Garderie à domicile : pourcentage temps-espace et registres

Puis-je déduire une partie de ma maison pour une garderie à domicile si ma famille utilise les mêmes pièces?

Oui, aux États-Unis, si vous exploitez la garderie comme une entreprise et que vous remplissez la condition d'agrément de votre État. Les coûts de toute la maison se déduisent alors selon le pourcentage d'espace multiplié par le pourcentage de temps; les coûts des seules pièces de la garderie et les repas sont traités séparément. Les autres espaces commerciaux doivent servir uniquement à l'entreprise, mais la garderie à domicile est l'un des deux usages qui n'ont pas à être exclusifs : une pièce que votre famille utilise aussi peut être admissible si elle est utilisée régulièrement (Publication 587).

Les deux conditions doivent être remplies :

1. La garderie est votre entreprise. Elle s'occupe d'enfants, de personnes de 65 ans ou plus ou de personnes qui ne peuvent pas prendre soin d'elles-mêmes. Une entreprise est généralement exploitée pour réaliser un profit (Publication 334).
2. La condition de l'État est remplie. Vous avez demandé (sans refus), obtenu (sans révocation) ou êtes exempté d'un permis, d'une certification, d'une inscription ou d'un agrément comme centre de garde ou comme garderie familiale ou de groupe à domicile selon la loi de l'État (26 U.S.C. 280A(c)(4); instructions du formulaire 8829).

Une pièce utilisée seulement à l'occasion pour l'entreprise n'est pas admissible, et seule la partie de l'année où la garderie a fonctionné compte. C'est votre État qui détermine si vous avez besoin d'un permis et ce qui constitue une exemption. La condition de l'État ne vaut que pour la déduction relative à la maison; les autres dépenses d'entreprise, comme les repas, les jouets et les fournitures, suivent les règles ordinaires des dépenses d'entreprise, et le guide des vérificateurs reflète le même point de vue (Publication 5603, directives aux vérificateurs, et non la loi).

Ce qui rend un dossier non simple :

• La demande a été refusée, le permis a été révoqué ou vous ne pouvez pas démontrer pourquoi vous êtes exempté.
• La garde est un service rendu à un parent ou à un ami plutôt qu'une entreprise.
• Vous n'avez tenu aucun registre des heures ou des repas, ou vos déclarations antérieures ont utilisé un pourcentage estimé.
• Vous prévoyez vendre la maison.

À rassembler : le permis, l'inscription ou les documents d'exemption; un plan d'étage indiquant la superficie en pieds carrés de chaque pièce utilisée pour la garderie et de toute la maison; vos jours et heures d'ouverture, vos feuilles de présence et votre registre des repas (ou une note indiquant qu'il n'en existe pas); les registres des paiements des parents et les relevés du programme d'alimentation; les relevés d'intérêts hypothécaires, d'impôt foncier, d'assurance, de services publics ou de loyer; et la déclaration de l'an dernier.

Qu'est-ce que le pourcentage temps-espace, et comment le calculer?

Le pourcentage temps-espace est le pourcentage d'espace multiplié par le pourcentage de temps. Le formulaire 8829 appelle le résultat le pourcentage d'utilisation commerciale et le calcule à la partie I (formulaire 8829).

La règle du temps vient de la loi : les heures pendant lesquelles l'espace sert à la garderie, divisées par les heures pendant lesquelles il est disponible (26 U.S.C. 280A(c)(4)(C)). Toute méthode raisonnable de mesure de la superficie convient si elle donne le bon pourcentage.

Deux cas changent le calcul :

• Une pièce utilisée uniquement pour la garderie n'exige aucun pourcentage de temps; son pourcentage d'espace compte en entier. Si la maison comporte les deux types de pièces, ajoutez le pourcentage de la superficie exclusive au produit espace-temps de la superficie partagée et joignez le calcul (instructions du formulaire 8829, section « Special Computation for Certain Daycare Facilities »).
• Une garderie qui a commencé ou cessé ses activités en cours d'année utilise 24 heures multipliées par le nombre de jours où la maison était disponible, et non le chiffre de l'année complète, et ne compte que les coûts de la partie de l'année où elle a fonctionné. Si vous avez déménagé, utilisez un formulaire 8829 distinct pour chaque maison.

Quelles heures et quelles pièces comptent dans le pourcentage temps-espace?

