Guardería en casa: porcentaje de tiempo y espacio y registros

¿Puedo deducir parte de mi casa para una guardería en casa si mi familia usa los mismos cuartos?

Sí, si usted administra la guardería como negocio y cumple la condición de aprobación de su estado. Los costos de toda la casa se deducen entonces al porcentaje de espacio por el porcentaje de tiempo; los costos de los cuartos de la guardería solamente, y la comida, se tratan por separado. Otro espacio de negocio debe usarse solo para el negocio, pero la guardería en casa es uno de los dos usos que no tienen que ser exclusivos: un cuarto que su familia también usa puede calificar si se usa con regularidad (Publication 587).

Deben cumplirse ambas condiciones:

1. La guardería es su comercio o negocio. Cuida a niños, a personas de 65 años o más o a personas que no pueden cuidarse solas. Un comercio o negocio generalmente se ejerce con el fin de obtener ganancias (Publication 334).
2. Se cumple la condición estatal. Usted solicitó (y no le fue rechazada), obtuvo (y no le fue revocada) o está exento de tener una licencia, certificación, registro o aprobación como centro de cuidado infantil o como hogar de cuidado infantil familiar o grupal conforme a la ley estatal (26 U.S.C. 280A(c)(4); instrucciones del Form 8829).

Un cuarto que se usa solo de vez en cuando para el negocio no califica, y solo cuenta la parte del año en que funcionó la guardería. Si necesita una licencia, y qué cuenta como exención, lo define su estado. La condición estatal es una prueba solo para la deducción por la vivienda; los demás gastos del negocio, como comida, juguetes y suministros, siguen las reglas ordinarias de gastos de negocio, y la guía para examinadores refleja la misma postura (Publication 5603, orientación para examinadores, no es ley).

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• La solicitud fue rechazada, la licencia fue revocada, o usted no puede demostrar por qué está exento.
• El cuidado es un favor a un familiar o amigo y no un negocio.
• No llevó un registro de horas ni de comidas, o las declaraciones anteriores usaron un porcentaje estimado.
• Piensa vender la casa.

Reúna: la licencia, el registro o los documentos de la exención; un plano con los pies cuadrados de cada cuarto que se usa para la guardería y de toda la casa; sus días y horas de atención, las hojas de asistencia y el registro de comidas (o una nota de que no existen); los registros de los pagos de los padres y los estados del programa de alimentos; los estados de intereses hipotecarios, impuesto sobre la propiedad, seguro, servicios o alquiler; y la declaración del año pasado.

¿Qué es el porcentaje de tiempo y espacio y cómo se calcula?

El porcentaje de tiempo y espacio es el porcentaje de espacio multiplicado por el porcentaje de tiempo. El Form 8829 llama al resultado porcentaje de negocio y lo calcula en la Parte I (Form 8829).

La regla del tiempo viene de la ley: las horas en que se usa el espacio para la guardería divididas entre las horas en que está disponible para usarse (26 U.S.C. 280A(c)(4)(C)). Sirve cualquier forma razonable de medir el área si da el porcentaje correcto.

Dos casos cambian la aritmética:

• Un cuarto usado solo para la guardería no necesita porcentaje de tiempo; su porcentaje de espacio cuenta completo. Si la casa tiene los dos tipos de cuartos, sume el porcentaje del área exclusiva al resultado de espacio por tiempo del área compartida y adjunte el cálculo (instrucciones del Form 8829, «Special Computation for Certain Daycare Facilities»).
• Una guardería que empezó o terminó a mitad de año usa 24 horas por los días en que la casa estuvo disponible, no la cifra del año completo, y cuenta solo los costos de la parte del año en que funcionó. Si se mudó, use un Form 8829 distinto para cada casa.

¿Qué horas y qué cuartos cuentan en el porcentaje de tiempo y espacio?

