Evde Gündüz Bakımı Muhasebesi: Zaman-Alan Oranı ve Kayıtlar

Ailem aynı odaları kullanıyorsa, evde gündüz bakımı için evimin bir bölümünü indirebilir miyim?

Evet, gündüz bakımını bir iş olarak yürütüyorsanız ve eyaletinizin onay koşulunu karşılıyorsanız. Bu durumda evin tamamına ait giderler alan oranı çarpı zaman oranı kadar indirilir; yalnızca gündüz bakımı odalarına ait giderler ve yemek ayrıca ele alınır. Diğer iş alanları yalnızca iş için kullanılmalıdır; ancak evde gündüz bakımı, yalnızca iş için kullanım şartı aranmayan iki kullanımdan biridir: ailenizin de kullandığı bir oda, düzenli kullanılıyorsa uygun olabilir (Publication 587).

İki koşulun da sağlanması gerekir:

1. Gündüz bakımı sizin ticari faaliyetiniz veya işinizdir. Çocuklara ya da 65 yaş ve üzerindeki kişilere veya kendilerine bakamayanlara bakar. Ticari faaliyet genellikle kâr elde etmek için yürütülür (Publication 334).
2. Eyalet koşulu sağlanır. Eyalet hukuku uyarınca gündüz bakım merkezi veya aile ya da grup gündüz bakım evi olarak ruhsat, sertifika, kayıt veya onay için başvurdunuz (ve reddedilmediniz), bunu aldınız (ve iptal edilmedi) ya da bunları almaktan muafsınız (26 U.S.C. 280A(c)(4); Form 8829 talimatları).

İşte yalnızca ara sıra kullanılan bir oda uygun sayılmaz ve yalnızca gündüz bakımının yürütüldüğü yıl bölümü sayılır. Ruhsat gerekip gerekmediği ve neyin muafiyet sayıldığı eyaletinize bağlıdır. Eyalet koşulu yalnızca ev indirimi için bir testtir; yemek, oyuncak ve malzeme gibi diğer işletme giderleri olağan işletme gideri kurallarına tabidir ve inceleme görevlisi yönergesi de aynı görüşü yansıtır (Publication 5603, inceleme görevlisi yönergesi; kanun değildir).

Durumu basit olmaktan çıkaran haller:

• Başvuru reddedildi, ruhsat iptal edildi ya da neden muaf olduğunuzu gösteremiyorsunuz.
• Bakım, bir iş olarak değil, bir akraba veya arkadaşa iyilik olarak yapılıyor.
• Saat veya öğün kaydı tutmadınız ya da önceki beyannamelerde tahmini bir oran kullandınız.
• Evi satmayı planlıyorsunuz.

Toplayın: ruhsat, kayıt veya muafiyet evrakı; gündüz bakımı için kullanılan her odanın ve evin tamamının alanını kare fit (square feet) olarak gösteren kat planı; açık olduğunuz günler ve saatler, devam çizelgeleri ve öğün kaydı (ya da bunların bulunmadığına dair bir not); ebeveyn ödemelerine ilişkin kayıtlar ve yemek programı hesap özetleri; konut kredisi faizi, emlak vergisi, sigorta, elektrik/su gibi hizmet giderleri veya kira belgeleri; ve geçen yılın beyannamesi.

Zaman-alan oranı nedir ve nasıl hesaplanır?

Zaman-alan oranı, alan oranı ile zaman oranının çarpımıdır. Form 8829 sonucu işletme oranı olarak adlandırır ve Part I'de hesaplar (Form 8829).

Zaman kuralı kanundan gelir: alanın gündüz bakımı için kullanıldığı saatler, alanın kullanıma açık olduğu saatlere bölünür (26 U.S.C. 280A(c)(4)(C)). Doğru oranı veriyorsa alanı ölçmenin makul herhangi bir yolu kabul edilir.

