Yeni Kanada İşletmesinde Muhasebe Kurulumu: GST/HST, Yıl Sonu

İlk günden itibaren neleri saklamalıyım ve CRA belirli bir sistem ister mi?

Kanun, gelir ve gider taleplerinizi destekleyen her işlemin kaydını ister; ancak CRA belirli bir sistem şart koşmaz. Kayıt defteri vermez ve bir defter düzeni önermez; bilgisayar kayıtları açık ve kolay okunur olduğunda kabul edilir (CRA: işletme kayıtları). Income Tax Act, ödenecek verginin belirlenmesine olanak veren biçimde defter ve kayıt tutulmasını ister (madde 230).

Şunlara ilk günden başlayın:

• Düzenlediğiniz her fatura ve harcadığınız her paranın makbuzu, açık bir sistemde.
• İşletmenin kullandığı her banka hesabının ve kartın hesap özetleri.
• Kayıt tarihleri ve şirket için kuruluş belgeleri.
• İlk satıştan önce ödenen her şey, makbuzuyla birlikte.

Şahıs işletmesi sahibi, yürüttüğü her işletme için ayrı kayıt tutar.

Muhasebe kayıtları oluşmadan önce fatura kestiyseniz veya satış yaptıysanız, GST/HST'yi net bir başlangıç tarihi olmadan tahsil ettiyseniz (ya da etmediyseniz), işletme parasını şahsi hesaptan geçirdiyseniz veya yıl sonunuzdan emin değilseniz başlangıç basit değildir. Bir şirketin ayrıca kendi hesaplarına, hisse sermayesine ve hissedar kredisi hesabına ihtiyacı vardır. Zaten geride kalmış muhasebe kayıtları için bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.

Şahıs işletmesi mi şirket mi: kurulum nasıl farklılaşır?

Şahıs işletmesi sahibi, işletme gelirini şahsi beyannameyle birlikte Form T2125 üzerinde bildirir. Bir şirket, ödenecek vergi olmasa bile her vergi yılı için kendi T2 beyannamesini verir (CRA: T2 kılavuzu).

Kaynaklar: CRA: bireyler için son tarihler; CRA: T2 kılavuzu, başlamadan önce; CRA: GIFI kılavuzu. Eyalet şirket gelir vergisini, Alberta ve Québec dışında her yerde CRA yönetir (CRA: eyalet ve bölge şirket vergisi). Alberta'da daimi iş yeri olan bir şirket, muaf olmadığı sürece ayrıca bir Alberta beyannamesi (AT1) verir; son tarih yıl sonundan sonra şudur: altı ay. Alberta vergisinin kendi ödeme son günü kuralları vardır (Alberta: şirket gelir vergisi). Québec'in kendi şirket beyannamesi vardır. Birinden diğerine geçiş için bkz. şahıs işletmesi şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları.

Hangi yıl sonunu seçerim ve seçebilir miyim?

Şahıs işletmesi sahibi genellikle 31 Aralık'ı kullanır. Yeni bir şirket, ilk vergi yılı kuruluştan itibaren en fazla 53 hafta olduğu sürece herhangi bir yıl sonunu seçebilir.

• Şahıs işletmesi sahibi: uygun bir birey başka bir mali dönem kullanabilir; ancak bunu yalnızca, işletmenin ilk mali döneminin ilk gününü içeren yılın beyannamesiyle birlikte ve o beyannamenin son tarihine kadar gönderilen Form T1139 ile seçerek yapabilir. Aksi halde 31 Aralık geçerlidir. Form bundan sonra her yıl verilir ve iptal edilen bir seçim yeniden yapılamaz (CRA: Form T1139; Income Tax Act, madde 249.1). İşletme yıl ortasında başladığı için ilk dönem on iki aydan kısa olabilir (CRA: T4002).
• Şirket: vergi yılı mali dönemdir. Sonradan değiştirmek, kısa bir istisna listesi dışında genellikle vergi hizmetleri ofisine yazılı başvuruyla CRA'nın onayını gerektirir (CRA: T2 kılavuzu, 1. bölüm). Kontrolün devralınması veya şirketin CCPC olması ya da CCPC olmaktan çıkması da vergi yılını erken bitirir (Income Tax Act, madde 249; bkz. kontrolün devralınmasında farazi yıl sonu).