Horas. Cuente las horas en que se usó el espacio para la guardería: días abiertos por horas por día, incluidos los sábados y los días largos (instrucciones del Form 8829, línea 4). Las horas sin guardería, como las noches y los días cerrados, permanecen en el total de 8,760 horas pero no en las horas usadas.

Preparación y limpieza sin ningún niño presente. La Publication 587 y las instrucciones del Form 8829 no dicen si este tiempo cuenta. La guía del IRS para examinadores dice que esas horas podrían incluirse si son un uso de negocio ordinario y necesario según los hechos, y recomienda un registro detallado. También dice que no es un pronunciamiento oficial de la ley y que no se puede confiar en ella (Publication 5603). Si estas horas cuentan depende de los hechos, y un registro de lo que se hizo y cuándo es lo que las respalda.

Cuartos. Un cuarto disponible para la guardería durante cada día de atención y usado con regularidad cuenta como usado durante todo ese día, y no es necesario registrar las horas en que se usó (Publication 587). El ejemplo de la Publication 587 es un cuarto donde los niños duermen la siesta; la guía para examinadores añade un baño y un área para comer (orientación para examinadores, no es ley). Un cuarto usado solo de vez en cuando no cuenta como espacio de guardería. Un cuarto al que los niños nunca entran, como una oficina, aún puede contar si lo usa con regularidad y solo para el negocio y cumple las reglas de la oficina en casa: vea la guía de la deducción por oficina en casa. Va en el área exclusiva del cálculo especial de arriba.

Cuente todos los pisos en el área total de la casa. Si usa el sótano o el garaje para la guardería, inclúyalo tanto en el área de la guardería como en el total; la guía para examinadores señala como error común dejarlo fuera del total.

¿Qué costos de la casa usan el porcentaje y cuáles se deducen completos?

Los costos de mantener toda la casa usan el porcentaje de tiempo y espacio. Los costos que no tienen que ver con la vivienda en sí se deducen por separado en el Schedule C (Publication 587).

• Anote las facturas completas. Escriba el monto total de un costo de toda la casa en la columna (b) del Form 8829 y deje que el formulario aplique el porcentaje. Si la parte de guardería de una factura difiere del porcentaje del formulario, anote solo esa parte en la columna (a) y deje en blanco la columna (b) de esa línea (instrucciones).
• Los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes inmuebles usan el mismo porcentaje. Si detalla sus deducciones, la parte personal permanece en el Schedule A. Si toma la deducción estándar, toda la parte del negocio va en el Form 8829 y queda sujeta al límite del último punto (instrucciones). La guía para examinadores señala como error común deducir el mismo monto en ambos formularios.
• Depreciación, si es propietario. Se deprecia el edificio, no el terreno, multiplicado por el porcentaje de negocio. Una casa que se usa por primera vez para el negocio en el año fiscal se deprecia en línea recta durante 39 años; una casa usada para el negocio en un año anterior conserva su método anterior. Las mejoras permanentes, incluidos los cambios hechos para cumplir requisitos de licencia, se deprecian y no se deducen de una vez; las reparaciones ordinarias sí se deducen (Publication 587; Publication 5603).
• Límite. Los costos permitidos solo por la guardería, como servicios, seguro y depreciación, tienen como tope los ingresos de la guardería después de sus otros gastos y, si detalla sus deducciones, la parte de negocio de los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes inmuebles. Esa parte detallada es deducible sin el tope, así que puede crear o aumentar una pérdida; con la deducción estándar, la parte de negocio también tiene tope. La depreciación se toma al final, y el exceso se arrastra al siguiente año en que use gastos reales (Publication 587).

Las compras más grandes, como muebles, un juego para el patio o electrodomésticos, pueden tener que depreciarse o pueden calificar para una deducción total en el primer año: vea cómo deducir equipo en el primer año. Para los costos que comparte con su familia, como un teléfono o un auto, vea cómo dividir gastos de uso mixto.

¿Debo usar el Form 8829 o el método simplificado?

