e-Transfer भुगतान कैसे ट्रैक करें: व्यवसाय की आय का हिसाब

क्या e-Transfer व्यावसायिक आय गिने जाते हैं, और CRA किन रिकॉर्ड की अपेक्षा रखती है?

हाँ। आपके सामान या सेवाओं के बदले ग्राहक का भुगतान व्यावसायिक आय है, चाहे वह e-Transfer, चेक, नकद या कार्ड से आए; CRA कहती है कि बिक्री में सभी बिक्री शामिल हैं, चाहे आपको पैसा, सेवाएँ या अन्य माल मिला हो या मिलना हो (Form T2125, Part 3A)। CRA के रिकॉर्ड वाले पृष्ठ e-Transfer को अलग से नहीं गिनाते। एकल स्वामी के लिए CRA कहती है कि आय के रिकॉर्ड में हर प्राप्ति की तारीख, राशि और स्रोत दिखना चाहिए, और हर आय एंट्री के पीछे मूल दस्तावेज़ होने चाहिए, जैसे बिक्री चालान, रसीदें, फ़ीस के विवरण और अनुबंध, और साथ में जमा पर्चियों की प्रतियाँ और बैंक विवरण रखे जाएँ (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)। कंपनी को भी ऐसे रूप में रिकॉर्ड रखने होते हैं जिनसे कर तय हो सके (Income Tax Act, धारा 230)।

बैंक की पंक्ति दिखाती है कि पैसा आया। वह यह नहीं बताती कि पैसे ने किस चालान का भुगतान किया, इसलिए दोनों का मिलान ही असल काम है।

मामला आसान नहीं रहता जब:

• व्यावसायिक e-Transfer निजी खाते में आते हैं;
• महीने बीत चुके हैं और किसी ने उन्हें चालानों से नहीं मिलाया;
• कंपनी और उसका स्वामी एक ही खाता साझा करते हैं;
• आप पक्के नहीं हैं कि आपको GST/HST के लिए पंजीकृत होना ज़रूरी है या नहीं;
• कुल राशियाँ बैंक विवरण से मेल नहीं खा रहीं।

ये चीज़ें जुटाएँ: आपके जारी किए चालानों की सूची; व्यावसायिक भुगतान लेने वाले हर खाते के बैंक विवरण, हर उस महीने के लिए जिसका मिलान नहीं हुआ (कम से कम पिछले 12 महीने); पंजीकृत हों तो आपके GST/HST रिटर्न; और निजी खाते के उन ट्रांसफ़र की सूची जो असल में व्यावसायिक थे।

बहीखाते में हर e-Transfer के लिए क्या दिखना चाहिए?

हर भुगतान की एक पंक्ति हो: वह कब आया, किसने दिया, कितना आया, और उसने कौन सा चालान या कौन से चालान चुकाए। इससे CRA की ज़रूरत (तारीख, राशि और स्रोत) पूरी होती है, और चालान से जुड़ाव जुड़ता है जिससे पंक्ति जाँची जा सकती है।

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड में सहायक दस्तावेज़ों, कागज़ी या इलेक्ट्रॉनिक, से लेकर सारांशित वित्तीय खातों तक ऑडिट ट्रेल दिखना चाहिए (CRA: ऑडिट ट्रेल)। इस तालिका के साथ वह ट्रेल बैंक की पंक्ति से भुगतान सूची तक, सूची से चालान तक, और चालानों से रिटर्न के कुल तक जाती है।

जमा की तारीख आम तौर पर आय की तारीख नहीं होती। CRA की स्वरोज़गार मार्गदर्शिका कहती है कि आय उस वित्तीय अवधि में बताएँ जिसमें आपने उसे कमाया, चाहे पैसा आपको कभी भी मिले (T4002), इसलिए ज़्यादातर व्यवसायों के लिए एक महीने की जमा उस महीने की आय नहीं होती। कोई भुगतान किस अवधि का है, यह जनवरी में मिली दिसंबर की बिक्री और नकद या उपार्जन लेखा में बताया गया है।

मैं हर e-Transfer को चालान से कैसे मिलाऊँ?