Les heures. Comptez les heures pendant lesquelles l'espace a servi à la garderie : jours d'ouverture multipliés par les heures par jour, y compris les samedis et les longues journées (instructions du formulaire 8829, ligne 4). Les heures sans garderie, comme les nuits et les jours de fermeture, restent dans le total de 8 760 heures, mais pas dans les heures d'utilisation.

La préparation et le nettoyage sans enfant sur place. La Publication 587 et les instructions du formulaire 8829 ne disent pas si ce temps compte. Le guide des vérificateurs de l'IRS indique que ces heures pourraient être incluses si elles constituent un usage commercial ordinaire et nécessaire selon les faits, et recommande un registre détaillé. Il précise aussi qu'il ne constitue pas une déclaration officielle de la loi et qu'on ne peut s'y fier (Publication 5603). La prise en compte de ces heures dépend des faits, et c'est un registre de ce qui a été fait et du moment qui les appuie.

Les pièces. Une pièce disponible pour la garderie pendant toute la journée d'ouverture et utilisée régulièrement est réputée utilisée pendant toute cette journée, et vous n'avez pas à consigner les heures d'utilisation (Publication 587). L'exemple de la Publication 587 est une pièce où les enfants font la sieste; le guide des vérificateurs ajoute une salle de bain et un coin repas (directives aux vérificateurs, et non la loi). Une pièce utilisée seulement à l'occasion ne compte pas comme espace de garderie. Une pièce où les enfants n'entrent jamais, comme un bureau, peut quand même compter si vous l'utilisez régulièrement et uniquement pour l'entreprise et qu'elle respecte les règles du bureau à domicile : consultez le guide sur la déduction pour bureau à domicile. Elle va dans la superficie exclusive du calcul spécial ci-dessus.

Comptez tous les étages dans la superficie totale de la maison. Si vous utilisez le sous-sol ou le garage pour la garderie, incluez-le à la fois dans la superficie de la garderie et dans le total; le guide des vérificateurs signale l'omission du total comme une erreur courante.

Quels coûts de la maison utilisent le pourcentage, et lesquels se déduisent en entier?

Les coûts d'exploitation de toute la maison utilisent le pourcentage temps-espace. Les coûts qui ne concernent pas la maison elle-même se déduisent séparément à l'annexe C (Publication 587).

• Inscrivez les factures complètes. Inscrivez le montant intégral d'un coût de toute la maison dans la colonne (b) du formulaire 8829 et laissez le formulaire appliquer le pourcentage. Si la part de garderie d'une facture diffère du pourcentage du formulaire, inscrivez seulement cette part dans la colonne (a) et laissez la colonne (b) en blanc pour cette ligne (instructions).
• Les intérêts hypothécaires et l'impôt foncier utilisent le même pourcentage. Si vous détaillez vos déductions, la partie personnelle reste à l'annexe A. Si vous prenez la déduction standard, toute la part d'entreprise va au formulaire 8829 et est soumise à la limite décrite à la dernière puce (instructions). Le guide des vérificateurs signale comme erreur courante la déduction du même montant sur les deux formulaires.
• L'amortissement, si vous êtes propriétaire. On amortit le bâtiment, et non le terrain, multiplié par le pourcentage d'utilisation commerciale. Une maison utilisée pour la première fois à des fins commerciales durant l'année d'imposition s'amortit selon la méthode linéaire sur 39 ans; une maison utilisée à des fins commerciales dans une année antérieure conserve sa méthode antérieure. Les améliorations permanentes, y compris les modifications faites pour respecter les exigences de permis, s'amortissent plutôt que de se déduire immédiatement; les réparations ordinaires ne s'amortissent pas (Publication 587; Publication 5603).
• Limite. Les coûts permis seulement à cause de la garderie, comme les services publics, l'assurance et l'amortissement, sont plafonnés au revenu de la garderie après ses autres dépenses et, si vous détaillez vos déductions, après la part d'entreprise des intérêts hypothécaires et de l'impôt foncier. Cette part détaillée est déductible sans plafond, ce qui peut créer une perte ou l'accroître; avec la déduction standard, la part d'entreprise est aussi plafonnée. L'amortissement se prend en dernier, et l'excédent est reporté à l'année suivante où vous utilisez les dépenses réelles (Publication 587).

Les achats plus importants, comme le mobilier, une structure de jeux ou des appareils électroménagers, peuvent devoir être amortis ou donner droit à une déduction dès la première année : consultez la déduction de l'équipement dès la première année. Pour les coûts que vous partagez avec votre famille, comme un téléphone ou une voiture, consultez la répartition des dépenses à usage mixte.

