Virements Interac : les suivre pour vos revenus d'entreprise

Les virements Interac comptent-ils comme revenu d'entreprise, et quels registres l'ARC attend-elle?

Oui. Le paiement d'un client pour vos biens ou vos services est un revenu d'entreprise, qu'il arrive par virement Interac, par chèque, en argent comptant ou par carte; l'ARC précise que les ventes comprennent toutes les ventes, que vous ayez reçu ou que vous receviez de l'argent, des services ou d'autres biens (formulaire T2125, partie 3A). Les pages de l'ARC sur les registres ne mentionnent pas à part les virements Interac. Pour un entrepreneur individuel, l'ARC précise que les registres des revenus doivent indiquer la date, le montant et la source de chaque somme reçue, et que chaque écriture de revenu doit s'appuyer sur des documents originaux, comme des factures de vente, des reçus, des relevés d'honoraires et des contrats, avec les copies des bordereaux de dépôt et les relevés bancaires conservés avec eux (ARC : registres d'entreprise). Une société doit aussi tenir des registres, sous une forme qui permet de déterminer l'impôt (Loi de l'impôt sur le revenu, article 230).

Une ligne du relevé bancaire montre que de l'argent est arrivé. Elle n'indique pas quelle facture cet argent a payée; le travail consiste donc à faire le lien entre les deux.

Un dossier n'est pas simple lorsque :

• des virements Interac d'entreprise arrivent dans un compte personnel;
• des mois ont passé et personne ne les a rapprochés;
• une société et son propriétaire partagent un même compte;
• vous ne savez pas si vous devez être inscrit à la TPS/TVH;
• les totaux ne concordent pas avec le relevé bancaire.

Rassemblez la liste des factures que vous avez émises; les relevés bancaires de chaque compte qui a reçu des paiements d'entreprise, pour chaque mois non rapproché (au moins les 12 derniers); vos déclarations de TPS/TVH si vous êtes inscrit; et la liste des virements reçus dans un compte personnel qui étaient en réalité des paiements d'entreprise.

Que doivent montrer les livres pour chaque virement Interac?

Chaque paiement reçoit une ligne : la date de son arrivée, le payeur, le montant et la ou les factures qu'il a réglées. Cela couvre la date, le montant et la source qu'exige l'ARC, et ajoute le lien avec la facture qui rend la ligne vérifiable.

Les registres électroniques doivent montrer une piste de vérification allant des pièces justificatives, sur papier ou électroniques, jusqu'aux comptes financiers sommaires (ARC : pistes de vérification). Avec ce tableau, cette piste va de la ligne bancaire à la liste des paiements, de la liste à la facture, et des factures aux totaux de la déclaration.

La date du dépôt n'est généralement pas la date du revenu. Le guide de l'ARC pour les travailleurs autonomes dit de déclarer le revenu dans l'exercice où vous le gagnez, peu importe le moment où vous le recevez (T4002); pour la plupart des entreprises, les dépôts d'un mois ne sont donc pas le revenu de ce mois. La période à laquelle appartient un paiement est traitée dans les ventes de décembre payées en janvier et dans la méthode de caisse ou la méthode d'exercice.

Comment rapprocher chaque virement Interac d'une facture?

Le rapprochement le plus simple se fait avant l'arrivée de l'argent : imprimez le numéro de facture sur chaque facture et demandez aux clients de l'indiquer quand ils paient. Rapprochez ensuite selon le payeur et le montant, inscrivez le numéro de facture à côté du dépôt et marquez la facture comme payée. Faites-le selon un calendrier fixe, chaque semaine ou chaque mois, pour que la liste des paiements non rapprochés reste courte.

1. Numérotez chaque facture et gardez-en une liste : client, date, total et taxe.
2. Selon votre calendrier, téléchargez le relevé bancaire de chaque compte qui reçoit des paiements d'entreprise et dressez la liste des dépôts.
3. Pour chaque dépôt, trouvez la facture ouverte de ce client pour ce montant. Inscrivez la date, le payeur, le montant et le numéro de facture, et marquez la facture comme payée.
4. Placez ce que vous ne pouvez pas rapprocher dans une liste de paiements non rapprochés, avec la date, le montant et le payeur. Interrogez le client ou vérifiez vos messages et vos réservations. Ne devinez pas.
5. Vérifiez le total. Les paiements rapprochés, plus la liste des paiements non rapprochés, plus les dépôts qui ne sont pas des ventes (voir ci-dessous), doivent être égaux aux dépôts du relevé pour la période.

