تحويلات e-Transfer: كيف تتتبعها لدخل نشاطك التجاري

هل تُعدّ تحويلات e-Transfer دخلًا تجاريًا، وما السجلات التي تتوقعها CRA؟

نعم. دفعة العميل مقابل بضاعتك أو خدماتك دخل تجاري سواء وصلت عبر e-Transfer أو شيك أو نقدًا أو بطاقة؛ وتقول CRA إن المبيعات تشمل كل المبيعات، سواء تسلّمت المال أو الخدمات أو بضاعة أخرى أو ستتسلمها (النموذج ⁦T2125⁩، الجزء 3A). ولا تخص صفحات السجلات لدى CRA تحويلات e-Transfer بالذكر. وبالنسبة لصاحب منشأة فردية، تقول CRA إن سجلات الدخل يجب أن تبيّن تاريخ كل مبلغ مستلم ومقداره ومصدره، وإن كل قيد دخل يحتاج إلى مستندات أصلية خلفه، مثل فواتير البيع والإيصالات وكشوف الرسوم والعقود، مع الاحتفاظ بنسخ قسائم الإيداع وكشوف الحساب المصرفية معها (CRA: السجلات التجارية). وعلى الشركة كذلك أن تحتفظ بسجلات بصيغة تتيح تحديد الضريبة (قانون ضريبة الدخل، المادة 230).

يُظهر سطر البنك أن المال وصل، لكنه لا يبيّن أي فاتورة سدّدها. والمطابقة بين الاثنين هي العمل المطلوب.

الحالة ليست بسيطة عندما:

• تصل تحويلات e-Transfer التجارية إلى حساب شخصي؛
• تمرّ أشهر ولم يطابقها أحد؛
• تشترك شركة ومالكها في حساب واحد؛
• لا تعرف هل يجب أن تسجّل في ⁦GST/HST⁩؛
• لا تتفق الإجماليات مع كشف الحساب المصرفي.

اجمع قائمة الفواتير التي أصدرتها؛ وكشوف الحساب المصرفية لكل حساب استقبل دفعات تجارية، عن كل شهر لم يُطابَق بعد (12 شهرًا الأخيرة على الأقل)؛ وإقرارات ⁦GST/HST⁩ إن كنت مسجّلًا؛ وقائمة بالتحويلات في الحسابات الشخصية التي كانت في الحقيقة تجارية.

ماذا ينبغي أن تُظهر الدفاتر لكل تحويل e-Transfer؟

كل دفعة تأخذ سطرًا واحدًا: متى وصلت، ومن دفع، وكم، وأي فاتورة أو فواتير سدّدت. وهذا يغطي التاريخ والمبلغ والمصدر التي تطلبها CRA، ويضيف ربط الفاتورة الذي يجعل السطر قابلًا للتحقق.

يجب أن تُظهر السجلات الإلكترونية مسار تدقيق من المستندات الداعمة، الورقية أو الإلكترونية، إلى الحسابات المالية المجمَّعة (CRA: مسارات التدقيق). وبهذا الجدول يمتد المسار من سطر البنك إلى قائمة الدفعات، ومن القائمة إلى الفاتورة، ومن الفواتير إلى الإجماليات في الإقرار.

تاريخ الإيداع ليس عادةً تاريخ الدخل. يقول دليل CRA للعمل الحر إن الدخل يُبلَّغ عنه في الفترة المالية التي تكسبه فيها، بغض النظر عن وقت استلامه (⁦T4002⁩)، فبالنسبة لمعظم الأنشطة لا تكون إيداعات الشهر دخل ذلك الشهر. وتناقش الصفحتان مبيعات ديسمبر المدفوعة في يناير والأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي أي فترة تنتمي إليها الدفعة.

كيف أطابق كل تحويل e-Transfer مع فاتورة؟

أسهل مطابقة تتم قبل وصول المال: اطبع رقم الفاتورة على كل فاتورة واطلب من العملاء ذكره عند الدفع. ثم طابق بالدافع والمبلغ، واكتب رقم الفاتورة بجانب الإيداع، وضع علامة «مدفوعة» على الفاتورة. افعل ذلك وفق جدول ثابت، أسبوعيًا أو شهريًا، ليبقى سجل غير المطابَق قصيرًا.

1. رقّم كل فاتورة واحتفظ بقائمة واحدة بها: العميل والتاريخ والإجمالي والضريبة.
2. في موعدك المحدد، نزّل كشف الحساب المصرفي لكل حساب يستقبل دفعات تجارية، وسجّل الإيداعات في قائمة.
3. لكل إيداع، ابحث عن الفاتورة المفتوحة لذلك العميل وبذلك المبلغ. أدخل التاريخ والدافع والمبلغ ورقم الفاتورة، وضع علامة «مدفوعة» على الفاتورة.
4. ضع ما لا تستطيع مطابقته في قائمة غير المطابَق مع تاريخه ومبلغه ودافعه. اسأل العميل أو راجع رسائلك وحجوزاتك. لا تخمّن.
5. تحقق من الإجمالي. يجب أن تساوي الدفعات المطابَقة، مضافًا إليها قائمة غير المطابَق، والإيداعات التي ليست مبيعات (انظر أدناه)، إيداعات كشف الحساب للفترة.

يمكن للنشاط ذي الدفعات الصغيرة الكثيرة أن يحتفظ بسجل يومي بالعميل والخدمة والمبلغ، ثم يضع علامة على كل سطر مقابل الكشف في نهاية الشهر. السجل هو ما دوّنته وقت حدوث الأمر؛ والكشف هو دليل البنك.

هل ينبغي أن يدفع العملاء إلى حساب تجاري منفصل؟

عملاء الشركة يدفعون للشركة، فمبيعاتها تنتمي إلى سجلاتها. أما صاحب المنشأة الفردية فلا تقول صفحات السجلات لدى CRA إلى أي حساب يجب أن تُدفع المبيعات، لكن الحساب المختلط يجعل المطابقة أصعب. والسؤال الأوسع عن الحساب التجاري في مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول دفاتر.

الشركة كيان قانوني مستقل يملك الممتلكات ويبرم العقود باسمه، بمعزل عن مالكيه (CRA: الشركة). والدفعة مقابل مبيعاتها التي تصل إلى حساب المالك الشخصي تبقى عمومًا إيراد الشركة؛ راجع دخل الشركة في حساب شخصي.

لا يتمتع صاحب المنشأة الفردية بوضع قانوني منفصل عن نشاطه (CRA: المنشأة الفردية). وفي الحساب المشترك يجب تصنيف كل إيداع على أنه بيع أو غير بيع، لأن أسلوب التدقيق لدى CRA يطلب من دافع الضرائب تفسير مصدر الإيداعات التي لا تستطيع تحديدها (دليل تدقيق CRA). والحساب المخصص للنشاط وحده يترك أقل ما يحتاج إلى تفسير.

كيف أسجّل ⁦GST/HST⁩ الموجودة داخل تحويل e-Transfer؟

إذا كنت مسجّلًا، فإن ⁦GST/HST⁩ في الفاتورة جزء من المبلغ الذي يرسله العميل لكنها ليست إيرادًا لك. سجّل البيع دون الضريبة، والضريبة بوصفها مستحقة لـ CRA. والمبلغ المحصَّل كـ ⁦GST/HST⁩ محتجز أمانةً لصالح الحكومة (المادة 222)، وقد يُسأل مديرو الشركة معها إذا لم تُسدَّد الضريبة (المادة 323).

يطلب دليل CRA للنموذج ⁦T2125⁩ أن تدخل إجمالي المبيعات شاملةً ⁦GST/HST⁩ المحصَّلة أو المستحقة التحصيل، ثم تطرح منها ⁦GST/HST⁩ وضريبة المبيعات المقاطعية والمرتجعات والمسموحات والخصومات المشمولة فيها (المبلغ 3B) للوصول إلى المبيعات المعدَّلة في السطر 8000؛ ويستخدم أصحاب المهن الجزء 3B من النموذج نفسه (⁦T4002⁩؛ النموذج ⁦T2125⁩، الجزء 3A). وبشأن إقرار الشركات والطريقة المبسطة، راجع ⁦GST/HST⁩ المحصَّلة والدخل والطريقة المبسطة في الدفاتر.

خذ الضريبة من الفاتورة لا من الإيداع: الفاتورة تُظهر الضريبة المفروضة، بينما قد يغطي الإيداع عدة فواتير أو جزءًا من فاتورة. وتستحق ⁦GST/HST⁩ على النشاط المسجَّل في أبكر اليومين: يوم الدفع أو يوم استحقاق الدفع، وتعدّ CRA عادةً أن الدفع يستحق في تاريخ الفاتورة أو في التاريخ المذكور في الاتفاق، أيهما أسبق (⁦RC4022⁩). وفترة الإقرار التي تنتمي إليها الفاتورة موضحة في ⁦GST/HST⁩ على الدفعات المقدمة والفواتير غير المدفوعة.

