बहीखाते में GST/HST दर्ज करना: देय, ITC और शुद्ध कर खाते

पंजीकृत व्यवसाय को GST/HST के कौन-से खाते चाहिए?

इनके खाते बनाएँ: वसूला गया कर, खरीद पर चुकाया कर (इनपुट कर क्रेडिट, ITC) और देय शुद्ध कर। इनसे वे तीन आँकड़े मिलते हैं जो रिटर्न माँगता है: वसूला गया या वसूली योग्य कर (लाइन 103), ITC (लाइन 106) और शुद्ध कर (लाइन 109)। नियमित पद्धति में (Quick Method में नहीं) शुद्ध कर बिक्री पर लगे कर में से ITC घटाकर, समायोजनों को जोड़ने या घटाने पर निकलता है (CRA: अपना शुद्ध GST/HST निकालें; Excise Tax Act, धारा 225)।

CRA के अनुसार पंजीकृत व्यवसाय वसूला गया कर CRA को भेजे जाने तक ट्रस्ट में रखता है (RC4022), इसलिए बहीखाते में वह आम तौर पर देनदारी खाते में रहता है, बिक्री या खर्च में नहीं। अगर कोई कंपनी शुद्ध कर जमा नहीं करती, तो उस समय के उसके निदेशक कंपनी के साथ व्यक्तिगत रूप से भी ज़िम्मेदार हो सकते हैं, और CRA बोर्ड छोड़ने के दो साल बाद तक निदेशक का निर्धारण कर सकती है (Excise Tax Act, धारा 323)। आयकर रिटर्न में वह आय गिना जाएगा या नहीं, यह अलग सवाल है: देखें क्या वसूला गया GST/HST आय है।

ज़्यादातर प्रोग्राम हर लाइन के टैक्स कोड से इन खातों में एंट्री करते हैं। हाथ से जर्नल एंट्री करते समय कर को अपनी अलग लाइन पर रखें, कभी बिक्री या खर्च की लाइन के अंदर नहीं।

सेट-अप तब सीधा है जब व्यवसाय पंजीकृत हो, नियमित पद्धति इस्तेमाल करता हो और उसके पास दस्तावेज़ हों। वह तब सीधा नहीं रहता जब पहला रिटर्न अभी बाकी हो, कर पहले से बिक्री या खर्च में मिला हो, कई अवधियाँ अनुमान से फ़ाइल हुई हों, देय रकम CRA की शेष राशि से न मिले, या व्यवसाय क्यूबेक में स्थित हो, जहाँ रिटर्न आम तौर पर Revenu Québec के पास जाते हैं (RC4022)।

एंट्री करने से पहले ये इकट्ठा करें: पंजीकरण की पुष्टि और उसकी प्रभावी तारीख, आपके CRA खाते में दिखी रिपोर्टिंग अवधि (CRA: रिटर्न के निर्देश), बिक्री के चालान, आपूर्तिकर्ताओं की रसीदें, बैंक और कार्ड विवरण, फ़ाइल हो चुके रिटर्न और CRA खाते की शेष राशि।

तुलन पत्र में GST/HST के देय, सस्पेंस और शुद्ध वाली लाइनें क्यों दिखती हैं?

तुलन पत्र की हर GST/HST लाइन उस शुद्ध रकम का एक चरण है जो आप CRA को देते हैं। नाम अकाउंटिंग प्रोग्राम से आते हैं, CRA से नहीं, इसलिए लेबल की जगह यह पढ़ें कि हर लाइन किसका जोड़ है।

साथ मिलाकर, खुली लाइनें उन अवधियों के वसूले गए कर घटा ITC के बराबर होनी चाहिए जो अभी फ़ाइल नहीं हुईं। देय लाइन फ़ाइल हो चुके रिटर्न के शुद्ध कर में से भुगतान और किस्तें घटाकर होनी चाहिए; बकाया रिफ़ंड एक अलग वापसी योग्य लाइन में रहता है। जिस अवधि का रिटर्न फ़ाइल हो चुका है, उसका सस्पेंस बैलेंस बचा रहे तो आम तौर पर मतलब है कि रिटर्न की एंट्री कभी हुई ही नहीं। CRA की शेष राशि से अलग देय रकम मिलान का काम है: देखें CRA के साथ GST/HST देय का मिलान।

बिक्री का GST/HST चालान बनाते समय दर्ज करूँ या ग्राहक के भुगतान करने पर?