İki durum hesabı değiştirir:

• Yalnızca gündüz bakımı için kullanılan bir oda zaman oranı gerektirmez; alan oranı tam sayılır. Evde her iki türden oda da varsa, yalnızca iş için kullanılan alanın oranını, ortak kullanılan alanın alan çarpı zaman oranına ekleyin ve hesabı beyannameye ekleyin (Form 8829 talimatları, “Special Computation for Certain Daycare Facilities”).
• Yıl ortasında başlayan veya sona eren gündüz bakımı, tam yıl rakamını değil, 24 saat çarpı evin kullanıma açık olduğu gün sayısını kullanır ve yalnızca faaliyetin sürdüğü yıl bölümünün giderlerini sayar. Taşındıysanız her ev için ayrı bir Form 8829 kullanın.

Zaman-alan oranına hangi saatler ve hangi odalar dahildir?

Saatler. Alanın gündüz bakımı için kullanıldığı saatleri sayın: açık olunan günler çarpı günlük saat; cumartesiler ve uzun günler dahil (Form 8829 talimatları, 4. satır). Gece ve kapalı günler gibi gündüz bakımı olmayan saatler 8.760 saat toplamında kalır, ancak kullanılan saatlere girmez.

Çocuk yokken hazırlık ve temizlik. Publication 587 ve Form 8829 talimatları bu sürenin sayılıp sayılmadığını söylemez. IRS inceleme görevlisi yönergesi, olgulara göre olağan ve gerekli bir iş kullanımıysa bu saatlerin dahil edilebileceğini belirtir ve ayrıntılı bir kayıt önerir. Ayrıca bunun kanunun resmi bir açıklaması olmadığını ve buna güvenilemeyeceğini söyler (Publication 5603). Bu saatlerin sayılıp sayılmadığı olgulara bağlıdır; bunları destekleyen şey, neyin ne zaman yapıldığını gösteren bir kayıttır.

Odalar. Her iş günü boyunca gündüz bakımı için hazır tutulan ve düzenli kullanılan bir oda, o gün boyunca kullanılmış sayılır ve kullanıldığı saatleri kaydetmeniz gerekmez (Publication 587). Publication 587'nin örneği, çocukların uyuduğu bir odadır; inceleme görevlisi yönergesi bir banyo ve bir yemek alanı da ekler (inceleme görevlisi yönergesi; kanun değildir). Yalnızca ara sıra kullanılan bir oda gündüz bakımı alanı sayılmaz. Çocukların hiç girmediği, ofis gibi bir oda, düzenli ve yalnızca iş için kullanılıyorsa ve ev ofisi kurallarını karşılıyorsa yine sayılabilir: bkz. ev ofisi indirimi rehberi. Bu oda, yukarıdaki özel hesaplamanın yalnızca iş için kullanılan alanına girer.

Evin toplam alanına her katı dahil edin. Gündüz bakımı için bodrum veya garajı kullanıyorsanız, hem gündüz bakımı alanına hem toplama dahil edin; inceleme görevlisi yönergesi bunu toplamdan çıkarmayı yaygın bir hata olarak sayar.

Hangi ev giderleri oranı kullanır, hangileri tamamen indirilir?

Evin tamamının işletilmesine ait giderler zaman-alan oranını kullanır. Evin kendisiyle ilgili olmayan giderler Schedule C'de ayrıca indirilir (Publication 587).

