Theo dõi khoản thanh toán e-Transfer để khai thu nhập kinh doanh

e-Transfer có được tính là thu nhập kinh doanh không, và CRA yêu cầu những hồ sơ nào?

Có. Tại Canada, khoản khách hàng trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn là thu nhập kinh doanh, dù được trả bằng e-Transfer, séc, tiền mặt hay thẻ; CRA cho biết doanh thu bao gồm mọi giao dịch bán hàng, dù bạn đã nhận hay sẽ nhận tiền, dịch vụ hay hàng hóa khác (Form T2125, Part 3A). Các trang về hồ sơ của CRA không nêu riêng e-Transfer. Đối với chủ doanh nghiệp một chủ, CRA cho biết hồ sơ thu nhập phải ghi ngày, số tiền và nguồn của từng khoản nhận, và mọi bút toán thu nhập đều cần có chứng từ gốc làm căn cứ, như hóa đơn bán hàng, biên lai, bảng kê phí và hợp đồng, kèm phiếu nộp tiền bản sao và sao kê ngân hàng (CRA: hồ sơ kinh doanh). Công ty cũng phải giữ hồ sơ, ở dạng cho phép xác định được số thuế (Income Tax Act, mục 230).

Một dòng trên sao kê ngân hàng cho thấy tiền đã vào tài khoản. Dòng đó không cho biết khoản tiền thanh toán hóa đơn nào, nên việc đối khớp giữa hai bên chính là công việc cần làm.

Trường hợp này không đơn giản khi:

• e-Transfer của doanh nghiệp vào tài khoản cá nhân;
• đã qua nhiều tháng mà chưa ai đối khớp chúng;
• công ty và chủ sở hữu dùng chung một tài khoản;
• bạn không chắc mình có bắt buộc phải đăng ký GST/HST hay không;
• tổng số không khớp với sao kê ngân hàng.

Hãy chuẩn bị danh sách hóa đơn bạn đã phát hành; sao kê ngân hàng của mọi tài khoản nhận thanh toán kinh doanh, bao gồm từng tháng chưa đối khớp (ít nhất 12 tháng gần nhất); các tờ khai GST/HST nếu bạn đã đăng ký; và danh sách các khoản chuyển vào tài khoản cá nhân nhưng thực chất là của doanh nghiệp.

Sổ sách cần ghi gì cho mỗi khoản e-Transfer?

Mỗi khoản thanh toán ghi một dòng: khi nào nhận, ai trả, bao nhiêu, và hóa đơn nào được thanh toán. Như vậy đủ ngày, số tiền và nguồn mà CRA yêu cầu, đồng thời thêm liên kết với hóa đơn để dòng đó có thể kiểm tra.

Hồ sơ điện tử phải thể hiện dấu vết kiểm toán từ chứng từ làm căn cứ, bằng giấy hoặc điện tử, đến các tài khoản tài chính tổng hợp (CRA: dấu vết kiểm toán). Với bảng này, dấu vết đó đi từ dòng sao kê ngân hàng đến danh sách thanh toán, từ danh sách đến hóa đơn, và từ các hóa đơn đến tổng số trên tờ khai.

Ngày tiền vào tài khoản thường không phải là ngày ghi nhận thu nhập. Hướng dẫn của CRA cho người tự kinh doanh nói hãy khai thu nhập trong kỳ tài chính bạn kiếm được, bất kể khi nào bạn nhận tiền (T4002), nên với hầu hết doanh nghiệp, tiền nhận trong một tháng không phải là thu nhập của tháng đó. Khoản thanh toán thuộc kỳ nào được nêu trong doanh thu tháng 12 được trả vào tháng 1 và kế toán tiền mặt hay dồn tích.

Làm sao đối khớp từng e-Transfer với hóa đơn?

Cách đối khớp dễ nhất được thực hiện trước khi tiền về: in số hóa đơn trên mỗi hóa đơn và nhờ khách hàng ghi số đó khi thanh toán. Sau đó đối khớp theo người trả và số tiền, ghi số hóa đơn bên cạnh khoản tiền nhận, rồi đánh dấu hóa đơn đã thanh toán. Hãy làm theo lịch cố định, hằng tuần hoặc hằng tháng, để danh sách chưa khớp luôn ngắn.

