מעקב אחר תשלומי e-Transfer: איך רושמים הכנסה עסקית בקנדה

האם העברות e-Transfer נחשבות להכנסה עסקית, ואילו רישומים CRA מצפה להם?

כן. תשלום של לקוח על הסחורה או השירותים שלכם הוא הכנסה עסקית בין שהוא מגיע ב-⁠e-Transfer, בצ׳ק, במזומן או בכרטיס; CRA קובעת שמכירות כוללות את כל המכירות, בין שקיבלתם כסף, שירותים או סחורה אחרת ובין שתקבלו (טופס ⁦T2125⁩, חלק 3A). בדפי הרישומים של CRA אין התייחסות מיוחדת ל-⁠e-Transfer. לגבי בעל עסק יחידני, CRA קובעת שרישומי הכנסה צריכים להראות את התאריך, הסכום והמקור של כל תקבול, ולכל רישום הכנסה צריכים להיות מסמכים מקוריים: חשבוניות מכירה, קבלות, דפי חיוב ושכר טרחה וחוזים, ולצדם העתקי שוברי הפקדה ודפי חשבון (CRA: רישומי עסק). גם חברה חייבת לנהל רישומים, בצורה שמאפשרת לקבוע את המס (Income Tax Act, סעיף 230).

שורה בדף החשבון מראה שכסף הגיע. היא לא אומרת איזו חשבונית הכסף שילם, ולכן ההתאמה בין השתיים היא העבודה.

מקרה אינו פשוט כאשר:

• העברות e-Transfer עסקיות מגיעות לחשבון פרטי;
• עברו חודשים ואיש לא התאים אותן;
• חברה ובעליה חולקים חשבון אחד;
• אתם לא בטוחים אם אתם חייבים להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩;
• הסכומים לא מתיישבים עם דף החשבון.

אספו את רשימת החשבוניות שהוצאתם; דפי חשבון של כל חשבון שקיבל תשלומים עסקיים, לכל חודש שטרם הותאם (לפחות 12 החודשים האחרונים); את דוחות ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלכם אם אתם רשומים; ורשימה של העברות לחשבון פרטי שהיו למעשה עסקיות.

מה הספרים צריכים להראות לכל העברת e-Transfer?

כל תשלום מקבל שורה אחת: מתי הגיע, מי שילם, כמה, ואיזו חשבונית או חשבוניות הוא סגר. זה מכסה את התאריך, הסכום והמקור ש-⁠CRA מבקשת, ומוסיף את הקישור לחשבונית שמאפשר לבדוק את השורה.

רישומים אלקטרוניים חייבים להראות מסלול ביקורת ממסמכי התמיכה, בנייר או אלקטרוניים, אל החשבונות המסוכמים (CRA: מסלולי ביקורת). עם הטבלה הזו המסלול עובר משורת הבנק לרשימת התשלומים, מהרשימה לחשבונית, ומהחשבוניות לסכומים בדוח.

תאריך ההפקדה אינו בדרך כלל תאריך ההכנסה. במדריך של CRA לעצמאים כתוב לדווח על הכנסה בתקופת הכספים שבה הרווחתם אותה, בלי קשר למועד הקבלה (⁦T4002⁩), ולכן אצל רוב העסקים ההפקדות של חודש אינן ההכנסה של אותו חודש. לאיזו תקופה שייך תשלום מוסבר ב-מכירות בדצמבר ששולמו בינואר וב-חשבונאות מזומן או צבירה.

איך מתאימים כל העברת e-Transfer לחשבונית?

ההתאמה הקלה ביותר נעשית לפני שהכסף מגיע: הדפיסו מספר חשבונית על כל חשבונית ובקשו מהלקוחות לציין אותו כשהם משלמים. אחר כך התאימו לפי משלם וסכום, כתבו את מספר החשבונית ליד ההפקדה וסמנו את החשבונית כמשולמת. עשו זאת במועד קבוע, שבועי או חודשי, כדי שרשימת הלא מותאמים תישאר קצרה.

