e-Transfer-Zahlungen erfassen: So buchen Sie Ihre Geschäftseinnahmen

Zählen e-Transfers als Geschäftseinkünfte, und welche Unterlagen erwartet die CRA?

Ja. Die Zahlung eines Kunden für Ihre Waren oder Leistungen sind Geschäftseinkünfte, egal ob sie per e-Transfer, Scheck, bar oder mit Karte eingeht. Die CRA sagt, dass zu den Umsätzen alle Verkäufe zählen, ob Sie dafür Geld, Leistungen oder andere Waren erhalten haben oder erhalten werden (Form T2125, Part 3A). Die Seiten der CRA zu Unterlagen heben e-Transfers nicht eigens hervor. Für einen Einzelunternehmer sagt die CRA, dass die Einnahmenunterlagen Datum, Betrag und Herkunft jeder Einnahme zeigen müssen. Hinter jeder Einnahmenbuchung müssen Originalbelege stehen, etwa Verkaufsrechnungen, Quittungen, Gebührenaufstellungen und Verträge, dazu die Durchschläge der Einzahlungsbelege und die Kontoauszüge (CRA: Geschäftsunterlagen). Auch eine Kapitalgesellschaft muss Unterlagen führen, in einer Form, die die Ermittlung der Steuer erlaubt (Income Tax Act, Abschnitt 230).

Eine Zeile im Kontoauszug zeigt, dass Geld eingegangen ist. Sie sagt nicht, welche Rechnung das Geld bezahlt hat, und die Zuordnung zwischen beiden ist die eigentliche Arbeit.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• geschäftliche e-Transfers auf einem privaten Konto eingehen;
• Monate vergangen sind und niemand sie zugeordnet hat;
• eine Kapitalgesellschaft und ihr Eigentümer ein Konto teilen;
• Sie nicht sicher sind, ob Sie sich für die GST/HST registrieren müssen;
• die Summen nicht mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

Sammeln Sie die Liste der von Ihnen ausgestellten Rechnungen, die Kontoauszüge aller Konten, die Geschäftszahlungen erhalten haben, für jeden noch nicht zugeordneten Monat (mindestens die letzten 12), Ihre GST/HST-Erklärungen, wenn Sie registriert sind, und eine Liste der Überweisungen auf private Konten, die in Wahrheit geschäftlich waren.

Was sollten die Bücher für jeden e-Transfer zeigen?

Jede Zahlung bekommt eine Zeile: wann sie einging, wer gezahlt hat, wie viel und welche Rechnung oder Rechnungen sie begleicht. Das deckt Datum, Betrag und Herkunft ab, die die CRA verlangt, und ergänzt den Rechnungsbezug, der die Zeile überprüfbar macht.

Elektronische Unterlagen müssen einen Prüfpfad von den Belegen, ob auf Papier oder elektronisch, bis zu den zusammengefassten Finanzkonten zeigen (CRA: Prüfpfade). Mit dieser Tabelle führt der Pfad von der Zeile im Kontoauszug zur Zahlungsliste, von der Liste zur Rechnung und von den Rechnungen zu den Summen in der Erklärung.

Das Datum des Zahlungseingangs ist meist nicht das Datum der Einkünfte. Der Guide der CRA für Selbstständige sagt, dass Sie Einkünfte in dem Geschäftsjahr melden, in dem Sie sie erzielen, egal wann Sie sie erhalten (T4002). Für die meisten Unternehmen sind die Zahlungseingänge eines Monats also nicht die Einkünfte dieses Monats. In welchen Zeitraum eine Zahlung gehört, behandeln Dezember-Umsätze, die im Januar bezahlt werden und Zufluss-Abfluss oder periodengerecht.

Wie ordne ich jeden e-Transfer einer Rechnung zu?

Die einfachste Zuordnung entsteht, bevor das Geld eingeht: Drucken Sie die Rechnungsnummer auf jede Rechnung und bitten Sie Kunden, sie bei der Zahlung anzugeben. Ordnen Sie dann nach Zahler und Betrag zu, schreiben Sie die Rechnungsnummer zum Zahlungseingang und markieren Sie die Rechnung als bezahlt. Tun Sie das nach festem Plan, wöchentlich oder monatlich, damit die Liste der nicht zugeordneten Zahlungen kurz bleibt.