Yeni bir şirketin seçimi T2 son tarihini belirler; kuruluştan kısa süre sonraki bir yıl sonu, kısa bir ilk vergi yılı demektir. Bunu ilk beyannameden önce kesinleştirin. Bkz. yıl sonunu seçme veya değiştirme ve nakit veya tahakkuk esaslı muhasebe.

GST/HST için ne zaman kayıt yaptırmalıyım ve daha erken yaptırmalı mıyım?

İşletme, vergiye tabi satışları art arda dört takvim çeyreğinde veya tek bir takvim çeyreğinde küçük tedarikçi (small supplier) sınırı olan $30.000 tutarını aşınca kayıt yaptırmalıdır. Bu sınırın altında küçük tedarikçidir ve kayıt isteğe bağlıdır; ancak taksi veya ticari araç paylaşımı işi yapan işletme küçük tedarikçi olsa bile kayıt yaptırmak zorundadır (CRA: ne zaman kayıt yaptırılır).

Sınırın tek bir çeyrekte aşılması, sizi sınırın üzerine çıkaran satışla birlikte küçük tedarikçi statüsünü sona erdirir. Yalnızca birkaç çeyrek boyunca aşılması, o çeyreği izleyen ayın sonunda sona erdirir. Sayımın, ilişkili işletmeler, Kanada dışındaki satışlar ve hariç tutulanlar için kendi kuralları vardır: bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.

Yürürlük tarihinden itibaren şu süre içinde kayıt yaptırın: 29 gün. Gönüllü kayıt genellikle başvuru gününde veya en fazla şu süre öncesinden başlayarak yürürlüğe girer: 30 gün. Québec dışında CRA'nın çevrimiçi hizmetiyle kayıt yaptırın; işletme numaranız yoksa GST/HST hesabıyla birlikte bir numara alırsınız (CRA: GST/HST hesabı için kayıt). İşletmenizin fiziki konumu Québec'teyse, orada GST/HST'yi genellikle yöneten Revenu Québec ile iletişime geçin (CRA: RC4022).

Zorunlu olmadan önce kayıt yaptırmak bir dengedir. Kayıt yaptırınca vergiye tabi satışlarda GST/HST tahsil eder, beyanname verir ve tahsil ettiğinizi aktarırsınız; ayrıca işletme maliyetlerinde ödenen GST/HST için bir kredi olan girdi vergisi kredilerini talep edebilirsiniz. Kayıt yaptırmayan küçük tedarikçi GST/HST tahsil etmez (belirli taşınmaz tedarikleri hariç) ve girdi vergisi kredisi talep edemez (CRA: RC4022). Kayıttan önce size sunulan hizmetlerdeki vergi, kayıttan sonra ödenmiş olsa bile kredi sağlamaz. Kayıttan sonra sunulan hizmetler için kayıttan önce ödenmesi gereken vergi talep edilebilir; kayıt anında eldeki sermaye malları ve stok ayrı kurallara göre uygun olabilir (CRA: girdi vergisi kredileri). Bkz. kayıttan önce ödenen GST/HST'yi talep etme ve kayıt testinin kendisi için GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır. Şirketlerin ayrıca CRA hesaplarına da ihtiyacı vardır: bkz. şirket kurduktan sonra.

Muhasebe kayıtlarında GST/HST'yi nasıl kurarım: oranlar, sıfır oranlı ve muaf satışlar, PST ve QST?

Oran, tedarik yerine, yani satışın yapılmış sayıldığı eyalet veya bölgeye göre belirlenir; bu her zaman işletmenin bulunduğu yer değildir. CRA'nın örneği, Nova Scotia'ya teslim edilen bir dizüstü bilgisayardır; bu, Nova Scotia'da tedarik edilmiş sayılır. PST veya QST'yi GST/HST'den ayrı tutun. Özel kurallar geçerlidir; bu yüzden başka bir eyaletteki müşteriye yapılan satış kontrol gerektirir (CRA: hangi oran uygulanır; CRA: oranlar).

British Columbia, Manitoba ve Saskatchewan'da ayrıca PST, Québec'te ise QST vardır. Her biri, CRA'nın GST/HST'den ayrı listelediği ve eyalete bıraktığı ayrı bir vergidir; bu yüzden her birini kendi hesabında kaydedin. Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir ve orada bulunan bir işletme beyannamelerini ona verir. Bkz. eyaletlere göre PST.

