e-Transfer로 받은 대금 관리: 사업 소득 기록 방법

e-Transfer 입금도 사업 소득인가요? CRA는 어떤 기록을 요구하나요?

네. 고객이 상품이나 서비스 대금으로 보낸 돈은 e-Transfer, 수표, 현금, 카드 중 무엇으로 받든 사업 소득입니다. CRA도 매출에는 돈, 서비스, 다른 물품을 이미 받았든 앞으로 받을 것이든 모든 판매가 포함된다고 안내합니다(Form T2125, Part 3A). CRA의 기록 안내 페이지는 e-Transfer를 따로 언급하지 않습니다. CRA는 개인사업자의 소득 기록에 입금마다 날짜, 금액, 출처가 나타나야 하고, 소득 기입마다 판매 청구서, 영수증, 수수료 명세서, 계약서 같은 원본 서류가 뒷받침해야 하며, 입금표 사본과 은행 내역서를 함께 보관해야 한다고 안내합니다(CRA: 사업 기록). 법인도 세금을 확정할 수 있는 형태로 기록을 보관해야 합니다(소득세법 제230조).

은행 내역서의 한 줄은 돈이 들어왔다는 사실만 보여 줄 뿐, 그 돈이 어느 청구서의 대금인지는 알려 주지 않습니다. 그래서 둘을 맞추는 일이 핵심 작업입니다.

다음에 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 사업용 e-Transfer가 개인 계좌로 들어옵니다.
• 몇 달이 지났는데 아무도 대조하지 않았습니다.
• 법인과 소유주가 계좌 하나를 함께 씁니다.
• GST/HST에 등록해야 하는지 확실하지 않습니다.
• 합계가 은행 내역서와 맞지 않습니다.

발행한 청구서 목록, 사업 대금을 받은 모든 계좌의 은행 내역서(아직 대조하지 않은 모든 달, 최소한 최근 12개월), GST/HST에 등록했다면 GST/HST 신고서, 실제로는 사업 대금이었던 개인 계좌 이체 목록을 모아 두세요.

e-Transfer마다 장부에 무엇이 나와야 하나요?

입금마다 한 줄을 만듭니다. 언제 들어왔는지, 누가 보냈는지, 얼마인지, 어느 청구서(들)의 대금인지입니다. 이렇게 하면 CRA가 요구하는 날짜, 금액, 출처를 갖추고, 그 줄을 확인할 수 있게 하는 청구서 연결도 더해집니다.

전자 기록은 종이든 전자 문서든 증빙 서류에서 요약된 재무 계정까지 이어지는 감사 추적 기록을 보여 주어야 합니다(CRA: 감사 추적 기록). 위 표를 쓰면 은행 내역의 줄에서 입금 목록으로, 목록에서 청구서로, 청구서에서 신고서의 합계로 이어지는 추적 기록이 만들어집니다.

입금일은 대개 소득이 생긴 날이 아닙니다. CRA의 자영업 안내서는 돈을 받은 시점과 관계없이 소득이 생긴 회계 기간에 소득을 신고하라고 안내하므로(T4002), 대부분의 사업체에서 한 달 동안의 입금이 그 달의 소득은 아닙니다. 대금이 어느 기간에 속하는지는 1월에 받은 12월 매출과 현금주의 또는 발생주의에서 다룹니다.

e-Transfer를 청구서와 어떻게 맞추나요?

가장 쉬운 대조는 돈이 들어오기 전에 준비해 둡니다. 청구서마다 청구서 번호를 인쇄하고, 고객에게 결제할 때 그 번호를 적어 달라고 요청하세요. 그런 다음 보낸 사람과 금액으로 맞추고, 입금에 청구서 번호를 적고, 청구서를 결제 완료로 표시하세요. 매주나 매달처럼 정해진 일정에 하면 미대조 목록이 짧게 유지됩니다.