1. Nummerieren Sie jede Rechnung und führen Sie eine Liste aller Rechnungen: Kunde, Datum, Summe und Steuer.
2. Laden Sie nach Ihrem Plan den Kontoauszug jedes Kontos herunter, das Geschäftszahlungen erhält, und listen Sie die Zahlungseingänge auf.
3. Suchen Sie zu jedem Zahlungseingang die offene Rechnung dieses Kunden mit diesem Betrag. Tragen Sie Datum, Zahler, Betrag und Rechnungsnummer ein und markieren Sie die Rechnung als bezahlt.
4. Setzen Sie alles, was Sie nicht zuordnen können, mit Datum, Betrag und Zahler auf eine Liste nicht zugeordneter Zahlungen. Fragen Sie den Kunden oder prüfen Sie Ihre Nachrichten und Buchungen. Raten Sie nicht.
5. Prüfen Sie die Summe. Zugeordnete Zahlungen, plus die Liste der nicht zugeordneten, plus Zahlungseingänge, die keine Umsätze sind (siehe unten), müssen den Zahlungseingängen im Kontoauszug des Zeitraums entsprechen.

Ein Unternehmen mit vielen kleinen Zahlungen kann ein tägliches Protokoll mit Kunde, Leistung und Betrag führen und jede Zeile am Monatsende gegen den Kontoauszug abhaken. Das Protokoll ist der Nachweis, den Sie zeitnah angelegt haben, der Kontoauszug der Beleg der Bank.

Sollten Kunden auf ein eigenes Geschäftskonto zahlen?

Die Kunden einer Kapitalgesellschaft zahlen an die Kapitalgesellschaft, ihre Umsätze gehören also in ihre Unterlagen. Für einen Einzelunternehmer sagen die Seiten der CRA zu Unterlagen nicht, auf welches Konto Umsätze gezahlt werden müssen, aber ein gemischtes Konto erschwert die Zuordnung. Die weitergehende Frage zum Geschäftskonto steht in Bücher selbst führen oder einen Buchhalter einstellen.

Eine Kapitalgesellschaft ist eine eigene juristische Person, die Vermögen besitzt und Verträge in ihrem eigenen Namen schließt, getrennt von ihren Eigentümern (CRA: Kapitalgesellschaft). Eine Zahlung für ihre Umsätze, die auf dem privaten Konto des Eigentümers eingeht, ist in der Regel trotzdem Umsatz der Kapitalgesellschaft; siehe Einkünfte einer Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto.

Ein Einzelunternehmer hat keinen vom Unternehmen getrennten rechtlichen Status (CRA: Einzelunternehmen). Auf einem gemeinsamen Konto muss jeder Zahlungseingang als Umsatz oder Nicht-Umsatz gekennzeichnet werden, weil das Prüfverfahren der CRA vom Steuerpflichtigen verlangt, die Herkunft von Eingängen zu erklären, die sie nicht zuordnen kann (Prüfungshandbuch der CRA). Ein reines Geschäftskonto lässt weniger zu erklären.

Wie buche ich die GST/HST, die in einem e-Transfer steckt?

Wenn Sie registriert sind, ist die GST/HST auf einer Rechnung Teil des Betrags, den der Kunde sendet, aber kein Umsatz von Ihnen. Buchen Sie den Verkauf ohne die Steuer und die Steuer als Schuld gegenüber der CRA. Ein als GST/HST eingenommener Betrag wird treuhänderisch für die Krone gehalten (Abschnitt 222), und die Direktoren einer Kapitalgesellschaft können mit ihr haften, wenn die Steuer nicht abgeführt wird (Abschnitt 323).

Der Guide der CRA zur T2125 lässt Sie die Bruttoumsätze einschließlich der eingenommenen oder zu erhebenden GST/HST eintragen und dann die darin enthaltene GST/HST, Umsatzsteuer der Provinz, Rücksendungen, Nachlässe und Rabatte abziehen (Betrag 3B), um zu den bereinigten Umsätzen in Zeile 8000 zu kommen. Freiberufler nutzen Part 3B desselben Formulars (T4002; Form T2125, Part 3A). Zur Erklärung der Kapitalgesellschaft und zur Quick Method siehe eingenommene GST/HST und Einkünfte und die Quick Method in den Büchern.

Nehmen Sie die Steuer aus der Rechnung, nicht aus dem Zahlungseingang: Die Rechnung zeigt die berechnete Steuer, während ein Zahlungseingang mehrere Rechnungen oder nur einen Teil einer Rechnung decken kann. Ein registriertes Unternehmen schuldet die GST/HST am früheren der beiden Tage: dem Tag der Zahlung und dem Tag der Fälligkeit der Zahlung. Die CRA hält die Zahlung in der Regel am Rechnungsdatum oder an dem in einer Vereinbarung genannten Datum für fällig, je nachdem, was zuerst eintritt (RC4022). In welchen Meldezeitraum eine Rechnung gehört, steht unter GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen.