Une entreprise qui reçoit beaucoup de petits paiements peut tenir un journal quotidien du client, du service et du montant, puis cocher chaque ligne par rapport au relevé en fin de mois. Le journal est le registre que vous avez fait sur le moment; le relevé est la preuve de la banque.

Les clients devraient-ils payer dans un compte d'entreprise distinct?

Les clients d'une société paient la société, et ses ventes appartiennent donc à ses registres. Pour un entrepreneur individuel, les pages de l'ARC sur les registres ne précisent pas dans quel compte les ventes doivent être payées, mais un compte mixte rend le rapprochement plus difficile. La question plus large du compte d'entreprise est traitée dans tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Une société est une entité juridique distincte qui possède des biens et conclut des contrats en son propre nom, à part de ses propriétaires (ARC : société). Un paiement pour ses ventes qui arrive dans le compte personnel du propriétaire demeure généralement un revenu de la société; voyez le revenu d'une société dans un compte personnel.

Un entrepreneur individuel n'a pas de statut juridique distinct de celui de son entreprise (ARC : entreprise individuelle). Dans un compte partagé, chaque dépôt doit être étiqueté comme une vente ou non, parce que la méthode de vérification de l'ARC demande au contribuable d'expliquer la source des dépôts qu'elle ne peut pas identifier (manuel de vérification de l'ARC). Un compte réservé à l'entreprise laisse moins de choses à expliquer.

Comment inscrire la TPS/TVH contenue dans un virement Interac?

Si vous êtes inscrit, la TPS/TVH d'une facture fait partie du montant que le client envoie, mais elle n'est pas votre revenu. Inscrivez la vente sans la taxe, et la taxe comme un montant dû à l'ARC. Un montant perçu au titre de la TPS/TVH est détenu en fiducie pour la Couronne (article 222), et les administrateurs d'une société peuvent en être responsables avec elle si la taxe n'est pas versée (article 323).

Le guide de l'ARC pour la T2125 vous fait inscrire les ventes brutes, y compris la TPS/TVH perçue ou à percevoir, puis soustraire la TPS/TVH, la taxe de vente provinciale, les retours, les rabais et les escomptes qui y sont inclus (montant 3B) pour obtenir les ventes ajustées à la ligne 8000; les professionnels utilisent la partie 3B du même formulaire (T4002; formulaire T2125, partie 3A). Pour la déclaration d'une société et pour la méthode rapide, voyez la TPS/TVH perçue et le revenu et la méthode rapide dans les livres.

Prenez la taxe sur la facture, et non sur le dépôt : la facture indique la taxe facturée, alors qu'un dépôt peut couvrir plusieurs factures ou seulement une partie de l'une d'elles. Une entreprise inscrite doit la TPS/TVH le premier en date du jour où elle est payée et du jour où le paiement est dû, et l'ARC considère habituellement que le paiement est dû à la date de la facture ou à la date prévue dans une entente, selon la première des deux (RC4022). La période de déclaration à laquelle appartient une facture est traitée dans la TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées.

Si vous n'êtes pas inscrit, vérifiez pourquoi. Un petit fournisseur a des ventes taxables mondiales, y compris celles de ses entreprises associées, de 30 000 $ ou moins au cours d'un seul trimestre civil et au cours des quatre derniers trimestres civils consécutifs, et n'a pas à s'inscrire (ARC : quand s'inscrire). Si vous n'étiez pas tenu de vous inscrire et n'avez pas facturé de TPS/TVH, le dépôt n'en contient aucune à retirer. Si vous avez quand même perçu un montant au titre de la TPS/TVH, ce n'est pas un revenu de vente et il est détenu en fiducie de la même façon : gardez-le à part et obtenez de l'aide pour le corriger, parce qu'un remboursement ou un crédit au client n'est permis que dans les deux ans suivant la facturation (article 232). La Loi sur la taxe d'accise compte une vente à la date où le montant est devenu dû, ou à la date où il a été payé s'il l'a été sans être devenu dû (article 148); additionnez donc vos ventes taxables par trimestre civil à partir de vos factures, et non à partir des dépôts. Voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH. Pour inscrire la taxe une fois inscrit, voyez inscrire la TPS/TVH dans vos livres.

Et les dépôts, les pourboires, les remboursements et l'argent personnel mélangé?

Tous les virements Interac reçus dans le compte ne sont pas des ventes. Étiquetez chacun avant qu'il n'entre dans le total des revenus.

