Pagos por e-Transfer: cómo registrarlos como ingresos del negocio

¿Los e-Transfers cuentan como ingresos del negocio y qué registros espera la CRA?

Sí. El pago de un cliente por sus bienes o servicios es ingreso del negocio, llegue por e-Transfer, cheque, efectivo o tarjeta; la CRA dice que las ventas incluyen todas las ventas, ya haya recibido o vaya a recibir dinero, servicios u otros bienes (Form T2125, Parte 3A). Las páginas de la CRA sobre registros no mencionan los e-Transfers por separado. Para un propietario único, la CRA dice que los registros de ingresos deben mostrar la fecha, el monto y el origen de cada cobro, y que cada asiento de ingresos necesita documentos originales que lo respalden, como facturas de venta, recibos, estados de honorarios y contratos, junto con las copias de las fichas de depósito y los estados de cuenta bancarios (CRA: registros del negocio). Una corporación también debe llevar registros, en una forma que permita determinar el impuesto (Income Tax Act, sección 230).

Una línea del banco muestra que llegó dinero. No dice qué factura pagó ese dinero, así que el trabajo está en emparejar ambas cosas.

El caso no es sencillo cuando:

• los e-Transfers del negocio llegan a una cuenta personal;
• han pasado meses y nadie los ha emparejado;
• una corporación y su propietario comparten una cuenta;
• no está seguro de si debe registrarse para el GST/HST;
• los totales no coinciden con el estado de cuenta bancario.

Reúna la lista de facturas que emitió; los estados de cuenta bancarios de cada cuenta que recibió pagos del negocio, de cada mes aún sin emparejar (al menos los últimos 12); sus declaraciones de GST/HST, si está registrado; y una lista de las transferencias a cuentas personales que en realidad eran del negocio.

¿Qué debe mostrar la contabilidad por cada e-Transfer?

Cada pago lleva una línea: cuándo llegó, quién pagó, cuánto y qué factura o facturas cubrió. Eso incluye la fecha, el monto y el origen que pide la CRA, y añade el vínculo con la factura que permite verificar la línea.

Los registros electrónicos deben mostrar una pista de auditoría que vaya de los documentos de respaldo, en papel o electrónicos, a las cuentas financieras resumidas (CRA: pistas de auditoría). Con esta tabla, esa pista va de la línea del banco a la lista de pagos, de la lista a la factura y de las facturas a los totales de la declaración.

La fecha del depósito normalmente no es la fecha del ingreso. La guía de la CRA para trabajadores independientes dice que el ingreso se reporta en el ejercicio fiscal en que se gana, sin importar cuándo se recibe (T4002), así que para la mayoría de los negocios los depósitos de un mes no son el ingreso de ese mes. A qué período pertenece un pago se explica en ventas de diciembre cobradas en enero y en contabilidad de efectivo o de acumulación.

¿Cómo emparejo cada e-Transfer con una factura?

El emparejamiento más fácil se hace antes de que llegue el dinero: imprima el número de factura en cada factura y pida a los clientes que lo indiquen al pagar. Después empareje por quien pagó y por monto, anote el número de factura junto al depósito y marque la factura como pagada. Hágalo con un calendario fijo, cada semana o cada mes, para que la lista sin emparejar se mantenga corta.

1. Numere todas las facturas y lleve una sola lista: cliente, fecha, total e impuesto.
2. En su fecha fija, descargue el estado de cuenta bancario de cada cuenta que recibe pagos del negocio y haga una lista de los depósitos.
3. Para cada depósito, busque la factura abierta de ese cliente y por ese monto. Anote la fecha, quien pagó, el monto y el número de factura, y marque la factura como pagada.
4. Lo que no pueda emparejar, póngalo en una lista sin emparejar con su fecha, monto y quien pagó. Pregunte al cliente o revise sus mensajes y reservas. No adivine.
5. Verifique el total. Los pagos emparejados, más la lista sin emparejar, más los depósitos que no son ventas (vea abajo), deben ser iguales a los depósitos del estado de cuenta en el período.

Un negocio con muchos pagos pequeños puede llevar un registro diario con cliente, servicio y monto, y marcar cada línea contra el estado de cuenta al cierre del mes. El registro es la constancia que usted hizo en el momento; el estado de cuenta es la prueba del banco.

¿Los clientes deben pagar en una cuenta de negocio aparte?

Los clientes de una corporación le pagan a la corporación, así que sus ventas pertenecen a sus registros. Para un propietario único, las páginas de la CRA sobre registros no dicen a qué cuenta deben pagarse las ventas, pero una cuenta mixta dificulta el emparejamiento. La pregunta más amplia sobre la cuenta de negocio está en llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Una corporación es una entidad legal independiente que posee bienes y celebra contratos a su propio nombre, aparte de sus propietarios (CRA: corporación). Un pago por sus ventas que llega a la cuenta personal del propietario por lo general sigue siendo ingreso de la corporación; vea ingresos de una corporación en una cuenta personal.

Un propietario único no tiene una personalidad jurídica separada de su negocio (CRA: empresa individual). En una cuenta compartida hay que identificar cada depósito como venta o no, porque el método de auditoría de la CRA le pide al contribuyente que explique el origen de los depósitos que no puede identificar (manual de auditoría de la CRA). Una cuenta solo del negocio deja menos por explicar.

¿Cómo registro el GST/HST que viene dentro de un e-Transfer?

Si está registrado, el GST/HST de una factura forma parte del monto que envía el cliente, pero no es su ingreso. Registre la venta sin el impuesto, y el impuesto como una cantidad que debe a la CRA. Un monto cobrado como GST/HST se mantiene en fideicomiso para la Corona (sección 222), y los directores de una corporación pueden ser responsables junto con ella si el impuesto no se remite (sección 323).

La guía de la CRA para el T2125 indica anotar las ventas brutas, incluido el GST/HST cobrado o por cobrar, y luego restar el GST/HST, el impuesto provincial sobre las ventas, las devoluciones, las bonificaciones y los descuentos incluidos en ellas (monto 3B) para llegar a las ventas ajustadas en la línea 8000; los profesionales usan la Parte 3B del mismo formulario (T4002; Form T2125, Parte 3A). Para la declaración de una corporación y el Quick Method (método simplificado de GST/HST), vea GST/HST cobrado e ingresos y el Quick Method en la contabilidad.

Tome el impuesto de la factura, no del depósito: la factura muestra el impuesto cobrado, mientras que un depósito puede cubrir varias facturas o solo una parte de una. Un negocio registrado debe el GST/HST en la primera de estas fechas: el día en que se paga o el día en que vence el pago, y la CRA normalmente considera que el pago vence en la fecha de la factura o en la fecha de un acuerdo, la que llegue primero (RC4022). A qué período de declaración pertenece una factura se explica en GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar.

Si no está registrado, averigüe por qué. Un pequeño proveedor tiene ventas gravables mundiales, contando las de sus asociados, de $30,000 o menos en un solo trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos, y no tiene que registrarse (CRA: cuándo registrarse). Si no estaba obligado a registrarse y no cobró GST/HST, el depósito no contiene nada que separar. Si de todos modos cobró un monto como GST/HST, no es ingreso por ventas y se mantiene en fideicomiso de la misma manera: guárdelo aparte y busque ayuda para corregirlo, porque el reembolso o el crédito al cliente solo se permite dentro de los dos años posteriores al cobro (sección 232). La Excise Tax Act cuenta una venta según cuándo el monto se volvió exigible, o cuándo se pagó si se pagó sin haberse vuelto exigible (sección 148); por eso sume sus ventas gravables por trimestre calendario a partir de sus facturas, no de los depósitos. Vea cuándo registrarse para el GST/HST. Para registrar el impuesto una vez registrado, vea registrar el GST/HST en su contabilidad.

¿Qué hago con los depósitos, las propinas, los reembolsos y el dinero personal mezclado?

No todo e-Transfer que entra a la cuenta es una venta. Clasifique cada uno antes de que llegue al total de ingresos.

Sobre la última fila: el manual de auditoría de la CRA cuenta una transferencia como tal solo si la cuenta que envió el dinero forma parte de la revisión, así que conserve en sus registros todas las cuentas que recibieron pagos del negocio. Cómo se registra el dinero personal que un propietario aporta a una corporación está en la cuenta de préstamo del accionista. El caso de un propietario único que retira dinero está en retiros del propietario único.

Un e-Transfer pagó varias facturas, o por un monto equivocado: ¿cómo lo registro?

Registre un solo depósito y aplíquelo a cada factura que cubre. Los montos aplicados deben sumar el depósito. La guía de la CRA sobre registros no dice cómo repartir un pago entre facturas; lo que pide son registros completos, con una pista de auditoría que vaya de los documentos de respaldo a las cuentas.

Un pago incompleto no cambia por sí solo el GST/HST cobrado en la factura, porque el impuesto sigue a la factura, no al depósito (RC4022). Ajustar el impuesto después de un pago incompleto o de un reembolso es otra cuestión; vea GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar y, si el saldo nunca va a llegar, dar de baja facturas de clientes sin pagar. Si el impuesto está dentro de un total redondo y debe calcular el desglose, vea precios con impuesto incluido.

¿Por cuánto tiempo conservo los registros y en qué forma?

Conserve los registros seis años a partir del final del último año fiscal al que se refieren, en una forma legible y en Canadá. La CRA da el mismo plazo para los registros de GST/HST y puede pedirle que conserve las facturas por más tiempo (CRA: dónde conservar los registros; RC4022). Cuándo empieza ese plazo, qué cambia si presentó tarde o cierra el negocio y cómo destruir registros antes de tiempo se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

En cuanto a la forma:

• Lo electrónico se conserva en formato electrónico y con copia de seguridad. Los registros que nacen en formato electrónico, como un estado de cuenta descargado o su lista de pagos, deben conservarse en un formato legible por medios electrónicos, aunque también los imprima (CRA: formato aceptable; sección 230(4.1)). La CRA indica hacer copias de seguridad y asegurarse de que se puedan restaurar en un formato que la CRA pueda usar.
• Conserve los registros en Canadá. La CRA indica conservar los registros en su lugar de negocio o en su domicilio en Canadá, y dice que los registros guardados fuera de Canadá y a los que se accede por medios electrónicos desde Canadá no se consideran guardados en Canadá (CRA: dónde conservar los registros). Para el GST/HST, salvo que la CRA autorice otra cosa, un registro se conserva en Canadá, en inglés o en francés (Excise Tax Act, sección 286).
• Papel. Para papel escaneado o fotografiado, vea recibos escaneados para la CRA.

Tengo meses de e-Transfers sin registrar: ¿por dónde empiezo?

Empiece por los estados de cuenta, no por las facturas. Reúna todos los meses de todas las cuentas que recibieron pagos del negocio, clasifique cada depósito y empareje lo que pueda.

1. Obtenga los estados de cuenta de todas las cuentas que usó el negocio, incluidas las personales, de todos los meses sin registrar. El saldo inicial de cada mes debe ser igual al saldo final del anterior. Un hueco significa que falta un estado de cuenta.
2. Haga una lista de todos los depósitos en una sola hoja, con fecha, remitente y monto. Clasifique cada uno como pago de un cliente o como otra cosa, con la tabla de arriba.
3. Empareje los pagos de clientes con facturas, reservas, mensajes o el nombre del remitente. Ponga el resto en la lista sin emparejar. Compare con los comprobantes T4A que enviaron los clientes: la casilla 048 no incluye el GST/HST (CRA: comprobante T4A), y una diferencia es algo que hay que explicar.
4. Sume los cobros de clientes por mes para comprobar el cuadre con el banco. Por separado, haga una lista de las ventas por el período en que se ganaron, incluidas las facturas sin pagar al cierre de cada año, y anote los cobros de ventas que ya contó. Mantenga aparte los depósitos de clientes. Para el límite del GST/HST, sume las ventas gravables por trimestre calendario a partir de sus facturas, no de los depósitos (vea arriba).
5. Entregue al preparador los totales de cobros, la lista de ventas, las facturas sin pagar al cierre de cada año, los depósitos y la lista sin emparejar. Los totales de cobros por sí solos no son la cifra de ingresos (T4002; sección 12(1)(b)).

Busque ayuda con la contabilidad antes de presentar cualquier cosa cuando los meses cruzan un cierre de año, hay una declaración sin presentar o llegó una carta de la CRA, es posible que haya superado el límite del GST/HST sin registrarse, el dinero de una corporación pasó por una cuenta personal, o los totales no coinciden con los estados de cuenta. La reconstrucción completa está en reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y en ponerse al día con una contabilidad atrasada.