إذا لم تكن مسجّلًا، فتحقق من السبب. المورّد الصغير مبيعاته الخاضعة للضريبة حول العالم، مع احتساب مبيعات الشركات المرتبطة به، 30,000 دولار أو أقل في ربع سنة تقويمية واحد وخلال الأرباع التقويمية الأربعة المتتالية الأخيرة، ولا يلزمه التسجيل (CRA: متى تسجّل). وإذا لم يكن التسجيل واجبًا عليك ولم تفرض ⁦GST/HST⁩، فلا شيء منها في الإيداع لتستخرجه. وإذا حصّلت مبلغًا بوصفه ⁦GST/HST⁩ رغم ذلك، فليس إيراد مبيعات وهو محتجز أمانةً بالطريقة نفسها: أبقه منفصلًا واطلب مساعدة في تصحيحه، لأن رد المبلغ أو منح ائتمان للعميل لا يجوز إلا خلال سنتين من فرض الضريبة (المادة 232). ويحتسب قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act) البيع بوقت استحقاق المبلغ، أو وقت دفعه إذا دُفع دون أن يستحق (المادة 148)، فاجمع مبيعاتك الخاضعة للضريبة حسب الربع التقويمي من فواتيرك لا من الإيداعات. راجع متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩. ولتسجيل الضريبة بعد التسجيل، راجع تسجيل ⁦GST/HST⁩ في دفاترك.

ماذا عن الإيداعات والبقشيش والمبالغ المردودة والأموال الشخصية المختلطة؟

ليس كل تحويل e-Transfer يدخل الحساب بيعًا. صنّف كل تحويل قبل أن يصل إلى إجمالي الدخل.

في الصف الأخير، يعدّ دليل تدقيق CRA التحويل تحويلًا فقط إذا كان الحساب الذي أرسل المال ضمن المراجعة، فاحتفظ في سجلاتك بكل حساب استقبل دفعات تجارية. وطريقة تسجيل المال الشخصي الذي يضعه المالك في شركة موضحة في حساب قرض المساهم. أما صاحب المنشأة الفردية الذي يسحب مالًا فتغطيه مسحوبات صاحب المنشأة الفردية.

تحويل e-Transfer واحد سدّد عدة فواتير، أو بمبلغ خاطئ: كيف أسجّله؟

سجّل إيداعًا واحدًا وطبّقه على كل فاتورة سدّدها. يجب أن يساوي مجموع المبالغ المطبَّقة الإيداع. ولا تبيّن إرشادات السجلات لدى CRA كيف تُقسَّم دفعة واحدة على فواتير؛ وما تطلبه سجلات كاملة مع مسار تدقيق من المستندات الداعمة إلى الحسابات.

الدفع الناقص لا يغيّر وحده ⁦GST/HST⁩ المفروضة على الفاتورة، لأن الضريبة تتبع الفاتورة لا الإيداع (⁦RC4022⁩). وتعديل الضريبة بعد دفع ناقص أو رد مبلغ مسألة منفصلة؛ راجع ⁦GST/HST⁩ على الدفعات المقدمة والفواتير غير المدفوعة وإذا لم يصل الرصيد أبدًا فراجع شطب فواتير العملاء غير المدفوعة. وإذا كانت الضريبة داخل إجمالي مقرَّب وتحتاج إلى حساب التقسيم، فراجع الأسعار الشاملة للضريبة.

كم مدة حفظ السجلات، وبأي صيغة؟

احتفظ بها ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها، بصيغة مقروءة، وفي كندا. وتحدد CRA المدة نفسها لسجلات ⁦GST/HST⁩، وقد تطلب منك الاحتفاظ بالفواتير مدة أطول (CRA: أين تحفظ السجلات؛ ⁦RC4022⁩). ومتى تبدأ تلك المدة، وما الذي يتغير إذا قدّمت متأخرًا أو أغلقت النشاط، وكيف تُتلَف السجلات مبكرًا، موضح في مدة حفظ السجلات التجارية.