Dois-je utiliser le formulaire 8829 ou la méthode simplifiée?

Les deux méthodes peuvent être calculées avant la production. Le formulaire 8829 déduit le pourcentage des coûts réels. La méthode simplifiée multiplie la superficie par un taux fixe et ignore les coûts réels (Publication 587).

Comme la méthode simplifiée compte au plus 300 pieds carrés, une garderie qui utilise un sous-sol ou la plus grande partie d'un étage peut obtenir un montant plus élevé avec le formulaire 8829; l'exemple en montre un cas. Vous choisissez chaque année, et le changement ne demande pas le consentement de l'IRS. Utiliser la méthode simplifiée dans une déclaration originale produite à temps constitue le choix pour cette année, et il ne peut pas être annulé (instructions de l'annexe C).

Pour la limite de revenu, les reports, l'amortissement et les autres entreprises dans la même maison, consultez le guide sur la déduction pour bureau à domicile; toute entreprise admissible partage le plafond de superficie de la méthode simplifiée.

Comment déduire les repas, et qu'en est-il des paiements du programme d'alimentation?

Les repas ne sont pas un coût de la maison. Déduisez-les à l'annexe C, séparément du formulaire 8829, et ne déduisez jamais les repas mangés par vous ou votre famille (Publication 587). Gardez les repas des aides distincts de ceux des enfants. Pour les montants payés après 2025, les repas que vous fournissez à vos employés dans vos locaux pour votre commodité ne sont généralement pas déductibles, et les autres repas d'affaires sont généralement déductibles à la moitié de leur coût (26 U.S.C. 274; Publication 15-B). Pour les repas des enfants, choisissez une méthode pour toute l'année d'imposition :

Vous pouvez utiliser les coûts réels une année et les taux une autre. Les taux comprennent les boissons, mais non les articles en papier ni les autres fournitures non alimentaires, qui se déduisent séparément.

Les taux suivent le Child and Adult Care Food Program, un programme fédéral qui rembourse les garderies à domicile par l'intermédiaire d'un organisme parrain. Une année d'imposition utilise les taux de niveau I du programme (le plus élevé des deux niveaux pour les garderies à domicile) en vigueur le 31 décembre de l'année précédente (Rev. Proc. 2003-22). Les taux ci-dessus sont ceux de l'avis de l'USDA pour l'année d'imposition de cette page. L'Alaska, Guam, Hawaï, Porto Rico et les îles Vierges américaines ont des taux plus élevés. La Publication 587 imprime le tableau d'une année; l'édition de l'année d'imposition de cette page n'est pas encore parue, vérifiez donc ces taux à sa sortie. Pour une année antérieure, utilisez le tableau de la Publication 587 de cette année-là.

Les enfants admissibles sont les mineurs qui reçoivent des soins de garde chez vous. Ils ne comprennent pas les enfants qui y habitent, les enfants dont les parents y habitent, ni les enfants dont vous prenez soin par faveur personnelle, comme ceux d'un parent (Publication 587).

Les paiements du programme d'alimentation. Les remboursements d'un organisme parrain au titre du Child and Adult Care Food Program ne sont imposables que dans la mesure où ils dépassent vos coûts alimentaires pour les enfants admissibles. Inscrivez l'excédent comme revenu à la partie I de l'annexe C et un manque comme dépense à la partie V, même si vous recevez un formulaire 1099-MISC. Excluez les paiements et les coûts qui concernent vos propres enfants. Si vous utilisez les taux standards, ne déduisez que la partie d'un taux qui dépasse le remboursement pour ce repas (Publication 587; instructions de l'annexe C).

Comment tenir les livres et les registres d'une garderie à domicile?

Les livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et une pièce justificative devrait appuyer chaque écriture (Publication 583). Aucun système particulier n'est exigé. Une garderie a aussi besoin de registres des heures, des présences, des repas et des coûts de la maison.

La Publication 587 dit que vous n'avez pas à consigner les heures d'une pièce disponible toute la journée et utilisée régulièrement. Le guide des vérificateurs demande tout de même de consigner la façon dont vous avez calculé le total des heures; conservez donc les jours et heures d'ouverture et les feuilles de présence.

Gardez l'argent séparé. Les paiements des parents et ceux du programme d'alimentation sont plus faciles à démontrer comme revenu lorsqu'ils vont dans un compte utilisé uniquement pour la garderie. Consultez un compte bancaire d'entreprise distinct et, si des paiements sont déjà entrés dans un compte personnel, le revenu d'entreprise dans un compte personnel.