Ambos métodos se pueden calcular antes de presentar la declaración. El Form 8829 deduce el porcentaje de los costos reales. El método simplificado multiplica el área por una tarifa fija y omite los costos reales (Publication 587).

Como el método simplificado cuenta como máximo 300 pies cuadrados, una guardería que usa un sótano o la mayor parte de un piso puede encontrar que el Form 8829 da una cifra mayor; el ejemplo muestra un caso. Usted elige cada año, y cambiar no requiere el consentimiento del IRS. Usar el método simplificado en una declaración original presentada a tiempo es la elección para ese año, y no se puede deshacer (instrucciones del Schedule C).

Para el límite de ingresos, los arrastres, la depreciación y otros negocios en la misma casa, vea la guía de la deducción por oficina en casa; todo negocio que califique comparte el tope de área del método simplificado.

¿Cómo deduzco la comida y qué pasa con los pagos del programa de alimentos?

La comida no es un costo de la vivienda. Dedúzcala en el Schedule C, por separado del Form 8829, y nunca deduzca la comida que consumen usted o su familia (Publication 587). Mantenga aparte la comida de los ayudantes y la de los niños. Para los montos pagados después de 2025, las comidas que usted da a sus empleados en sus instalaciones para su propia conveniencia generalmente no son deducibles, y otras comidas de negocio generalmente son deducibles por la mitad de su costo (26 U.S.C. 274; Publication 15-B). Para la comida de los niños, elija un método para todo el año fiscal:

Puede usar costos reales un año y las tarifas otro. Las tarifas incluyen las bebidas pero no los artículos de papel ni otros suministros que no son comida, que se deducen por separado.

Las tarifas siguen las del Child and Adult Care Food Program, un programa federal de alimentos para el cuidado de niños y adultos que reembolsa a los hogares de cuidado infantil mediante un patrocinador. Un año fiscal usa las tarifas del Nivel I del programa (el más alto de sus dos niveles para hogares de cuidado infantil) vigentes el 31 de diciembre del año anterior (Revenue Procedure 2003-22). Las tarifas de arriba son las del aviso del USDA para el año fiscal de esta página. Alaska, Guam, Hawái, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE. UU. tienen tarifas más altas. La Publication 587 imprime la tabla de un año; la edición del año fiscal de esta página aún no ha salido, así que verifique estas tarifas con ella cuando salga. Para un año anterior, use la tabla de la Publication 587 de ese año.

Los niños elegibles son menores que reciben cuidado en su hogar. No incluyen a los niños que viven allí, a los niños cuyos padres viven allí ni a los niños que usted cuida como favor personal, como los de un familiar (Publication 587).

Pagos del programa de alimentos. Los reembolsos de un patrocinador del Child and Adult Care Food Program son gravables solo en la medida en que superen sus costos de comida de los niños elegibles. Muestre el exceso como ingreso en la Parte I del Schedule C y el faltante como gasto en la Parte V, aunque reciba un Form 1099-MISC. Deje fuera los pagos y los costos de sus propios hijos. Si usa las tarifas estándar, deduzca solo la parte de la tarifa que supere el reembolso de esa comida (Publication 587; instrucciones del Schedule C).

¿Cómo organizo la contabilidad y los registros de una guardería en casa?

Los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y cada anotación debe tener un documento de respaldo (Publication 583). No se exige un sistema en particular. Una guardería también necesita registros de horas, asistencia, comidas y costos de la vivienda.

La Publication 587 dice que no es necesario registrar las horas de un cuarto que está disponible todo el día y se usa con regularidad. La guía para examinadores aún dice que se registre cómo calculó el total de horas, así que conserve los días y horas de atención y las hojas de asistencia.

Mantenga el dinero separado. Los pagos de los padres y los del programa de alimentos son más fáciles de demostrar como ingresos cuando entran a una cuenta usada solo para la guardería. Vea una cuenta bancaria separada para el negocio y, si los pagos ya llegaron a una cuenta personal, ingresos del negocio en una cuenta personal.

Para las cuentas, vea un catálogo de cuentas para el Schedule C. Para lo demás, vea registros para trabajadores independientes, cuánto tiempo conservar los registros y recibos perdidos.

¿Tengo que dar mi número de Seguro Social a los padres y cómo se declaran sus pagos?

Los padres que le piden su número de identificación fiscal lo necesitan para reclamar el crédito por cuidado de niños y dependientes o los beneficios de cuidado de dependientes del empleador. El Form W-10 indica un número de Seguro Social para un propietario único, o un ITIN si el proveedor no tiene uno y no es elegible para obtenerlo; un EIN es el número de otras entidades. La sección 6109(a) exige que un proveedor dé un número correcto, y un proveedor que no lo hace puede deber una multa por cada incumplimiento, salvo que se deba a causa razonable y no a negligencia deliberada. Un padre también puede demostrar su debida diligencia con una factura impresa que muestre su nombre, dirección y número (Form W-10).

Los pagos de los padres son ingresos del negocio en el Schedule C, sin importar cómo lleguen. Con el método de efectivo, declare lo que recibió en el año, en efectivo, con cheque o mediante una aplicación, con o sin formulario. Un Form 1099-K puede no ser igual al ingreso que debe declarar (Publication 334). Si sus ganancias netas del trabajo independiente son de $400 o más, paga el impuesto por trabajo independiente: 12.4% de Seguro Social (hasta un límite anual de ingresos) más 2.9% de Medicare, sobre 92.35% de su ganancia neta. A los pagos de los padres no se les retiene impuesto, así que vea pagos trimestrales de impuestos estimados.

Los ayudantes son empleados o contratistas según los hechos: vea contratistas que podrían ser empleados. Para pagar a su propio hijo, vea cómo contratar a sus hijos.

¿Qué pasa con la deducción de la guardería cuando vendo la casa?

Los cuartos usados para la guardería dentro de la casa no dividen la venta en una parte personal y otra de negocio, y la parte de negocio no se vende por separado en el Form 4797. La ganancia hasta el monto de la depreciación permitida o permisible después de 6 de mayo de 1997 no se puede excluir (Publication 523; Publication 587).

• La parte de depreciación tributa hasta 25%, una tasa aparte que el IRS llama ganancia de la sección 1250 no recuperada (Topic 409).
• El resto de la ganancia se puede excluir, hasta $250,000 ($500,000 para ciertos declarantes conjuntos), si se cumplen las pruebas de propiedad y uso: vea la exclusión por la venta de la vivienda.
• La depreciación que no reclamó igual cuenta para la base fiscal. La base fiscal de la casa baja por la depreciación que pudo haber tomado. La ganancia que no puede excluir es la depreciación permitida o permisible después de la fecha de corte; si registros adecuados muestran que dedujo menos de lo permitido, es el monto que realmente dedujo (26 U.S.C. 1250(b)(3); Publication 587). Revise sus registros antes de declarar la venta.
• Los años con método simplificado no tienen depreciación.
• Una estructura separada usada para la guardería, como un estudio o garaje independiente, se trata de otra manera. Puede venderse como una propiedad separada que se declara en el Form 4797, y su ganancia podría no calificar para la exclusión.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Cálculo del porcentaje

Una proveedora usa un sótano para la guardería 12 horas al día, 5 días a la semana, 50 semanas al año. La familia lo usa el resto del tiempo. El sótano es la mitad del área total de la casa.

• Horas usadas: 12 × 5 × 50 = 3,000.
• Porcentaje de tiempo: 3,000 ÷ 8,760 = 34.25%.
• Porcentaje de espacio: 50%.
• Porcentaje de tiempo y espacio para los costos de toda la casa: 50% × 34.25% = 17.12%.

Un repintado del sótano solo, por US$800, usa únicamente el porcentaje de tiempo: 34.25% × US$800 = unos US$274.

Form 8829 o método simplificado

El sótano mide 1,600 pies cuadrados en una casa de 3,200 pies cuadrados (50%). Los intereses hipotecarios de la casa son US$8,000 y los servicios y el seguro son US$4,000.

• Form 8829: 17.12% × US$12,000 = unos US$2,054 en el Schedule C, antes del límite de la deducción y sin contar la depreciación. Los otros US$6,630 de intereses permanecen en el Schedule A si la proveedora detalla sus deducciones.
• Simplificado: el sótano cuenta con el tope de 300 pies cuadrados, 300 × US$5 = US$1,500, reducido al 34.25% de esa cifra, unos US$514 en el Schedule C. Todos los US$8,000 de intereses permanecen en el Schedule A si la proveedora detalla sus deducciones.

En este caso el Form 8829 traslada más costos al Schedule C, pero los dos métodos no son comparables en igualdad de condiciones: compararlos requiere toda la declaración, y el Form 8829 necesita las facturas, el área y las horas.

Comida con las tarifas estándar

Una proveedora sirve a 3 niños un almuerzo y 2 meriendas durante 250 días y registra el nombre, la asistencia y las comidas de cada niño. Con las tarifas estándar (US$3.22 por almuerzo y US$0.96 por merienda), cada día-niño son US$3.22 + 2 × US$0.96 = US$5.14. Con 3 × 250 = 750 días-niño, la deducción es de unos US$3,855. El registro respalda este monto en lugar de cada recibo de supermercado. Si un programa de alimentos reembolsó esas comidas, solo es deducible la parte de las tarifas que supere el reembolso.

¿Su caso es distinto?

• Empezó este año: el porcentaje usa solo los días en que la casa estuvo disponible para la guardería, y un registro iniciado ahora lo respalda. Empiece hoy el registro diario descrito arriba. En una declaración del primer año es donde conviene la ayuda con impuestos personales para las horas del año parcial y el área.
• No tiene un registro de horas ni de comidas, o las declaraciones anteriores usaron una estimación: el porcentaje debe apoyarse en registros que usted pueda mostrar. Reconstruir las horas a partir de calendarios, hojas de asistencia y depósitos, y determinar qué porcentaje se puede respaldar, es donde conviene la ayuda con impuestos personales.
• Las declaraciones anteriores usaron un porcentaje estimado, contaron cuartos sin un uso de negocio que califique, u omitieron la deducción: vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio; la ayuda con impuestos personales conviene para saber qué corregir y cómo se declararon los costos de comida y los reembolsos. Si nunca se presentaron declaraciones, vea gastos del Schedule C en años sin declarar. Si el IRS escribió o abrió una auditoría, vea una auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Piensa vender la casa: la depreciación posterior a 6 de mayo de 1997 y cualquier estructura separada cambian la ganancia. Vea la exclusión por la venta de la vivienda; la ayuda con impuestos personales conviene antes de poner la casa a la venta.
• Su licencia fue rechazada, revocada o venció, no tiene licencia, o no está seguro de estar exento: la condición estatal decide si los cuartos compartidos califican para la deducción por la vivienda. No cambia que los pagos de los padres sean ingresos, ni las reglas para deducir comida, juguetes y suministros. La ayuda con impuestos personales conviene antes de reclamar la deducción por la vivienda.
• Su cónyuge es copropietario de la guardería, o esta funciona mediante una corporación o sociedad de personas: un negocio que los cónyuges poseen y administran juntos generalmente es una sociedad de personas y no un Schedule C, salvo que se aplique una elección de empresa conjunta calificada (qualified joint venture) o la excepción de bienes gananciales (Publication 334). El Form 8829 se presenta únicamente con el Schedule C. Vea LLC de cónyuges y de familia, y la ayuda con impuestos personales o la ayuda con impuestos corporativos.
• Los libros están atrasados, o las facturas de la casa pasan por cuentas personales: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y la ayuda con la contabilidad.