1. 청구서에 모두 번호를 매기고, 고객, 날짜, 합계, 세금을 담은 목록을 하나 만드세요.
2. 정해진 일정에 사업 대금을 받는 계좌마다 은행 내역서를 내려받아 입금을 목록으로 만드세요.
3. 입금마다 그 고객과 금액에 맞는 미결제 청구서를 찾으세요. 날짜, 보낸 사람, 금액, 청구서 번호를 입력하고 청구서를 결제 완료로 표시하세요.
4. 맞추지 못한 건은 날짜, 금액, 보낸 사람과 함께 미대조 목록에 올리세요. 고객에게 물어보거나 메시지와 예약 내역을 확인하세요. 추측하지 마세요.
5. 합계를 확인하세요. 대조한 입금에 미대조 목록, 판매가 아닌 입금(아래 참조)을 더한 금액이 해당 기간 내역서의 입금 합계와 같아야 합니다.

소액 결제가 많은 사업체는 고객, 서비스, 금액을 담은 일일 기록부를 쓰고, 월말에 각 줄을 내역서와 대조해 표시할 수 있습니다. 기록부는 그때그때 만든 기록이고, 내역서는 은행이 해 주는 증명입니다.

고객이 별도의 사업용 계좌로 입금하게 해야 하나요?

법인의 고객은 법인에 대금을 내므로 그 매출은 법인의 기록에 속합니다. 개인사업자의 경우 CRA의 기록 안내 페이지는 매출을 어느 계좌로 받아야 하는지 정하지 않지만, 계좌를 섞어 쓰면 대조가 더 어려워집니다. 사업용 계좌에 관한 더 넓은 질문은 장부를 직접 관리할지 장부 담당자를 고용할지에서 다룹니다.

법인은 소유주와 별개의 법적 주체로, 자기 이름으로 재산을 소유하고 계약을 맺습니다(CRA: 법인). 법인의 매출 대금이 소유주의 개인 계좌로 들어왔더라도 일반적으로 그 돈은 여전히 법인의 수입입니다. 개인 계좌로 들어온 법인 수입을 참고하세요.

개인사업자는 사업과 별개의 법적 지위가 없습니다(CRA: 개인사업자). 계좌를 함께 쓰면 입금마다 판매인지 아닌지 표시해야 합니다. CRA의 세무조사 방식은 납세자에게 확인되지 않는 입금의 출처를 설명하도록 요구하기 때문입니다(CRA 세무조사 매뉴얼). 사업 전용 계좌를 쓰면 설명할 일이 줄어듭니다.

e-Transfer에 포함된 GST/HST는 어떻게 기록하나요?

GST/HST에 등록했다면 청구서의 GST/HST는 고객이 보내는 금액의 일부이지만 본인의 매출이 아닙니다. 판매는 세금을 뺀 금액으로 기록하고, 세금은 CRA에 내야 할 금액으로 기록하세요. GST/HST로 징수한 금액은 정부를 위해 신탁 형태로 보유하는 돈이며(제222조), 세금을 납부하지 않으면 법인의 이사가 법인과 함께 책임을 질 수 있습니다(제323조).

CRA의 T2125 안내서는 징수했거나 징수할 GST/HST를 포함한 총매출을 입력한 다음, 그 안에 포함된 GST/HST, 주 판매세, 반품, 공제, 할인 금액(3B 금액)을 빼서 8000번 줄의 조정된 매출을 구하도록 안내하며, 전문직 종사자는 같은 서식의 Part 3B를 씁니다(T4002; Form T2125, Part 3A). 법인 신고서와 간편 방식(Quick Method)에 대해서는 징수한 GST/HST와 소득과 장부와 사업 소득에서의 간편 방식을 참고하세요.

세금은 입금이 아니라 청구서에서 가져오세요. 청구서에는 청구한 세금이 나와 있지만, 입금 하나가 청구서 여러 장의 대금이거나 청구서 한 장의 일부일 수 있기 때문입니다. 등록 사업자는 대금을 받은 날과 대금 기한이 되는 날 중 이른 날에 GST/HST를 납부해야 하며, CRA는 대개 청구서 날짜나 계약서에 적힌 날짜 중 먼저 오는 날을 대금 기한으로 봅니다(RC4022). 청구서가 어느 신고 기간에 속하는지는 입금액과 미결제 청구서의 GST/HST에서 다룹니다.

