client doit aussi payer directement toute taxe locale que le vendeur n'a pas perçue (Publication 94-105); cela n'élimine pas l'obligation du vendeur.
• Californie. Le vendeur qui exerce une activité commerciale dans un district doit en percevoir la taxe d'utilisation, et s'il a facturé moins que le taux réel, il reste responsable de la totalité de la taxe de district due, et non seulement du montant perçu (taxes de district). Lorsque le vendeur n'y exerce pas d'activité commerciale, l'acheteur la déclare et la paie généralement (ventes entre districts).

Pour une entreprise qui n'est pas une entreprise individuelle, les personnes qui la dirigent peuvent aussi devoir la taxe. À New York, les personnes tenues de percevoir comprennent les associés et les membres de LLC, ainsi que les dirigeants, les administrateurs, les gestionnaires et les employés qui ont l'obligation d'agir pour l'entreprise (Loi fiscale, article 1131). L'État dispose généralement de trois ans après la production d'une déclaration, et en tout temps si aucune déclaration n'a été produite pour établir une cotisation additionnelle (Loi fiscale, article 1147). Les règles du Texas et de la Californie, et leurs délais, sont expliquées dans produire les déclarations de taxe de vente.

Les autres États diffèrent, et un manque à percevoir sur des factures passées soulève d'autres questions : peut-on facturer le client maintenant, et quelles périodes sont exposées. Ces questions sont traitées dans factures envoyées sans taxe de vente et rattraper la taxe de vente non perçue.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains. Les taux sont des hypothèses arrondies, et non des taux actuels.

Une boutique de New York expédie à deux adresses

Une boutique en ligne inscrite à New York expédie pour 1 500 $ de biens à un client de Buffalo et pour 1 500 $ à un client de Manhattan. New York retient le lieu de livraison; chaque facture porte donc le taux combiné de sa propre adresse : le taux de l'État, le taux local à cet endroit et le taux du district de transport quand il s'applique. Supposons que la recherche donne 8,75 % pour Buffalo et 8,875 % pour Manhattan. La taxe est de 131,25 $ et de 133,13 $. Appliquer le taux d'une seule adresse aux deux est une erreur sur au moins une facture.

Un vendeur de l'Oregon expédie au Texas

Un vendeur de l'Oregon qui détient un permis du Texas et n'a aucune présence au Texas a 600 000 $ de ventes au Texas au cours des douze mois précédents, soit plus que la règle refuge de 500 000 $ du Texas. Sur une commande taxable de 2 000 $ expédiée à une adresse du Texas où le taux local est de 1,5 %, il perçoit 125 $ de taxe d'État plus 30 $ de taxe locale, soit 155 $ au total. S'il avait choisi le taux local unique de 1,75 %, il percevrait 125 $ plus 35 $, soit 160 $ au total.

Un logiciel taxé au taux de l'adresse d'origine

Un vendeur de logiciels a taxé 300 factures, pour un total de 90 000 $, à 8 %, le taux de sa propre adresse. Supposons que le produit est taxable dans tous les États concernés. Une vérification par adresse de livraison révèle :

Les 720 $ sont remboursés aux 120 clients et récupérés par la voie propre à chaque État. Les 240 $ peuvent retomber sur le vendeur, selon l'État. La Californie, entre autres, ne compense la taxe excédentaire non remboursée qu'avec la taxe due sur la même opération; les 720 $ n'annuleraient donc pas les 240 $ dans cet État. Chaque État est vérifié séparément, facture par facture.

Votre situation est différente?

• Votre logiciel a taxé une série de factures au taux de votre propre adresse, dans plus d'un État, et certains clients ont payé trop alors que d'autres ont payé trop peu : chaque facture exige une vérification État par État pour décider quoi rembourser ou reprendre en facturation, comment corriger les déclarations déjà produites et comment corriger la source du taux. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour la revue des factures et les corrections.
• Vous n'avez jamais perçu la taxe dans un État où vous auriez dû le faire : voir rattraper la taxe de vente non perçue.
• Des factures sont parties avec la mauvaise taxe ou sans taxe et vous voulez savoir quoi facturer maintenant : voir factures envoyées sans taxe de vente.
• Votre taxe de vente à payer ne correspond plus à la déclaration : voir taxe de vente à payer qui ne correspond pas à la déclaration.
• Vous ne savez pas dans quels États vous devez percevoir la taxe : commencez par quand vous devez percevoir la taxe de vente et les seuils par État.
• Vous expédiez au Texas depuis un autre État : voir taxe de vente du Texas pour les vendeurs de l'extérieur de l'État.
• Vous vendez depuis le Canada ou un autre pays dans des États américains : voir taxe de vente américaine pour les vendeurs établis hors des États-Unis.
• Vous produisez des déclarations dans plusieurs États, ou une place de marché perçoit la taxe sur certaines de vos commandes : voir produire les déclarations de taxe de vente.
• La plateforme de votre boutique fixe les taux : voir quels États activer dans une boutique en ligne.
• Vous vendez des logiciels ou des abonnements : voir taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.