• Faturaların tamamını girin. Evin tamamına ait bir giderin tam tutarını Form 8829'un (b) sütununa yazın ve oranı forma uygulatın. Bir faturanın gündüz bakımı payı formun oranından farklıysa, yalnızca o payı (a) sütununa yazın ve o satır için (b) sütununu boş bırakın (talimatlar).
• Konut kredisi faizi ve emlak vergisi aynı oranı kullanır. Kalemlere ayırırsanız (itemize), kişisel kısım Schedule A'da kalır. Standart indirimi alırsanız, işletme payının tamamı Form 8829'a yazılır ve son maddedeki sınıra tabidir (talimatlar). İnceleme görevlisi yönergesi, aynı tutarın iki formda da indirilmesini yaygın bir hata olarak sayar.
• Amortisman, ev sahibiyseniz. Arazi değil, bina işletme oranı kadar amortismana tabi tutulur. Vergi yılında ilk kez iş için kullanılan ev, 39 yıl boyunca doğrusal yöntemle amortismana tabi tutulur; önceki bir yılda iş için kullanılan ev, önceki yöntemini korur. Ruhsat şartlarını karşılamak için yapılan değişiklikler dahil kalıcı iyileştirmeler hemen indirilmez, amortismana tabi tutulur; olağan onarımlar ise hemen indirilir (Publication 587; Publication 5603).
• Sınır. Yalnızca gündüz bakımı nedeniyle izin verilen giderler, örneğin elektrik/su gibi hizmet giderleri, sigorta ve amortisman, gündüz bakımının diğer giderlerinden sonra kalan gelirle ve, kalemlere ayırıyorsanız, konut kredisi faizi ile emlak vergisinin işletme payıyla sınırlıdır. Kalemlere ayrılan pay üst sınır olmadan indirilebilir; bu yüzden zarar oluşturabilir veya zararı artırabilir. Standart indirimde ise işletme payı da sınırlıdır. Amortisman en sona bırakılır ve aşan kısım, fiili giderleri kullandığınız bir sonraki yıla devredilir (Publication 587).

Mobilya, oyun alanı seti veya beyaz eşya gibi büyük alımlar amortismana tabi tutulabilir ya da ilk yıl gider yazılabilir: bkz. ekipmanı ilk yıl gider yazma. Telefon veya araba gibi ailenizle paylaştığınız giderler için bkz. karma kullanımlı giderleri bölme.

Form 8829'u mu, basitleştirilmiş yöntemi mi kullanmalıyım?

İki yöntem de beyanname vermeden önce hesaplanabilir. Form 8829, fiili giderlerin oranını indirir. Basitleştirilmiş yöntem alanı sabit bir oranla çarpar ve fiili giderleri atlar (Publication 587).

Basitleştirilmiş yöntem en fazla 300 fitkare saydığı için bodrumu veya bir katın çoğunu gündüz bakımı için kullanan bir sağlayıcı Form 8829'u daha yüksek bulabilir; Örnek bölümü bir durumu gösterir. Her yıl seçersiniz ve geçiş için IRS izni gerekmez. Zamanında verilen asıl beyannamede basitleştirilmiş yöntemi kullanmak o yıl için seçimdir ve geri alınamaz (Schedule C talimatları).

Gelir sınırı, devirler, amortisman ve aynı evdeki diğer işletmeler için bkz. ev ofisi indirimi rehberi; nitelikli her işletme basitleştirilmiş yöntemin alan üst sınırını paylaşır.

Yemeği nasıl indiririm, yemek programı ödemeleri ne olur?

Yemek bir ev gideri değildir. Schedule C'de, Form 8829'dan ayrı olarak indirin; sizin veya ailenizin yediği yemeği asla indirmeyin (Publication 587). Yardımcıların yemeğini çocukların yemeğinden ayrı tutun. 2025'ten sonra ödenen tutarlarda, işyerinizde işverenin rahatı için çalışanlara sağladığınız öğünler genellikle indirilemez; diğer iş yemekleri genellikle maliyetinin yarısı kadar indirilebilir (26 U.S.C. 274; Publication 15-B). Çocukların yemeği için tüm vergi yılı boyunca tek bir yöntem seçin:

Bir yıl fiili giderleri, başka bir yıl oranları kullanabilirsiniz. Oranlar içecekleri kapsar; kâğıt ürünleri veya diğer yemek dışı malzemeleri kapsamaz, bunlar ayrıca indirilir.