İki tür satışta vergi tahsil edilmez ve bunlar aynı şey değildir. Temel gıda gibi sıfır oranlı bir satış %0 oranında vergiye tabidir; bu yüzden ilgili alışlar yine girdi vergisi kredisi sağlayabilir. Muaf bir satış GST/HST'ye tabi değildir ve muaf satış yapmak için yapılan alışlar genellikle kredi sağlamaz (CRA: oranlar; CRA: girdi vergisi kredileri).

Muhasebe kayıtlarında bir tahsil edilen GST/HST hesabı, bir alışlarda ödenen GST/HST hesabı, ayrı PST veya QST hesapları ve her işlem türü için bir vergi kodu açın: tedarik yeri oranında vergiye tabi, sıfır oranlı ve muaf. Her kaydın adımları muhasebe kayıtlarında GST/HST rehberindedir.

Tahsil ettiğiniz GST/HST, aktarana kadar Devlet (Crown) adına emanet olarak tutulur (Excise Tax Act, madde 222). Bir şirket net vergisini aktarmazsa, o sırada görevde olan yönetim kurulu üyeleri, şirkete karşı tahsilat başarısız olduğunda veya şirket iflas, tasfiye ya da kapanma sürecindeyse şirketle birlikte müteselsilen sorumludur. Son kez yönetim kurulu üyesi olmaktan çıktıkları tarihten sonra şu süre içinde tarh edilebilirler: iki yıl; ancak başarısızlığı önlemek için makul ölçüde ihtiyatlı bir kişinin göstereceği özeni göstermişlerse sorumlu tutulmazlar (madde 323).

Girdi vergisi kredilerini talep edebilmem için makbuzda neler görünmeli ve ne kadar süre var?

Bir makbuz veya fatura, tutarına uygun bilgileri taşımalıdır ve krediler bir süre sınırı içinde talep edilmelidir (aşağıda) (CRA: girdi vergisi kredileri).

Olağan süre sınırı, kredinin ait olduğu raporlama döneminin bitiminden sonra şudur: dört yıl. Kredi, bu süre içinde biten son raporlama dönemine ait beyannamenin son tarihine kadar talep edilmelidir (Excise Tax Act, madde 225). Alış ticari faaliyetleriniz için olmalıdır ve CRA, talep etmeden önce yeterli kanıta sahip olmanızı bekler. Şahsi alışlar kredi sağlamaz, yemek gibi bazı maliyetler ise yalnızca kısmen izin verir. Bkz. kredisi olmayan veya kısmi olan giderler. Tedarikçinin makbuzunda kayıt numarası veya başka bilgiler eksikse bkz. girdi vergisi kredileri için makbuz bilgileri; makbuz yoksa bkz. makbuzu olmayan işletme giderleri.

GST/HST beyannamesini ne sıklıkla veririm ve son tarihi ne zaman?

CRA, yıllık vergiye tabi tedariklere göre bir raporlama dönemi atar; kayıtlı, Form GST20 ile veya CRA'nın çevrimiçi hizmetinde seçim yaparak daha sık bir dönem seçebilir (CRA: RC4022). Yeni bir kayıtlı, başvurusuyla birlikte vereceği seçimle kayıt tarihinde başlayan bir dönem seçebilir; sonraki bir seçim mali yılın ilk gününde yürürlüğe girer ve genellikle o günden sonra iki ay içinde verilir (Excise Tax Act, madde 250).

Aylık veya üç aylık beyanname ve ödeme, dönemin bitiminden sonra şu sürede yapılmalıdır: 1 ay; çoğu işletme için yıllık beyanname ve son ödeme, mali yıl sonundan sonra şu sürede yapılmalıdır: 3 ay. İşletmesi olan, mali yıl sonu 31 Aralık olan ve o yıl vergi amaçlı işletme geliri elde etmiş bir birey olan yıllık beyan veren, 30 Nisan'a kadar öder ve 15 Haziran'a kadar beyanname verir; üç koşulun tamamını karşılamayan, yukarıdaki yıllık tarihlere uyar (CRA: raporlama son tarihleri). Dönemi mali yılla hizalamak için bkz. GST/HST raporlama dönemi ve mali yıl.

T2125 veya şirket beyannamesi kolay olsun diye hangi hesapları açarım?

İşletmenin sahip olduğu, borçlu olduğu, kazandığı ve harcadığı her şey için bir hesap açın ve her birini beyannamenin tek bir satırına denk gelecek şekilde adlandırın. Gerçek bir maliyet veya satış kendi hesabını gerektirdiğinde daha fazlasını ekleyin.

