Kanada'da e-Transfer Ödemelerini İşletme Geliri Olarak Takip Etme

e-Transfer'ler işletme geliri sayılır mı ve CRA hangi kayıtları bekler?

Evet. Bir müşterinin mal veya hizmetiniz için yaptığı ödeme, e-Transfer, çek, nakit veya kartla gelsin, işletme gelirdir; CRA, satışların para, hizmet ya da başka mal alıp almadığınıza ya da alacak olup olmadığınıza bakılmaksızın tüm satışları kapsadığını söyler (Form T2125, Part 3A). CRA'nın kayıt sayfaları e-Transfer'leri ayrıca ele almaz. Şahıs işletmesi sahibi için CRA, gelir kayıtlarının her tahsilatın tarihini, tutarını ve kaynağını göstermesi gerektiğini; her gelir kaydının arkasında satış faturaları, makbuzlar, ücret belgeleri ve sözleşmeler gibi asıl belgelerin bulunması, çift nüsha mevduat fişlerinin ve banka hesap özetlerinin de yanında saklanması gerektiğini söyler (CRA: işletme kayıtları). Şirket de vergiyi belirlemeye imkân verecek biçimde kayıt tutmalıdır (Income Tax Act, 230. madde).

Banka satırı paranın geldiğini gösterir. Paranın hangi faturayı ödediğini söylemez; bu yüzden ikisi arasındaki eşleştirme asıl iştir.

Durum şu hallerde basit değildir:

• işletme e-Transfer'leri kişisel bir hesaba düşüyor;
• aylar geçti ve kimse bunları eşleştirmedi;
• bir şirket ile sahibi tek bir hesabı paylaşıyor;
• GST/HST için kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediğinden emin değilsiniz;
• toplamlar banka hesap özetiyle uyuşmuyor.

Şunları toplayın: düzenlediğiniz faturaların listesi; işletme ödemesi alan her hesabın, henüz eşleştirilmemiş her ayı (en az son 12 ayı) kapsayan hesap özetleri; kayıtlıysanız GST/HST beyannameleriniz; ve kişisel hesaba yapılan, aslında işletmeye ait transferlerin listesi.

Defterlerde her e-Transfer için ne görünmeli?

Her ödeme bir satır alır: ne zaman geldi, kim ödedi, ne kadar ve hangi fatura veya faturaları kapattı. Bu, CRA'nın istediği tarih, tutar ve kaynağı kapsar; satırı doğrulanabilir kılan fatura bağlantısını da ekler.

Elektronik kayıtlar, kâğıt veya elektronik destekleyici belgelerden özetlenmiş mali hesaplara giden bir denetim izi göstermelidir (CRA: denetim izleri). Bu tabloyla iz, banka satırından ödeme listesine, listeden faturaya ve faturalardan beyannamedeki toplamlara uzanır.

Mevduat tarihi genellikle gelir tarihi değildir. CRA'nın serbest çalışan kılavuzu, gelirin ne zaman alındığına bakılmaksızın kazanıldığı mali dönemde bildirilmesi gerektiğini söyler (T4002); bu yüzden çoğu işletmede bir aydaki mevduat, o ayın geliri değildir. Bir ödemenin hangi döneme ait olduğu Ocak'ta ödenen Aralık satışları ve nakit mi tahakkuk mu muhasebe rehberlerinde ele alınır.

Her e-Transfer'i bir faturayla nasıl eşleştiririm?

En kolay eşleştirme para gelmeden önce yapılır: her faturaya fatura numarasını yazın ve müşterilerden ödeme yaparken bu numarayı belirtmelerini isteyin. Sonra ödeyen ve tutara göre eşleştirin, fatura numarasını mevduatın yanına yazın ve faturayı ödendi olarak işaretleyin. Bunu haftalık veya aylık sabit bir takvimle yapın; böylece eşleşmeyenler listesi kısa kalır.