Oranlar, gündüz bakımı evlerini bir sponsor aracılığıyla geri ödeyen federal program Child and Adult Care Food Program'ı izler. Bir vergi yılı, programın bir önceki yılın 31 Aralık'ında yürürlükte olan Tier I oranlarını (iki gündüz bakımı evi düzeyinden yüksek olanı) kullanır (Revenue Procedure 2003-22). Yukarıdaki oranlar, bu sayfanın vergi yılı için yayımlanan USDA bildirimindeki oranlardır. Alaska, Guam, Hawaii, Puerto Rico ve ABD Virgin Adaları'nda oranlar daha yüksektir. Publication 587 bir yılın tablosunu basar; bu sayfanın vergi yılına ait baskı henüz çıkmadı, bu yüzden çıktığında bu oranları onunla karşılaştırın. Önceki bir yıl için o yılın Publication 587 tablosunu kullanın.

Uygun çocuklar, evinizde gündüz bakımı alan reşit olmayanlardır. Evde yaşayan çocuklar, ebeveynleri evde yaşayan çocuklar veya bir akrabanınki gibi kişisel bir iyilik olarak baktığınız çocuklar bunlara dahil değildir (Publication 587).

Yemek programı ödemeleri. Child and Adult Care Food Program kapsamında bir sponsordan alınan geri ödemeler, yalnızca uygun çocuklar için yemek giderlerinizi aştığı ölçüde vergilendirilir. Fazlayı Schedule C'nin Part I bölümünde gelir olarak, eksiği Part V'te gider olarak gösterin; Form 1099-MISC alsanız bile. Kendi çocuklarınız için ödemeleri ve giderleri hariç tutun. Standart oranları kullanıyorsanız, yalnızca bir oranın o öğün için geri ödemeden fazla olan kısmını indirin (Publication 587; Schedule C talimatları).

Evde gündüz bakımı için muhasebe kayıtlarını ve belgeleri nasıl kurarım?

Kayıtlar brüt geliri, indirimleri ve kredileri göstermelidir ve her kaydı destekleyen bir belge olmalıdır (Publication 583). Belirli bir sistem gerekmez. Gündüz bakımı ayrıca saat, devam, öğün ve ev giderlerine ait kayıtlar da gerektirir.

Publication 587, gün boyu hazır tutulan ve düzenli kullanılan bir odanın saatlerini kaydetmeniz gerekmediğini söyler. İnceleme görevlisi yönergesi yine de toplam saatleri nasıl hesapladığınızı kaydetmenizi söyler; bu yüzden açık günleri ve saatleri ve devam çizelgelerini saklayın.

Parayı ayrı tutun. Ebeveyn ödemeleri ve yemek programı ödemeleri, yalnızca gündüz bakımı için kullanılan bir hesaba girdiğinde gelir olarak göstermek en kolaydır. Bkz. ayrı bir işletme banka hesabı ve ödemeler zaten kişisel bir hesaba yattıysa kişisel hesaptaki işletme geliri.

Hesaplar için bkz. Schedule C için hesap planı. Gerisi için bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma, işletme kayıtları ne kadar süre saklanır ve kayıp makbuzlar.

Ebeveynlere Sosyal Güvenlik Numaramı vermem gerekir mi, ödemeleri nasıl bildirilir?

Vergi kimlik numaranızı isteyen ebeveynler, çocuk ve bağımlı bakım kredisini veya işveren bağımlı bakım yardımlarını talep etmek için buna ihtiyaç duyar. Form W-10, şahıs işletmesi sahibi için Sosyal Güvenlik Numarası (SSN), sağlayıcının numarası yoksa ve alamıyorsa ITIN (ABD Bireysel Vergi Kimlik Numarası) belirtir; diğer kuruluşlar için numara EIN'dir (ABD vergi kimlik numarası). Section 6109(a), sağlayıcının doğru numarayı vermesini şart koşar; vermeyen sağlayıcı, makul sebebe dayanıyorsa ve kasıtlı ihmal değilse hariç, her ihlal için ceza ödeyebilir. Ebeveyn ayrıca adınızı, adresinizi ve numaranızı gösteren basılı bir fatura ile gereken özeni gösterdiğini kanıtlayabilir (Form W-10).