सबसे आसान मिलान पैसा आने से पहले ही हो जाता है: हर चालान पर चालान नंबर छापें और ग्राहकों से कहें कि भुगतान करते समय वही लिखें। फिर भुगतानकर्ता और राशि से मिलान करें, जमा के सामने चालान नंबर लिखें और चालान को चुकाया हुआ चिह्नित करें। यह तय समय पर करें, हफ़्ते में या महीने में, ताकि बिना मिलान वाली सूची छोटी रहे।

1. हर चालान को नंबर दें और उन सबकी एक ही सूची रखें: ग्राहक, तारीख, कुल राशि और कर।
2. अपने तय समय पर व्यावसायिक भुगतान लेने वाले हर खाते का बैंक विवरण डाउनलोड करें और जमा की सूची बनाएँ।
3. हर जमा के लिए उस ग्राहक और उस राशि का खुला चालान खोजें। तारीख, भुगतानकर्ता, राशि और चालान नंबर दर्ज करें, और चालान को चुकाया हुआ चिह्नित करें।
4. जिसका मिलान न हो सके, उसे तारीख, राशि और भुगतानकर्ता के साथ बिना मिलान वाली सूची में रखें। ग्राहक से पूछें या अपने संदेश और बुकिंग देखें। अंदाज़ा न लगाएँ।
5. कुल जाँचें। मिलाए गए भुगतान, बिना मिलान वाली सूची, और वे जमा जो बिक्री नहीं हैं (नीचे देखें), मिलकर उस अवधि के विवरण की जमा के बराबर होने चाहिए।

जिस व्यवसाय में बहुत से छोटे भुगतान आते हैं, वह ग्राहक, सेवा और राशि का रोज़ का लॉग रख सकता है, और महीने के अंत में हर पंक्ति को विवरण से मिला सकता है। लॉग वह रिकॉर्ड है जो आपने उसी समय बनाया; विवरण बैंक का सबूत है।

क्या ग्राहकों को अलग व्यावसायिक खाते में भुगतान करना चाहिए?

कंपनी के ग्राहक कंपनी को भुगतान कर रहे हैं, इसलिए उसकी बिक्री उसके रिकॉर्ड में आनी चाहिए। एकल स्वामी के लिए CRA के रिकॉर्ड वाले पृष्ठ यह नहीं बताते कि बिक्री का भुगतान किस खाते में आना ज़रूरी है, लेकिन मिला-जुला खाता मिलान को मुश्किल बनाता है। व्यावसायिक खाते का बड़ा सवाल अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना में है।

कंपनी एक अलग कानूनी इकाई है जो अपने स्वामियों से अलग, अपने नाम पर संपत्ति रखती है और अनुबंध करती है (CRA: कंपनी)। कंपनी की बिक्री का भुगतान जो स्वामी के निजी खाते में आता है, वह आम तौर पर फिर भी कंपनी का राजस्व है; देखें निजी खाते में कंपनी की आय।

एकल स्वामी की व्यवसाय से अलग कोई कानूनी हैसियत नहीं होती (CRA: एकल स्वामित्व)। साझा खाते में हर जमा पर लेबल लगाना होगा कि वह बिक्री है या नहीं, क्योंकि CRA की ऑडिट पद्धति में करदाता से उन जमा का स्रोत समझाने को कहा जाता है जिन्हें वह पहचान नहीं पाती (CRA ऑडिट मैनुअल)। सिर्फ़ व्यावसायिक खाते में समझाने को कम बचता है।

e-Transfer में शामिल GST/HST मैं कैसे दर्ज करूँ?