1. ספרו כל חשבונית ושמרו רשימה אחת שלהן: לקוח, תאריך, סכום כולל ומס.
2. במועד שקבעתם, הורידו את דף החשבון של כל חשבון שמקבל תשלומים עסקיים ורשמו את ההפקדות.
3. לכל הפקדה, מצאו את החשבונית הפתוחה של אותו לקוח ואותו סכום. הזינו את התאריך, המשלם, הסכום ומספר החשבונית, וסמנו את החשבונית כמשולמת.
4. מה שלא הצלחתם להתאים העבירו לרשימת לא מותאמים עם התאריך, הסכום והמשלם. שאלו את הלקוח או בדקו הודעות והזמנות. אל תנחשו.
5. בדקו את הסכום הכולל. תשלומים מותאמים, ועוד רשימת הלא מותאמים, ועוד הפקדות שאינן מכירות (ראו בהמשך), חייבים להיות שווים להפקדות בדף החשבון לאותה תקופה.

עסק עם הרבה תשלומים קטנים יכול לנהל יומן יומי של לקוח, שירות וסכום, ובסוף החודש לסמן כל שורה מול דף החשבון. היומן הוא הרישום שיצרתם בזמן אמת; דף החשבון הוא ההוכחה של הבנק.

האם הלקוחות צריכים לשלם לחשבון עסקי נפרד?

לקוחות של חברה משלמים לחברה, ולכן המכירות שלה שייכות לרישומיה. אצל בעל עסק יחידני, בדפי הרישומים של CRA לא כתוב לאיזה חשבון חייבים לשלם על מכירות, אבל חשבון מעורב מקשה על ההתאמה. השאלה הרחבה יותר של חשבון עסקי נמצאת ב-ניהול ספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

חברה היא ישות משפטית נפרדת שמחזיקה בנכסים וחותמת על חוזים בשמה, בנפרד מהבעלים שלה (CRA: חברה). תשלום על מכירות שלה שמגיע לחשבון הפרטי של הבעלים נשאר בדרך כלל ההכנסות של החברה; ראו הכנסה של חברה בחשבון פרטי.

לבעל עסק יחידני אין מעמד משפטי נפרד מהעסק (CRA: עסק יחידני). בחשבון משותף צריך לסמן כל הפקדה כמכירה או לא, כי שיטת הביקורת של CRA מבקשת מהנישום להסביר את מקור ההפקדות שהיא לא מצליחה לזהות (מדריך הביקורת של CRA). חשבון לעסק בלבד משאיר פחות להסביר.

איך רושמים את ה-⁠⁦GST/HST⁩ שבתוך העברת e-Transfer?

אם אתם רשומים, ה-⁠⁦GST/HST⁩ בחשבונית הוא חלק מהסכום שהלקוח שולח, אבל אינו ההכנסות שלכם. רשמו את המכירה בלי המס, ואת המס כחוב ל-⁠CRA. סכום שנגבה כ-⁠⁦GST/HST⁩ מוחזק בנאמנות עבור המדינה (סעיף 222), ודירקטורים של חברה עלולים להיות אחראים יחד איתה אם המס לא הועבר (סעיף 323).

המדריך של CRA לטופס ⁦T2125⁩ קובע להזין מכירות ברוטו כולל ה-⁠⁦GST/HST⁩ שנגבה או שיגבה, ואז לנכות את ה-⁠⁦GST/HST⁩, מס המכירה הפרובינציאלי, החזרות, הנחות והקלות שכלולים בהן (סכום 3B) כדי להגיע למכירות מותאמות בשורה 8000; אנשי מקצוע משתמשים בחלק 3B של אותו טופס (⁦T4002⁩; טופס ⁦T2125⁩, חלק 3A). לדוח החברה ולשיטה המהירה ראו האם ⁦GST/HST⁩ שנגבה הוא הכנסה ו-השיטה המהירה בספרים ובהכנסה עסקית.

קחו את המס מהחשבונית ולא מההפקדה: החשבונית מראה את המס שנגבה, בעוד שהפקדה עשויה לכסות כמה חשבוניות או רק חלק מאחת. עסק רשום חייב ב-⁠⁦GST/HST⁩ ביום המוקדם מבין היום שבו שולם והיום שבו התשלום נדרש, ו-⁠CRA רואה בדרך כלל את התשלום כנדרש בתאריך החשבונית או בתאריך שבהסכם, המוקדם מביניהם (⁦RC4022⁩). לאיזו תקופת דיווח חשבונית שייכת ראו ⁦GST/HST⁩ על מקדמות וחשבוניות שלא שולמו.

אם אינכם רשומים, בדקו למה. ספק קטן הוא מי שהמכירות החייבות במס שלו בעולם, כולל של גורמים קשורים, הן ⁦$30,000⁩ או פחות ברבעון קלנדרי אחד ובארבעת הרבעונים הקלנדריים הרצופים האחרונים, והוא אינו חייב להירשם (CRA: מתי להירשם). אם לא הייתם חייבים להירשם ולא גביתם ⁦GST/HST⁩, אין ⁦GST/HST⁩ בהפקדה שצריך להפריד. אם בכל זאת גביתם סכום כ-⁠⁦GST/HST⁩, הוא אינו הכנסה ממכירות והוא מוחזק בנאמנות באותו אופן: שמרו אותו בנפרד וקבלו עזרה בתיקון, כי החזר או זיכוי ללקוח מותרים רק בתוך שנתיים מהגבייה (סעיף 232). Excise Tax Act סופר מכירה לפי המועד שבו הסכום נדרש לתשלום, או המועד שבו שולם אם שולם בלי שנדרש (סעיף 148), ולכן סכמו את המכירות החייבות במס לפי רבעון קלנדרי מתוך החשבוניות ולא מתוך ההפקדות. ראו מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩. לרישום המס אחרי הרישום ראו רישום ⁦GST/HST⁩ בספרים.

ומה לגבי מקדמות, טיפים, החזרים וכסף פרטי שמעורבב?

לא כל העברת e-Transfer לחשבון היא מכירה. סמנו כל אחת לפני שהיא נכנסת לסך ההכנסות.

בשורה האחרונה, מדריך הביקורת של CRA סופר העברה כהעברה רק אם החשבון ששלח את הכסף נכלל בבדיקה, ולכן שמרו ברישומים כל חשבון שקיבל תשלומים עסקיים. איך רושמים כסף פרטי שבעלים מכניס לחברה מוסבר ב-חשבון הלוואת בעל מניות. משיכת כסף של בעל עסק יחידני מכוסה ב-משיכות של בעל עסק יחידני.

העברת e-Transfer אחת שילמה כמה חשבוניות, או סכום שגוי: איך רושמים?

רשמו הפקדה אחת והפעילו אותה על כל חשבונית שהיא סוגרת. הסכומים שהופעלו חייבים להסתכם בהפקדה. ההנחיות של CRA לרישומים אינן אומרות איך לפצל תשלום אחד בין חשבוניות; מה שהן דורשות הוא רישומים מלאים עם מסלול ביקורת ממסמכי התמיכה אל החשבונות.

תשלום חלקי אינו משנה בפני עצמו את ה-⁠⁦GST/HST⁩ שנגבה בחשבונית, כי המס נגזר מהחשבונית ולא מההפקדה (⁦RC4022⁩). התאמת המס אחרי תשלום חלקי או החזר היא שאלה נפרדת; ראו ⁦GST/HST⁩ על מקדמות וחשבוניות שלא שולמו ואם היתרה לא תגיע לעולם, מחיקת חשבוניות לקוח שלא שולמו. אם המס כלול בסכום עגול ואתם צריכים לחשב את הפיצול, ראו מחירים כולל מס.

כמה זמן שומרים את הרישומים, ובאיזו צורה?

שמרו אותם שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם קשורים אליה, בצורה קריאה, בקנדה. CRA קובעת אותה תקופה לרישומי ⁦GST/HST⁩, ועשויה לבקש לשמור חשבוניות זמן ארוך יותר (CRA: איפה שומרים רישומים; ⁦RC4022⁩). מתי התקופה מתחילה, מה משתנה אם הגשתם באיחור או סגרתם את העסק, ואיך משמידים רישומים מוקדם, מוסבר ב-כמה זמן שומרים רישומי עסק.