आम तौर पर बिक्री का GST/HST चालान की तारीख या भुगतान की तारीख, जो पहले आए, उस पर दर्ज करें। कर उस दिन देय होता है जब कीमत (प्रतिफल) चुकाई जाए या देय बने, इनमें जो पहले हो (Excise Tax Act, धारा 168)। कीमत आम तौर पर इनमें सबसे पहली तारीख को देय बनती है: चालान पहली बार जारी होने का दिन, उस पर छपी तारीख, वह दिन जब अनुचित देरी न होती तो वह जारी होता, और वह दिन जब लिखित समझौता भुगतान माँगता है (धारा 152)। यह नियम कानून ने तय किया है, इसलिए आयकर रिटर्न में चाहे कोई भी पद्धति हो, यह नकद के आने का इंतज़ार नहीं करता।

इसलिए मार्च में बने और मई में चुकाए गए चालान की बिक्री मार्च के बहीखाते और मार्च वाले रिटर्न में आती है। जो ग्राहक चालान बनने से पहले भुगतान कर दे, उसके मामले में कर भुगतान की तारीख पर दर्ज होता है। लिखित समझौते के तहत किराया और लाइसेंस शुल्क उस भुगतान तारीख पर देय होते हैं जो समझौता तय करता है (धारा 152(2)); समय के दूसरे मामले जमा राशि और न चुकाए चालानों पर GST/HST में हैं।

शून्य-दर या छूट प्राप्त बिक्री की कोई कर एंट्री नहीं होती, फिर भी वह रिटर्न की लाइन 101 की बिक्री में गिनी जाती है (रिटर्न के निर्देश)। कौन-सी बिक्री इसमें आती है, यह देखें: छूट प्राप्त, शून्य-दर और दायरे से बाहर।

जब रसीद के कुल में सिर्फ़ GST/HST शामिल हो, तो कीमत निकालने के लिए कुल को एक जमा GST/HST दर से भाग दें; बाकी कर है। अगर उसमें PST या QST भी है, तो पहले वह कर निकाल दें; देखें कर-सहित कीमतें और GST/HST। दर इस पर निर्भर है कि बिक्री कहाँ हुई: देखें प्रांत के अनुसार GST/HST, PST और QST लगाना।

खर्च की एंट्री कैसे करूँ कि सिर्फ़ वापस मिलने वाला हिस्सा ITC बने?

कीमत को खर्च खाते में और वापस मिलने वाले GST/HST को ITC खाते में दर्ज करें; कुल रकम बैंक, कार्ड या देय खातों में जाती है। क्रेडिट उस अवधि का होता है जिसमें कर देय बनता है या चुकाया जाता है (Excise Tax Act, धारा 169)।

जो बिल अवधि में बना लेकिन अवधि के अंत तक अनचुकाया रहा, उसका क्रेडिट आम तौर पर फिर भी उसी अवधि में मिलता है, क्योंकि कर भुगतान और कीमत के देय बनने के दिन में से पहले वाले पर देय होता है। क्रेडिट के लिए रिटर्न फ़ाइल करने से पहले आपूर्तिकर्ता के दस्तावेज़ भी हाथ में होने चाहिए (धारा 169(4); CRA: इनपुट कर क्रेडिट)। समय पर क्लेम न किया गया क्रेडिट खो जाता है; ज़्यादातर पंजीकृत व्यवसायों के पास चार साल होते हैं। देखें रसीद पर क्या दिखना चाहिए। आपकी पंजीकरण तारीख से पहले चुकाए कर के अपने नियम हैं: देखें पंजीकरण से पहले चुकाए GST/HST का क्लेम।

पूरी रसीद खर्च खाते में डालकर ITC भी क्लेम करने से कर दो बार कटौती में चला जाता है। Quick Method वाला पंजीकृत व्यवसाय परिचालन खर्चों पर ITC क्लेम नहीं कर सकता (CRA), इसलिए कर खर्च में ही रहता है: देखें बहीखाते में Quick Method।

जब कर का सिर्फ़ एक हिस्सा वापस मिलता हो, तब क्या बदलता है?