• Şahıs işletmesi sahibi: her maliyetin satırı T2125 gider satırları rehberindedir.
• Şirket: beyanname bir bilançoyu Schedule 100'de, bir gelir tablosunu Schedule 125'te bildirir; her kalem bir GIFI koduyla yazılır. Yeni bir şirketin ilk beyannamesi ayrıca açılış bilançosu olan Schedule 101'i de gerektirir. Bildirilen her kalemin arkasındaki hesapları gösteren çalışma kâğıtlarını saklayın ve beyannameyle birlikte göndermeyin (CRA: GIFI kılavuzu).

GIFI kılavuzu, kodları kendi mali tablolarınızdan hazırladığınızı varsayar; bu yüzden her hesap bir koda eşlendiği sürece hesap adları size ait olabilir. Bkz. GIFI'ye eşlenen hesap planı ve muhasebe yazılımı seçimi.

Sahip parasını işletme parasından nasıl ayrı tutarım?

İşletmeye giren veya işletmeden çıkan her doları işletme, çekim, ücret veya kredi olarak etiketleyin. CRA'nın şahıs işletmesi sahipleri için işletme kayıtları sayfası ayrı bir banka hesabı şart koşmaz; ancak işletme için ayrı bir hesap ve kart, her kaydın açıkça birine ait olmasını sağlar.

• Şahıs işletmesi sahibi: işletme ve sahibi tek bir vergi mükellefidir; bu yüzden kendinize maaş yoktur. Şahsi veya geçim giderleri için indirim tanınmaz (Income Tax Act, madde 18(1)(h)); bu yüzden çektiğiniz para bir çekimdir, gider değildir. Bkz. şahıs işletmesi sahibinin çekimleri.
• Şirket: şirketin bir hissedara sağladığı menfaat genellikle hissedarın gelirine dahil edilir. Hissedara verilen kredi de, verildiği şirket vergi yılının bitiminden sonra bir yıl içinde geri ödenmedikçe ve geri ödeme bir dizi kredi ve geri ödemenin parçası olmadıkça gelire dahil edilir; başka istisnalar da vardır (madde 15(1), 15(2) ve 15(2.6)). Giren ve çıkan parayı bir hissedar kredisi hesabında izleyin. Bkz. yeni bir CCPC için muhasebe kayıtları ve şahsi maliyetler zaten şirketten ödendiyse şirketin ödediği şahsi giderler.

Neyi, ne kadar süre ve nerede saklarım?

Kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl boyunca, Kanada'daki işyerinizde veya ikametgâhınızda saklayın (Income Tax Act, madde 230; CRA: kayıtlar nerede saklanır).

Elektronik kayıtlar tüm süre boyunca okunabilir bir elektronik biçimde saklanmalıdır. Yurt dışında saklanan ve Kanada'dan erişilen kayıtlar, CRA izin vermedikçe Kanada'da saklanmış sayılmaz.

Uzun vadeli mal kayıtları ve hisse defteri gibi bazı kayıtlar daha uzun süre saklanır; geç verilen bir beyanname, bir itiraz, bir temyiz veya kapanan bir şirket süreyi değiştirir. Altı yıllık başlangıç tarihi ve bu istisnalar için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı.

İlk satıştan önce ödenen maliyetleri ne yaparım?

Her makbuzu saklayın ve her maliyeti tarihiyle kaydedin; çünkü başlangıç tarihi, maliyetin nasıl ele alınacağını belirler. CRA'ya göre gelir, işletmenin başladığı andan itibaren bildirilir ve giderler o andan itibaren indirilebilir; işletme, yeniden satış için yeterli mal alımı veya başlamak için ekipman alımı gibi, işletmenin olağan bir parçası olan önemli bir faaliyete giriştiğinizde başlar. Olası bir işletmeyi araştırmak onu başlatmaz ve bu araştırma maliyetleri indirilemez (CRA: T4002). Bir şirket için, kuruluştan önce şahsen ödenen maliyetin kendi muamelesi vardır ve kayıttan önce sunulan hizmetlerdeki GST/HST kredi sağlamaz (yukarıda). Bkz. ilk satıştan önceki başlangıç maliyetleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