לגבי הצורה:

• רישום אלקטרוני נשאר אלקטרוני, ומגובה. רישומים שנוצרו בצורה אלקטרונית, כמו דף חשבון שהורד או רשימת התשלומים שלכם, חייבים להישמר בפורמט שניתן לקרוא אלקטרונית גם אם הדפסתם אותם (CRA: פורמט מקובל; סעיף ⁦230(4.1)⁩). CRA קובעת לעשות עותקי גיבוי ולוודא שאפשר לשחזר גיבוי בפורמט שאפשר להשתמש בו.
• שמרו אותם בקנדה. CRA קובעת לשמור רישומים במקום העסק או במגורים בקנדה, ושרישומים שנשמרים מחוץ לקנדה וניגשים אליהם אלקטרונית מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה (CRA: איפה שומרים רישומים). ב-⁠⁦GST/HST⁩, אלא אם CRA מאשרת אחרת, רישום נשמר בקנדה באנגלית או בצרפתית (Excise Tax Act, סעיף 286).
• נייר. לנייר שנסרק או צולם, ראו קבלות סרוקות עבור CRA.

יש לי חודשים של העברות e-Transfer שלא עקבתי אחריהן: מאיפה מתחילים?

התחילו מדפי החשבון ולא מהחשבוניות. אספו כל חודש לכל חשבון שקיבל תשלומים עסקיים, סמנו כל הפקדה, והתאימו מה שאפשר.

1. השיגו דפי חשבון של כל חשבון שהעסק השתמש בו, כולל חשבונות פרטיים, לכל חודש שלא נוטר. יתרת הפתיחה של כל חודש צריכה להיות שווה ליתרת הסגירה של החודש הקודם. פער מצביע על דף חשבון חסר.
2. רשמו כל הפקדה בגיליון אחד עם תאריך, שולח וסכום. סמנו כל אחת כתשלום לקוח או כמשהו אחר, לפי הטבלה שלמעלה.
3. התאימו תשלומי לקוחות לחשבוניות, להזמנות, להודעות או לשם השולח. את השאר העבירו לרשימת הלא מותאמים. השוו לטפסי ⁦T4A⁩ שלקוחות שלחו: תיבה 048 לא כוללת ⁦GST/HST⁩ (CRA: טופס ⁦T4A⁩), והפרש הוא משהו שצריך להסביר.
4. סכמו את התקבולים מלקוחות לפי חודש כדי לבדוק את ההתאמה לבנק. ברשימה נפרדת, פרטו מכירות לפי התקופה שבה הורווחו, כולל חשבוניות שלא שולמו בכל סוף שנה, וציינו תקבולים על מכירות שכבר נספרו. שמרו מקדמות מלקוחות בנפרד. למגבלת ה-⁠⁦GST/HST⁩, סכמו מכירות חייבות במס לפי רבעון קלנדרי מתוך החשבוניות ולא מתוך ההפקדות (ראו למעלה).
5. תנו למכין הדוח את סכומי התקבולים, רשימת המכירות, חשבוניות שלא שולמו בסוף השנה, מקדמות ורשימת הלא מותאמים. סכומי תקבולים לבדם אינם נתון ההכנסה (⁦T4002⁩; סעיף ⁦12(1)(b)⁩).

קבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שמגישים משהו כשהחודשים חוצים סוף שנה, דוח לא הוגש או הגיע מכתב מ-⁠CRA, ייתכן שעברתם את מגבלת ה-⁠⁦GST/HST⁩ בלי להירשם, כסף של חברה עבר בחשבון פרטי, או שהסכומים לא מתיישבים עם דפי החשבון. הבנייה המלאה מחדש מוסברת ב-בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק וב-השלמת ספרים שבאיחור.

האם אני צריך תוכנה, או שגיליון אלקטרוני מספיק?

כל אחד מהם יכול לעבוד. בדפי הרישומים של CRA אין דרישה למערכת מסוימת. מה שהם דורשים הוא רישומים אמינים, שלמים, נתמכים במסמכים וזמינים ל-⁠CRA כשהיא מבקשת (CRA: האחריות שלכם; CRA: אילו רישומים שומרים). גיליון אלקטרוני שעוקב אחרי העמודות שלמעלה, עם קבצי דפי החשבון שמורים לצדו, יכול לעמוד בכך.

המחיר של גיליון אלקטרוני הוא זמן וטעויות ככל שהנפח גדל: שורה אחת שאבדה וחודש לא מתיישב עם דף החשבון. תוכנה שמייבאת שורות בנק חוסכת הקלדה מחדש, אבל היא לא יכולה לדעת איזו חשבונית תשלום סגר עד שאתם, או כלל שהגדרתם, אומרים זאת. לבחירת תוכנה ראו אפליקציית הנהלת חשבונות לעצמאים. להחלטה בין ניהול ספרים בעצמכם לבין העסקת עזרה ראו ניהול ספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים קנדיים.

