הנהלת חשבונות למעון יום ביתי: אחוז זמן-שטח ורישומים

האם אפשר לנכות חלק מהבית עבור מעון יום ביתי אם המשפחה משתמשת באותם חדרים?

כן, אם אתם מפעילים את המעון כעסק ועומדים בתנאי האישור של המדינה. עלויות שמשרתות את כל הבית מנוכות אז לפי אחוז השטח כפול אחוז הזמן; עלויות של חדרי המעון בלבד, והוצאות מזון, מטופלות בנפרד. שטח עסקי אחר חייב לשמש לעסק בלבד, אבל מעון יום ביתי הוא אחד משני שימושים שאינם חייבים להיות בלעדיים: חדר שהמשפחה משתמשת בו גם הוא יכול להיחשב אם משתמשים בו באופן קבוע (פרסום 587).

שני התנאים חייבים להתקיים:

1. המעון הוא העסק שלכם. הוא מטפל בילדים, באנשים בני 65 ומעלה או באנשים שאינם יכולים לטפל בעצמם. עסק מנוהל בדרך כלל כדי להרוויח (פרסום 334).
2. תנאי המדינה מתקיים. הגשתם בקשה (ולא נדחיתם), קיבלתם (ולא בוטל לכם), או שאתם פטורים מרישיון, מתעודה, מרישום או מאישור כמעון יום או כמעון יום ביתי משפחתי או קבוצתי לפי חוק המדינה (⁦26 U.S.C. 280A(c)(4)⁩; הוראות טופס 8829).

חדר שמשתמשים בו לעסק רק מדי פעם אינו מתקבל, ורק החלק משנת המס שבו המעון פעל נספר. המדינה קובעת אם צריך רישיון ומה נחשב פטור. תנאי המדינה הוא מבחן לניכוי הבית בלבד; הוצאות עסקיות אחרות, כמו מזון, צעצועים וציוד, כפופות לכללי הוצאות עסקיות רגילים, ומדריך הבודקים משקף את אותה גישה (פרסום 5603, הנחיה לבודקים, לא חוק).

מה הופך מקרה למורכב:

• הבקשה נדחתה, הרישיון בוטל, או שאינכם יכולים להראות מדוע אתם פטורים.
• הטיפול הוא טובה לקרוב משפחה או לחבר ולא עסק.
• לא ניהלתם יומן שעות או ארוחות, או שבדוחות קודמים נעשה שימוש באחוז מוערך.
• אתם מתכננים למכור את הבית.

מה לאסוף: את מסמכי הרישיון, הרישום או הפטור; תוכנית קומה עם השטח ברגל מרובעת של כל חדר שמשמש למעון ושל כל הבית; ימי הפעילות והשעות שלכם, דפי נוכחות ויומן ארוחות (או הערה שאין כאלה); רישומי תשלומי הורים ודפי חשבון של תוכנית המזון; דפי חשבון של ריבית משכנתה, מס רכוש, ביטוח, חשבונות שירות או שכר דירה; והדוח של שנה שעברה.

מהו אחוז זמן-שטח, ואיך מחשבים אותו?

אחוז זמן-שטח הוא אחוז השטח מוכפל באחוז הזמן. טופס 8829 קורא לתוצאה האחוז העסקי ומחשב אותו בחלק I (טופס 8829).

כלל הזמן בא מהחוק: שעות השימוש בשטח למעון חלקי השעות שבהן אפשר להשתמש בו (⁦26 U.S.C. 280A(c)(4)(C)⁩). כל דרך סבירה למדוד שטח מתאימה, אם היא נותנת את האחוז הנכון.

שני מקרים משנים את החישוב:

• חדר שמשמש רק למעון אינו צריך אחוז זמן; אחוז השטח שלו נספר במלואו. אם בבית יש שני סוגי חדרים, מוסיפים את אחוז השטח הבלעדי לאחוז השטח כפול הזמן של השטח המשותף, וצרפו את החישוב (הוראות טופס 8829, “Special Computation for Certain Daycare Facilities”).
• מעון שהתחיל או הפסיק באמצע השנה משתמש ב-⁠24 שעות כפול מספר הימים שבהם הבית היה זמין, ולא בנתון של שנה שלמה, וסופר רק את העלויות של החלק משנת המס שבו המעון פעל. אם עברתם דירה, השתמשו בטופס 8829 נפרד לכל בית.

אילו שעות ואילו חדרים נספרים באחוז זמן-שטח?

שעות. סופרים את השעות שבהן השטח שימש למעון: ימי פעילות כפול שעות ביום, כולל שבתות ויממות ארוכות (הוראות טופס 8829, שורה 4). שעות בלי פעילות מעון, כמו לילות וימים סגורים, נשארות בסך 8,760 שעות אבל לא בשעות השימוש.

הכנות וניקיון כשאין ילד. פרסום 587 וההוראות לטופס 8829 אינם קובעים אם הזמן הזה נספר. מדריך הבודקים של IRS אומר שאפשר לכלול שעות כאלה אם הן שימוש עסקי רגיל ונחוץ לפי העובדות, וממליץ על יומן מפורט. הוא גם אומר שאינו הצהרה רשמית על החוק ואי אפשר להסתמך עליו (פרסום 5603). אם שעות כאלה נספרות תלוי בעובדות, ויומן של מה נעשה ומתי הוא מה שתומך בהן.

חדרים. חדר שזמין למעון לאורך כל יום פעילות ומשמש בו באופן קבוע נחשב כחדר ששימש במשך כל אותו יום, ואין צורך לרשום את שעות השימוש בו (פרסום 587). הדוגמה בפרסום 587 היא חדר שהילדים ישנים בו; מדריך הבודקים מוסיף שירותים ואזור אוכל (הנחיה לבודקים, לא חוק). חדר שמשתמשים בו רק מדי פעם אינו נחשב שטח מעון. חדר שהילדים לעולם אינם נכנסים אליו, כמו משרד, עדיין יכול להיחשב אם אתם משתמשים בו באופן קבוע ורק לעסק והוא עומד בכללי המשרד הביתי: ראו את המדריך לניכוי משרד ביתי. הוא נכנס לשטח הבלעדי בחישוב המיוחד שלמעלה.

ספרו כל קומה בבית בשטח הכולל. אם אתם משתמשים במרתף או במוסך למעון, כללו אותו גם בשטח המעון וגם בשטח הכולל; מדריך הבודקים מציין השמטה שלו מהשטח הכולל כטעות נפוצה.

אילו עלויות בית משתמשות באחוז, ואילו מנוכות במלואן?

עלויות של הפעלת כל הבית משתמשות באחוז זמן-שטח. עלויות שאינן קשורות לבית עצמו מנוכות בנפרד ב-⁠Schedule C (פרסום 587).

• הזינו חשבונות שלמים. הזינו את הסכום המלא של עלות שמשרתת את כל הבית בעמודה (b) של טופס 8829 ותנו לטופס להחיל את האחוז. אם חלק המעון בחשבון אחד שונה מהאחוז בטופס, הזינו רק את החלק הזה בעמודה (a) והשאירו את עמודה (b) ריקה באותה שורה (הוראות).
• ריבית משכנתה ומסי נדל״ן משתמשים באותו אחוז. אם אתם מפרטים ניכויים, החלק האישי נשאר ב-⁠Schedule A. אם אתם לוקחים את הניכוי הסטנדרטי, כל החלק העסקי נכנס לטופס 8829 וכפוף למגבלה שבסעיף האחרון ברשימה (הוראות). מדריך הבודקים מציין ניכוי אותו סכום בשני הטפסים כטעות נפוצה.
• פחת, אם הבית בבעלותכם. מפחיתים את הבניין, לא את הקרקע, כפול האחוז העסקי. בית ששימש לעסק לראשונה בשנת המס מופחת בשיטת הקו הישר על פני 39 שנים; בית ששימש לעסק בשנה קודמת ממשיך בשיטה הקודמת. שיפורים קבועים, כולל שינויים שנעשו כדי לעמוד בדרישות הרישוי, מופחתים ואינם מנוכים בבת אחת; תיקונים רגילים אינם כאלה (פרסום 587; פרסום 5603).
• מגבלה. עלויות שמותרות רק בגלל המעון, כמו חשבונות שירות, ביטוח ופחת, מוגבלות להכנסת המעון אחרי ההוצאות האחרות שלו, ואם אתם מפרטים ניכויים, אחרי החלק העסקי של ריבית משכנתה ומסי נדל״ן. החלק המפורט הזה ניתן לניכוי בלי המגבלה, ולכן הוא יכול ליצור הפסד או להגדיל אותו; עם הניכוי הסטנדרטי, גם החלק העסקי מוגבל. פחת נלקח אחרון, והעודף עובר לשנה הבאה שבה משתמשים בהוצאות בפועל (פרסום 587).

רכישות גדולות יותר, כמו ריהוט, מתקן משחקים או מכשירי חשמל, עשויות להצריך פחת או להיות זכאיות לניכוי בשנה הראשונה: ראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה. לעלויות שאתם חולקים עם המשפחה, כמו טלפון או רכב, ראו חלוקת הוצאות לשימוש מעורב.

האם להשתמש בטופס 8829 או בשיטה המפושטת?

אפשר לחשב את שתי השיטות לפני ההגשה. טופס 8829 מנכה את האחוז מהעלויות בפועל. השיטה המפושטת מכפילה את השטח בשיעור קבוע ומדלגת על העלויות בפועל (פרסום 587).

מכיוון שהשיטה המפושטת סופרת לכל היותר 300 רגל רבוע, מעון שמשתמש במרתף או ברוב קומה עשוי למצוא שטופס 8829 נותן סכום גבוה יותר; הדוגמה מראה מקרה אחד. אתם בוחרים בכל שנה, ומעבר בין השיטות אינו דורש הסכמה של IRS. שימוש בשיטה המפושטת בדוח מקורי שהוגש בזמן הוא הבחירה לאותה שנה, ואי אפשר לבטל אותה (הוראות Schedule C).

למגבלת ההכנסה, להעברות לשנים הבאות, לפחת ולעסקים אחרים באותו בית, ראו את המדריך לניכוי משרד ביתי; כל עסק מזכה חולק את תקרת השטח של השיטה המפושטת.

איך מנכים מזון, ומה לגבי תשלומים מתוכנית מזון?

מזון אינו עלות של הבית. נכו אותו ב-⁠Schedule C, בנפרד מטופס 8829, ולעולם אל תנכו מזון שאתם או המשפחה אכלתם (פרסום 587). שמרו את המזון של העוזרים בנפרד מזה של הילדים. בסכומים ששולמו אחרי 2025, ארוחות שאתם מספקים לעובדים במקום העבודה לנוחותכם אינן ניתנות לניכוי בדרך כלל, וארוחות עסקיות אחרות ניתנות לניכוי בדרך כלל בחצי מעלותן (⁦26 U.S.C. 274⁩; פרסום ⁦15-B⁩). למזון של הילדים, בחרו שיטה אחת לכל שנת המס:

אפשר להשתמש בעלויות בפועל בשנה אחת ובשיעורים בשנה אחרת. השיעורים כוללים משקאות אבל לא מוצרי נייר או ציוד אחר שאינו מזון, שמנוכים בנפרד.

השיעורים עוקבים אחרי Child and Adult Care Food Program, תוכנית פדרלית שמחזירה כסף למעונות יום ביתיים דרך גוף חסות. שנת מס משתמשת בשיעורי Tier I של התוכנית (הגבוהים מבין שתי רמותיה למעונות יום ביתיים) שהיו בתוקף ב-⁠31 בדצמבר של השנה הקודמת (Revenue Procedure 2003-22). השיעורים שלמעלה הם אלה שבהודעת USDA לשנת המס של העמוד הזה. באלסקה, בגואם, בהוואי, בפוארטו ריקו ובאיי הבתולה של ארצות הברית השיעורים גבוהים יותר. פרסום 587 מדפיס טבלה של שנה אחת; המהדורה לשנת המס של העמוד הזה עדיין לא יצאה, ולכן בדקו את השיעורים מולה כשתצא. לשנה קודמת, השתמשו בטבלה בפרסום 587 של אותה שנה.

ילדים זכאים הם קטינים שמקבלים טיפול במעון בביתכם. הם אינם כוללים ילדים שגרים שם, ילדים שהוריהם גרים שם, או ילדים שאתם מטפלים בהם כטובה אישית, כמו ילדים של קרוב משפחה (פרסום 587).

תשלומים מתוכנית מזון. החזרים מגוף חסות במסגרת Child and Adult Care Food Program חייבים במס רק במידה שהם עולים על עלויות המזון שלכם לילדים זכאים. הציגו עודף כהכנסה בחלק I של Schedule C וחסר כהוצאה בחלק V, גם אם קיבלתם טופס ⁦1099-MISC⁩. השמיטו תשלומים ועלויות של הילדים שלכם. אם אתם משתמשים בשיעורים הסטנדרטיים, נכו רק את החלק מהשיעור שעולה על ההחזר לאותה ארוחה (פרסום 587; הוראות Schedule C).

איך מקימים ספרים ורישומים למעון יום ביתי?

הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, ומסמך תומך צריך לגבות כל רישום (פרסום 583). אין דרישה למערכת מסוימת. מעון זקוק גם לרישומים של שעות, נוכחות, ארוחות ועלויות הבית.

פרסום 587 קובע שאין צורך לרשום את שעות השימוש בחדר שזמין כל היום ומשמש באופן קבוע. מדריך הבודקים עדיין קובע לרשום איך חישבתם את סך השעות, ולכן שמרו את ימי הפעילות והשעות ואת דפי הנוכחות.

הפרידו את הכסף. קל יותר להראות תשלומי הורים ותשלומים מתוכנית מזון כהכנסה כשהם נכנסים לחשבון שמשמש רק למעון. ראו חשבון בנק עסקי נפרד ואם התשלומים כבר נכנסו לחשבון אישי, הכנסה עסקית בחשבון אישי.

לחשבונות ראו מפתח חשבונות ל-⁠Schedule C. לשאר ראו שמירת רישומים לעצמאים, כמה זמן לשמור רישומים עסקיים ו-קבלות שאבדו.

האם אני חייב לתת להורים את מספר הביטוח הלאומי שלי, ואיך מדווחים על התשלומים שלהם?

הורים שמבקשים את מספר הזיהוי שלכם צריכים אותו כדי לתבוע את זיכוי המס על טיפול בילדים ובתלויים או הטבות מעסיק לטיפול בתלויים. טופס ⁦W-10⁩ מציין מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) לעצמאי, או מספר זיהוי משלם מסים אישי (ITIN) אם למפעיל אין SSN והוא אינו זכאי לו; מספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN) הוא המספר לישויות אחרות. סעיף ⁦6109(a)⁩ מחייב מפעיל למסור מספר נכון, ומי שאינו עושה זאת עלול לשלם קנס על כל מקרה, אלא אם הדבר נובע מסיבה סבירה ולא מרשלנות מכוונת. הורה יכול גם להראות שקידה נאותה בעזרת חשבונית מודפסת שמציגה את שמכם, כתובתכם ומספרכם (טופס ⁦W-10⁩).

תשלומי הורים הם הכנסה עסקית ב-⁠Schedule C, בכל דרך שבה הם מגיעים. בשיטת מזומן מדווחים על מה שקיבלתם בשנה, במזומן, בהמחאה או דרך אפליקציה, עם טופס או בלעדיו. טופס ⁦1099-K⁩ עשוי שלא להיות שווה להכנסה שיש לדווח עליה (פרסום 334). אם הרווח נטו שלכם מעבודה עצמאית הוא ⁦$400⁩ או יותר, אתם משלמים מס עצמאים: ⁦12.4%⁩ ביטוח לאומי (Social Security, עד תקרת הכנסה שנתית) ועוד ⁦2.9%⁩ מדיקר (Medicare), על ⁦92.35%⁩ מהרווח נטו. לא מנוכה מס מתשלומי הורים, ולכן ראו תשלומי מקדמות רבעוניים.

עוזרים הם עובדים או קבלנים לפי העובדות: ראו קבלנים שעשויים להיחשב עובדים. כדי לשלם לילד שלכם, ראו העסקת הילדים שלכם.

מה קורה לניכוי המעון כשמוכרים את הבית?

חדרים ששימשו למעון בתוך הבית אינם מפצלים את המכירה לחלק אישי וחלק עסקי, והחלק העסקי אינו נמכר בנפרד בטופס 4797. הרווח עד גובה הפחת שהותר או שהיה מותר אחרי 6 במאי 1997 אינו יכול להיות פטור (פרסום 523; פרסום 587).

• חלק הפחת חייב במס בשיעור של עד ⁦25%⁩, שיעור נפרד ש-⁠IRS מכנה “unrecaptured section 1250 gain” (רווח פחת שלא הוחזר) (נושא 409).
• שאר הרווח יכול להיות פטור, עד ⁦$250,000⁩ (⁦$500,000⁩ לחלק מהמגישים דוח משותף), אם מתקיימים מבחני הבעלות והשימוש: ראו פטור על מכירת בית.
• פחת שלא תבעתם עדיין נחשב לבסיס העלות. בסיס העלות של הבית יורד בפחת שהייתם יכולים לקחת. הרווח שאינו יכול להיות פטור הוא הפחת שהותר או שהיה מותר אחרי המועד הקובע; אם רישומים מספקים מראים שניכיתם פחות ממה שהותר לכם, הוא הסכום שניכיתם בפועל (⁦26 U.S.C. 1250(b)(3)⁩; פרסום 587). בדקו את הרישומים לפני שאתם מדווחים על המכירה.
• שנות שיטה מפושטת אינן כוללות פחת.
• מבנה נפרד שמשמש למעון, כמו סטודיו או מוסך נפרדים, מטופל אחרת. אפשר למכור אותו כנכס נפרד שמדווחים עליו בטופס 4797, והרווח שלו עשוי שלא להיות זכאי לפטור.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

חישוב האחוז

מפעילה משתמשת במרתף למעון 12 שעות ביום, 5 ימים בשבוע, 50 שבועות בשנה. המשפחה משתמשת בו בשאר הזמן. המרתף הוא חצי מהשטח הכולל של הבית.

• שעות שימוש: ⁦12 × 5 × 50 = 3,000⁩.
• אחוז הזמן: ⁦3,000 ÷ 8,760 = 34.25%⁩.
• אחוז השטח: ⁦50%⁩.
• אחוז זמן-שטח לעלויות כל הבית: ⁦50% × 34.25% = 17.12%⁩.

צביעה מחדש של המרתף בלבד בסך ⁦US$800⁩ משתמשת רק באחוז הזמן: ⁦34.25%⁩ × ⁦US$800⁩ = כ-⁦US$274⁩.

טופס 8829 או השיטה המפושטת

המרתף הוא 1,600 רגל מרובעת בבית של 3,200 רגל מרובעת (⁦50%⁩). ריבית המשכנתה של הבית היא ⁦US$8,000⁩ וחשבונות השירות והביטוח הם ⁦US$4,000⁩.

• טופס 8829: ⁦17.12%⁩ × ⁦US$12,000⁩ = כ-⁦US$2,054⁩ ב-⁠Schedule C, לפני מגבלת הניכוי ובלי פחת. שאר הריבית, ⁦US$6,630⁩, נשארת ב-⁠Schedule A אם המפעילה מפרטת ניכויים.
• שיטה מפושטת: המרתף נספר עד תקרת 300 רגל מרובעת, ⁦300 × US$5 = US$1,500⁩, מופחת ל-⁠⁦34.25%⁩ מהסכום הזה, כ-⁦US$514⁩ ב-⁠Schedule C. כל ⁦US$8,000⁩ הריבית נשארים ב-⁠Schedule A אם המפעילה מפרטת ניכויים.

טופס 8829 מעביר כאן יותר עלויות ל-⁠Schedule C, אבל אין להשוות בין השניים באופן ישיר: ההשוואה דורשת את הדוח כולו, וטופס 8829 דורש את החשבונות, את השטח ואת השעות.

מזון לפי השיעורים הסטנדרטיים

מפעילה מגישה ל-⁠3 ילדים ארוחת צהריים ו-⁠2 חטיפים במשך 250 ימים ורושמת ביומן את שם כל ילד, הנוכחות והארוחות. לפי השיעורים הסטנדרטיים (⁦US$3.22⁩ לארוחת צהריים ו-⁠⁦US$0.96⁩ לחטיף), כל יום-ילד הוא ⁦US$3.22 + 2 × US$0.96 = US$5.14⁩. עם ⁦3 × 250 = 750⁩ ימי-ילד, הניכוי הוא כ-⁦US$3,855⁩. היומן תומך בכך במקום כל קבלת מכולת. אם תוכנית מזון החזירה כסף על הארוחות האלה, רק החלק מהשיעורים שעולה על ההחזר ניתן לניכוי.

המצב שלכם שונה?

• התחלתם השנה: האחוז משתמש רק בימים שבהם הבית היה זמין למעון, ויומן שמתחילים לנהל עכשיו תומך בו. התחילו היום את היומן היומי שלמעלה. בדוח של השנה הראשונה זה המקום שבו עזרה במס אישי מתאימה, עבור שעות חלק השנה והשטח.
• אין לכם יומן שעות או ארוחות, או שבדוחות קודמים נעשה שימוש בהערכה: האחוז חייב להישען על רישומים שאתם יכולים להראות. בנייה מחדש של השעות מלוחות שנה, דפי נוכחות והפקדות, וקביעה איזה אחוז ניתן לגבות, היא המקום שבו עזרה במס אישי מתאימה.
• בדוחות קודמים השתמשו באחוז מוערך, ספרו חדרים בלי שימוש עסקי מזכה, או השמיטו את הניכוי: ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות, ועזרה במס אישי מתאימה לקביעה מה לתקן ואיך דווחו עלויות המזון וההחזרים. אם דוחות לא הוגשו כלל, ראו הוצאות Schedule C לשנים שלא הוגשו. אם IRS כתב אליכם או פתח ביקורת, ראו ביקורת של IRS בעסק קטן.
• אתם מתכננים למכור את הבית: פחת אחרי 6 במאי 1997 וכל מבנה נפרד משנים את הרווח. ראו פטור על מכירת בית, ועזרה במס אישי מתאימה לפני שאתם מפרסמים את הבית למכירה.
• הרישיון שלכם נדחה, בוטל או פג, אתם בלי רישיון, או שאינכם בטוחים שאתם פטורים: תנאי המדינה קובע אם חדרים משותפים זכאים לניכוי הבית. הוא אינו משנה את העובדה שתשלומי הורים הם הכנסה, ואת הכללים לניכוי מזון, צעצועים וציוד. עזרה במס אישי מתאימה לפני שתובעים את ניכוי הבית.
• בן או בת הזוג שלכם שותפים בבעלות על המעון, או שהוא מופעל דרך חברה או שותפות: עסק שבני זוג מחזיקים ומנהלים יחד הוא בדרך כלל שותפות ולא Schedule C, אלא אם חלה בחירה בעסקה משותפת מוכרת (qualified joint venture) או החריג של רכוש משותף (community property) (פרסום 334). טופס 8829 מוגש רק עם Schedule C. ראו LLC של בני זוג ושל המשפחה, ועזרה במס אישי או עזרה במיסוי חברות.
• הספרים מפגרים, או שחשבונות הבית עוברים בחשבונות אישיים: ראו השלמת ספרים שמאחרים ועזרה בהנהלת חשבונות.