Pagamentos por e-Transfer: como controlar a renda do negócio

Os e-Transfers contam como renda do negócio, e quais registros a CRA espera?

Sim. O pagamento de um cliente por seus produtos ou serviços é renda do negócio, chegue por e-Transfer, cheque, dinheiro ou cartão; a CRA (Agência da Receita do Canadá) diz que as vendas incluem todas as vendas, quer você tenha recebido ou vá receber dinheiro, serviços ou outros bens (Form T2125, Parte 3A). As páginas da CRA sobre registros não tratam o e-Transfer em separado. Para um empresário individual, a CRA diz que os registros de renda devem mostrar a data, o valor e a origem de cada recebimento, e cada lançamento de renda precisa de documentos originais por trás, como faturas de venda, recibos, demonstrativos de honorários e contratos, com as cópias dos comprovantes de depósito e os extratos bancários guardados junto (CRA: registros do negócio). Uma corporação também precisa guardar registros, de forma que permita apurar o imposto (Income Tax Act, seção 230).

Uma linha do extrato mostra que o dinheiro chegou. Ela não diz qual fatura o dinheiro pagou, então associar uma à outra é o trabalho a fazer.

O caso deixa de ser simples quando:

• e-Transfers do negócio caem em uma conta pessoal;
• se passaram meses e ninguém os associou;
• uma corporação e o proprietário dela dividem uma conta;
• você não tem certeza se precisa se registrar no GST/HST;
• os totais não batem com o extrato bancário.

Reúna a lista das faturas que você emitiu; os extratos bancários de todas as contas que receberam pagamentos do negócio, cobrindo cada mês ainda não conferido (pelo menos os últimos 12); suas declarações de GST/HST, se você é registrado; e uma lista das transferências em conta pessoal que na verdade eram do negócio.

O que os livros devem mostrar para cada e-Transfer?

Cada pagamento recebe uma linha: quando chegou, quem pagou, quanto, e qual fatura ou quais faturas ele quitou. Isso cobre a data, o valor e a origem que a CRA pede e acrescenta o vínculo com a fatura, que torna a linha verificável.

Os registros eletrônicos precisam mostrar uma trilha de auditoria que vá dos documentos de apoio, em papel ou eletrônicos, até as contas financeiras resumidas (CRA: trilhas de auditoria). Com esta tabela, essa trilha vai da linha do banco à lista de pagamentos, da lista à fatura e das faturas aos totais da declaração.

A data do depósito geralmente não é a data da renda. O guia da CRA para autônomos diz para declarar a renda no período fiscal em que você a ganha, não importa quando a recebe (T4002); portanto, para a maioria dos negócios, os depósitos de um mês não são a renda do mês. A que período um pagamento pertence é tratado em vendas de dezembro pagas em janeiro e em regime de caixa ou de competência.

Como associo cada e-Transfer a uma fatura?

A associação mais fácil é feita antes de o dinheiro chegar: imprima o número em cada fatura e peça aos clientes que o informem ao pagar. Depois associe pelo nome de quem pagou e pelo valor, escreva o número da fatura ao lado do depósito e marque a fatura como paga. Faça isso em um dia fixo, toda semana ou todo mês, para que a lista sem correspondência continue curta.

1. Numere todas as faturas e mantenha uma lista única delas: cliente, data, total e imposto.
2. No seu dia fixo, baixe o extrato bancário de cada conta que recebe pagamentos do negócio e liste os depósitos.
3. Para cada depósito, encontre a fatura em aberto daquele cliente e daquele valor. Lance a data, quem pagou, o valor e o número da fatura, e marque a fatura como paga.
4. Ponha o que você não consegue associar em uma lista sem correspondência, com data, valor e quem pagou. Pergunte ao cliente ou confira suas mensagens e agendamentos. Não adivinhe.
5. Confira o total. Os pagamentos associados, mais a lista sem correspondência, mais os depósitos que não são vendas (veja abaixo), precisam ser iguais aos depósitos do extrato no período.

Um negócio com muitos pagamentos pequenos pode manter um registro diário de cliente, serviço e valor e depois marcar cada linha no extrato no fim do mês. O registro é o documento que você fez na hora; o extrato é a prova do banco.