Pour les comptes, consultez un plan comptable pour l'annexe C. Pour le reste, consultez la tenue des registres des travailleurs autonomes, la durée de conservation des registres et les reçus perdus.

Dois-je donner mon numéro de sécurité sociale aux parents, et comment leurs paiements sont-ils déclarés?

Les parents qui demandent votre numéro d'identification fiscale en ont besoin pour réclamer le crédit pour frais de garde d'enfants et de personnes à charge ou les avantages de garde d'un employeur. Le formulaire W-10 indique un numéro de sécurité sociale (SSN) pour un entrepreneur individuel, ou un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) si l'exploitant n'a pas de SSN et n'y a pas droit; un numéro d'identification de l'employeur (EIN) est le numéro des autres entités. L'article 6109(a) oblige l'exploitant à fournir un numéro exact, et celui qui ne le fait pas peut devoir une pénalité pour chaque défaut, sauf motif raisonnable et absence de négligence volontaire. Un parent peut aussi démontrer sa diligence raisonnable avec une facture imprimée indiquant votre nom, votre adresse et votre numéro (formulaire W-10).

Les paiements des parents sont un revenu d'entreprise à l'annexe C, quelle que soit la façon dont ils arrivent. Selon la méthode de caisse, déclarez ce que vous avez reçu dans l'année, en argent comptant, par chèque ou par application, avec ou sans formulaire. Un formulaire 1099-K peut ne pas correspondre au revenu à déclarer (Publication 334). Si votre revenu net de travail autonome est de 400 $ ou plus, vous payez l'impôt sur le travail autonome : 12,4 % de cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security, jusqu'à un plafond annuel de revenus) plus 2,9 % de Medicare, sur 92,35 % de votre bénéfice net. Aucun impôt n'est retenu sur les paiements des parents; consultez donc les paiements trimestriels d'impôt estimatif.

Les aides sont des employés ou des entrepreneurs selon les faits : consultez les entrepreneurs qui pourraient être des employés. Pour payer votre propre enfant, consultez l'embauche de vos enfants.

Qu'advient-il de la déduction pour la garderie lorsque je vends la maison?

Les pièces de la maison utilisées pour la garderie ne divisent pas la vente en une partie personnelle et une partie commerciale, et la partie commerciale n'est pas vendue séparément sur le formulaire 4797. Le gain jusqu'à concurrence de l'amortissement déduit ou déductible après le 6 mai 1997 ne peut pas être exclu (Publication 523; Publication 587).

• La partie amortissement est imposée à un taux maximal de 25 %, un taux distinct que l'IRS appelle « unrecaptured section 1250 gain » (gain d'amortissement non récupéré) (Topic 409).
• Le reste du gain peut être exclu, jusqu'à concurrence de 250 000 $ (500 000 $ pour certains déclarants conjoints), si les critères de propriété et d'utilisation sont remplis : consultez l'exclusion pour la vente d'une maison.
• L'amortissement que vous n'avez pas réclamé compte quand même pour le coût de base. Le coût de base de la maison diminue de l'amortissement que vous auriez pu prendre. Le gain que vous ne pouvez pas exclure est l'amortissement déduit ou déductible après la date de référence; si des registres suffisants démontrent que vous avez déduit moins que ce qui était permis, c'est le montant que vous avez réellement déduit (26 U.S.C. 1250(b)(3); Publication 587). Vérifiez vos registres avant de déclarer la vente.
• Les années de méthode simplifiée ne comportent aucun amortissement.
• Une structure distincte utilisée pour la garderie, comme un studio indépendant ou un garage, est traitée différemment. Elle peut être vendue comme un bien distinct déclaré sur le formulaire 4797, et son gain pourrait ne pas donner droit à l'exclusion.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains.

Calcul du pourcentage

Un exploitant utilise un sous-sol pour la garderie 12 heures par jour, 5 jours par semaine, 50 semaines par année. La famille l'utilise le reste du temps. Le sous-sol représente la moitié de la superficie totale de la maison.

• Heures d'utilisation : 12 × 5 × 50 = 3 000.
• Pourcentage de temps : 3 000 ÷ 8 760 = 34,25 %.
• Pourcentage d'espace : 50 %.
• Pourcentage temps-espace pour les coûts de toute la maison : 50 % × 34,25 % = 17,12 %.