מספרת כלבים עם הרבה תשלומים קטנים

מספרת כלבים מקבלת כ-⁠40 העברות e-Transfer בחודש בממוצע של ⁦C$80⁩, בערך ⁦C$38,000⁩ בשנה. היא מנהלת יומן יומי עם הלקוח, השירות והסכום, ובסוף החודש מסמנת כל שורה מול דף החשבון. מה שנשאר עובר לרשימת הלא מותאמים, והחודש נסגר כשהיומן ודף החשבון מתיישבים. בנפח כזה כדאי לבדוק איפה היא עומדת מול מגבלת הספק הקטן ב-⁠⁦GST/HST⁩, שנבדקת לפי רבעון קלנדרי; ראו מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩.

קבלן באונטריו עם HST

קבלן באונטריו מוציא חשבונית על ⁦C$2,000⁩ ועוד ⁦C$260⁩ HST. הלקוח שולח ⁦C$2,260⁩ ב-⁠e-Transfer. הספרים מראים מכירה של ⁦C$2,000⁩, ⁦C$260⁩ HST שחייבים ל-⁠CRA, והחשבונית שולמה בהפקדה אחת של ⁦C$2,260⁩. ה-⁠⁦C$260⁩ נכנסים בדרך כלל לדוח של התקופה שכוללת את תאריך החשבונית, גם אם ההעברה מגיעה בתקופה הבאה.

העברה אחת לשלוש חשבוניות

לקוח שולח העברת e-Transfer אחת של ⁦C$1,500⁩ עבור שלוש חשבוניות של ⁦C$500⁩. הספרים מראים הפקדה אחת של ⁦C$1,500⁩ שהופעלה על שלוש החשבוניות, ⁦C$500⁩ כל אחת. אם הלקוח היה שולח ⁦C$1,200⁩ ואומר שזה מכסה את שתי החשבוניות הראשונות וחלק מהשלישית, הספרים היו מראים ⁦C$500⁩, ⁦C$500⁩ ו-⁠⁦C$200⁩ שהופעלו, כש-⁠⁦C$300⁩ נשארים פתוחים בשלישית.

המצב שלכם שונה?

• תשלומים עסקיים נכנסו לחשבון הפרטי שלכם, או שחברה ובעליה חולקים חשבון אחד: ההכנסה מדווחת בדרך כלל על ידי מי שביצע את המכירה, והחשבון שאליו היא הגיעה לא משנה זאת. ראו הכנסה של חברה בחשבון פרטי וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להפריד בין השניים.
• חודשים או שנים של העברות e-Transfer לא הותאמו מעולם, או שדוח מחכה להן: ראו בנייה מחדש של ספרים מדפי חשבון בנק ו-השלמת ספרים שבאיחור, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לבנות מחדש את ההכנסה ולקבוע שגרה.
• ההפקדות לא מתיישבות עם החשבוניות או עם דף החשבון: רשמו את הפערים והביאו אותם ל-עזרה בהנהלת חשבונות לפני שמכינים דוח.
• ייתכן שהמכירות שלכם עברו את מגבלת ה-⁠⁦GST/HST⁩ בלי רישום: ראו מתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩.
• תשלום הגיע בשנה אחרת מהעבודה, או שלקוח משלם מראש: ראו מכירות בדצמבר ששולמו בינואר ו-מקדמות מלקוחות.
• אתם בוחרים בין ספרים בשיטת מזומן לשיטת צבירה: ראו חשבונאות מזומן או צבירה.
• ההעברות הן שכר דירה ולא מכירות: ראו הכנסה משכירות.
• אתם גם משלמים לספקים או לקבלנים ב-⁠e-Transfer: הדף הזה עוסק בכסף נכנס. לתשלומים יוצאים ראו הוצאות עסק בלי קבלות ו-דיווח על תשלומים לקבלני משנה.
• העסק שלכם בקוויבק: Revenu Québec מנהלת שם בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ (⁦RC4022⁩). המדריך הזה עוסק בכללים הפדרליים בלבד, ולכן בדקו ב-⁠Revenu Québec את השאר.