ITC खाते में कर का सिर्फ़ वापस मिलने वाला हिस्सा डालें और बाकी को खर्च या स्वामी के खाते में रहने दें। क्रेडिट इस पर चलता है कि खरीद वाणिज्यिक गतिविधियों में कितनी इस्तेमाल हुई, यानी आपके व्यवसाय की कर योग्य बिक्री में इस्तेमाल हुआ हिस्सा (Excise Tax Act, धारा 169)।

इस्तेमाल के स्तर: CRA: ITC पात्रता प्रतिशत। भोजन का हिस्सा CRA का सामान्य नियम है (RC4022)। CRA पंजीकृत व्यवसाय को यह भी करने देती है कि वह साल के दौरान भोजन पर पूरा कर क्लेम करे और सीमित हिस्सा साल में एक बार लाइन 104 पर वापस जोड़ दे: मासिक और तिमाही फ़ाइल करने वाले अगले वित्त वर्ष की पहली रिपोर्टिंग अवधि में, सालाना फ़ाइल करने वाले उस वित्त वर्ष के रिटर्न में (रिटर्न के निर्देश; RC4022)। जो भी तरीका अपनाएँ, बहीखाते में वही बँटवारा दिखना चाहिए जो रिटर्न में है।

वापस जोड़ने के समय, गाड़ियों, घर के दफ़्तर और उन दूसरी लागतों के लिए जिन पर क्रेडिट नहीं या आंशिक है, देखें बिना या आंशिक ITC वाले खर्च; कंपनी के भोजन के लिए, कंपनी के बहीखाते में भोजन और मनोरंजन। कंपनी शेयरधारक की निजी लागत को कैसे लेती है, यह अलग कर का सवाल है: देखें निजी तौर पर चुकाए व्यावसायिक खर्च।

जमा राशि, ग्राहक के भुगतान, क्रेडिट नोट या बट्टे खाते में डाले चालान की एंट्री कैसे करूँ?

जमा राशि, पहले से दर्ज चालान पर भुगतान, क्रेडिट नोट और बट्टे खाते में डाले चालान, हर एक की अपनी एंट्री है; क्रेडिट नोट और डूबे कर्ज़ रिटर्न को भी समायोजित करते हैं।

आंशिक रूप से चुकाए चालान की कटौती सिर्फ़ न चुकाए हिस्से पर लगती है। समय के नियमों, डूबे कर्ज़ की शर्तों और समय-सीमा के लिए देखें जमा राशि और न चुकाए चालानों पर GST/HST और ग्राहकों के न चुकाए चालान बट्टे खाते में डालना।

GST/HST रिटर्न की एंट्री कैसे करूँ: भुगतान, रिफ़ंड या किस्त?

रिटर्न फ़ाइल होने पर उसे दर्ज करें, फिर पैसा हिलने पर उसे दर्ज करें। रिटर्न का शुद्ध कर लाइन 109 है; किस्तें लाइन 110 पर घटाई जाती हैं, और ऋणात्मक नतीजा लाइन 114 पर रिफ़ंड है (रिटर्न के निर्देश)।

जिस सालाना फ़ाइल करने वाले का पिछले वित्त वर्ष का शुद्ध कर $3,000 या ज़्यादा था, उसे तिमाही किस्तें चुकानी पड़ सकती हैं (CRA: किस्तें)। सालाना रिटर्न किस्तों को लाइन 110 पर बताता है; उन्हें दोबारा दर्ज न करें। शुद्ध कर (लाइन 109) को देय में दर्ज करने से डेबिट बैलेंस बराबर हो जाता है। अगर किस्तें धनात्मक शुद्ध कर से ज़्यादा हों, तो एक डेबिट बच जाता है: उसे वापसी योग्य में ले जाएँ (वापसी योग्य को डेबिट, देय को क्रेडिट)। क्रेडिट नोट और डूबे कर्ज़ से हुए समायोजन उसी अवधि में उन्हीं खातों में दर्ज होते हैं जिसमें वे बताए जाते हैं।

अगर कोई जमा राशि, किस्त या रिफ़ंड CRA की दिखाई रकम से अलग है, तो देखें CRA के साथ GST/HST देय का मिलान। फ़ाइल कैसे करें और कब देय है, इसके लिए देखें GST/HST फ़ाइल करना और ITC क्लेम करना।

अगर मैं PST और QST भी चुकाता हूँ, तो वे कहाँ जाएँ?