15 Ocak'ta işe başlayan Ontario'lu serbest çalışan bir tasarımcı

Takvim çeyreklerine göre satışları C$9.000, C$12.000, C$14.000 ve C$10.000; yıl toplamı C$45.000'dir. Her satışın Ontario'daki bir müşteriye yapılan vergiye tabi tedarik olduğunu ve ilişkili işletmesi bulunmadığını varsayın. T2125 yılı 15 Ocak ile 31 Aralık arasıdır ve beyanname sonraki yılın 15 Haziran'ında verilir. Üçüncü çeyrekten sonra, o ana kadarki çeyreklerdeki satışları C$35.000'dır; tek bir çeyrek sınırı aşmamış olsa da C$30.000 sınırının üzerindedir. Bu olgularda küçük tedarikçi statüsünü Ekim sonunda kaybeder, kaydının yürürlük tarihinden itibaren (en geç 31 Ekim'den sonraki ilk satışından itibaren) Ontario HST'si tahsil eder ve bu tarihten itibaren 29 gün içinde kayıt yaptırır. Kayıt testinin istisnaları vardır.

10 Mart'ta kurulan Alberta şirketi

31 Aralık'ı seçer. İlk vergi yılı 297 gün sürer ve 371 günlük sınırın içindedir. T2'nin son tarihi yıl sonundan altı ay sonradır, yani sonraki yılın 30 Haziran'ıdır. Alberta'da daimi iş yeri varsa AT1'in son tarihi aynıdır. Ödenecek federal vergi, yıl sonundan iki ay sonra ödenir. Bazı CCPC'ler için geçerli üç aylık tarih bir önceki vergi yılını sınar; ilk yıl şirketinin böyle bir yılı yoktur, bu yüzden iki aylık tarihe kadar ödemek soruyu ortadan kaldırır (Income Tax Act, alt madde 248(1)). Alberta vergisinin kendi ödeme son günü kuralları vardır. Kayıt yaptırdıktan sonra Alberta'da yapılan tedariklerde %5 GST tahsil eder ve Alberta'da PST yoktur.

Ekipman satın alan Ontario'lu şahıs işletmesi sahibi

Kayıtlı bir tedarikçiye C$2.260 öder: C$2.000 artı C$260 HST. Toplam C$500'ın üzerinde olduğu için krediyi destekleyen faturada tedarikçinin adı ve kayıt numarası, tarih, toplam, HST, kendi adı, kısa bir açıklama ve ödeme koşulları bulunmalıdır. Kayıtlıysa ve ekipmanı ağırlıklı olarak işletmesinde kullanmak üzere aldıysa (kullanımın %50'den fazlası), C$260'ın tamamı girdi vergisi kredisi olarak talep edilebilir; işletme kullanımı %50 veya daha azsa hiçbiri talep edilemez (Excise Tax Act, madde 199; CRA: sermaye niteliğindeki şahsi mallar için yüzdeler). Kayıttan önce almışsa, kayıt anında elindeki ekipman ayrı kurallara göre uygun olabilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Muhasebe kayıtları oluşmadan işe başladınız: faturalar net bir GST/HST başlangıç tarihi olmadan kesildiyse, para şahsi hesaptan geçtiyse veya yıl sonu belirsizse, açılış durumu (kayıt tarihi, yıl sonu, olmuş olanların nasıl kodlanacağı) bir uzmanın gözden geçirmesi gereken olgulara bağlıdır. Bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama, banka hesap özetlerinden muhasebe kayıtlarını yeniden oluşturma ve muhasebe desteği.
• Numaranız olmadan GST/HST tahsil ettiniz ya da kayıt yaptırmadan sınırı aştınız: bkz. kayıttan önce tahsil edilen GST/HST ve verilmemiş GST/HST beyannameleri; bu dönemlerin muhasebe kayıtları düzenli değilse muhasebe desteği alın.
• Yeni bir şirketsiniz: hisse sermayesi, hissedar kredisi ve ilk T2 özen gerektirir. Bkz. yeni bir CCPC için muhasebe kayıtları ve şirket vergisi desteği.
• Şahıs işletmesini şirkete devrettiniz: bkz. şahıs işletmesi şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları.
• Birden fazla eyalette veya Québec'te satış yapıyorsunuz: bkz. birden fazla eyalette faaliyet.
• ABD doları cinsinden ödeme alıyorsunuz veya ABD'li müşterilere hizmet veriyorsunuz: bkz. USD ile ödeme alan serbest çalışan ve sınır ötesi vergi desteği.
• Bir iş ortağınız var: bkz. genel ortaklığın ilk yılı.