¿Necesito un programa o me basta una hoja de cálculo?

Cualquiera de las dos puede servir. Las páginas de la CRA sobre registros no exigen un sistema en particular. Lo que exigen son registros confiables, completos, respaldados por documentos y disponibles para la CRA cuando los pida (CRA: sus responsabilidades; CRA: qué registros conservar). Una hoja de cálculo que siga las columnas de arriba, con los archivos de los estados de cuenta guardados junto a ella, puede cumplirlo.

El costo de una hoja de cálculo es el tiempo y los errores cuando crece el volumen: una fila perdida y el mes no cuadra con el estado de cuenta. Un programa que importa las líneas del banco ahorra volver a teclearlas, pero no puede saber qué factura cubrió un pago hasta que usted, o una regla que usted defina, lo indique. Para elegir un programa, vea una aplicación de contabilidad para trabajadores independientes. Para decidir entre llevar la contabilidad usted mismo o contratar ayuda, vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses.

Una peluquera canina con muchos pagos pequeños

Una peluquera canina recibe unos 40 e-Transfers al mes, de C$80 en promedio, unos C$38,000 al año. Lleva un registro diario con el cliente, el servicio y el monto, y marca cada línea contra el estado de cuenta bancario al cierre del mes. Lo que sobra va a la lista sin emparejar, y el mes se cierra cuando el registro y el estado de cuenta coinciden. Con ese volumen debe revisar en qué punto está frente al límite de pequeño proveedor del GST/HST, que se evalúa por trimestre calendario; vea cuándo registrarse para el GST/HST.

Un contratista de Ontario con HST

Un contratista de Ontario factura C$2,000 más C$260 de HST. El cliente envía C$2,260 por e-Transfer. La contabilidad muestra una venta de C$2,000, C$260 de HST que se deben a la CRA y la factura pagada con un depósito de C$2,260. Los C$260 normalmente van en la declaración del período que incluye la fecha de la factura, aunque la transferencia llegue en el período siguiente.

Una transferencia para tres facturas

Un cliente envía un e-Transfer de C$1,500 por tres facturas de C$500. La contabilidad muestra un depósito de C$1,500 aplicado a las tres facturas, C$500 a cada una. Si el cliente hubiera enviado C$1,200 y dijera que cubre las dos primeras facturas y parte de la tercera, la contabilidad mostraría C$500, C$500 y C$200 aplicados, con C$300 todavía abiertos en la tercera.

¿Su caso es distinto?

• Los pagos del negocio entraron a su cuenta personal, o una corporación y su propietario comparten una cuenta: el ingreso por lo general lo reporta quien hizo la venta, y la cuenta a la que llegó no cambia eso. Vea ingresos de una corporación en una cuenta personal y consiga ayuda con la contabilidad para separar las dos.
• Meses o años de e-Transfers nunca se emparejaron, o una declaración está esperando que se hagan: vea reconstruir la contabilidad a partir de estados de cuenta bancarios y ponerse al día con una contabilidad atrasada, y consiga ayuda con la contabilidad para reconstruir los ingresos y establecer una rutina.
• Los depósitos no cuadran con las facturas ni con el estado de cuenta: haga una lista de las diferencias y llévela a ayuda con la contabilidad antes de que se prepare una declaración.
• Es posible que sus ventas hayan superado el límite del GST/HST sin que se registrara: vea cuándo registrarse para el GST/HST.
• Un pago llegó en un año distinto al del trabajo, o un cliente paga por adelantado: vea ventas de diciembre cobradas en enero y cobros anticipados de clientes.
• Está eligiendo entre contabilidad de efectivo y de acumulación: vea contabilidad de efectivo o de acumulación.
• Los e-Transfers son alquiler, no ventas: vea ingresos de alquiler.
• También paga a proveedores o contratistas por e-Transfer: esta página cubre el dinero que entra. Para los pagos que salen, vea gastos del negocio sin recibos y reportar pagos a subcontratistas.
• Su negocio está en Quebec: Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) por lo general administra el GST/HST allí (RC4022). Esta guía cubre solo las reglas federales, así que consulte a Revenu Québec para el resto.