Os clientes devem pagar em uma conta separada do negócio?

Os clientes de uma corporação pagam à corporação, então as vendas dela pertencem aos registros dela. Para um empresário individual, as páginas da CRA sobre registros não dizem em qual conta as vendas devem ser pagas, mas uma conta mista dificulta a associação. A questão mais ampla da conta do negócio está em fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Uma corporação é uma pessoa jurídica separada, que tem bens e firma contratos em nome próprio, à parte dos proprietários (CRA: corporação). Um pagamento pelas vendas dela que cai na conta pessoal do proprietário geralmente continua sendo receita da corporação; veja renda da corporação em conta pessoal.

Um empresário individual não tem personalidade jurídica separada do negócio (CRA: empresa individual). Em uma conta compartilhada, cada depósito precisa ser identificado como venda ou não, porque o método de auditoria da CRA pede que o contribuinte explique a origem dos depósitos que ela não consegue identificar (manual de auditoria da CRA). Uma conta só do negócio deixa menos a explicar.

Como registro o GST/HST que está dentro de um e-Transfer?

Se você é registrado, o GST/HST de uma fatura faz parte do valor que o cliente envia, mas não é receita sua. Registre a venda sem o imposto e o imposto como valor a pagar à CRA. O valor cobrado como GST/HST é mantido em trust para a Coroa (o governo) (seção 222), e os administradores de uma corporação podem ser responsabilizados junto com ela se o imposto não for recolhido (seção 323).

O guia da CRA para a T2125 manda lançar as vendas brutas incluindo o GST/HST cobrado ou a cobrar e depois subtrair o GST/HST, o imposto provincial sobre vendas, as devoluções, os abatimentos e os descontos incluídos nelas (valor 3B) para chegar às vendas ajustadas na linha 8000; profissionais usam a Parte 3B do mesmo formulário (T4002; Form T2125, Parte 3A). Para a declaração da corporação e o Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST), veja GST/HST cobrado e renda e o Quick Method nos livros.

Tire o imposto da fatura, não do depósito: a fatura mostra o imposto cobrado, enquanto um depósito pode cobrir várias faturas ou só parte de uma. Um negócio registrado deve o GST/HST no que vier primeiro: o dia em que é pago ou o dia em que o pagamento vence, e a CRA em geral considera o pagamento devido na data da fatura ou na data de um acordo, a que vier primeiro (RC4022). A que período de declaração uma fatura pertence está em GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas.

Se você não é registrado, confira por quê. Um pequeno fornecedor (small supplier) tem vendas tributáveis no mundo todo, contando as de suas associadas, de $30.000 ou menos em um único trimestre-calendário e nos últimos quatro trimestres-calendário consecutivos, e não precisa se registrar (CRA: quando se registrar). Se você não era obrigado a se registrar e não cobrou GST/HST, não há GST/HST no depósito para separar. Se você cobrou um valor como GST/HST mesmo assim, ele não é renda de vendas e é mantido em trust do mesmo modo: guarde-o à parte e procure ajuda para corrigir, porque um reembolso ou crédito ao cliente só é permitido dentro de dois anos da cobrança (seção 232). A Excise Tax Act conta uma venda pelo momento em que o valor se tornou devido, ou em que foi pago, se pago sem ter se tornado devido (seção 148); por isso some suas vendas tributáveis por trimestre-calendário a partir das faturas, não dos depósitos. Veja quando se registrar no GST/HST. Para registrar o imposto depois de registrado, veja como registrar o GST/HST nos seus livros.

E depósitos, gorjetas, reembolsos e dinheiro pessoal misturado?

Nem todo e-Transfer que entra na conta é uma venda. Identifique cada um antes que chegue ao total da renda.

Sobre a última linha, o manual de auditoria da CRA só trata uma transferência como transferência se a conta que enviou o dinheiro faz parte da revisão; por isso mantenha nos seus registros todas as contas que receberam pagamentos do negócio. Como se registra o dinheiro pessoal que um proprietário põe em uma corporação está em a conta de empréstimo de acionista. A retirada de dinheiro por um empresário individual está em retiradas do empresário individual.