PST और QST अपने अलग खातों में जाते हैं, GST/HST वाले खातों में नहीं। शुद्ध कर में सिर्फ़ Excise Tax Act के GST/HST भाग का कर गिना जाता है (धारा 225), और रिटर्न की लाइन 101 में प्रांतीय बिक्री कर शामिल नहीं होता (रिटर्न के निर्देश)।

• बिक्री पर PST: PST वाला हर प्रांत उसे लगाने और जमा करने के अपने नियम तय करता है। GST की गणना PST को छोड़कर कीमत पर करें (RC4022)।
• खरीद पर PST: ITC GST/HST वापस दिलाता है (CRA: इनपुट कर क्रेडिट), इसलिए चुकाया PST आम तौर पर लागत का हिस्सा होता है, जब तक उस प्रांत के नियम खरीद को छूट न दें या PST वापस पाने दें। जमा करने के लिए GST/HST को ट्रैक करने और PST को नहीं, बिल को ऐसे कोड करें कि सिर्फ़ GST/HST वाला हिस्सा ITC खाते में जाए; PST खर्च में रहता है।
• HST वाले प्रांत: वहाँ अलग PST नहीं है; HST, प्रांतीय हिस्से समेत, ऊपर के खातों से गुज़रता है।
• QST: क्यूबेक में स्थित व्यवसाय आम तौर पर अपने GST/HST रिटर्न Revenu Québec के पास उसके फ़ॉर्म से फ़ाइल करता है (RC4022)। QST की अपनी दर, 9.975%, और अपने नियम हैं। वसूला, चुकाया और देय QST अलग-अलग खातों में रखें।

प्रांत के अनुसार नियम प्रांत के अनुसार PST और QST में हैं।

फ़ाइल करने से पहले कैसे जाँचूँ कि GST/HST खाते रिटर्न से मेल खाते हैं?

फ़ाइल करने से पहले अवधि के बहीखाते के तीन कुल योगों की तुलना लाइन 103, 106 और 109 से करें।

लाइन 106 में पिछली अवधि के वे ITC शामिल होते हैं जो क्लेम नहीं हुए थे, अगर समय-सीमा खत्म नहीं हुई है (रिटर्न के निर्देश), इसलिए देर से किया क्लेम समझाता है कि लाइन 106 अवधि की एंट्री से ज़्यादा क्यों है। कर की रिपोर्ट उन तारीखों पर चलाएँ जब कर देय बना, जिनमें चालान से पहले मिले आंशिक भुगतान भी शामिल हैं, सिर्फ़ भुगतान की तारीखों पर नहीं।

लाइन 101 की बिक्री लाभ-हानि विवरण से शायद ही कभी ठीक मेल खाती है: देखें जब रिटर्न बहीखाते से मेल न खाए। रिटर्न और भुगतान दर्ज होने के बाद देय रकम CRA की शेष राशि से मेल खानी चाहिए।

हर एंट्री के पीछे कौन-से रिकॉर्ड हों, और उन्हें कितने समय तक रखूँ?

हर एंट्री के पीछे का दस्तावेज़ रखें, आम तौर पर उस साल के अंत से 6 वर्ष तक जिससे वह जुड़ा है; CRA ज़्यादा समय के लिए माँग सकती है (CRA: GST/HST के रिकॉर्ड जो रखने हैं)।

इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ाइल करते समय आप रसीदें या सहायक दस्तावेज़ नहीं भेजते, लेकिन उन्हें रखना होगा, ताकि CRA माँगे तो दिए जा सकें (CRA: GST/HST के रिकॉर्ड जो रखने हैं)। ITC के लिए रिटर्न फ़ाइल होने से पहले सहायक सबूत चाहिए (CRA: इनपुट कर क्रेडिट)।

उदाहरण

सभी आँकड़े कनाडाई डॉलर में और समझाने के लिए हैं।

Ontario का एकल स्वामी: एक बिक्री और एक खरीद

Ontario का एक एकल स्वामी C$2,000 और C$260 HST (13%) का चालान बनाता है, और सामान खरीदता है जिसकी रसीद का कुल C$565 है, जिसमें C$65 HST शामिल है (C$565 को 1.13 से भाग देने पर C$500)। बहीखाते में बिक्री C$2,000, वसूला गया HST C$260, सामान का खर्च C$500 और चुकाया गया HST C$65 दिखते हैं। शुद्ध कर देय C$260 घटा C$65 है, यानी C$195।

Alberta की कंपनी: मार्च में चालान, मई में भुगतान

कैलेंडर तिमाहियों पर तिमाही फ़ाइल करने वाली Alberta की एक कंपनी 20 मार्च को C$10,000 और C$500 GST का चालान बनाती है। ग्राहक 3 मई को C$10,500 चुकाता है। C$500 मार्च के बहीखाते और मार्च तिमाही के रिटर्न में आता है, क्योंकि चालान की तारीख भुगतान की तारीख से पहले है। मई की प्राप्ति बैंक को C$10,500 से डेबिट और प्राप्य को क्रेडिट करती है, कोई कर एंट्री नहीं।

रिटर्न और भुगतान की एंट्री

मान लें कि एकल स्वामी तिमाही फ़ाइल करता है। चालान और सामान के बिल के बाद, वसूला गया HST C$260 का क्रेडिट है, चुकाया गया HST C$65 का डेबिट है और देय HST शून्य है। रिटर्न की एंट्री में वसूला गया HST C$260 डेबिट होता है, चुकाया गया HST C$65 क्रेडिट होता है और देय HST C$195 क्रेडिट होता है, इसलिए वसूला और चुकाया दोनों शून्य हो जाते हैं। भुगतान करने पर देय HST डेबिट और बैंक C$195 क्रेडिट होता है। अगर रिटर्न और भुगतान की एंट्री साथ होती है, तो देय की जगह बैंक को C$195 क्रेडिट करें।

आपके मामले में अलग है?

• खाते फ़ाइल हुए रिटर्न से मेल नहीं खाते, या रिटर्न अनुमान से फ़ाइल हुए थे: CRA आम तौर पर किसी रिटर्न का पुनर्निर्धारण उसकी देय तारीख और फ़ाइलिंग तारीख में से बाद वाली के 4 वर्ष बाद तक कर सकती है; धोखाधड़ी, या लापरवाही, असावधानी या जानबूझकर की चूक से हुई गलत बयानी पर कोई सीमा नहीं (Excise Tax Act, धारा 298)। संशोधन करना है, बाद के रिटर्न में समायोजन करना है या दोबारा बनाना है, यह अवधि और रकमों पर निर्भर है। फ़ाइल हो चुके GST/HST रिटर्न में सुधार से शुरू करें और बहीखाता सहायता लें।
• कर पहले से आपकी बिक्री या खर्चों में मिला है: पहले दस्तावेज़ और मौजूदा कर एंट्री जाँचें। बिक्री पर असल में लगाया कर वसूला गया कर खाते में ले जाएँ। खरीद के लिए सिर्फ़ वापस मिलने वाला कर ITC खाते में ले जाएँ; सीमित कर लागत में रहता है और निजी रकमें निजी खाते में जाती हैं। मिली-जुली रसीदें उनकी कर लाइनों से बाँटें और कोई क्रेडिट दो बार दर्ज न करें। अगर अवधि फ़ाइल हो चुकी है, तो सुधार से रिटर्न बदल सकता है: देखें फ़ाइल हो चुके GST/HST रिटर्न में सुधार। कई अवधियाँ, या कर बिल्कुल गायब, दोबारा बनाने का मामला है: बहीखाता सहायता लें।
• कई अवधियाँ पिछड़ी हैं या फ़ाइल नहीं हुईं: देखें पिछड़ी बही को पकड़ना और फ़ाइल न हुए रिटर्न और अनुमानित निर्धारण, फिर अवधियों को क्रम से दोबारा बनाने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• देय रकम CRA की शेष राशि से नहीं मिल रही: CRA के साथ GST/HST देय का मिलान का तरीका अपनाएँ; अगर अंतर कई अवधियों में फैला है, तो बहीखाता सहायता लें।
• आप Quick Method इस्तेमाल करते हैं: देखें बहीखाते में Quick Method।
• आपका व्यवसाय क्यूबेक में स्थित है: रिटर्न आम तौर पर Revenu Québec के पास जाते हैं; देखें GST/HST फ़ाइल करना और ITC क्लेम करना और प्रांत के अनुसार PST और QST।
• आप अमेरिकी डॉलर में चालान बनाते हैं: देखें अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान।
• आप शुरू से बहीखाता बना रहे हैं: देखें नए व्यवसाय के लिए बहीखाता सेट करना।