अगर आप पंजीकृत हैं, तो चालान पर GST/HST उस रकम का हिस्सा है जो ग्राहक भेजता है, लेकिन वह आपका राजस्व नहीं है। बिक्री को कर के बिना दर्ज करें, और कर को CRA को देय के रूप में। GST/HST के रूप में वसूली गई रकम Crown (सरकार) के लिए ट्रस्ट में रखी जाती है (धारा 222), और अगर कर जमा न किया जाए तो कंपनी के निदेशक उसके लिए ज़िम्मेदार ठहराए जा सकते हैं (धारा 323)।

T2125 के लिए CRA की मार्गदर्शिका में आप वसूले गए या वसूले जाने वाले GST/HST सहित कुल बिक्री दर्ज करते हैं, फिर उसमें शामिल GST/HST, प्रांतीय बिक्री कर, वापस की गई बिक्री, रियायतें और छूट (amount 3B) घटाकर line 8000 पर समायोजित बिक्री निकालते हैं; पेशेवर उसी फ़ॉर्म के Part 3B का इस्तेमाल करते हैं (T4002; Form T2125, Part 3A)। कंपनी के रिटर्न और Quick Method के लिए देखें वसूला गया GST/HST और आय और बहीखाते और व्यावसायिक आय में Quick Method।

कर चालान से लें, जमा से नहीं: चालान दिखाता है कि कितना कर लगाया गया, जबकि जमा कई चालानों या किसी एक के सिर्फ़ हिस्से को कवर कर सकती है। पंजीकृत व्यवसाय पर GST/HST उस दिन देय होता है जो इनमें से पहले आए: भुगतान का दिन या भुगतान देय होने का दिन, और CRA आम तौर पर भुगतान को चालान की तारीख या अनुबंध में दी तारीख, जो भी पहले हो, पर देय मानती है (RC4022)। चालान किस रिटर्न अवधि का है, यह अग्रिम जमा और बिना चुकाए चालानों पर GST/HST में है।

अगर आप पंजीकृत नहीं हैं, तो कारण जाँचें। छोटा आपूर्तिकर्ता वह है जिसकी दुनिया भर की कर योग्य बिक्री, उसके संबद्ध पक्षों की बिक्री समेत, किसी एक कैलेंडर तिमाही में और लगातार पिछली चार कैलेंडर तिमाहियों में $30,000 या उससे कम रही हो, और उसे पंजीकरण नहीं कराना पड़ता (CRA: पंजीकरण कब करें)। अगर आपको पंजीकरण ज़रूरी नहीं था और आपने GST/HST नहीं लिया, तो जमा में निकालने के लिए कोई GST/HST है ही नहीं। अगर आपने फिर भी कोई रकम GST/HST के रूप में वसूली, तो वह बिक्री की आय नहीं है और उसी तरह ट्रस्ट में रखी जाती है: उसे अलग रखें और सुधार के लिए मदद लें, क्योंकि ग्राहक को रिफ़ंड या क्रेडिट वसूली के दो साल के भीतर ही दिया जा सकता है (धारा 232)। Excise Tax Act बिक्री को उस समय का मानता है जब रकम देय हुई, या जब भुगतान हुआ अगर वह देय हुए बिना चुकाया गया (धारा 148), इसलिए कर योग्य बिक्री का कैलेंडर तिमाही-वार कुल अपने चालानों से निकालें, जमा से नहीं। देखें GST/HST के लिए पंजीकरण कब करें। पंजीकरण के बाद कर दर्ज करने के लिए देखें बहीखाते में GST/HST दर्ज करना।

अग्रिम जमा राशि, टिप, रिफ़ंड और मिला हुआ निजी पैसा हो तो क्या करें?

खाते में आया हर e-Transfer बिक्री नहीं होता। आय के कुल में पहुँचने से पहले हर एक पर लेबल लगाएँ।

आखिरी पंक्ति पर, CRA ऑडिट मैनुअल किसी ट्रांसफ़र को तभी ट्रांसफ़र मानता है जब पैसा भेजने वाला खाता समीक्षा का हिस्सा हो, इसलिए व्यावसायिक भुगतान लेने वाले हर खाते को अपने रिकॉर्ड में रखें। स्वामी कंपनी में जो निजी पैसा डालता है, उसे कैसे दर्ज किया जाता है, यह शेयरधारक ऋण खाते में है। एकल स्वामी का पैसा निकालना एकल स्वामी की निकासी में है।

एक e-Transfer ने कई चालान चुकाए, या राशि गलत थी: इसे कैसे दर्ज करूँ?