Um e-Transfer pagou várias faturas, ou o valor errado: como registro?

Registre um só depósito e aplique-o a cada fatura que ele quita. Os valores aplicados precisam somar o depósito. A orientação da CRA sobre registros não diz como dividir um pagamento entre faturas; o que ela pede são registros completos, com uma trilha de auditoria dos documentos de apoio até as contas.

Um pagamento a menor não muda, por si só, o GST/HST cobrado na fatura, porque o imposto segue a fatura, não o depósito (RC4022). Ajustar o imposto depois de um pagamento a menor ou de um reembolso é outra questão; veja GST/HST sobre depósitos e faturas não pagas e, se o saldo nunca vai chegar, baixa de faturas de clientes não pagas. Se o imposto está dentro de um total arredondado e você precisa calcular a divisão, veja preços com imposto incluído.

Por quanto tempo guardo os registros, e em que formato?

Guarde-os por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, em formato legível, no Canadá. A CRA dá o mesmo prazo para os registros de GST/HST e pode pedir que você guarde faturas por mais tempo (CRA: onde guardar os registros; RC4022). Quando esse prazo começa, o que muda se você entregou em atraso ou encerra o negócio e como destruir registros antes do prazo estão em por quanto tempo guardar os registros do negócio.

Sobre o formato:

• O que é eletrônico continua eletrônico, com backup. Registros que já nascem eletrônicos, como um extrato baixado ou sua lista de pagamentos, precisam ser guardados em formato legível eletronicamente, mesmo que você também os imprima (CRA: formato aceito; seção 230(4.1)). A CRA diz para fazer cópias de backup e garantir que um backup possa ser restaurado em um formato que ela consiga usar.
• Guarde-os no Canadá. A CRA diz para manter os registros no seu local de negócio ou na sua residência no Canadá, e que registros mantidos fora do Canadá e acessados eletronicamente a partir do Canadá não são considerados mantidos no Canadá (CRA: onde guardar os registros). Para o GST/HST, a menos que a CRA autorize de outro modo, um registro é mantido no Canadá, em inglês ou francês (Excise Tax Act, seção 286).
• Papel. Para papel digitalizado ou fotografado, veja recibos digitalizados para a CRA.

Tenho meses de e-Transfers sem controle: por onde começo?

Comece pelos extratos, não pelas faturas. Reúna todos os meses de todas as contas que receberam pagamentos do negócio, identifique cada depósito e associe o que for possível.

1. Peça os extratos de toda conta que o negócio usou, inclusive contas pessoais, de cada mês sem controle. O saldo inicial de cada mês deve ser igual ao saldo final do mês anterior. Uma lacuna significa um extrato faltando.
2. Liste todos os depósitos em uma planilha, com data, remetente e valor. Identifique cada um como pagamento de cliente ou outra coisa, usando a tabela acima.
3. Associe os pagamentos de clientes a faturas, agendamentos, mensagens ou ao nome do remetente. Ponha o resto na lista sem correspondência. Compare com os informes T4A que os clientes enviaram: o campo 048 não inclui o GST/HST (CRA: informe T4A), e uma diferença é algo a explicar.
4. Some os recebimentos de clientes por mês para conferir com o banco. Liste à parte as vendas pelo período em que foram ganhas, incluindo as faturas não pagas em cada fim de ano, e anote os recebimentos de vendas já contadas. Mantenha os depósitos de clientes separados. Para o limite do GST/HST, some as vendas tributáveis por trimestre-calendário a partir das faturas, não dos depósitos (veja acima).
5. Entregue ao preparador os totais de recebimentos, a lista de vendas, as faturas não pagas no fim de cada ano, os depósitos e a lista sem correspondência. Os totais de recebimentos sozinhos não são o valor da renda (T4002; seção 12(1)(b)).

Procure ajuda com escrituração contábil antes de entregar qualquer coisa quando os meses atravessam um fim de ano, uma declaração não foi entregue ou chegou uma carta da CRA, você pode ter passado do limite do GST/HST sem se registrar, o dinheiro de uma corporação passou por uma conta pessoal ou os totais não batem com os extratos. A reconstrução completa está em como reconstruir os livros a partir dos extratos bancários e como colocar os livros em dia.