Wenn Sie nicht registriert sind, prüfen Sie, warum. Ein Kleinunternehmer (Small Supplier) hat weltweite steuerpflichtige Umsätze, einschließlich der verbundenen Unternehmen, von $30.000 oder weniger in einem einzelnen Kalenderquartal und in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen und muss sich nicht registrieren (CRA: Wann Sie sich registrieren). Wenn Sie sich nicht registrieren mussten und keine GST/HST berechnet haben, steckt keine im Zahlungseingang, die Sie herausrechnen könnten. Wenn Sie dennoch einen Betrag als GST/HST eingenommen haben, ist er kein Umsatz und wird auf dieselbe Weise treuhänderisch gehalten: Halten Sie ihn getrennt und holen Sie Hilfe bei der Korrektur, denn eine Erstattung oder Gutschrift an den Kunden ist nur innerhalb von zwei Jahren nach der Berechnung erlaubt (Abschnitt 232). Der Excise Tax Act zählt einen Umsatz nach dem Zeitpunkt, zu dem der Betrag fällig wurde, oder, wenn ohne Fälligkeit gezahlt wurde, nach dem Zahlungszeitpunkt (Abschnitt 148). Summieren Sie Ihre steuerpflichtigen Umsätze deshalb nach Kalenderquartal aus Ihren Rechnungen, nicht aus den Zahlungseingängen. Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren. Wie Sie die Steuer nach der Registrierung buchen, steht unter GST/HST in den Büchern erfassen.

Was ist mit Anzahlungen, Trinkgeldern, Erstattungen und beigemischtem Privatgeld?

Nicht jeder e-Transfer auf dem Konto ist ein Verkauf. Kennzeichnen Sie jeden, bevor er in die Summe der Einkünfte einfließt.

Zur letzten Zeile: Das Prüfungshandbuch der CRA zählt eine Überweisung nur dann als Überweisung, wenn das Konto, von dem das Geld kam, Teil der Prüfung ist. Bewahren Sie deshalb in Ihren Unterlagen jedes Konto auf, das Geschäftszahlungen erhalten hat. Wie privates Geld, das ein Eigentümer in eine Kapitalgesellschaft einzahlt, gebucht wird, steht unter Gesellschafterdarlehenskonto. Wenn ein Einzelunternehmer Geld entnimmt, behandelt das Entnahmen eines Einzelunternehmers.

Ein e-Transfer hat mehrere Rechnungen bezahlt oder den falschen Betrag: Wie buche ich ihn?

Erfassen Sie einen Zahlungseingang und rechnen Sie ihn auf jede Rechnung an, die er begleicht. Die angerechneten Beträge müssen zusammen den Zahlungseingang ergeben. Die Hinweise der CRA zu Unterlagen sagen nicht, wie eine Zahlung auf mehrere Rechnungen aufzuteilen ist. Sie verlangen vollständige Unterlagen mit einem Prüfpfad von den Belegen bis zu den Konten.

Eine Teilzahlung ändert für sich genommen die auf der Rechnung berechnete GST/HST nicht, weil die Steuer der Rechnung folgt, nicht dem Zahlungseingang (RC4022). Die Anpassung der Steuer nach einer Teilzahlung oder einer Erstattung ist eine eigene Frage; siehe GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen und, falls der Restbetrag nie eingeht, unbezahlte Kundenrechnungen abschreiben. Steckt die Steuer in einer runden Summe und müssen Sie die Aufteilung ermitteln, siehe Preise inklusive Steuer.

Wie lange bewahre ich die Unterlagen auf, und in welcher Form?

Bewahren Sie sie sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen, in lesbarer Form und in Kanada. Die CRA nennt denselben Zeitraum für GST/HST-Unterlagen und kann verlangen, dass Sie Rechnungen länger aufbewahren (CRA: Wo Unterlagen aufzubewahren sind; RC4022). Wann diese Frist beginnt, was sich ändert, wenn Sie verspätet einreichen oder das Unternehmen schließen, und wie Sie Unterlagen vorzeitig vernichten, steht unter wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Zur Form:

• Elektronisch bleibt elektronisch, mit Sicherung. Unterlagen, die elektronisch entstehen, etwa ein heruntergeladener Kontoauszug oder Ihre Zahlungsliste, müssen in einem elektronisch lesbaren Format aufbewahrt werden, auch wenn Sie sie zusätzlich ausdrucken (CRA: zulässiges Format; Abschnitt 230(4.1)). Die CRA sagt, Sie sollen Sicherungskopien anlegen und sicherstellen, dass sich eine Sicherung in einem für sie nutzbaren Format wiederherstellen lässt.
• In Kanada aufbewahren. Die CRA sagt, Sie sollen Unterlagen an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahren, und dass Unterlagen, die außerhalb Kanadas geführt und elektronisch von Kanada aus abgerufen werden, nicht als in Kanada geführt gelten (CRA: Wo Unterlagen aufzubewahren sind). Bei der GST/HST wird eine Unterlage in Kanada auf Englisch oder Französisch geführt, sofern die CRA nichts anderes genehmigt (Excise Tax Act, Abschnitt 286).
• Papier. Zu eingescannten oder fotografierten Papierbelegen siehe eingescannte Belege für die CRA.

Ich habe monatelang nicht erfasste e-Transfers: Wo fange ich an?

Beginnen Sie mit den Kontoauszügen, nicht mit den Rechnungen. Sammeln Sie jeden Monat für jedes Konto, das Geschäftszahlungen erhalten hat, kennzeichnen Sie jeden Zahlungseingang und ordnen Sie zu, was Sie können.

1. Besorgen Sie die Kontoauszüge für jedes Konto, das das Unternehmen genutzt hat, einschließlich privater Konten, für jeden nicht erfassten Monat. Der Anfangssaldo jedes Monats sollte dem Schlusssaldo des Vormonats entsprechen. Eine Lücke bedeutet, dass ein Kontoauszug fehlt.
2. Listen Sie jeden Zahlungseingang in einer Tabelle mit Datum, Absender und Betrag auf. Kennzeichnen Sie ihn anhand der Tabelle oben als Kundenzahlung oder als etwas anderes.
3. Ordnen Sie Kundenzahlungen Rechnungen, Buchungen, Nachrichten oder dem Namen des Absenders zu. Setzen Sie den Rest auf die Liste der nicht zugeordneten Zahlungen. Vergleichen Sie mit allen T4A-Bescheinigungen, die Kunden geschickt haben: Feld 048 lässt die GST/HST aus (CRA: T4A-Bescheinigung), und eine Abweichung müssen Sie erklären.
4. Summieren Sie die Kundeneingänge je Monat, um die Zuordnung zur Bank zu prüfen. Listen Sie getrennt die Umsätze nach dem Zeitraum auf, in dem sie erzielt wurden, einschließlich unbezahlter Rechnungen zu jedem Jahresende, und vermerken Sie Eingänge für Umsätze, die schon gezählt sind. Halten Sie Kundenanzahlungen getrennt. Für die GST/HST-Grenze summieren Sie die steuerpflichtigen Umsätze nach Kalenderquartal aus Ihren Rechnungen, nicht aus den Zahlungseingängen (siehe oben).
5. Geben Sie dem Ersteller der Steuererklärung die Summen der Eingänge, die Umsatzliste, die unbezahlten Rechnungen zum Jahresende, die Anzahlungen und die Liste der nicht zugeordneten Zahlungen. Die Summen der Eingänge allein sind nicht die Zahl der Einkünfte (T4002; Abschnitt 12(1)(b)).

Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, bevor etwas eingereicht wird, wenn die Monate ein Jahresende überschreiten, eine Erklärung nicht eingereicht ist oder ein Schreiben der CRA eingetroffen ist, wenn Sie die GST/HST-Grenze womöglich ohne Registrierung überschritten haben, wenn Geld einer Kapitalgesellschaft über ein privates Konto lief oder wenn die Summen nicht mit den Kontoauszügen übereinstimmen. Den vollständigen Neuaufbau finden Sie unter Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und überfällige Buchhaltung aufholen.

Brauche ich Software, oder genügt eine Tabelle?

Beides kann funktionieren. Die Seiten der CRA zu Unterlagen verlangen kein bestimmtes System. Sie verlangen Unterlagen, die verlässlich und vollständig sind, durch Belege gestützt werden und der CRA auf Anforderung zur Verfügung stehen (CRA: Ihre Pflichten; CRA: Welche Unterlagen zu führen sind). Eine Tabelle mit den Spalten oben, bei der die Kontoauszugsdateien daneben liegen, kann das erfüllen.

Der Preis einer Tabelle sind Zeit und Fehler, wenn das Volumen wächst: Eine verlorene Zeile, und der Monat stimmt nicht mehr mit dem Kontoauszug überein. Ein Programm, das Bankzeilen importiert, erspart das erneute Abtippen, kann aber nicht wissen, welche Rechnung eine Zahlung begleicht, bis Sie oder eine von Ihnen festgelegte Regel es sagen. Zur Wahl eines Programms siehe eine Buchhaltungs-App für Selbstständige. Zur Entscheidung zwischen eigener Buchhaltung und Hilfe siehe Bücher selbst führen oder einen Buchhalter einstellen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen nur der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Eine Hundefriseurin mit vielen kleinen Zahlungen

Eine Hundefriseurin erhält etwa 40 e-Transfers im Monat mit durchschnittlich C$80, also rund C$38.000 im Jahr. Sie führt ein tägliches Protokoll mit Kunde, Leistung und Betrag und hakt jede Zeile am Monatsende gegen den Kontoauszug ab. Was übrig bleibt, kommt auf die Liste der nicht zugeordneten Zahlungen, und der Monat ist abgeschlossen, wenn Protokoll und Kontoauszug übereinstimmen. Bei diesem Volumen sollte sie prüfen, wo sie im Verhältnis zur GST/HST-Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) steht, die nach Kalenderquartal geprüft wird; siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Ein Auftragnehmer in Ontario mit HST

Ein Auftragnehmer in Ontario stellt C$2.000 plus C$260 HST in Rechnung. Der Kunde sendet C$2.260 per e-Transfer. Die Bücher zeigen einen Verkauf von C$2.000, C$260 HST als Schuld gegenüber der CRA und die Rechnung als durch einen Zahlungseingang von C$2.260 bezahlt. Die C$260 gehören in der Regel in die Erklärung für den Zeitraum, der das Rechnungsdatum enthält, auch wenn die Überweisung im nächsten Zeitraum eingeht.

Eine Überweisung für drei Rechnungen

Ein Kunde sendet einen e-Transfer über C$1.500 für drei Rechnungen über je C$500. Die Bücher zeigen einen Zahlungseingang von C$1.500, der auf alle drei Rechnungen angerechnet wird, je C$500. Hätte der Kunde C$1.200 gesendet und gesagt, dass sie die ersten beiden Rechnungen und einen Teil der dritten decken, würden die Bücher C$500, C$500 und C$200 als angerechnet zeigen, wobei C$300 auf der dritten offen bleiben.

Anders in Ihrem Fall?

• Geschäftszahlungen gingen auf Ihr privates Konto, oder eine Kapitalgesellschaft und ihr Eigentümer teilen ein Konto: Die Einkünfte meldet in der Regel, wer den Verkauf getätigt hat, und das Konto, auf dem sie eingingen, ändert das nicht. Siehe Einkünfte einer Kapitalgesellschaft auf einem privaten Konto und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um beides zu trennen.
• Monate oder Jahre mit e-Transfers wurden nie zugeordnet, oder eine Erklärung wartet darauf: siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und überfällige Buchhaltung aufholen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Einkünfte neu aufzubauen und eine Routine festzulegen.
• Die Zahlungseingänge stimmen nicht mit den Rechnungen oder dem Kontoauszug überein: Listen Sie die Lücken auf und bringen Sie sie zur Hilfe bei der Buchhaltung, bevor eine Erklärung erstellt wird.
• Ihre Umsätze haben womöglich die GST/HST-Grenze überschritten, ohne dass Sie sich registriert haben: siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren.
• Eine Zahlung kam in einem anderen Jahr als die Arbeit, oder ein Kunde zahlt im Voraus: siehe Dezember-Umsätze, die im Januar bezahlt werden und Kundenanzahlungen.
• Sie wählen zwischen Buchführung nach Zahlungseingang und periodengerechter Buchführung: siehe Zufluss-Abfluss oder periodengerecht.
• Die e-Transfers sind Miete, keine Umsätze: siehe Mieteinkünfte.
• Sie zahlen auch Lieferanten oder Auftragnehmer per e-Transfer: Diese Seite behandelt eingehendes Geld. Für ausgehende Zahlungen siehe Geschäftsausgaben ohne Belege und Meldung von Zahlungen an Subunternehmer.
• Ihr Unternehmen ist in Québec: Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) verwaltet dort in der Regel die GST/HST (RC4022). Dieser Ratgeber behandelt nur die bundesrechtlichen Regeln, prüfen Sie den Rest also bei Revenu Québec.