عن الصيغة:

• الإلكتروني يبقى إلكترونيًا، مع نسخة احتياطية. السجلات التي تبدأ إلكترونية، مثل كشف حساب نزّلته أو قائمة دفعاتك، يجب حفظها بصيغة مقروءة إلكترونيًا حتى لو طبعتها أيضًا (CRA: الصيغة المقبولة؛ المادة ⁦230(4.1)⁩). وتقول CRA أن تُجري نسخًا احتياطية وتتأكد من أن النسخة الاحتياطية يمكن استعادتها بصيغة تستطيع استخدامها.
• احتفظ بها في كندا. تقول CRA أن تحتفظ بالسجلات في مقر عملك أو محل إقامتك في كندا، وإن السجلات المحفوظة خارج كندا والتي يُوصل إليها إلكترونيًا من كندا لا تُعدّ محفوظة في كندا (CRA: أين تحفظ السجلات). وبالنسبة لـ ⁦GST/HST⁩، ما لم تأذن CRA بغير ذلك، يُحفظ السجل في كندا، بالإنجليزية أو الفرنسية (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 286).
• الورق. للورق الممسوح ضوئيًا أو المصوَّر، راجع الإيصالات الممسوحة ضوئيًا لدى CRA.

لديّ أشهر من تحويلات e-Transfer غير المتتبَّعة: من أين أبدأ؟

ابدأ بكشوف الحساب لا بالفواتير. اجمع كل شهر لكل حساب استقبل دفعات تجارية، وصنّف كل إيداع، وطابق ما تستطيع.

1. احصل على كشوف كل حساب استخدمه النشاط، ومنها الحسابات الشخصية، عن كل شهر لم يُتتبَّع. يجب أن يساوي الرصيد الافتتاحي لكل شهر الرصيد الختامي السابق. والفجوة تعني كشفًا مفقودًا.
2. اسرد كل إيداع في جدول واحد بالتاريخ والمرسل والمبلغ. وصنّف كلًّا منها دفعةَ عميل أو شيئًا آخر، مستعينًا بالجدول أعلاه.
3. طابق دفعات العملاء مع الفواتير أو الحجوزات أو الرسائل أو اسم المرسل. وضع الباقي في قائمة غير المطابَق. وقارن بأي كشوف ⁦T4A⁩ أرسلها العملاء: الخانة 048 لا تشمل ⁦GST/HST⁩ (CRA: كشف ⁦T4A⁩)، وأي فرق يحتاج إلى تفسير.
4. اجمع إيصالات العملاء حسب الشهر للتحقق من مطابقة البنك. واسرد المبيعات بصورة منفصلة حسب الفترة التي كُسبت فيها، بما فيها الفواتير غير المدفوعة في نهاية كل سنة، ودوّن الإيصالات عن مبيعات احتُسبت أصلًا. وأبقِ إيداعات العملاء المقدمة منفصلة. وللتحقق من حد ⁦GST/HST⁩، اجمع المبيعات الخاضعة للضريبة حسب الربع التقويمي من فواتيرك لا من الإيداعات (انظر أعلاه).
5. سلّم معدّ الإقرار إجماليات الإيصالات وقائمة المبيعات والفواتير غير المدفوعة في نهاية السنة والإيداعات وقائمة غير المطابَق. إجماليات الإيصالات وحدها ليست رقم الدخل (⁦T4002⁩؛ المادة ⁦12(1)(b)⁩).

احصل على مساعدة في مسك الدفاتر قبل تقديم أي شيء عندما تمتد الأشهر عبر نهاية سنة، أو يكون إقرار لم يُقدَّم، أو وصل خطاب من CRA، أو ربما تجاوزت حد ⁦GST/HST⁩ دون تسجيل، أو مرّت أموال شركة عبر حساب شخصي، أو لا تتفق الإجماليات مع الكشوف. وإعادة البناء الكاملة في إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفية واستكمال الدفاتر المتأخرة.

هل أحتاج إلى برنامج، أم تكفي جداول البيانات؟

كلاهما يصلح. لا تشترط صفحات السجلات لدى CRA نظامًا بعينه. وما تشترطه سجلات موثوقة وكاملة ومدعومة بمستندات ومتاحة لـ CRA عندما تطلبها (CRA: مسؤولياتك؛ CRA: السجلات الواجب حفظها). وجدول بيانات يتبع الأعمدة أعلاه، مع ملفات الكشوف محفوظة بجانبه، يمكن أن يفي بذلك.

كلفة جدول البيانات هي الوقت والأخطاء مع نمو الحجم: صف واحد ضائع ولن يتفق الشهر مع الكشف. والبرنامج الذي يستورد أسطر البنك يوفر إعادة كتابتها، لكنه لا يعرف أي فاتورة سدّدتها الدفعة حتى تقول أنت أو قاعدة تضعها ذلك. ولاختيار برنامج، راجع تطبيق مسك دفاتر للعاملين لحسابهم الخاص. وللمفاضلة بين مسك الدفاتر بنفسك والاستعانة بمساعدة، راجع مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول دفاتر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. جميع الأرقام بالدولار الكندي.

مصفّف حيوانات أليفة بدفعات صغيرة كثيرة

يتلقى مصفّف كلاب نحو 40 تحويل e-Transfer شهريًا بمتوسط 80 دولارًا كنديًا، أي نحو 38,000 دولار كندي في السنة. ويحتفظ بسجل يومي بالعميل والخدمة والمبلغ، ويضع علامة على كل سطر مقابل كشف البنك في نهاية الشهر. وما يتبقى يوضع في قائمة غير المطابَق، ويُقفل الشهر عندما يتفق السجل والكشف. وبهذا الحجم ينبغي أن يتحقق من موقفه من حد المورّد الصغير في ⁦GST/HST⁩، الذي يُختبر حسب الربع التقويمي؛ راجع متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩.

مقاول في أونتاريو مع HST

يصدر مقاول في أونتاريو فاتورة بمبلغ 2,000 دولار كندي مضافًا إليه 260 دولارًا كنديًا من ضريبة HST. فيرسل العميل 2,260 دولار كندي بـ e-Transfer. وتُظهر الدفاتر بيعًا بقيمة 2,000 دولار كندي، و260 دولارًا كنديًا من HST مستحقة لـ CRA، والفاتورة مدفوعة بإيداع واحد قدره 2,260 دولار كندي. وتُدرج الـ260 دولارًا كنديًا عادةً في إقرار الفترة التي تشمل تاريخ الفاتورة، حتى لو وصل التحويل في الفترة التالية.

تحويل واحد لثلاث فواتير

يرسل عميل تحويل e-Transfer واحدًا بمبلغ 1,500 دولار كندي عن ثلاث فواتير قيمة كل منها 500 دولار كندي. وتُظهر الدفاتر إيداعًا واحدًا بمبلغ 1,500 دولار كندي مطبَّقًا على الفواتير الثلاث، 500 دولار كندي لكل منها. ولو أرسل العميل 1,200 دولار كندي وقال إنها تغطي الفاتورتين الأوليين وجزءًا من الثالثة، لأظهرت الدفاتر 500 دولار كندي و500 دولار كندي و200 دولار كندي مطبَّقة، مع بقاء 300 دولار كندي مفتوحة على الثالثة.

هل وضعك مختلف؟

• ذهبت مدفوعات النشاط إلى حسابك الشخصي، أو تشترك شركة ومالكها في حساب واحد: يُبلَّغ عن الدخل عمومًا من أجرى البيع، ولا يغيّر الحساب الذي وصل إليه ذلك. راجع دخل الشركة في حساب شخصي واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لفصل الاثنين.
• مرّت أشهر أو سنوات على تحويلات e-Transfer دون مطابقة، أو إقرار ينتظرها: راجع إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفية واستكمال الدفاتر المتأخرة، واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر لإعادة بناء الدخل ووضع روتين.
• الإيداعات لا تتفق مع الفواتير أو الكشف: اسرد الفجوات وخذها إلى مساعدة في مسك الدفاتر قبل إعداد أي إقرار.
• ربما تجاوزت مبيعاتك حد ⁦GST/HST⁩ دون تسجيل: راجع متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩.
• وصلت دفعة في سنة غير سنة العمل، أو يدفع عميل مقدمًا: راجع مبيعات ديسمبر المدفوعة في يناير والدفعات المقدمة من العملاء.
• تختار بين دفاتر الأساس النقدي ودفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي: راجع الأساس النقدي أم أساس الاستحقاق المحاسبي.
• تحويلات e-Transfer هي إيجارات لا مبيعات: راجع دخل الإيجار.
• تدفع أيضًا للموردين أو المقاولين بـ e-Transfer: تغطي هذه الصفحة المال الوارد. وللمدفوعات الصادرة، راجع النفقات التجارية دون إيصالات والإبلاغ عن المدفوعات للمقاولين من الباطن.
• نشاطك في كيبك: تتولى Revenu Québec (الجهة الضريبية في كيبك) عمومًا إدارة ⁦GST/HST⁩ هناك (⁦RC4022⁩). ويغطي هذا الدليل القواعد الفيدرالية فقط، فراجع Revenu Québec لبقية الأمور.