Preciso de software ou uma planilha basta?

Qualquer um pode funcionar. As páginas da CRA sobre registros não exigem um sistema específico. O que elas exigem são registros confiáveis, completos, apoiados em documentos e disponíveis para a CRA quando ela pedir (CRA: suas responsabilidades; CRA: quais registros guardar). Uma planilha que siga as colunas acima, com os arquivos dos extratos guardados ao lado, pode atender a isso.

O custo de uma planilha é tempo e erros à medida que o volume cresce: uma linha perdida e o mês não bate com o extrato. Um programa que importa as linhas do banco evita redigitá-las, mas não sabe qual fatura um pagamento quitou até que você, ou uma regra que você definiu, diga. Para escolher um programa, veja um aplicativo de escrituração contábil para autônomos. Para decidir entre fazer a contabilidade você mesmo e contratar ajuda, veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma tosadora de cães com muitos pagamentos pequenos

Uma tosadora de cães recebe cerca de 40 e-Transfers por mês, com média de C$80, uns C$38.000 por ano. Ela mantém um registro diário com cliente, serviço e valor e marca cada linha no extrato bancário no fim do mês. O que sobrar vai para a lista sem correspondência, e o mês fecha quando o registro e o extrato concordam. Nesse volume ela deve verificar onde está em relação ao limite de pequeno fornecedor (small supplier) do GST/HST, que é testado por trimestre-calendário; veja quando se registrar no GST/HST.

Um empreiteiro de Ontário com HST

Um empreiteiro de Ontário emite uma fatura de C$2.000 mais C$260 de HST. O cliente envia C$2.260 por e-Transfer. Os livros mostram uma venda de C$2.000, C$260 de HST a pagar à CRA e a fatura paga por um depósito de C$2.260. Os C$260 geralmente vão na declaração do período que inclui a data da fatura, mesmo que a transferência caia no período seguinte.

Uma transferência para três faturas

Um cliente envia um e-Transfer de C$1.500 para três faturas de C$500. Os livros mostram um depósito de C$1.500 aplicado às três faturas, C$500 em cada. Se o cliente tivesse enviado C$1.200 e dito que o valor cobre as duas primeiras faturas e parte da terceira, os livros mostrariam C$500, C$500 e C$200 aplicados, com C$300 ainda em aberto na terceira.

E no seu caso?

• Pagamentos do negócio foram para a sua conta pessoal, ou uma corporação e o proprietário dela dividem uma conta: a renda em geral é declarada por quem fez a venda, e a conta em que ela caiu não muda isso. Veja renda da corporação em conta pessoal e procure ajuda com escrituração contábil para separar as duas.
• Meses ou anos de e-Transfers nunca foram associados, ou uma declaração está esperando por eles: veja como reconstruir os livros a partir dos extratos bancários e como colocar os livros em dia, e procure ajuda com escrituração contábil para reconstruir a renda e criar uma rotina.
• Os depósitos não batem com as faturas ou com o extrato: liste as diferenças e leve-as à ajuda com escrituração contábil antes de uma declaração ser preparada.
• Suas vendas podem ter passado do limite do GST/HST sem você se registrar: veja quando se registrar no GST/HST.
• Um pagamento chegou em um ano diferente do trabalho, ou um cliente paga adiantado: veja vendas de dezembro pagas em janeiro e pagamentos antecipados de clientes.
• Você está escolhendo entre livros pelo regime de caixa ou de competência: veja regime de caixa ou de competência.
• Os e-Transfers são aluguel, não vendas: veja rendimentos de aluguel.
• Você também paga fornecedores ou prestadores de serviços por e-Transfer: esta página trata do dinheiro que entra. Para pagamentos que saem, veja despesas do negócio sem recibo e como informar pagamentos a subcontratados.
• Seu negócio fica em Quebec: a Revenu Québec em geral administra o GST/HST lá (RC4022). Este guia trata só das regras federais, então consulte a Revenu Québec para o restante.