Une peinture de 800 $ US du sous-sol seul n'utilise que le pourcentage de temps : 34,25 % × 800 $ US = environ 274 $ US.

Formulaire 8829 ou méthode simplifiée

Le sous-sol fait 1 600 pieds carrés dans une maison de 3 200 pieds carrés (50 %). Les intérêts hypothécaires de la maison sont de 8 000 $ US et ses services publics et son assurance, de 4 000 $ US.

• Formulaire 8829 : 17,12 % × 12 000 $ US = environ 2 054 $ US à l'annexe C, avant la limite de déduction et sans tenir compte de l'amortissement. Les autres 6 630 $ US d'intérêts restent à l'annexe A si l'exploitant détaille ses déductions.
• Méthode simplifiée : le sous-sol compte au plafond de 300 pieds carrés, 300 × 5 $ US = 1 500 $ US, réduit à 34,25 % de ce montant, soit environ 514 $ US à l'annexe C. Les 8 000 $ US d'intérêts restent tous à l'annexe A si l'exploitant détaille ses déductions.

Le formulaire 8829 fait passer plus de coûts à l'annexe C ici, mais les deux méthodes ne sont pas comparables terme à terme : leur comparaison exige toute la déclaration, et le formulaire 8829 demande les factures, la superficie et les heures.

Repas selon les taux standards

Un exploitant sert un dîner et 2 collations à 3 enfants pendant 250 jours et consigne le nom, la présence et les repas de chaque enfant. Aux taux standards (3,22 $ US par dîner et 0,96 $ US par collation), chaque jour-enfant vaut 3,22 $ US + 2 × 0,96 $ US = 5,14 $ US. Avec 3 × 250 = 750 jours-enfants, la déduction est d'environ 3 855 $ US. Le registre appuie ce calcul au lieu de chaque reçu d'épicerie. Si un programme d'alimentation a remboursé ces repas, seule la partie des taux supérieure au remboursement est déductible.

Votre situation est différente?

• Vous avez commencé cette année : le pourcentage n'utilise que les jours où la maison était disponible pour la garderie, et un registre commencé maintenant l'appuie. Commencez dès aujourd'hui le registre quotidien décrit plus haut. Une déclaration de première année est le moment où l'aide en impôt des particuliers sert pour les heures de l'année partielle et la superficie.
• Vous n'avez aucun registre des heures ou des repas, ou les déclarations antérieures ont utilisé une estimation : le pourcentage doit reposer sur des registres que vous pouvez présenter. Reconstituer les heures à partir de calendriers, de feuilles de présence et de dépôts, et déterminer quel pourcentage peut être appuyé, est le moment où l'aide en impôt des particuliers sert.
• Les déclarations antérieures ont utilisé un pourcentage estimé, compté des pièces sans usage commercial admissible, ou omis la déduction : consultez la modification d'une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise; l'aide en impôt des particuliers sert pour déterminer quoi corriger et comment les coûts alimentaires et les remboursements ont été déclarés. Si des déclarations n'ont jamais été produites, consultez les dépenses de l'annexe C pour les années non produites. Si l'IRS a écrit ou ouvert une vérification, consultez une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Vous prévoyez vendre la maison : l'amortissement après le 6 mai 1997 et toute structure distincte modifient le gain. Consultez l'exclusion pour la vente d'une maison; l'aide en impôt des particuliers sert avant la mise en vente.
• Votre permis a été refusé, révoqué ou est échu, vous n'avez pas de permis, ou vous n'êtes pas certain d'être exempté : la condition de l'État détermine si les pièces partagées donnent droit à la déduction pour la maison. Elle ne change pas le fait que les paiements des parents sont un revenu, ni les règles de déduction des repas, des jouets et des fournitures. L'aide en impôt des particuliers sert avant de réclamer la déduction pour la maison.
• Votre conjoint est copropriétaire de la garderie, ou elle est exploitée par l'intermédiaire d'une société ou d'une société de personnes : une entreprise que des conjoints possèdent et exploitent ensemble est généralement une société de personnes, et non une annexe C, sauf si un choix d'entreprise conjointe admissible ou l'exception des biens communautaires s'applique (Publication 334). Le formulaire 8829 n'est produit qu'avec l'annexe C. Consultez les LLC de conjoints et de famille; l'aide en impôt des particuliers ou l'aide en impôt des sociétés peut vous servir.
• Vos livres sont en retard, ou les factures de la maison passent par des comptes personnels : consultez le rattrapage de livres en retard et l'aide en tenue de livres.