एक जमा दर्ज करें और उसे हर उस चालान पर लगाएँ जो उसने चुकाया। लगाई गई राशियों का जोड़ जमा के बराबर होना चाहिए। CRA का रिकॉर्ड-संबंधी मार्गदर्शन यह नहीं बताता कि एक भुगतान को कई चालानों में कैसे बाँटें; वह पूरे रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ों से खातों तक ऑडिट ट्रेल माँगता है।

कम भुगतान से अपने आप चालान पर लगाया गया GST/HST नहीं बदलता, क्योंकि कर चालान के पीछे चलता है, जमा के नहीं (RC4022)। कम भुगतान या रिफ़ंड के बाद कर को समायोजित करना अलग सवाल है; देखें जमा राशि और बिना चुकाए चालानों पर GST/HST और, अगर बाकी रकम कभी नहीं आएगी, ग्राहकों के बिना चुकाए चालान बट्टे खाते में डालना। अगर कर गोल कुल रकम के भीतर है और आपको बँटवारा निकालना है, तो देखें कर-सहित कीमतें।

रिकॉर्ड कितने समय तक रखूँ, और किस रूप में?

उन्हें उस आखिरी कर वर्ष के अंत के छह साल बाद तक रखें जिससे वे जुड़े हैं, पढ़ने लायक रूप में, कनाडा में। CRA GST/HST रिकॉर्ड के लिए वही अवधि देती है और चालान और ज़्यादा समय तक रखने को कह सकती है (CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें; RC4022)। यह अवधि कब शुरू होती है, देर से दाखिल करने या व्यवसाय बंद होने पर क्या बदलता है, और रिकॉर्ड जल्दी कैसे नष्ट करें, ये सब व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में हैं।

रूप के बारे में:

• इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक ही रहें, और उनका बैकअप हो। जो रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप में शुरू होते हैं, जैसे डाउनलोड किया गया विवरण या आपकी भुगतान सूची, उन्हें प्रिंट करने पर भी इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़े जा सकने वाले फ़ॉर्मेट में रखना होता है (CRA: स्वीकार्य फ़ॉर्मेट; धारा 230(4.1))। CRA कहती है कि बैकअप प्रतियाँ बनाएँ और पक्का करें कि बैकअप को ऐसे फ़ॉर्मेट में रीस्टोर किया जा सकता है जो उसके काम का हो।
• उन्हें कनाडा में रखें। CRA कहती है कि रिकॉर्ड कनाडा में अपने व्यवसाय या निवास की जगह रखें, और कनाडा के बाहर रखे व कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से देखे जाने वाले रिकॉर्ड कनाडा में रखे हुए नहीं माने जाते (CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें)। GST/HST के लिए, जब तक CRA अन्यथा अधिकृत न करे, रिकॉर्ड कनाडा में अंग्रेज़ी या फ्रेंच में रखा जाता है (Excise Tax Act, धारा 286)।
• कागज़। स्कैन या फ़ोटो किए गए कागज़ के लिए देखें CRA के लिए स्कैन की गई रसीदें।

मेरे पास महीनों के बिना ट्रैक किए e-Transfer हैं: कहाँ से शुरू करूँ?

चालानों से नहीं, विवरणों से शुरू करें। व्यावसायिक भुगतान लेने वाले हर खाते का हर महीना इकट्ठा करें, हर जमा पर लेबल लगाएँ, और जो मिल सके उसका मिलान करें।

1. हर उस महीने के लिए, जिसे ट्रैक नहीं किया गया, व्यवसाय के इस्तेमाल किए हर खाते के विवरण लें, निजी खाते भी। हर महीने की शुरुआती शेष राशि पिछले महीने की अंतिम शेष राशि के बराबर होनी चाहिए। अंतर का मतलब है कोई विवरण गायब है।
2. हर जमा को एक शीट में तारीख, भेजने वाले और राशि के साथ सूचीबद्ध करें। ऊपर की तालिका के हिसाब से हर एक पर लेबल लगाएँ कि वह ग्राहक का भुगतान है या कुछ और।
3. ग्राहक भुगतानों का मिलान चालानों, बुकिंग, संदेशों या भेजने वाले के नाम से करें। बाकी को बिना मिलान वाली सूची में रखें। ग्राहकों से मिली T4A पर्चियों से तुलना करें: box 048 में GST/HST शामिल नहीं होता (CRA: T4A पर्ची), और कोई अंतर समझाने की चीज़ है।
4. बैंक मिलान जाँचने के लिए ग्राहक प्राप्तियों का महीने-वार कुल निकालें। अलग से, कमाई की अवधि के हिसाब से बिक्री की सूची बनाएँ, जिसमें हर वर्ष-अंत के बिना चुकाए चालान शामिल हों, और उन बिक्री की प्राप्तियाँ नोट करें जो पहले ही गिनी जा चुकी हैं। ग्राहकों की अग्रिम जमा राशि अलग रखें। GST/HST की सीमा के लिए कर योग्य बिक्री का कैलेंडर तिमाही-वार कुल अपने चालानों से निकालें, जमा से नहीं (ऊपर देखें)।
5. कर तैयारकर्ता को प्राप्तियों के कुल, बिक्री की सूची, वर्ष-अंत के बिना चुकाए चालान, अग्रिम जमा और बिना मिलान वाली सूची दें। अकेले प्राप्तियों के कुल आय का आँकड़ा नहीं हैं (T4002; धारा 12(1)(b))।

कोई भी चीज़ दाखिल करने से पहले बहीखाता सहायता लें, जब इनमें से कुछ हो: महीने किसी वर्ष-अंत को पार करते हैं, कोई रिटर्न दाखिल नहीं है या CRA का पत्र आया है, आप बिना पंजीकरण के GST/HST की सीमा पार कर चुके हो सकते हैं, कंपनी का पैसा निजी खाते से गुज़रा है, या कुल राशियाँ विवरणों से मेल नहीं खा रहीं। पूरा पुनर्निर्माण बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना और पिछड़े बहीखाते को पूरा करना में है।

क्या मुझे सॉफ़्टवेयर चाहिए, या स्प्रेडशीट चलेगी?

दोनों चल सकते हैं। CRA के रिकॉर्ड वाले पृष्ठ कोई खास सिस्टम ज़रूरी नहीं करते। वे ऐसे रिकॉर्ड माँगते हैं जो भरोसेमंद और पूरे हों, दस्तावेज़ों से समर्थित हों, और CRA के माँगने पर उपलब्ध हों (CRA: आपकी ज़िम्मेदारियाँ; CRA: कौन से रिकॉर्ड रखें)। ऊपर के कॉलमों वाली स्प्रेडशीट, जिसके पास विवरण की फ़ाइलें रखी हों, इस पर खरी उतर सकती है।

स्प्रेडशीट की कीमत है समय और गलतियाँ, जैसे-जैसे मात्रा बढ़ती है: एक पंक्ति खो जाए तो महीना विवरण से मेल नहीं खाएगा। बैंक की पंक्तियाँ इम्पोर्ट करने वाला प्रोग्राम दोबारा टाइप करने से बचाता है, लेकिन वह यह नहीं जान सकता कि भुगतान ने किस चालान का भुगतान किया, जब तक आप, या आपका बनाया नियम, न बताए। प्रोग्राम चुनने के लिए देखें स्वरोज़गार करने वालों के लिए बहीखाता ऐप। खुद बहीखाता रखने और मदद लेने में से चुनने के लिए देखें अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना।

उदाहरण

ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं। सभी आँकड़े कनाडाई डॉलर में हैं।

बहुत से छोटे भुगतान वाली ग्रूमर

एक डॉग ग्रूमर को महीने में लगभग 40 e-Transfer मिलते हैं, औसतन C$80, यानी साल में लगभग C$38,000। वह ग्राहक, सेवा और राशि का रोज़ का लॉग रखती है और महीने के अंत में हर पंक्ति को बैंक विवरण से मिलाती है। जो बचता है वह बिना मिलान वाली सूची में जाता है, और महीना तब बंद होता है जब लॉग और विवरण मेल खा जाते हैं। इस मात्रा पर उसे देखना चाहिए कि GST/HST के छोटे आपूर्तिकर्ता की सीमा के हिसाब से वह कहाँ खड़ी है, जिसे कैलेंडर तिमाही के हिसाब से परखा जाता है; देखें GST/HST के लिए पंजीकरण कब करें।

HST वाला Ontario का ठेकेदार

Ontario का एक ठेकेदार C$2,000 और C$260 HST का चालान बनाता है। ग्राहक e-Transfer से C$2,260 भेजता है। बहीखाते में C$2,000 की बिक्री, CRA को देय C$260 HST, और C$2,260 की एक जमा से चुकाया हुआ चालान दिखता है। C$260 आम तौर पर उस अवधि के रिटर्न में जाता है जिसमें चालान की तारीख आती है, भले ही ट्रांसफ़र अगली अवधि में आए।

तीन चालानों के लिए एक ट्रांसफ़र

एक ग्राहक तीन C$500 के चालानों के लिए एक C$1,500 का e-Transfer भेजता है। बहीखाते में C$1,500 की एक जमा दिखती है जो तीनों चालानों पर, C$500 प्रत्येक, लगी है। अगर ग्राहक ने C$1,200 भेजे होते और कहा होता कि यह पहले दो चालानों और तीसरे के हिस्से के लिए है, तो बहीखाते में C$500, C$500 और C$200 लगे दिखते, और तीसरे पर C$300 खुले रहते।

आपकी स्थिति अलग है?

• व्यावसायिक भुगतान आपके निजी खाते में गए, या कंपनी और उसका स्वामी एक ही खाता साझा करते हैं: आय आम तौर पर वही रिपोर्ट करता है जिसने बिक्री की, और जिस खाते में वह आई, उससे यह नहीं बदलता। देखें निजी खाते में कंपनी की आय और दोनों को अलग करने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• महीनों या सालों के e-Transfer का कभी मिलान नहीं हुआ, या कोई रिटर्न उन्हीं के इंतज़ार में है: देखें बैंक विवरणों से बहीखाता दोबारा बनाना और पिछड़े बहीखाते को पूरा करना, और आय दोबारा बनाने व नियमित प्रक्रिया बनाने के लिए बहीखाता सहायता लें।
• जमा की राशियाँ चालानों या विवरण से मेल नहीं खा रहीं: अंतरों की सूची बनाएँ और रिटर्न तैयार होने से पहले उन्हें बहीखाता सहायता के पास ले जाएँ।
• आपकी बिक्री बिना पंजीकरण के GST/HST की सीमा पार कर चुकी हो सकती है: देखें GST/HST के लिए पंजीकरण कब करें।
• कोई भुगतान काम से अलग वर्ष में आया, या कोई ग्राहक अग्रिम भुगतान करता है: देखें जनवरी में मिली दिसंबर की बिक्री और ग्राहकों के अग्रिम भुगतान।
• आप नकद और उपार्जन बहीखाते में से चुन रहे हैं: देखें नकद या उपार्जन लेखा।
• e-Transfer किराया हैं, बिक्री नहीं: देखें किराये की आय।
• आप आपूर्तिकर्ताओं या ठेकेदारों को भी e-Transfer से भुगतान करते हैं: यह पृष्ठ आने वाले पैसे को कवर करता है। जाने वाले भुगतानों के लिए देखें रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च और उप-ठेकेदारों को भुगतान की रिपोर्टिंग।
• आपका व्यवसाय क्यूबेक में है: वहाँ GST/HST का प्रशासन आम तौर पर Revenu Québec (क्यूबेक की कर एजेंसी) करती है (RC4022)। यह मार्गदर्शिका सिर्फ़ संघीय नियम कवर करती है, इसलिए बाकी के लिए Revenu Québec देखें।