1. Her faturayı numaralandırın ve tek bir listede tutun: müşteri, tarih, toplam ve vergi.
2. Takviminize göre, işletme ödemesi alan her hesabın hesap özetini indirin ve mevduatları listeleyin.
3. Her mevduat için o müşterinin ve tutarın açık faturasını bulun. Tarihi, ödeyeni, tutarı ve fatura numarasını girin; faturayı ödendi olarak işaretleyin.
4. Eşleştiremediklerinizi tarihi, tutarı ve ödeyeniyle eşleşmeyenler listesine koyun. Müşteriye sorun veya mesajlarınıza ve rezervasyonlarınıza bakın. Tahmin etmeyin.
5. Toplamı kontrol edin. Eşleşen ödemeler, artı eşleşmeyenler listesi, artı satış olmayan mevduatlar (aşağıya bakın), dönem için hesap özetindeki mevduatlara eşit olmalıdır.

Çok sayıda küçük ödemesi olan bir işletme, müşteri, hizmet ve tutarı içeren günlük bir kayıt tutabilir; sonra ay sonunda her satırı hesap özetiyle işaretleyerek eşleştirebilir. Kayıt, o sırada yaptığınız kayıttır; hesap özeti ise bankanın kanıtıdır.

Müşteriler ayrı bir işletme hesabına mı ödeme yapmalı?

Bir şirketin müşterileri şirkete ödeme yapar; bu yüzden satışları şirketin kayıtlarına aittir. Şahıs işletmesi sahibi için CRA'nın kayıt sayfaları satışların hangi hesaba ödenmesi gerektiğini söylemez, ancak karışık bir hesap eşleştirmeyi zorlaştırır. İşletme hesabına dair daha geniş soru kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberindedir.

Şirket, sahiplerinden ayrı olarak mülk edinen ve kendi adına sözleşme yapan ayrı bir tüzel kişiliktir (CRA: şirket). Satışları karşılığı yapılan ve sahibin kişisel hesabına düşen ödeme, genellikle yine şirketin gelirdir; bkz. kişisel hesaptaki şirket geliri.

Şahıs işletmesi sahibinin işletmeden ayrı bir hukuki statüsü yoktur (CRA: şahıs işletmesi). Ortak kullanılan bir hesapta her mevduatın satış olup olmadığı etiketlenmelidir; çünkü CRA'nın denetim yöntemi, mükelleften tanımlayamadığı mevduatların kaynağını açıklamasını ister (CRA denetim kılavuzu). Yalnızca işletmeye ait bir hesap, açıklanacak daha az şey bırakır.

Bir e-Transfer'in içindeki GST/HST'yi nasıl kaydederim?

Kayıtlıysanız, faturadaki GST/HST müşterinin gönderdiği tutarın bir parçasıdır ama sizin geliriniz değildir. Satışı vergisiz, vergiyi ise CRA'ya borç olarak kaydedin. GST/HST olarak tahsil edilen tutar Kanada Devleti (Crown) adına emanette tutulur (222. madde); vergi aktarılmazsa şirketin yönetim kurulu üyeleri de bundan sorumlu olabilir (323. madde).

CRA'nın T2125 kılavuzu, tahsil edilen veya tahsil edilecek GST/HST dahil brüt satışları girmenizi, sonra bunların içindeki GST/HST'yi, eyalet satış vergisini, iadeleri, indirimleri ve iskontoları (3B tutarı) çıkararak 8000. satırdaki düzeltilmiş satışlara ulaşmanızı ister; serbest meslek mensupları aynı formun Part 3B bölümünü kullanır (T4002; Form T2125, Part 3A). Şirket beyannamesi ve Quick Method için bkz. tahsil edilen GST/HST ve gelir ve defterlerde Quick Method.

Vergiyi mevduattan değil, faturadan alın: fatura tahsil edilen vergiyi gösterir; mevduat ise birkaç faturayı ya da bir faturanın yalnızca bir kısmını kapsayabilir. Kayıtlı bir işletme, GST/HST'yi ödemenin yapıldığı gün ile ödemenin vadesinin geldiği günden hangisi önceyse o gün borçlanır ve CRA ödemenin vadesini genellikle fatura tarihi ya da bir sözleşmedeki tarih, hangisi önce geliyorsa o tarih sayar (RC4022). Bir faturanın hangi beyan dönemine ait olduğu mevduatlar ve ödenmemiş faturalarda GST/HST rehberindedir.