Pour la dernière ligne, le manuel de vérification de l'ARC ne compte un transfert comme un transfert que si le compte qui a envoyé l'argent fait partie de l'examen; conservez donc dans vos registres chaque compte qui a reçu des paiements d'entreprise. La façon d'inscrire l'argent personnel qu'un propriétaire met dans une société est traitée dans le compte de prêt à l'actionnaire. Le cas d'un entrepreneur individuel qui retire de l'argent est traité dans les retraits d'un entrepreneur individuel.

Un virement Interac a payé plusieurs factures, ou un mauvais montant : comment l'inscrire?

Inscrivez un seul dépôt et imputez-le à chaque facture qu'il règle. Les montants imputés doivent totaliser le dépôt. Les indications de l'ARC sur les registres ne précisent pas comment répartir un paiement entre des factures; ce qu'elle demande, ce sont des registres complets avec une piste de vérification allant des pièces justificatives aux comptes.

Un paiement partiel ne change pas à lui seul la TPS/TVH facturée sur la facture, parce que la taxe suit la facture, et non le dépôt (RC4022). Ajuster la taxe après un paiement partiel ou un remboursement est une question distincte; voyez la TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées et, si le solde n'arrivera jamais, radier les factures de clients impayées. Si la taxe est comprise dans un total arrondi et que vous devez calculer la répartition, voyez les prix taxes comprises.

Pendant combien de temps dois-je conserver les registres, et sous quelle forme?

Conservez-les six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, sous une forme lisible, au Canada. L'ARC donne la même période pour les registres de TPS/TVH, et peut vous demander de garder les factures plus longtemps (ARC : où conserver les registres; RC4022). Le début de cette période, ce qui change si vous avez produit en retard ou fermé l'entreprise, et la façon de détruire des registres avant l'échéance sont traités dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Quant à la forme :

• Un registre électronique reste électronique, et sauvegardé. Les registres qui sont électroniques au départ, comme un relevé téléchargé ou votre liste de paiements, doivent être conservés dans un format lisible électroniquement, même si vous les imprimez aussi (ARC : format acceptable; paragraphe 230(4.1)). L'ARC dit de faire des copies de sauvegarde et de s'assurer qu'une copie peut être restaurée dans un format qu'elle peut utiliser.
• Conservez-les au Canada. L'ARC dit de conserver les registres à votre établissement ou à votre résidence au Canada, et que des registres conservés hors du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada (ARC : où conserver les registres). Pour la TPS/TVH, sauf autorisation contraire de l'ARC, un registre est conservé au Canada, en anglais ou en français (Loi sur la taxe d'accise, article 286).
• Le papier. Pour le papier numérisé ou photographié, voyez les reçus numérisés pour l'ARC.

J'ai des mois de virements Interac non suivis : par où commencer?

Commencez par les relevés, et non par les factures. Rassemblez chaque mois de chaque compte qui a reçu des paiements d'entreprise, étiquetez chaque dépôt et rapprochez ce que vous pouvez.

1. Obtenez les relevés de chaque compte utilisé par l'entreprise, y compris les comptes personnels, pour chaque mois non suivi. Le solde d'ouverture de chaque mois doit être égal au solde de clôture du mois précédent. Un écart signale un relevé manquant.
2. Dressez la liste de tous les dépôts dans une même feuille, avec la date, l'expéditeur et le montant. Étiquetez chacun comme un paiement de client ou autre chose, selon le tableau ci-dessus.
3. Rapprochez les paiements de clients des factures, des réservations, des messages ou du nom de l'expéditeur. Placez le reste dans la liste des paiements non rapprochés. Comparez avec les feuillets T4A que des clients vous ont envoyés : la case 048 exclut la TPS/TVH (ARC : feuillet T4A), et tout écart est à expliquer.
4. Additionnez les encaissements de clients par mois pour vérifier la concordance avec la banque. À part, dressez la liste des ventes par période où elles ont été gagnées, y compris les factures impayées à chaque fin d'exercice, et notez les encaissements de ventes déjà comptées. Gardez les dépôts de clients à part. Pour la limite de la TPS/TVH, additionnez les ventes taxables par trimestre civil à partir de vos factures, et non à partir des dépôts (voir ci-dessus).
5. Remettez au préparateur les totaux des encaissements, la liste des ventes, les factures impayées de fin d'exercice, les dépôts et la liste des paiements non rapprochés. Les totaux des encaissements ne sont pas à eux seuls le chiffre du revenu (T4002; alinéa 12(1)b)).

Obtenez de l'aide en tenue de livres avant de produire quoi que ce soit lorsque les mois chevauchent une fin d'exercice, qu'une déclaration n'est pas produite ou qu'une lettre de l'ARC est arrivée, que vous avez peut-être dépassé la limite de la TPS/TVH sans vous inscrire, que l'argent d'une société a transité par un compte personnel, ou que les totaux ne concordent pas avec les relevés. La reconstitution complète est traitée dans reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et rattraper des livres en retard.