등록하지 않았다면 이유를 확인하세요. 소규모 공급자는 관계 법인의 매출을 포함한 전 세계 과세 매출이 단일 역년 분기와 최근 연속 4개 역년 분기 동안 $30,000 이하이며, 등록하지 않아도 됩니다(CRA: 등록 시기). 등록 의무가 없어 GST/HST를 청구하지 않았다면 입금에서 뺄 GST/HST가 없습니다. 그래도 GST/HST로 금액을 징수했다면 그 돈은 판매 소득이 아니며 같은 방식으로 신탁 보유 대상입니다. 따로 보관하고 정정에 도움을 받으세요. 고객에게 환급하거나 공제해 주는 것은 청구일부터 2년 이내에만 허용되기 때문입니다(제232조). 소비세법은 판매를 대금 지급 기한이 된 때, 또는 기한이 되지 않았더라도 대금을 지급한 때를 기준으로 계산하므로(제148조), 과세 매출은 입금이 아니라 청구서로 역년 분기별로 합산하세요. GST/HST 등록 시기를 참고하세요. 등록한 뒤 세금을 기록하는 방법은 장부에 GST/HST 기록하기를 참고하세요.

예치금, 팁, 환불, 섞인 개인 자금은 어떻게 처리하나요?

계좌로 들어오는 e-Transfer가 모두 판매는 아닙니다. 소득 합계에 넣기 전에 건마다 구분 표시를 하세요.

마지막 행과 관련해, CRA 세무조사 매뉴얼은 돈을 보낸 계좌가 조사 대상에 포함되어 있을 때만 이체를 이체로 인정하므로, 사업 대금을 받은 모든 계좌를 기록에 포함하세요. 소유주가 법인에 넣은 개인 자금을 기록하는 방법은 주주 대여금 계정에서, 개인사업자가 돈을 꺼내는 경우는 개인사업자의 인출금에서 다룹니다.

e-Transfer 하나로 청구서 여러 장을 결제했거나 금액이 잘못 왔다면 어떻게 기록하나요?

입금 하나를 기록하고, 그 입금이 결제한 청구서마다 적용하세요. 적용한 금액의 합계가 입금액과 같아야 합니다. CRA의 기록 안내는 한 번의 결제를 청구서 여러 장에 나누는 방법을 정하지 않으며, 요구하는 것은 증빙 서류에서 계정까지 감사 추적 기록이 이어지는 완전한 기록입니다.

세금은 입금이 아니라 청구서를 따라가므로 부족하게 결제되었다고 해서 청구서에 청구한 GST/HST가 저절로 바뀌지는 않습니다(RC4022). 부족 결제나 환불 뒤 세금을 조정하는 것은 별개의 문제입니다. 입금액과 미결제 청구서의 GST/HST를 참고하고, 잔액이 끝내 들어오지 않을 경우 받지 못한 고객 청구서 손실 처리를 참고하세요. 세금이 둥글게 맞춘 합계에 들어 있어 나눠야 한다면 세금 포함 가격을 참고하세요.

기록은 얼마나 오래, 어떤 형태로 보관하나요?

관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 읽을 수 있는 형태로 캐나다에 보관하세요. CRA는 GST/HST 기록에도 같은 기간을 적용하며, 청구서는 더 오래 보관하라고 요청할 수 있습니다(CRA: 기록 보관 장소; RC4022). 기간이 언제 시작되는지, 늦게 제출했거나 사업을 접는 경우 무엇이 달라지는지, 기록을 일찍 폐기하는 방법은 사업 기록 보관 기간에 나와 있습니다.

