Creche domiciliar: percentual de tempo e espaço e registros

Posso deduzir parte da minha casa para uma creche domiciliar se minha família usa os mesmos cômodos?

Sim, se você mantém a creche como negócio e cumpre a condição de aprovação do seu estado. Os gastos da casa inteira são deduzidos pelo percentual de espaço vezes o percentual de tempo; os gastos só dos cômodos da creche e a comida são tratados separadamente. Para outros negócios, o espaço precisa ser usado somente para o negócio, mas a creche domiciliar é um de dois usos que não precisam ser exclusivos: um cômodo que sua família também usa pode se qualificar se for usado com regularidade (Publication 587).

As duas condições precisam ser cumpridas:

1. A creche é o seu negócio. Ela cuida de crianças, de pessoas com 65 anos ou mais ou de pessoas que não conseguem cuidar de si mesmas. Um negócio em geral é exercido com o objetivo de obter lucro (Publication 334).
2. A condição do estado é cumprida. Você pediu (e não foi rejeitado), obteve (e não teve revogado) ou está isento de ter uma licença, certificação, registro ou aprovação como creche ou como creche domiciliar familiar ou em grupo, nos termos da lei estadual (26 U.S.C. 280A(c)(4); instruções do Form 8829).

Um cômodo usado só de vez em quando para o negócio não se qualifica, e só conta a parte do ano em que a creche funcionou. Se você precisa de licença, e o que conta como isenção, é definido pelo seu estado. A condição do estado é um teste apenas para a dedução da residência; outras despesas do negócio, como comida, brinquedos e materiais, seguem as regras comuns de despesas comerciais, e o guia do examinador tem a mesma visão (Publication 5603, orientação para examinadores, não é lei).

O que torna um caso mais complicado:

• O pedido foi rejeitado, a licença foi revogada ou você não consegue mostrar por que está isento.
• O cuidado é um favor a um parente ou amigo, e não um negócio.
• Você não manteve registro de horas nem de refeições, ou declarações anteriores usaram um percentual estimado.
• Você pretende vender a casa.

Reúna: a licença, o registro ou os documentos de isenção; uma planta com os pés quadrados de cada cômodo usado para a creche e da casa inteira; seus dias e horários de funcionamento, as folhas de presença e o registro de refeições (ou uma nota dizendo que não existem); os registros dos pagamentos dos pais e os extratos do programa de alimentação; os extratos de juros do financiamento, imposto sobre o imóvel, seguro, serviços de utilidade ou aluguel; e a declaração do ano passado.

O que é o percentual de tempo e espaço e como eu o calculo?

O percentual de tempo e espaço é o percentual de espaço multiplicado pelo percentual de tempo. O Form 8829 chama o resultado de percentual de uso comercial (business percentage) e o calcula na Parte I (Form 8829).

A regra do tempo vem da lei: horas em que o espaço é usado para a creche divididas pelas horas em que ele está disponível para uso (26 U.S.C. 280A(c)(4)(C)). Qualquer forma razoável de medir a área serve, se der o percentual correto.

Dois casos mudam a conta:

• Um cômodo usado só para a creche não precisa de percentual de tempo; o percentual de espaço dele conta por inteiro. Se a casa tem os dois tipos de cômodo, some o percentual da área exclusiva ao resultado de espaço vezes tempo da área compartilhada e anexe o cálculo (instruções do Form 8829, “Special Computation for Certain Daycare Facilities”, cálculo especial para certas creches).
• Uma creche que começou ou parou no meio do ano usa 24 horas vezes os dias em que a casa esteve disponível, e não o número do ano inteiro, e conta só os gastos da parte do ano em que funcionou. Se você se mudou, use um Form 8829 separado para cada casa.

Quais horas e quais cômodos contam no percentual de tempo e espaço?

Horas. Conte as horas em que o espaço foi usado para a creche: dias abertos vezes horas por dia, incluindo sábados e dias longos (instruções do Form 8829, linha 4). As horas sem creche, como noites e dias fechados, ficam no total de 8.760 horas, mas não nas horas usadas.

Preparação e limpeza sem criança presente. A Publication 587 e as instruções do Form 8829 não dizem se esse tempo conta. O guia do examinador do IRS diz que essas horas podem ser incluídas se forem uso comercial comum e necessário, conforme os fatos, e recomenda um registro detalhado. Ele também diz que não é um pronunciamento oficial sobre a lei e que não se pode confiar nele (Publication 5603). Se essas horas contam depende dos fatos, e um registro do que foi feito e quando é o que as sustenta.

Cômodos. Um cômodo disponível para a creche durante todo dia de funcionamento e usado com regularidade conta como usado durante todo aquele dia, e você não precisa registrar as horas de uso (Publication 587). O exemplo da Publication 587 é um quarto em que as crianças tiram a soneca; o guia do examinador acrescenta um banheiro e uma área de refeições (orientação para examinadores, não é lei). Um cômodo usado só de vez em quando não conta como espaço da creche. Um cômodo em que as crianças nunca entram, como um escritório, ainda pode contar se você o usa com regularidade e somente para o negócio e se ele cumpre as regras do escritório em casa: veja o guia da dedução de escritório em casa. Ele entra na área exclusiva do cálculo especial acima.

Conte todos os andares na área total da casa. Se você usa o porão ou a garagem para a creche, inclua o espaço na área da creche e no total; o guia do examinador lista como erro comum deixá-lo de fora do total.

Quais gastos da casa usam o percentual e quais são deduzidos por inteiro?

Os gastos de manter a casa inteira usam o percentual de tempo e espaço. Os gastos que não dizem respeito à casa em si são deduzidos separadamente no Schedule C (Publication 587).

• Lance as contas por inteiro. Coloque o valor total de um gasto da casa inteira na coluna (b) do Form 8829 e deixe o formulário aplicar o percentual. Se a parte da creche em uma conta for diferente do percentual do formulário, lance somente essa parte na coluna (a) e deixe a coluna (b) em branco naquela linha (instruções).
• Juros do financiamento e imposto sobre o imóvel usam o mesmo percentual. Se você detalha as deduções (itemize), a parte pessoal fica no Schedule A. Se você usa a dedução padrão, toda a parte comercial vai no Form 8829 e fica sujeita ao limite do último item desta lista (instruções). O guia do examinador cita como erro comum deduzir o mesmo valor nos dois formulários.
• Depreciação, se a casa é sua. Deprecia-se o prédio, não o terreno, multiplicado pelo percentual de uso comercial. Uma casa usada pela primeira vez para o negócio no ano fiscal é depreciada em linha reta ao longo de 39 anos; uma casa usada para o negócio em um ano anterior mantém o método anterior. Melhorias permanentes, inclusive mudanças feitas para cumprir exigências de licenciamento, são depreciadas e não deduzidas de uma vez; reparos comuns, não (Publication 587; Publication 5603).
• Limite. Os gastos permitidos apenas por causa da creche, como serviços de utilidade, seguro e depreciação, ficam limitados à renda da creche depois das outras despesas e, se você detalha as deduções, à parte comercial dos juros do financiamento e do imposto sobre o imóvel. Essa parte detalhada é dedutível sem o limite, então pode criar ou aumentar um prejuízo; com a dedução padrão, a parte comercial também tem limite. A depreciação é lançada por último, e o excesso passa para o próximo ano em que você usar as despesas reais (Publication 587).

Compras maiores, como móveis, um brinquedo de playground ou eletrodomésticos, podem ter de ser depreciadas ou podem dar direito à dedução integral no primeiro ano: veja dedução de equipamentos no primeiro ano. Para gastos que você divide com a família, como telefone ou carro, veja como dividir despesas de uso misto.

Devo usar o Form 8829 ou o método simplificado?

Os dois métodos podem ser calculados antes da entrega. O Form 8829 deduz o percentual dos gastos reais. O método simplificado multiplica a área por um valor fixo e dispensa os gastos reais (Publication 587).

Como o método simplificado considera no máximo 300 pés quadrados, uma creche que usa um porão ou a maior parte de um andar pode achar o Form 8829 maior; o exemplo mostra um caso. Você escolhe a cada ano, e a troca não precisa de consentimento do IRS. Usar o método simplificado em uma declaração original entregue no prazo é a escolha para aquele ano e não pode ser desfeita (instruções do Schedule C).

Para o limite de renda, os valores levados para anos seguintes, a depreciação e outros negócios na mesma casa, veja o guia da dedução de escritório em casa; todo negócio que se qualifica divide o limite de área do método simplificado.

Como deduzo a comida, e o que fazer com os pagamentos do programa de alimentação?

A comida não é um gasto da casa. Deduza-a no Schedule C, separadamente do Form 8829, e nunca deduza a comida consumida por você ou sua família (Publication 587). Mantenha a comida dos ajudantes separada da das crianças. Para valores pagos depois de 2025, as refeições que você fornece a empregados no local de trabalho por conveniência sua em geral não são dedutíveis, e as demais refeições de negócios em geral são dedutíveis pela metade do custo (26 U.S.C. 274; Publication 15-B). Para a comida das crianças, escolha um método para o ano fiscal inteiro:

Você pode usar os custos reais em um ano e os valores padrão em outro. Os valores padrão incluem bebidas, mas não artigos de papel nem outros materiais que não sejam comida, que são deduzidos separadamente.

Os valores seguem o Child and Adult Care Food Program, um programa federal que reembolsa creches domiciliares por meio de uma entidade patrocinadora. Um ano fiscal usa os valores da Tier I do programa (o mais alto dos dois níveis para creches domiciliares) em vigor em 31 de dezembro do ano anterior (Revenue Procedure 2003-22). Os valores acima são os do aviso do USDA para o ano fiscal desta página. Alasca, Guam, Havaí, Porto Rico e as Ilhas Virgens Americanas têm valores mais altos. A Publication 587 traz a tabela de um ano; a edição do ano fiscal desta página ainda não foi publicada, então confira estes valores nela quando sair. Para um ano anterior, use a tabela da Publication 587 daquele ano.

Crianças elegíveis são menores que recebem cuidado na sua casa. Não entram as crianças que moram ali, as crianças cujos pais moram ali nem as crianças de quem você cuida como favor pessoal, como as de um parente (Publication 587).

Pagamentos do programa de alimentação. Os reembolsos de uma entidade patrocinadora pelo Child and Adult Care Food Program são tributáveis somente na parte que excede seus gastos com comida das crianças elegíveis. Mostre o excesso como renda na Parte I do Schedule C e a falta como despesa na Parte V, mesmo que você receba um Form 1099-MISC. Deixe de fora os pagamentos e gastos dos seus próprios filhos. Se você usa os valores padrão, deduza somente a parte do valor que passa do reembolso daquela refeição (Publication 587; instruções do Schedule C).

Como organizo a escrituração contábil e os registros de uma creche domiciliar?

A escrituração deve mostrar a renda bruta, as deduções e os créditos, e cada lançamento deve ter um documento de apoio (Publication 583). Nenhum sistema específico é exigido. Uma creche também precisa de registros de horas, presença, refeições e gastos da casa.

A Publication 587 diz que você não precisa registrar as horas de um cômodo que fica disponível o dia todo e é usado com regularidade. O guia do examinador ainda diz para registrar como você calculou o total de horas; por isso, guarde os dias e horários de funcionamento e as folhas de presença.

Mantenha o dinheiro separado. Fica mais fácil mostrar como renda os pagamentos dos pais e do programa de alimentação quando eles entram em uma conta usada somente para a creche. Veja uma conta bancária separada para o negócio e, se os pagamentos já caíram em uma conta pessoal, renda do negócio em conta pessoal.

Para as contas, veja um plano de contas para o Schedule C. Para o restante, veja guarda de registros para autônomos, por quanto tempo guardar os registros do negócio e recibos perdidos.

Preciso dar meu Social Security number aos pais, e como os pagamentos deles são declarados?

Os pais que pedem o seu número de identificação fiscal precisam dele para pedir o crédito por cuidado de crianças e dependentes ou os benefícios de cuidado de dependentes do empregador. O Form W-10 pede um Social Security number (SSN) para o empresário individual, ou um ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS) se o responsável não tem SSN e não pode obter um; o EIN (número de identificação do empregador) é o número das demais entidades. A seção 6109(a) exige que o responsável informe um número correto, e quem não o faz pode ter de pagar uma multa por omissão, a menos que isso se deva a justa causa e não a negligência deliberada. Os pais também podem mostrar diligência com uma fatura impressa que traga seu nome, endereço e número (Form W-10).

Os pagamentos dos pais são renda do negócio no Schedule C, seja qual for a forma de recebimento. No regime de caixa, declare o que você recebeu no ano, em dinheiro, cheque ou aplicativo, com ou sem formulário. Um Form 1099-K pode não ser igual à renda a declarar (Publication 334). Se seus rendimentos líquidos de trabalho autônomo são de $400 ou mais, você paga o imposto de autônomo (self-employment tax): 12,4% de Social Security (até um limite anual de rendimentos) mais 2,9% de Medicare, sobre 92,35% do seu lucro líquido. Nenhum imposto é retido dos pagamentos dos pais, então veja pagamentos trimestrais do imposto estimado.

Ajudantes são empregados ou prestadores de serviços, conforme os fatos: veja prestadores de serviços que podem ser empregados. Para pagar um filho seu, veja como contratar seus filhos.

O que acontece com a dedução da creche quando eu vendo a casa?

Cômodos usados para a creche dentro da casa não dividem a venda em uma parte pessoal e outra comercial, e a parte comercial não é vendida separadamente no Form 4797. O ganho, até o valor da depreciação permitida ou passível de ser permitida depois de 6 de maio de 1997, não pode ser excluído (Publication 523; Publication 587).

• A parte da depreciação é tributada a até 25%, uma alíquota separada que o IRS chama de unrecaptured section 1250 gain (ganho de depreciação não recapturado) (Topic 409).
• O restante do ganho pode ser excluído, até $250.000 ($500.000 para certos contribuintes que declaram em conjunto), se os testes de propriedade e de uso forem cumpridos: veja a exclusão do ganho na venda da residência.
• A depreciação que você não deduziu continua contando para o custo-base. O custo-base (basis) da casa diminui pela depreciação que você poderia ter deduzido. O ganho que você não pode excluir é a depreciação permitida ou passível de ser permitida depois da data de corte; se registros adequados mostram que você deduziu menos do que era permitido, é o valor que você de fato deduziu (26 U.S.C. 1250(b)(3); Publication 587). Confira seus registros antes de declarar a venda.
• Os anos com método simplificado não têm depreciação.
• Uma construção separada usada para a creche, como um estúdio ou uma garagem independente, recebe tratamento diferente. Ela pode ser vendida como um imóvel separado, declarado no Form 4797, e o ganho pode não se qualificar para a exclusão.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Como calcular o percentual

Uma responsável por creche usa um porão para a creche 12 horas por dia, 5 dias por semana, 50 semanas por ano. A família o usa no resto do tempo. O porão é metade da área total da casa.

• Horas usadas: 12 × 5 × 50 = 3.000.
• Percentual de tempo: 3.000 ÷ 8.760 = 34,25%.
• Percentual de espaço: 50%.
• Percentual de tempo e espaço para os gastos da casa inteira: 50% × 34,25% = 17,12%.

Uma pintura de US$800 só do porão usa apenas o percentual de tempo: 34,25% × US$800 = cerca de US$274.

Form 8829 ou método simplificado

O porão tem 1.600 pés quadrados em uma casa de 3.200 pés quadrados (50%). Os juros do financiamento da casa são de US$8.000 e os serviços de utilidade e o seguro somam US$4.000.

• Form 8829: 17,12% × US$12.000 = cerca de US$2.054 no Schedule C, antes do limite de dedução e sem contar a depreciação. Os outros US$6.630 de juros ficam no Schedule A se a responsável detalha as deduções.
• Simplificado: o porão conta até o limite de 300 pés quadrados, 300 × US$5 = US$1.500, reduzido a 34,25% desse valor, cerca de US$514 no Schedule C. Todos os US$8.000 de juros ficam no Schedule A se a responsável detalha as deduções.

Aqui o Form 8829 leva mais gastos para o Schedule C, mas os dois métodos não são comparáveis um a um: compará-los exige a declaração inteira, e o Form 8829 precisa das contas, da área e das horas.

Comida com os valores padrão

Uma responsável serve almoço e 2 lanches a 3 crianças por 250 dias e registra o nome, a presença e as refeições de cada criança. Com os valores padrão (US$3,22 por almoço e US$0,96 por lanche), cada dia por criança dá US$3,22 + 2 × US$0,96 = US$5,14. Com 3 × 250 = 750 dias por criança, a dedução é de cerca de US$3.855. O registro sustenta esse valor no lugar de cada recibo de mercado. Se um programa de alimentação reembolsou essas refeições, só é dedutível a parte dos valores acima do reembolso.

E no seu caso?

• Você começou neste ano: o percentual usa somente os dias em que a casa esteve disponível para a creche, e um registro iniciado agora o sustenta. Comece hoje o registro diário acima. Uma declaração do primeiro ano é o momento em que a assessoria de imposto de renda para pessoa física ajuda, com as horas do período parcial e a área.
• Você não tem registro de horas nem de refeições, ou declarações anteriores usaram uma estimativa: o percentual precisa se apoiar em registros que você consiga mostrar. Reconstruir as horas a partir de calendários, folhas de presença e depósitos, e definir qual percentual pode ser sustentado, é onde a assessoria de imposto de renda para pessoa física ajuda.
• Declarações anteriores usaram um percentual estimado, contaram cômodos sem uso comercial que se qualificasse ou deixaram a dedução de fora: veja retificar uma declaração por erros em despesas do negócio; a assessoria de imposto de renda para pessoa física ajuda a definir o que corrigir e como os gastos com comida e os reembolsos foram declarados. Se declarações nunca foram entregues, veja despesas do Schedule C em anos sem declaração. Se o IRS escreveu ou abriu uma auditoria, veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Você pretende vender a casa: a depreciação depois de 6 de maio de 1997 e qualquer construção separada mudam o ganho. Veja a exclusão do ganho na venda da residência; a assessoria de imposto de renda para pessoa física ajuda antes de você anunciar o imóvel.
• Sua licença foi rejeitada, revogada ou venceu, você não tem licença, ou não tem certeza de que está isento: a condição do estado decide se os cômodos compartilhados se qualificam para a dedução da residência. Ela não muda o fato de que os pagamentos dos pais são renda, nem as regras para deduzir comida, brinquedos e materiais. A assessoria de imposto de renda para pessoa física ajuda antes de você pedir a dedução da residência.
• Seu cônjuge é coproprietário da creche, ou ela funciona por meio de uma corporação ou sociedade de pessoas: um negócio que cônjuges possuem e administram juntos é, em geral, uma sociedade de pessoas, e não um Schedule C, a menos que se aplique a opção de joint venture qualificada (qualified joint venture) ou a exceção de bens comuns do casal (community property) (Publication 334). O Form 8829 só é entregue com o Schedule C. Veja LLCs de cônjuges e da família, e a assessoria de imposto de renda para pessoa física ou a assessoria de imposto de renda para corporações.
• A escrituração está atrasada, ou as contas da casa passam por contas pessoais: veja como atualizar a escrituração contábil atrasada e a assessoria de escrituração contábil.