Kayıtlı değilseniz nedenini kontrol edin. Küçük tedarikçi, ilişkili kişilerin satışları dahil dünya çapındaki vergiye tabi satışları tek bir takvim çeyreğinde ve son dört ardışık takvim çeyreğinde $30.000 veya altında olan işletmedir ve kayıt yaptırmak zorunda değildir (CRA: ne zaman kayıt yaptırılır). Kayıt yaptırmanız gerekmiyorsa ve GST/HST tahsil etmediyseniz mevduatta ayıracağınız bir GST/HST yoktur. Yine de GST/HST olarak bir tutar tahsil ettiyseniz bu satış geliri değildir ve aynı şekilde emanette tutulur: ayrı tutun ve düzeltmek için yardım alın; çünkü müşteriye iade veya kredi, yalnızca tahsilattan sonraki iki yıl içinde mümkündür (232. madde). Excise Tax Act bir satışı, tutarın vadesinin geldiği ana göre ya da vadesi gelmeden ödendiyse ödendiği ana göre sayar (148. madde); bu yüzden vergiye tabi satışlarınızı mevduatlardan değil faturalarınızdan, takvim çeyreği bazında toplayın. Bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır. Kayıt yaptırdıktan sonra vergiyi kaydetmek için bkz. defterlerde GST/HST kaydı.

Mevduatlar, bahşişler, iadeler ve karışan kişisel para ne olacak?

Hesaba gelen her e-Transfer satış değildir. Gelir toplamına ulaşmadan önce her birini etiketleyin.

Son satırda, CRA denetim kılavuzu bir transferi, ancak parayı gönderen hesap incelemenin parçasıysa transfer sayar; bu yüzden işletme ödemesi alan her hesabı kayıtlarınızda tutun. Bir sahibin şirkete koyduğu kişisel paranın nasıl kaydedildiği hissedar kredisi hesabı rehberindedir. Şahıs işletmesi sahibinin para çekmesi şahıs işletmesi sahibinin çekimleri rehberinde ele alınır.

Bir e-Transfer birkaç faturayı ödedi ya da tutar yanlış: nasıl kaydederim?

Tek bir mevduat kaydedin ve kapattığı her faturaya uygulayın. Uygulanan tutarların toplamı mevduata eşit olmalıdır. CRA'nın kayıt rehberi, bir ödemenin faturalara nasıl bölüneceğini söylemez; istediği, destekleyici belgelerden hesaplara uzanan bir denetim iziyle eksiksiz kayıtlardır.

Eksik ödeme tek başına faturada tahsil edilen GST/HST'yi değiştirmez; çünkü vergi mevduatı değil faturayı izler (RC4022). Eksik ödemeden veya iadeden sonra vergiyi düzeltmek ayrı bir sorudur; bkz. mevduatlar ve ödenmemiş faturalarda GST/HST ve bakiye hiç gelmeyecekse ödenmemiş müşteri faturalarının silinmesi. Vergi yuvarlak bir toplamın içindeyse ve ayrımı hesaplamanız gerekiyorsa bkz. vergi dahil fiyatlar.

Kayıtları ne kadar süre ve hangi biçimde saklarım?

Kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl süreyle, okunabilir biçimde, Kanada'da saklayın. CRA aynı süreyi GST/HST kayıtları için de verir ve faturaları daha uzun saklamanızı isteyebilir (CRA: kayıtlar nerede saklanır; RC4022). Sürenin ne zaman başladığı, geç beyan verdiyseniz veya işletmeyi kapattıysanız neyin değiştiği ve kayıtların erken nasıl imha edileceği işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Biçim konusunda:

• Elektronik olan elektronik kalır ve yedeklenir. İndirilmiş bir hesap özeti veya ödeme listeniz gibi elektronik başlayan kayıtlar, ayrıca yazdırsanız bile, elektronik olarak okunabilir biçimde saklanmalıdır (CRA: kabul edilen biçim; 230(4.1) bölümü). CRA yedek kopya almanızı ve yedeğin kullanabileceği bir biçimde geri yüklenebildiğinden emin olmanızı söyler.
• Kanada'da tutun. CRA, kayıtların Kanada'daki iş yerinizde veya konutunuzda tutulmasını; Kanada dışında tutulup Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtların Kanada'da tutulmuş sayılmadığını söyler (CRA: kayıtlar nerede saklanır). GST/HST için, CRA aksini yetkilendirmedikçe kayıt Kanada'da, İngilizce veya Fransızca tutulur (Excise Tax Act, 286. madde).
• Kâğıt. Taranmış veya fotoğrafı çekilmiş kâğıt belgeler için bkz. CRA için taranmış makbuzlar.

Aylardır takip edilmemiş e-Transfer'lerim var: nereden başlamalıyım?

Faturalardan değil hesap özetlerinden başlayın. İşletme ödemesi alan her hesabın her ayını toplayın, her mevduatı etiketleyin ve eşleştirebildiklerinizi eşleştirin.

1. İşletmenin kullandığı her hesabın, kişisel hesaplar dahil, takip edilmeyen her ay için hesap özetini alın. Her ayın açılış bakiyesi bir önceki kapanış bakiyesine eşit olmalıdır. Boşluk, eksik bir hesap özeti demektir.
2. Her mevduatı tarih, gönderen ve tutarla tek bir sayfaya listeleyin. Yukarıdaki tabloyu kullanarak her birini müşteri ödemesi veya başka bir şey olarak etiketleyin.
3. Müşteri ödemelerini faturalarla, rezervasyonlarla, mesajlarla veya gönderenin adıyla eşleştirin. Kalanı eşleşmeyenler listesine koyun. Müşterilerin gönderdiği T4A belgeleriyle karşılaştırın: 048 numaralı kutu GST/HST'yi içermez (CRA: T4A belgesi) ve bir fark açıklanması gereken bir şeydir.
4. Banka eşleşmesini kontrol etmek için müşteri tahsilatlarını aylık toplayın. Ayrıca satışları kazanıldıkları döneme göre, her yıl sonundaki ödenmemiş faturalar dahil listeleyin ve zaten sayılmış satışlara ait tahsilatları not edin. Müşteri depozitolarını ayrı tutun. GST/HST sınırı için vergiye tabi satışları mevduatlardan değil faturalarınızdan, takvim çeyreği bazında toplayın (yukarıya bakın).
5. Hazırlayıcıya tahsilat toplamlarını, satış listesini, yıl sonu ödenmemiş faturaları, depozitoları ve eşleşmeyenler listesini verin. Yalnızca tahsilat toplamları gelir rakamı değildir (T4002; 12(1)(b) bölümü).

Aylar bir yıl sonunu aşıyorsa, verilmemiş bir beyanname varsa ya da bir CRA yazısı geldiyse, kayıt yaptırmadan GST/HST sınırını aşmış olabilirseniz, bir şirketin parası kişisel hesaptan geçtiyse veya toplamlar hesap özetleriyle uyuşmuyorsa, herhangi bir şey verilmeden önce muhasebe kayıtları desteği alın. Tam yeniden kurma hesap özetlerinden defterlerin yeniden kurulması ve gecikmiş defterlerin tamamlanması rehberlerindedir.

Yazılıma ihtiyacım var mı, yoksa bir elektronik tablo yeter mi?

İkisi de olur. CRA'nın kayıt sayfaları belirli bir sistem istemez. İstedikleri, güvenilir, eksiksiz, belgelerle desteklenen ve CRA sorduğunda sunulabilen kayıtlardır (CRA: sorumluluklarınız; CRA: hangi kayıtlar tutulur). Yukarıdaki sütunları izleyen ve yanında hesap özeti dosyaları saklanan bir elektronik tablo bunu karşılayabilir.

Elektronik tablonun bedeli, hacim arttıkça zaman ve hatalardır: kaybolan tek bir satır ayı hesap özetiyle uyuşmaz hale getirir. Banka satırlarını içe aktaran bir program yeniden yazmaktan kurtarır, ancak bir ödemenin hangi faturayı kapattığını siz ya da koyduğunuz bir kural söyleyene kadar bilemez. Program seçmek için bkz. serbest çalışanlar için muhasebe uygulaması. Kendi kayıtlarınızı tutmak ile yardım almak arasında karar vermek için bkz. kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar Kanada dolarıdır.

Çok sayıda küçük ödemesi olan bir köpek kuaförü

Bir köpek kuaförü ayda ortalama C$80 tutarında yaklaşık 40 e-Transfer alır; yılda yaklaşık C$38.000 eder. Müşteri, hizmet ve tutarı içeren günlük bir kayıt tutar ve ay sonunda her satırı hesap özetiyle işaretler. Kalan her şey eşleşmeyenler listesine gider ve kayıt ile hesap özeti uyuştuğunda ay kapanır. Bu hacimde, takvim çeyreği bazında sınanan GST/HST küçük tedarikçi sınırına göre durumunu kontrol etmelidir; bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.

HST uygulanan Ontario'daki bir müteahhit

Ontario'daki bir müteahhit C$2.000 artı C$260 HST için fatura keser. Müşteri e-Transfer ile C$2.260 gönderir. Defterler C$2.000 tutarında bir satışı, CRA'ya borçlu C$260 HST'yi ve tek bir C$2.260 mevduatla ödenmiş faturayı gösterir. C$260, transfer sonraki döneme düşse bile genellikle fatura tarihini içeren dönemin beyannamesine girer.

Üç fatura için tek transfer

Bir müşteri, her biri C$500 olan üç fatura için tek bir C$1.500 e-Transfer gönderir. Defterler, üç faturaya da C$500'er uygulanan C$1.500 tutarında tek bir mevduat gösterir. Müşteri C$1.200 gönderip bunun ilk iki faturayı ve üçüncünün bir kısmını kapsadığını söylemiş olsaydı, defterlerde C$500, C$500 ve C$200 uygulanmış, üçüncü faturada C$300 açık kalmış görünürdü.

Sizin için farklı mı?

• İşletme ödemeleri kişisel hesabınıza gitti ya da bir şirket ile sahibi tek hesabı paylaşıyor: gelir genellikle satışı yapan tarafından bildirilir ve paranın düştüğü hesap bunu değiştirmez. Bkz. kişisel hesaptaki şirket geliri; ikisini ayırmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aylardır veya yıllardır e-Transfer'ler hiç eşleştirilmedi ya da bir beyanname bunları bekliyor: bkz. hesap özetlerinden defterlerin yeniden kurulması ve gecikmiş defterlerin tamamlanması; geliri yeniden kurmak ve bir düzen oluşturmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Mevduatlar faturalarla veya hesap özetiyle uyuşmuyor: farkları listeleyin ve beyanname hazırlanmadan önce muhasebe kayıtları desteği alırken bu listeyi yanınızda bulundurun.
• Satışlarınız kayıt yaptırmadan GST/HST sınırını aşmış olabilir: bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.
• Bir ödeme işten farklı bir yılda geldi ya da bir müşteri peşin ödüyor: bkz. Ocak'ta ödenen Aralık satışları ve müşteri ön ödemeleri.
• Nakit esaslı ve tahakkuk esaslı defterler arasında seçim yapıyorsunuz: bkz. nakit mi tahakkuk mu muhasebe.
• e-Transfer'ler satış değil kira: bkz. kira geliri.
• Tedarikçilere veya yüklenicilere de e-Transfer ile ödeme yapıyorsunuz: bu sayfa gelen parayı kapsar. Giden ödemeler için bkz. makbuzsuz işletme giderleri ve alt yüklenicilere yapılan ödemelerin bildirilmesi.
• İşletmeniz Québec'te: GST/HST'yi orada genellikle Revenu Québec yönetir (RC4022). Bu rehber yalnızca federal kuralları kapsar; gerisi için Revenu Québec'e bakın.