형식에 관하여:

• 전자 기록은 전자 기록으로, 백업과 함께. 내려받은 내역서나 입금 목록처럼 처음부터 전자 형태인 기록은 인쇄해 두더라도 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 보관해야 합니다(CRA: 인정되는 형식; 제230조 제4.1항). CRA는 백업 사본을 만들고, 백업을 CRA가 쓸 수 있는 형식으로 복원할 수 있는지 확인하라고 안내합니다.
• 캐나다 안에 보관하세요. CRA는 기록을 캐나다에 있는 사업장이나 거주지에 보관하라고 안내하며, 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 전자적으로 접속하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않는다고 합니다(CRA: 기록 보관 장소). GST/HST 기록은 CRA가 달리 허가하지 않는 한 영어나 프랑스어로 캐나다 안에 보관해야 합니다(소비세법 제286조).
• 종이. 스캔하거나 촬영한 종이 서류는 CRA에 제출할 스캔 영수증을 참고하세요.

몇 달 치 e-Transfer를 정리하지 못했습니다. 어디서부터 시작하나요?

청구서가 아니라 내역서부터 시작하세요. 사업 대금을 받은 모든 계좌의 모든 달 내역서를 모으고, 입금마다 구분 표시를 하고, 맞출 수 있는 것부터 맞추세요.

1. 정리하지 못한 모든 달에 대해 사업이 쓴 모든 계좌(개인 계좌 포함)의 내역서를 구하세요. 각 달의 기초 잔액은 직전 달의 기말 잔액과 같아야 합니다. 차이가 있으면 내역서가 빠진 것입니다.
2. 모든 입금을 날짜, 보낸 사람, 금액과 함께 시트 하나에 나열하세요. 위의 표를 보고 각 입금을 고객 결제 또는 다른 종류로 구분하세요.
3. 고객 결제를 청구서, 예약, 메시지, 보낸 사람의 이름과 맞추세요. 나머지는 미대조 목록에 올리세요. 고객이 보낸 T4A 명세서(도급 수수료 등 지급 명세서)가 있다면 비교하세요. 048번 칸에는 GST/HST가 빠져 있으며(CRA: T4A 명세서), 차이가 나면 이유를 설명해야 합니다.
4. 은행과 맞는지 확인하려고 고객에게서 받은 금액을 월별로 합산하세요. 별도로, 매 연도 말의 미결제 청구서를 포함해 판매를 소득이 생긴 기간별로 나열하고, 이미 판매로 집계된 건의 입금을 표시하세요. 고객 선수금은 따로 두세요. GST/HST 한도를 따질 때는 입금이 아니라 청구서를 기준으로 과세 매출을 역년 분기별로 합산하세요(위 참조).
5. 신고서를 작성하는 사람에게 입금 합계, 판매 목록, 연도 말 미결제 청구서, 선수금, 미대조 목록을 주세요. 입금 합계만으로는 소득 금액이 되지 않습니다(T4002; 제12조 제1항 (b)).

몇 달이 연도 말에 걸쳐 있거나, 신고서가 제출되지 않았거나, CRA의 서신이 도착했거나, 등록하지 않고 GST/HST 한도를 넘었을 수 있거나, 법인의 돈이 개인 계좌를 거쳐 갔거나, 합계가 내역서와 맞지 않는다면 무엇이든 제출하기 전에 장부 관리 지원을 받으세요. 전체 복원 방법은 은행 내역서로 장부 다시 만들기와 밀린 장부 따라잡기에 있습니다.

소프트웨어가 필요한가요, 스프레드시트로 충분한가요?

둘 다 가능합니다. CRA의 기록 안내 페이지는 특정 시스템을 요구하지 않습니다. 요구하는 것은 믿을 수 있고, 완전하고, 서류로 뒷받침되며, CRA가 요청할 때 제공할 수 있는 기록입니다(CRA: 납세자의 책임; CRA: 보관할 기록). 위의 열을 따르고 내역서 파일을 옆에 보관하는 스프레드시트도 이를 충족할 수 있습니다.

스프레드시트의 대가는 건수가 늘수록 늘어나는 시간과 실수입니다. 한 줄만 빠져도 그 달 합계가 내역서와 맞지 않습니다. 은행 내역을 가져오는 프로그램은 다시 입력하는 수고를 덜어 주지만, 어느 청구서의 대금인지는 본인이나 본인이 정한 규칙이 알려 줄 때까지 알지 못합니다. 프로그램을 고르려면 자영업자를 위한 장부 앱을 참고하세요. 장부를 직접 관리할지 도움을 받을지 정하려면 장부를 직접 관리할지 장부 담당자를 고용할지를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

소액 결제가 많은 애견 미용사

한 애견 미용사가 평균 C$80인 e-Transfer를 한 달에 약 40건, 연간 약 C$38,000 받습니다. 고객, 서비스, 금액을 담은 일일 기록부를 쓰고, 월말에 각 줄을 은행 내역서와 대조해 표시합니다. 남는 건은 미대조 목록에 올리고, 기록부와 내역서가 일치하면 그 달을 마감합니다. 이 정도 건수라면 역년 분기별로 판단하는 GST/HST 소규모 공급자 한도에 비해 현재 어디쯤인지 확인해야 합니다. GST/HST 등록 시기를 참고하세요.

HST가 있는 온타리오 주의 시공업체

온타리오 주의 한 시공업체가 C$2,000에 HST C$260을 더해 청구합니다. 고객은 e-Transfer로 C$2,260을 보냅니다. 장부에는 판매 C$2,000, CRA에 내야 할 HST C$260, 입금 한 건 C$2,260으로 결제 완료된 청구서가 기록됩니다. C$260은 이체가 다음 기간에 들어오더라도 대개 청구서 날짜가 속한 기간의 신고서에 들어갑니다.

이체 하나로 청구서 세 장 결제

고객이 C$500짜리 청구서 세 장의 대금으로 C$1,500을 e-Transfer 한 번에 보냅니다. 장부에는 입금 C$1,500이 세 청구서에 각 C$500씩 적용된 것으로 기록됩니다. 고객이 C$1,200을 보내면서 첫 두 청구서와 세 번째 청구서의 일부라고 알렸다면, 장부에는 C$500, C$500, C$200이 적용된 것으로 기록되고 세 번째 청구서에 C$300이 미결제로 남습니다.

상황이 다르다면?

• 사업 대금이 개인 계좌로 들어갔거나, 법인과 소유주가 계좌 하나를 함께 쓰는 경우: 소득은 일반적으로 판매를 한 쪽이 신고하며, 돈이 들어간 계좌가 이를 바꾸지 않습니다. 개인 계좌로 들어온 법인 수입을 참고하고 장부 관리 지원을 받아 둘을 분리하세요.
• 몇 달 또는 몇 년 치 e-Transfer를 대조하지 않았거나 신고서가 그 정리를 기다리는 경우: 은행 내역서로 장부 다시 만들기와 밀린 장부 따라잡기를 참고하고, 장부 관리 지원을 받아 소득을 다시 만들고 관리 루틴을 정하세요.
• 입금이 청구서나 내역서와 맞지 않는 경우: 차이를 목록으로 만들어 신고서를 작성하기 전에 장부 관리 지원에 가져가세요.
• 등록하지 않은 채 매출이 GST/HST 한도를 넘었을 수 있는 경우: GST/HST 등록 시기를 참고하세요.
• 대금이 일한 해와 다른 해에 들어왔거나 고객이 선불로 낸 경우: 1월에 받은 12월 매출과 고객 선수금을 참고하세요.
• 현금주의 장부와 발생주의 장부 중 고르는 경우: 현금주의 또는 발생주의를 참고하세요.
• e-Transfer가 매출이 아니라 임대료인 경우: 임대 소득을 참고하세요.
• 공급업체나 계약자에게도 e-Transfer로 지급하는 경우: 이 페이지는 들어오는 돈을 다룹니다. 나가는 돈은 영수증이 없는 사업 비용과 하도급업자 지급 신고를 참고하세요.
• 사업체가 퀘벡 주에 있는 경우: 퀘벡 주에서는 일반적으로 Revenu Québec(퀘벡 주 국세청)이 GST/HST를 관할합니다(RC4022). 이 가이드는 연방 규정만 다루므로, 나머지는 Revenu Québec에 확인하세요.