Ebeveyn ödemeleri, nasıl gelirse gelsin Schedule C'de işletme gelirdir. Nakit esasında, nakit, çek veya uygulama ile, form olsun olmasın, yıl içinde aldığınızı bildirin. Form 1099-K, bildirilecek gelire eşit olmayabilir (Publication 334). Serbest çalışmadan net kazancınız $400 veya daha fazlaysa serbest çalışma vergisi ödersiniz: net kârınızın %92,35 üzerinden %12,4 sosyal güvenlik (yıllık kazanç sınırına kadar) artı %2,9 Medicare. Ebeveyn ödemelerinden vergi kesilmez; bu yüzden bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri.

Yardımcılar, olgulara göre çalışan veya yüklenicidir: bkz. çalışan sayılabilecek yükleniciler. Kendi çocuğunuza ödeme yapmak için bkz. çocuklarınızı çalıştırmak.

Evi satarsam gündüz bakımı indirimine ne olur?

Evin içinde gündüz bakımı için kullanılan odalar, satışı kişisel ve işletme kısmı olarak bölmez ve işletme kısmı Form 4797'de ayrıca satılmış sayılmaz. 6 Mayıs 1997 sonrasında indirilen veya indirilebilecek amortismana kadar olan kazanç istisna kapsamında olamaz (Publication 523; Publication 587).

• Amortisman kısmı, IRS'nin unrecaptured section 1250 gain dediği ayrı bir oranla en fazla %25 oranında vergilendirilir (Topic 409).
• Kazancın geri kalanı, sahiplik ve kullanım testleri karşılanıyorsa $250.000 sınırına kadar (bazı ortak beyan verenler için $500.000) istisna kapsamında olabilir: bkz. ev satışı istisnası.
• Talep etmediğiniz amortisman da maliyet esası için sayılır. Evin maliyet esası, indirebileceğiniz amortisman kadar düşer. İstisna kapsamına alamayacağınız kazanç, sınırdan sonraki indirilen veya indirilebilecek amortismandır; yeterli kayıtlar izin verilenden daha azını indirdiğinizi gösteriyorsa, fiilen indirdiğiniz tutardır (26 U.S.C. 1250(b)(3); Publication 587). Satışı bildirmeden önce kayıtlarınızı kontrol edin.
• Basitleştirilmiş yöntem yıllarında amortisman yoktur.
• Gündüz bakımı için kullanılan ayrı bir yapı, örneğin müstakil bir stüdyo veya garaj, farklı ele alınır. Form 4797'de bildirilen ayrı bir mülk olarak satılabilir ve kazancı istisna kapsamına girmeyebilir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Oranın hesaplanması

Bir sağlayıcı, bodrumu haftada 5 gün, yılda 50 hafta, günde 12 saat gündüz bakımı için kullanır. Aile, kalan zamanda burayı kullanır. Bodrum, evin toplam alanının yarısıdır.

• Kullanılan saatler: 12 × 5 × 50 = 3.000.
• Zaman oranı: 3.000 ÷ 8.760 = %34,25.
• Alan oranı: %50.
• Evin tamamına ait giderler için zaman-alan oranı: %50 × %34,25 = %17,12.

Yalnızca bodrumun US$800 tutarındaki yeniden boyanması yalnızca zaman oranını kullanır: %34,25 × US$800 = yaklaşık US$274.

Form 8829 mu, basitleştirilmiş yöntem mi

Bodrum, 3.200 kare fitlik bir evde 1.600 kare fittir (%50). Evin konut kredisi faizi US$8.000, elektrik/su gibi hizmet ve sigorta giderleri toplamı ise US$4.000 tutarındadır.

• Form 8829: %17,12 × US$12.000 = Schedule C'de yaklaşık US$2.054; indirim sınırından önce ve amortisman dikkate alınmadan. Sağlayıcı kalemlere ayırıyorsa faizin kalan US$6.630'u Schedule A'da kalır.
• Basitleştirilmiş: bodrum 300 kare fit üst sınırıyla sayılır; 300 × US$5 = US$1.500; bunun %34,25'ine indirilir ve Schedule C'de yaklaşık US$514 olur. Sağlayıcı kalemlere ayırıyorsa faizin tamamı olan US$8.000 Schedule A'da kalır.