1. Đánh số mọi hóa đơn và giữ một danh sách duy nhất: khách hàng, ngày, tổng tiền và thuế.
2. Theo lịch của bạn, tải sao kê ngân hàng của từng tài khoản nhận thanh toán kinh doanh và liệt kê các khoản tiền nhận.
3. Với mỗi khoản tiền nhận, tìm hóa đơn còn mở của khách hàng đó với đúng số tiền. Nhập ngày, người trả, số tiền và số hóa đơn, rồi đánh dấu hóa đơn đã thanh toán.
4. Đưa những khoản không đối khớp được vào danh sách chưa khớp, kèm ngày, số tiền và người trả. Hỏi khách hàng hoặc xem lại tin nhắn và lịch hẹn. Đừng đoán.
5. Kiểm tra tổng số. Các khoản thanh toán đã khớp, cộng danh sách chưa khớp, cộng các khoản tiền nhận không phải doanh thu (xem bên dưới), phải bằng tổng tiền vào trên sao kê của kỳ đó.

Doanh nghiệp có nhiều khoản thanh toán nhỏ có thể giữ nhật ký hằng ngày gồm khách hàng, dịch vụ và số tiền, rồi đánh dấu từng dòng với sao kê vào cuối tháng. Nhật ký là hồ sơ bạn lập tại thời điểm đó; sao kê là bằng chứng của ngân hàng.

Khách hàng có nên trả vào tài khoản doanh nghiệp riêng không?

Khách hàng của công ty đang trả cho công ty, nên doanh thu của công ty thuộc về hồ sơ của công ty. Đối với chủ doanh nghiệp một chủ, các trang về hồ sơ của CRA không nêu doanh thu phải được trả vào tài khoản nào, nhưng tài khoản dùng chung làm việc đối khớp khó hơn. Câu hỏi rộng hơn về tài khoản doanh nghiệp nằm trong tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Công ty là một pháp nhân riêng, sở hữu tài sản và ký hợp đồng dưới tên của chính mình, tách biệt với chủ sở hữu (CRA: công ty). Khoản thanh toán cho doanh thu của công ty vào tài khoản cá nhân của chủ sở hữu nhìn chung vẫn là doanh thu của công ty; xem thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân.

Chủ doanh nghiệp một chủ không có tư cách pháp lý tách biệt với doanh nghiệp (CRA: doanh nghiệp một chủ). Trong tài khoản dùng chung, mỗi khoản tiền nhận phải được gắn nhãn là doanh thu hay không, vì phương pháp kiểm tra của CRA yêu cầu người nộp thuế giải thích nguồn của các khoản tiền mà CRA không xác định được (sổ tay kiểm tra của CRA). Tài khoản chỉ dành cho doanh nghiệp có ít điều cần giải thích hơn.

Tôi ghi GST/HST nằm trong một khoản e-Transfer như thế nào?

Nếu bạn đã đăng ký, GST/HST trên hóa đơn là một phần của số tiền khách hàng gửi nhưng không phải doanh thu của bạn. Hãy ghi doanh thu không gồm thuế, và ghi thuế là khoản phải nộp cho CRA. Số tiền thu dưới danh nghĩa GST/HST được giữ ủy thác cho Nhà nước (section 222), và giám đốc của công ty có thể chịu trách nhiệm cùng công ty nếu thuế không được nộp (section 323).

Hướng dẫn của CRA cho T2125 yêu cầu bạn nhập tổng doanh thu gồm GST/HST đã thu hoặc có thể thu, rồi trừ GST/HST, thuế bán hàng cấp tỉnh bang, hàng trả lại, khoản giảm giá và chiết khấu nằm trong đó (số tiền 3B) để ra doanh thu điều chỉnh ở line 8000; người hành nghề chuyên môn dùng Part 3B của cùng biểu mẫu (T4002; Form T2125, Part 3A). Về tờ khai của công ty và Quick Method, xem GST/HST đã thu và thu nhập và Quick Method trong sổ sách và thu nhập kinh doanh.

Hãy lấy thuế từ hóa đơn, không lấy từ khoản tiền nhận: hóa đơn cho biết thuế đã tính, trong khi một khoản tiền nhận có thể chi trả nhiều hóa đơn hoặc chỉ một phần hóa đơn. Doanh nghiệp đã đăng ký nợ GST/HST vào ngày nào đến sớm hơn: ngày được thanh toán hoặc ngày đến hạn thanh toán, và CRA thường coi hạn thanh toán là ngày lập hóa đơn hoặc ngày ghi trong thỏa thuận, tùy ngày nào đến trước (RC4022). Hóa đơn thuộc kỳ khai nào được nêu trong GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán.

Nếu bạn chưa đăng ký, hãy kiểm tra lý do. Nhà cung cấp nhỏ có doanh thu chịu thuế toàn cầu, tính cả của các bên liên kết, từ $30.000 trở xuống trong một quý dương lịch và trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất, thì không phải đăng ký (CRA: khi nào cần đăng ký). Nếu bạn không bắt buộc phải đăng ký và không tính GST/HST, thì trong khoản tiền nhận không có GST/HST để tách ra. Nếu bạn vẫn thu một khoản dưới danh nghĩa GST/HST, khoản đó không phải thu nhập từ bán hàng và cũng được giữ ủy thác như vậy: hãy giữ riêng và nhờ hỗ trợ để sửa, vì việc hoàn tiền hoặc ghi có cho khách hàng chỉ được phép trong vòng hai năm kể từ ngày tính thuế (section 232). Excise Tax Act tính một giao dịch bán theo thời điểm khoản tiền đến hạn, hoặc thời điểm được trả nếu được trả mà chưa đến hạn (mục 148), nên hãy cộng doanh thu chịu thuế theo quý dương lịch từ các hóa đơn của bạn, không phải từ các khoản tiền nhận. Xem khi nào cần đăng ký GST/HST. Để ghi thuế sau khi đã đăng ký, xem ghi GST/HST vào sổ sách.

Còn tiền đặt cọc, tiền boa, tiền hoàn lại và tiền cá nhân lẫn vào thì sao?

Không phải e-Transfer nào vào tài khoản cũng là doanh thu. Hãy gắn nhãn từng khoản trước khi đưa vào tổng thu nhập.

Về dòng cuối cùng, sổ tay kiểm tra của CRA chỉ coi một khoản chuyển tiền là chuyển khoản nội bộ nếu tài khoản gửi tiền nằm trong phạm vi rà soát, nên hãy giữ trong hồ sơ mọi tài khoản đã nhận thanh toán kinh doanh. Cách ghi khoản tiền cá nhân mà chủ sở hữu đưa vào công ty nằm trong tài khoản khoản vay của cổ đông. Việc chủ doanh nghiệp một chủ rút tiền ra được nêu trong các khoản rút tiền của chủ doanh nghiệp một chủ.

Một e-Transfer thanh toán nhiều hóa đơn, hoặc sai số tiền: tôi ghi như thế nào?

Hãy ghi một khoản tiền nhận và áp vào từng hóa đơn mà nó chi trả. Các số tiền được áp phải cộng lại bằng khoản tiền nhận. Hướng dẫn về hồ sơ của CRA không nói cách chia một khoản thanh toán cho nhiều hóa đơn; điều CRA yêu cầu là hồ sơ đầy đủ với dấu vết kiểm toán từ chứng từ làm căn cứ đến các tài khoản.

Khoản thanh toán thiếu tự nó không làm thay đổi GST/HST đã tính trên hóa đơn, vì thuế đi theo hóa đơn, không theo khoản tiền nhận (RC4022). Điều chỉnh thuế sau khi thanh toán thiếu hoặc hoàn tiền là một câu hỏi riêng; xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán và, nếu phần còn lại sẽ không bao giờ đến, xóa sổ hóa đơn khách hàng chưa thanh toán. Nếu thuế nằm trong một tổng tròn số và bạn phải tính cách chia, xem giá đã gồm thuế.

Tôi giữ hồ sơ bao lâu, và ở dạng nào?

Tại Canada, hãy giữ hồ sơ sáu năm kể từ cuối năm tính thuế cuối cùng mà chúng liên quan, ở dạng đọc được, tại Canada. CRA nêu cùng thời hạn cho hồ sơ GST/HST, và có thể yêu cầu bạn giữ hóa đơn lâu hơn (CRA: nơi lưu hồ sơ; RC4022). Thời hạn bắt đầu khi nào, điều gì thay đổi nếu bạn nộp trễ hoặc đóng doanh nghiệp, và cách hủy hồ sơ sớm được nêu trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Về dạng lưu giữ:

• Hồ sơ điện tử giữ ở dạng điện tử, và có sao lưu. Hồ sơ vốn là điện tử, như sao kê đã tải xuống hoặc danh sách thanh toán của bạn, phải được giữ ở định dạng đọc được bằng máy, dù bạn cũng in ra (CRA: định dạng được chấp nhận; section 230(4.1)). CRA yêu cầu tạo bản sao lưu và bảo đảm bản sao lưu có thể khôi phục ở định dạng CRA dùng được.
• Giữ tại Canada. CRA cho biết hãy giữ hồ sơ tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada, và hồ sơ giữ bên ngoài Canada mà truy cập điện tử từ Canada không được coi là giữ tại Canada (CRA: nơi lưu hồ sơ). Đối với GST/HST, trừ khi CRA cho phép khác, hồ sơ được giữ tại Canada bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (Excise Tax Act, section 286).
• Giấy. Với chứng từ giấy được quét hoặc chụp ảnh, xem biên lai quét cho CRA.

Tôi có nhiều tháng e-Transfer chưa theo dõi: bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ sao kê, không phải từ hóa đơn. Thu thập từng tháng của mọi tài khoản đã nhận thanh toán kinh doanh, gắn nhãn từng khoản tiền nhận, và đối khớp những gì bạn có thể.

1. Lấy sao kê của mọi tài khoản doanh nghiệp đã dùng, kể cả tài khoản cá nhân, cho mọi tháng chưa theo dõi. Số dư đầu kỳ của mỗi tháng phải bằng số dư cuối kỳ của tháng trước. Một khoảng trống nghĩa là thiếu một bản sao kê.
2. Liệt kê mọi khoản tiền nhận trong một bảng tính với ngày, người gửi và số tiền. Gắn nhãn từng khoản là thanh toán của khách hàng hay khoản khác, theo bảng ở trên.
3. Đối khớp các khoản thanh toán của khách hàng với hóa đơn, lịch hẹn, tin nhắn hoặc tên người gửi. Đưa phần còn lại vào danh sách chưa khớp. So sánh với các chứng từ T4A mà khách hàng đã gửi: box 048 không gồm GST/HST (CRA: chứng từ T4A), và mọi chênh lệch là điều cần giải thích.
4. Cộng tổng tiền nhận của khách hàng theo tháng để kiểm tra việc khớp với ngân hàng. Riêng lập danh sách doanh thu theo kỳ phát sinh, gồm các hóa đơn chưa thanh toán vào cuối mỗi năm, và ghi chú các khoản tiền nhận cho doanh thu đã được tính. Giữ riêng tiền đặt cọc của khách hàng. Với hạn mức GST/HST, cộng doanh thu chịu thuế theo quý dương lịch từ các hóa đơn của bạn, không phải từ các khoản tiền nhận (xem ở trên).
5. Đưa cho người chuẩn bị thuế các tổng tiền nhận, danh sách doanh thu, hóa đơn chưa thanh toán cuối năm, tiền đặt cọc và danh sách chưa khớp. Tổng tiền nhận riêng nó không phải là con số thu nhập (T4002; section 12(1)(b)).

Hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi nộp bất cứ điều gì khi các tháng đó nằm vắt ngang một ngày kết thúc năm, có tờ khai chưa nộp hoặc đã nhận thư của CRA, bạn có thể đã vượt hạn mức GST/HST mà chưa đăng ký, tiền của công ty đã đi qua tài khoản cá nhân, hoặc tổng số không khớp với sao kê. Quy trình dựng lại đầy đủ nằm trong dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và bắt kịp sổ sách bị trễ.

Tôi cần phần mềm, hay một bảng tính là đủ?

Cách nào cũng được. Các trang về hồ sơ của CRA không yêu cầu một hệ thống cụ thể. Điều CRA yêu cầu là hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ làm căn cứ, và sẵn sàng cho CRA khi được yêu cầu (CRA: trách nhiệm của bạn; CRA: cần giữ những hồ sơ nào). Một bảng tính theo các cột ở trên, kèm các tệp sao kê giữ bên cạnh, có thể đáp ứng yêu cầu đó.

Cái giá của bảng tính là thời gian và sai sót khi khối lượng tăng: mất một dòng là tháng đó sẽ không khớp với sao kê. Chương trình nhập các dòng ngân hàng giúp khỏi gõ lại, nhưng không thể biết khoản thanh toán chi trả hóa đơn nào cho đến khi bạn, hoặc một quy tắc bạn đặt, chỉ định. Để chọn chương trình, xem ứng dụng ghi sổ cho người tự kinh doanh. Để quyết định giữa tự ghi sổ và thuê người hỗ trợ, xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu đều bằng đô la Canada.

Thợ cắt tỉa lông thú cưng có nhiều khoản thanh toán nhỏ

Một thợ cắt tỉa lông chó nhận khoảng 40 e-Transfer mỗi tháng, trung bình C$80, tức khoảng C$38.000 mỗi năm. Chị giữ nhật ký hằng ngày gồm khách hàng, dịch vụ và số tiền, và đánh dấu từng dòng với sao kê ngân hàng vào cuối tháng. Phần còn lại được đưa vào danh sách chưa khớp, và tháng được chốt khi nhật ký và sao kê khớp nhau. Với khối lượng đó, chị nên kiểm tra mình đang ở đâu so với hạn mức nhà cung cấp nhỏ của GST/HST, được xét theo quý dương lịch; xem khi nào cần đăng ký GST/HST.

Nhà thầu ở Ontario có HST

Một nhà thầu ở Ontario lập hóa đơn C$2.000 cộng C$260 HST. Khách hàng gửi C$2.260 bằng e-Transfer. Sổ sách ghi một khoản doanh thu C$2.000, C$260 HST phải nộp cho CRA, và hóa đơn đã thanh toán bằng một khoản tiền nhận C$2.260. Khoản C$260 thường được khai trên tờ khai của kỳ có chứa ngày lập hóa đơn, ngay cả khi khoản chuyển vào kỳ kế tiếp.

Một khoản chuyển cho ba hóa đơn

Một khách hàng gửi một e-Transfer C$1.500 cho ba hóa đơn C$500. Sổ sách ghi một khoản tiền nhận C$1.500 được áp vào cả ba hóa đơn, mỗi hóa đơn C$500. Nếu khách hàng gửi C$1.200 và nói khoản đó chi trả hai hóa đơn đầu và một phần hóa đơn thứ ba, sổ sách sẽ ghi áp C$500, C$500 và C$200, với C$300 vẫn còn mở trên hóa đơn thứ ba.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Thanh toán kinh doanh vào tài khoản cá nhân của bạn, hoặc công ty và chủ sở hữu dùng chung một tài khoản: thu nhập nhìn chung do người thực hiện giao dịch bán khai, và tài khoản nhận tiền không làm thay đổi điều đó. Xem thu nhập của công ty trong tài khoản cá nhân và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để tách hai bên.
• Nhiều tháng hoặc nhiều năm e-Transfer chưa bao giờ được đối khớp, hoặc một tờ khai đang chờ chúng: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và bắt kịp sổ sách bị trễ, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại thu nhập và thiết lập quy trình.
• Các khoản tiền nhận không khớp với hóa đơn hoặc sao kê: hãy liệt kê các chênh lệch và mang đến hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi chuẩn bị tờ khai.
• Doanh thu của bạn có thể đã vượt hạn mức GST/HST mà chưa đăng ký: xem khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Một khoản thanh toán đến vào năm khác với năm làm việc, hoặc khách hàng trả trước: xem doanh thu tháng 12 được trả vào tháng 1 và tiền trả trước của khách hàng.
• Bạn đang chọn giữa sổ sách tiền mặt và dồn tích: xem kế toán tiền mặt hay dồn tích.
• Các khoản e-Transfer là tiền thuê nhà, không phải doanh thu bán hàng: xem thu nhập cho thuê.
• Bạn cũng trả nhà cung cấp hoặc nhà thầu bằng e-Transfer: trang này nói về tiền vào. Về các khoản chi ra, xem chi phí kinh doanh không có biên lai và khai các khoản trả cho nhà thầu phụ.
• Doanh nghiệp của bạn ở Quebec: Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST tại đó (RC4022). Hướng dẫn này chỉ đề cập các quy tắc liên bang, nên hãy hỏi Revenu Québec về phần còn lại.