Ai-je besoin d'un logiciel, ou un chiffrier suffit-il?

L'un ou l'autre peut convenir. Les pages de l'ARC sur les registres n'exigent pas de système particulier. Elles exigent des registres fiables, complets et appuyés par des documents, et accessibles à l'ARC quand elle les demande (ARC : vos responsabilités; ARC : quels registres conserver). Un chiffrier qui suit les colonnes ci-dessus, avec les fichiers de relevés gardés à côté, peut y répondre.

Le coût d'un chiffrier, c'est le temps et les erreurs à mesure que le volume augmente : une ligne perdue et le mois ne concorde plus avec le relevé. Un programme qui importe les lignes bancaires évite de les ressaisir, mais il ne peut pas savoir quelle facture un paiement a réglée tant que vous, ou une règle que vous avez établie, ne le lui dites pas. Pour choisir un programme, voyez une application de tenue de livres pour les travailleurs autonomes. Pour décider entre tenir vos livres vous-même et engager de l'aide, voyez tenir ses propres livres ou engager un spécialiste de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les chiffres sont en dollars canadiens.

Une toiletteuse avec de nombreux petits paiements

Une toiletteuse pour chiens reçoit environ 40 virements Interac par mois, en moyenne de 80 $ CA, soit environ 38 000 $ CA par année. Elle tient un journal quotidien du client, du service et du montant, et coche chaque ligne par rapport au relevé bancaire en fin de mois. Tout ce qui reste va dans la liste des paiements non rapprochés, et le mois est clos quand le journal et le relevé concordent. À ce volume, elle devrait vérifier où elle se situe par rapport à la limite de petit fournisseur de la TPS/TVH, qui se calcule par trimestre civil; voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Un entrepreneur de l'Ontario avec la TVH

Un entrepreneur de l'Ontario facture 2 000 $ CA plus 260 $ CA de TVH. Le client envoie 2 260 $ CA par virement Interac. Les livres montrent une vente de 2 000 $ CA, 260 $ CA de TVH due à l'ARC, et la facture payée par un dépôt de 2 260 $ CA. Les 260 $ CA vont habituellement dans la déclaration de la période qui comprend la date de la facture, même si le virement arrive dans la période suivante.

Un virement pour trois factures

Un client envoie un seul virement Interac de 1 500 $ CA pour trois factures de 500 $ CA. Les livres montrent un seul dépôt de 1 500 $ CA imputé aux trois factures, à raison de 500 $ CA chacune. Si le client avait envoyé 1 200 $ CA en précisant que ce montant couvre les deux premières factures et une partie de la troisième, les livres montreraient 500 $ CA, 500 $ CA et 200 $ CA imputés, avec 300 $ CA encore ouverts sur la troisième.

Votre situation est différente?

• Des paiements d'entreprise sont allés dans votre compte personnel, ou une société et son propriétaire partagent un même compte : le revenu est généralement déclaré par la personne qui a fait la vente, et le compte où il est arrivé n'y change rien. Voyez le revenu d'une société dans un compte personnel et obtenez de l'aide en tenue de livres pour séparer les deux.
• Des mois ou des années de virements Interac n'ont jamais été rapprochés, ou une déclaration attend après eux : voyez reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et rattraper des livres en retard, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer le revenu et établir une routine.
• Les dépôts ne concordent pas avec les factures ni avec le relevé : dressez la liste des écarts et apportez-la à l'aide en tenue de livres avant la préparation d'une déclaration.
• Vos ventes ont peut-être dépassé la limite de la TPS/TVH sans que vous soyez inscrit : voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Un paiement est arrivé dans une année différente de celle du travail, ou un client paie à l'avance : voyez les ventes de décembre payées en janvier et les paiements anticipés de clients.
• Vous hésitez entre des livres de caisse et des livres d'exercice : voyez la méthode de caisse ou la méthode d'exercice.
• Les virements Interac sont des loyers, et non des ventes : voyez le revenu de location.
• Vous payez aussi des fournisseurs ou des sous-traitants par virement Interac : cette page traite de l'argent qui entre. Pour les paiements qui sortent, voyez les dépenses d'entreprise sans reçu et la déclaration des paiements aux sous-traitants.
• Votre entreprise est au Québec : Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, administre généralement la TPS/TVH à cet endroit (RC4022). Ce guide ne traite que des règles fédérales; consultez donc Revenu Québec pour le reste.