Form 8829 burada Schedule C'ye daha fazla gider taşır, ancak ikisi birebir karşılaştırılamaz: karşılaştırma beyannamenin tamamını gerektirir ve Form 8829 faturaları, alanı ve saatleri gerektirir.

Standart oranlarla yemek

Bir sağlayıcı 250 gün boyunca 3 çocuğa öğle yemeği ve 2 ara öğün verir ve her çocuğun adını, devamını ve öğünlerini kaydeder. Standart oranlarla (öğle yemeği başına US$3,22 ve ara öğün başına US$0,96) her çocuk-günü US$3,22 + 2 × US$0,96 = US$5,14 eder. 3 × 250 = 750 çocuk-günüyle indirim yaklaşık US$3.855 olur. Kayıt, her market makbuzu yerine bunu destekler. Bu öğünleri bir yemek programı geri ödediyse, yalnızca oranların geri ödemeyi aşan kısmı indirilebilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bu yıl başladınız: oran yalnızca evin gündüz bakımı için kullanıma açık olduğu günleri kullanır ve şimdi başlatılan bir kayıt bunu destekler. Yukarıdaki günlük kayda bugün başlayın. İlk yıl beyannamesinde kısmi yıl saatleri ve alan konusunda bireysel vergi desteği işinize yarar.
• Saat veya öğün kaydınız yok ya da geçmiş beyannameler tahmin kullandı: oran, gösterebileceğiniz kayıtlara dayanmalıdır. Saatleri takvimlerden, devam çizelgelerinden ve para yatırma kayıtlarından yeniden kurmak ve hangi oranın desteklenebileceğini belirlemek için bireysel vergi desteği alabilirsiniz.
• Geçmiş beyannameler tahmini bir oran kullandıysa, nitelikli iş kullanımı olmayan odaları saydıysa ya da indirimi hiç eklemediyse: bkz. işletme gideri hataları için beyannameyi düzeltme; neyin düzeltileceği ve yemek giderleri ile geri ödemelerin nasıl bildirildiği konusunda bireysel vergi desteği alabilirsiniz. Beyannameler hiç verilmediyse bkz. verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri. IRS yazı gönderdiyse veya denetim açtıysa bkz. küçük işletmenin IRS denetimi.
• Evi satmayı planlıyorsunuz: 6 Mayıs 1997 sonrasındaki amortisman ve ayrı bir yapı kazancı değiştirir. Bkz. ev satışı istisnası; ilan vermeden önce bireysel vergi desteği alın.
• Ruhsatınız reddedildi, iptal edildi veya sona erdi, ruhsatsızsınız ya da muaf olup olmadığınızdan emin değilsiniz: paylaşılan odaların ev indirimine uygun olup olmadığını eyalet koşulu belirler. Ebeveyn ödemelerinin gelir olduğunu ya da yemek, oyuncak ve malzeme indirim kurallarını değiştirmez. Ev indirimini talep etmeden önce bireysel vergi desteği alın.
• Eşiniz gündüz bakımının ortak sahibi ise veya gündüz bakımı bir şirket ya da ortaklık üzerinden yürütülüyorsa: eşlerin birlikte sahip olduğu ve yürüttüğü bir işletme, nitelikli ortak girişim seçimi veya topluluk mülkiyeti istisnası uygulanmadıkça genellikle Schedule C değil, ortaklıktır (Publication 334). Form 8829 yalnızca Schedule C ile verilir. Bkz. eş ve aile LLC'leri; ayrıca bireysel vergi desteği veya şirket vergisi desteği.
• Muhasebe kayıtlarınız geride kaldıysa veya ev faturaları kişisel hesaplardan geçiyorsa: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği.